PERATURAN IKATAN MOTOR INDONESIA NOMOR : 005/IMI/PI - ADM/XI/2008 Tentang TATA KERJA KEPENGURUSAN IKATAN MOTOR INDONESIA
Pasal 1 PENDAHULUAN 1. Peraturan Organisasi ini ditetapkan sebagai tindak lanjut dari ketentuan yang diamanatkan dalam Anggaran Dasar [ AD ] dan Anggaran Rumah Tangga [ ART ] IMI, khususnya AD - IMI pasal 14 dan ART - IMI Pasal 10, 11,12,13. 2. Tata kerja Kepengurusan Ikatan Motor Indonesia terdiri dari : a. Pembidangan Kerja. b. Tugas Kepengurusan c. Prosedur Kerja. d. Prosedur Surat - Menyurat e. Rapat - Rapat f. Prosedur Keuangan
Pasal 2 PEMBIDANGAN KERJA 1. Untuk mencapai efektifitas dan efisiensi dalam pelaksanaan tugas kolektif, maka dalam tata kerja diadakan pembidangan dan pembagian unsur sebagai berikut : a. Sebagai suatu kesatuan yang bersifat kolektif, maka Seluruh anggota Pengurus IMI dalam tata kerja ini disebut Unsur penentu Kebijaksanaan [ Policy Making ]. b. Dalam tata kerja ini yang disebut dengan Unsur Pelaksana Kebijaksanaan [ Policy Executing ] adalah Ketua - Ketua Bidang, Sekretaris Jenderal/Sekretaris, Wakil Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris, Bendahara dan Wakil Bendahara, Biro - Biro, Anggota Komisi Pusat/Provinsi dan tenaga yang diperbantukan lainnya berdasarkan penunjukan pengurus IMI. 2. Tugas Unsur Penentu Kebijaksanaan [ Policy Making ] a. Menyusun dan menjabarkan program kerja IMI, baik untuk program jangka panjang maupun jangka pendek.
b. Menampung laporan - laporan dan mengamati seluruh kegiatan organisasi, olah raga dan pariwisata otomotif, mengadakan inventarisasi masalah serta menentukan kualitas dan kuantitas kegiatan. c. Menyiapkan konsep - konsep yang diperlukan untuk itu, mengadakan evaluasi serta mengenalisa bobot permasalahan dan urgensinya yang kemudian menyimpulkan alternatif tindakan yang akan dipilih. d. Mengadakan penilaian terhadap proposal kegiatan olahraga otomotif yang ditujukan kepada pengurus IMI secara menyeluruh, yang meliputi persyaratan persyaratan yang harus dipenuhi sebelum dan sesudah persetujuan diberikan, dan selanjutnya menyiapkan langkah - langkah, tindakan - tindakan yang akan dijalankan. e. Dalam hal - hal yang sangat mendesak, maka Ketua Umum/Ketua dan Wakil Ketua Umum/Ketua Harian dapat mengembil suatu keputusan dengan sejauh mungkin berkonsultasi dengan beberapa pengurus IMI yang saat itu dapat dihubungi dan sesegera mungkin dipertanggung jawabkan dalam rapat pleno pengurus IMI. 3. Tugas Unsur Pelaksana [ Policy Ekecuting ] a. Melaksanakan kegiatan atau tugas - tugas yang sesuai dengan kebijaksanaan yang telah diputuskan/ditetapkan. b. Mengadakan kordinasi dan sinkronisasi atau kerja sama antar unsur pelaksana/petugas dalam melaksanakan kegiatan atau tugas - tugas demi citra dan wibawa IMI. c. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan atas pelaksanaan kegiatan/tugas kolektifitas.
Pasal 3 TUGAS KEPENGURUSAN 1. Tugas Ketua Umum/Ketua/Wakil Ketua Umum/Ketua Harian a. Bertanggung jawab atas kebijaksanaan umum organisasi baik keluar maupun kedalam sesuai dengan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga IMI. b. Mengadakan pembagian kerja diantara Ketua - Ketua Bidang dalam rangka menjalankan fungsi kontrol/pengawasan. c. Memimpin rapat - rapat seperti diatur dalam tata kerja IMI. d. Menjamin, membina, memelihara dan mengamankan hubungan organisasi IMI dengan Instansi atau lembaga - lembaga lainnya yang ada kaitannya dengan kegiatan organisasi. e. Menanda tangani surat - surat keluar, terutama yang berisi sikap keluar/bertindak untuk dan atas nama organisasi setelah diparaf oleh Sekretaris Jendral/Sekretaris dan atau Ketua Bidang. f. Bersama Sekretaris Jenderal/Sekretaris menginventarisasi masalah - masalah yang timbul, untuk kemudian dibawa kedalam rapat pleno pengurus IMI.
