Studievereniging Machiavelli Halfjaar ALV 20/02/2013 19.30-‐21u OMHP, zaal F0.02. Aanwezigen: Yael Aartsma (vice-‐voorzitter Presidium), Martine Abercrombie, Timothy Abraham, Dylan Ahern, Steven van Aken, Rosa Bogerd, Jannick Burggraaff, Vincent Breedeveld, Joia Buning, Nikki Catlender, Desmin Dekker, Daan Dijkstra, Teun Dominicus, Anneleen Doornebal, Isabelle van Elzakker, Kasper Goosen, Benno de Grip (secretaris Presidium), Sara Ham, Sander van Haperen, Ewout Hasken, Maarten Holla, Matthieu Huijser, Ghanima Kowsoleea, Emiel Koene, Nikkie Koop, Niek Koopmeiners, Irene Kruijssen, Pepijn Maas, Eline Mast, Jacob Meijer, Marijn Nohlmans, Yke Ntoane, Marieke Peeters, Marijn Popma, Robin van Putten, Huub Ramler, Sara Rubingh, Pamela Simeonov, Lucas Sitanala, Bart de Soet, Daan Tillie, William Tuls, Marius Troost, Eddy van Uffelen, Koen van Veldhuizen, Mara van Waveren, Emiel Willms, Roderick Witjas, Ineke Wittermans. Machtigingen: Luuc Brans machtigt Emiel Willms Frank Boels machtigt Sara Rubingh Kornelis van der Krieke machtigt Anneleen Doornebal Mirte Versteeg machtigt Kasper Goosen 1. Opening Yael opent de ALV (omdat Bart afwezig is) om 19:09, de presentielijst gaat rond. 2. Ingekomen stukken Er is 1 stuk binnengekomen van de Kascommissie, dit zal worden behandeld bij het financieel jaarverslag van Timothy bij punt 7. 3. Vaststellen agenda Alle punten sollicitatie naar voren omdat Jelle weg moet. 11 en 12 zijn geen voorstellen maar moties. Mededelingen mist maar is 5. 4. Vaststellen notulen De notulen van de vorige ALV wordt per pagina doorgenomen. Actiepunt: volgende keer pagina nummer bij notulen. Verder geen aanmerkingen 5. Actiepunten William Tuls bedankt iedereen voor komen. Actiepunt 1: Uitzoeken Virtu et Fortuna. Er is veel besproken. Fortuna ligt plat, de stichting wordt opgedoekt. Gelden van Machiavelli komen terug, Mara vraagt waarvoor dat gebruikt gaat worden. William zegt dat er een werkgroep voor komt. Mara van Waveren vraagt of dit gebruikt zou kunnen worden voor de verhuizing naar Roeters en borrels. Sara Ham vraagt of er iets aan het alumni beleid wordt gedaan. William zegt dat ze daar inderdaad iets mee willen gaan doen Sander van Haperen vraagt of meneer Weeda bedankt kan worden. William zegt ja, bedankt. Actiepunt 2: Wil het bestuur nadenken over de vergoedingen van het bestuur? William zegt dat ze daar over nagedacht hebben. Geen veranderingen. Maarten Remeijn vraagt of ze nagedacht hebben over de aanleiding van dit actiepunt?
1
William zegt dat het bestuur van mening is dat dit geld terecht naar de bestuursleden gaat. 6. Halfjaarverslag William geeft aan dat hij de hoofdlijnen van het halfjaarverslag zal bespreken. Algemene visie. De rode draad door ons beleidsplan is toegankelijkheid, we hebben daarom ook veel aan ledenbinding gedaan. Daarnaast zijn er veel samenwerkingsverbanden met de opleiding bij de introductie. Er zijn dit jaar veel nieuwe actieve leden bijgekomen en ook veel ouderejaars zetten zich nog steeds actief in voor de studievereniging. Het binden van leden blijft dan ook onze prioriteit. Onze activiteiten moeten voor iedereen toegankelijk zijn. Ook moet er veel variatie van activiteiten zijn. De commissies zorgen hier dan ook voor. Ook zorgen we er voor dat je iets leert van het lid zijn van een commissie zodat het een waardevolle toevoeging is op je CV. Hoe benadrukken wij dit leren? We notuleren (bijna) alles. Ook vinden we evaluatie erg belangrijk. We blijven dit ook doen. We zijn afgeweken van het Promotieprotocol omdat we een eigen effectieve manier van werken hebben ontwikkeld. Het bestuur probeert zich consistent aan de jaarplanning te houden. Alle activiteiten worden er in opgenomen zodat er rekening mee gehouden kan worden en er geen overlap plaatsvindt. Omdat in het bestuursjaar 2013-‐2014 het 50-‐jarig lustrum van Machiavelli groots zal worden gevierd is er door de jaren heen een grote financiële reservering van €5000,-‐ gemaakt. Ook is er een e-‐ mailadres opgesteld voor de lustrumviering:
