2014 Een onderzoek naar gebruikerstevredenheid en de mogelijkheden in de markt

Stand van zaken contractmanagementsoftware “Een onderzoek naar gebruikerstevredenheid en de mogelijkheden in de markt”

NEVI www.nevi.nl

Mitopics www.mitopics.nl

Hoewel de uiterste zorg is besteed aan de inhoud van dit rapport kan niet volledig worden ingestaan voor eventuele fouten en onvolledigheden. U kunt geen rechten ontlenen aan dit rapport. Mitopics aanvaardt daarvoor geen aansprakelijkheid. Niets van dit rapport mag worden vermenigvuldigd op welke manier dan ook zonder schriftelijke toestemming van Mitopics.

2014

Stand van zaken CM-software 2014

1

Voorwoord De onderkenning van het belang en de kansen van professioneel contracten leveranciersmanagement stijgt snel. Dit belang wordt door NEVI al vele jaren onderkend. Al meer dan 700 collega’s zijn inmiddels opgeleid.

De voorbije decennia stond de ontwikkeling van de inkoopfunctie vooral in het teken van het professionaliseren

van

de

initiële

inkoop

activiteiten.

Een

zorgvuldig

doorlopen

inkoop-

of

aanbestedingsproces betekent echter nog niet automatisch een garantie op succes. Doelen worden pas gerealiseerd als de overeenkomst is geïmplementeerd en in de dagelijkse praktijk de prestaties opgevolgd, geborgd en doorlopend getoetst worden aan de actualiteit en gebruikerswensen. Contractmanagement is primair dus het voorkomen van het ‘weglekken’ van waarde uit het contract (kosten, risico, waarde).

Leveranciers en duurzame leveranciersrelaties vormen hierbij een cruciale rol. Steeds meer organisaties zowel publiek als privaat, zien in dat contracten leveranciersmanagement essentieel is voor het realiseren van de beoogde bedrijfsresultaten, het beheersen van risico’s en kans tot waardecreatie en innovatie.

NEVI bundelt de kennis, expertise en het netwerk rond contracten leveranciersmanagement om dit vakgebied verder te ontwikkelen en te professionaliseren. Binnen dit nieuwe kennisnetwerk richten wij ons in eerste instantie op kennisontwikkeling, het verzorgen van trainingen en opleidingen en het delen van kennis en ervaringen via ons netwerk. Gezien het belang van dit vakgebied en de behoefte uit de markt, start NEVI najaar 2014 de eerste beroepsopleiding voor contracten leveranciersmanagers, inclusief erkende diplomering! Meer informatie treft u aan op www.nevi.nl/contractmanagement.

Wij zijn verheugd dat wij met deze publicatie de resultaten en kennis vanuit het onderzoek ‘Stand van zaken CM-software 2014’ kunnen delen met de inkoop- en contractmanagement professionals. Ik wil Mitopics, en in het bijzonder Stefan van der Post, bedanken voor hun inzet en ingebrachte expertise. In dit rapport maken NEVI en Mitopics inzichtelijk wat de succesfactoren zijn van CM-software,

in welke mate

organisaties hiervan gebruik maken en waar men (on)tevreden is over de geboden oplossing.

Graag nodigen wij u van harte uit voor één van onze open voorlichtingsavonden over de nieuwe vakopleiding. Wij wensen u veel inspiratie en succes toe met de verdere professionalisering van contracten leveranciersmanagement binnen uw organisatie.

Erik de Bruine MA Algemeen Directeur NEVI Perspective


2

Inhoudsopgave VOORWOORD ............................................................................................................................................. 1

1

INLEIDING ........................................................................................................................................... 3

2

SAMENVATTING .................................................................................................................................. 5

3

TEVREDENHEID MET CM-SOFTWARE ................................................................................................ 7 3.1 Inleiding en onderzoeksopzet .................................................................................................... 7 3.2 Gebruik CM-software algemeen ................................................................................................ 8 3.3 Operationeel contractmanagement .......................................................................................... 11 3.4 Tactisch contractmanagement ................................................................................................ 14 3.5 Beoogde voordelen CM-software ............................................................................................ 17 3.6 Gebruik CM-software over verschillende domeinen ................................................................. 20

4

MARKTVERKENNING CM-SOFTWARE ............................................................................................. 22

5

VISIE MITOPICS OP CONTRACTMANAGEMENT EN CM-SOFTWARE .............................................. 26

BIJLAGE I: ACHTERGROND CONTRACTMANAGEMENT.......................................................................... 27 BIJLAGE II: OVER MITOPICS..................................................................................................................... 29 BIJLAGE III: OVER NEVI ............................................................................................................................ 30 BIJLAGE IV: LEVERANCIERSINFORMATIE ................................................................................................ 30


3

1 Inleiding Doordat organisaties steeds meer complexe diensten en/of processen gaan uitbesteden wordt de relatie tussen klant en leverancier steeds belangrijker en neemt de afhankelijkheid toe. Het belang van contractmanagement neemt daarmee ook toe. Immers contractmanagement is er mede om te zorgen dat een contract en de feitelijke situatie zo goed mogelijk bij elkaar aan blijven sluiten en contracten volledig benut worden. Wanneer dit niet het geval is, kan het de basis vormen voor een geschil tussen klant en leverancier. Goed contractmanagement kan dit helpen voorkomen!

Periodiek onderzoekt Mitopics de professionaliteit waarmee Nederlandse organisaties contractmanagement inrichten en uitvoeren. Uit eerdere contractmanagementonderzoeken van 2009 en 2011, uitgevoerd in 1

samenwerking met NEVI , bleek dat contractmanagement zich met name richt op het managen van operationele activiteiten. Daarnaast kregen aspecten als regie, leveranciersmanagement en proactief leren onvoldoende aandacht. Tussen beide onderzoeken bleek weinig verschil in resultaten te zijn, ondanks de veranderende markomstandigheden.

Contractmanagement lijkt zich met name te richten op operationele activiteiten, vandaar de vraag in hoeverre software de contractmanagementprocessen kan ondersteunen en kan bijdragen bij het verder professionaliseren. Door de vele verschillende mogelijkheden en aanbieders in de markt blijken organisaties het lastig te vinden om helder te definiëren wat men precies nodig heeft. De beoogde voordelen worden vaak niet behaald. Zie ook het artikel “Ben je een fool zonder contractmanagementtool?” welke is te downloaden via www.mitopics.nl/artikelen.

Om beter in kaart te brengen waarom organisaties contractmanagementsoftware (CM-software) aanschaffen en in welke mate ze er tevreden mee zijn is Mitopics, wederom in samenwerking met NEVI, een onderzoek gestart onder gebruikers van CM-software. De resultaten geven aan hoe en in welke mate organisaties gebruik maken van CM-software, wat de succesfactoren zijn en waar men (on)tevreden is met de oplossing. Dit onderzoek richt zich met name op operationeel - (contractregistratie) en tactisch contractmanagement (contractanalyse). In totaal hebben 155 van de 237 respondenten de vragenlijst volledig ingevuld.

Daarnaast zijn ook diverse leveranciers uitgenodigd om deel te nemen, om zo meer inzicht in de markt van CM-software te krijgen. Zo kan men, indien nodig en gewenst, zich gerichter oriënteren op de mogelijkheden in markt. In totaal hebben 16 leveranciers de vragenlijst volledig ingevuld.

1

Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement, www.nevi.nl. Onderzoeken zijn te downloaden via: 2009: http://www.mitopics.nl/wp-content/uploads/2010/06/tblb-cm-onderzoek-anno-2009-20090625-artikel-vdef.pdf  2011: http://www.nevi.nl/sites/default/files/kennisdocument/2802_1%20Rapp_contract_man_2011_A1_samenvatting.pdf 


4

Wij danken alle betrokkenen en deelnemers die hebben bijgedragen aan de resultaten van dit onderzoek.

Indien u vragen heeft over het onderzoek kunt u contact opnemen met de hoofdonderzoeker en -auteur van dit rapport, dhr. Stefan van der Post via [email protected].

Theo Bosselaers (Mitopics) Reinold van Bruggen (Mitopics) Richard Heijne den Bak (Mitopics) René van den Hoven (NEVI) Stefan van der Post (Mitopics)


5

2 Samenvatting Contractmanagement wordt door verschillende systemen ondersteund; ERP en Excel het meest populair Zowel ERP-software (Enterprise Resource Planning) als Microsoft Excel worden vaker gebruikt in het contractmanagementproces dan specifieke CM-software (i.e. 26 % voor ERP en Excel en 22,5% voor CMsoftware). Ook andere software, zoals document-, facility- of asset management systemen wordt door bijna 35% van de ondervraagden gebruikt. Het blijkt dat de functionaliteit die men zoekt door veel verschillende soorten systemen ondersteund kan worden.

Ruim 25% gebruikt meer dan één oplossing, ruim 20% gebruikt geen oplossing Ruim een kwart van de organisaties blijkt meer dan één systeem te gebruiken. Daarnaast wordt ook veel informatie al in andere systemen opgeslagen. Het risico van het gebruik van meerdere systemen is evident, informatie wordt op meerdere plaatsen opgeslagen waardoor bij gebrek aan koppelingen de kans op inefficiëntie, fouten, en inconsistenties groter wordt. Verder blijkt bijna 1 op de 5 organisaties geen software te gebruiken ter ondersteuning in het contractmanagementproces. Dit blijkt vooral in de kleinere bedrijven (50 FTE of minder) zo te zijn. Daar kleinere bedrijven waarschijnlijk minder contracten en/of afdelingen hebben, lijkt de noodzaak voor softwarematige ondersteuning in het contractmanagementproces hier minder aanwezig.

Contractmanagement en Excel vaak naast elkaar gebruikt, maar geen grotere tevredenheid! Uit de resultaten blijkt dat naast CM-software men veel gebruik maakt van Excel. Gebruikers die zowel CMsoftware

als

Excel

gebruiken

blijken

meer

ontevreden

te

zijn

dan

gebruikers

van

andere

softwarecombinaties of die één softwareoplossing gebruiken.

