rektor
Plzeň 31. ledna 2005 R-057-05 Směrnice rektora č. 05R/2005 POSTUP PŘI UZAVÍRÁNÍ SMLUV Tato směrnice upravuje postup při uzavírání písemných smluv, jejich následnou evidenci včetně centrální elektronické evidence (dále jen CES) na Západočeské univerzitě v Plzni (dále jen ZČU). Postup stanovený touto směrnicí se nevztahuje na smlouvy vyplývající z pracovněprávních vztahů (např. pracovní smlouva, dohoda o skončení pracovního poměru, dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr) a dále pak na smlouvy evidované v evidenci smluv o výpůjčce IK, v evidenci smluv o ubytování v kolejích ZČU a v evidenci smluv o nájmu služebního bytu zaměstnancem nebo smlouvy o ubytování zaměstnance na ubytovně ZČU. Postup při uzavírání a evidenci těchto smluv se řídí příslušnými vnitřními normami ZČU. Článek 1 Základní ustanovení (1) Uzavření smlouvy odborně připravuje a předkládá k podpisu útvar, jehož se problematika, jež je předmětem uzavírané smlouvy, zcela nebo převážně týká (dále jen zpracovatel). Zpracovatelem se pro účely této směrnice rozumí i řešitel projektu. Zpracovatel může v odůvodněných případech požádat o zpracování návrhu na uzavření smlouvy Odbor legislativní a právní (dále jen OLP) a předat mu za tím účelem veškeré podklady a dokumentaci, jež souvisí s uzavíranou smlouvou. Uvedené podklady a dokumentaci je zpracovatel povinen OLP předat v dostatečném předstihu před předpokládaným datem uzavření smlouvy. (2) OLP odpovídá za vhodnost právní formy konkrétní smlouvy, za její právní náležitosti, za terminologii jejího textu odpovídající platné právní úpravě i v kontextu celého českého právního řádu a za to, že smlouva neobsahuje tzv. právní vady. (3) Zpracovatel smlouvy odpovídá za její odbornou (věcnou) správnost, plnění povinností z ní plynoucích, aktualizaci obsahu (očíslované dodatky včetně včasných podnětů k ukončení účinnosti smlouvy) a evidenci veškeré dokumentace se smlouvou související. Neplnění povinností (mimo neplnění finančních povinností) vyplývajících ze smlouvy je zpracovatel povinen neprodleně oznámit OLP. (4) Zpracovatel smlouvy vede a vyřizuje korespondenci ohledně jejího znění s druhou smluvní stranou až do doby rozeslání podepsaného originálu smlouvy. Zpracovatel vede a vyřizuje i korespondenci navazující na již uzavřenou smlouvu, přičemž je povinen označovat tyto dokumenty příslušným evidenčním číslem smlouvy (variabilním symbolem). 1
(5) Ekonomický odbor (dále jen EO) je povinen neprodleně oznámit OLP neplnění finančních povinností plynoucích ze smlouvy, a to jak ze strany externího subjektu tak i ZČU (snížení rizika případné sankce, řešení právních sporů). (6) Má-li mít smlouva z hlediska ekonomického, majetkového, evidenčního, provozního atp. dopad i na jiné útvary, je zpracovatel povinen před postoupením smlouvy k připomínkovému řízení projednat návrh smlouvy s těmito útvary (dále jen dotčené útvary). Dotčenými útvary jsou zejména EO, Technický odbor, Provoz a služby a jiná pracoviště. Článek 2 Průběh připomínkového řízení a způsob podepisování (1) Připomínkovým řízením se pro účely této směrnice rozumí vyjednávání konečného znění smlouvy mezi zpracovatelem a OLP. (2) Návrh smlouvy předává k připomínkovému řízení zpracovatel spolu s uvedením jména kontaktní osoby. Předání návrhu smlouvy k připomínkovému řízení se uskutečňuje především elektronicky. (3) Cílem připomínkového řízení je uplatnění a sjednocení odborných požadavků na smlouvu tak, aby její znění bylo v zájmu ZČU. V případě sporů o rozsah změn, znění smlouvy anebo v rámci připomínkového řízení, rozhoduje odpovědný zástupce ZČU, který smlouvu podepisuje. (4) Připomínky k návrhu smlouvy předává OLP zpracovateli písemně zpravidla ve lhůtě do pěti pracovních dnů od obdržení návrhu na uzavření smlouvy od zpracovatele. Jedná-li se o formálně atypické anebo obsahově složité smlouvy, může být tato lhůta prodloužena. Zpracovatel nebo OLP připomínky zapracuje do znění návrhu smlouvy. (5) Připomínky k návrhu smlouvy musí být stručné a musí z nich jasně vyplývat, co je předmětem připomínky a jaký je její dopad na uzavíranou smlouvu. (6) V rámci připomínkového řízení je OLP oprávněn konzultovat návrh smlouvy s dotčenými útvary. (7) Nejsou-li ze strany OLP ani zpracovatele žádné další připomínky, odsouhlasí OLP návrh smlouvy tím způsobem, že parafuje v levém dolním rohu každou stranu návrhu smlouvy a postoupí návrh smlouvy oprávněné osobě k podpisu. (8) Způsob a oprávnění k podepisování se řídí Podpisovým řádem ZČU. Do doby vydání Podpisového řádu ZČU se způsob podepisování smluv řídí zejména vnitřními předpisy a normami ZČU. (9) Smlouva, jejíž obsah není výsledkem jednání, ale je určen jednou ze smluvních stran a ZČU má pouze možnosti smlouvu zcela přijmout nebo nepřijmout (např. formulářové smlouvy, smlouvy s telekomunikačními společnostmi, dodavateli energií apod.), nepodléhá připomínkovému řízení podle tohoto článku. Odpovědnost za uzavření takové smlouvy nese zpracovatel. (10)
Typy nejčastěji uzavíraných smluv na ZČU jsou uvedeny v příloze č. 1 této směrnice. 2
Článek 3 Cizojazyčné smlouvy (1) Cizojazyčnými smlouvami se rozumí smlouvy v jiném než českém jazyce nebo smlouvy obsahující současně české i cizojazyčné znění smlouvy. (2) Cizojazyčné smlouvy, jejichž součástí není český překlad, je zpracovatel povinen k připomínkovému řízení předkládat poté, co zajistí překlad smluv nebo jejich relevantních částí do českého jazyka.
