8. setkání pracovní skupiny zástupců univerzit / Akademie věd 11. / 12. října 2010, Praha
Aktualizované verze Finančního průvodce a Průvodce pro negociace – hlavní změny Ing. Kateřina Rakušanová (Slavíková)
[email protected] NCP pro finanční a právní záležitosti, TC AV ČR
Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions Finanční průvodce Evropské komise – verze 30/06/2010 •
Čtvrtá aktualizace: duben/červenec 07 / duben 09 / červen 2010
•
Výklad finančních pravidel projektů 7. RP (Spolupráce a Kapacity)
•
Právně nezávazné, pouze výklad závazných pravidel definovaných v: –
Nařízení EP a Rady o pravidlech účasti v 7. RP (Rules For Participation)
–
Modelové grantové dohodě (Model Grant Agreement, MGA)
–
Standardní MGA (SP Spolupráce a Kapacity) – EC GA
Srovnávací dokument (vyznačení změn oproti původní verzi) naleznete na: http://www.fp7.cz/dokums_raw/fg20092010-modalities_1280388015.pdf
Rozšíření výkladu & dodatečné vysvětlení v oblastech: •
CoMAv, CoM důsledky schválení postupu certifikace metodologie výpočtů průměrných osobních nákladů a nepřímých nákladů
•
Směnné kurzy, komplementarita financování
•
Uznatelnost nákladů
•
Změny a použití metody kalkulace nepřímých nákladů (ICM)
•
Osobní náklady – požadavky na timesheets, vnitrofaktury, pevné sazby na cestovní náhrady (diety, ubytování)
•
Povinnost vykazovat úroky (IBBA)
•
Extrapolace, uplatnění „force majeure“ v projektech
•
……
CoMAv, CoM … Schválená metodologie je uplatňována od nově získaných projektu. Má stejně tak retroaktivní účinek, a to na projekty podepsané účastníkem před schválením CoM (u kterých ještě běží lhůta 60ti dní pro podání závěrečné zprávy)… … Platí pro CoMAv, CoM … … Průměrné osobní náklady v projektech – zakotvení parametrů pro metodologii způsobilou v projektech 7. RP (odchylky průměrných hodnot od skutečných, akceptační kritéria) …
FG verze 30/06/2010, strana 21 -25
Směnné kurzy, komplementarita financování … náklady v jiné měně než euro je nezbytné přepočíst podle interních pravidel na částku v měně účastníka projektu (např. když český partner nakupuje spotřební matriál z Velké Británie)… … náklady vykazované EK jsou vždy v eurech … … metoda přepočtu nákladů na eura (kurz dne vzniku nákladu / kurz prvního dne po konci vykazovaného období) MUSÍ být jednotná v rámci projektu (jedné GA)… … možnost využívat různé finanční zdroje komplementárně, tzn. financování jednoho nákladu kombinovat po částech z různých zdrojů, pozor na double-financing!...
FG verze 30/06/2010, strana 27, 33
Uznatelnost nákladů … pravidlo uznatelnosti: skutečné náklady (actual costs)- při opravách předchozích období (tzv. adjustment) je třeba použít podpůrný formulář C, kde je vyčíslen rozdíl (plus/mínus)… … náklady spojené se změnami v konsorciální smlouvě jsou uznatelnými náklady (Costs related to updating the Consortium Agreemnet are, however, eligible.)… … náklady související s přípravou, podáváním a negociací projektů nejsou uznatelnými náklady…
FG verze 30/06/2010, strana 47-57
Osobní náklady, timesheets … použití pojmů… working time (= hours worked on the project) hodiny odpracované na projektu (daily) working hours veškeré odpracované hodiny za den … In any case, the daily working hours must be indicated separately… … Timesheet: the working hours must be indicated for each day… Pokud zaměstnanec na více projektech: systém musí umožnit kompletní rekonciliaci jeho pracovní doby a odpracovaných hodin na jednotlivých aktivitách FG verze 30/06/2010, strana 47-57