Alleen meest basale functionaliteit wordt gebruikt; er is meer uit te halen Gebruikers

van

CM-software

blijken het systeem

vooral te

gebruiken om

signaleringen van

contractlooptijden en overige contractinformatie te registreren. Daarnaast worden ook contractrelaties (i.e. meerdere niveaus van contracten of relaties tussen contracten) vastgelegd. Ruim 6 op de 10 gebruikers geeft aan tevreden te zijn met de functionaliteit in de CM-software. Hier is dus nog wel ruimte voor verbetering. Een grote meerderheid van de gebruikers (i.e. 89%) geeft aan dat, ondanks de matige tevredenheid met de functionaliteit, het proces van operationeel contractmanagement wel degelijk (erg) belangrijk is voor de organisatie. De noodzaak voor goede registratie mogelijkheden is wel aanwezig.

Signalering op contractperformance blijft achter Het signaleren van de performance van een contract (i.e. is de dienst op tijd geleverd, volgens afspraak etc.) wordt maar zeer beperkt gebruikt in CM-software (i.e. 19%). Dit kan mogelijk verklaard worden door het feit dat een zeer grote meerderheid (i.e. 84%) van de gebruikers ontevreden is over de beschikbare


6

functionaliteit. Echter, niet alleen de functionaliteit van de software kan beter, ook het proces van signalering van performance zelf zou meer aandacht mogen krijgen. Uit de resultaten blijkt namelijk ook dat ruim de helft van de respondenten deze signalering op performance helemaal niet uitvoert.

Contractanalyse vooral in ERP en Excel Waar operationeel contractmanagement vooral door CM-software wordt ondersteund, geldt dit niet voor tactisch contractmanagement. De analyses worden namelijk vooral in ERP of Excel uitgevoerd en maar zeer beperkt (3 – 10%) in CM-software. Specifieke contract-managementsoftware lijkt hier niet voor geschikt bevonden. Maar weinig gebruikers zijn tevreden zijn met de geboden functionaliteit (i.e. 10 – 33%). Dit geldt met name voor het kunnen analyseren van verwachte spend op een contract en het kunnen analyseren van (zelf gedefinieerde) KPI’s. Bovendien voert 20 – 37% van de gebruikers contractanalyses niet structureel uit. Enerzijds valt dus de functionaliteit tegen, anderzijds zijn veel organisaties nog niet op het niveau waarop ze contracten op tactisch niveau kunnen analyseren.

Tactisch contractmanagement wel erg belangrijk Het tactisch contractmanagement is voor 8 op de 10 respondenten wel van belang voor de organisatie, en dan met name voor de grotere organisaties (+500 FTE). Dit percentage ligt iets lager dan dat voor operationeel contractmanagement, wellicht omdat organisaties meer bezig zijn om het registeren van contracten in processen onder te brengen en er nog niet aan toe komen om het contractmanagement te professionaliseren. Naar mate het belang van tactisch contractmanagement toeneemt, neemt ook de mate van ontevredenheid toe.

CM-software aangeschaft voor contractbewaking en managementinformatie De redenen voor aanschaf van CM-software lopen aardig uiteen. De voornaamste redenen blijken vooral het kunnen bewaken van contracten en het genereren van managementinformatie. Voor wat betreft contractbewaking hebben we eerder geconstateerd dat dit voornamelijk bestaat uit signalering op looptijden van contracten en in mindere mate op performance. Voor de belangrijkste doelstellingen blijkt maar 52 – 61% van de gebruikers tevreden. Mogelijke verklaringen hiervoor kunnen zijn dat de functionaliteit niet aansluit bij de eisen en wensen, maar het kan ook zo zijn dat de noodzakelijke processen ook (nog) niet (goed) zijn ingericht. Voor dat laatste geval blijkt aanschaf van CM-software alleen geen garantie voor het professionaliseren van de contractmanagementfunctie in de organisatie.


7

3 Tevredenheid met CM-software 3.1 Inleiding en onderzoeksopzet Dit hoofdstuk is onderverdeeld in verschillende paragrafen waarin de resultaten worden beschreven en wordt afgesloten met een interpretatie van die resultaten. Paragraaf 3.2 beschrijft in welke mate CMsoftware wordt gebruikt en door welk type organisatie. Paragraaf 3.3 en 3.4 beschrijven het gebruik van CM-software voor respectievelijk operationeel- en tactisch contractmanagement en de bijbehorende tevredenheid van de gebruikers. Paragraaf 3.5 beschrijft welke beoogde voordelen gebruikers willen realiseren met CM-software en paragraaf 3.6 beschrijft welke relatie CM-software heeft met andere domeinen in de organisatie.

Om de tevredenheid met CM-software onder gebruikers in kaart te brengen, is een vragenlijst ontwikkeld welke middels een online survey aan de respondenten beschikbaar is gesteld. De respondenten zijn allen contractmanagers en/of inkopers. De vragen zijn onderverdeeld in de volgende categorieën: 

Of en welke softwareoplossing voor contractmanagement gebruikt wordt;



Welke functionaliteit voor contractregistratie gebruikt wordt;



Welke functionaliteit voor contractanalyse gebruikt wordt;



Tevredenheid met functionaliteit;



Beoogde voordelen met aanschaf CM-software;



Hoe breed wordt de contractmanagementoplossing ingezet in de organisatie.

Er is onderscheid gemaakt tussen operationeel contractmanagement en tactisch contractmanagement. Er is bewust gekozen om de vragen aan gebruikers te richten op deze gebieden en het strategisch contractmanagement buiten beschouwing te laten. Uit het eerdere Mitopics – NEVI onderzoek uit 2011 is namelijk gebleken dat veel organisaties hier nog niet aan toe zijn. Voor meer informatie en achtergrond van contractmanagement zie Bijlage I.

In totaal hebben 237 respondenten (i.e. gebruikers) deelgenomen aan het onderzoek, waarvan 155 de vragenlijst volledig hebben ingevuld. Alleen volledige ingevulde vragenlijsten zijn meegenomen in de resultaten.


8

3.2 Gebruik CM-software algemeen ERP en Excel vaker gebruikt dan CM-software Uit de resultaten blijkt dat contractmanagementprocessen worden ondersteund door verschillende type softwareoplossingen. Microsoft Excel en ERPoplossingen

blijken

de

meeste

Type software

gebruikte

door ruim 26% van de respondenten gebruikt. Specifieke CM-software wordt door ruim 22%

CM software

heeft aangegeven separate software met een

Anders

contractmanagement

23% 20%

Geen software Separaat

voor

26%

ERP

van de respondenten gebruikt en ruim 17%

module

26%

Excel

softwareoplossingen te zijn en worden beide

17% 15% 0%

te

10%

20%

30%

gebruiken. Dit blijken voornamelijk facilitaire Figuur 1: Type software gebruikt voor contractmanagement systemen te zijn.

CM-software met name door grote organisaties gebruikt Het blijkt dat CM-software vooral door grote organisaties (+500 FTE) wordt gebruikt. Daarnaast blijkt dat juist de kleinere organisaties (minder dan 50 FTE) in 50% van de gevallen helemaal geen software gebruiken of gebruik maken van ERP of Excel. Grootte organisatie

Aantal

< 25 FTE

7

25 – 50 FTE

4

500 – 100 FTE

9

100 – 250 FTE

21

250 – 500 FTE

27

500 – 1000 FTE

15

1000 + FTE

72

Tabel 1: Respondenten naar grootte organisatie

Type software naar grootte organisatie 32% 500-1000 FTE 21% 1000+ FTE 100-250 FTE 15% 50-100 FTE 11% 250-500 FTE 10% 25-50 FTE < 25 FTE 0%

25%

CM ERP Separaat Excel Geen Anders 50%

75%

100%

Figuur 2: Type software naar grootte organisatie

Verder geeft ruim 14% aan andere softwareoplossingen te gebruiken. Dit blijken met name document management oplossingen te zijn. Verder geeft bijna 20% van de gebruikers aan helemaal geen CMsoftware te gebruiken en blijkt ruim 27% van de ondervraagden meer dan één systeem te gebruiken. Van deze respondenten is 92,5% werkzaam bij een grote organisatie (+500 FTE).

Contractmanagement vaker in Excel en ERP dan in CM-software


9

Gebruik CM-software per sector Onder de respondenten scoren zorg het hoogst qua gebruik: 38% van de respondenten die in de zorg werken, maken gebruik van CM-software. Gebruikte software per type organisatie 38% Semi-publiek: Zorg 29% Publiek: ZBO 25% Bedrijfsleven: Projecten 25% Bedrijfsleven: Bouw 22% Publiek: Rijksoverheid 19% Bedrijfsleven: Productie 17% Overig 13% Publiek: Politie 8% Bedrijfsleven: Zak. Dienstverl. Publiek: Provincie 0% Publiek: Gemeente 0% Semi-publiek: Onderwijs 0% Bedrijfsleven: Handel 0% 0%

CM-software ERP Separaat Excel Geen Anders

25%

50%

75%

100%

Figuur 3: Type software naar type organisatie Aantal per type organisatie Bedrijfsleven: Bouw

4

Semipubliek: Onderwijs

11

Publiek: Provincie

3

Bedrijfsleven: Productie

24

Semipubliek: Zorg

18

Publiek: ZBO

10

Bedrijfsleven: Projecten

5

Publiek: Gemeente

13

Overig

26

Bedrijfsleven: Handel

9

Publiek: Rijksoverheid

7

Bedrijfsleven: Zakelijke dienstverlening

20

Publiek: Politie

3

Tabel 2: Respondenten naar type organisatie

Gebruik CM-software per afdeling Uit de resultaten komt naar voren dat CM-software door 51% van de respondenten wordt gebruikt op de afdelingen facilitair en ICT. Verder blijkt dat respondenten aangeven dat CM-software door gemiddeld 3 afdelingen wordt gebruikt. Gebruik CM-software per afdeling 51%

Facilitair

51%

ICT Services

43%

Onderhoud

43% 43%

Werken

40%

HRM 34%

Primair proces 25%

Anders 0%

25%

Figuur 4: Gebruik CM-software per afdeling

50%

75%


10

CM-software voornamelijk gebruikt door afdelingen “Facilitair” en “ICT” Als we daarnaast kijken naar op welk niveau Niveau gebruik CM-software 11%

6% 9%

6%

28%

40%

binnen de organisatie de CM-software wordt Directie

gebruikt, blijkt dit in 40% van de gevallen op

TMT

middelmanagementniveau te zijn, gevolgd

Middelmgt

door operationeel niveau in 28% van de

Operationeel

gevallen.