Článek 4 Evidence smluv (1) Po podpisu smlouvy jsou originály smlouvy předány sekretariátem oprávněné osoby, která smlouvu jménem ZČU podepsala na EO – oddělení rozpočtu a financování (dále jen EO/FR) k zaevidování. (2) EO/FR uloží smlouvu do CES a označí fyzické originály smlouvy evidenčním číslem tak, jak bylo toto číslo smlouvě v systému CES přiděleno. Evidenční číslo smlouvy tvoří desetimístný variabilní symbol, který má následující strukturu: XXXX – YY – ZZZZ pořadové číslo smlouvy identifikace typu smlouvy (viz příloha č. 2) kód pracoviště (první čtyři místa) zpracovatele smlouvy
(3) EO/FR ukládá do CES naskenováním: a) vlastní smlouvy, b) nutné údaje o smlouvách a dokumenty související se smlouvou. (4) EO/FR odpovídá za zpracování a relevanci údajů, které jsou do CES zanášeny a ručí i za ochranu údajů do CES zpracovávaných. EO/FR nesmí zasahovat do znění příslušného (již podepsaného – platného) dokumentu. (5) EO/FR po zaevidování smlouvy nebo souvisejícího dokumentu do CES předá jejich originály nejpozději následující pracovní den příslušné účetní a zpracovateli, který je předá v potřebném počtu druhé smluvní straně. (6) Přístupová práva k CES stanoví příloha č. 2 této směrnice. (7) Zpracovatel ručí za to, že jsou u něj uloženy originály nebo kopie všech platných smluv v jeho působnosti a příslušné originály nebo kopie dokumentů, které se těchto smluv týkají. (8) Po skončení platnosti smlouvy a po splnění závazků z ní vyplývajících předá zpracovatel smlouvu a s ní související dokumenty do spisovny ZČU. Předání se děje v souladu se Spisovým řádem.
3
Článek 5 Závěrečná ustanovení (1) Jakákoli navrhovaná změna již existující smlouvy, ať ze strany ZČU nebo druhé smluvní strany, podléhá stejnému režimu jako samotné uzavírání smlouvy. (2) Typizované smlouvy stanovené příslušnými vnitřními normami (např. Smlouva o studiu ve studijních programech v cizím jazyce, Licenční smlouva nakladatelská, Smlouva o poskytování cestovních náhrad) nepodléhají připomínkovému řízení podle této směrnice. Tato směrnice nabývá účinnosti dnem 1. února 2005.
Doc. Ing. Josef Průša, CSc.