[email protected]. Daarnaast zal er een commissie worden samengesteld waarvan de structuur al duidelijk is, namelijk een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en drie tot vijf commissieleden. Belangrijk hierin zijn de verschillende jaarlagen die zullen worden vertegenwoordigd. We vinden het belangrijk dat de lustrumcommissie een toegankelijk karakter heeft. Er zal daarom de mogelijkheid zijn om voor deze commissie te solliciteren door middel van een korte motivatie. De open sollicitatie zal plaatsvinden vanaf 18 februari tot 22 maart. Teun Dominicus vraagt wie de Sollicitatiecommissie voor het lustrum is? William Tuls zegt dat het bestuur dat is. Het komende bestuur zal meer gaan beslissen over het lustrum. Mara van Waveren zegt dat ze daar bezwaar tegen heeft. Het volgende bestuur kan pas vrij laat beginnen met het organiseren en dan kan er veel al niet meer geregeld worden. William zegt dat ze daarom een Lustrumcommissie willen zodat zij tijdig kunnen beginnen met het organiseren. Het bestuur zal het advies meenemen. William vervolgt zijn verhaal met het stuk over de voorzitter. Het hoofddoel was voor het eerste semester het interesseren van studenten Politicologie voor een actief lidmaatschap bij Machiavelli. Een andere manier om op de hoogte te blijven van wat elk bestuurslid doet is de gesprekjes op de wandelgangen. In het begin van ons bestuurlijk jaar vonden deze gesprekjes op intensievere schaal plaats dan nu. Individueel met de bestuursleden is er besproken wat de ideale hoeveelheid van zulke gesprekjes is en in welke context deze moeten plaatsvinden. Inmiddels zou ik dit deel van mijn coördinerende functie omschrijven als proces begeleidend. Naast de gesprekjes zijn er ook twee evaluatiemomenten geweest. De eerste in de afloop van het eerste blok, de tweede in de afloop van het derde blok. In deze gesprekken stonden het beleidsplan, het komende halfjaarverslag, de activiteiten uit die periode en de onderlinge verhoudingen centraal. Deze gesprekken zijn zowel door mij als door de andere bestuursleden als prettig en constructief ervaren. Ik wilde ook het bestuur binden door verschillende activiteiten van broeder en zuster verenigingen te bezoeken. De rest van het bestuur dacht hier anders over en wilde een andere vorm van binding.
2
Over de verhuizing naar Roeterseiland. Er wordt veel besproken over Roeterseiland. Het gaat nu waarschijnlijk echt gebeuren. Er is een toezegging dat Machiavelli hier een ruimte krijgt. Maarten Remeijn vraagt of dat alleen voor Machiavelli geldt of ook voor anderen studieverenigingen. William zegt dat dat ook voor anderen geldt. William vervolgt zijn verhaal met het stuk over de Secretaris. Bij Nikki Catlender stonden dit semester de leden centraal. De ledenpassen zijn gerealiseerd en aan de website wordt hard gewerkt. Nikki blijft investeren in de website. De Derde Dinsdag (DDD) staat altijd vol met artikelen over en foto’s van activiteiten en andere informatie. Nikki heeft contact gehad met synthese maar dit blad ligt helemaal op zijn gat. Wellicht kan er iets nieuws komen. Nikki gaat hier een commissie voor maken. Er is een nieuwe samenvatting gemaakt van Theory and Methods in Political Science, ook komt er binnenkort een van Politieke Theorieën (PT). Promotie doen we aan de hand van posters, dit wordt vooral door leden gedaan. Ook updaten we Facebook zeer actief . Steven de Jong heeft een vraag over de Synthese. Het lijkt hem leuk om wel nog een inhoudelijk politicologisch krantje te hebben en vraagt zich af of het bestuur hier nog iets aan gaat doen. William zegt dat er aan iets inhoudelijks wordt gewerkt. Yke Ntoane vraagt zich af of er, als er alleen een DDD is, er daar dan niet iets inhoudelijks in zou kunnen staan. William zegt dat hij denkt dat dat wel mogelijk is. Emiel Willms heeft een vraag over de ledenpassen. Hij wilde korting bij Atheneum maar hij heeft geen pas omdat hij ouderejaars is. William zegt dat hij die ledenpas bij het bestuur aan kan vragen. William vervolgt zijn verhaal met het stuk over de penningmeester: Timothy Abraham heeft een Cursus boekhouden gevolgd. Er is gezorgd voor een digitalisering van het pinnen zodat er geen printjes meer nodig zijn dit is ook voor de Kascommissie (KasCo) een stuk makkelijker. De wijzigingen met de bank zijn nog niet helemaal mogelijk. Wel wil ik Irene bedanken voor de codes. Dit gaat dit jaar wel gebeuren. Timothy heeft een financieel protocol opgesteld. Ook zijn we van drukker gewisseld nu is dit multicopy geworden. Er zal iets veranderen wat betreft de Acquisitie, maar hierover zullen we later tijdens de ALV dieper ingaan. De boekenverkoop was erg succesvol, dus daar zijn we erg tevreden over. De inkomsten zijn 50% hoger dan voorheen. William vervolgt zijn verhaal met het stuk over de Onderwijs Coördinator. Vincent