Ondersteunend Anders

Tabel 3: Gebruik CM-software per niveau

Interpretatie van de resultaten Hoewel het verschil klein is blijkt uit de resultaten dat Excel en ERP vaker wordt gebruikt ter ondersteuning van contractmanagementprocessen dan CM-software. Juist dit kleine verschil kan mogelijk betekenen dat de functionaliteit die gebruikers zoeken (en wellicht gebruiken) in verschillende soorten systemen te vinden is. Het feit dat 27% van de respondenten meer dan 1 systeem gebruikt onderschrijft dit. Het gevaar is daarbij echter dat contractinformatie op verschillende plaatsen in de organisatie wordt opgeslagen en bewerkt waardoor een wildgroei aan informatie kan ontstaan.

Als we kijken naar specifieke CM-software blijkt dat deze voornamelijk wordt gebruikt in grote organisaties (+500 FTE). Specifieke CM-software wordt kennelijk pas interessant bij een minimum aantal contracten. Verder zien we dat 51% van de CM-softwaregebruikers werkzaam is op de afdeling facilitair en/of ICT en dat de CM-software door gemiddeld 3 afdelingen gebruikt wordt. Dit geeft aan dat de contractmanagementfunctie steeds centraler en over meerdere afdelingen heen wordt belegd. Verder zien we dat Cm-software veel in combinatie met Excel gebruikt wordt, vermoedelijk door een gebrek aan functionaliteit of koppelingen met andere systemen binnen CM-software.

Als laatste zien we dat CM-software zowel door middelmanagement als op operationeel niveau wordt gebruikt. CM-software wordt dus zowel in de uitvoering als in de analyse gebruikt, hetgeen verschillende eisen aan het systeem stelt. Of dit ook daadwerkelijk (naar tevredenheid) ondersteund wordt zal uit de volgende paragrafen moeten blijken.


11

3.3 Operationeel contractmanagement Voor operationeel contractmanagement zijn respondenten gevraagd welke software gebruikt wordt voor contractregistratie en in hoeverre ze tevreden zijn met de functionaliteit. Dit is onderverdeeld in: 

Vastleggen contractinformatie;



Vastleggen van contractrelaties;



Signaleren van einddata van contracten;



Signaleren van performance van contracten (bijv. op tijd geleverd, conform afspraken etc.);



Delegeren van acties.

CM-software met name gebruikt voor signalering van einddata Uit de resultaten blijkt dat CM-software met name wordt gebruikt om signaleringen op einddata van contracten vast te leggen (46%) en contractinformatie en -relaties op te slaan (42%). Voor alle onderdelen geldt verder dat CM-software de meest gebruikte software-oplossing is. Verder blijkt slechts 18% van de respondenten CM-software te gebruiken voor signalering van de performance van een contract. Daarnaast geeft 52% van de respondenten aan dat signalering op performance van een contract ook niet van toepassing is binnen de organisatie. Functionaliteit operationeel contractmanagement 46%

Signaleren einddata contract

Vastleggen contractrelaties

37%

Delegeren acties

34%

Signaleren performance contract

CM

42%

Vastleggen contractinformatie

ERP Sep. Excel

19% 0%

52% 25%

50%

75%

N.v.t. 100%

Figuur 5: Functionaliteit operationeel contractmanagement

CM-software gebruikt voor signalering op looptijd. Signalering op performance blijft achter Gebruikers zijn gematigd tevreden over functionaliteit


12

62 – 65% van de gebruikers van CM-software zegt tevreden te zijn met de meest basale functionaliteit (i.e. signalering op einddata en vastleggen contractinformatie, zie figuur 6). Dat is minder dan de gemiddelde tevredenheid van alle respondenten voor deze twee onderdelen. Voor het vastleggen van contractrelaties en het delegeren van acties zijn gebruikers van CM-software meer tevreden dan het gemiddelde over alle respondenten.

Verder blijkt 84% van de gebruikers van CM-software ontevreden te zijn met de functionaliteit voor signalering van de performance van een contract. Dit kan mogelijk verklaren waarom het signaleren van performance zo weinig in CM-software wordt ondergebracht (zie figuur 5).

Tevredenheid functionaliteit contractregistratie 73%

Totaal: Signalering einddata contract

10%

65%

CM-software: Signalering einddata contract

9%

67%

Totaal: Vastleggen contractinformatie

38%

Totaal: Vastleggen contractrelaties

9%

17% 29%

22%

43%

CM-software: Vastleggen contractrelaties

26%

16%

62%

CM-software: Vastleggen contractinformatie

17%

Tevreden

40%

13%

Neutraal

43%

Ontevreden 33%

Totaal: Delegeren acties

43%

CM-software: Delegeren acties

15%

Totaal: Signalering performance contract CM-software: Signalering performance contract

25% 7%

50%

25%

8% 8% 0%

42%

60% 84%

25%

50%

75%

100%

Figuur 6: Tevredenheid functionaliteit operationeel contractmanagement

Gebruik van meerdere systemen maakt meer ontevreden Zoals in paragraaf 3.2 weergegeven blijkt ruim 27% van de respondenten meer dan één systeem te gebruiken. Dieper ingezoomd op de mate van tevredenheid over de functionaliteit blijkt dat gebruikers van meerdere systemen, op het vastleggen van contractrelaties na, voor alle bovenstaande onderdelen meer ontevreden zijn dan gebruikers van één systeem.

Gebruikers CM-software zijn meer ontevreden over de functionaliteit


13

Belang van operationeel contractmanagement is hoog 89% Belang operationeel contractmanagement 7%

4%

van

de

respondenten

geeft

aan

dat

operationeel contractmanagement belangrijk tot zeer belangrijk is voor de organisatie. Het type- en de grootte van de organisatie of het type

(Zeer) belangrijk

softwareoplossing dat men gebruikt heeft hier

Neutraal

geen invloed op. Daarbij hechten organisaties die

(Zeer) onbelangrijk

gebruik van software voor contractmanagement

89%

meer waarde aan het belang van operationeel contractmanagement dan organisaties die dat niet Figuur 7: Belang operationeel contractmanagement

doen.

Interpretatie van de resultaten De resultaten laten zien dat CM-software voornamelijk wordt gebruikt voor het vastleggen van contractgegevens en signalering op einddata, oftewel basale registratie. Wat opvalt, is dat het signaleren van de performance van een contract maar zeer beperkt ondersteund wordt door CM-software of software in het algemeen. Een mogelijke verklaring hiervoor kan de grote mate van ontevredenheid over de functionaliteit op dit onderdeel. Wellicht wordt CM-software niet gebruikt omdat de functionaliteit niet toereikend is.

Wat we ook zien is dat het gebruik van meer dan één systeem voor contractmanagement gebruikers over het algemeen meer ontevreden maakt. Een mogelijk verklaring hiervoor kan zijn dat het (moeten) gebruiken van twee systemen (i.v.m. de ontbrekende functionaliteit) meer ontevreden maakt. Echter de verwachtingen kunnen ook te) hoog of (te) specifiek zijn, waardoor men sneller ontevreden is met wat men krijgt. Oorzaak en gevolg zijn hier wat onduidelijk.

In de uitnutting van contracten (i.e. ervoor zorgen dat je ook krijgt wat je hebt afgesproken) is dus nog een goede stap te maken. Dit geldt zeker ook procesmatig, want ruim 51% van de ondervraagden geeft aan dat uitnutting niet van toepassing is. En dat terwijl 89% van de respondenten aangeeft dat operationeel contractmanagement (zeer) belangrijk te vinden!


14

3.4 Tactisch contractmanagement Voor tactisch contractmanagement zijn respondenten gevraagd welke software gebruikt wordt voor contractanalyse en in hoeverre ze tevreden zijn met de functionaliteit, onderverdeeld in: 

Analyseren van uitnutting van contracten (huidige en toekomstige spend);



Analyseren van contracten op basis van (eigen) KPI’s;



Analyseren van contractinformatie over meerdere afdelingen;



Analyseren van leveranciers met meerdere contracten.

Contractanalyse met name in ERP en Excel Uit figuur 8 komt naar voren dat CM-software door 10% van de respondenten wordt gebruikt voor analyse van contracten. Voor financiële analyse ten behoeve van sturing op uitnutting is dit percentage 3 – 5%. Het blijkt dat contractanalyse voornamelijk door ERP (21 – 49%) en door Excel (15 – 32%) wordt ondersteund.

Verder blijkt 20% van de respondenten contractanalyse in meer dan één systeem uit te voeren en geeft 20 – 37% van de respondenten aan dat software-ondersteuning in contractanalyse voor hun niet van toepassing is of niet weten of en waar contractanalyse wordt uitgevoerd.

Functionlaliteit voor tactisch contractmanagement Leveranciers met meerdere contracten 10%

20%

Analyseren contracten over afdelingen 5%

26%

Analyseren (eigen) KPI's 3%

37%

Raadplegen spend 0%

24%

CM-software ERP Separaat

0%

Excel

25%

50%

75%

N.v.t

100%

Figuur 8: Functionaliteit voor tactisch contractmanagement

20 – 37% geeft aan dat softwareondersteuning bij contractanalyse niet van toepassing is of niet weet of dit wordt uitgevoerd


15

Gebruikers gematigd tevreden over functionaliteit Respondenten geven aan niet uitgesproken tevreden te zijn met functionaliteit voor contractanalyse. Het blijkt dat maximaal 40% van de respondenten tevreden is over de geboden functionaliteit, en dan met name die voor analyse van leveranciers met meerdere contracten. Voor alle onderdelen geldt overigens dat gebruikers van CM-software minder tevreden dan het gemiddelde van alle respondenten. Verder blijken respondenten het minst tevreden met de mogelijkheden om de spend op contracten te analyseren en contracten te kunnen analyseren op basis van (eigen) KPI’s.

