2 BAB II LANDASAN TEORI

2BAB II LANDASAN TEORI

2.1

Konsep Dasar Sistem Sistem produksi1 Organisasi industri merupakan salah satu mata rantai dari sistem perekonomian,

karena memproduksi dan mendistribusikan produk (barang atau jasa). Produksi merupakan fungsi pokok dalam setiap organisasi, mencangkup organisasi yang bertanggung jawab untuk menciptakan nilai tambah produk yang merupakan output dari setiap organisasi industri. Produksi adalah bidang yang terus berkembang selaras dengan perkembangan teknologi, dimana produksi memiliki suatu jalinan hubungan timbal – balik (dua arah) yang sangat erat dengan teknologi, karena produksi dan teknologi saling membutuhkan. Kebutuhan produksi untuk beroperasi dengan biaya yang paling rendah, meningkatkan kualitas dan produktivitas, dan menciptakan produk baru telah menjadi kekuatan yang mendorong teknologi untuk melakukan berbagai terobosan dan penemuan baru. Produksi dalam sebuah organisasi pabrik merupakan inti yang paling dalam, spesifik serta berbeda dengan bidang fungsional lain seperti : keuangan, personalia,dll. Sistem produksi merupakan sistem integral yang mempunyai komponen struktural dan funsional. Dalam sistem produksi modern terjadi suatu proses trenformasi nilai tambah yang mengubah input menjadi output yang dapat dijual dengan harga kompetitif dipasar.

1

Vincent Gaspers, Ekonomi Managerial Pembuatan keputusan Bisnis, Jakarta, 2004, hal. 167-168,

6

http://digilib.mercubuana.ac.id/

Bagan 2.1 skema sistem produksi 2.1.1

Sistem Produksi dalam Kegiatan Menhasilkan Produk yang Berupa Barang2 Proses produksi merupakan cara, metode dan teknik untuk menciptakan atau

menambah kegunaan suatu produk dengan mengoptimalkan sumber daya produksi (tenaga kerja, mesin, bahan baku dan biaya) yang ada. Kegiatan menghasilkan produk yang berupa barang, terdapat tiga macam proses yaitu : 1. Proses produksi kontinyu (Intermitten Process/Discrete System) Dimana kegiatan peralatan produksi yang digunakan disusun dan diatur dengan memperhatikan urutan-urutan kegiatan atau rauting dalam menghasilkan produk tersebut serta arus bahan dalam proses telah distandarisai. 2. Proses Produksi Terputus (Intermittent Process/Discrete System) Dimana kegiatan produksi dilakukan tidak standar, tetapi didasarkan pada produk yang dikerjakan,sehingga peralatan produksi yang digunakan disusundan diatur dapat bersifat luwes (flexible) untuk dapat digunakan bagi menghasilkan berbagai produk dan berbagai ukuran.

2

A.H. Nasution, Manajemen Industri, 2006, yogyakarta, ANDI, hal 2

7


2.1.2

Sistem Produksi Menurut Jenis Produksinya3 Sistem produksi bertujuan untuk merencanakan dan mengendalikan produksi

agar lebih efisien, efektif, dan produktif, atau optimal. Jumlah sistem sistem produksi yang banyak. Sistem produksi yang tepat bagi suatu industri akan sangat tergantung pada jenis industrinya. Berdasarkan cara pembuatan (dan masa pengerjaan), produksi dapat diklasifikan menjadi tipe-tipe berikut : 1. Engineering To Order (ETO), yaitu bila pemesanan meminta produsen untuk membuat produk yang dimulai dari proses perancangannya (rekayasa). 2. Make To Order (MTO), yaitu bila produsen menyelesaikan item akhirnya jika dan hanya jika telah menerima pesanan konsumen untuk item tersebut. Bila item tersebut bersifat unik dan mempunyai desain yang dibuat menurut pesanan, maka konsumen mungkin bersedia menunggu hingga produsen dapat menyelesaikannya. 3. Assembly To Order (ATO), yaitu bila produsen membuat desain standar, modulmodul opsional standar yang sebelumnya dan merakit suatu kombinasi tertentu dari modul-modul tersebut sesuai dengan pesanan konsumen. Modul-modul standar tersebut bisa dirakit untuk berbagai tipe produk. Contohnya adalah pabrik mobil di mana meraka menyediakan pilihan ternmisi secara manual atau otomatis, AC, audio, opsi-opsi interior, dan opsi-opsi mesin khusu sebagaimana juga model bodi dan warna bodi. Komponen – komponen tersebut telah disiapkan terlebih dahulu dan akan mulai diproduksi begitu pesanan dari agen datang. 4. Make To stock (MTS), yaitu bila produsen membuat item-item yang diselesaikan dan ditempatkan sebagai persediaan sebelumpesanan konsumen diterima. Item akhir tersebut baru akan dari sistem persediaan setelah persediaan setelah pesanan konsumen diterima. Berdasarkan ukuran jumlah produk yang dihasilkan, produksi dapat dikelompokan menjadi : 1. Produksi proyek, biasanya jumlah unit yang diproduksi satu dengan jumlah operasi banyak dan melibatkan banyak sumber daya. 3

A.H. Nasution, Manajemen Industri, 2006, yogyakarta, ANDI, hal 232

8


2. Produksi batch, biala jumlah unit yang diproduksi berukuran sedang, biasanya perusahaan memproduksi banyak jenis produk. 3. Produksi massal, bila jumlah unit yang diproduksi sangat besar, jenis yang diproduksi perusahaan umumnya lebih bsedikit dibandingkan batch. Berdasarkan cara untuk memproduksi (berhubungan dengan pengaturan fasilitas produksi), produksi dikelompokan menjadi : 1. Produksi flow shop, 2. Produksi fleksibel (flexsibel manfacturing systems), 3. Produksi job shop, biasanya untuk volume produksi batch. 4. Produksi kontinu, biasanya untuk volume produksi massal. 2.1.3

Perencanaan dan Pengendalian Produksi4 Untuk mencapai efektivitas pengendalian produksi dan persediaan harus

mengenal teknik kuantitatif/perhitungannya. Tujuan dari perencanaan dan pengendalian produksi adalah merencanakan dan mengendalikan aliaran materialke dalam, di dalam, dan keluar pabrik sehingga keuntungan optimal yang merupakan tujuan perusahaan yang dicapai. Pengendalian produksi dimaksudkan mendayakan sumber daya produksi yang terbatas secara efektif, terutama dalam usaha dalam memenuhi permintaan konsumen dam menciptakan keuntungan bagi perusahaan. yang dimaksud sumber daya mencakup fasilitas produksi, tenaga kerja, dan bahan baku. Kendala yang dihadapi mencakup ketersediaan sumber daya, waktu pengiriman produk, kebijaksanaan manajemen, tenaga kerja dan lain sebagainya. Oleh karena itu, perencanaan dan pengendalian produksi mengevaluasi perkembangan permintaan konsumen, posisi modal, kapasitas produksi, tenaga kerja dan lain sebagainya. Evaluasi faktor – faktor tersbut harus mempertimbangkan kondisi saat ini dan masa yang akan datang. 2.1.4

Sistem Perencanaan dan Pengendalian Produksi5 Hubungan pengendalian produksi terhadap keseluruhan organisasi manufaktur

yang terutama adalah sebagai alat pengendalian aliran informasi.Pengendalian produksi sendiri berkaitan erat dengan fungsi – fungsi di luarnya sehingga komponen di dalam

4 5

Hendra Kusuma, Manajemen Produksi, Jakarta, 2004, Andi Hendra Kusuma, Manajemen Produksi, Jakarta, 2004,Andi

9


pengendalian produksi memiliki interaksi aliran yang sangat rumit. Harus diperhatikan bahwa keputusan dalam satu komponen misalnya penjadwalan, akan memiliki dampak terhadap komponen – komponen yang lainnya. Sebagai contoh, satu cara untuk mencegah keterlambatan produksi

karena kekurangan

bahan

adalah dengan

meningkatkan persediaan bahan. Peningkatan persediaan bahan ini mungkin akan menyederhanakan kegiatan penjadwalan tetapi mengakibatkan biaya persediaan menjadi meningkat. 2.2 2.2.1

Peramalan Konsep Dasar Peramalan6 Peramalan merupakan bagian awal dari suatu proses pengambilan suatu

keputusan.