g. Menunjuk salah satu atau beberapa pengurus IMI, untuk membantu menangani satu atau beberapa kegiatan/program/tugas yang kurang atau tidak berjalan. h. Dalam hal sedang berhalangan, menunjuk salah seorang pengurus IMI lainnya secara tertulis untuk melaksanakan kegiatan/tugas Ketua Umum/Ketua/Wakil Ketua Umum/Ketua Harian. 2. Tugas Ketua - Ketua Bidang a. Bersama - sama Ketua Umum/Ketua/Wakil Ketua Umum/Ketua Harian dan Sekretaris Jenderal/Sekretaris/Wakil Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris menginventaririsasi dan mengamati perkembangan masalah - masalah yang timbul dalam rangka pelaksanaan kebijaksanaan organisasi. b. Mempersiapkan konsep - konsep dan bahan - bahan yang diperlukan dalam rangka penentuan kebijaksanaan organisasi. c. Memberikan saran kepada Ketua Umum/Ketua/Wakil Ketua Umum/Ketua Harian bersama dengan Sekretaris Jenderal/Sekretaris/Wakil Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris dalam hal pengambilan keputusan yang dilakukan karena keadaan yang sangat mendesak. d. Menjalankan tugas - tugas Ketua Umum/Ketua dan atau Wakil Ketua Umum/Ketua Harian atas dasar penunjukan tertulis apabila Ketua Umum/Ketua berhalangan. e. Membantu Ketua Umum/Ketua/Wakil Ketua Umum/Ketua Harian dalam mengkoordinasikan masing - masing bidang, dan dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Ketua Umum/ketua. 3. Tugas Sekretaris Jenderal/Sekretaris a. Mendampingi Ketua Umum/Ketua/Wakil Ketua Umum/Ketua Harian dalam bertindak untuk dan atas nama organisasi. b. Bersama Ketua umum/Ketua/Wakil Ketua Umum/Ketua Harian/Ketua Departemen/Bidang menginventarisasi masalah - masalah yang timbul untuk kemudian dibawa kerapat pleno pengurus IMI untuk dicarikan pemecahannya. c. Mengkordinir kegiatan teknis administrasi untuk seluruh kegiatan IMI dan mengadakan pembagian tugas dengan Wakil Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris. d. Bersama Ketua Umum/Ketua/Wakil Ketua Umum/Ketua Harian/Ketua Bidang menunjuk salah satu, atau beberapa pengurus IMI untuk membantu menanngani satu atau beberapa kegiatan/program atau tugas yang kurang atau tidak berjalan lancar. e. Dalam hal pengambilan keputusan karena keadaan yang sangat mendesak, bersama Ketua Bidang memberi saran kepada Ketua Umum/Ketua/Wakil ketua Umum/Ketua Harian. f. Dalam hal berhalangan, Sekretaris Jenderal/sekretaris dapat menunjuk Wakil sekretaris Jenderal/Wakil sekretaris untuk melaksanakan tugas - tugas Sekretaris Jenderal/Sekretaris dan bila dipandang perlu pelimpahan tugas tersebut dibuat secara tertulis. 4. Tugas Wakil Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris
a. Melaksanakan tugas sesuai dengan pembidangan yang ditetapkan antara Sekretaris Jenderal/Sekretaris dengan Wakil Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris dalam hal koordinasi kegiatan tehnis administrasi seluruh kegiatan IMI. b. Turut membantu Sekretaris Jenderal/Sekretaris dalam menyusun laporan pelaksanaan proyek kegiatan untuk dilaporkan secara tertulis kepada rapat pleno pengurus IMI. c. Membantu pendokumentasian dan mengumpulkan berita - berita atau hal - hal yang ada kaitannya dengan kegiatan otomotif terutama yang menyangkut kegiatan IMI. d. Menggantikan dan melaksanakan tugas - tugas Sekretaris Jenderal/Sekretaris apabila Sekretaris Jenderal/Sekretaris berhalangan, bila dipandang perelu dengan tertulis. 