Breedeveld heeft zich voorgesteld zichtbaarder te worden als Coördinator Onderwijs vooral door het gebruik van social media Het probleem vak rechtsorde heeft hij aangepakt, het staat momenteel onder toezicht. Vincent blijft daar over in gesprek. Er is ook actief gelobbyd voor een tweedejaarscoördinator, dit is nog niet van de grond gekomen maar Vincent gaat er verder aan werken. Vincent doet ook mee aan de sollicitatiecommissies van bepaalde onderwijsposities. De onderwijscommissie organiseert activiteiten zoals de open avond, masterclass, kroegcollege. Ook zijn er bijlessen georganiseerd voor OM en PE. De OM bijlessen gingen erg goed en die van PE iets minder. Mara vraagt of Vincent van plan is om nog meer onderwijs activiteiten te gaan organiseren. Vincent zegt dat er inderdaad nog meer activiteiten georganiseerd zullen worden, maar zijn aandacht ging dit semester vooral naar de probleemvakken. Mara zegt dat er maar 1 probleem vak is, dus ze vraagt zich af of er niet meer aandacht naar activiteiten kan.
3
Vincent zegt dat Rechtsorde hem heel veel tijd kostte, en dat er behalve dat vak met zeer grote problemen ook veel vakken waren met wat kleinere problemen die hier niet besproken zijn. Hij zegt dat er ook echt nog andere activiteiten zullen komen. Daan Dijkstra vraagt om een nadere toelichting over de slechte bijlessen PE. Vincent vertelt dat de PE bijlessen dit jaar voor het eerst zijn gegeven. Er was een slechte docent maar daar is contact over geweest. Volgend jaar gaat het of niet meer door of met een andere opzet. Yke vraagt of het alleen door de docent kwam. Vincent bevestigt dat. Niek Koopmeiners zegt dat hij iets miste, namelijk de evaluatie van OM. Vincent zegt dat hier nog meer aan gedaan moet worden. Maarten Remeijn vraagt of er niet al jaren problemen zijn met Rechtsorde. Vincent bevestigt dat en vertelt dat het nu onder toezicht staat. Ze moeten het significant verbeteren of anders stopt het. Het speelt al heel lang en het heeft me veel moeite gekost maar het wordt nu echt goed op gelet. William vervolgt zijn verhaal met het stuk over PAC. Isabelle van Elzakker is creatief in activiteiten en promotie. Zo is er een de Europa avond geweest en zijn we buiten de geijkte formats gestapt met bijvoorbeeld de Machiavelli Movie Night. We hebben ook veel samengewerkt met verschillende partijen zoals met de Rode Hoed en het Perdu theater. Met de commissie is er een driewekelijkse vergadering. Er wordt geprobeerd maandelijks een activiteit te organiseren. Alle activiteiten waren tot nu toe een groot succes. De Movie Night willen we nog iets politieker gaan maken. Sara Ham vraagt wat het verschil is tussen de Movie Night en DocuRama. Isabelle zegt dat een DocuRama een documentaire is waarbij een spreker aanwezig is en toelichting geeft. Movie Night is een bioscoopfilm die maatschappelijk relevant is. Ik heb de DocuRama niet los gelaten maar het aangepast. Mara vraagt zich af waarom het, als het alleen om de film gaat, dan niet bij SAC ligt. En ze zegt dat ze DocuRama altijd heel leuk vond. William zegt dat de Movie Night niet bij SAC past omdat het een politieke lading heeft. Nu is er een kortere documentaire met een panel en discussie. Groot verschil met DocuRama. Mara zegt dat ze het leuk vinden om de DocuRama terug te zien. Isabelle zegt dat ze het mee zal nemen. William vervolgt zijn verhaal met het stuk over de Sociale Activiteiten Coördinator. Nikkie Koop heeft het afgelopen half jaar een succesvolle borrel georganiseerd. Er komen veel mensen en hij begint tegenwoordig om 8 uur. Er zijn vier thema borrels geweest: Spaanse-‐ Sint-‐ Pubquiz-‐ en de Valentijns-‐ borrel. Er zij wel opnieuw heel veel klachten over het geluidsoverlast binnen gekomen en daarom houden we er rekening mee dat we op een gegeven moment moeten verhuizen. Nikkie werkt aan een plan B. Het eerste feest was goed bezocht. Er waren 190 bezoekers. Ook het Gala samen met Pegasus (van ASW) was erg goed gelopen. De vergaderingen over het Faculteitsfeest zijn aan de gang en misschien willen we ook nog een Machiavelli Eindfeest. De eerste weken hebben we veel geleerd. Zo moeten we beter rekening houden met deadlines voor alle jaren. Het Tweede Weekend komt eraan en ook Scientia Calex wordt dit jaar georganiseerd. Er komt ook een commissie voor het theater uitje. Emiel Willms vraagt zich af hoe het zit met het plan B, zijn ze al op zoek naar locaties?
