ACTIVITEITEN VERSLAG 2015/2016
# S t i c h t i n g Transit O o s t
Dit verslag is opgesteld ten behoeve van het afleggen Van verantwoording aan de gemeente Winterswijk inzake de subsidieverstrekking ten behoeve van de realisatie van een museumwerkplaats te Winterswijk in het kader van het Kleine Stedenbeleid 2012-2015 Het verslag bestaat uit de volgende onderdelen: Algemene projectbeschrijving • Verloop van het project sinds de subsidieaanvraag en -toekenning • Financiën • Overige activiteiten
B«oe»adre«
postadres
" o " ^ ^ ™
™ ^ ^ " '""w™^*
emM
BTW KvK Kal>oba
IBAN
8,0
^ I T C ^
NLeS3S68 585 B01 6057S200
"' 1
180.7848 / • Nl.S4F
**BONL2U
Algemene projectbeschrijving De Stichting Transit Oost bestaat inmiddels ruim een Jaar. De activiteiten van de Spoorweginteressegroep Het GOLS-station en de Stichting HSA zijn thans volledig op elkaar afgestemd. In april 2016 is de website volledig vernieuwd en aan deze integratie aangepast en per 1 mei 2016 worden alle activiteiten onder de vlag van Transit Oost georganiseerd. Vanuit deze samenwerking is het plan opgekomen om een gezamenlijk onderkomen te realiseren in de vorm van een museumwerkplaats waarin enerzijds de historische modelbaan van de Spoorweginteressegroep Het GOLS-station een plaats zal vinden en anderzijds de historische bussen en trein van de Stichting HSA onderdak zullen vinden. Het project omvat in grote lijnen twee fases: 1} Realisatie van de nieuwbouw 2) Inrichting van de werkplaats en het museum In de afgelopen jaren zijn de plannen hiervoor langzaam gegroeid en in 2015 geconcretiseerd met als resultaat dat in het voorjaar van 2016 fase 1 gerealiseerd kon worden. Vanaf het voorjaar 2016 is achter de schermen verder gewerkt aan de concrete uitwerking van de plannen inzake fase 2 en is de fondsenwerving daarvoor gestart. Verloop van het project sinds de subsidieaanvraag en -toekenning Het jaar 2015 stond in het teken van het verder voorbereiden van de nieuwbouw van de museumwerkplaats. Er vond een akoestisch onderzoek plaats, zodat er basisgegevens voor de milieuvergunning zijn. Verder werd een bommen- en granaten-onderzoek voorbereid met het oog op de mogelijk achtergebleven munitie van de bombardementen in 1945. Daartoe moesten alle rails op het toekomstige bouwterrein worden verwijderd. Onze wagons, trein en rangeerlocomotief werden tijdelijk buiten het bouwterrein op het emplacement gestald. Behalve wat oud ijzer vinden de bommenonderzoekers niets Een kapvergunning werd verleend. Voor 1 april 2015 slaagden we erin alle bomen op ons toekomstige eigen terrein om te zagen en af te voeren. Later in het jaar kapte de gemeente ook de bomen aan de rand van het terrein in de berm van de Kleine Parallelweg. Het plan van eisen voor de bouw wordt voorbereid en vastgesteld in samenwerking met de beoogde aannemer WAM & Van Duren. Op 1 juli gaan diverse subsidieaanvragen de deur uit. We ontvangen positieve reacties van twee lokale fondsen en van een landelijk fonds alsmede van de Gemeente Winterswijk. Op 19 augustus 2015 kent de gemeente een subsidie toe van € 570.000 op voorwaarde dat wij zelf voor € 100.000 aanvullende financiering zorgen middels een af te sluiten krediet. Een eerste contact met Aniva levert nog niets op, maar in de loop van het jaar komen we nader tot elkaar We sluiten een overeenkomst voor de rest van de concessieperiode.
