KONINKRIJK BELGIE
Brussel, Adres : Hoogstraat, 139, B-1000 Brussel Tel.: +32(0)2/213.85.40 E-mail :
[email protected] Fax.: +32(0)2/213.85.65 http://www.privacycommission.be
COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER
BERAADSLAGING FO Nr 07 / 2007 van 2 mei 2007
O. Ref. :
SA2 / FO / 2007 / 004
BETREFT : Aanvraag van FOD Binnenlandse Zaken, Algemene Directie Instellingen en Bevolking, om mededeling te krijgen van persoonsgegevens vanwege de FOD P&O.
De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna ‘WVP’), inzonderheid de artikelen 31bis en 36bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, inzonderheid artikel 18; Gelet op de aanvraag van de FOD Binnenlandse Zaken, Algemene Directie Instellingen en Bevolking, ontvangen op 26 april 2007; Gelet op het verslag van de voorzitter; Beslist op 2 mei 2007, na beraadslaging, als volgt:
Ber. FO 07 / 2007 - 1 / 6
I. CONTEXT, VOORWERP EN MOTIVERING VAN DE AANVRAAG ---------------------------------------------------------------------------------------------1. Het Kieswetboek stelt in zijn artikel 180quinquies, § 4, 1ste lid « Binnen het Ministerie van Buitenlandse Zaken wordt er […] een speciaal bureau opgericht dat belast is met de opneming van de stembiljetten van de in het buitenland verblijvende Belgen die gekozen hebben voor de persoonlijke stemming in de diplomatieke of consulaire beroepsposten». 2. Het speciale stemopnemingsbureau wordt samengesteld uit een voorzitter1, vier bijzitters, vier plaatsvervangende bijzitters en een secretaris2. De leden van het speciale stemopnemingsbureau worden aangewezen onder de ambtenaren van het Ministerie van Buitenlandse Zaken3. 3. De wet van 13 februari 2007 houdende verscheidene wijzigingen inzake verkiezingen4 voert in het Kieswetboek een nieuw artikel 180quinquies, § 4, 6de lid, in dat voorziet dat voortaan de voorzitter van de Rechtbank van eerste aanleg te Brussel, die het speciale stemopnemingsbureau voorzit, voor het stemrecht van de Belgen in het buitenland naast federale ambtenaren van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken ook beroep kan doen op alle ambtenaren bij de federale overheidsdiensten. 4. Deze wetswijziging is er gekomen omdat voortaan dit stemopnemingsbureau ook de stembiljetten van de Belgen in het buitenland, die stemmen per briefwisseling in de kieskring Brussel-Halle-Vilvoorde, moet tellen (artikel 180septies, § 5 Kieswetboek). Dit betekent een verdubbeling van het aantal telbureaus tot een 40-tal (40 bureaus x 6 = 240 leden). De FOD Buitenlandse Zaken heeft te weinig ambtenaren in Brussel om deze telbureaus te bemannen. Van de ongeveer 120.000 Belgische kiezers in het buitenland, stemmen ongeveer ¼ in de kieskring Brussel-Halle-Vilvoorde. 5. De voorzitter van de Rechtbank van eerste aanleg te Brussel heeft recent de logistieke medewerking gevraagd van de FOD Binnenlandse Zaken, die instaat voor de gehele organisatie van de federale parlementsverkiezingen op zondag 10 juni 2007. Hij wenst inderdaad gebruik te maken van de mogelijkheid die geboden wordt door het nieuwe artikel 180quinquies, § 4, 6de lid van het Kieswetboek om beroep te doen op ambtenaren van andere federale overheidsdiensten. 6. Met het oog daarop wenst de FOD Binnenlandse Zaken, Algemene Directie Instellingen en Bevolking, hierna de aanvrager genoemd, vanwege de FOD P&O de naam, voornaam, adres en taalrol van de federale ambtenaren te ontvangen uit het Fedrabestand van de FOD P&O. 7. -
Deze aanvraag wordt als volgt gerechtvaardigd: er is een duidelijke wetsbepaling die stelt dat het speciale stemopnemingsbureau voor zijn samenstelling beroep kan doen op federale ambtenaren (artikel 180quinquies, § 4 Kieswetboek); het databestand van FEDRA is het enige volledige en actuele bestand van federale ambtenaren en bevat enkel naam, voornaam, volledig adres en taalrol van de ambtenaren; het verzoek is enkel gericht op de federale ambtenaren uit de gemeenten van de kieskring Brussel-Halle-Vilvoorde; het databestand komt tegemoet aan het noodzakelijke en dringende verzoek van de voorzitter van de REA te Brussel om zijn verkiezingsopdrachten correct en accuraat te vervullen. Het databestand met de adressen bevindt zich in een Access-applicatie zodat dit snel kan doorgegeven worden op CD-Rom.