4
Nikkie zegt dat er is gedreigd dat Machiavelli geschorst zou kunnen worden. Zodra er een schorsing komt, gaat ze op zoek naar iets anders. Emiel Willma vraagt of daar een termijn over is afgesproken. Nikkie zegt dat er voldoende tijd voor Machiavelli moet zijn om een nieuwe locatie te vinden, dus die mededeling drie dagen van tevoren doorgeven kan echt niet. Yke vraagt of er een contract is. Nikkie zegt dat er in het contract staat dat Machiavelli geschorst mag worden. Emiel Willms vraagt of er andere opties zijn qua locatie. Nikkie zegt dat er is een lijstje is. Daan Dijkstra merkt op dat Machiavelli dus geschorst kan worden. Hij vraagt zich af of Nikkie niet alvast een plan B kan maken in plaats van pas gaan zoeken als het te laat is. William zegt dat deze schorsing is niet zomaar plaatsvindt. De opvolger van Elain (van Eurest) is anders ingesteld. Nikkie zegt dat ze nog niet tot actie is overgegaan omdat ze de continuïteit wil waarborgen en graag op de huidige locatie wil blijven. Steven zegt dat ze wel kan gaan verkennen. Nikkie bevestigt dat, maar geeft aan dat het Atrium heel goedkoop voor ons is. Plan B wordt een actiepunt. William zegt dat Nikkie ervoor heeft gezorgd dat de bierprijs laag is gebleven. Steven heeft een opmerking over het theater uitje. Hij is lid van de studievereniging voor de studie filosofie, Amfibi, met veel theateruitjes en hij heeft misschien wel wat contacten daarvoor. Nikkie vindt dat leuk en zegt dat ze daarover zullen gaan praten. William vervolgt zijn verhaal met het stuk over de Coördinator Internationaal. Joia Bunning's eerste reis naar Madrid was een groot succes. We hebben daar afspraken gehad met zowel een NOS als een NRC correspondent. Daarnaast zijn we naar de Nederlandse Ambassade geweest en nog veel meer. We zijn het afgelopen half jaar ook naar Brussel geweest in samenwerking met SPIL (studievereniging politicologie in Leiden). Wintersport bleek veel te duur te zijn en is daarom niet doorgegaan. Haar beleidsdoelen zijn diversiteit, saamhorigheid en continuïteit. De bestemmingen zorgen voor de diversiteit. De saamhorigheid probeert ze te bereiken door activiteiten voor de reis begint te laten plaatsvinden zodat de deelnemers elkaar al leren kennen. Er staat ook nog veel in de planning. Sara Ham vraagt of er al een idee voor de grote reis is. Joia geeft een bevestigend antwoord, en zegt dat dat binnenkort bekend wordt gemaakt. Daan Dijkstra merkt op dat er een naheffing is van SPIL maar dat er staat dat deze nog niet betaald is. Joia zegt dat SPIL het reisje heeft georganiseerd, maar dat er geen goede communicatie was. Naar haar mening zijn de kosten niet goed opgemaakt door SPIL. De leden van SPIL moeten ons nog betalen en daar ga ik achteraan. Hierover loopt nog correspondentie. William merkt op dat het bestuur Joia hierin steunt. Halfjaarverslag goedgekeurd. Iedereen (behalve 1 blanco stem van Daan Dijkstra) voor. Korte pauze van 5 minuten. 7. Financieel halfjaarverslag Penningmeester Timothy Abraham krijgt het woord. Belangrijkste feiten: 1 september 2012 tot 31 januari 2013 in de jaar rekening. De automatische incasso van het is lidmaatschap nog niet verwerkt vanwege de komst van nieuwe leden na de boekenverkoop. Dit komt binnenkort.