"Sfap in de wereld van Transit Oost" Beleef de historie van het openbaar vervoer in Oost-Nederland
u
*tr«nsit7 waarbij Arriva voor een gegarandeerd minimum aantal dagen per jaar een onderhoudsspoor van ons huurt. Met de Rabobank overleggen we vervolgens over de mogelijkheid van een hypothecaire lening met de grond, het gebouw en de inkomsten uit het Arriva-contract als onderpand. Aanvankelijk leek dit vrij eenvoudig te lukken, totdat men op het hoofdkantoor in Utrecht plots van mening is dat er sprake is "commercieel" vastgoed waarvoor andere regels gelden en de aanvraag opnieuw in behandeling genomen moet worden met nadere onderbouwing. Pas tegen het eind van het jaar gaat het de goede kant op en wordt het gevraagde krediet toegekend. Het bodemonderzoek levert vervolgens een forse tegenslag en vertraging op: Een deel van de venige grond moet worden afgegraven en vervangen door geel zand. Gelukkig weten we hiervoor met hulp van de gemeente een goede oplossing te vinden. Helaas leidt dit er toe dat de feitelijke bouw pas later dan gepland kan beginnen: waar wij er op rekenden uiterlijk 1 december 2015 met de bouw te kunnen beginnen, werd dit uiteindelijk pas in het nieuwe jaar. De onderhandelingen over de grondaankoop met NS en ProRail vlotten goed: Nog voor het einde van het jaar wordt de akte bij de notaris gepasseerd. De benodigde vergunningen worden aangevraagd en uiteindelijk ook vrijwel allemaal nog in 2015 verkregen. De opslag van gevaarlijke stoffen wordt (nu al) zo geregeld als het moet bijv. door lekbakken te plaatsen onder de opslag vaten. We verzorgen regelmatig persberichten en updates op zowel de website als Facebook en Twitter. Ook wordt door de gemeente een voorlichtingsavond georganiseerd voor alle omwonenden van de Spoorzone. We ontvangen vrijwel uitsluitend positieve reacties en zijn daar dus erg blij mee! Heel belangrijk na de diverse tegenvallers en de daaruit buiten onze macht voortkomende vertraging is dat begin december 2015 definitieve de provinciale subsidie in het kader van het Kleine Steden Beleid door de Gemeente Winterswijk toegekend wordt. De aannemingsovereenkomst kan worden getekend!! De feitelijke bouw begint vervolgens in het nieuwe jaarop 4 januari 2016 starten de werkzaamheden. Door grote inspanning van alle betrokkenen én een zachte winter lukt het ons om de werkplaats binnen zeer korte tijd te realiseren: al op 26 april 2016 vindt de eerste oplevering met de aannemer plaats, hetgeen betekent dat de bouw In slechts vier maanden tijd is gerealiseerd. Daarbij moet bedacht worden dat tijdens het storten van de smeerpotten korte tijd sprake was van vorst (de enige tijdens de afgelopen winter!), wat leidde tot vertraging. Bij het vlinderen van de dekvloer ontstond regenschade. Het risico werd echter bewust genomen, omdat de metselwerkzaamheden anders bijna een maand vertraging zouden hebben opgelopen. Financiën Na de zomer van 2015 wordt duidelijk hoe groot ons budget gaat worden én wat de diverse plannen kosten. Doordat de begroting van de bouw te hoog uit gaat vallen moeten we bezuinigen op de bouwkosten. We maken het geheel 9 meter korter en moeten dus een andere oplossing gaan zoeken voor het documentatiecentrum en de multifunctionele mimte (t.b.v. restauratie en onderhoud van museumstukken en educatieve projecten). Ook gaan we installatiewerk, anders dan gas en cv., vooral zelf uitvoeren, zodat op dat onderdeel een besparing van de werkloon kan worden gerealiseerd. Hetzelfde geldt voor andere werkzaamheden bijv. tegelwerk, plaatsing meubilair in de restauratie e.d. Het verleggen van de nog in gebruik zijnde kabels op het bouwterrein kunnen we grotendeels zelf verzorgen onder toezicht van een bevoegd medewerker van Asset Rail.
