Opleiding Geo-informatie voor de lokale overheid Dag 2: organisatie en informatie 14/3/2013 Marien de Bakker
[email protected]
inhoud • Definities: Informatie en Organisatie • Organisatie – Modellen – Project – Projectdeelnemers • Competenties
– Kosten/baten
• Informatie is rode lijn • ????
competenties
3
Rapportage • Vorige keer • Wie vandaag?
4
Werkproces
+
+
=
+
Vraag + (geo)data + kennis = informatie ( + wijsheid) Besluiten (ondersteunend) 5
Wie (2x), wanneer, hoe,
6
definities • Organisatie = ??? • Een levend en door de deelnemers bewust gezocht samenwerkingsverband tussen natuurlijke of rechtspersonen, die daarbij al dan niet gebruik maken van middelen. Een organisatie in deze zin is een zelfstandig, geordend geheel van mensen en middelen die bepaalde processen uitvoeren. Een bedrijf is een organisatie die aan andere personen of rechtspersonen producten levert of diensten verleent. Een organisatie is niet altijd een bedrijf, maar een bedrijf is wel altijd een organisatie. http://home.kpn.nl/daanrijsenbrij/vision/nl/begrip2.htm#Organisatie [1]
Model “Jellema”
Model: werk in samenhang Management: Beleid & Organisatie
Toepassingsgebieden planologie, bouwkunde, civiele techniek, verkeerskunde, milieukunde Water, BOR …………… 9
GI in samenhang
Data: Verzamelen, onderhoud, standaarden
Geo-ICT
policy
presentation information
GIS transformation/processing selection soil
Know ledge
topography
internal raw data
external
Informatics
++
Geintegreerd organisatie model
producten
front office
mid-office back office
infrastructure toepassingen
data
beheer
Nolan’s Model: fases
Stage 1
Initiation
Stage 2
Stage 3
Contagion: Control verspreiding
Stage 4
Stage 5
Database Admin
Data Admin
Stage 6
Integration
Stage 7
Leading Edge (Maturity)
“Managing the Crisis in Data Processing”, Richard Nolan, Harvard Business Review, 1979.
Nolans model (I) Attributes Phases
1
2 initiation contagion type of Cost effective many; applications (registration) batch islands oriented Management and technical Application specialisation orientation possibilities; users learn IT planning meagre Slight; and - maintenance stimulate growth type of financing central; Central; and attitude of low interest (too) high users enthousiam
3 control Upgrade of documentation Middle management is active Formalised; structure explosive growth Central; Is it still possible to pay?
Nolans model (II) Attributes Phases
4/5 data-orientation type of rebuilding applications (use of database and network technology Management and systems measured: specialisation efficiency and effectiveness IT planning supply/demand in and - maintenance order to balance type of financing own budgets for users and attitude of users
6 integration organisational integration
7
maturity infrastructure (data-banks & network); online data administration; data resource; awareness top information strategy by top first approach strategic strategic info policy information policy effective system; common decisions on own responsibility for budget infrastructure
Opdracht • Waar zit je eigen organisatie volgens Nolan? Stage 1
Initiation
Stage 2
Stage 3
Contagion: Control verspreiding
Stage 4
Stage 5
Database Admin
Data Admin
Stage 6
Integration
Stage 7
Leading Edge (Maturity)
Waar localiseren we GI? • • • •
Speciale afdeling? Overal, maar wie is verantwoordelijk? Outsourcing? Combinatie?
• Wat vinden jullie??
16
Opdracht • Maak een organogram van je gemeente met – Uitvoerders, werkers – Beslissers over (geo)-informatie – Overleggen – Waar ben/zit jij? rollen als coördinator?