Přílohy: č. 1 – Přehled nejčastěji uzavíraných smluv na ZČU č. 2 – Přístupová práva do CES
Rozdělovník: - kancelář rektora, prorektoři, kancelář kvestora - kanceláře děkanů, tajemníci fakult - ředitelé UUD, NTC, ÚCV, SPC, ZV, CIV, UK, VYD, PS, SKM, ŠUZ - vedoucí odborů OLP, PER, EO, TO Vyřizuje: OLP, č. tel. 377 461 204
4
Příloha č. 1 Typy nejčastěji uzavíraných smluv na ZČU Typ agendy (typ smluvního vztahu) Číslo Název 1 Kupní smlouva dle Obchodního zákoníku (odběratelská) 2 Kupní smlouva dle Obchodního zákoníku (dodavatelská) 3 Licenční smlouva k předmětům průmyslového vlastnictví (odběratelská) 4 Licenční smlouva k předmětům průmyslového vlastnictví (dodavatelská) 5 Smlouva o dílo dle Obchodního zákoníku (odběratelská) 6 Smlouva o dílo dle Obchodního zákoníku (dodavatelská) 7 Smlouva mandátní dle Obchodního zákoníku (odběratelská) 8 Smlouva mandátní dle Obchodního zákoníku (dodavatelská) 9 Smlouva komisionářská dle Obchodního zákoníku (odběratelská) 10 Smlouva komisionářská dle Obchodního zákoníku (dodavatelská) 11 Smlouva o zprostředkování dle Obchodního zákoníku (odběratelská) 12 Smlouva o zprostředkování dle Obchodního zákoníku (dodavatelská) 13 Kupní smlouva dle Občanského zákoníku (odběratelská) 14 Kupní smlouva dle Občanského zákoníku (dodavatelská) 15 Darovací smlouva dle Občanského zákoníku (odběratelská) 16 Darovací smlouva dle Občanského zákoníku (dodavatelská) 17 Smlouva o dílo dle Občanského zákoníku (odběratelská) 18 Smlouva o dílo dle Občanského zákoníku (dodavatelská) 19 Smlouva o půjčce dle Občanského zákoníku (odběratelská) 20 Smlouva o půjčce dle Občanského zákoníku (dodavatelská) 21 Smlouva o výpůjčce dle Občanského zákoníku (odběratelská) 22 Smlouva o výpůjčce dle Občanského zákoníku (dodavatelská) 23 Smlouva o nájmu dle Občanského zákoníku (odběratelská) 24 Smlouva o nájmu dle Občanského zákoníku (dodavatelská) 25 Smlouva pojistná dle Občanského zákoníku (odběratelská) 26 Smlouva o nájmu dle z. č. 116/1990 Sb., o nájmu nebyt. prostor (odběratelská) 27 Smlouva o nájmu dle z. č. 116/1990 Sb., o nájmu nebyt. prostor (dodavatelská) 28 Licenční smlouva dle Autorského zákona (odběratelská) 29 Licenční smlouva dle Autorského zákona (dodavatelská) 30 Smlouva o reklamě (odběratelská) 31 Smlouva o reklamě (dodavatelská) 32 Smlouva o spolupráci (odběratelská) 33 Smlouva o spolupráci (dodavatelská) 34 Smlouva o ubytování dle Občanského zákoníku (odběratelská) 35 Smlouva o ubytování dle Občanského zákoníku (dodavatelská) 36 Smlouva o řešení výzkumného projektu (odběratelská) 37 Smlouva o vkladovém účtu (odběratelská) 38 Ostatní smlouvy (odběratelská) 39 Ostatní smlouvy (dodavatelská) 40 Smlouva o smlouvě budoucí (odběratelská) 41 Smlouva o smlouvě budoucí (dodavatelská) 42 Ostatní – ostatní 43 Smlouva o poskytnutí cestovních náhrad (dodavatelská) 44 Smlouva o zastoupení dle Obchodního zákoníku (odběratelská) 45 Smlouva o zastoupení dle Obchodního zákoníku (dodavatelská) 46 Smlouva o studiu (dodavatelská) 5
Pohl./Závazek Závazek Pohledávka Závazek Pohledávka Závazek Pohledávka Závazek Pohledávka Závazek Pohledávka Závazek Pohledávka Závazek Pohledávka Závazek Pohledávka Závazek Pohledávka Závazek Pohledávka Závazek Pohledávka Závazek Pohledávka Závazek Závazek Pohledávka Závazek Pohledávka Závazek Pohledávka Závazek Pohledávka Závazek Pohledávka Závazek Závazek Závazek Pohledávka Závazek Pohledávka Pohledávka Závazek Pohledávka Pohledávka
Příloha č. 2 PŘÍSTUPOVÁ PRÁVA DO CES
I.
Všechny smlouvy uzavřené za ZČU -
II.
rektor, kvestor, prorektoři vedoucí EO, TO, OLP + právníci OLP správce CES – aktivní přístupové právo
Smlouvy uzavřené za ZČU ve věcech týkajících se a) fakulty - děkan (všechny smlouvy v rámci fakulty) - proděkan (všechny smlouvy v rámci fakulty) - tajemník (všechny smlouvy v rámci fakulty) - zpracovatel smlouvy (všechny smlouvy v rámci pracoviště zpracovatele) b) vysokoškolského ústavu - ředitel (všechny smlouvy v rámci vysokoškolského ústavu) - tajemník (všechny smlouvy v rámci vysokoškolského ústavu) - zpracovatel smlouvy (všechny smlouvy v rámci pracoviště zpracovatele) c) jiného pracoviště nebo účelového zařízení - ředitel (všechny smlouvy v rámci jiného pracoviště nebo účelového zařízení) - zpracovatel smlouvy (všechny smlouvy v rámci pracoviště zpracovatele) d) rektorátu - zpracovatel smlouvy (všechny smlouvy v rámci pracoviště zpracovatele) - účetní (všechny smlouvy v rámci pracovišť, které účtuje)
III.
Smlouvy uzavřené za ZČU ve věcech týkajících se katedry - vedoucí katedry (všechny smlouvy v rámci katedry) - tajemník katedry (všechny smlouvy v rámci katedry) - zpracovatel smlouvy (všechny smlouvy v rámci pracoviště zpracovatele)
Pozn. : - jedná se o přístupová práva pasivní s výjimkou správce CES 6