Sebelum melakukan peramalan harus diketahui terlebih dahulu apa

sebenarnya persoalan dalam pengambilan keputusan itu. Peramalan adalah pemikiran terhadap suatu besaran, misalnya permintaan terhadap satu atau beberapa produk pada periode yang akan datang. Pada hakekatnya peramalan hanya merupakan suatu perkiraan (guess), tetapi dengan menggunakan teknik-teknik tertentu, maka peramalan menjadi lebih sekedar perkiraan. Peramalan dapat dikatakan perkiraan yang ilmiah (educated guess). Setiap pengambilan keputusan yang menyangkut keadaan di masa yang akan datang, maka pasti ada peramalan yang melandasi pengambilan keputusan tersebut. Dalam kegiatan produksi, peramalan dilakukan untuk menentukan jumlah permintaan terhadap suatu produk dan merupakan langkah awal dari proses perencanaan dan pengendalian produksi. Dalam peramalan ditetapkan jenis produk apa yang diperlukan (what), jumlahnya (how many), dan kapan dibutuhkan (when). Tujuan peramalan dalam kegiatan produksi adalah untuk meredam ketidakpastian, sehingga diperoleh suatu perkiraan yang mendekati keadaan yang sebenarnya. Suatu perusahaan biasanya menggunakan prosedur tiga tahap untuk sampai pada peramalan penjualan, yaitu diawali dengan melakukan peramalan lingkungan, diikuti dengan peramalan penjualan industri, dan diakhiri dengan peramalan penjualan perusahaan. Peramalan lingkungan dilakukan untuk meramalkan inflasi, pengangguran, tingkat suku bunga, kecenderungan konsumsi dan menabung, iklim investasi, belanja pemerintah, ekspor, dan berbagai ukuran lingkungan yang penting bagi perusahaan. 6

Rosnani Gintin, Sistem Produksi, Yogyakarta, 2007, Graha Ilmu, hal 31

10


Hasil akhirnya adalah proyeksi Produk Nasional Bruto, yang digunakan bersama indikator lingkungan lainnya untuk meramalkan penjualan industri. Kemudian, perusahaan melakukan peramalan penjualan dengan asumsi tingkat pangsa tertentu akan tercapai. 2.2.2

Pendefinisian Tujuan Peramalan7 Tujuan peramalan dilihat dengan waktu : a. Jangka pendek (Short Term) Menentukan kuantitas dan waktu dari item dijadikan produksi. Biasanya bersifat harian ataupun mingguan dan ditentukan oleh Low Management. b. Jangka Menengah (Medium Term) Menentukan kuantitas dan waktu dari kapasitas produksi. Biasanya bersifat bulanan ataupun kuartal dan ditentukan oleh Middle Management. c. Jangka Panjang (Long Term) Merencanakan kuantitas dan waktu dari fasilitas produksi. Biasanya bersifat tahunan, 5 tahun, 10 tahun, ataupun 20 tahun dan ditentukan oleh Top Management.

2.2.3

Karakteristik Peramalan yang Baik8 Peramalan yang baik mempunyai beberapa kriteria yang penting, antara

lain akurasi, biaya,dan kemudahan. Penjelasan dari kriteria-kriteria tersebut adalah sebagai berikut : 1. Akurasi. Akurasi dari suatu hasil peramalan

diukur dengan hasil kebiasaan dan

kekonsistensian peramalan tersebut. Hasil peramalan dikatakan bias bila peramalan tersebut bila terlalu tinggi atau rendah dibandingkan dengan kenyataan yang sebenarnya terjadi. Hasil peramalan dikatakan konsisten bila besarnya kesalahan peramalan relatif kecil. Peramalan yang terlalu rendah akan mengakibatkan kekuranga persediaan, sehingga permintaan konsumen tidak dapat dipenuhi segera akibatnya perusahaan dimungkinkan kehilangan pelanggan dan kehilangan keuntungan penjualan. Peramalan yang terlalu tinggi akan mengakibatkan terjadinya penumpukan persediaan, sehingga

7 8

Rosnani Gintin, Sistem Produksi, Yogyakarta, 2007, Graha Ilmu, hal 32 A.H. Nasution, Perencanaan dan Pengendalian Produksi, yogyakarta, 2008, Graha Ilmu, hal 32-33

11


banyak modal yang terserap sia–sia.

Keakuratan dari hasil peramalan ini berperan

penting dalam menyeimbangkan persediaan yang ideal. 2. Biaya. Biaya yang diperlukan dalam pembuatan suatu peramalan adalah tergantung dari jumlah item yang diramalkan, lamanya periode peramalan, dan metode peramalan yang dipakai. Ketiga faktor pemicu biaya tersebut akan mempengaruhi berapa banayak data yang dibutuhkan, bagaimana pengolahan datanya ( manual atau komputerisasi), bagaimana penyimpanan datanya dan siapa tenaga ahli yang diperbantukan. Pemilihan metode peramalan harus disesuaikan dengan dana yang tersedia dan tingkat akurasi yang ingin didapat, misalnya item-item yang penting akan diramalkan dengan metode yang sederhana dan murah. Prinsip ini merupakan adopsi dari hukum Pareto ( Analisa ABC ). 3. Kemudahan Penggunaan metode peramalan yang sederhana, mudah dibuat, dan mudah diaplikasikan akan memberikan keuntungan bagi perusahaan. Adalah percuma memakai metode yang canggih, tetapi tidak dapat diaplikasikan pada sistem perusahaan karena keterbatasan dana, sumber daya manusia, maupun peralatan teknologi. 2.2.4

Metode-Metode Peramalan9 Secara umum metode peramalan dibagi dalam dua kategori: 1. Peramalan bersifat subyektif (kualitatif) Peramalan ini lebih menekankan kepada keputusan-keputusan hasil diskusi, pendapat pribadi seseorang, dan intuisi yang meskipun kelihatan kurang ilmiah, tetapi dapat memberikan hasil yang baik. Pada dasarnya metode kualitatif ditujukan untuk peramalan terhadap produk baru, pasar baru, proses baru, perubahan sosial masyarakat, perubahan teknologi, atau penyesuaian terhadap ramalan-ramalan berdasarkan metode kuantitatif. 2. Peramalan Bersifat Obyektif (kuantitatif) Metode ini merupakan prosedur peramalan yang mengikuti aturan-aturan matematis dan statistik dalam menunjukkan hubungan antara permintaan

9

A.H. Nasution, Perencanaan dan Pengendalian Produksi, yogyakarta, 2008, Graha Ilmu

12


dengan satu atau lebih variabel yang mempengaruhinya. Metode ini terbagi dua, yaitu : a. Metode Intrinsik (time series) Metode ini membuat peramalan hanya berdasarkan pada proyeksi permintaan historis tanpa mempertimbangkan faktor-faktor eksternal yang mungkin memperngaruhi besarnya permintaan. Metode ini hanya cocok untuk peramalan jangka pendek pada kegiatan produksi. b. Metode Ekstrinsik (causal) Metode ini mempertimbangkan faktor-faktor eksternal yang mungkin dapat mempengaruhi besarnya permintaan di masa mendatang dalam model peramalannya. Metode ini cocok untuk peramalan jangka panjang karena dapat menunjukkan hubungan sebab akibat yang jelas dalam hasil peramalannya dan dapat memprediksi titik-titik perubahan. 2.2.5

Teknik-teknik Peramalan Metode Time Series10

2.2.5.1 Metode Rata-rata Bergerak Sederhana (Simple Moving Average) Metode ini menggunakan sejumlah data aktual permintaan yang baru untuk membangkitkan nilai ramalan untuk permintaan di masa mendatang. Metode rata-rata bergerak akan efektif diterapkan apabila diasumsikan bahwa permintaan pasar terhadap produk akan teteap stabil sepanjang waktu. Bentuk umum persamaan dari metode ratarata bergerak :

di mana : Aktual ft

= Ramalan permintaan real untuk periode t

Ft

= Permintaan aktual pada periode t

M

= Jumlah periode yang dipergunakan sebagai dasar peramalan (nilai minimal m adalah 2)

10

A.H. Nasution, Perencanaan dan Pengendalian Produksi, yogyakarta, 2008, Graha Ilmu, hal 40

13


2.2.5.2 Metode Rata-rata Bergerak dengan Pembobotan (Weighted Moving Average = WMA) Pada metode ini, setiap data diberikan bobot yang sama. Aktualnya hal ini mustahil karena data yang lebih baru akan mempunyai bobot yang lebih tinggi karena data tersebut merepresentasikan kondisi yang terakhir terjadi. Hal ini yang melahirkan metode peramalan rata-rata bergerak dengan pembobotan. Secara sistematis, WMA dapat dinyatakan sebagai berikut :

Dimana : Aktual ft

= Ramalan permintaan real untuk periode t

Ft

= Permintaan aktual pada periode t

Ct

= Bobot masing – masing data yang dipergunakan (Σct = 1 dan pemberian bobot diberikan melalui intuisi)

M

= Jumlah periode yang dipergunakan sebagai dasar peramalan (nilai minimal m adalah 2)

2.2.5.3 Metode Pemulusan Eksponensial (Exponential Smoothing = ES) Kelemahan teknik moving average dalam kebutuhan akan data-data masa lalu yang cukup banyak dapat diatasi dengan teknik pemulusan eksponensial. Metode peramalan pemulusan eksponensial bekerja hampir serupa dengan alat thermostat, di mana apabila galat ramalan (forecast error) adalah positif, yang berarti nilai aktual permintaan lebih tinggi dari pada nilai ramalan (A-F>0), maka model pemulusan eksponensial akan secara otomatis meningkatkan nilai ramalan. Sebaliknya apabila galat ramalan (forecast error) adalah negatif, yang berarti nilai aktual permintaan lebih rendah dari pada nilai ramalan (A-F<0), maka pemulusan eksponensial akan secara otomatis menurunkan nilai ramalan. Proses penyesuaian ini berlangsung terus menerus kecuali galat ramalan telah mencapai nol. Kenyataan inilah yang mendorong peramal 16 (forecaster) lebih suka menggunakan model pemulusan eksponensial. Apabila pola historis dari aktual permintaan bergejolak atau tidak stabil dari waktu ke waktu. Peramalan menggunakan model pemulusan eksponensial dilakukan berdasarkan formula sebagai berikut :