Tevredenheid functionaliteit contractanalyse 40%

Totaal: Leveranciers meerdere contracten

28%

33%

CM-software: Leveranciers meerdere contracten

36%

Totaal: Analyseren van contract-informatie over…

26%

CM-software: Analyseren van contract-informatie…

32%

30%

36%

26%

38%

39%

36%

Tevreden Neutraal

27%

Totaal: Raadplegen spend

22%

CM-software: Raadplegen spend

34%

18%

Totaal: Analyseren (eigen) KPI's CM-software: Analyseren (eigen) KPI's

31%

10% 0%

Ontevreden

44%

25%

57%

33% 25%

42%

56% 50%

75%

100%

Figuur 9: Tevredenheid functionaliteit tactisch contractmanagement

Gebruikers zijn het minst tevreden met analysemogelijkheden op KPI’s en “spend”


16

Organisaties met het grootste belang bij contractanalyse zijn het meest ontevreden Uit figuur 10 blijkt dat 80% van de respondenten het analyseren van contracten (zeer) belangrijk vind. Dit percentage ligt iets lager dan het belang van het kunnen registreren van contractmanagement (i.e. 89% in figuur 7).

Vooral de grote organisaties (500-1000 FTE en 1000+

Belang contractanalyse

FTE) vinden contractanalyse (zeer) belangrijk. Tegelijk 6%

blijken juist deze organisaties meer ontevreden te zijn

14%

80%

(Zeer) belangrijk

met de mogelijkheden voor het analyseren contracten en

Neutraal

dan met name op basis van (eigen) KPI’s.

(Zeer) onbelangrijk

Figuur 10: Belang tactisch contractmanagement

Interpretatie van de resultaten Ondanks dat 80% van de respondenten contractanalyse (zeer) belangrijk vindt, wordt het door (zeer) weinig respondenten in CM-software uitgevoerd. Net als bij de uitnutting van contracten zien we hier ook dat gebruikers veelal ontevreden zijn met de geboden functionaliteit. Men blijkt voornamelijk ERP te gebruiken om contracten te analyseren. Echter, contractanalyse kan überhaupt nog veel verder geprofessionaliseerd worden. 37% van de ondervraagden zegt (nog) geen contracten te analyseren op basis van (eigen) KPI’s en 24% geeft aan dat het de huidige en toekomstige spend op een contract niet helder heeft. Ook heeft 26% geen idee of een bepaald contract betrekking heeft op meerdere afdelingen en heeft 20% geen inzicht in welke leveranciers nu meerdere contracten hebben met de organisatie. Hierdoor ontbreekt niet alleen inzicht in de risico’s en impact per contract en leverancier, maar worden ook optimalisatie- en synergiemogelijkheden niet of onvoldoende benut.

Blijkbaar focussen organisaties zich vaak nog op het operationele contractmanagement en maken de volgende stap naar contractanalyse nog te weinig. Er is op het gebied van contractanalyse en -uitnutting dus zowel qua ondersteuning als organisatorisch nog veel te winnen.


17

3.5 Beoogde voordelen CM-software Om te kunnen beoordelen of gebruikers de CM-software ook als toegevoegde waarde ervaren, is gevraagd of de voordelen die men initieel beoogde gerealiseerd zijn, en wel op de volgende gebieden (deze lijst is niet limitatief): 

Betere contractbewaking: Het kunnen signaleren op einddata en performance van contracten;



Betere managementinformatie: Inzicht in resultaat, risico en impact van een contract;



Betere serviceverlening: Informatievoorziening aan interne en externe klanten;



Kostenbesparing: Door efficiency en effectiviteit;



Tijdsbesparing: Door minder dubbele en/of handmatige handelingen;



Vaste werkmethodiek: Ter voorkoming van fouten;



Oplossen van issues: Het snel en effectief kunnen oplossen van problemen/issues bij een contract. Beoogde voordelen aanschaf CM-software 82% 78%

Betere contractbewaking Betere managementinformatie

63%

Betere service

44% 44%

Kostenbesparing

44% 41%

74%

CM-software

40% 40%

Tijdbesparing Anders

25%

32%

26%

Vaste methodiek

Algemeen

34%

9% 14%

Oplossen van issues 0%

25%

50%

75%

100%

Figuur 11: Beoogdelen voordelen bij aanschaf CM-software

Contractmanagement aangeschaft voor betere contractbewaking en managementinformatie Het blijkt dat 78 - 82% van de respondenten aangeeft contactmanagementsoftware aan te schaffen om contracten beter te kunnen bewaken. Daarnaast geeft 63 – 74% aan ook betere managementinformatie uit het systeem te willen halen. Voor beide onderdelen geldt dat gebruikers van specifieke CM-software deze beoogde voordelen hoger scoren dan de overige respondenten.

CM-software vooral aangeschaft voor betere contractbewaking en managementinformatie


18

Daarnaast blijkt dat gebruikers van CM-software ook vaker andere motieven hebben om software aan te schaffen. De aanvullende motieven blijken het behalen van “compliancydoelstellingen”, het kunnen vastleggen van de verplichtingenadministratie, het “in control zijn” en een gecentraliseerde opslag van documenten.

Tevredenheid met beoogde voordelen CM-software 61% 65%

CM-software: Betere contractbewaking Totaal: Betere contractbewaking

19% 21%

52% 48%

CM-software: Betere managementinformatie Totaal: Betere managementinformatie

31% 26%

17% 26%

28% 24%

20% 21%

52% 55%

CM-software: Vaste methodiek Totaal: Vaste methodiek

46% 48%

CM-software: Betere service Totaal: Betere service

19% 14%

35% 28%

Tevreden

19% 24%

Neutraal Ontevreden

42% 37%

CM-software: Oplossen van issues Totaal: Oplossen van issues

40% 48%

CM-software: Kostenbesparing Totaal: Kostenbesparing

31% 40%

CM-software: Tijdbesparing Totaal: Tijdbesparing 0%

25%

21% 30%

37% 33%

28% 25%

32% 27%

38% 34% 50%

31% 26% 75%

100%

Figuur 12: Tevredenheid met beoogde voordelen CM-software

Beoogde voordelen worden matig behaald Gebruikers blijken niet uitgesproken tevreden te zijn met het behalen van de beoogde voordelen. Hierin blijkt er weinig verschil in tevredenheid met de afzonderlijke onderdelen te zijn tussen gebruikers van CMsoftware en gebruikers van andere software. Voor contractbewaking is 61 - 65% van de respondenten tevreden en voor het verkrijgen van betere managementinformatie is 48 - 52% tevreden. Voor beide onderdelen geldt dat gebruikers van CM-software meer tevreden zijn dan het gemiddelde over alle respondenten. Verder blijkt dat voor de meeste andere onderdelen de tevredenheid onder de 50% ligt.

Beoogde voordelen worden met aanschaf van CMsoftware matig behaald


19

Koppelingen met andere systemen het belangrijkste verbeterpunt Gebruikers blijken over het algemeen tevreden te zijn met de betrouwbaarheid van het systeem. Het technische Algemene tevredenheid met CM-software 73%

Betrouwbaarheid

53%

Kosten

36%

Functionaliteit

30%

Koppeling met andere systemen 0%

25%

23% 50%

zitten.

Gebruikers

zijn

echter minder tevreden met de

39%

Neutraal

functionaliteit

42%

Ontevreden

oplossing en de koppelingen

18% 22%

de

Tevreden

27%

44%

Informatie eruit kunnen halen

van

oplossingen lijkt dus wel goed te

15%12%

aspect

20%

47% 75%

van

de

met andere systemen. 100%

Die twee zaken blijken ook

Figuur 13: Algemene tevredenheid met CM-software

nauw met elkaar verbonden, want in de top-3 van functionaliteit die gebruikers missen dan wel ontevreden mee zijn in de huidige oplossing wordt ook de koppeling met het ERP/financieel systeem genoemd. Hieronder het overzicht van de top-3 sterke en verbeterpunten van CM-software. Sterke punten

Verbeterpunten

1) Het vastleggen van contractinformatie

1) Koppeling met ERP of financieel systeem;

2) Het bewaken van contracten (signalering);

2) Managementinformatie en –analyses;

3) Centralisatie van documentopslag.

3) Ondersteuning t.b.v. leveranciersmanagement en –performance.

Interpretatie van de resultaten De resultaten laten zien dat over het algemeen CM-software wordt aangeschaft om contracten beter te kunnen bewaken en managementinformatie te kunnen genereren. Echter blijkt men maar matig tevreden te zijn met het behalen van deze voordelen. Mogelijke oorzaken hier de missende functionaliteit en/of koppelingen met andere systemen. Gebruikers van CM-software geven ook aan met deze 2 onderdelen het minst tevreden te zijn, waarbij op het gebied van functionaliteit dit vooral betrekking heeft op analyses van performance van contracten en leveranciers. Het is echter ook mogelijk dat de tevredenheid achterblijft door een onvoldoende heldere en bewaakte business case of onrealistische verwachtingen.

Een mogelijk verklaring voor de ontevredenheid met de functionaliteit voor performance is het gebruik aan up-to-date financiële informatie. Dit is blijkbaar niet beschikbaar (genoeg), want de koppeling met het ERP- of financieel systeem is ook als beste verbeterpunt aangegeven. Dit verklaart mogelijk ook waarom ruim 27% van de gebruikers meer dan 1 systeem gebruikt, want niet alle (financiële) informatie zit in de CM-software.


20

3.6 Gebruik CM-software over verschillende domeinen Vanwege het feit dat het proces van contractmanagement verschillende domeinen en afdelingen binnen een organisatie raakt, is er in dit onderzoek ook gekeken naar hoe breed CM-software wordt ingezet binnen de organisatie. Onderstaand eenvoudige

figuur een

verschillende

geeft

indruk

hoe

systemen

en

domeinen in een organisatie met elkaar

kunnen

samenhangen.