– Individueel, selectie van voorbeelden
Organogram: GIS in 1 afdeling
GIS diensten centraal
GIS decentraal in verschillende afdelingen
Federaal model van GIS
GIS diensten overal
overleg
GIS diensten (outsourcing)
1. functioneel manager
personnel human resources
manufacturing software
accounting
Process oriented
2. afdelingen Manager
Product Division 1
personnel
manufacturing
Product Division 2
accounting
personnel
manufacturing
Product directed
accounting
2. afdelingen Manager
Division 1 New York
personnel
manufacturing
Division 2 Amsterdam
accounting
personnel
manufacturing
geography/region
accounting
2. afdelingen Manager
Division 1 transport
personnel
manufacturing
Division 2 agriculture
accounting
personnel
manufacturing
Client oriented
accounting
3. matrix General manager
Project manager
personnel
product or project division 1
product division 2
manufacturing
accounting
dual authority in a matrix organization vice president finance
president
vice president engineering applications
vice president manufacturing
vice president marketing
product division 1
lateral chain of command for product divisions
product division 2
product division 3
vertical chain of command for functions
4. teams Manager as participant
external coach
5. network designer
manufacturer
broker
personnel services
marketeer Manager as facilitator
Waar localiseren we de GI groep? • Classificeer de organisatie: – vaardigheden status (IT) • centralized unit in IT or IS department
– strategische status (support management) • centralized unit near management
– Service/diensten status (gevarieerde klanten) • complex, afhankelijk van eisen)
– mixed status: enterprise GIS
Potentiële plekken voordelen Support unit (IT/IS)
Brings GIS within existing support, budget protection in early (expensive) stages High-level executive High visibility, strong placement authority Direct, frontline working units
Direct link with operational needs and existing budgets
nadelen Distance from operational needs, difficulties integrating into front-line units Perception of distance from operational needs, budget subject to whims Coordination is difficult, no authority of GIS over other units, weak (investment) budget position, lack of visibility
GI positie in publieke organisaties • G. Geografie – in kartografische/visualisatie afdeling
• I. Informatie – In beleidsafdeling (inhoud gericht)
• S. Systeem – in computer afdeling
pauze
35
Geo • pro – 1 focus: GIS / cartografie, visualisatie en communicatie – Tekenen gericht – geen conversie van data
• contra – GIS alleen als kaarten – Weinig inhoud – Ver van IT (computer department)
Info • pro – Veel inhoud – Data onderhoud bij bron en gebruik – goede verbinding tussen data
• contra – producten zijn “slechte” kaarten – eiland IT – Scheve ontwikkeling van GIS
Systeem • pro – technisch goed geregeld – Eerste plek voor innovatie – Verbonden met andere IT projectens (network, web)
• contra – GIS als een technische oplossing – Wensen van eind gebruikers zwak ontwikkeld – Veel nieuwe applicaties
Beheren = beheersen I
Interne levering Externe leverancier
update
Behoefte?
verwerken
Standaard methode? Kennis: inhoud, software Expertise Documentatie
39
beschikbaar?
Beheren = beheersen II
gebruik
update
Transparantie 40
Tijd: doorloop en inspanning
Human Resources Management “The people that staff and operate an organization (project) … as contrasted with the financial and material resources of an organization. The organizational function that deals with the people ...” http://humanresources.about.com/library/blhrfaq.htm Is HRM for person or organization? HRM relates to performance of team and project
41
Mensen en Projecten • Project team – Doen verschillende /specifieke taken – Gezamenlijke resultaten / produkten / deliverables
• Project manager – manage een team? / een project?
• Jullie ervaringen? – Als een team lid (with a manager) – Als een manager van je eigen project – goed/slecht/ugly? 42
Opdracht (15 minuten) • Kies een project (type)
• Definieer team met gewenst expertise • Zijn ze allemaal gedurende de looptijd nodig? • Opdracht per 3/4 43
Type of GI projects • technical change – e.g. new software (product or service) • organisational / cultural change – e.g. GIS from computerdepartment to policy department – e.g. responsibility lower in the organization • new (innovative) tasks – e.g. response to the general public (website) • maintenance – Cartographic products • research – e.g. Open GIS formats • ……. 44
Resultaten Opdracht • Wat is gemeenschappelijk? • Uitzonderingen? • Moeilijkheden?