1
De voorzitter van de rechtbank van eerste aanleg van Brussel. Art. 180quinquies, §4, 4de lid van het Kieswetboek. 3 Art. 180quinquies, §4, 5de lid van het Kieswetboek. 4 Belgisch Staatsblad van 7 maart 2007. 2
Ber. FO 07 / 2007 - 2 / 6
II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG ------------------------------------------------------A. ONTVANKELIJKHEID 8. Krachtens artikel 36bis WVP vereist elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een federale overheidsdienst of door een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid die onder de federale overheid ressorteert, een principiële machtiging van het sectoraal comité voor de federale overheid. 9. Het is de taak van dit comité om na te gaan “of deze mededeling enerzijds nodig is voor de implementatie van de opdrachten die toevertrouwd worden door of krachtens de wet aan de vragende federale overheid en anderzijds of deze mededeling in zijn diverse aspecten compatibel is met al de geldige normen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer wat de verwerking van de persoonsgegevens betreft.” (Parl.Doc 50, 2001-2002, nr. 1940/004). 10. De aanvrager wenst de mededeling te bekomen van persoonsgegevens die bij de Federale Overheidsdienst P&O zijn opgeslagen. 11. Het sectoraal comité voor de federale overheid is derhalve bevoegd.
B. TEN GRONDE B.1. Opdracht van de van de FOD Binnenlandse Zaken, Algemene Directie Instellingen en Bevolking 12. De aanvrager staat in voor de organisatie van de federale verkiezingen. Hij vervult daarin een sturende en coördinerende rol en verleent tevens logistieke ondersteuning daar waar dit nodig is. Hij dient ondermeer te waken over de efficiënte toepassing van het Kieswetboek met inbegrip van artikel 180quinquies, § 4, 6de lid. B.2. Voorwaarden voor de wettigheid van de verwerking B.2.1. FINALITEITSBEGINSEL 13. Artikel 4, §1er, 1° van de privacywet voorziet dat iedere verwerking van persoonsgegevens eerlijk en rechtmatig moet zijn. Met andere woorden, de gegevensverwerking dient te gebeuren op een transparante wijze en mits naleving van het recht. 14. Artikel 4, §1er, 2° van de privacywet voorziet bovendien dat persoonsgegevens voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden dienen te worden verkregen en niet verder te worden verwerkt op een wijze die, rekening houdend met alle relevante factoren, met name met de redelijke verwachtingen van de betrokkene en met de toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen, onverenigbaar is met die doeleinden. 15. De verwerking van de beoogde, in onderhavig geval onrechtstreeks verkregen gegevens, vormt een latere verwerking van gegevens die oorspronkelijk verwerkt werden door een andere administratie. 16. De wettigheid van de latere verwerking wordt beïnvloedt door haar verenigbaarheid met het doeleinde van de oorspronkelijke verwerking. Deze verenigbaarheid wordt beoordeeld in functie van de toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen en de redelijke verwachtingen van de betrokkene.