Contractmanagement

staat

in

deze weergave centraal en is gerelateerd aan documentbeheer Figuur 14: Samenhang contractmanagement met verschillende domeinen

(bijv.

opslag

facilitair

van

beheer

contracten), (bijv.

service

contracten), financiën (bijv. voor de contractwaarde en spend), inkoop (bijv. voor leveranciersinformatie) en verkoop (bijv. voor klantinformatie). Om die reden is gebruikers gevraagd aan te geven in hoeverre de CM-software gebruikt wordt voor: 

Asset management: 





Documentenbeheer: 

Het kunnen bijvoegen van documentatie als bijlage bij een contract



Het kunnen vastleggen en/of wijzigen in versies van documenten

Ondersteuning financiële afhandeling: 



Het kunnen vastleggen en beheren van beheercontracten en SLA’s

Het kunnen afletteren van inkomende facturen

Operationele inkoopondersteuning: 

Het kunnen bewaken van een inkoopproject



Het

kunnen

vastleggen

van

leveranciersinformatie

op

basis

van

voorafgaande

inkooptrajecten (o.a. wanneer een leverancier is afgevallen en om welke reden) 

Het kunnen bestellen/afroepen op een contract en buiten een contract om (i.e. maverick spend

Uit figuur 15 blijkt dat ruim 39% van de respondenten de CM-software gebruikt om documentatie (bijv. gescande contracten) elektronisch bij te voegen in het systeem. Ruim 30% van de respondenten daarnaast


21

aan de CM-software te gebruiken om het versiebeheer van die documenten te managen. Voor alle andere gebieden (i.e. asset management, inkoop of financiële afhandeling) wordt de CM-software door 8 – 17% van de respondenten ingezet. Breedte van gebruik functionaliteit CM-software Document management: Bijvoegen van documentatie

CM-software

39,1%

ERP

Document management: Versiebeheer documentatie/contract

30,2%

Assetmanagement: Vastleggen en bewaken beheercontracten

Separaat Excel

17,0%

Weet niet/N.v.t.

Operationele inkoop: Bewaken inkoopproject

12,1%

Operationele inkoop: Vastleggen afwijzing leverancier

10,7%

Operationele inkoop: Bestellen/afroepen op 10,0% contract Financiele afhandeling: Afletteren facturen

8,5% 0%

25%

50%

75%

100%

Figuur 15: Breedte van gebruik functionaliteit CM-software

Interpretatie van de resultaten Uit de resultaten blijkt dat CM-software door 30 – 39% van de respondenten ook als document management systeem gebruikt door contracten en andere documentatie op te slaan en te beheren. Dit is ook wel handig, want op die manier heb je het contract snel paraat.

Verder zien we echter dat ondanks de samenhang met de verschillende domeinen in de organisatie, CM-software dit qua functionaliteit niet ondersteunt. Enerzijds geven de respondenten aan voor deze domeinen andere software te gebruiken (bijv. ERP- of inkoopsoftware), anders geven ze aan dit niet te weten of dat het niet van toepassing is.

Bovenstaande geeft aan dat contractmanagement pro-actiever kan worden benaderd door zowel de voorkant (inkoop en bestelling) als achterkant (i.e. financiële afhandeling) van een contract integraal in de contractmanagementfunctie op te nemen. Naast centralisatie over afdelingen (zoals bijv. ICT en facilitair) zou dus ook centralisatie over processen een stap voorwaarts voor contractmanagement kunnen betekenen.


22

4 Marktverkenning CM-software In dit hoofdstuk wordt het tweede onderdeel beschreven, namelijk een marktverkenning onder leveranciers van CM-software. Hierbij is ook gebruik gemaakt van een vragenlijst welke middels een online survey aan leveranciers is verstuurd. Hierin zijn leveranciers gevraagd enerzijds informatie te verschaffen over de aangeboden oplossing, en anderzijds aan te geven welke functionaliteit in de oplossing beschikbaar is en welke type klanten daar gebruik van maken. Hierbij is ook onderscheid gemaakt tussen functionaliteit voor operationeel contractmanagement (i.e. contractregistratie), voor tactisch contractmanagement (i.e. contractanalyse) en de aanvullende functionaliteit (i.e. ondersteuning in andere domeinen).

In totaal zijn 39 leveranciers van CM-software of een module contractmanagement uitgenodigd om deel te nemen aan het onderzoek. Daarvan hebben er 16 de vragenlijst volledig ingevuld. Informatie over deze leveranciers is terug te vinden in bijlage VI.

Vanwege het feit dat het doel van het onderzoek puur een marktverkenning betreft en geenszins een marktonderzoek, zijn er daarom ook geen analyses dan wel verificaties uitgevoerd op de gegeven antwoorden van de leveranciers. Dit hoofdstuk bevat dus alleen beschrijvende informatie en vertegenwoordigt geenszins de analyse en/of visie van Mitopics en/of NEVI.

Leveranciers geven aan veel en diverse klanten te hebben Uit de antwoorden van de leveranciers blijkt dat de helft al langer dan 10 jaar actief is in Nederland. Daarnaast heeft 50% van de leveranciers tussen de 50 en 150 afzonderlijke klanten, heeft 25% tussen de 150 en 500 klanten en 25% heeft meer dan 500 afzonderlijke klanten die gebruik maken van de CMsoftware. Daarnaast geven leveranciers aan voornamelijk grotere organisaties (vanaf 250 werknemers) als klant te hebben (zie figuur 16).

Type klanten: Omvang Meer dan 1000 werknemers

100%

500-1000 werknemers

100%

250-500 werknemers

100% 81%

100-250 werknemers 50-100 werknemers

75%

25-50 werknemers

75%

Minder dan 25 werknemers

75% 0%

Figuur 16: Type klanten leverancier (omvang)

25%

50%

75%

100%


23

Als we kijken naar het type klanten wat volgens de leveranciers gebruik maakt van de oplossing blijkt dat de bediende sectoren vrij divers zijn (zie figuur 17).

Type klanten: Sector 88%

Semi-publiek: Zorg

88%

Bedrijfsleven: Zak. Dienstverl. Publiek: Gemeente

81%

Semi-publiek: Onderwijs

81% 81%

Bedrijfsleven: Projecten

75%

Bedrijfsleven: Productie

69%

Bedrijfsleven: Handel

63%

Bedrijfsleven: Verzekeringen Publiek: Provincie

56%

Bedrijfsleven: Service en Verhuur

56% 56%

Bedrijfsleven: Bouw Publiek: ZBO

50%

Publiek: Rijksoverheid

50% 31%

Semi-Publiek: Musea

25%

Publiek: Politie

25%

Publiek: Defensie 13%

Semi-publiek: Bibliotheken Anders

6% 0%

25%

50%

75%

100%

Figuur 17: Type klanten leveranciers (sector)

Leveranciers geven aan dat operationeel contractmanagement veel wordt gebruikt Net als in het onderdeel naar tevredenheid onder gebruikers van CM-software, is ook aan leveranciers gevraagd welke functionaliteit op het gebied van contractregistratie in hun oplossing ondersteund wordt. Deze functionaliteit is onderverdeeld in: 

Vastleggen van contractinformatie;



Vastleggen van contractrelaties;



Signalering van einddata van contracten;



Signalering van performance (uitnutting) van contracten;



Delegeren van acties.


24

Het blijkt dat leveranciers Gebruik van functionaliteit voor operationeel contractmanagement Signaleren einddata contract

100%

Vastleggen contractinformatie

100%

Vastleggen contractrelaties

Ja, 100% v/d klanten gebruikt het Ja, 75% v/d klanten gebruikt het Ja, 50% v/d klanten gebruikt het Ja, 25% v/d klanten gebruikt het Ja, 0% v/d klanten gebruikt het Nee, wordt niet ondersteund

73% 67%

Delegeren acties Signaleren performance contract

40% 0%

25%

50%

75%

100%

aangeven

dat

alle

gevraagde functionaliteit ondersteund

wordt

en

dat hiervan met name het vastleggen van contractinformatie en –relaties en signalering van einddata van

contracten

gebruikt.

Dit

wordt komt

overeen met hetgeen de

Figuur 18: Gebruik functionaliteit voor operationeel contractmanagement

gebruikers hebben aangegeven welke functionaliteit zij voornamelijk gebruiken.

Leveranciers geven aan dat tactisch contractmanagement minder wordt gebruikt Naast functionaliteit voor contractregistratie, is leveranciers ook gevraagd aan te geven welke functionaliteit rondom contractanalyse wordt ondersteund en hoeveel klanten van die functionaliteit gebruik maken. Deze functionaliteit is, net als bij het gebruikersgedeelte, onderverdeeld in: 

Overzicht van de prestatie (uitnutting) van een contract op basis van huidige en toekomstige spend;



Het analyseren van contracten op basis van eigen KPI’s;



Het analyseren van contractinformatie over verschillende afdelingen;



Inzicht in leveranciers met meerdere contracten over meerdere afdelingen.

Uit de resultaten blijkt dat Gebruik functionaliteit voor contractanalyse Inzicht in leveranciers met meerdere contracten over meerdere afdelingen

Ja, 100% v/d klanten gebruikt het

80%


Analyseren van contractinformatie over afdelingen

73%

Analyseren prestaties o.b.v. eigen KPI's

27%

Raadplegen contractprestatie (uitnutting)

25%

50%

75%

100%

dat

oplossing

hun

voornamelijk

wordt

gebruikt om leveranciers en


analyseren.

Nee, wordt niet ondersteund 0%

aangeven



27%

leveranciers

contract-relaties

te

Financiële

analyse

blijkt

minder

gebruikt

te

worden,

waarbij 7 – 20% van de leveranciers aangeeft de

Figuur 19: Gebruik functionaliteit tactisch contractmanagement

gevraagde functionaliteit ook niet te ondersteunen.


