12 VAN HET VOORGAANDE JAAR (versie 3.2

GEBRUIKSAANWIJZING VAN DE SOFTWARE VOOR HET CODEREN VAN DE JAARLIJKSE STATISTISCHE GEGEVENS OP 31/12 VAN HET VOORGAANDE JAAR (versie 3.2.1)

I.

Inhoudsopgave: I. II. III.

Inhoudsopgave Inleiding Installatie van de software 1. Minimale configuratie 2. Minimale materiële uitrusting 3. Instelling van uw PC 4. Installatie van bestanden en programma

IV.

Wegwijs 1. Beginschermen 2. Beschrijving van de verschillende commando’s 3. Betekenis van kleuren, terminologie 4. Meerdere sites

V.

Invoeren van gegevens 1. Gegevens van het type ja/neen 2. Het inbrengen van numerieke gegevens 3. Het inbrengen van datumgegevens 4. Het inbrengen van gegevens via het kiezen in een drop down lijst. 5. Het inbrengen van gegevens met een specifiek formaat 6. Het inbrengen van gegevens zonder specifiek formaat 7. Bijzondere situaties

VI.

Utility –menu 1. Gegevensbank Nieuw jaar beginnen Ander jaar raadplegen Beveiligen tegen wijzigingen 2. Afdrukken 3. Instellingen 4. Help Het versturen van gegevens Technische ondersteuning Installatie en gebruik in een netwerk

VII. VIII. IX.

Versie 3.2.1 gegevens 2008

1

II. Inleiding: Er is een nieuwe versie van het programma beschikbaar op de website. Dit programma bevat alleen een verbetering van de controle voor instellingen met een afdeling voor bevallingen maar zonder NIC-dienst of P*-functie. Het is dus niet absoluut noodzakelijk deze nieuwe versie te downloaden. Wie de nieuwe versie niet wenst te installeren kan in het nieuwe jaar (2009) gewoon de toepassing starten en op de eerste vraag ‘create a new database 2008 based on the answers of last year’ positief antwoorden. Deze software maakt het mogelijk de jaarlijkse statistische gegevens in te brengen. Er worden een aantal controles uitgevoerd die de kans op een foutieve inbreng kunnen verminderen. De software maakt het u mogelijk de gegevens van de jaarlijkse ziekenhuisstatistieken vooraf te testen en het resultaat van de test af te drukken. Nadien kan u de gegevens bij voorkeur via mail versturen aan de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de voedselketen en Leefmilieu op volgend adres : [email protected] Dit zal de behandeling en de feed-back versnellen. De gegevens worden opgevraagd per site. De toepassing is daaraan aangepast. Meer hierover is te lezen in het gedeelte ‘IV Wegwijs, 4 Meerdere sites’.

•

•

Met een extra opdracht is het mogelijk reeds in het ziekenhuis na te gaan of er geen cruciale antwoorden vergeten werden. Na het uitvoeren van de test wordt telkens getoond hoeveel vragen nog een antwoord vereisen. Dezelfde test wordt ook automatisch uitgevoerd telkens u de toepassing verlaat. (zie verder, hfdst. IV.2) Ook de testen die uw antwoorden vergelijken met de antwoorden van vergelijkbare instellingen (van vorig jaar) en met uw eigen antwoorden van het vorige jaar zijn ingebouwd. U moet deze test uitvoeren. Er wordt een verslag opgemaakt met de verschillende probleemvelden in de toepassing, dit wordt in een elektronisch formulier weergegeven. U moet de aangeduide fouten verbeteren in de vragenlijst of de juistheid van de antwoorden bevestigen op het desbetreffende formulier. (zie verder, hfdst. IV.2)

OPGELET!! ALVORENS DE GEGEVENS TE VERSTUREN DIENEN DE TESTEN UITGEVOERD TE WORDEN EN DESGEVALLEND DE GEGEVENS TE WORDEN AANGEVULD OF AANGEPAST. DE GEGEVENS ZULLEN NIET


2

AANVAARD WORDEN DOOR ONZE DIENSTEN INDIEN DIT NIET HET GEVAL IS, WAARDOOR U IN GEBREKE BLIJFT. Gelieve voor de verdere modaliteiten i.v.m. het terugsturen van de gegevens het hoofdstuk VII “Het versturen van de gegevens” te raadplegen.


