16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta

Dosen Pengampu: Anief Fauzan Rozi, S.Kom., M.Eng. Phone/WA: 0856 4384 6541 PIN BB: 29543EC4 Email: [email protected] Website: http://anief.mercubuana-‐yogya.ac.id

3/14/16

Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta

1

¡  Memahami dasar manajemen proyek

3/14/16


2

¡  manajemen ¡  organisasi ¡  sekilas tentang proyek

¡  ciri-‐ciri proyek ¡  bentuk pengerjaan proyek ¡  PLC ¡  mekanisme proyek ¡  pemicu adanya proyek

¡  faktor-‐faktor keberhasilan proyek 3/14/16


3

Seni untuk merealisasikan pekerjaan atau sesuatu. ¡  Cakupan: ¡ 

§  Fungsi perencanaan

▪  Penetapan apa yang akan dilakukan

§  Pengorganisasian

▪  Perancangan dan penugasan kelompok kerja

§  Penyusunan personalia

▪  Penarikan, seleksi, penilaian prestasi kerja

§  Pengarahan

▪  Motivasi, kepemimpinan, pengelolaan konflik

§  Pengawasan 3/14/16


4

¡  Perspektif I §  Intinya adalah melihat organisasi atau

manajemen dari perspektif rancangan terstruktur §  Aliran perspektif ini terfokus pada isu tentang bagaimana organisasi disusun? Fungsi yang harus berjalan? Siapa yang harus jadi pemimpin? Gaya kepemimpinan apa yang harus dijalankan?

3/14/16


5

¡  Perspektif II §  Sering disebut dengan aliran pekerjaan (work-‐

flow) §  Cirinya:

▪  Melakukan formulasi persoalan ▪  Melakukan pemodelan ▪  Analisis dari pemodelan ▪  Pelaksanaan

3/14/16


6

¡  Perspektif III §  Sudut pandang kemanusiaan, lebih menekankan

pada unsur manusia. §  Komponen:

▪  Aliran hubungan kemanusiaan ▪  Aliran pengembangan organisasi ▪  Aliran pemikiran multidimensional

3/14/16


7

Manajemen proyek yang dibahas adalah manajemen proyek secara global. ¡  Dalam prakteknya, manajemen proyek menganut aturan pada organisasi tertentu. ¡  Keberhasilan suatu manajemen proyek sangat bergantung pada baik tidaknya manajemen dan organisasi yang bersangkutan. ¡  Komitmen dari pihak manajemen sangat menentukan keberhasilan manajemen proyek. ¡  Manajemen yang baik akan berpengaruh pada kemajuan organisasi. ¡ 

3/14/16


8

¡  PMBOK (A Guide to the Project Management

Body of Knowledge):

§  proyek adalah suatu usaha sementara yang

dilaksanakan untuk menghasilkan suatu produk atau jasa yang unik. ▪  Sementara: setiap proyek memiliki tanggal mulai dan selesai yang tertentu. ▪  Unik: produk atau jasa yang dihasilkan adalah berbeda dari produk atau jasa yang lain. 3/14/16


9

Bertujuan menghasilkan lingkup (scope) tertentu berupa produk akhir atau hasil kerja akhir. ¡  Dalam proses tersebut, ditentukan jumlah biaya, jadwal, kriteria mutu, serta sumber daya yang diperlukan. ¡  Bersifat sementara dalam artian adanya batasan waktu yang telah ditentukan. ¡  Non-‐rutin dan tidak berulang-‐ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek berlangsung. ¡ 

3/14/16


10

¡  Swakelola §  Dikelola oleh organisasi atau perusahaan itu

sendiri.

¡  Sub-‐kontrak §  Proyek yang diproyekkan, atau dapat dikatakan

proyek dilimpahkan kepada pihak ketiga.

3/14/16


11

¡  Perumusan masalah ¡  Mencari solusi terhadap masalah ¡  Melaksanakan solusi

¡  Memonitor hasilnya, yaitu apakah solusi

tersebut menyelesaikan masalah tersebut.