25

Diversiteit van functionaliteit CM-software Leveranciers zijn gevraagd aan te geven hoe breed de functionaliteit in hun oplossing is en hoe klanten de deze functionaliteit gebruiken. Onderstaande domeinen zijn hierin meegenomen: 

Asset management 







Het kunnen vastleggen en beheren van beheercontracten en SLA’s

Documentenbeheer 

Het kunnen bijvoegen van documentatie als bijlage bij een contract



Het kunnen vastleggen en/of wijzigen in versies van documenten

Ondersteuning financiële afhandeling 

Het kunnen afletteren van inkomende facturen



Het kunnen betalen volgens een procuratieschema

Operationele inkoopondersteuning 

Het kunnen bewaken van een inkoopproject



Het kunnen vastleggen van leveranciersinformatie op basis van voorafgaande inkooptrajecten (o.a. wanneer een leverancier is afgevallen en om welke reden)Het kunnen bestellen/afroepen op een contract



Het kunnen bestellen buiten een contract om (i.e. maverick spend)

Breedte functionaliteit CM-software Document management: Bijvoegen van documentatie

100%

Document management: Versiebeheer documentatie/contract

0%

93%

7%

73%

Operationele inkoop: Bewaken inkoopproject Assetmanagement: Vastleggen en bewaken beheercontracten

67%

Operationele inkoop: Vastleggen afwijzing leverancier

67%

Operationele inkoop: Bestellen/afroepen op contract

13% 13% 20% 7%

60%

Operationele inkoop: Bestellen buiten contract om (maverick spend)

43%

Financiele afhandeling: Afletteren facturen

43%

Financiele afhandeling: Betalen volgens procuratieschema

40% 0%

25%

13%

Meer dan 50% v/d klanten gebruikt het Minder dan 50% v/d klanten gebruikt het Wordt niet ondersteund

27% 40%

14% 7% 13% 50%

43% 50% 47% 75%

100%

Figuur 20: Breedte gebruik functionaliteit CM-software (leveranciers)

Uit de resultaten blijkt dat leveranciers aangeven dat hun oplossing ook veel wordt gebruikt voor het managen van documenten. Denk hierbij aan de gescande contracten of bijvoorbeeld SLA’s (Service Level Agreemenst) of DAP’s (Dossier Afspraken en Procedures). Tevens wordt volgens de leveranciers hun CMsoftware gebruikt om versies van documenten te beheren.


26

5 Visie Mitopics op contractmanagement en CM-software Dit rapport sluiten we af met een korte visie, waarbij we vanuit Mitopics CM-software in een breder kader plaatsen en enkele tips geven.

Het lijkt dat het niveau van gebruik van CM-software aansluit bij de stand van zaken van contractmanagement in Nederland (zie het eerdere onderzoek uit 2011). Ook in het kader van CM-software zien we dat veel organisaties voornamelijk de basiselementen inrichten of ingericht hebben. De pogingen om te komen tot goede rapportage, worden nog beperkt gebruikt en beperkt aangeboden in CM-software.

Verder zien we dat contractmanagementinformatie vaak verspreid zit in de organisatie en is opgeslagen in meerdere informatiesystemen. Als deze bestaande systemen de benodigde functionaliteit in voldoende mate en effectief kunnen bieden, is het denkbaar dat specifieke CM-software helemaal niet nodig is. Het gaat immers om de contractmanagementinformatie en niet om de software (zie ook het artikel “Ben je een fool zonder contractmanagementtool?”). Zo kan simpele, met andere systemen gekoppelde CM-software een prima oplossing zijn.

Uit het onderzoek komt duidelijk naar voren dat het belang van contractmanagementinformatie vaak groot is. Denk hierbij aan goede registratie, signalering en rapportage op bijv. uitnutting, compliance en performance (KPI’s). Het helpt daarbij om eerst te bepalen welke leveranciers / contracten je actief wilt managen. Door prioriteiten te stellen en daarop leveranciers / contracten te groeperen, kun je voor belangrijke groepen afspraken maken en bijvoorbeeld de top 30 actief managen. Bedenk vervolgens wat je eigenlijk zou willen in de ideale CM-software. Wat staat erin, wat doet het en wat komt eruit. Als dat helder is kijk dan hoe je dat zo simpel mogelijk, gebruik makend van wat er al is, kunt realiseren. Is dat niet mogelijk, dan is het wellicht een goed idee om eventueel specifieke CM-software te gaan gebruiken. Wees dan wel kritisch en gebruik niet klakkeloos alles wat de software biedt, maar gebruik wat je nodig hebt.

Hoe je contractmanagementinformatie ook organiseert en met welke software dan ook, zorg dat de organisatie het kan - en ook echt gaat gebruiken! Hier geldt dat je beter simpele software kan hebben dat gebruikt wordt, dan een complex systeem dat niemand (volledig) gebruikt. En pluk daar dan ook de vruchten van, zoals door optimalisatiemogelijkheden (evt. kostenbesparingen) en door altijd overzicht en een compleet dossier beschikbaar te hebben voor de belangrijke leveranciers en contracten. Zo help je de organisatie vooruit!


27

Bijlage I: Achtergrond contractmanagement Contractmanagement is een managementproces en heeft daarom ook een cyclisch karakter. Het ontwikkelen van visie, het faciliteren van de realisatie van die visie, het daadwerkelijk realiseren en tenslotte het evalueren van de resultaten van het één en ander staan centraal in een managementproces. Voor contractmanagement is dat niet anders. Vandaar dat Mitopics het Contractmanagementwiel© ontwikkeld heeft waarin deze managementcyclus voor contractmanagement nader is uitgewerkt (zie figuur 24 en www.mitopics.nl/diensten/topics/contract-management).

CM-software

kan

deze

managementcyclus

ondersteunen. Hieronder worden de vier onderdelen van het Contractmanagementwiel© nader toegelicht.

Praktijkervaring

leert

dat

het

nakomen

van

de

afspraken en / of realiseren van de voordelen van het contract niet altijd even soepel verloopt. Als gevolg van niet effectief samenwerken, intern of met leveranciers, komen de beoogde voordelen niet of slechts beperkt tot stand en blijven de leveranciersprestaties achter bij de verwachte of misschien wel overeengekomen kwaliteitsniveaus.

Visioneren In het onderdeel “Visioneren” wordt op beleidsniveau de

kaders

geschapen

waarbinnen

het

inkopen,

contracteren en managen van contracten plaatsvindt. Figuur 21: Mitopics Contractmanagementwiel©

Tot het onderdeel “Visioneren” behoort ook het contracteringsbeleid, oftewel de spelregels voor het

sluiten van contracten. Hierbij is bijvoorbeeld van belang om als organisatie vast te stellen welke mate van risico-aversie wenselijk wordt geacht, welk type geschillenregeling in de regel wordt overeengekomen met leveranciers,

welke

aansprakelijkheidsregelingen

verantwoord

zijn

gegeven

de

afgesloten

aansprakelijkheidsverzekeringen etc.

Andere relevante beleidsgebieden zijn onder andere: het sourcings-, inkoop- en leveranciersbeleid van de organisatie. Het sourcingsbeleid geeft antwoord op de vraag welke producten / diensten ingekocht kunnen en mogen worden en welke de organisatie in eigen beheer realiseert. Leveranciersbeleid beschrijft het beleid rondom selectie, beoordeling en evaluatie van leveranciers. De wijze waarop contractmanagement moet worden uitgevoerd valt hier dus ook onder. Inkoopbeleid ten slotte heeft met name betrekking op het inkoopproces.


28

Faciliteren Benodigde faciliteiten ter realisatie van de contractmanagementvisie liggen in de sfeer van mensen (met de juiste competenties, eventueel te bewerkstelligen middels trainingen), middelen (bijvoorbeeld budget), registratie (bijvoorbeeld CM-software), organisatie (verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden met betrekking tot contractmanagementactiviteiten) etc. Dit onderzoek naar de gebruikerstevredenheid valt derhalve onder dit aandachtsgebied.

Realiseren Het “realiseren” bestaat uit drie stappen: prestatiebepaling, prestatiecontractering en prestatiebewaking. Prestatiebepaling houdt in dat de eisen waaraan de te contracteren prestatie en de te contracteren wederpartij moeten voldoen op gestructureerde wijze worden vastgelegd als toetsingskader voor later. Prestatiecontractering omvat het totstandkomingsproces van het contract met daarin onder meer aandacht voor het opstellen, onderhandelen en autoriseren van contracten.

Het operationele deel van prestatiebewaking omvat het nauwgezet monitoren van de verrichtingen van de tegenpartij en het kwalificeren van de verrichtingen van de tegenpartij in relatie tot het contract. Met andere woorden, worden de afspraken door klant en leverancier nagekomen. Bijvoorbeeld wanneer een klant i.s.m. een leverancier een acceptatietest uitvoert. Daarbij is het van belang om vast te stellen of met het goed doorlopen van deze test aan alle verplichtingen uit het contract is voldaan. Het is dan prettig dat de laatste versie van deze verplichtingen te raadplegen is in bijvoorbeeld CM-software.

Het tactische deel van prestatiebewaking en evaluatie houdt zich onder andere bezig met de mate waarin de leverancier bijdraagt aan de ontwikkelingen van de klant. Ten slotte dienen alle genoemde activiteiten in het kader van prestatiebewaking zorgvuldig en op het juiste detailniveau te worden gedocumenteerd. Deze documentatie dient de overdraagbaarheid en transparantie en vormt daarnaast ook de dossiervorming voor beslechting van onverhoopt gerezen geschillen over de uitvoering van het contract.

Evalueren Tenslotte is het van belang vast te stellen of de contractmanagementvisie is waargemaakt als resultaat van het faciliteiten en realiseren. Om dit te kunnen doen zullen meetmomenten en concrete doelstellingen moeten zijn vastgesteld, op basis waarvan periodiek een beoordeling plaats kan vinden van de bijdrage van contractmanagement aan de bedrijfsvoering. Een belangrijk element hierbij is de interpretatie van succesen faalfactoren én communicatie met de betrokkenen over de resultaten en verbeterpunten in onder andere het beleid en de faciliteiten voor- en de uitvoering van het contractmanagement. CM-software kan hier een belangrijke rol spelen. Als het contract bijvoorbeeld 42 KPI’s bevat kan het wellicht handig als deze via de CM-software geraadpleegd en geanalyseerd kunnen worden.