45
Staffing a GI System / Project • • • • • • • • • •
(GI) manager / co-ordinator GI database manager: data design/collect/maintenance Cartographer/ Visualization System manager/architect/designer Programmer GI analyst Tester Trainer Communication specialist (public relations) Users / viewers / browsers – daily versus incidental – input / analysis / presentation – specialist / generalist / ambassador (DSDM)
46
Competenties Geografisch inzicht GI-analyse, visualisatie GI data en standaarden ……… Ecologie, geografie, toerisme Civiele techniek Vastgoed ………..
Kennis/inzicht organisatie Zelfstandig werken
totaal: communicatie 47
48
http://www.careeronestop.org/CompetencyModel/pyramid.aspx?GEO=Y
Type en aantal banen Management: Beleid & Organisatie coőrdinator
Toepassingsgebieden
GI – inside: gebruikers
IT
GI totaal
Geo-ICT
GI+ Data: Verzamelen, onderhoud, standaarden
49
Inwinner + beheer
Materiaal: vacatures
beleidsmedewerker Vastgoed- en Geoinformatie
.Net ontwikkelaar
50
PHOTOGRAMMETRY/LIDAR SYSTEM OPERATOR
Opdracht • • • • •
51
Per twee cursisten: Bekijk advertenties team Welke competenties worden gevraagd Vergelijk GTCM met advertenties Gemeenschappelijke discussie.
Personen / taken / niveau • Persoonlijk
– gedrag en cultuur – Eerdere ervaringen • Taken
– Innovatief tegenover onderhoud • niveau
– B.v. Universiteit of MBO technisch • Mengeling van alle aspecten
– Hoe dit te managen? • Soms verschillende en meerdere taken in 1 persoon 52
Projectteam (I) • klanten?; gebruikers; experts/producers; projectmanager • Allemaal: – Ok met project doelen/deliverables – Ok met samenwerking – communicatieve skills – flexibiliteit and creatief: • procedures • inhoud / span of control en expertise • culturele afhankelijkheid (hoog context “persoonlijk” versus laag context “feiten en informatie”) – “tijdelijkheid” 53
Project team (II) • goede chemie in team • rollen (meerdere in 1 persoon): – – – – – –
doeners & denkers praters & schrijvers uitvinders kampioen(en) sponsors criticaster
• Maar in a juiste(?) hoeveelheid • Kan er eigenlijk een keuze gemaakt worden? 54
Project team (III) • Klant (persoon die betaalt) – Tijd beschikbaar/ betrokkenheid – Hangt af van onderwerp – in project plan aangeven hoeveel bijdrage – wie beslist uiteindelijk?
• Producers / werkers – Doe het werk binnen de organisatie of buiten (outsourcing)
55
Project team (IV) • gebruikers (voordeel hebben van project) – Tijd beschikbaar (gepland?) – Wil men? – expertise – waar en wanneer zijn zij nodig? – in project plan aangeven hoeveel bijdrage – wie beslist uiteindelijk?? • gebruiker of project manager of klant/opdrachtgever
56
Hoe de gebruiker te gebruiken? • Gebruikers wensen/eisen enquetes – Bekijk huidige werk/ workflow – Spreken en luisteren naar alle niveaus van gebruikers – Lastig als mensen geen GIS kennen! – Gebruikers weten niet altijd wat ze willen – Relatief belang van de gebruiker • Benchmarking – testen van verschillende systemen /leveranciers – Veel kennis en ervaring noodzakelijk van de koper • Pilot (5 - 10 % van kosten) – Goede performance indicatoren • Ambassador user (DSDM) 57
gedeeld lei(ij)derschap in een team taken: • • • • •
agenda Informatie delen samenvatten Discussiëren Opiniëren
ondersteuning: • • • •
Stimuleren, schouderklopjes volgen harmoniseren Verminderen spanningen
Teamleiders vermijden negatieve handelingen:
negatier aggressief barriere Schijn belangrijkheid
58
Oproepen medelijden rivaliserend afstandelijk Slordig met procedures vissen naar complimenten
Projectmanager / teamleader • • • • • • • • •
intelligent pro-actief (handel voor het probleem te groot is) verzekerd helicopter view overtuigend enthousiast onderhandelaar Kennis van technologie (maar niet te veel?) gevoel voor beleid en politiek
=> Duizendpoot (en verstandig….) 59
Informatie manager • Een informatiemanager zorgt dat de interne en externe stroom van bedrijfsinformatie optimaal verloopt en bijdraagt aan het bedrijfsresultaat. Denk bij interne informatie aan financiële cijfers, rapporten en bij externe aan productinformatie. Informatie is binnen een bedrijf net een grondstof. Ze kan schaars zijn of juist overvloedig aanwezig, moeilijk of juist makkelijk bovengronds te krijgen. De taak van de informatiemanager is om ervoor te zorgen dat informatiestromen in een organisatie (nog) beter verlopen.