3/14/16


12

¡  Tahap penemuan (discovery phase) ¡  Tahap konsep (concept phase) ¡  Tahap desain (design phase)

¡  Tahap pelaksanaan (execution phase) ¡  Tahap penjaminan kualitas (SQA)

¡  Tahap implementasi (implementation phase) ¡  Tahap penutupan (closure phase)

3/14/16


13

¡  ¡  ¡ 

Proyek ditentukan oleh manajemen melalui suatu kebijakan. Selanjutnya ditunjuk seorang pimpinan/manajer proyek dam pembentukan tim proyek. Pihak manajemen akan mendelegasikan proyek tersebut kepada manajer proyek untuk memimpin dan mengelola proyek dari awal sampai akhir. §  Manajer bertanggung jawab sepenuhnya atas keberhasilan

proyek tersebut. §  Manajer harus mengkoordinasi tim dan wajib melaporkan setiap kegiatan proyek kepada pihak manajemen.

¡ 

Dalam kegiatan proyek, seluruh pihak yang terlibah harus bertanggung jawab terhadap keberhasilan proyek tersebut sampai dengan selesai, sesuai kapasitasnya.

3/14/16


14

¡  Rencana Pemerintah ¡  Permintaan Pasar ¡  Internal Perusahaan

¡  Penelitian dan Pengembangan

3/14/16


15

¡  Pengelolaan proyek melalui suatu

mekanisme PLC. ¡  Menitoring dan pengontrolan terhadap jadwal, anggaran, kualitas, dan risiko dalam suatu proyek. ¡  Pengintegrasian perangkat (tools). ¡  Komitmen manajemen.

3/14/16


16

¡  Stakeholder mempunyai proyek ¡  Proyek didelegasikan ke manajer proyek ¡  Manajer proyek mengelola proyek tersebut

dengan baik hingga proyek sukses

3/14/16


17

3/14/16


18

¡  Beberapa pendekatan metodologi: §  The traditional approach §  Rational unified process §  Temporary organization sequencing concepts §  Critical chain §  Extreme project management §  Event chain methodology §  Process-‐based management 3/14/16


19

¡  The traditional approach: §  Project initiation §  Project planning §  Project executing §  Project controlling §  Project closing

3/14/16


20

3/14/16


21

Scope management Time management Cost management Quality management Human resource management Communication management Risk management Procurement management Project integration management

3/14/16


22

¡  Mahasiswa mengetahui dan memahami area-‐

area pembahasan penting dalam manajemen proyek

3/14/16


23

¡  Project Scope Management ¡  Project Time Management ¡  Project Cost Management

¡  Project Human Resource Management ¡  Project Risk Management ¡  Project Communication Management ¡  Project Quality Management ¡  Project Procurement Management ¡  Project Integration Management 3/14/16


24

¡  Knowledge area adalah cakupan bahasan atau

bidang pengetahuan (manajemen) yang terdapat di dalam manajemen proyek.

3/14/16


25

¡  Adalah ruang lingkup pekerjaan (scope) yang

harus dilakukan untuk menghasilkan deliverable sesuai dengan spesifikasi dan jangka waktu yang telah ditetapkan.

§  Deliverable à produk, jasa, prosedur, sistem,

maupun keluaran dalam bentuk lain.

¡  Area pembahasan meliputi: §  Scope planning, scope definition, Work Breakdown

Structure (WBS), scope verification, scope control 3/14/16


26

¡ 

Scope planning §  Menjelaskan bagaimana ruang lingkup proyek

didefinisikan, diverifikasi dan dikontrol §  Menjelaskan bagimana Work Breakdown Structure (WBS) didefinisikan

¡ 

Scope definition

§  Membuat scope statement yang menjabarkan

justifikasi proyek, penjelasan proyek, deliverable dan tujuan proyek yang meliputi: aspek biaya, mutu dan jadwal sebagai acuan untuk membuat WBS

3/14/16


27

¡  Work Breakdown Structure (WBS) §  Menjabarkan scope statement menjadi suatu

susunan deliverables yang mudah dikelola, serta dikelompokkan berdasar deliverable utama.