29

Bijlage II: Over Mitopics Mitopics is een onafhankelijk adviesbureau met haar roots in de IT dat sinds 1991 organisaties adviseert vanuit de combinatie van technische, juridische en bedrijfskundige expertise. Vanuit deze jarenlange ervaring adviseert Mitopics onder andere bij beleid- en verandermanagement, (out)sourcing, Europese aanbestedingen, contractmanagement, IT-vernieuwing en pakketselectie, (IT-) contracten en geschillen, SLA’s en onderhandelingen. Tevens verzorgt Mitopics taxaties en second opinions en worden de eigen beëdigde informatiedeskundigen af en toe opgeroepen als onafhankelijke deskundige in IT-geschillen.

Op het vlak van contractmanagement heeft Mitopics vele jaren ervaring met het begeleiden van organisaties bij onder meer: 

Professionaliseren van en /of inrichten van de contractmanagementfunctie en regie



Opstellen van jaarplannen voor contractmanagementteams om gaandeweg verder te professionaliseren



Uitvoeren van contractmanagementscans



Uitwerken van business cases



Inrichten van klant – leveranciersrelaties inclusief het opstellen van IT-contracten en SLA’s



Interim contractmanagement



Selectie en implementatie van contractmanagement software



Opzetten van AO en interne informatievoorziening om gedegen contractmanagement te realiseren

Naast bovenstaande diensten is Mitopics binnen contractmanagement al jaren kennispartner van o.a. NEVI, waarvoor zij cursussen Contractmanagement verzorgt. Ook is Mitopics actief lid van IACCM, NBCM en NEVI. Voor nadere informatie over CM-software en contractmanagement kunt u contact opnemen met [email protected]

Mitopics bezoekadres Stavorenweg 4, 2803 PT Gouda Telefoon: 0182 – 573 211 Fax: 0182 – 535550 E-mail: [email protected] Website: www.mitopics.nl

Mitopics postadres Postbus 514 2800 AM Gouda


30

Bijlage III: Over NEVI Over NEVI, het kennisnetwerk voor inkoop, contracten supply management NEVI® is de 3e inkoopvereniging ter wereld en al sinds 1956 hét kennisnetwerk van inkoop en supply management binnen zowel de publieke als private sector in Nederland. NEVI heeft circa 6.500 leden en heeft via haar NEVI Research Stichting (NRS) de afgelopen 25 jaar circa 10 miljoen Euro geïnvesteerd in wetenschappelijk onderzoek en onderwijs op het gebied van inkoop- en supply management. Hiermee is NEVI de grootste investeerder op dit gebied wereldwijd. Zij heeft als eerste inkooporganisatie de Global Standard ontvangen voor haar inkoopopleidingen. NEVI maakt inkoop- en supply management kennis toegankelijk voor iedereen die betrokken is bij het inkoopproces. Zij organiseert (inter)nationale congressen, vakopleidingen en maatwerktrainingen, alsmede netwerkbijeenkomsten voor zo’n 8.000 personen. De NEVI Gedragscode is leidend in het vakgebied. De NEVI PMI® indiceert maandelijks de ontwikkeling van de Nederlandse industrie.

Het belang van contracten leveranciersmanagement en de ontwikkeling van dit vakgebied stijgt snel. NEVI bundelt de kennis, expertise en het netwerk rond contracten leveranciersmanagement om dit vakgebied verder te ontwikkelen en te professionaliseren. Binnen dit nieuwe kennisnetwerk richt NEVI zich op kennisontwikkeling, het verzorgen van trainingen en opleidingen en het delen van kennis en ervaringen via hun netwerk en events zoals de Contractmanagementdag (www.contractmanagementdag.nl). Gezien het belang van dit vakgebied en de behoefte uit de markt, start NEVI komend najaar de eerste beroepsopleiding voor contractmanagers inclusief erkende diplomering.

NEVI staat voor de professionalisering van de inkoop- en contractmanagementfunctie in het belang van het bedrijfsleven, de overheid en de samenleving en is de norm voor elke organisatie die professioneel inkoopt. www.nevi.nl/contractmanagement NEVI bezoekadres: Orfeoschouw 2 (wijk 26), 2726 JC Zoetermeer Telefoon 088 – 33 00 700 Fax: 088 – 33 00 770 E-mail: [email protected] Website: www.nevi.nl

NEVI postadres: Postbus 198 2700 AD Zoetermeer


31

Bijlage IV: Leveranciersinformatie Hieronder volgt een beschrijving van de leveranciers en oplossing die hebben deelgenomen aan het onderzoek. De inhoud van de omschrijvingen is door de leveranciers aangeleverd en niet door Mitopics geanalyseerd en geverifieerd. Echter op punten waar de aangeleverde tekst te veel commerciële aspecten bevat is de vrijheid genomen deze niet in het rapport op te nemen. De tekst is derhalve ter beeldvorming en informatie en er zijn geen rechten aan te ontlenen. De leveranciers zijn op alfabetische volgorde weergegeven.

2Agree contractbeheer Naam oplossing:

2agree contractbeheer

Website

www.2agree.nl

Contactpersoon:

[email protected]

Omschrijving:

2Agree contractbeheer stelt organisaties in staat om te voorkomen dat contracten ongewenst worden verlengd of ongepland om aandacht vragen. Het pakket geeft op ieder moment een compleet overzicht van alle contractinformatie binnen de organisatie, reduceert risico’s en ondersteunt de overdraagbaarheid van het contractbeheer bij ziekte of vertrek van een medewerker. Het pakket wordt aangeboden vanaf € 4,30 per gebruiker per maand. 2Agree is verkrijgbaar als Cloud oplossing en als client-server oplossing. Hoe meer beheerders het pakket gebruikers des te lager de afnameprijs per beheerder. Voor viewers vragen we een service-fee van 6 euro per jaar. Ontwikkeling geschiedt middels een ontwikkel, test/validatie en productie omgeving principe. Nieuwe functionaliteit wordt doorgaans door (nieuwe) klanten geïnitieerd of middels kennisgroepen.

Axxerion Naam oplossing:

Axxerion

Website

www.axxerion.nl

Contactpersoon:

[email protected]

Omschrijving:

Axxerion is een geïntegreerde oplossing voor life cycle management van contracten. Het wordt als Software as a Service (SaaS) oplossing in de Cloud aangeboden. De workflow managementmodule stelt organisaties in staat op een gestructureerde wijze alle processen rond contracten te automatiseren. Deze processen zijn bijvoorbeeld het

opstellen

van

contracten,

goedkeuring,

verwerken

van

automatische

herinneringen en termijnfacturatie. De contractenmodule is volledig geïntegreerd met ruimtebeheer, waardoor de bezettingsgraad op basis van huur- en verhuurcontracten


32

berekend kan worden. Verplichtingen en facturen kunnen direct in Axxerion worden geboekt of doorgestuurd naar een ander financieel systeem. Er wordt een vast bedrag per gebruiker per jaar betaald. Axxerion wordt in Nederland doorontwikkeld en heeft meer dan 70.000 gebruikers in 20 landen.

ContractO Naam oplossing:

ContractX

Website

www.onlinecontractbeheer.nl

Contactpersoon:

[email protected]

Omschrijving:

ContractO is de Nederlandse vertegenwoordiging van het Zwitserse bedrijf Symfact en levert het pakket ContractX. Het pakket ondersteunt het creëren, vastleggen en beheren van contracten. ContractX is beschikbaar als Cloud toepassing of als in house applicatie De licentiestructuur hangt af van de gekozen vorm: Cloud of onpremise en hangt af van het aantal concurrent users, welke add-ons etc. De oplossing wordt continue doorontwikkeld, zowel vanuit Nederland als vanuit Zwitserland.

CTM Solution Naam oplossing:

CTM

versie

7.1:

Contractmanagement,

Tendermanagement,

Leveranciersmanagement, Marktplaatsen, Inhuur, Veilingen Website

www.ctmsolution.nl

Contactpersoon:

[email protected]

Omschrijving:

CTM stelt organisaties in staat contracten en tenders online te managen. Met de software krijgen organisaties grip op budgeten en is de actuele status en prestatie per contract altijd inzichtelijk. CTM ondersteunt het gehele contractproces, vanaf het opstellen van het contract met de leverancier tot en met het beheren van het actieve contract. Het CTM is flexibel in te richten, zoals bijvoorbeeld onbeperkt aantal custom datavelden en custom (management) rapportages. Daarnaast zijn alle modules binnen CTM

volledig

met

elkaar

geïntegreerd,

waardoor

bijvoorbeeld

binnen

de

contractmanagementmodule eenvoudig minicompetities kunnen worden uitgezet binnen raamcontracten. De CTM oplossing wordt volledig in de Cloud als SaaS aangeboden waarbij de hoogste veiligheidseisen in acht worden genomen. CTM is ISO 270001 gecertificeerd. De licentiestructuur wordt aangepast op het gebruik van de klant, zodat voor elk type organisatie een passende licentie tot stand komt op basis van aantallen contracten en gebruikers. Minimaal vijf keer per jaar vindt er een nieuwe release plaats. De (door)ontwikkeling van het CTM platform wordt continue door circa 30 ontwikkelaars uitgevoerd. Het CTM platform wordt door heel Europa


33

gebruikt door meer dan 6.000 organisaties, waarbij nieuwe ontwikkelingen gratis (als optie) voor alle klanten beschikbaar komen.

Qando Naam oplossing:

Zycus Procurement Performance Suite

Website

www.qando.nl

Contactpersoon:

[email protected]

Omschrijving:

De Zycus Procurement Performance Suite is een compleet inkooppakket bestaande uit de modules: Contractmanagement (Contract Authoring en Contract Repository), Spend Management, eSourcing (Rfx en Auctions), Supplier Management (Supplier Information en Supplier Performance), Financial Savings management en een P2Pmodule. Het gehele pakket is gebouwd in één taal en vanuit één datamodel waardoor alle modules moeiteloos met elkaar kunnen integreren. Zycus is onlangs door Gartner Magic Quadrant benoemd als een van de Leaders in de markt.