*transitz; Bij de uitvoering van de werkzaamheden bleek de intensieve voorbereiding en de met veel zorg samengestelde opdrachtomschrijving van groot belang; er bleek slechts in beperkte mate ongepland meerwerk te ontstaan, wat binnen de bestaande begroting opgelost kon worden. Zoals uit de bijgevoegde opstelling blijkt bedraagt het totale budget € 684.100, waarvan € 570.000 subsidie van de gemeente. Daamaast heeft de Stichting Transit Oost een lening afgesloten van € 100,000 en zijn er enkele kleinere bijdragen. Gezien de chronologie van het bouwproces zijn als eerste kosten gemaakt voor venwerving van de grond en de leges voor verkrijging van de bouwvergunning. Vervolgens is door de aannemer de ruwbouw gerealiseerd. De uitgaven voor de grond, leges, vergunning en de ruwbouw bedragen in totaal € 577.194 en zijn gedaan in de periode december 2015 t/m maart 2016, waarmee de toegekende subsidiegelden juist, volledig en tijdig zijn besteed. Pas daarna zijn de kosten voor de installaties en het spoorwerk gemaakt, met tot slot de inrichting. Daardoor komt de totale uitgave voor fase 1 op € 684.100 exd. BTW. Dit zijn alleen de out of pocket kosten op basis van facturen van de aannemer, leveranciers van materialen en diverse lokale (transport)onderaannemers; er zijn dus geen vaste- of personeelskosten van de Transit Oost aan het project toegerekend. Een meer gedetailleerde cijferopstelling vindt u in de bijlage. Dit is ook de opstelling waarbij de accountantsverklaring is afgegeven. Overige activiteiten In periode mei t/m september 2015 ging het museum in het voormalige busstation open; het levert de nodige bezoekers, maar ook veel goodwill op. Daarbij konden de bezoekers de na de verhuizing weer in elkaar gezette modelbaan Winterswijk anno 1925 weer bekijken. Weliswaar was er slechts beperkt treinverkeer mogelijk, maar als extraatje werd de mogelijkheid rondom de gehele modelbaan te lopen zeer gewaardeerd. Je kon nu zelfs het modelbaan station en het echte station Winterswijk mooi in één lijn zien. Er is verder gebouwd aan de modelbaan Station Neede; in mei 2016 kwam deze gereed. Het monumentenweekend in september 2015 waren we beide dagen geopend. In dat weekend werden ritten met historische autobussen verzorgd, waarbij verschillende monumenten in de regio werden bezocht. Het was de laatste gewone openingsdag van 2015. In het winterseizoen moeten we wegens het ontbreken van verwarming in het grootste deel van ons tijdelijk onderkomen afzien van de reguliere openingen. Toch kwamen er regelmatig passanten en ook groepen, die een aanvraag hadden ingediend. In die gevallen ontvangen we deze bezoekers graag; wel houden ze dan hun warme jassen aan! De winter is een goede tijd voor ons voor het verrichten van allerhande onderhoud en het verder ordenen en digitaliseren van ons documentatiecentrum. Deze winter werd ook veel aandacht besteed aan de voorbereiding van de nieuwbouw: Verschillende malen werden op aanvraag ritten verzorgd met historische bussen bijv. voor bruidsparen en hun gasten, jubilarissen, gala-avonden van scholen, of op aanvraag voor speciale evenementen bijv. rondritten in de omgeving van Winterswijk, ritten tijdens een koopzondag in Bocholt (D) en tijdens een speciaal weekend in het Openluchtmuseum in Arnhem. Ook konden we de vrijwilligers van het Spoorwegmuseum bij hun bezoek aan de MBS in Haaksbergen per historische bus vervoeren van en naar het treinstation in Hengelo. Regelmatig komen er aanvragen van mensen die op zoek zijn naar gegevens van bijv. hun voorouders op bezoek in ons documentatiecentrum Het spoorwegmuseum stelt een treinkop ter beschikking t.b.v. ons museum. We inventariseren welke vrijwilligers welke klussen kunnen doen; ook melden zich vrijwilligers van buiten de clubs aan. In het najaar werd in samenwerking met de Museumfabriek het een en ander georganiseerd voor de bewoners van de Winterswijkse verzorgingshuizen: Er werden herinneringskoffers