Ber. FO 07 / 2007 - 3 / 6
17. In het onderhavig geval rechtvaardigt de toepassing van artikel180quinquies, § 4, 6de lid, van het Kieswetboek, zoals dit werd gewijzigd door de wet van 13 februari 2007 houdende verscheidene wijzigingen inzake verkiezingen, de beoogde verwerking van persoonsgegevens. 18. De Commissie heeft niettemin reeds herhaaldelijk opgemerkt dat een wettelijke basis niet noodzakelijk volstaat om de verwerking te rangschikken bij de redelijke verwachtingen van de betrokkenen5. 19. Gelet op het feit dat het Kieswetboek uitdrukkelijk voorziet dat in toepassing van artikel 180quinquies, §4, 6de lid, een beroep wordt gedaan op ambtenaren van de federale overheidsdiensten, kan men stellen dat het tot de redelijke verwachtingen behoort van de betrokkenen dat hun persoonsgegevens kunnen doorgegeven worden door de FOD P&O, belast met de Human Resources voor alle FOD’s [en bijgevolg het best geplaatst om de federale ambtenaren te identificeren], aan de FOD Binnenlandse Zaken die belast is met de organisatie van de verkiezingen. 20. Aangaande de transparantie, de proportionaliteit en de veiligheid van de bewuste mededeling formuleert de Commissie de volgende vaststellingen en bedenkingen : B.2.2. TRANSPARANTIE (Privacywet, artikelen 4, §1,1° en 9 tot 15bis) 21. De Commissie herinnert eraan dat een eerlijke verwerking een verwerking is die gebeurt op een transparante wijze. In deze context is het belangrijk dat deze transparantie verzekerd wordt via een kennisgeving aan de betrokkene aangaande de modaliteiten van de uitgevoerde verwerking, overeenkomstig ondermeer de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen 22. De betrokkenen moeten op het ogenblik van het versturen van de oproepingsbrief geïnformeerd worden over de oorsprong van de gebruikte gegevens alsook over de juridische basis van het Kieswetboek die de verwerking rechtvaardigt. B.2.3. PROPORTIONALITEIT (Privacywet, artikel 4) 23. Naast het feit dat ze transparant moeten zijn dienen de verwerkingen beperkt te blijven tot hetgeen noodzakelijk, geheel passend en ter zake dienend is voor de uitvoering van de opdracht van de betrokken overheidsdienst. De privacywet stelt eveneens kwaliteitseisen met betrekking tot de persoonsgegevens die verwerkt worden. Artikel 4, §1, 3° van de privacywet stelt dat de persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig moeten zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of waarvoor zij verder worden verwerkt. 24. De gevraagde gegevens (naam, voornaam, adres en taalrol van de ambtenaren van de FOD’s) voldoen a priori aan de proportionaliteitscriteria van de privacywet. 25. Enkel de gegevens van de ambtenaren die woonachtig zijn in het arrondissement BrusselHalle-Vilvoorde zullen meegedeeld worden. Gelet op het feit dat de voorzitter beroep zal moeten doen op 250 tot 300 ambtenaren, is het redelijk en aangewezen , rekening houdend met de locatie van dit bureau in Brussel, om in eerste instantie beroep te doen op de ambtenaren uit de kieskring Brussel- Halle-Vilvoorde en niet op federale ambtenaren die bijvoorbeeld in Oostende of Aarlen wonen. In het Fedrabestand zitten ongeveer 88.000 ambtenaren, zodat wellicht het potentieel van ambtenaren uit de 54 gemeenten van de kieskring Brussel-Halle-Vilvoorde voldoende zal zijn. 5
Advies van de CBPL van 9 november 2005 met betrekking tot het voorontwerp van wet tot wijziging van artikel 5 van de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, Considerans 6.4.1 ; Advies van de CBPL van 26 juli 2006 betreffende een ontwerp van koninklijk besluit tot wijziging van het koninklijk besluit van 19 maart 2004 tot reglementering van de behandeling met vervangingsmiddelen, Considerans 65 ; Advies van de CBPL van 1 maart 2006 betreffende het voorontwerp van decreet van het Parlement van het Waals Gewest betreffende de inzameling van epidemiologische gegevens over aangeboren afwijkingen, Considerans 49. Ber. FO 07 / 2007 - 4 / 6