5
Drukkosten zijn hoger vanwege een onduidelijke factuur. Hij heeft het besluit genomen te veranderen van drukker, dit gaat nu digitaal. De subsidie van Atheneum bedraagt €8166,64. Dit is van de eerste boekverkoop. Het is erg veel, dus dat is goed. En dat terwijl de tweede boekverkoop nog moet komen. Brussel is niet meegenomen door de onenigheid met SPIL. Deze bedragen komen bij jaarrekening. Gala opbrengsten zijn ook van Pegasus. Verdeling komt nog. Van het eerste weekend is nog veel bier over, dit wordt als het goed is nog verkocht dus dan komt er nog winst bij. Over het Eerste Weekend. Inkomsten drank komt nog geld bij. Dit komt door statiegeld en overgebleven bier. Nu staat dit in de min vanwege beetje onervarenheid en omdat het een erg leuke activiteit was. Daan Dijkstra vraagt of de deelnemersgelden waar NTO staat nog te ontvangen betekent. Timothy zegt dat dit wel ontvangen is, maar het was nog van Irene dus zat daar al in. Sander van Haperen vraagt zich af hoe het komt dat er aan overige inkomsten veel meer is verdiend. Timothy zegt dat er heel veel bier is verkocht. Mara vraagt of de borg bij de uitgave ook is meegerekend. Timothy zegt ja. Het Eerste Feest: De kaartverkoop cijfers zijn met komma getallen. Dit wordt meegenomen in de kritiek van de kascommissie. Het contante kastje was lastig en er zit nog 78 cent bij. DJ drankjes etc. Goede winst. Daan Dijkstra merkt op dat er bij het eerste feest veel winst is gemaakt. Hij vraagt of dit niet gebruikt kan worden voor bijvoorbeeld lagere prijs van de kaartjes of een andere vergoeding? Timothy zegt dat hij straks nog zal vertellen wat er met de winst gaat gebeuren. Over Madrid: Het komma getal komt door de motie Tobias. De subsidie wordt in de jaarrekening wel meegerekend maar is nog niet toegediend. Maar dit heb ik ingevuld als maximale subsidie. Over het Gala: Er waren verschillende kosten. Zoals de band limo etc. Winst van 713 euro. Mara vraagt wat de overige kosten zijn. Nikkie zegt dat dit de parkeerkosten van band, vervoer, busje van rode loper, paaltjes, benzine, versiering, drankjes voor de DJs etc, zijn. Mara vraagt of dat wel gespecificeerd is. Timothy zegt dat dat het geval is, en dat hij dat bij de hand heeft. Nu de debiteuren crediteuren. De borg van het overdrachtsweekend, bijdrage alumnikring. De kosten van overdrachtsweekend nog niet helemaal betaald maar moet nog betaald worden. En de subsidie van de vereniging bestuurskunde. Nu volgend de nog te ontvangen bedragen: subsidie vereniging bestuurskunde, busje Tweede Weekend, kosten overdrachtsweekend moeten nog betaald worden door het oud bestuur. Het grootste bedrag is de subsidie van Study Store, hier gaan we zeker achteraan. Deze gegevens zijn niet meer geheel correct want dit is tot 31 januari 2013. Er zijn intussen al dingen binnengekomen. Subsidiëring PIP congres moet nog ontvangen worden. De terugbetaling van de introdagen door opleiding moet nog ontvangen worden. Tot slot is ook een bedrag dat de Acquisitie Commissie heeft binnengehaald en de subsidie van het CSS niet binnen.
6
Sander van Haperen zegt dat er vorig jaar door het College of Social Science (CSS) 3800 euro is betaald. Hij vraagt of dat nu minder is. Timothy zegt dat dit een berekening van hemzelf is, en dat het nog een schatting is. Het totaalbedrag is als het goed is gelijk aan wat we vorig jaar kregen Sander vraagt wat het bedrag van Study Store betekent. Timothy zegt dat Machiavelli dat bedrag nog moet krijgen van Study Store. Hij gaat er achteraan want dit staat al lang open. Eddy van Uffelen merkt op dat er vorig jaar nog veel meer open stond, en vragat zich af of dat is afgeboekt. Timothy bevestigt dat. Sander vraagt of de debiteuren Kasper en Jasper genoemd mogen worden. Timothy zegt ja. Over de nog te betalen bedragen. Als er geen factuur is toegestuurd gaan wij er geen moeite meer voor doen. Het overschot PiP wordt berekend omdat wij dit organiseren. Teveel subsidie CSS wordt verrekend met huidige subsidie. De constitutieborrel moet nog betaald worden. Dit gebeurt snel. Emiel Willms merkt op dat de bovenste crebiteur van 2006/2007 is. Hij zegt dat afbetalen met redelijke moet, en vraagt zich af of dat niet gewoon als winst kan worden ingeboekt? Timothy zegt dat hij denkt dat hij dat niet zomaar mag doen. De KasCo zegt dat ze zich vooral op de debiteuren hebben gericht. Ze zullen dat punt bij de jaarrekening uitzoeken. Mara zegt dat ze het geld al ontvangen heeft wat vermeld staat op de crediteurenlijst. Timothy vindt dat top. Over de vooruit ontvangen bedragen: Dit hebben we al ontvangen. Ook Brussel, dit komt in de jaarrekening. De boeken tot 31 januari 2013. Er is ook nog een losse verkoop geweest. Subsidie 8000 euro gekregen. We kunnen rekenen op 4000 euro atheneum. Vooruit betaald zijn de bedragen die we al betaald hebben. Er is een redelijke hoge balans. We mogen niet meer dan 2000 winst maken. Dus daarom moeten we meer gaan uitgeven. We kunnen hiermee bijvoorbeeld andere zalen huren, geld reserveren voor komende jaren etc. Voor het lustrum is er een reservering gemaakt hier kan echter nog meer naartoe. Aan de verhuizing naar Roeterseiland kan ook iets uitgegeven worden. Er is ook gekeken naar langere termijn investeringen. Er is een groot vermogen op de bank en we kijken nu of we binnen de ING een deel hiervan kunnen vastzetten. Dit is onderdeel van de werkgroep. Gelijkheid onder onze leden is heel belangrijk en iedereen moet overal aan kunnen meedoen. We kunnen dingen goedkoper maken met dit geld. We hebben het dit boekjaar goed gedaan, we hopen met hulp van de KasCo het nog te verbeteren. Yke vraagt of de commissies al op uitje zijn geweest. Yael Aartsma zegt dat het Presidium nog niet op uitje is geweest. Daan Dijkstra merkt op dat er bij PAC veel is inbegroot maar bijna niets is uitgeven. Hij vraagt zich af of daar dan niet meer aan gedaan kan worden bijvoorbeeld door meer activiteiten te organiseren. Timothy zegt dat het bestuur hier nog over gaat praten, over de reserveringen. We willen veel activiteiten nog gaan doen.