*tr«nsfa; samengesteld met twee thema's nl. het Busven/oer en het Treinvervoer. Vrijwilligers haalden aan de hand van de voorwerpen herinneringen op met de bewoners. Er werden twee kleine tentoonstellingen samengesteld uit onze collecties en die werden roulerend opgesteld in de verschillende huizen. Voort werden diapresentaties in verschillende huizen verzorgd; dit leverde vaak aardige gedachtewisselingen op met de bewoners. Er werd contact gelegd met het Openbaar Vervoermuseum in Doetinchem over mogelijke vormen van samenwerking. De contacten met het voortgezet onderwijs in Winterswijk leverde ons een aantal stagiaires op. Dit gold ook voor de toezichthouders op het station Winterswijk: Wij stelden hun onze ruimte ter beschikking voor koffiepauzes en toiletbezoek. In de tijdelijke locatie waren en zijn al geruime tijd plaatsen ingeruimd voor leerlingen, die stage willen lopen uit het voortgezet onderwijs. Ook bieden we werkervaringsplaatsen aan voor werklozen en bijstandsgerechtigden in samenwerking met het CWI en de Sociale Dienst Oost-Achterhoek. In 2016 konden we een (erkende) asielzoeker begroeten, die wekelijks één dag ons team vrijwilligers komt versterken. Ook verschillende nog jongere vrijwilligers, die van maandag t/m vrijdag een baan hebben, komen regelmatig op zaterdagen hand- en spandiensten verlenen. De vernieuwde website leverde ons binnen 3 weken trouwens ook al 5 nieuwe vrijwilligers op! Vanaf 30 april 2016 Is het museum nu elke woensdag en zaterdag (langer en vaker dan in 2015) geopend Daarbij kunnen bezoekers -onder begeleiding- ook een kijkje nemen in onze nieuwbouw, die inmiddels door de aannemer is opgeleverd. Tegelijkertijd worden in de nieuwbouw door ons zelf een aantal voorzieningen gerealiseerd; het aanleggen van elektriciteitsleidingen, riolering, regenpijpen, waterleiding, e.d. TOT SLOT Concluderend kan gesteld worden dat de in de subsidie aanvraag geformuleerde nieuwbouw van een museumwerkplaats, op basis waarvan u uw bijdrage hebt toegezegd, inmiddels is gerealiseerd en afgerond. Uw subsidiebijdrage was daarbij meer dan nodig en absoluut daaraan besteed waarvoor hij bestemd was. Uit de subsidiebeschikking blijkt niet duidelijk wat precies bedoeld wordt met: "de werkplaats moet vóór 1 april 2016 zijn gerealiseerd". Vast staat dat Transit Oost de gemeentelijke subsidie op dat moment had uitgegeven in de volgende posten: Grondverwerving Leges Bouwsom casco: Totaal:
€ 59.867€ 12.327,€ 505.000€577.194.-
De resterende werkzaamheden zijn betaald uit de lening bij de Rabobank en gelden van andere subsidiënten en eigen middelen. Transit Oost stelt zich dus primair op het standpunt dat de subsidie van de gemeente Winterswijk op 1 april 2016 was besteed. Subsidiair stelt Transit Oost zich op het volgende standpunt Het is een hele prestatie dat we het project binnen drie jaar na de start (voorjaar 2013) en binnen twee jaar nadat de KSB-gelden door de gemeente naar de spoorzone waren overgeheveld (medio 2014) hebben gerealiseerd. Transit Oost is zich er van bewust dat de museumwerkplaats op 1 april 2016 niet volledig was gerealiseerd, maar hoopt dat de gemeente Winterswijk (mede vanwege het feit dat de door haar verrichte werkzaamheden vertraging opliepen) onder toepassing van de hardheidsclausule als bedoeld in art. 30 van de Algemene Subsidieverordening 2010 van de gemeente, over haar hart zal strijken. Een
*tr«nsfa; samengesteld met twee thema's nl. het Busvervoer en het Treinvervoer. Vrijwilligers haalden aan de hand van de voorwerpen herinneringen op met de bewoners. Er werden twee kleine tentoonstellingen samengesteld uit onze collecties en die werden roulerend opgesteld in de verschillende huizen. Voort werden diapresentaties in verschillende huizen verzorgd; dit leverde vaak aardige gedachtewisselingen op met de bewoners. Er werd contact gelegd met het Openbaar Vervoermuseum in Doetinchem over mogelijke vormen van samenwerking. De contacten met het voortgezet onderwijs in Winterswijk leverde ons een aantal stagiaires op. Dit gold