¡  Scope verification

§  Mendapatkan persetujuan deliverable proyek

secara formal

¡  Scope control §  Mengontrol perubahan ruang lingkup proyek 3/14/16


28

¡  Meliputi proses yang diperlukan untuk

menyelesaikan proyek sesuai waktu yang ditetapkan. ¡  Area pembahasan meliputi: §  Penyusunan jadwal proyek §  Monitoring jadwal proyek §  Pengontrolan perubahan jadwal proyek

3/14/16


29

¡  Meliputi proses membuat perencanaan,

estimasi budget dan mengontrol biaya agar tidak melebihi anggaran yang telah ditetapkan. ¡  Area pembahasan meliputi: §  Cost estimating §  Cost budgeting §  Cost control 3/14/16


30

¡  Cost estimating §  Membuat prakiraan biaya atas sumber daya yang

dibutuhkan untuk melaksanakan suatu aktivitas.

¡  Cost budgeting §  Menyusun total perkiraan biaya yang dibutuhkan

untuk melaksanakan proyek dan menetapkan cost baseline.

¡  Cost control §  Mengontrol faktor-‐faktor penyebab varian biaya

dan menjalankan prosedur kontrol perubahan

3/14/16


31

¡  ¡ 

Meliputi proses yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan mengorganisir dan mengelola tim proyek. Area pembahasan meliputi:

§  Human resource planning à mengidentifikasi kualifikasi dan

jumlah personil yang dibutuhkan serta mendokumentasi peran dan tanggung jawab masing-‐masing §  Menunjuk/mendapatkan personil tim yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan proyek §  Membentuk tim proyek degan meningkatkan kompetensi dan kerja sama tim untuk meningkatkan kinerja proyek. §  Mengelola tim proyek dengan mengoordinasi dan memonitor kinerja tim, memberikan umpan balik dan membantu memecahkan masalah proyek

3/14/16


32

Meliputi proses yang diperlukan untuk meminimalkan dampak negatif risiko terhadap keberhasilan proyek. ¡  Area pembahasan meliputi: ¡ 

§  §  §  §  §  §  3/14/16

Risk management planning Risk identification Qualitative risk analysis Quantitative risk analysis Risk response planning Risk monitoring & control Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta

33

¡ 

Risk Management Planning: §  Menentukan metode pendekatan, perencanaan dan

pelaksanaan manajemen resiko yang akan ditetapkan

¡ 

Risk Identification:

§  Mengidentifikasi potensi risiko, membuat kategori

risiko berasarkan karakteristiknya serta mendokumentasikannya

¡ 

Qualitative Risk Analysis:

§  Memperkirakan dan menganalisis kemungkinan dan

besarnya dampak yang akan ditimbulkan risiko

3/14/16


34

¡ 

Quantitative Risk Analysis: §  Membuat penilaian hasil analisis dan menentukan

prioritas risiko.

¡ 

Risk Response Planning: §  Menentukan tindak lanjut untuk mengantisipasi

dampak.

¡ 

Risk Monitoring & Control: §  Memonitor risiko yang sudah teridentifikasi dan

mengidentifikasi munculnya risiko baru, mengevaluasi pelaksanaan risk response plan dan mengontrol dampak yang ditinggalkan.

3/14/16


35

¡ 

Kategori risiko:

§  Risiko manajemen proyek

▪  Kurang dukungan pihak manajemen, ruang lingkup yang tidak jelas.

§  Risiko teknologi

▪  Adopsi teknologi baru.

§  Risiko sumber daya

▪  Pendanaan, ketersediaan tim, sarana & prasarana, alokasi sumber daya.

§  Risiko organisasi

▪  Konflik kepemilikan proyek, perubahan kebijakan.