Crics Naam oplossing:

Crics

Website

www.crics.nl

Contactpersoon:

[email protected]

Omschrijving:

CRICS helpt organisaties om meer te halen uit de relaties met hun leveranciers. CRICS stelt gebruikers in staat om viewers aan te maken, contracten in te voeren, documenten opslaan, KPI’s in te voeren en te managen, automatisch reminders naar leveranciers te sturen voor kortingen en bonussen en informatie over KPI’s. CRICS is een SaaS oplossing en heeft een licentiestructuur gebaseerd op het aantal actieve gebruikers. De prijzen zijn abonnementsprijzen per jaar, waarbij onderhoud, upgrades, support en back-up inclusief is. 2 x per jaar vindt er, in overleg met de gebruikers, een nieuwe release plaats met uitbreidingen en verbeteringen

E-size Netherlands Naam oplossing:

Esize Contract management

Website

www.esize.nl

Contactpersoon:

[email protected]

Omschrijving:

Met E-size Contract Management worden alle leverancierscontracten centraal vastgelegd. Het vergroot het inzicht in de benodigde contractinformatie, zodat er een betrouwbare basis is voor het onderhouden van het contractenportfolio. Het pakket geeft real-time inzicht in de financiële verplichtingen en stelt in staat afspreken te


34

bewaken en te beheren De oplossing maakt het eenvoudig om overeenkomsten op te stellen

(door

contracttemplates)

Contractafspraken

worden

en

bewaakt

om door

voorwaarden Key

aan

Performance

te

passen.

Indicators

en

opzegtermijnen. Het systeem waarschuwt automatisch als een contract gaat aflopen of moet worden aangepast. Door de oplossing te koppelen aan het bestelsysteem gebruikt de organisatie altijd de meest recente versie van een contract en worden de juiste condities en voorwaarden gehanteerd. Het is mogelijk om productcatalogi te koppelen aan contractdata om contracten optimaal te benutten. De oplossing wordt aangeboden als SaaS.

Effacts Naam oplossing:

Effacts

Website

www.effacts.com

Contactpersoon:

[email protected]

Omschrijving:

Effacts wordt gebruikt om contracten en andere juridische zaken zoals claims vast te leggen, goed te keuren en te beheren. Effacts richt zich niet op een specifiek bedrijfsproces zoals Inkoop of Verkoop. Het software platform biedt een alles-in-een oplossing voor verschillende soorten contracten. Daarnaast biedt Effacts software tools die de gehele levenscyclus van een contract kunnen digitaliseren, zoal het opstellen van de voorwaarden, het intern goedkeuren van de afspraken, het digitaal ondertekenen van de overeenkomst en het automatisch controleren van het nakomen van de afspraken. Effacts wordt aangeboden in de "Cloud" en on-premise. Klanten kunnen op ieder moment switchen tussen de verschillende service levels. Effacts wordt aangeboden in verschillende licenties op basis van het aantal gebruikers die contracten kunnen maken, gebruikers die contracten kunnen goedkeuren en bekijken en de hoeveelheid data. Kosten starten bij EUR 150 p/m en kunnen oplopen tot meer dan EUR 1.000 p/m voor hele grote organisaties. Effacts wordt doorontwikkeld door een dedicated R&D team van 8 FTE.

Inconto Naam oplossing:

Inconto CM; Inconto One

Website

www.inconto.com

Contactpersoon:

[email protected]

Omschrijving:

INCONTO Contractmanagement™ bevat contractbeheer en draagt zorg voor een proactieve signalering zodat contracten tijdig opgezegd of verlengd worden. Door rechten toe te kennen aan de documenten waarborgt u de veiligheid van


35

bedrijfsgevoelige informatie en wordt informatie alleen gedeeld met daartoe geautoriseerde personen. Documenten en gegevens uit alle contractfasen worden eenduidig vastgelegd in een elektronisch inkoopdossier. De behoefte bestaat om binnen het INCONTO de mogelijkheid te creëren voor het doorlopen van een autorisatie workflow bij contracten. Hierbij moet gedacht worden aan het autoriseren van contracten, alvorens ze in gebruik worden genomen, door contract-goedkeurders binnen de organisatie. INCONTO integreert de INCONTO modulen: E-procurement, Voorraad en Logistiek, Digitale factuurverwerking en Scan&Herken. INCONTO is zowel als SAAS als on premise verkrijgbaar. De licentiestructuur is onafhankelijk van het aantal gebruikers of contracten. Door te koppelen met financiële systemen en uw Active Directory ontstaat een volledig ingebed inkoop- en contractmanagement systeem. Specifiek voor MKB bedrijven is de SaaS variant INCONTO|one ontwikkeld.

MochaDocs Naam oplossing:

Mochadocs

Website

www.mochadocs.com/nl

Contactpersoon:

[email protected]

Omschrijving:

10 MochaDocs stelt contractmanagers in staat binnen 20 seconden een start te maken met het managen van een contract. Daarnaast heeft de contractmanager de volledig vrije hand in het managen van de inhoud van een contract, ongeacht die inhoud, de complexiteit of de eenvoud van een contract. De contractmanagementprocessen kunnen volledig worden geconfigureerd in de setup en per contract. De oplossing wordt alleen via de Cloud aangeboden. In meer dan 45 landen wordt actief gewerkt met MochaDocs. Er wordt een vaste fee per gebruiker in rekening gebracht. Abonnementen lopen per maand en kunnen maandelijks worden opgezegd. MochaDocs kent geen extra investering voor functionaliteiten. Alle klanten hebben alle functionaliteiten voor dezelfde prijs. De oplossing wordt doorontwikkeld op een "Less is Better" en "Need" basis.

Negometrix Naam oplossing:

Negometrix

Website

www.negometrix.com/nl

Contactpersoon:

[email protected]

Omschrijving:

Negometrix geeft inzicht in alle lopende en afgeronde contracten, met herinneringen op de door de klant ingestelde momenten. Er is volledige vrijheid in het opstellen van


36

templates voor contracten. Elk template kan gekoppeld worden aan een specifiek product of dienst en aan de relevante afdeling (inclusief autorisatie op organisatie-, afdeling-

of

contractniveau.)

Door

de

automatische

koppeling

met

de

tenderoplossing, is de historie inzichtelijk. Het pakket is gemakkelijk in te richten op prestatiemetingen binnen contracten. De oplossing wordt standaard Cloud-based aangeboden, maar kan in overleg ook on-premise draaien. Er zijn 2 type licenties, één voor Contractmanagement en één voor Contractbeheer.

Pactum Naam oplossing:

Pactum Contractbeheer

Website

www.contractbeheer.com

Contactpersoon:

[email protected]

Omschrijving:

Pactum stelt organisaties in staat om automatisch herinnert te worden om overeenkomsten te beëindigen, evaluatieafspraken met leveranciers in te plannen, garantietermijnen van aankopen vast te leggen, geeft volledig inzicht in alle lopende overeenkomsten, geeft inzicht in welke contracten lopen en zorgt ervoor dat gedigitaliseerde documenten altijd bij de hand zijn. Daarnaast geeft het pakket inzicht in contractwaardes, indexeringen en contract specifieke afspraken. Pactum is een werkplekonafhankelijke en schaalbare oplossing die

geschikt is voor organisaties

van1 tot 10.000 medewerkers. Pactum is een Cloud oplossing. Er wordt betaald naar gebruik en de oplossing is beschikbaar vanaf 14,95 per maand tot 249,95 per maand. Jaarlijks vinden er twee grote updates op basis van klantervaringen, klantvraag, klantpanel, onderzoeken en eigen bevindingen.

Proquro Naam oplossing:

Proquro

Website

www.proquro.nl

Contactpersoon:

[email protected]

Omschrijving:

Proquro

is

een

gebruiksvriendelijk,

flexibel

en

modulair

systeem

voor

e-

Contractmanagement, e-Procurement en e-Invoicing, dat eenvoudig kan worden aangepast. Doordat Proquro als Software-as-a-Service (SaaS) wordt aangeboden, betaalt u naar gelang het gebruik, zonder verborgen kosten of hoge investeringen. Proquro bespaart u tijd, geld en ergernis, en kan probleemloos worden gekoppeld met bestaande backoffice systemen.


37

United Quality Naam oplossing:

Contract Control

Website

www.unitedquality.nl

Contactpersoon:

[email protected]

Omschrijving:

Het pakket geeft in één oogopslag inzicht in de status van contracten d.m.v. een dashboard specifiek ontwikkeld voor het managen van de inhoud van contracten. Het bevat geen overbodige functionaliteiten. Contract kunnen worden ingevoerd en gemanaged op einddatum. Het pakket is eenvoudig in gebruik, werkt intuïtief en het vereist geen zware training om de applicatie te gebruiken. Het pakket is web-based wat betekent dat het online toegankelijk is vanaf elke computer, tablet of smartphone. Licenties worden per gebruiker per maand verstrekt en zijn per maand opzegbaar. Data kan worden geëxporteerd naar een voor MS-Office in te lezen formaat. Het pakket is in continue doorontwikkeling.

VendorLink Naam oplossing:

VendorLink Spend Management, -Vendor Management, -Contract Management

Website

www.vendorlink.nl

Contactpersoon:

[email protected]

Omschrijving:

VendorLink

brengt

de

actuele

spend

in

kaart,

beoordeelt

actuele

leveranciersprestaties op kwalitatieve en kwantitatieve gronden en stelt organisaties in staat contractafspraken te monitoren en risico’s te analyseren. VendorLink is onderscheidend door de relatie te leggen tussen uitgaven (Spend), contractafspraken (Contract Management) en prestaties (Vendor Rating). VendorLink wordt uitsluitend als Cloud oplossing aangeboden. De licentiestructuur is gebaseerd op een model per module waarvoor een vergoeding per maand wordt betaald. VendorLink is bij meer dan 70 klanten in gebruik en wordt doorontwikkeld door technologische mogelijkheden en de klantbehoefte.

2014 Een onderzoek naar gebruikerstevredenheid en de mogelijkheden in de markt

Recommend Documents