ook voor de toezichthouders op het station Winterswijk: Wij stelden hun onze ruimte ter beschikking voor koffiepauzes en toiletbezoek. In de tijdelijke locatie waren en zijn al geruime tijd plaatsen ingeruimd voor leerlingen, die stage willen lopen uit het voortgezet onderwijs. Ook bieden we werkervaringsplaatsen aan voor werklozen en bijstandsgerechtigden in samenwerking met het CWI en de Sociale Dienst Oost-Achterhoek. In 2016 konden we een (erkende) asielzoeker begroeten, die wekelijks één dag ons team vrijwilligers komt versterken. Ook verschillende nog jongere vrijwilligers, die van maandag t/m vrijdag een baan hebben, komen regelmatig op zaterdagen hand- en spandiensten verlenen. De vernieuwde website leverde ons binnen 3 weken trouwens ook al 5 nieuwe vrijwilligers op! Vanaf 30 april 2016 is het museum nu elke woensdag en zaterdag (langer en vaker dan in 2015) geopend. Daarbij kunnen bezoekers -onder begeleiding- ook een kijkje nemen in onze nieuwbouw, die inmiddels door de aannemer is opgeleverd. Tegelijkertijd worden in de nieuwbouw door ons zelf een aantal voorzieningen gerealiseerd: het aanleggen van elektriciteitsleidingen, riolering, regenpijpen, waterleiding, e.d. TOT SLOT Concluderend kan gesteld worden dat de in de subsidie aanvraag geformuleerde nieuwbouw van een museumwerkplaats, op basis waarvan u uw bijdrage hebt toegezegd, inmiddels is gerealiseerd en afgerond. Uw subsidiebijdrage was daarbij meer dan nodig en absoluut daaraan besteed waarvoor hij bestemd was. Uit de subsidiebeschikking blijkt niet duidelijk wat precies bedoeld wordt met: "de werkplaats moet vóór 1 april 2016 zijn gerealiseerd". Vast staat dat Transit Oost de gemeentelijke subsidie op dat moment had uitgegeven in de volgende posten: Grondverwerving Leges Bouwsom casco: Totaal:
€ € € g
59.867,12.327,505.000.577.194-
De resterende werkzaamheden zijn betaald uit de lening bij de Rabobank en gelden van andere subsidiënten en eigen middelen. Transit Oost stelt zich dus primair op het standpunt dat de subsidie van de gemeente Winterswijk op 1 april 2016 was besteed. Subsidiair stelt Transit Oost zich op het volgende standpunt: Het is een hele prestatie dat we het project binnen drie jaar na de start (voorjaar 2013) en binnen twee jaar nadat de KSB-gelden door de gemeente naar de spoorzone waren overgeheveld (medio 2014) hebben gerealiseerd. Transit Oost is zich er van bewust dat de museumwerkplaats op 1 april 2016 niet volledig was gerealiseerd, maar hoopt dat de gemeente Winterswijk (mede vanwege het feit dat de door haar verrichte werkzaamheden vertraging opliepen) onder toepassing van de hardheidsclausule als bedoeld in art. 30 van de Algemene Subsidieverordening 2010 van de gemeente, over haar hart zal strijken. Een
Transift; overschrijding (slechts) in tijd van één maand op een project dat al twaalf jaar geleden is gestart door HSA kan in de ogen van Transit Oost als uiterst beperkt worden beschouwd... Het bestuur van Transit Oost biedt uitdrukkelijk aan de gemeente te helpen bij het bepleiten van een dergelijk standpunt bij de Provinde Gelderland zodra de gemeente daar een aanvraag om definitieve vaststelling van de KSB-subsidie doet. Ik vertrouw er op u met deze rapportage naar behoren te hebben geïnformeerd. Mocht u nadere informatie wensen verzoek ik u contact met mij op te nemen; vanzelfsprekend ben ik tot nadere toelichting gaarne bereid. Tot slot wil ik u via deze weg nogmaals danken voor de financiële ondersteuning, waardoor het mogelijk is geworden de ruwbouw van deze multifunctionele ruimte te realiseren waarmee de historie van het openbaar vervoer in Winterswijk en omstreken bewaard kan blijven. Hiermee is de continuïteit van het bewaren en de toegankelijkheid voor het grote publiek nog beter gewaarborgd dan voorheen. Hoogachtend,
R. Hijink Voorzitter Stichting Transit Oost
RELAX Accountancy & Comrol P.J.M. van der Meer R/( Landweg 7 / 7041 VS 's-Heerei Tel: 06 - 43 00 37 39
peter®relaxaccountants.nl/www.rela
(.