5. Tugas Bendahara a. Bersama Ketua Umum/Ketua bertanggung jawab atas pemasukan dan pengeluaran dana. b. Melakukan teknis pengelolaan keuangan dan pengaturan logistik IMI. c. Membantu Ketua - Ketua Bidang dalam menyusun Rancangan Anggaran Kegiatan yang akan dilaksanakan. d. Membantu Ketua - Ketua Bidang dalam menyusun laporan pertanggung jawaban keuangan kegiatan yang telah dilaaksanakan. e. Setiap permulaan tahun kerja menyusun anggaran pendapatan dan belanja organisasi, dan sekurang - kurangnya 3 [ tiga ] bulan sekali melaporkan posisi keuangan organisasi dalam rapat pleno pengurus IMI. f. Mengadakan pembagian tugas antara Bendahara dan Wakil Bendahara. 6. Tugas Wakil Bendahara a. Melaksanakan tugas - tugas yang diberikan oleh Bendahara. b. Menggantikan pelaksana tugas - tugas Bendahara atas petunjukan tertulis apabila bendahara berhalangan. 7. Tugas Biro a. Mengatur pelaksanaan kegiatan menurut bidang masing - masing secara teknis operasional. b. Melaksanakan tugas - tugas sesuai dengan penugasan atau tugas yang diberikan c. Dalam mengadakan tugas sehari - hari selalu mengadakan hubungan atau konsultasi dengan Unsur Ketua Bidang yang bersangkutan. d. Bersama dengan Biro masing - masing dan yang ditugaskan mengatur pelaksanaan kegiatan dan mengadakan kerjasama yang baik dengan unsur unsur pelaksana lainnya.
Pasal 4 PROSEDUR KERJA 1. Semua permasalahan yang merupakan kebijaksanaan [ policy ] yang perlu dipecahkan oleh IMI dilaporkan kepada Ketua Umum/Ketua sedangkan permasalahan permasalahan yang dalam pelaksanaannya bersifat teknis dilaporkan kepada Sekretaris Jenderal/Sekretaris. 2. Ketua Umum/Ketua membagikan permasalahan tersebut kepada Ketua Bidang yang bersangkutan untuk dibahas dan disiapkan alternatif penyelesaiannya. Jika terdapat suatu masalah penting dan atas usulan Ketua Bidang yang bersangkutan diperlukan rapat pleno, maka Ketua Umum/Ketua dapat mengundang rapat pleno pengurus IMI untuk membahas masalah yang diusulkan oleh Ketua Bidang yang bersangkutan. 3. Dalam pelaksanaannya masalah - masalah yang masuk ke Sekretaris Jenderal/Sekretaris diteruskan kepada Ketua Bidang yang mengkoordinir bidang yang bersangkutan untuk dibahas dan disiapkan penyelesaiannya, kemudian dilaporkan kepada rapat pleno pengurus IMI. 4. Setiap rapat agar diusahakan adanya inventarisasi masalah yang akan dibahas. 5. Dalam pelaksanaan kegiatan - kegiatan di Bidang yang dipimpinnya, Ketua Bidang bertanggung jawab atas pelaksanaannya. Dan apabila terdapat kegiatan yang melibatkan beberapa Bidang atau kegiatan khusus, maka melalui rapat pleno pengurus IMI Â akan ditunjuk penanggung jawabnya. 6. Paling lambat satu bulan setelah selesai kegiatan, penanggung jawab kegiatan melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan yang disertai dengan pertanggung jawaban keuangan kepada Ketua Umum/Ketua dalam rapat pleno pengurus IMI.
Pasal 5 PROSEDUR SURAT - MENYURAT 1. Semua surat masuk yang bersifat dinas, baik untuk masing - masing anggota pengurus maupun IMI secara kolektif harus dicatat [ diagendir ] oleh Sekretaris Jenderal/Sekretaris. 2. Surat masuk yang telah dicatat dan diberikan lembar disposisi yang kemudian diteruskan kepada Sekretaris Jenderal/Sekretaris, setelah dibuat ringkasan tentang pokok - pokok masalah dari surat dimaksud., oleh Sekretaris Jenderal/Sekretaris dan dilaporklan kepada Ketua Umum/Ketua, untuk selanjutnya Sekretaris Jenderal/Sekretaris meneruskan kepada Ketua Bidang yang bersangkutan sesuai dengan petunjuk Ketua Umum/Ketua/Wakil Ketua Umum/Ketua Harian. 3. Pada dasarnya semua surat masuk disimpan di Sekretariat Jenderal/Sekretariat, namun dalam hal tertentu yang menyangkut pelaksanaan kegiatan. Surat yang masuk tersebut dapat disimpan oleh Bidang yang bersangkutan, akan tetapi sebelumnya dicatat/dicopy dulu oleh Sekretariat Jenderal/Sekretariat.