( 14


)

di mana

:

Ft

= ramalan yang ditentukan sebelumnya (periode sekarang)

Ft-1

= ramalan untuk periode berikutnya

Dt

= Permintaan aktual (periode sekarang)

α

= konstanta pemulusan (smoothing constant)

2.2.5.4 Metode Pemulusan Eksponensial dengan Unsur Trend Teknik moving average dan exponential smoothing sederhana telah dijelaskan di depan hanya tepat bila data yang digunakan stationer. Bila data permintaan bersifat musiman dan memiliki tren, maka dapat diselesaikan dengan salah satu metode exponentioal smoothing yang biasa disebut dengan metode winter. Metode winter didasarkan atas tiga persamaan pemulusan, yaitu persamaan untuk penyesuaian stationer, satu persamaan untuk penyesuaian tren, dan persamaan yang lain untuk penyesuaian musiman. Yang perlu diperhatikan adalah bahwa pemulusan eksponensial tunggal ini akan selalu mengikuti setiap tren data yang sebenarnya, karena yang dapat dilakukan hanyalah mengatur ramalan yang akan datang dengan suatu porsentase kesalahan yang terakhir. Berikut ini persamaan pemulusan eksponensial dengan mempertimbangkan trend : ( (

)

) (

)

di mana : Ft

= ramalan yang ditentukan sebelumnya (periode sekarang)

Tt+1 = ramalan untuk periode berikutnya Tt

= faktor tren periode terakhir

β

= bobot atau konstanta penghalus tren

2.2.5.5 Metode Regresi (regression method) Sebelum suatu keputusan diambil, kadang perlu dilakukan suatu peramalan (forecasting) mengenai kemungkinan atau harapan yang akan terjadi di masa depan. Analisis regresi digunakan untuk mempelajari dan mengukur hubungan yang terjadi di antara dua atau lebih variabel. Regresi sederhana dikaji untuk dua variabel. Regresi

15


majemuk dikaji lebih dari dua variabel.Analisis regresi, menyusun persamaan regresi yang digunakan untuk menggambarkan pola atau fungsi hubungan antar variabel. Persamaan garis linear :

y = a + bx

b =

a = Y – bx Di mana

:

y

= ramalan permintaan untuk periode x

a

= titik potong pada perode 0 (nol)

b

= keiringan garis

x

= periode (yang ingin dicari) X =

Di mana

Y =

:

n

= jumlah rata-rata

X

= rata-rata data X

Y

= rata-rata Y

2.2.5.6 Ukuran Akurasi Hasil Peramalan11 Ukuran akurasi hasil peramalan yang merupakan ukuran kesalahan peramalan merupakan ukuran tentang tingkat perbedaan antara hasil peramalan dengan permintaan yang terjadi. Ada lima ukuran yang biasa digunakan, yaitu : 

Rata-rata Deviasi Mutlak (Mean Absolute Deviation = MAD) MAD merupakan rata-rata kesalahan mutlak selama periode tertentu tanpa

memperhatikan apakah hasil peramalan lebih besar atau lebih kecil dibandingkan kenyataannya. Secara sistematis MAD dirumuskan sebagai berikut :

MAD   11

A t  Ft n


16


di mana : At

= permintaan aktual pada periode –t

Ft

= peramalan permintaan pada periode –t

n

= jumlah periode peramalan yang terlibat

 Rata-rata kuadrat kesalahan (Mean Square Error = MSE) MSE dihitung dengan menjumlahkan kuadrat semua kesalahan peramalan pada setiap periode dan membaginya dengan jumlah periode peramalan. Secara matematis MSE dirumuskan sebagai berikut : MSE  



(A t  Ft ) 2 n

Rata-rata Kesalahan Peramalan (Mean Forecast Error =MFE)

23

MFE sangat efektif untuk mengetahui apakan suatu hasil peramalan selama periode tertentu terlalu tinggi atau terlalu rendah. MFE dihitung dengan menjumlahkan semua kesalahan peramalan selama periode peramalan dan membaginya dengan jumlah periode peramalan. Secara sistematis MFE dinyatakan sebagai berikut :

MFE   

(A t  Ft ) n

Rata-rata Persentase Kesalahan Absolut (Mean Absolute Percentage Error = MAPE) MAPE merupakan ukuran kesalahan relatif. MAPE biasanya lebih berarti

dibandingkan MAD karena MAPE menyatakan persentase kesalahan hasil peramalan terhadap permintaan aktual selama periode tertentu yang akan memberikan informasi persentase kesalahan terlalu tinggi atau terlalu rendah. Secara matematis MAPE dinyatakan sebagai berikut :

F  100  MAPE    A t  t At  n 

17


2.3

Persediaan12 Setiap perusahaan, apakah perusahaan itu perusahaan jasa ataupun perusahaan

manufaktur, selalu memerlukan persediaan. Tanpa adanya persediaan, para pengusaha akan dihadapkan pada risiko bahwa perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan pelanggannya. Perusahaan-perusahaan yang bergerak dalam bidang industri tidak akan terlepas dari masalah persediaan. Persentase persediaan terhadap total harta (assets) keseluruhan dari perusahaan adalah relatif cukup tinggi. Oleh karena itu, persediaan yang ada di perusahaan perlu dikelola sebaik-baiknya, persediaan harus direncanakan dan dikendalikan secara efektif dan efisien.

Pengadaan persediaan harus diperhatikan

karena berkaitan langsung dengan biaya yang harus ditanggung perusahaan sebagai akibat adanya persediaan. Oleh sebab itu, persediaan yang ada harus seimbang dengan kebutuhan, karena persediaan yang terlalu banyak akan mengakibatkan perusahaan menanggung resiko kerusakan dan biaya penyimpanan yang tinggi disamping biaya investasi yang besar. Tetapi jika terjadi kekurangan persediaan akan berakibat terganggunya kelancaran dalam proses produksinya. Oleh karenanya diharapkan terjadi keseimbangan dalam pengadaan persediaan sehingga biaya dapat ditekan seminimal mungkin dan dapat memperlancar jalannya proses produksi13. 2.3.1

Pengertian dan Tujuan Pengendalian Perseediaan Pengertian mengenai persediaan dalam hal ini adalah sebagai suatu aktiva yang

meliputi - barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha tertentu, atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan/proses produksi, ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi. Jadi persediaan merupakan sejumlah bahan-bahan, bagian-bagian yang disediakan dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat

dalam perusahaan untuk

proses produksi, serta barang-barang jadi/produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau langganan setiap waktu14. Definisi lain menyatakan bahwa pada dasarnya persediaan adalah suatu sumber daya menganggur (idle resources) yang menunggu proses lebih lanjut. Yang dimaksud

Freddy Rangkuti, Manajemen Persediaan: Aplikasi di Bidang Bisnis, 1998, Rajawali Pers. Agus Ristono, Manajemen Persediaan, 2008, Graha Ilmu 14 Sofjan Assauri, Manajemen Produksi dan Operasi, Jakarta, 2008, FE-UI, hal. 237 12 13

18


proses lebih lanjut di sini dapat berupa kegiatan produksi seperti yang dijumpai pada sistim industri, kegiatan pemasaran seperti dijumpai pada sistim distribusi ataupun kegiatan konsumsi seperti dijumpai pada sistim rumah tangga15 Suatu pengendalian persediaan yang dijalankan oleh suatu perusahaan sudah tentu memiliki tujuan-tujuan tertentu. Pengendalian persediaan yang dijalankan adalah untuk menjaga persediaan pada tingkat yang optimal sehingga diperoleh penghematanpenghematan untuk persediaan tersebut. Dari pengertian tersebut, maka tujuan pengelolaan tersebut adalah sebagai berikut16 : 1. Untuk dapat memenuhi kebutuhan atau permintaan konsumen dengan cepat (memuaskan konsumen). 2. Untuk menjaga kontinuitas produksi atau menjaga agar perusahaan tidak mengalami kehabisan persediaan yang mengakibatkan terhentinya proses produksi, hal ini dikarenakan alasan: a. Kemungkinan barang (bahan baku dan penolong) menjadi langka sehingga sulit untuk diperoleh. b. Kemungkinan supplier terlambat mengirimkan barang yang dipesan. 3. Untuk mempertahankan dan bila mungkin meningkatkan penjualan dan laba perusahaan. 4. Menjaga agar pembeli yang menbeli dalam jumlah yang kecil dapat dihindari, karena dapat mengakibatkan ongkos pesan menjadi besar. 5. Menjaga supaya penyimpanan dalam emplacement tidak menumpuk, karena akan mengakibatkan biaya menjadi lebih besar. Dari beberapa tujuan pengendalian di atas maka dapat dipahami bahwa tujuan pengendalian persediaan adalah untuk menjamin terdapatnya persediaan sesuai kebutuhan. Ada dua macam kelompok bahan baku yaitu17: a. Bahan baku langsung (direct material), yaitu bahan yang membentuk dan merupakan bagian dari barang jadi yang biayanya dengan mudah bisa ditelusuri dari biaya barang jadi tersebut. Jumlah bahan baku langsung bersifat variabel, artinya sangat tergantung atau dipengaruhi oleh besar kecilnya volume produksi atau perubahan output. 15