3

III. Installatie van de software 1. Minimale configuratie Het programma is getest in een omgeving Windows NT, Windows XP, Windows2000 en op de printers : Lexmark Optra M410 , Lexmark Optra S1855, Digital PrintServer 17 , Canon S600, Canon S400 en HP Deskjet 690C. 2. Minimale materiële uitrusting

• •

Scherm: 800 x 600 pixels ruimte op harde schijf: 25 Mb.

3. Instelling van uw PC Voor een optimale weergave van de gebruikte kleuren dient u het kleurenpalet in te stellen op 65.636 kleuren. (Start – Settings – Control Panel – Display – Settings – Color Palette) 4. Installatie van bestanden en programma’s Voor een beperkt aantal instellingen zijn correcties aangebracht aan de databank. Aan deze instellingen wordt een nieuwe diskette bezorgd met hun gegevens onder de naam db2007.mdb. Bij de creatie van het bestand dbyyyy.mdb worden door het programma mogelijk nog aanpassingen doorgevoerd. Daarom is het absoluut noodzakelijk dit bestand db2007.mdb te gebruiken als vertrekbasis en het niet zelf te hernoemen tot db2008.mdb Er is een nieuwe versie van het programma beschikbaar op de website. Dit programma bevat alleen een verbetering van de controle voor instellingen met een afdeling voor bevallingen maar zonder NIC-dienst of P*-functie. Het is dus niet absoluut noodzakelijk deze nieuwe versie te downloaden. Wie de nieuwe versie niet wenst te installeren kan in het nieuwe jaar (2009) gewoon de toepassing starten en op de eerste vraag ‘create a new database 2008 based on the answers of last year’ positief antwoorden. Volg voor de installatie van de nieuwe versie van het programma nauwgezet de volgende instructies.

•

Eerst verwijdert u de bestanden db2001.mdb, db2002.mdb, db2003.mdb, db2004.mdb, db2005.mdb, db2006.mdb, db2007.mdb en eventueel db2008.mdb. U kan indien gewenst (aanbevolen) een kopie opslaan onder


4

•

•

een andere naam. Nadien verwijdert u het programma Enquetebel (via Start – Settings - Control Panels - Add/Remove Programs). U kan de software downloaden op onze website: www.health.fgov.be onder de rubriek “Gezondheidszorg” → “Zorginstellingen” → “Registratiesystemen” → “Ziekenhuisstatistieken” → “Toepassing 2008” (directe link: http://www.health.fgov.be/hospitalstatistics). Sla op uw harde schijf het bestand “Toepassing2008” op door te klikken op de link “Software voor codering (v.3.2.1) van de Jaarlijkse Ziekenhuisstatistieken. Toestand op 31/12/2008 – dienstjaar 2008 (.ZIP)”. Wanneer dit bestand gedownload is, open het Zip-bestand en doe een extractie van alle bestanden in de folder van uw keuze. Open de nieuwe folder “Toepassing2008” en dubbelklik vervolgens op “Setup(.exe)”. Het setup-programma is in het Engels, maar na de installatie kunt u uw eigen taal kiezen (Nederlands of Frans). Het installatieprogramma stelt C:\Program Files\EnqueteBel als standaarddirectory voor, maar u kan een andere directory kiezen. Het is aanbevolen de directory’s en de bestanden een naam met maximaal 8 + 3 karakters te geven. Samen met het programma worden drie databanken geïnstalleerd • dbmjsa.mdb die o.a. de teksten bevat voor de verschillende schermen • Hulptestbestand.mdb is nodig om de bijkomende testen uit te voeren • DbWarning bevat het resultaat van de test “Controle” en moet meegestuurd worden met de ziekenhuisgegevens U ontving een diskette met het bestand db2007.mdb. Plaats het bestand db2007.mdb onder deze naam in dezelfde folder als het programma. Dit bestand bevat uw gegevens van vorig jaar. Het is een Access97-bestand. Om problemen te vermijden verzoeken we u dit niet te openen.