4. Semua surat keluar yang bersifat dinas, baik dari masing - masing anggota pengurus maupun dari IMI secara kolektif, harus diproses dan diagendir oleh Sekretariat Jenderal/Sekretariat menurut bentuk administratif yang telah ditentukan oleh Sekretaris Jenderal/Sekretaris. 5. Surat keluar yang berisi pernyataan sikap keluar, bertindak untuk dan atas nama organisasi harus ditanda tangani oleh Ketua Umum/Ketua/Wakil Ketua Umum/Ketua Harian, setelah diparaf oleh Sekertaris Jenderal/Sekretaris, Ketua Bidang yang bersangkutan. 6. Surat yang bersifat teknis administrative dan bersifat rutin semata - mata dapat ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal/Sekretaris dan Ketua Bidang yang ditugaskan.
Pasal 6 RAPAT - RAPAT 1. Jenis - Jenis Rapat : a. Rapat pleno pengurus IMI, yaitu : 1. Rapat pleno rutin, yang diadakan sekurang - kurangnya satu bulan sekali . 2. Rapat pleno khusus, yang diadakan apabila dianggap perlu guna memecahkan permasalahan yang dianggap penting dan sebaiknya dalam rapat pleno khusus diikut sertakan Unsur Penasehat/Badan Pengawas. b. Rapat bersama anggota pengurus IMI dengan Badan Pengawas diadakan sekurang - kurangnya 3 (tiga) kali dalam satu tahun atau sesuai dengan keperluan khususnya, untuk meminta saran, pendapat dan pengarahan dari Badan Pengawas terhadap suatu permasalahan yang dihadapi. c. Rapat - rapat lain yang diadakan dalam rangka menjalankan tugas dan fungsinya, rapat ini diadakan untuk mempersiapkan konsep - konsep kebijaksanaan dan semua program kegiatan yang akan dilaksanakan IMI. 2. Quorum bagi rapat - rapat tersebut sesuai dengan Anggaran Rumah Tangga IMI pasal 25 ayat 1. yaitu rapat - rapat  dianggap sah jika dihadiri oleh sekurang - kurangnya setengah ditambah satu  jumlah pengurus. 3. Apabila rapat pleno tidak mencapai quorum dan setelah di undang 2 [ dua ] kali dengan batas waktu 1 [ satu ] kali 24 jam, maka peserta rapat yang hadir dapat mengambil suatu keputusan yang nilainya sama dengan keputusan rapat pleno pengurus IMI secara Kolektif. 4. Pengambilan keputusan pada azasnya diusahakan sejauh mungkin secara musyawarah untuk mencapai mufakat, jika tidak tercapai mufakat maka keputusan dapat diambil berdasarkan suara terbanyak, dan jika terjadi jumlah suara tertinggi sama maka pengambilan suara dapat diulang sekali lagi, dan jika masih sama  maka keputusan dapat diambil oleh pimpinan rapat. 5. Untuk setiap jenis rapat harus dibuat suatu risalah yang pelaksanaan teknisnya dikoordinir oleh Sekretariat Jenderal/Sekretariat dengan menunjuk notulis rapat.