Arman Hakim, Perencanaan dan Pengendalian Produksi, yogyakarta, 2008, Graha Ilmu, hal 113 Agus Ristono, Manajemen Persediaan, Yogyakarta, 2009, Graha Ilmu, hal 4 17 Agus Ristono, Manajemen Persediaan, Yogyakarta, 2009, Graha Ilmu, hal 5 16

19


b. Bahan baku tak langsung (indirect material), yaitu bahan baku yang dipakai dalam proses produksi, tetapi sulit menelusuri biayanya pada setiap barang jadi. 2.3.2

Fungsi Persediaan18 Fungsi utama persediaan yaitu sebagai penyangga, penghubung antar proses

produksi dan distribusi untuk memperoleh efisiensi. Fungsi lain persediaan yaitu sebagai stabilisator harga terhadap fluktuasi permintaan. Lebih spesifik, persediaan dapat dikategorikan berdasarkan fungsinya sebagai berikut : a. Persediaan dalam Lot Size. Persediaan muncul karena ada persyaratan ekonomis untuk penyediaan (replishment) kembali. Penyediaan dalam lot yang besar atau dengan kecepatan sedikit lebih cepat dari permintaan akan lebih ekonomis. Faktor penentu persyaratan ekonomis antara lain biaya setup, biaya persiapan produksi atau pembelian dan biaya transportasi. b. Persediaan cadangan. Pengendalian persediaan timbul berkenaan dengan ketidakpastian. Peramalan permintaan konsumen biasanya disertai kesalahan peramalan. Waktu siklus produksi (lead time) mungkin lebih dalam dari yang diprediksi. Jumlah produksi yang ditolak (reject) hanya bisa diprediksi dalam proses. Persediaan cadangan mengamankan kegagalan mencapai permintaan konsumen atau memenuhi kebutuhan manufaktur tepat pada waktunya. c. Persediaan antisipasi Persediaan dapat timbul mengantisipasi terjadinya penurun an persediaan (supply) dan kenaikan permintaan (demand) atau kenaikan harga. Untuk menjaga kontinuitas pengiriman produk ke konsumen, suatu perusahan dapat memelihara persediaan dalam rangka liburan tenaga kerja atau antisipasi terjadinya pemogokan tenaga kerja. d. Persediaan pipeline Sistem persediaan dapat diibaratkan sebagai sekumpulan tempat (stock point) dengan aliran diantara tempat persediaan tersebut. Pengendalian persediaan terdiri dari pengendalian aliran persediaan dan jumlah persediaan akan terakumulasi di tempat persediaan. Jika aliran melibatkan perubahan fisik 18

Rosnani Ginting, Sistem Produksi, Yogyakarta, 2007, Graha Ilmu, hal 124

20


produk, seperti perlakuan panas atau perakitan beberapa komponen, persediaan dalam aliran tersebut persediaan setengah jadi (work in process). Jika suatu produk tidak dapat berubah secara fisik tetapi dipindahkan dari suatu tempat penyimpanan ke tempat penyimpanan lain, persediaan disebut persediaan transportasi. Jumlah dari persediaan setengah jadi dan persediaan transportasi disebut persediaan pipeline. Persediaan pipeline merupakan total investasi perubahan dan harus dikendalikan. e. Persediaan Lebih . Yaitu persediaan yang tidak dapat digunakan karena kelebihan atau kerusakan fisik yang terjadi. 2.3.3

Jenis – Jenis Persediaan19 Pembagian jenis persediaan dapat berdasarkan proses manufaktur yang dijalani

dan berdasarkan tujuan. Berdasarkan proses manufaktur, maka persediaan dibagi dalam tiga kategori, yaitu. 1. Persediaan bahan baku dan penolong. 2. Persediaan bahan setengah jadi. 3. Persediaan barang jadi. Pembagian jenis persediaan berdasarkan tujuannya, terdiri dari : 1. Persediaan pengaman (safety stock) Persediaan pengaman (safety stock) adalah persedian yang dilakukan untuk mengantisipasi unsur

ketidakpastian permintaan dan penyediaan. Apabila

persediaan pengaman tidak mampu mengantisipasi ketidakpastian tersebut, akan terjadi kekurangan persediaan (stock out). Faktor-faktor yang menentukan safety stock : a. Penggunaan bahan baku rata-rata Salah satu dasar untuk memperkirakan penggunaan bahan baku selama periode tertentu, khususnya selama periode pemesanan adalah rata-rata penggunaan bahan baku pada masa sebelumnya. b. Faktor waktu atau lead time (procurement time) Lead time adalah lamanya waktu antara mulai dilakukannya pemesanan bahan-bahan sampai dengan kedatangan bahan-bahan yang dipesan tersebut 19

Agus Ristono, Manajemen Persediaan, Yogyakarta, 2009, Graha Ilmu, hal 7

21


dan diterima di gudang persedian. Lamanya waktu tersebut tidaklah sama antara satu pesanan dengan pesanan yang lain, tetapi bervariasi. 2. Persediaan antisipasi Persediaan antisipasi disebut sebagai stabilization stock merupakan persediaan yang dilakukan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang sudah dapat diperkirakan sebelumnya. 3.

Persediaan dalam pengiriman (transit stock) Persediaan dalam pengiriman disebut work-in process stock adalah persediaan yang masih dalam pengiriman, yaitu: a. Eksternal transit stock adalah persediaan yang masih berada dalam transportasi. b. Internal transit stock adalah persediaan yang masih menunggu untuk diproses atau menunggu sebelum dipindahkan. Biaya-Biaya Persediaan20

2.3.4

Umumnya untuk pengambilan keputusan penentuan besarnya jumlah persediaan, biaya-biaya variabel berikut ini harus dipertimbangkan, diantaranya :  Biaya penyimpanan (holding costs atau carrying costs), adalah biaya penyimpanan (holding costs atau carrying costs), terdiri atas biaya- biaya yang

bervariasi

secara

langsung

dengan kuantitas persediaan.

Biaya

penyimpanan per periode akan semakin besar apabila kuantitas bahan yang dipesan semakin banyak atau rata-rata persediaan semakin tinggi. Biaya penyimpanan merupakan variabel apabila bervariasi dengan tingkat persediaan. Apabila biaya fasilitas penyimpanan (gudang) tidak variabel, tetapi tetap, maka tidak dimasukkan dalam biaya penyimpanan per unit. 

Biaya pemesanan atau pembelian (ordering costs atau procurement costs), adalah, pada umumnya, biaya per pesanan (di luar biaya bahan dan potongan kuantitas) tidak naik apabila kuantitas pesanan bertambah besar. Tetapi, apabila semakin banyak komponen yang dipesan setiap kali pesan, jumlah pesanan per periode turun, maka biaya pemesanan total akan turun. Ini berarti, biaya pemesanan total per periode (tahunan) sama dengan jumlah

Freddy Rangkuti, Manajemen Persediaan – Aplikasi dibidang Bisnis, Jakarta, 2004, PT Grafindo Persada, hal 16

20

22


pesanan yang dilakukan setiap periode dilakukan biaya yang harus dikeluarkan setiap kali pesan. 2.4 2.4.1

Material Requirement Planning (MRP) Definisi MRP21 MRP adalah prosedur logis, aturan keputusan dan teknik pencatatan

terkomputerisasi yang dirancang untuk menterjemahkan “Jadwal Induk Produksi” atau MPS (Master Production Scheduling), menjadi “kebutuhan bersih” atau NR (Net Requirement) untuk semua item. Sstem MRP dikembangkan untuk membantu perusahaan mankufaktur mangatasi kebutuhan akan item-item dependent secara lebih baik dan efisien. Selain itu, sitem MRP didesain untuk melepaskan pesanan-pesanan dalam produksi dan pembelian untuk mengatur aliran bahan baku dan persediaan dalam proses hingga sesuai dengan jadwal produksi untuk produk akhir. Hal ini memungkinkan perusahaan memelihara tingkat minimum dari item-item yang kebutuhan dependent, tetapi tetap dapat menjamin terpenuhnyainya jadwal produksi untuk produk akhirnya. Sistem MRP juga dikenal sebagai perencanaan kebutuhan berdasarkan tahapan waktu (time-phase requirements planning). 2.4.2

Perbedaan Persediaan Tradisonal dengan MRP22 Perkembangan telah mengurangi peran manajemen tredisional, karena kmoputer

mampu menangani serta mengolah informasi dalam volume yang besar dengan kecepatan yang tinggi. Pengaruh lebih jauh dari komputer memungkinkan untuk menyeleksi, memperbaiki atau bahkan menghilangkan beberapa teknik tradisional yang sulit dipraktekkan. Salah satu kesulitan dari teknik tradisional adalah menentukan tingkat persediaan optimal untuk komponen-komponen yang mempunyai sifat saling “bergantung”. Misalnya pada indutri mobil, dimana jumlah dan macamnya banyak sekali dan kebutuhan satu bergantung pada kebutuhan yang lainnya. Jika teknik treadional digunakan untuk menghitung persediaan tiap komponen tersebut, maka akan dijumpai uasaha perhitungan yang berlebih dan hasilnya tidak optimal, karena sesungguhnya permintaan komponen yang satu tergantung dari komponen lainnya.