IV. Wegwijs 1. Beginschermen. Bij het opstarten van de toepassing verschijnt een verwelkomingsscherm. Bij de eerste opstart wordt dit gevolgd door verschillende dialoogschermen die u vragen een nieuwe databank aan te maken, eventueel uw taalkeuze bekend te maken en het CIV-nummer van de instelling op te geven. Er wordt dit jaar ook gevraagd om de naam te geven van de persoon die de gegevens inbrengt (onze contactpersoon voor de ziekenhuisstatistieken), zijn of haar telefoonnummer en het e-mailadres waarop we u kunnen bereiken. -

Aanmaak van een nieuwe databank. Situatie A : Het jaar waarvoor de gegevens ingevuld moeten worden is reeds beeindigd. Dit is de normale situatie, in 2009 vult u de gegevens in betreffende het jaar 2008. Bij de opstart verschijnt een dialoogvenster met de vraag : “Create a new database YYYY ?”


5


6

Indien u “Yes” antwoordt worden de gegevens van het vorige jaar gecopieerd in een nieuwe databank die als basis dient voor de inbreng van nieuwe gegevens. Hierbij worden ook sleutelgegevens aangepast aan het nieuwe jaar. Zelf een kopie maken van de databank en herbenoemen als db2008 zorgt voor problemen. Indien u “No” antwoordt wordt de databank van het vorige jaar geopend. Gebruik deze optie niet om de gegevens van het jaar 2008 in te brengen. Situatie B: Het jaar waarvoor de gegevens ingevuld moeten worden is nog niet beëindigd. Zie hiervoor VI 1 ‘Nieuw jaar beginnen’.

-

de gewenste taal te selecteren

-

uw CIV-nummer in te voeren. Opgelet verwar dit nummer niet met het erkenningsnummer. Neem in geval van twijfel contact op met de federale overheidsdienst.


7

Vervolgens verschijnt het volgende menu met de verschillende hoofdstukken van de vragenlijst. Zij kunnen, voor het coderen van de gegevens, in om het even welke volgorde geopend worden.

Opmerking: Om naar dat menu terug te keren, dient u de knop “Home” aan te klikken die u op de formulieren van de toepassing vindt. Om toegang te krijgen tot de verschillende hoofdstukken van deel II (gegevens m.b.t. de zorgprogramma’s, de medische en medisch-technische diensten, functies en afdelingen), dient u de knop “deel II” aan te klikken.


8

Om een hoofdstuk uit de linker kolom (zwart) te openen, dient u de knop met het nummer van het overeenstemmende hoofdstuk in die kolom aan te klikken. Om een hoofdstuk uit de rechter kolom te openen, dient u de paarse knop met het nummer van het overeenstemmende hoofdstuk in die kolom aan te klikken.


9

2.Beschrijving van de verschillende commando’s Vijf hoofdcommando’s worden bijna permanent op alle gegevensinvoerschermen van de software getoond:

• • • • •

Met de knop “back” kan steeds de voorgaande bladzijde worden weergegeven. Met de knop “next” kan de volgende bladzijde worden weergegeven. Met de knop “home” kan men terugkeren naar het scherm met de verschillende hoofdstukken. Met de knop “quit” kan men de toepassing sluiten waarbij automatisch de ingevoerde gegevens worden opgeslagen in de gegevensbank. Met de knop “Site” wordt u een scherm aangeboden met de verschillende sites van uw instelling, zodat u makkelijk van de ene site kunt overstappen naar een andere. Selecteer de gewenste site en klik op de ‘OK’ knop. Het programma toont u het scherm dat voordien actief was maar nu voor de geselecteerde site. Het wijzigen van een site of het inbrengen van een bijkomende site kan niet gebeuren via deze keuze. Hiervoor moet u terugkeren naar het begin van de vragenlijst : Hoofdstuk 1, 2/7. Deze opdrachtknop is alleen beschikbaar in de hoofdstukken die per site ingevuld dienen te worden.


10

gegevens die u op het scherm heeft ingevoerd automatisch bewaard. Op het eerste menuscherm en op het eerste antwoordscherm staat een extra commandoknop ‘Test’ . Hiermee lanceert u een reeks testen die peilt naar de volledigheid van uw antwoorden. Om door de dienst aanvaard te worden mag deze test geen tekorten meer signaleren. De testen houden rekening met uw antwoorden. Afhankelijk van een jaof neen-antwoord worden andere vragen en antwoorden getest. Indien er tekorten worden vastgesteld, worden de desbetreffende vragen weergegeven op een anders gekleurde achtergrond zodat u snel kan terugvinden waar een gegeven ontbreekt. Indien de gegevens volledig zijn voor de site die actief is maar niet voor een andere site, dan wordt de knop ‘Site’ op het betreffende formulier anders gekleurd.