§  Risiko eksternal

▪  Bencana alam, perubahan regulasi pemerintah, isu ketenagakerjaan, krisis moneter

3/14/16


36

¡  Bertujuan agar komunikasi dan aliran

informasi proyek berjalan efektif dan efisien. ¡  Area pembahasan meliputi: §  Communication Planning §  Information Distribution §  Performance Reporting §  Manage Stakeholders

3/14/16


37

¡ 

Communication Planning:

§  Menentukan perencanaan komunikasi proyek yang sesuai

dengan kebutuhan dan harapan stakeholders

¡ 

Information Distribution:

§  Menyediakan informasi proyek dan mendistribusikannya sesuai

perencanaan

¡ 

Performance Reporting:

§  Melaporkan status dan kemajuan proyek secara objektif dan

tepat waktu

¡ 

Manage Stakeholders:

§  Membina dan mengelola komunikasi yang efektif dan efisien

dengan stakeholder

▪  Pemenuhan kebutuhan ▪  Pengambilan keputusan proyek sesuai mekanisme yang ditetapkan. 3/14/16


38

¡  Untuk memastikan kesesuaian antara kinerja

dan hasil proyek dengan standar mutu yang ditetapkan. ¡  Area pembahasan meliputi: §  Quality Planning §  Quality Assurance §  Quality Control

3/14/16


39

¡ 

Quality Planning: §  Menentukan standar mutu dan standar konfigurasi

yang sesuai untuk proyek dan cara pemenuhannya.

¡ 

Quality Assurance:

§  Melaksanakan aktivitas mutu untuk memastikan

pelaksanaan proyek telah memenuhi standar proses yang ditetapkan.

¡ 

Quality Control:

§  Memonitor kesesuaian hasil proyek terhadap standar

konfigurasi yang ditetapkan dan mengidentifikasi cara mengeliminasi penyebab kegagalan mutu.

3/14/16


40

Meliputi proses yang diperlukan untuk memnuhi pengadaan barang dan atau jasa yang disediakan oleh vendor/kontaktor sesuai jadwal. ¡  Area pembahasan meliputi: ¡ 

§  §  §  §  §  §  3/14/16

Procurement Planning Solicitation Planning Conduct Solicitation Source Selection Contract Administration Contract Closure Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta

41

¡ 

Procurement Planning: §  Menentukan kebutuhan pengadaan barang dan atau

jasa oleh vendor atau kontraktor, membuat jadwal pelaksanaan pengadaan.

¡ 

Solicitation Planning:

§  Menyusun dokumen pengadaan dan kriteria

penilaian.

¡ 

Conduct Solicitation: §  Mengadakan penjelasan lelang, melaksanakan lelang

dan menerima proposal/penawaran yang diajukan vendor.

3/14/16


42

¡  Source Selection: §  Memilih dan menunjuk vendor/kontraktor

pemenang.

¡  Contract Administration: §  Menyiapkan dokumen kontrak kemudian

bersama-‐sama vendor/kontraktor pemenang me-‐ review dan menyempurnakan isi kontrak.

¡  Contract Closure: §  Penandatanganan kontrak oleh kedua belah pihak

(pembeli dan pelaksana).

3/14/16


43

¡  Meliputi proses dan aktivitas yang diperlukan

untuk mengidentifikasi, mendefinisi, mengombinasi, menyatukan dan mengoordinasi berbagai proses dan aktivitas manajemen proyek dalam suatu proses yang bersinergi dan berkesinambungan.

3/14/16


44

¡ 

Area pembahasan meliputi: §  Membuat project definition sebagai gambaran awal

proyek §  Membuat project management plan §  Mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek §  Memonitor dan mengontrol aktivitas-‐aktivitas proyek, mulai dari initiation, planning, execution sampai dengan closing proyek. §  Mengintegrasikan pelaksanaan prosedur kontrol perubahan atau changes control prosedure §  Menyelesaikan dan menutuo proyek secara formal 3/14/16


45

3/14/16


46

¡  Buatlah surat tugas untuk proyek Anda!

¡  Tugas dikumpulkan via email paling lambat

hari selasa, 22 Maret 2016 jam 23.59 waktu bagian email. §  Subject: 2015-‐2 Surat Tugas §  Filename:

20152_ManPro_ST_Prodi_kelas_NIM_Nama.pdf 3/14/16


47

16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta

Recommend Documents