21 22

A.H. Nasution, Perencanaan dan Pengendalian Produksi, yogyakarta, 2008, Graha Ilmu, hal 245 A.H. Nasution, Perencanaan dan Pengendalian Produksi, yogyakarta, 2008, Graha Ilmu, hal 246

23


Kesulitan-kesulitan yang biasa terjadi dalam pelaksanaan manajemen persediaan tradisional telah dapat diatasi dengan sistem baru dengan bantuan komputer yang disebut sistem MRP. Sistem MRP mampu memperbaiki metode perencanaan dan pengotrolan persediaan dengan memperhatukan hubungan dan sifat dari barang-barang persediaan, sehinggan berbagai asumsi yang tidak realistis yang biasanya disertakan dalam metode persediaan tradisioanal, dapat dihilangkan. Penerapan yang baik dari sistem MRP akan , mengurangi barang dan memperbaiki pelayanan pengiriman. Tujuan utama dari MRP adalah merancang suatu sistem yang mampu menghasilkan informasi untuk melakukan aksi yang tepat (pembatalan pesanan, pesan ulang, penjadwalan ulang). Aksi ini sekaligus merupakan pegangan untuk melakukan pembelian atau produksi, yang merupakan keputusan baru atau merupakan perbaikan atas keputusan yang lain, Ada empat kemampuan yang menjadi ciri utama MRP yaitu : 

Mampu menentukan kebutuhan pada saat yang tepat. Menentukan secara tepat kapan suatu pekerjaan harus sekali (atau material harus tersedia) untuk memenuhi permintaan atas produk akhir yang sudah direncanakan dalam Jadwal Induk Produksi.



Pembentukan kebutuhan minimal setiap item Dengan diketahuinya kebutuhan akan produk akhir, MRP dapat menentukan secara tepat sistem penjadwalan (prioritas) untuk memenuhi semua kebutuhan minimal setiap item.



Menentukan pelaksanaan renacana pemesanan Memberikan indikasi kapan pemesanan atau pembatalan pemesanan harus dilakukan. Pemesanan perlu dilakukan lewat pembelian atau dibuat di pabrik sendiri.



Menentukan penjadwlan ulang atau pembatalan atas suatu jadwal yang sudah direncnakan. Apabila kapasitas yang tiadak mampu memenuhi pesana yang dijadwalkan pada waktu yang diinginkan, maka MRP dapat memberikan indikasi untuk melakukan penjadwalan ulang (jika mungkin).

24


2.4.3

Syarat teknik MRP23

Ada emapat syarat pada teknik MRP, yaitu : 1. Tersedianya Master Production Schedule (MPS) 2. Setiap item persediannya mempunyai identifikasi khusus. 3. Tesedianya struktur produk dan BOM (Bill of Material) pada saat perencanaan. Struktur produk tidak perlu memuat semua item yang terlibat dalam pembuatan suatu produk (apabila itemnya sangat banyak dan prosesnya terlalu kompleks), maka struktur produk harus mampu menggambarkan secara jelas langkah – langkah suatu produk yang dibuat, langkah tersebut dimulai dari bahan baku sampai produk akhir . 4. Tersedianya

catatan

(inventory

persediaan

status).

Status

persediaan

menggambarkan keadaan dari setiap komponen atau material yang ada dalam persediaan, yang berkaitan dengan : 

Jumlah persediaan yang dimiliki pada setiap periode (inventory on hand).



Jumlah barang yang dipesan dan kapan pesanan tersebut akan tiba (inventory on order).

 2.4.4

Waktu ancang – ancang (lead time) dari setiap bulan.

Langkah-Langkah Dalam Proses MRP24 Pada dasarnya ada empat langkah utama dalam proses MRP, yaitu :

1) Netting Netting adalah proses perhitungan bersih yang besarnya merupakan selisih antara kebutuhan kotor dengan jadwal penerimaan persediaan (schedule order receipts) dan persediaan awal yang tersedia (begin inventory). Data yang diperlukan dalam proses perhitungan kebutuhan bersih adalah : 

Kebutuhan kotor untuk setiap periode



Persediaan yang dipunyai pada awal perencanaan



Rencana penerimaan untuk setiap periode perencanaan

Pengertian kebutuhan kotor dalam pembahasan di sini mempunyai makna tersendiri. Kebutuhan kotor merupakan jumlah dari produk akhir yang akan 23 24

A.H. Nasution, Perencanaan dan Pengendalian Produksi, yogyakarta, 2008, Graha Ilmu, hal 259 A.H. Nasution, Perencanaan dan Pengendalian Produksi, yogyakarta, 2008, Graha Ilmu, hal 260

25


dikonsumsi. 2) Lotting / Lot sizing Lotting / Lot Sizing merupakan suatu algoritma heuristic yang mencoba untuk mencari jumlah pesanan menentukan besarnya pesanan individu yang “optimal” berdasarkan pada hasil perhitungan kebutuhan bersih. Terdapat banyak alternatif untuk menghitung ukuran lot. Beberapa teknik diarahkan untuk ongkos “set-up” dan ongkos simpan, ada juga yang bersifat sederhana dengan menggunakan jumlah pemesanan teta atau dengan periode pemesanan tetap. 3) Offsetting Langkah ini bertujuan untuk menentukan saat yang tepat untuk melakukan rencana pemesanan dalam rangka memenuhi kebutuhan bersih. Rencana pemesanan diperoleh dengan cara mengurangkan saat awal tersedianya ukuran lot diinginkan dengan besarnya lead time. Perlu ditegaskan di sini, pengertian lead time adalah besarnya waktu saat barang mulai dipesan atau diproduksi sampai barang tersebut selesai dan diterima siap untuk dipakai. 4) Explosion Explosion atau kita sebut saja proses explosion proses perhitungan kebutuhan kotor untuk tingkat item/komponen yang lebih bawah, tentu saja didasarkan atas rencana pemesanan. Dalam proses explosion ini data mengenai dua struktur produk inilah proses explosion akan berjalan dan dapat menentukan ke arah komponen mana harus dilakukan Explosion. 2.4.5

Tujuan MRP25

Secara umum MRP dimaksudkan untuk mencapai tujuan sebagai berikut : 1) Meminimalkan Persediaan MRP menentukan berupa banyak dan kapan suatu komponen diperlukan disesuaikan dengan jadwal induk produksi (Master Production Schedule). dengan menggunakan metode ini maka pengadaan (pembelian) atas komponenkomponen yang diperlukan untuk suatu rencana produksi dapat dilakukan sebatas yang diperlukan saja sehinnga dapat meminimalkan biaya persediaan.

25

Hari Purnomo , Pengantar Teknik Industri, 2003, yogyakarta, Graha Ilmu, hal. 107

26


2) Mengurangi resiko keterlambatan produksi atau pengiriman MRP mengidentifikasi berapa banyaknya bahan dan komponen yang diperlukan baik dari segi jumlah dan waktunya dengan memperhatikan tenggang waktu produksi maupun pengadaan atau pembelian komponen, sehingga dapat memperkecil resiko tidak tersedianya bahan yang akan diproses yang dapat mengakibatkan terganggunya rencana produksi. 3) Komitmen yang realistis Dengan MRP, jadwal produksi diharapkan dapat dipenuhi sesuai dengan rencana, sehingga komitmen terhadap pengiriman barang dapat dilakukan secara realistis. Hal ini dapat mendorong meningkatnya kepuasan dan kepercayaan konsumen. 4) Meningkatkan Efisiensi MRP juga dapat mendorong peningkatan efisiensi karena jumlah persediaan, waktu produksi, dan waktu pengiriman dapat direncanakan lebih baik sesuai dengan jadwalinduk produksi. Ada tiga input utama dari suatu system MRP, yaitu Master Production Schedule catatan keadaan Persediaan (Inventory Status), dan struktur produk (Bill Of Material). Tanpa adanya ketiga input tersebut, MRP tidak akan berfungsi dengan baik. Metode MRP merupakan mrtode perencanaan dan pengendalian pesanan dan iventori untuk item-item dependent demand. Berdasarkan MPS yang diturunkan dari rencana produksi, suatu MRP mengidentifukasikan item apa yang harus dipesan, berapa banyak kuantitas item yang harus dipesan, dan bilamana waktu memesan item tersebut. 2.4.6

Masukan dan Keluaran MRP26

2.4.6.1 Masukan MRP Ada tiga masukan utama yang diperlukan dalam mekanisme MRP, yaitu jadwal induk produksi, status persediaan, dan struktur produk. 1. Jadwal Induk Produksi (JIP) JIP adalah suatu rencana produksi jangka pendek yang menggambarkan hubungan antara kuantitas setiap jenis produk akhir yang diinginkan dengan waktu penyediaannya. 26