De opdrachtknop ‘Export’ maakt twee bestanden aan in fod-vorm om uw gegevens via mail te kunnen versturen naar de FOD. Het programma aanvaardt deze opdracht alleen wanneer er geen (of slechts enkele) tekorten worden vastgesteld bij de test op volledigheid. De opdrachtknop ‘Controle’ dient om twee testen uit te voeren: o Uw gegevens worden vergeleken met de gegevens van vergelijkbare instellingen (gecompileerde gegevens van vorig jaar). o Uw gegevens worden vergeleken met uw eigen gegevens van vorig jaar. Deze controle neemt enige tijd in beslag. U wordt gewaarschuwd wanneer de test is afgelopen. Het resultaat van de test moet door u gebruikt worden om de gegevens te corrigeren (in het programma) of om deze te bevestigen in het elektronisch formulier “Resultaat van de controles”, dit kan u steeds oproepen via het commando “Print”. Opgelet: Het opnieuw uitvoeren van de controle overschrijft de resultaten van een vorige controle. De opdrachtknop ‘Print’ toont u het resultaat van deze controle in een tabel. In de kolom OpmerkingRemarque kan u desgevallend bevestigen dat een


11

bepaald gegeven correct is. Er is een opdrachtknop voorzien die het bestand sluit en u terug brengt naar de ziekenhuisgegevens. 3.Betekenis van kleuren, terminologie. Bruin: Bij een bruine tekst is bijkomende uitleg beschikbaar die te voorschijn komt wanneer de muisaanwijzer (cursor) boven de tekst gehouden wordt. Zwart: Het is de normale kleur voor alle vragen die jaarlijks zullen terugkeren. Groen: Groen als achtergrond van een aantal schermen duidt aan dat de vragen op deze schermen betrekking hebben op het ziekenhuis als geheel. Zacht oranje geeft aan welke vragen nog niet volledig beantwoord zijn. Het antwoord op deze vragen is nochtans vereist. 4.Meerdere sites. Vooreerst wordt gevraagd om de hoofdsite ook te hernemen in de lijst van sites. In principe is dit reeds gebeurd in de databank die u hebt ontvangen. Wanneer u een nieuwe site aanmaakt , door een rij toe te voegen in de tabel (Deel I , hoofdstuk 1 formulier 2/7) , worden automatisch alle nodige records aangemaakt. U kan een vestigingsplaats ook verwijderen. Hiervoor moet u eerst de te verwijderen vestigingsplaats selecteren (klikken in de grijze band voor het record). Het geselecteerde, blauw oplichtende record vervolgens verwijderen via de knop ‘delete’ op het toetsenbord. Bij het verwijderen van een site worden evengoed alle gegevens betreffende die site verwijderd; Dit gebeurt slechts na een vraag om bevestiging. De site die op dit formulier geselecteerd is (aangeduid met een pijltje) is de site die doorheen heel de vragenlijst wordt aangeboden. Op de formulieren die per site ingevuld moeten worden staat de naam van de site rechtsboven vermeld. Om van site te veranderen, voor gegevensinbreng of raadpleging, kan u terugkeren naar het begin van de vragenlijst en daar een andere site actief maken (Deel I , hoofdstuk 1 formulier 2/7). Een makkelijker alternatief biedt de opdrachtknop ‘Site’ Met de knop “Site” wordt u een scherm aangeboden met de verschillende sites van uw instelling, zodat u makkelijk van de ene site kunt overstappen naar een andere. Selecteer de gewenste site en klik op de ‘OK’ knop. Het programma toont u het scherm dat voordien actief was maar nu voor de geselecteerde site. Deze opdrachtknop is alleen beschikbaar in de hoofdstukken die per site ingevuld dienen te worden.


12

V. Invoeren van gegevens Bij het inbrengen van de gegevens moet men, om van het ene naar het andere vakje te gaan, ofwel met behulp van de muis op het gewenste vakje gaan staan ofwel er met de tabulatortoets naartoe navigeren. De meeste nota’s met uitleg zijn geïntegreerd in de vragenlijst. Ze zijn toegankelijk door de muisaanwijzer (cursor) op de bruine tekst te plaatsen (“info-ballonnetjes”).