60
Vergelijking financiële wereld • CFO: Chief Financial Officer • Controller • Versus • Gegevenscoördinator • Soms een informatie manager 61
Controller • De controller is een financieel-economisch expert die directie en management ondersteunt bij het besturen en beheersen van de organisatie.
• Breed geaccepteerde functie met verregaande bevoegdheden 62
63
Taken: projectmanager • • • • • • • • 64
diplomaat leiden, richting aangeven (prioriteit 1) planning Organiseren van b.v. management support Coordinatie/afstemming Ontwikkeling /selectie van alternatieven implementatie control
Opleiding van manager • management techniques – Mindmapping, SMART – hoe project management in de praktijk • Plan, organize/do, lead/act, control/check • doelen definitie, resources, kosten, opbrengsten, schatting van risicos, SWOT • leider – moderator • presentatie technieken • onderhandelings vaardigheden en crisis management • gebruik project software – E.g. MS-Project • GI expertise? 65
Manager acts if: • • • •
workload is not as planned more/less people needed and/or means in- or decrease in level of ambition change in date of mile-stones
• Discuss / communicate with customer / client • Interaction with other projects 66
verbinding in team GI projectmanager: De cement in het GI project/program: people
data paper
digital
spin
costs
benefits application
67
boss
Succes = kwaliteit * acceptatie • Succes van een GI project: • Kwaliteit – 80 % : organisatie vaardigheden – 20 %: technologische expertise
• maal • acceptatie – door mensen in de organizatie – Mensen: goede team = educatie & training 68
Coordinatie is niet makkelijk . . .
pauze
70
opdracht • individueel, daarna per twee • Lees het artikel met de 10 mistakes nog eens door? • Welke drie herken je het meeste? • Wat doe je eraan/ermee? discussie
Relatie termen visie / missie
Strategisch beleids plan
programma
tactisch
project n project project project project 2 project 1
Proj. mngt. Principes • Denk eerst voor doen/uitvoeren • Denk naar voren => terug => v... • werk van generiek naar specifiek
Proj. mngt. benadering • faseer activiteiten • control resources • Maak milestones – producen met deadlines – overleggen – deze brug momenten geven controle door besluiten (go/no go)
Steps: System Life Cycle
Longley et al, 2001
Fases (Waterfall methodologie)
Review and Maintenance After: ESRI Virtual Campus
Detail phases
System Implementation Stages Tasks
Stages
Understand the Technology Technology Exchange Staffing and Training
Requirements
GIS User Requirements User Workflows Data Requirements
System Architecture Design Hardware Specifications Strategic Implementation Plan
System Development User Applications Database Design Data Migration
Design
Prototype Functional Testing Application Functional Acceptance testing Software performance validation testing Initial Application and Database Tuning
Initial System Deployment System Performance Testing
Construction
System load testing (performance harness) System Tuning (Tofino tools)
Production Deployment System Acceptance Testing
Implementation
GIS Business Planning Optimizing your Benefits (Prerequisite for purchasing hardware)
Data Requirements Application Business (Information resources) Processes Infrastructure Requirements Needs (User workflows)