26. De Commissie stelt niettemin vast dat artikel180quinquies, § 4, 6de verwijst naar de vaste ambtenaren hetgeen inhoudt dat de contractuelen die tewerkgesteld worden bij de federale overheidsdiensten niet beoogt worden door deze bepaling. Zij vraagt zich af in hoeverre het Fedrabestand een passend antwoord kan bieden aan dit door de wet opgelegde criterium. Zij stelt zich eveneens vragen bij het bestaan van verschillende selectiecriteria voor de bijzitters, zoals het hiërarchisch niveau of nog de uitgeoefende functie (jurist, informaticus,…) en vraagt zich af of het Fedrabestand toelaat rekening te houden met deze eventueel verschillende criteria. Gelet op wat voorafgaat dringt zij er op aan dat op de CD-Rom enkel de gegevens zouden opgeslagen worden die de FOD Binnenlandse Zaken nodig heeft in het raam van zijn opdracht. 27. Voor het overige vestigt zij de aandacht van de aanvrager op de noodzaak om actuele en bijgewerkte gegevens te verwerken. De aanvrager dient er zich van te vergewissen dat het Fedrabestand beantwoordt aan dit door de privacywet gestelde kwaliteitscriterium. 28. De Commissie stelt vast dat een toevlucht tot het bestand van de RSZ, gekoppeld aan het Rijksregister, een alternatieve oplossing biedt die toelaat uitsluitend de vaste ambtenaren te selecteren en bovendien een grotere garantie biedt inzake de kwaliteit van de gegevens, zelfs indien dit alternatief betekent dat er machtigingen moeten verleend worden door de respectievelijk bevoegde sectorale comités. 29. Met betrekking tot de bewaartermijn van de gegevens verbindt de FOD Binnenlandse Zaken zich ertoe de CD-Rom te vernietigen na de verkiezingen van 10 juni 2007 en de Commissie op de hoogte te houden van deze vernietiging. De Commissie neemt hiervan akte. 30. De door de aanvrager voorgestelde verwerking levert geen problemen op met betrekking tot de proportionaliteit. De mededeling is conform artikel 4, §1, 3° van de privacywet. B.2.4. VEILIGHEID 31. Artikel 16, § 4 van de privacywet stelt dat « Om de veiligheid van de persoonsgegevens te waarborgen, moet de verantwoordelijke van de verwerking de gepaste technische en organisatorische maatregelen treffen die nodig zijn voor de bescherming van de persoonsgegevens. Deze maatregelen moeten een passend beveiligingsniveau verzekeren, rekening houdend, enerzijds, met de stand van de techniek ter zake en de kosten voor het toepassen van de maatregelen en, anderzijds, met de aard van de te beveiligen gegevens en de potentiële risico's ». Het gaat om een algemene regel die door iedere verantwoordelijke voor de verwerking moet nageleefd worden. 32. De Commissie publiceert op haar website referentiemaatregelen die de verantwoordelijken voor de verwerking moeten toelaten om het veiligheidsniveau van hun verwerking te beoordelen. 33. De FOD Binnenlandse Zaken wenst te gegevens te ontvangen op een CD-Rom. 34. De Commissie beveelt aan alle nodige maatregelen te nemen om een ongeoorloofde toegang tot het bestand te voorkomen. Zij herinnert eraan dat het belangrijk is de toegang te beperken tot enkel die personen die deze nodig hebben voor het uitvoeren van hun opdracht. In onderhavig geval zou de CD-Rom enkel toegankelijk mogen zijn voor de persoon die belast is met het versturen van de brieven waarmee de bijzitters van het speciale stemopnemingsbureau worden aangeduid. 35. Tenslotte wenst de Commissie dat de FOD Binnenlandse Zaken er zich zou toe verbinden geen enkele wijziging aan te brengen aan de verwerkte gegevens en geen enkele kopie te maken van de CD-Rom.
Ber. FO 07 / 2007 - 5 / 6
OM DEZE REDENEN, Gelet op de hoogdringendheid staat de Commissie de gevraagde mededeling toe mits naleving van de onder de consideransen 26, 27, 29, 34 en 35 vermelde voorwaarden. De administrateur,
De voorzitter,
(get.) Jo BARET
(get.) Willem DEBEUCKELAERE
Ber. FO 07 / 2007 - 6 / 6