7
Mara merkt op dat het bestuur over de representatiekosten zoals inbegroot heen zijn gegaan. Ze vraagt zich af waar het bestuur dat aan uit heeft gegeven. Timomty zegt vooral aan de constitutie borrel en versieringen etc. Daarnaast geschenken aan andere verenigingen en bestuurstruien. Mara vraagt waarom er te veel is uitgegeven. Timothy zegt dat ze bestuurstruien niet mee waren genomen in de begroting. Bart de Soet zegt dat hij uit ervaring weet dat respresentatiekosten vooral in het begin van het jaar worden uitgegeven, bijvoorbeeld aan de CoBo. De KasCo krijgt het woord. Bart de Soet zegt dat hij deel uitmaakt van de KasCo en dat zij de kas van Machiavelli controleren zodat jullie weten of alles goed geregeld wordt. We hebben het verslag in orde gevonden. We staan er goed voor. Het is een goede weergave, Timothy is erin geslaagd en we vallen hem later weer lastig. We hebben 3 verbeterpunten: • De kas was een rommeltje het was slecht bijgehouden • De nog te ontvangen bedragen zijn nog niet binnen maar wel zo beschouwd. Het is wel de bedoeling dat de facturen eruit gaan. Er is veel nog niet binnen en dit is niet zo verantwoord. Timothy moet hier meer op gaan letten. • Er is geen begroting 2e semester want hier was geen tijd voor. Dit is wel handig. de kascommissie krijgt deze nog maar misschien kan die ook nog openbaar. Timothy zegt dat de kas inefficiënt is gebruikt. Er is nu een veel duidelijker systeem. Alles moet berekend worden. De kas moet alleen bij activiteiten gebruikt worden. Debiteuren en crediteuren worden mijn prioriteit. Het is alleen niet een heel duidelijke lijst. Ik ga proberen met de voorgangers contact over oude bedragen op te nemen en deze lijst een beetje weg te werken. Het derde punt, de begroting, komt eraan. En openbaar. Emiel Willms over de debiteuren. Hoe langer het duurt hoe minder zeker het wordt dat je ze krijgt. Kunnen we niet iedere uit de aan jou voorgaande jaren gaan binnen halen of afboeken. Bart de Soet zegt dat ze elk jaar afboeken. Het zijn niet mega bedragen maar vooral veel van vorig en dit jaar. Het Halfjaarverslag wordt per acclamatie goedgekeurd. 8. Decharge SollicitatieCommissie (SoCo) William zegt dat men niet zomaar in het Machiavelli bestuur komt. Selectie SOCO intensief. We bedanken Eddie, Yke en Daan, Voor hun goede keuze. De SoCo wordt per acclamatie gedechargeerd. 9. Voorstellen kandidaten Sollicitatiecommissie Er zijn twee kandidaten voor de positie van voorzitter van de SoCo. Een kandidaat niet aanwezig, Robin Hulsman. Kandidaat Jelle Menges is wel aanwezig. Jelle stelt zichzelf voor. Hij is oud voorzitter Jonge Socialisten (JS). Hij hoorde recentelijk dat er een kandidaat nodig was. Het leek hem leuk om te doen. Bij de JS heeft hij zoiets vaak gedaan. Hij werkt nu bij de personeel en organisatie afdeling van de Nederlandse Bank. Machiavelli vindt hij een leuke club. Hij wil mensen die er echt voor gaan in het bestuur hebben. Bij de PvdA zie je wel eens mensen die alleen baantjes willen jagen, hij herkent dat soort mensen meteen. Hij wil zich graag voor Machiavelli inzetten. William leest de brief van Robin Hulsman.