27


2. Catatan keadaan persediaan Catatan keadaan persediaan menggambarkan keadaan dari setiap komponen atau material yang ada dalam persediaan. 3. Struktur Produk Yang dimaksud dengan struktur produk adalah kaitan antara produk dengan komponen-komponen penyusunnya. Informasi yang dilengkapi untuk setiap komponen ini meliputi jenis komponen, jumlah yang dibutuhkan, dan tingkat penyusunannya. 2.4.6.2 Keluaran MRP Rencana pemesanan merupakan output dari MRP yang dibuat atas dasar waktu ancang-ancang dari setiap komponen. Waktu ancang-ancang dari suatu item yang dibeli merupakan periode antara pesanan dilakukan sampai barang diterima (on-hand), sedangkan untuk produk yang dibuat dipabrik sendiri, merupakan periode antara perintah item harus dibuat sampai dengan selesai diproses. Ada dua tujuan yang hendak dicapai dengan adanya rencana pemesanan yaitu : 1. Menentukan kebutuhan bahan pada tingkat lebih bawah 2. Memproyeksikan kebutuhan kapasitas Secara umum,output dari MRP adalah : 

Memberikan

catatan

tentang

pesanan

penjadwalan

yang

harus

dilakukan/direncanakan baik dari pabrik sendiri maupun dari suplier. 

Menbeikan indikasi untuk penjadwalan ulang



Memberikan indikasi untuk pembatalan atas pesanan



Memberikan indikasi untuk keadaan persediaan Output dari MRP dapat pula disebut sebagai suatu aksi yang merupakan

tindakan atas pengendalian persediaan dan penjadwalan produksi.

28


Secara skematis, masukan dan keluaran MRP dapat dilihat di bawah ini:

Gambar 2.1 masukan dan keluaran MRP 2.4.7

Master Production Schedule (Penjadwalan Produksi Induk)27 Master Production Schedule (Penjadwalan Produksi Induk) adalah salah satu set

rencana yang menggambarkan berapa jumlah yang akan dibuat untuk setiap end item pada periode tertentu. Pengunaan konsep MRP dimulai dengan pembuatan Jadwal Induk Produksi (Master Production Schedule/MPS). Jadwal induk produksi adalah rencana produksi jangka pendek perusahaan dalam mengahasikan produk jadi atau produk akhir, yang akan digunakan untuk mengatur rencana produksi dan pengawasan. Sistem ini menghasilkan jadwal produksi jangka pendek baik untuk suku cadang maupun proses perakitannya, jadwal pembelian bahan bahan baku, jadwal pelaksanaan produksi dan jadwal kerja karyawan. Fungsi MPS adalah : 

Menjadwalkan jumlah tiap end item yang akan diproduksi



Memberikan input bagi MRP (Material Requirement Planning),



Sebagai dasar pembuatan perencanaan sumber daya (rough cut capacity planning)



27

Merupakan dasar untuk menetapkan janji pengiriman pada konsumen.

Vincent Gaspersz, Production Planning and Inventory Control, 2001

29


Lima input utama bagi MPS adalah : 1. Data permintaan total Merupakan salah satu sumber data bagi proses penjadwalan produksi induk. Data permintaan total berkaitan dengan ramalan penjualan dan pesanan – pesanan. 2. Status Iventory Berkaitan dengan informasi tentang on hand inventory, stok yang dialokasikan untuk penggunaan tertentu (allocated stock), pesanan – pesanan produksi dan pembelian yang dikeluarkan (released production and purchased orders) dan firm planned orders. MPS harus mengetahui secara akurat berapa banyak yang tersedia dan menentukan berapa banyak yang harus dipesan. 3. Rencana Produksi Memberikan sekumpulan batasan bagi MPS. MPS menentukan berapa tingkat produksi, iventori dan sumber – sumber daya lain dalam rencana produksi itu. Terdapat tiga alternatif strategi perencanaan peoduksi yaitu : a) Level Method b) Chase Method c) Compromise Strategy 4. Data Perencanaan Berkaitan dengan aturan – aturan tentang lot-sizing yang harus digunakan, stok pengaman (safety stock) dan waktu tunggu (lead time) dari masing – masing item biasanya tersedia dalam file induk dari item. 5. Informasi RCCP Beberapa faktor utama yang menentukan proses penjadwalan produksi induk (MPS), yaitu : a) Lingkungan manufaktur Lingkungan manufaktur yang umum dipertimbangkan ketika akan mendesain MPS adalah : 

Make to Stock Produk dari lingkungan make to stock biasanya dikirim secara langsung dari gudang produk akhir dan karena itu harus ada stok sebelum pesanan pelanggan (customer order) tiba. Hal ini berarti

30


produk akhir dibuat atau diselesaikan dahuku sebelum menerima pesanan pelanggan. 

Make to Order Produk – produk dari lingkungan make to order biasanya baru dikerjakan atau diselesaikan setelah menarima pesanan dari pelanggan.



Assemble to Order Produk-produk dari lingkungan assemble to order adalah make to order

product,

di

mana

semua

komponen

(semifinished,

intermediate, subassembly, fabricated, purchased, packaging, dll) yang digunakan dalam assembly, pengepakan atau proses akhir, direncanakan atau dibuat labih awal, kemudian disimpan dalam stok guna mengantisipasi pesanan pelanggan. b) Struktur Produk (Bill Of Material-BOM) terbagi atas : 

Struktur standar



Struktur modular



Struktur interved

Struktur Produk (Bill Of Material-BOM)28 

Daftar (list) dari bahan, material, atau komponen yang dibutuhkan untuk dirakit, di campur untuk membuat produk akhir.



Jaringan yang menggambarkan hubungan induk konponen.



Dibutuhkan sebagai input dalam hubungan induk komponen



Dibutuhkan sebagai input dalam perencanaan dan pengendalian aktivitas produksi.

Planning BOM tidak menggambarkan produk aktual yang akan dibuat, tetapi menggambarkan pseudo produk atau composite product yang diciptakan untuk memudahkan dan meningkatkan akurasi peramalanng urpenjualan, mengurangi jumlah end items, membuat proses perencanaan dan penjadwalan menjadi lebih akurat. Planning Bills Of Material terbagi dalam dua jenis : 

Planiing Bills dengan item yang dijadwalkan merupakan komponen atau subassemblies untuk pembuatan produk akhir (end items), dimana item-item

28

Eddy Herjanto, Manajemen Produksi dan Operasi,1997,Jakarta, Gramedia

31


yang dijadwalkan itu secara fisik lebih kecil daripada produk akhir, yang termasuk dalam kategori ini adalah : o Modular bills Keuntungan dari pengggunaan modular planning bills adalah : 1. Cocok untuk dipergunakan untuk produk yang memiliki bnyak pilihan 2. Jumlah items yang dijadwalkan dalam MPS menjadi lebih sedikit 3. Peramalan berdasarkan moduls lebih akurat dibandingkan dengan peramalan untuk konfigurasi spesifik. o Inverted bills of material Adalah suatu komponen tunggal atau bahan baku, seperti minyak, besi, pulp, atau coklat yang dapat diubah kedalam banyak produk unik. Perencanaan menggunakan inverted bills umumnya diterapkan dalam industri proses (flow shop manufacturing). 

Planning bills dengan item yang dijadwalkan secara fisik lebih besar daripada produk akhir, yang termasuk kategori ini adalah : o Super bills of material Secara spesifik, suatu super bill adalah single level BOM dimana parent adalah pseudo (not real) assembly dan children adalah real end product. o Super family of material Untuk meningkatkan akurasi dari peramalan permintaan, banyak perusahaan membentuk parent adalah dari produk dengan pola permintaan serupa.nakan hnya untuk tujuan perencan o Super modular bill of material Merupakan kombinasi antara super bill dan modular bill. Dalam hal ini parent adalah suatu unbuidable group of moduls yang digu nakan hnya untuk tujuan perencanaan, sedangkan children adalah modulus yang dapat muncul dalam produk aakhir. c) Horizon perencanaan, waktu tunggu (product lead time) d) Pemilihan item-item MPS

32


Dalam MPS ada 3 (tiga) jenis order, yaitu : o Planned oerder ,adalah order yang rencananya akan di release dan dibuat setelah mempertingkan denad-supply. o Firm planned order, adalah order order yang direncanakan akan dibuat diperusahaan ini tapi masih belum direlease (masih dalam order perkiraan) o Order, adalah order yang sudah diperintahkan untuk dibuat purchase ordernya. Ukuran Lot Size dalam MRP29

2.4.8

Perkembangan teknik-teknik ukuran lot sebagai salah satu proses terpenting dalam MRP dapat dikategorikan sebagai berikut : 1. Teknik ukuran untuk satu tingkat dengan kapasitas tak terbatas. 2. Teknik ukuran lot untuk satu tingkat dengan kapasitas terbatas. 3. Teknik ukuran lot untuk banyak tingkat dengan kapasitas tak terbatas. Teknik penentuan ukuran lot mana yang palin baik dan tepat bagi suatu perusahaan adalah persoalan yang sangat sulit, karena sangat tergantung pada hal-hal sebagi berikut 