13

•

Het inbrengen van de gegevens kan op verschillende manieren gebeuren: ⇒ 1. Het inbrengen van gegevens van het type ja/neen: Indien u een vraag nog niet hebt beantwoord, verschijnt in het aan te kruisen vakje een lichtgrijze letter “V”. Indien u die eenmaal aanklikt, wordt het vakje wit, wat overeenstemt met een negatief antwoord. Indien u die nogmaals aanklikt, verschijnt in het vakje een zwarte letter “V”, wat met een positief antwoord overeenstemt. Wanneer een antwoord uit andere antwoorden voortvloeit (bv.: indien ja…), verdwijnen de andere gegevens automatisch zodra u het bovenliggende antwoord wijzigt.

⇒ 2. Het inbrengen van numerieke gegevens: Die codeervelden verschijnen in de vorm van een paars veld dat enkel numerieke gegevens aanvaardt.

De meeste velden zijn geïnitialiseerd met “#”. Indien u niet beschikt over bvb administratief personeel moet u ‘0’ invullen. Decimalen kunnen in hetzelfde veld ingebracht worden , gescheiden door een komma.


14

⇒ 3. Het inbrengen van data: Wanneer het een datum betreft, worden dag, maand en jaar automatisch gescheiden weergegeven. De datum bevat 8 posities, namelijk DDMMJJJJ. De punten worden geplaatst door het programma. Het programma aanvaardt slechts een volledige datum. Wanneer de dag onbekend is, gebruik dan 15. Als de maand onbekend is geef dan 30.06.JJJJ aan.

⇒ 4. Het inbrengen van gegevens via het kiezen in een drop down lijst: U moet de pijl aanklikken die zich naast het paarse vakje bevindt.

Het volstaat vervolgens om in het pull-down menu, dat verschillende mogelijkheden weergeeft, het gezochte gegeven te selecteren. In lijsten van enige omvang zijn de verschillende mogelijkheden alfabetisch gerangschikt.

⇒ 5. Het inbrengen van gegevens met een specifiek formaat: In een beperkt aantal gevallen wordt een antwoord verwacht in een zeer specifieke vorm . Een voorbeeld daarvan: Y, N of U wat staat voor Yes, No of Unknown (Ja, Neen of Onbekend). In die gevallen staan boven de kolom de verschillende mogelijkheden vermeld.


15

⇒ 6. Het inbrengen van gegevens zonder specifiek formaat: Het inbrengen gebeurt als volgt : - ofwel in de voor de vrije tekst bestemde paarse velden. Elke afscheiding in de tekst dient aan de hand van een “;” te gebeuren.

-

ofwel in een rollend venster in het geval van opsommende lijsten. Binnen een dergelijke lijst kan u best navigeren met de tab-toets en per rij alle gegevens invullen vooraleer een nieuwe rij te beginnen. Deze manier van gegevensinbreng vervangt de bijlage op papier.

⇒ 7. Bijzondere situaties: Bij conditionele vragen moet u eerst het gepaste vakje aankruisen alvorens de andere vakjes die ermee verband houden te kunnen invullen.


16

Een bijzonder geval hierbij zijn de Sp-diensten. Indien u beschikt over Spdiensten dient u in het rooster eerst aan te geven welke (S1 , S2 ….) vooraleer de antwoordvelden op de volgende schermen zichtbaar worden.

Opmerking: indien u een conditioneel vakje deselecteert, verdwijnt de tekst die u gecodeerd hebt, ook de gegevens uit een opsommende lijst. Wees hier extra voorzichtig!


17

VI. “Utility”-menu’s Op elk moment kunt u, door op de rechtermuisknop te klikken, een snelmenu oproepen met volgende commando’s:

•

1. Het commando “Databank” beschikt over drie deelfuncties:

⇒ “Nieuw jaar beginnen” Ook al vraagt de toepassing in het begin van het jaar zelf om een nieuwe databank aan te maken , toch is de mogelijkheid ingebouwd om reeds voor het einde van het jaar te starten met de vragenlijst van volgend jaar. De gegevens van het vorige jaar worden gecopieerd in een nieuwe databank die als basis dient voor de inbreng van nieuwe gegevens. Wanneer te gebruiken: Wanneer u eind 2008 reeds de gegevens van 31.12.2008 wenst voor te bereiden kan u via deze keuzeoptie db2008 reeds aanmaken in het jaar 2008. Belangrijk : informeer eerst of de vragenlijst ongewijzigd blijft.