6. Pemberitahuan undangan rapat diberitahukan kepada yang diharuskan hadir pada rapat tersebuit paling lambat 3 [ tiga ] hari sebelumnya. 7. Seluruh pengurus IMI yang diharuskan hadir dan telah diundang wajib memenuhi dan menghadiri undangan dimaksud, dan apabila ternyata sebanyak 3 [ tiga ] kali berturut turut tidak hadir maka yang bersangkutan dapat dianggap mengundurkan diri dan jabatannya dapat dinyatakan lowong dan digantikan/diisi sesuai ketentuan yang berlaku  melalui rapat pleno pengurus IMI. 8. Agenda rapat dapat ditentukan oleh Ketua Umum/Ketua/Wakil Ketua Umum/Ketua Harian untuk ditawarkan kepada peserta rapat untuk disetujui, dan sebelum rapat dimulai peserta rapat diharuskan mengisi absensi rapat yang disediakan. 9. Pimpinan rapat dapat mengeluarkan peserta yang tidak diundang dan atau mengeluarkan peserta rapat, apabila peserta tersebut dianggap menyimpang dari tata tertib rapat dan atau diangap mengacaukan rapat. 10. Para peserta rapat tidak dibenarkan memotong secara langsung pembicaraan peserta lain yang sedang berbicara, atau berbicara tanpa ijin pimpinan rapat. 11. Rapat dipimpin oleh Ketua Umum/Ketua/Wakil Ketua Umum/Ketua Harian, atau oleh yang ditugaskannya secara tertulis untuk memimpin rapat.
Pasal 7 PROSEDUR KEUANGAN 1. Anggaran Keuangan dibedakan dalam 3 [ tiga ] macam, yaitu : 1. Anggaran Rutin 2. Anggaran Operasional 3. Anggaran Insidentil 2. Anggaran Rutin terdiri dari : 1. Anggaran Rutin Sekretariat Jenderal/Sekretariat, adalah anggaran untuk Sekretariat Jenderal/Sekretariat yang disusun oleh Sekretariat Jenderal/Sekretariat bersama - sama dengan Bendahara dan dikonsultasikan dengan Ketua Umum/Ketua. 2. Anggaran Rutin Konsolidasi Organisasi, adalah anggaran untuk konsolidasi organisasi yang disusun oleh anggota Pengurus dan disyahkan dalam rapat pleno pengurus IMI, dan anggaran ini berlaku selama satu tahun. 3. Anggaran Operasional, adalah anggaran untuk membiayai suatu kegiatan yang disusun oleh Ketua Umum/Ketua/Wakil Ketua Umum/Ketua Harian dan atau pimpinan pelaksana kegiatan yang bersangkutan dengan dibantu oleh Bendahara dan dikonsultasikan oleh anggota pengurus lainnya. 4. Anggaran Insidentil berupa cadangan dana yang sewaktu - waktu dapat digunakan untuk membayar pengeluaran yang tidak dapat diduga sebelumnya yang kewenangannya ada pada Ketua Umam/Ketua. 5. Bendahara hanya dapat membayar pengeluaran setelah disetujui [ difiat ] oleh :
1. Untuk angaran rutin Sekretariat Jenderal/Sekretariat difiat oleh Ketua Umum/Ketua/Wakil Ketua Umum/Ketua Harian, Sekretaris Jenderal/Sekretaris, Bendahara. 2. Untuk anggaran rutin konsolidasi organisasi difiat oleh Ketua Umum/ Ketua /Wakil Ketua Umum/Ketua Harian,Sekretaris Jenderal/Sekretaris, Bendahara. 3. Untuk anggaran operasional harus difiat oleh Ketua Umum/Ketua/Wakil Ketua Umum/Ketua Harian, Sekretaris Jenderal/Sekretaris, Bendahara. 4. Untuk anggaran insidentil harus difiat oleh Ketua Umum/Ketua/Wakil Ketua Umum/Ketua Harian/Sekretaris Jenderal/sekretaris, Bendahara 6. Pencarian dana yang tidak mengikat dikoordinir oleh Ketua Umum/Ketua/Wakil Ketua Umum/Ketua Harian/Sekretaris Jenderal/Sekretaris,Bendahara. 7. Bendahara harus membuat laporan keuangan yang ada sekurang - kurangnya 3 [ tiga ] bulan sekali. 8. Cara teknis pengelolaan keuangan IMI [ tanda pengeluaran/penerimaan atau yang lainnya ] ditetapkan kemudian dengan suatu keputusan tersendiri berdasarkan pokok pokok pikiran tersebut diatas.
Pasal 8 PENUTUP Peraturan IMI ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan melalui Rapat Kerja Nasional dan apabila terdapat kekeliruan dalam penetapannya akan dilakukanperbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di : Jakarta Pada tanggal : 20 Nopember 2008 PIMPINAN RAPAT KERJA NASIONAL IKATAN MOTOR INDONESIA - 2008
JULIARI P.BATUBARA Ketua