8
Yael zegt dat we anoniem zullen stemmen omdat het om een persoon gaat. Iedereen krijgt een briefje waar hij/zij diens voorkeur op kan schrijven. Mara vraagt of het bestuur een voorkeur heeft. William zegt dat het bestuur voor de aanwezige persoon, Jelle Menges, is. Eline haalt briefjes op en kijkt mee bij telling. Yael telt de stembriefjes. Jelle Mengus: 25 Robin Hulsman: 14 1 blanco stem Jelle ingestemd als voorzitter van de SoCo Steven de Jong stelt zich voor als ALV lid voor de SoCo. Hij heeft vorig jaar de sollicitatie bij het Laks gedaan. Daardoor heeft hij bestuurlijke ervaring. Vorig jaar was hij te laat voor de deadline om te solliciteren voor het bestuur. Het lijkt hem nu heel leuk mensen te zien en te beoordelen en een goed team samen te stellen. Daan Tillie merkt op dat er in de SoCo straks wel veel vrienden van elkaar zitten aangezien Isabelle van Elzakker de kandidaat van het bestuur voor de Soco is. Ze vraagt zich af of dat niet voor veel vriendjespolitiek zal zorgen. Steven zegt dat hij inderdaad goed bevriend is met Isabelle. Maar Isabelle kent Jelle niet echt. Hij zegt dat ze professioneel zullen blijven. En ze kunnen niet meer dan ons best doen om professioneel te blijven. Daan Tillie vraagt wat er zal gebeuren als iemand bezwaar maakt. Isabelle van Elzakker zegt dat er ook in dit bestuur vrienden zijn, maar toch kunnen ze allemaal voor zichzelf spreken en zelfstandig zijn. Mara vraagt waarom er is gekozen voor Isabelle. William zegt dat ze hebben besloten om Isabelle in de SoCo te laten doen omdat na het eerste half jaar en een intensief halfjaarweekend op Texel ze helemaal gezien hebben dat Isabelle goed mensen kan beoordelen en op z’n gemak kan laten gevoelen. Dit hebben ze zelf ook fijn gevonden. Isabelle is erg betrokken en weet veel van de functies. Mara zegt dat ze het prima vindt als ze er zelf maar over nagedacht hebben. Maarten Remeijn zegt dat hij het idee heeft dat er altijd weinig SoCo kandidaten zijn. Hij vraagt zich af hoe dat komt. Yael zegt dat er nu een oproep wordt gedaan bij de uitnodiging van de ALV. Er komen wel steeds meer kandidaten. Dit is een punt wat wel kan worden meegegeven aan het volgende bestuur. Yke merkt op dat ze allemaal best wel jong zijn en vraagt zich af hoe ze denken ook wat oudere leden aan te spreken om in het bestuur te gaan. Steven zegt dat er inderdaad veel 1e of 2e jaars aangesproken worden om een bestuursjaar te gaan doen. Met Jelle, die iets ouder is, hebben we misschien meer kans Steven wordt per acclamatie ingestemd. Yael zegt dat we het al even over de kandidatuur van Isabelle gehad hebben. Toch nog een korte motivatie van Isabelle over waarom ze in de SoCo zou willen. Isabelle zegt dat ze erg betrokken is met dit bestuur en wil graag ook betrokken zijn in hoe het volgende bestuur wordt. Mensen moeten gemotiveerd zijn en competenties hebben. Het grootste belang is dat mensen een goed team vormen en dat wil ze vinden. En het lijkt haar leuk!