(User productivity tools) System Design Strategic Deployment Plan Planning
Planning with regular commitments leads to success
Phased Implementation Strategy Plan to Manage Technology Change
2003-2005 Strategic Plan
2004-2006 Strategic Plan
2002 Deployment Authorization
2003 Deployment Authorization
Project controle • • • • •
tijd (human and financial) resources kwaliteit informatie organisatie
• Definieer voorgesteld resultaat (helder doel) – wat te doen, wat niet te doen
Zes lessen uit een gemeente • Communicatie met alle niveaus – Top (politici en management), midden, uitvoering
• Zet het GIS programma op het organisatie niveau • Karteer op het laagste (perceel) level detail • Maak en onderhoud een standardized database met adressen BAG • (Buy backlit digitizing tables)
valkuilen (GIS) implementatie • • • • • • • • • • • •
Failure to consider problems (plan your problems) Overstating benefits Using GIS as an experiment Failure to define goals, specify requirements, report results No long term planning Lack of management support Lack of user involvement and/or training Computerizing existing problems Continuation of existing manual systems Lack of user R&D support Systems cannot be expanded or modified Budget overrun or under estimation
• Plus – – – – – – –
Gebruik van GIS consultant
gespecialiseerde expertise Practische experience Kennis van valkuilen (?) Korte termijn (?) Quick response and shorter planning process More cost effective than self education Coordinated, unbiased, neutral planning for everyone
• Min – Korte termijn (?) – Verbinding met collega’s – Mogelijk zonder/na de consultant?
Project fases • • • • • •
initiative (idea) definition (what?) design (how?) preparation (how to make?) realisation (do) after care (maintain)
Opdracht A • een team lid doet niet wat afgesproken is (kwalitatief en kwantitatief). • Een ander team lid klaagt en deadline van project is nabij. • de klant weet niets over dit probleem • Hoe los je dit op als een manager? • 10 minuten per twee, daarna in groep 87
opdracht B • Een team lid doet altijd meer dan afgesproken is • Kosten en planning van het project is out of control • Hij/zij klacht over je leiderschap • Hoe ga je om met deze situatie? 10 minuten per twee, daarna in groep 88
Pauze
89
90
kosten & baten Return on Investment (ROI)
91
Inhoud • • • •
92
Introductie opdracht Kosten Baten Vergelijking
Opdracht Xa • Voorbereiding Kosten/baten analyse • Wat kost een uur geo-informatie werk? – Kies 2 taken – Berekening/schat wat een uur kost – Geef aan wat je er allemaal bij neemt en wat niet
Opdracht Xb • Voorbereiding kosten/baten analyse • Wat zijn de baten van geo-informatie? – Maak een lijst van baten en opbrengsten (minimaal 5) – Denk aan een “baas” die je deze vraag stelt in het kader van afweging investering/opbrengst
Why CBA? • Relation with business drivers
• Use to compare alternatives • Influence decisions • Evaluation /audits products & services 95
Randvoorwaarden • Definitie cost/benefit ROI • Consistent tussen – Missie, IT en workflow en processen
• Schaal niveau – Individu work process, afdeling, enterprise – Product
• Inzicht in nul situatie (monitoring) • Periode – Dag, maand, jaar, 5 jaren …..
• Toekennen aan …..