Variasi dari kebutuhan, baik dari jumlah maupun periodenya



Lamanya horison perencanaan



Ukuran perodenya (mingguan, bulanan, dan sebagainya)



Perbandingan biaya pesan dari biaya unit Hal-hal itulah yang mempengaruhi keekfektifan dan keefisienan suatu metode

dibandingkan metode lainnya. Tetapi dalam praktek yang umum, teknik Perkembangan sekarang telah dirangsang oleh munculnya sistem perencanaan kebutuhan material yang mengungkapkan permintaan untu barang persediaan dengan cara rangkaian waktu ysng pasti dengan menghitung dimensi waktu untuk kebutuhan kotor dan kebutuhan bersih. LFL sering kali menjadi pilihan . apabila ada kesulitan yang berarti, barulah teknik yang lain dapat dipakai. Kesulitan lainnyan dalam menentukan lot adalah untuk struktur produk yang banyak (multilevel case) karena masih dalam tahap pengembangan. Sehingga bisa disimpulkan, ada dua pendekatan dalam menentukan lot, yaitu period-by-period untuk kasus one-level dan level-by-level untuk kasus multilevel. Dimana keduanya akan

29


33


mempengaruhi tingkst kesulitan MRP. berikut ini diberikan penjelasan tentang beberapa ukuran lot untuk satu tingkat dengan kapasitas terbatas. 2.4.8.1 Fixed Order Quantity (FOQ) Jumlah pesanan tetap (FOQ) ini sangat spasifik untuk menentukan persediaan item.Penentuan besarnya lot dapat semau kita, atau dapat pula memakai intuisi atau melalui faktor-faktor empirik atau juga sesuai dengan pengalaman pemakai. Kebijaksanaan ini dapat ditempuh untuk item-item yang biaya pemesanan (ordering cost) tinggi, dengan memenuhi kebutuhan bersih dari perode ke periode. Besarnya jumlah mencerminkan pertimbangan faktor-faktor luar, seperti peristiwa atau kejadian yang tidak akan dihitung dengan teknik-teknik algoritma untuk ukuran lot. Beberapa keterbatasan kapasitas atau proese yang harus dipertimbangkan antara lain batas waktu aus/rusak (die file), pengepakan, penyimpanan, dan lain sebagainya. Apabila teknik ini akan diterapkan dalam sistem MRP maka akibatnya besar jumlah pesanan dapat menjadi sama atau lenih besar dari kebutuhan bersih, yang kadang-kadang diperlukan bila ada lonjakan permintaan. Salah satu ciri jumalah periode tetap ini adalah ukuran lot nya selalu tetap, tetapi priode pemesanannya selalu berubah. 2.4.8.2 Lot For Lot (LFL) Teknik penetapan ukuran dengan ini dilakukan atas dasar pesanan diskrit, disamping itu teknik dilakukan atas pasanan dasat diskrit, disamping itu juga teknik ini merupakan cara paling sederhana dari semua teknik ukuran lot yang ada. Teknik ini hampir selalu melakukan perhitungan kemabali (bersifat dinamis) terutama sekali apabila terjadi perubahan pada kebutuhan bersih. Penggunaan teknik ini bertujuan untuk meminimkan ongkos simpan, sehingga dengan teknik ini ongkos simpan menjadi nol.oleh karena itu sering sekali digunakan untuk item-item yang mempunyai harga/unit sangat mahal. Juga apabila dilihat dari pola kebutuhan yang mempunyai sifat diskontinnyu atau tidak teratur, maka teknik ini sering digunakan pada sistem produksi manufaktur yang mempunyai sifat “set-up” permanen pada proses produksinya.

34


2.4.8.3 Ongkos Total Terkecil (Least Total Cost – LTC) Teknik ini didasarkan pada pemikiran bahwa jumlah ongkos pengadaan dan ongkos simpan (ongkos total) setiap ukuran pemesanan (lot size) yang ada pada suatu horizon perencanaan dapat diminimalkan jika besar ongkos-ongkos tersebut sama atau hampir sama. Sarana untuk mencapai tujuan tersebut adalah suatu faktor yang disebut Economic Part Period (EPP). Pemilihan ukuran lot ditentukan dengan jalan membandingkan ongkos part period yang ditimbulkan oleh setiap ukuran lot yang akan dilaksanakan. Part period adalah suatu unit yang disimpan dalam persediaan selama satu periode. EPP dapat didefinisikan sebagai kuantitas suatu item persediaan yang bila disimpan dalam persediaan selama satu periode akan menghasilkan ongkos pengadaan yang sama dengan ongkos simpan. EPP dihitung secara sederhana dengan membagi ongkos pengadaan dengan ongkos simpan per unit per periode. 2.4.8.4 Penyeimbangan Periode (Part Period Balancing – PPB) Teknik PBB ini menggunakan dasar logika yang sama dengan teknik LTC. Perhitungan kuantitas pemesanannya juga sama. Perbedaannya terletak pada pengalokasian pemesanan yang dilakukan dengan melihat kebutuhan bersih periode yang ada di depan dan di belakang (look a head/look back) dari periode yang bersangkutan. Hal ini dimaksudkan untuk mencegah penyimpanan item persediaan dalam jumlah yang terlalu besar (cakupan periode yang terlalu panjang) dan menghindari kuantitas pemesanan yang terlalu sedikit. Untuk mengatasi kecenderungan proses look a head memperbesar ukuran lot, dilakukan pengujian tambahan, yaitu jika kebutuhan bersih yang akan ditambahkan ke suatu lot menimbulkan ongkos yang lebih besar atau sama dengan EPP proses penyesuaian, look a head dihentikan. Proses penyesuaian look back dilakukan hanya jika tidak mungkin melakukan pencakupan periode tambahan sepanjang horizon perencanaan atau proses penyesuaian look a head dikatakan gagal. Pada dasarnya, proses penyesuaian look back ini berusaha untuk mengurangi besar ukuran lot. Untuk memperlihatkan proses penyesuaian ini, dilakukan sedikit perubahan pada data kebutuhan bersih yang telah dipakai sebelumnya. 2.4.8.5 Wagner Whitin (WW) Teknik ini menggunakan prosedur optimasi yang didasari model program dinamis. Tujuannya adalah untuk mendapatkan strategi pemesanan yang optimum untuk seluruh jadwal kebutuhan bersih dengan jalan meminimalkan total ongkos pengadaan dan ongkos simpan. Pada dasarnya, teknik ini menguji semua cara pemesanan yang mungkin dalam memenuhi kebutuhan bersih setiap periode yang ada pada horizon perencanaan sehingga senantiasa memberikan jawaban optimal.

35


Format yang digunakan pada sistem MRP I seperti pada Tabel 1 berikut. Tabel 2.1 Format Material Requirement Planning (MRP I)

Keterangan : 1.

Gross Requirements adalah total dari semua kebutuhan, termasuk kebutuhan yang diantisipasi yang telah ditentukan sebelumnya pada saat penjadwalan produksi.

2.

Projected On-Hand adalah perkiraan persediaan yang ada ditangan pada suatu periode. Apabila tidak terdapat net requirements dan planned order receipts pada periode tersebut, maka besarnya projected on-hand pada suatu periode tersebut adalah projected on-hand periode sebelumnya dikurangi gross requirements periode tersebut. Sedangkan apabila terdapat net requirements dan planned order receipts pada periode tersebut, maka projected on-hand untuk suatu periode adalah sebesar planened order receipts periode tersebut ditambah pojected onhand periode sebelumnya dikurangi gross requirement periode tersebut.

3.

Net Requirements adalah kebutuhan bahan baku yang tidak dapat lagi dipenuhi oleh persediaan perusahaan. Apabila projected on-hand lebih besar dari gross requiremnt,

maka tidak terdapat

net requirement untuk periode

tersebut. Tetapi, jika projected on-hand lebih kecil dari gross requirement, maka net requirements adalah gross requirements dikurangi dengan jumlah projected on-hand ditambah safety stock. 4.

Planned Order Receipts adalah besar pesanan yang direncanakan akan diterima untuk suatu periode tertentu. Besarnya planned order receipts ditentukan berdasarkan teknik penentuan lot yang digunakan, atau lot sizing.

5.