9
Isabelle wordt per acclamatie ingestemd. 10. Installatie Sollicitatiecommissie Yael installeert de SoCo per hamerslag. 11. Motie hervorming acquisitiecommissie William leest de motie voor. Yke vraagt of de motie tot stand is gekomen in overleg met de Acquisitie Commissie (AC). William bevestigt dat. Er zijn met een deel van de commissie verschillende conversaties geweest. Yke vraagt of er wel iets aan de communicatie is gedaan. William zegt ja. Nu willen ze zich focussen op de hervorming en we willen de overdacht juist laten verlopen, er is laatst overlegt. Mara vraagt of dit niet intern kon. William zegt dat de ervaring leert dat er verschillende meningen zijn en ze willen het definitief veranderen. Sander vraagt of er zijn redenen geweest om het juist zo te houden. William zegt dat hij hier over heeft nagedacht. Er wordt nog over de structuur gediscussieerd en er kan een vice-‐voorzitter komen. Ook wordt er rekening gehouden met de beschikbare tijd van de penningmeester. Irene vraagt of er over gedacht is om de penningmeester lid van de commissie te laten zijn, in plaats van voorzitter. Ze zegt dat zij het er niet bij had kunnen hebben in haar jaar. William zegt dat de reden voor het voorzitterschap van de penningmeester de communicatie is. Doot de penningmeester de voorzitter te maken wordt het beleid gedelegeerd aan de commissie. De visie van het bestuur kan door voorzitterschap meer doorkomen. Voor de komende sollicitant is dit dan duidelijk. Mara vraagt of de motie zo geformuleerd kan worden dat het dit jaar zo is en dat de keuze voor andere jaren bij de penningmeester ligt. Timothy zegt dat je in het begin van het jaar niet weet of het heel druk wordt. Alles kan zo bij deze persoon worden gelegd en zo kan het een langdurige commissie zijn. William zegt dat er door de jaren heen gebleken is dat de functie en de commissie te vrijblijvend is. Emiel Willms zegt dat de commissies staan onder de toezicht van het bestuur staan, dus wat jullie willen kan ook zonder deze motie. Yael zegt dat deze motie om duidelijkheid gaat. Er volgt verdere discussie over de motie. Punten van discussie zijn of het voor alleen dit jaar is of ook voor andere jaren, en of de penningmeester altijd voorzitter moet zijn van de AC. Mara merkt op dat het volgens haar redelijk goed ging. Ze vraagt zich af wat het daadwerkelijke probleem is. Daan Dijkstra zegt dat het vorig jaar niet heel leuk was, wel vervelend. William zegt dat we dit in de trant van bestuurlijke vernieuwing moeten zien. De penningmeester zegt vaak niet heel zichtbaar te zijn. Deze taak maakt de taken van de penningmeester duidelijker. Yke merkt op dat wat Sander eerder zei ook belangrijk is, ze hebben het vroeger niet voor niets veranderd. Ewout Hasken merkt op dat als je nu naar het HR kijkt het al gewoon mogelijk is. Er is geen motie nodig. Yael vraagt of het bestuur de motie nog altijd wilt indienen, ondanks het feit dat wat ze willen volgens de regels nu al kan.
1 0
Eddy van Uffelen zegt dat hij er wel een garantie bij wilt. Hij zegt dat er bij eerdere vergaderingen nauwelijks bestuursleden aanwezig waren terwijl ze wel waren uitgenodigd. Daarom wil hij de garantie dat het bestuur ditmaal wel iets zal doen. Timothy geeft die garantie. Stemming volgt. Voor: 9 Tegen: 20 Onthoudingen: 9 Blanco: 0 De motie wordt verworpen. 12. Voorstel subsidiëring grote reis Joia leest de motie voor. Sara Ham zegt dat er verwarring bestaat over de subsidies. Het is niet mogelijk om reissubsidies aan te vragen, volgens mij kan het helemaal niet. Irene Kruijssen zegt dat het in haar jaar gebeurd is dat er geen subsidie meer kon komen. Ze heeft wel geld gekregen voor een paar verantwoorde dingen tijdens reizen. Dat was een uitzondering. Het is niet zo dat er elk jaar subsidie komt. Timothy zegt dat er subsidies zijn geweest, twee jaar geleden voor China. Sara zegt dat dat ook ene uitzondering was omdat het anders veel te duur was. Mara van Waveren stelt een tekstvoorstel voor. Ze stelt voor om de eerste reden van de motie weg te halen. Daan Dijkstra merkt op dat er “voor altijd”staan. Hij vindt niet dat je dit voor alle jaren kan doen. Hij vindt het gek dat ze de begroting voor dit jaar nog willen aanpassen terwijl er geen bedrag afgesproken is. Joia zegt dat ze dat inderdaad willen doen, maar natuurlijk zullen ze dat verantwoorden. Emiel Willms stelt voor om de aanpassing in de halfjaarbegroting op te nemen. Yke vraagt zich af of er een bepaald percentage door Machiavelli kan worden betaald. Joia wilt al voor de volgende reis gebruik maken van deze motie. Mara stelt vast dat het moeilijke punt dus eigenlijk dit jaar is. Voor komende jaren kan het bestuur dat zelf weer gaan bepalen. Steven de Jong stelt een compromis voor, dat in de halfjaarbegroting zal staan wat er wat dit betreft gaat gebeuren. Bart de Soet zegt dat de motie niet per se nodig is. Je kan nu eenmaal overschotten hebben in een begroting en deze voor bepaalde doeleinden, zoals ene reis, gebruiken. Timothy zegt dat er een halfjaarbegroting komt. Joia zegt dat het haar voorstel is om de motie door te laten gaan en het daarna in de begroting op te laten nemen. Daarbij zal de bovenste regel worden gewijzigd. De motie wordt met een meerderheid van de stemmen aangenomen. 13. W.V.T.T.K. Geen W.V.T.T.K. 14. Rondvraag Yael vraagt waar we naartoe gaan. Nikki zegt dat alle aanwezigen haar kunnen volgen op weg naar de karaokebar. 15. Sluiting De ALV sluit om 21.55 uur.
1 1
Actiepunten: - Er moet paginanummering op de notulen. - Plan B voor de borrel. - Debiteur StudyStore moet betalen.
1 2