96
Methodology
source: www.roi.esri.com/ 97
Costs • Salary + overhead • hardware – computer, server, network, printer/plotter
• software + programming • data
98
• • • • •
– conversion + maintenance/update
user training + productivity system management user support product documentation updates/versions
Voorbeeld kosten 10 seats
100 seats
Hardware Software Data Staff
$ 30 25 400 440
% 3.4 2.8 44.7 49.1
$ 250 200 450 2000
% 8.6 6.9 15.5 69.0
Total
895
100
2900
100
* $1000
Vergelijk verschillen Longley et al, 2001 99
Example workprocess: labels
http://www.maptext.com/cost.shtml 100
Trends in costs Services: consultancy customization education training maintenance data
http://www.gisig.it/best-gis/Guides/chapter9/nine.htm 101
Benefits • Tangible (hard, direct) – Choice and selection
• Untangible (soft, assumptions) – Choice and selection
Benefits (hard/direct) – Common databases • share data/information • Less maintenance / versions • Less space for archiving
– Employee productivity improvement • 10 : 1 spatial analysis • 3 : 1 production of maps (Korte, G., 1996)
– faster results – more with less persons (?) – ……….
1 0 3
Benefits (soft/indirect) • Efficiency
– Reduction costs (see task done “without” GIS)
• Effectivity
– Task not possible without GIS
• Service
– Internal/external
• Improved management decisisions – potential, difficult to quantify
• Improved visualisation • Higher competitiveness
– If you have competitors
• ……………
1 0 4
Definition benefits for organization
Numbers: relate to workprocesses
1 0 5
Help to define benefits 1 0 6
CMM: capability maturity model
Benefits (application level) Gillespie (2000) – e.g. pure efficiency benefits: – RATIO = 0.477 + 0.100 INPLEX2 - 0.001 INTERACT + 0.051 OUTPLEX + 0.377 SMALL + 0.232 COST - 0.186 LAND + residual
– http://www.nysgis.state.ny.us/coordinationprogram/reports/montana/#benefit_4 – Be aware: model needs data before and after for comparison
1 0 7
1 0 8
Matrix Business value
Benefit value
Crowe, 1994
Name the benefits in time 1 0 9
Comparison costs with benefits 1 1 0
• Apples with pears?? • Comparable units – Finances – Energy – ……
• Need? – Not always: – E.g. Legal necessity (INSPIRE …) – But: strong business case
Financial Metrics
111
CBA in time money
benefits
costs time
112
Longley et al, 2001
cost-benefit analysis (estimates) 7000000 6000000
dollars
5000000 4000000
GIS costs
3000000
total benefits
2000000 1000000
00
20
99
19
98
19
97
19
96
19
95
19
94
19
93
19
92
19
91
19
19
90
0
years
Overall B/C ratio 5.8, after inflation 2.4 113
Smith & Tomlinson, 1992, GIS Vol 6, no 3, 247 - 256
Report and present • • • • • • • • • • 114
Executive Summary Purpose and Scope Background and History of GIS at … Methodology Employed Business Challenges and Opportunities Proposed Program Program Costs + Timeframe Governance Business Analysis ROI Conclusions + Recommendation
conclusion • Cost/ Benefit analysis is difficult – Cost time and energy – Only if you need to “sell” it
• But gives insight and overview – Possibility to manage, control and plan
• Define benefits in time slices – quick wins in the first period
• From “outside” to “inside” to “outside” • Future and history 115
Literature Crowe, Jim, 1994, Nice idea, but is it worth it? A cost-benefit analysis for GIS, GIS Europe, April 14 -15 Gillespie, Stephen R. 2000, An empirical approach to estimating GIS Benefits. URISA Journal 12(1):7 – 14
Korte, G., Weighing GIS benefits with financial analysis, GIS World, July 1996, p. 48-52 Longley, Paul A., Michael F. Goodchild, David J. Maguire, David W. Rhind, 2005, Geographic Information Systems and Science , 2nd Edition, Wiley Maguire, David J., Victoria Kouyoumjian, Ross Smith, 2008, The Business Benefits of GIS: An ROI Approach, ESRI Press Overview cost benefit analysis: https://udel.edu/pipermail/ud-gis/2003-May/000126.html
Thomas, Christopher and Milton Ospina, 2004, Measuring Up, the business case for GIS, ESRI Press
116
Situatie aan het eind?
Afsluiting • Wat geleerd?
• Twee zinnen rapporteur
118