⇒ “Ander jaar raadplegen” U wenst de gegevens van een vorig jaar te raadplegen. Via een dialoogscherm wordt u gevraagd het gewenste jaar in te brengen (vb 2006). Indien de databank db2006.mdb bestaat zullen de gegevens getoond worden. De toepassing plaatst zich automatisch op het eerste scherm met het inhoudsoverzicht en geeft rechts bovenaan aan van welk jaar gegevens getoond worden. Wijzigingen die u nu aanbrengt worden niet opgeslagen in de databank


18

⇒ “Beveiligen tegen wijzigingen” Wanneer te gebruiken: Wanneer de ingebrachte gegevens voor een jaar volledig zijn en aanvaard door de federale overheidsdienst kan u er voor kiezen de gegevens intern in de instelling te beveiligen tegen latere wijziging. U krijgt een dialoogvenster te zien dat u waarschuwt én bevestiging vraagt. Eenmaal de databank op deze manier beveiligd is kan u dit niet terugdraaien. 2. Het commando “Afdrukken” beschikt over drie deelfuncties: ⇒ “ Scherm ” met dit commando kan het scherm worden afgedrukt ⇒ “ Hoofdstuk ” dit commando laat toe heel het hoofdstuk af te drukken ⇒ “ Alles ” dit commando maakt een afdruk van de volledige vragenlijst. • 3. Het commando “Instellingen” beschikt nog slechts over één deelfunctie.

•

⇒ “ Taalkeuze ” U kan op ieder ogenblik en zo vaak u wil de taal veranderen. Het volstaat op het extra aangeboden antwoordformulier de gewenste taal te selecteren en vervolgens de knop “OK” aan te klikken.


19

De taal wordt gewijzigd: - ofwel vanaf het verschijnen van het volgende scherm wanneer u de knop “next” aanklikt - ofwel vanaf het weergegeven scherm indien u tweemaal op de linkermuisknop klikt. •

4. Het commando “Help” :

⇒ “Info”: dat commando wordt gebruikt om informatie te krijgen over het nummer van de softwareversie, copyright en helpdesk. VII. Het versturen van gegevens: OPGELET!! ALVORENS DE GEGEVENS TE VERSTUREN DIENEN DE TESTEN OP ONTBREKENDE GEGEVENS EN OM OUTLIERS OP TE SPOREN UITGEVOERD TE WORDEN EN DESGEVALLEND MOETEN DE GEGEVENS AANGEVULD OF AANGEPAST WORDEN. DE GEGEVENS ZULLEN NIET AANVAARD WORDEN DOOR ONZE DIENSTEN INDIEN DIT NIET HET GEVAL IS, WAARDOOR U IN GEBREKE BLIJFT (ZIE OOK HFDST. IV.2. VOOR DE BESCHRIJVING VAN DE VERSCHILLENDE COMMANDO’S).

1 4 2 3


20

1. Opdrachtknop ‘Test’: Hiermee lanceert u een reeks testen die peilt naar de volledigheid van uw antwoorden. Om door de dienst aanvaard te worden mag deze test geen tekorten meer signaleren. De testen houden rekening met uw antwoorden. Afhankelijk van een jaof neen-antwoord worden andere vragen en antwoorden getest. Indien er tekorten worden vastgesteld, worden de desbetreffende vragen weergegeven op een anders gekleurde achtergrond zodat u snel kan terugvinden waar een gegeven ontbreekt. Indien de gegevens volledig zijn voor de site die actief is maar niet voor een andere site, dan wordt de knop ‘Site’ op het betreffende formulier anders gekleurd. 2. De opdrachtknop ‘Controle’ dient om twee testen uit te voeren: o Uw gegevens worden vergeleken met de gegevens van vergelijkbare instellingen (gecompileerde gegevens van vorig jaar). o Uw gegevens worden vergeleken met uw eigen gegevens van vorig jaar. Opgelet, voer deze test niet uit voor u al de onbrekende gegevens hebt aangevuld (zie punt 1). Deze controle neemt enige tijd in beslag. U wordt gewaarschuwd wanneer de test is afgelopen. Het resultaat van de test moet door u gebruikt worden om de gegevens te corrigeren (in het programma) of om deze te bevestigen in het elektronisch formulier “Resultaat van de controles”, dit kan u steeds oproepen via het commando “Print”. Opgelet: Het opnieuw uitvoeren van de controle overschrijft de resultaten van een vorige controle. De gegevens worden enkel door onze diensten aanvaard indien deze zijn aangepast in de toepassing of bevestigd in het elektronisch formulier. U hoeft echter niet de afwijkende gegevens te verantwoorden, een eenvoudig “OK” volstaat. 3.