Planned Order Release adalah besar pesanan yang direncanakan akan dipesan pada suatu periode dengan harapan akan diterima oleh perusahaan pada saat yang tepat. Pesanan diasumsikan akan diterima ketika barang terakhir meninggalkan 36


persediaan dan tingkat persediaan diisi dengan barang yang dipesan. Planned order release besarnya sama dengan planned order receipts, hanya saja periode pelaksanaannya adalah sebesar waktu sebelum rencana penerimaan pesanan, ditentukan berdasarkan lead time, (Gaszper, 2002). Pada dasarnya kebijakan pengendalian persediaan meliputi dua aspek yaitu 1. Pada saat kapan atau pada tingkat persediaan berapa harus dilakukan pemesanan atau pengadaan persediaan. 2. Berapa banyak yang harus dipesan, diadakan atau diproduksi. Konsekuensi dari kedua aspek tersebut akan menentukan tingkat persediaan pada waktu tertentu dan rata – rata tingkat persediaan (Machfud, 1999). 2.4.9

Mengenal Software WinQSB Versi 2.0 Salah satu program komputer yang dirancang untuk menyelesaikanmasalah-

masalah kuantitatif di bidang manajemen adalah WinQSB. Program inidibuat oleh Profesor Yih-Long Chan dari Georgia Institute of Technology ,Amerika Serikat. Program ini merupakan pengembangan dari program QSB (Quantitative System for Business), QSB+, dan QS (Quantitative System) yangsudah banyak digunakan pada akhir tahun 1980-an. Program WinQSB saat ini sudah sampai pada versi 2.0. Disebut WinQSB karena merupakan perkembangan dari program QSB yang dulu berbasis sistem operasi DOS, dan sekarang sudahdapat dijalankan pada komputer berbasis Microsoft Windows. Program ini mempraktekkan time series peramalan dan linear regresi. Metode time series meliputi simple average, moving average, dengan atau tanpa trend, single dan double exponential smoothing dengan atau tanpa trend, linear dan regresion, serta metode peramalan yang lainnya. Program ini dapat mengolah data historis lebih dari 1000 data yang bergantung pada memori komputer. Pada program dapat menambah atau mengurangi data historis untuk waktu yang berjalan dengan memilih memodifikasi data asli.

37


Gambar 2.2 Tampilan Pembuka Perangkat Lunak WinQSB - Modul Forecasting Seperti

program-program

pendahulunya,

WinQSB

cukup

banyak

digunakanoleh para pembuat keputusan dan para akademisi karena kemudahan dankecanggihannya. Di sisi lain, program inii tidak memerlukan konfigurasikomputer yang berlebihan. Bahkan WinQSB dapat dijalankan pada sistemkomputer dengan sistem operasi MS. Windows 95 dengan memori RAM 36 MB dan memakan kapasitas hardisk tidak lebih dari 10 MB. Kelebihan WinQSB adalah adanya 19 modul terpisah yang memiliki ikon dan fungsi tersendiri dalam memecahkan masalah kuantitatif dalam bidang manajemen. Adapun fungsi utama dari 19 modul akan dijelaskan berikut ini: Tabel 2.2 Fungsi Utama Modul WINQSB No. 1.

Nama Modul Linear Programming (LP) dan Integer Linear Programming (ILP)

2.

Linear Goal Programming (GP) dan Integer Linear Goal Programming (IGP) Quadratic Programming (QP), dan Integer Quadratic Programming (IQP)

3.

Fungsu Utama Mencari nilai minimum atau maksimum dari suatu fungsitujuan linear dengan sejumlah batasan linear. Keluaran bisa berupa grafik (bila hanya 2 variabel), solusi akhir, tabel simpleks setiap langkah atau detail, hingga analisis sensitivitas. Memecahkan masalah goal programming, yaitu masalah dengan fungsi tujuan linear lebih dari satu dengan sejumlah batasan linear. Memecahkan masalah optimalisasi (baik minimum maupunmaksimum) dengan fungsi tujuan kuadratik (nonliear) dan batasan linear.

38


Tabel 2.3 Fungsi Utama Modul WINQSB (Lanjutan) No. 4.

Nama Modul Network Modeling (NET)

5.

Nonlinear Programming (NLP)

6.

Dynamic Programming (DP)

7.

PERT/CP

8.

Queuing Analysis (QA)

9.

Queuing System Simulation (QSS)

10.

Inventory Theory Systems (ITS)

and

Fungsu Utama Memecahkan masalah-masalah jaringan sepertitransportasi, penugasan, aliran maksimum (maximum flow), penyebaran [diagram] pohon minimal (minimum spanning tree), jaringan terpendek dan perjalanan pramuniaga.Model ini mencakup juga lingkaran (node) dan sambungan (link atauconnection) Memecahkan fungsi tujuan nonliear dengan batasan linear maupun nonliear. Variabel keputusan bisa terbatas maupuntak terbatas. NLP dapat digolongkan sebagai masalahvariabel tunggal tak terkendala serta masalah multivariabel tak terkendala dan terkendala, dan memecahkan masalah tersebut dengan teknik yang berbeda. Teknik matematis untuk membuat serangkaian kepurusanyang saling berkaitan. Setiap masalah bersifat unik. Modulini mampu mengatasi tiga masalah pemrograman dinamis,yaitu: knapsack, stagecoach dan production and inventory scheduling Modul ini digunakan untuk memecahkan masalah manajemen proyek, baik yang berupa PERT, CPM, ataukeduanya. Sebuah proyek terdiri atas aktivitas dan pendahulu. Modul ini dapat menunjukkan kegiatan kritis, slack yang tersedia untuk kegiatan lain dan kebutuhanwaktu untuk menyelesaikan proyek. Memecahkan sistem antrian satu tingkat (single stagequeuing line system) dengan memungkinkan pemakai untuk memilih satu diantara 15 distribusi probabilitas, termasuk simulasi Monte Carlo. Output menunjukkan pengukuran kinerja sistem antrian, termasuk analisis cost-benefit. Menjalankan simulasi kejadian antrian tunggal dan berganda. Kebutuhan inputnya adalah populasi kedatangan customer , jumlah penyedia, antrian dan kolektor sisa(costumer meninggalkan sistem sebelum jasanya). Keluarannya menunjukkan kinerja sistem antrian, baik dalam bentuk maupun grafik. Memecahkan masalah dan mengevaluasi pengendalian persediaan, termasuk model EOQ, model diskon kuantitas, model persediaan stokastik, simulasi Monte Carlo dan model periode tunggal.

39



Nama Modul Forecasting (FC)

12.

Decision Analysis (DA)

13.

Markov Process (MKP)

14.

Quality Control Chart (QCC)

15.

Acceptance Sampling Analysis (ASA)

16.

Job Scheduling (JOB)

Fungsu Utama Memberi sebelas model perkiraan (forecasting) yang berbeda-beda. Keluarannya meliputi perkiraan, penelusuran sinyal dan pengukuran residual. Output dapatditampilkan dalam format grafik. Memecahkan empat masalah pembuatan keputusan: Bayes, pohon keputusan, tabel payoff dan teori permainan jumlah nol (game play dan simulasi Monte Carlo). Sebuah sistem yang muncul pada berbagai kondisi (misalnya pemilihan merek produk oleh konsumen). Padaakhirnya, sistem akan berganti dari satu kondisi ke kondisilainnya. Proses Markov akan memberi probabilitas perpindahan dari satu kondisi ke kondisi lain. Contoh yang umum adalah pergantian merek oleh customer . Modul iniakan memecahkan masalah probabilitas kondisi stabil dan menganalisis biaya total atau imbalan hasilnya. Menjalankan analisis statistika dan menyusun diagram pengendalian kualitas. Modul ini mampu menyusun 21diagram yang berbeda, termasuk diagram batang X,diagram R, diagram P dan diagram C. Modul ini jugamenjalankan analisis proses kemampuan. Keluaran ditampilkan dalam bentuk tabel maupun grafik. Mengembangkan dan menganalisis rencana penerimaan sampling (acceptance sampling plan) untuk atribut dankarakteristik kualitas variabel, seperti sampling tunggal, sampling berganda dan sebagainya. Modul ini menyusun OC, AOQ, ATI, kurva kos ASN dan dapat melakukan analisis what-if. Memecahkan masalah penjadwalan untuk job shop maupun flow shop. Ada 15 aturan prioritas yang tersedia untuk penjadwalan job shop, termasuk solusi terbaik berdasarkan kriteria tertentu. Juga tersedia tujuh heuristic umum untuk penjadwalan flow shop termasuk solusiterbaik. Output berupa grafik dan tabel.

40



Nama Modul Agregate Planning (AP)

18.

Facility Location Layout (FLL)

19.

Material Requirement Planning (MRP)

and

Fungsu Utama Berhubungan dengan perencanaan kapasitas dan jadwal produksi untuk memenuhi kebutuhan permintaan atas intermediate planning horizon. Keputusan yang umumadalah produksi agregat, penjadwalan dan kebutuhan tenaga kerja, tingkat persediaan, subkontrak, backorder dan/atau penjualan rugi. Mengevaluasi lokasi fasilitas untuk pola dua atau tigadimensi (pabrik dan/atau gudang), rancangan fasilitas untuk rancangan fungsi ( job shop) dan alur produksi (flow shop). Lokasi fasilitas menemukan lokasi yang jaraknya paling dekat. Rancangan fasilitas fungsional didasarkan pada algoritma CRAFT modifikasian. Untuk rancangan flow shop (line balancing) tersedia tiga algoritma yang berbeda. Memecahkan masalah yang berkaitan dengan MRP dalam perencanaan produksi. Didasarkan pada kebutuhan permintaan final, baik dalam jumlah maupun waktu produk harus diantar ke customer, metode MRP akan menetukan kebutuhan neto, jumlah direncanakan dan prediksi persediaan atas material dan komponen. Modul ini akanmelakukan analisis kapasitas dan analisis kos.

41


2 BAB II LANDASAN TEORI

Recommend Documents