De opdrachtknop ‘Print’ toont u het resultaat van deze controle in een tabel. In de kolom OpmerkingRemarque kan u desgevallend bevestigen dat een bepaald gegeven correct is. Er is een opdrachtknop voorzien die het bestand sluit en u terug brengt naar de ziekenhuisgegevens.

4. De opdrachtknop “Export” Omdat mdb bestanden niet aanvaard worden door de mail-servers vragen we u de resultaten door te sturen in fod-formaat. Met de opdrachtknop ‘Export’ op de eerste pagina van het programma maakt u een kopie van de databank aan in fod-vorm en een copy van het bestand dbWarnings in fod-vorm. Het programma aanvaardt deze opdracht alleen wanneer er geen (of zeer weinig) tekorten worden vastgesteld bij de test op volledigheid. Deze bestanden worden aangemaakt in dezelfde map als het programma. Het bestand dbWarnings bevat de resultaten van de controleprogramma’s. De gegevens (dbjjjj.mdb waarin jjjj het jaartal is waarop de gegevens betrekking hebben, in 2009 is dit db2008.fod) worden via mail ([email protected]) gestuurd naar de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. Met dezelfde mail verzend u ook het bestand dbWarnings.fod . Versie 3.2.1 gegevens 2008

21

Indien u toch een diskette of een CD-rom stuurt, vergeet dan niet op het doosje een etiket te kleven met de algemene gegevens van het ziekenhuis. Opgelet: dit mag in geen geval op de CD-rom zelf worden aangebracht. Ook moet het erkenningsnummer en de naam van het ziekenhuis met een onuitwisbare viltstift op de CD-rom worden genoteerd. Vergeet ook hier niet het bestand dbWarnings.fod toe te voegen. VIII.

Technische ondersteuning:

Indien u vragen hebt omtrent de software, raadpleeg dan eerst de gebruiksaanwijzing van de software of onze website http://www.health.fgov.be/ . Hier vindt u de antwoorden op de meest gestelde vragen. Indien u uw probleem niet kunt oplossen, kan u contact opnemen met de heer P. Vermylen per e-mail op volgend adres: [email protected] . Richt u voor vragen betreffende de inhoud tot mevrouw D. Dicker op het nummer 02/524.85.61 of per e-mail op volgend adres: [email protected]. Indien u opbelt, zorg er dan voor dat u zich in de nabijheid van uw computer bevindt, dat u documentatie van de software binnen handbereik hebt, alsook de volgende informatie: • • • •

het type hardware dat u gebruikt de exacte tekst van elk bericht dat op het scherm verschijnt de aard van het probleem alsook de omstandigheden waarin het probleem zich voordoet de pogingen die werden ondernomen om het probleem op te lossen.

IX. Installatie en gebruik in een netwerk. De toepassing kan in een netwerk geplaatst worden en gezamenlijk gebruikt worden door verschillende personen. Gelijktijdig bijwerken van de gegevens op eenzelfde plaats kan evenwel leiden tot verlies van gegevens. Werkwijze: Geef bij de installatieprocedure de precieze map op waar u het programma wil plaatsen. Plaats in dezelfde map uw startbestand (db2007, afkomstig van de FOD). Maak een ‘shortcut’ aan (klik éénmaal met de rechtermuisknop op enquetebel.exe en kies ‘create shortcut’) Op de PC’s waar met het programma gewerkt wordt sleept u deze shortcut naar het bureaublad. De gegevens van het programma kunnen door alle gebruikers gezien worden. Er is géén beheer van gebruikersrechten. Iedere gebruiker kan alle gegevens wijzigen. Het gelijktijdig gebruik van de toepassing levert geen probleem op bij consultatie. *****


22

12 VAN HET VOORGAANDE JAAR (versie 3.2

Recommend Documents