Osobní náklady, timesheets (II) … produktivní hodiny zahrnují rovněž obecné výzkumné aktivity, výuku a školení (vztahující se k projektu, NE obecná školení)… … do produktivních hodin se nezahrnují tyto aktivity: obecná školení (general trainning not related to the project) a obecné meetingy (not related to the project)… … specifické situace: teleworking, akademické poplatky u postgraduálních studentů… … eligibility of direct taxes and social charges… EK objasňuje, za jakých podmínek jsou jednotlivé části osobních nákladů uznatelné… … praktický příklad a výpočet použití pevné sazby na ubytování a diety v rámci cestovních náhrad… FG verze 30/06/2010, strana 47-57
Investice & projekty Výzkumného potenciálu (Research Potential) … výjimka z pravidla pro dlouhodobý majetek v 7. RP!!!, účastník v projektu Výzkumný potenciál může nárokovat celou pořizovací cenu zařízení bez ohledu na to, jakou metodu pro dlouhodobý majetek využívá v ostatních projektech 7. RP, resp. ve své organizaci (celková pořizovací cena v případě jednoduchého účetnictví / odpisy u podvojného účetnictví)… … platí pro nové, tak i běžící projekty…
FG verze 30/06/2010, strana 58
Vnitrofaktury … požadavky pro vnitrofaktury a jejich uplatnění v projektech, přefakturace osobních nákladů mezi jednotlivými odděleními organizace, příklady přefakturovaných nákladů v rámci organizace (spotřební materiál, laboratorní testy, atp.)… … vždy za podmínek, které je možno auditovat (nákladová báze, uznatelnost nákladů, atp.)…
FG verze 30/06/2010, strana 60
Nepřímé náklady (ICM) … doplnění o příklady nepřímých nákladů (s ohledem na běžnou účetní praxi v organizaci): - „costs related to general administration and management; - costs of office or laboratory space, including rent or depreciation of buildings and equipment, and related expenditure such as water, heating, electricity, maintenance, insurance and safety costs; - communication expenses, network connection charges, postal charges and office supplies; - common office equipment such as PC's, laptops, office software; - miscellaneous recurring consumables; etc.“ … FG verze 30/06/2010, strana 64-65
Nepřímé náklady (ICM) … změna statusu účastníka v tom smyslu, že ztratí nárok na použití 60% flat tare na nepřímé náklady (resp. 75% reimbursement rate na aktivity RTD) změna neovlivní běžící projekty, není potřeba formální změny GA (without the need for formal amendment)… … změny ICM z důvodu chybného zvolení metody zaslat EK seznam všech dotčených projektů… ... vyjádření auditora ke změně ICM pokud 1) již byly odevzdány CFS anebo 2) v případě pochybnosti oprávněného úředníka EK (AOSD – Autorising Officer by subdelegation)...
FG verze 30/06/2010, strana 68-69
Náklady na školení v projektech (trainning activities) … součástí tzv. other activities, školení výzkumníků, výzkumných manažerů, potenciálních uživatelů výsledků projektu... ... Uznatelnými osobními náklady jsou POUZE náklady „školitelů“ (salary costst of those providing training), neuznatelné jsou osobní náklady těch, kteří jsou školeni (those beeing trained) ...
FG verze 30/06/2010, strana 75
Úročené účty (IBBA), extrapolace, force majeure … IBBA – jak postupovat v případě, kdy národní legislativa neumožňuje koordinátorovi otevřít IBBA (v ČR není problémem) ... ... Extrapolace – doplnění FG o popis tří možností, jakým způsobem může EK požadovat úhradu neoprávněně čerpaných prostředků (na základě tzv. Systémové chyby, systemic error) ... ... Uplatnění „force majeure“ – v souvislosti s erupcí sopky v dubnu 2010; odkazuje na čl. II.40 GA... Příklad (1): meeting se kvůli sopky nekonal – náklady na letenku, hotel, atp. nejsou uznatelné v projektu Příklad (2): meeting se konal, ale účastníci měli dodatečné náklady. Ty jsou uznatelné za splnění podmínek uznatelnosti, čl. II.14 (mj. vznikly za účelem splnění cílů projektu)
FG verze 30/06/2010, strana 98
Negotiation Guidance Notes Průvodce pro vyjednávání o podmínkách grantové dohody – verze 10/09/2010 •
Třetí aktualizace, hlavní změny: –
Použití IT nástrojů (Participant Portal) v průběhu negociací, ověřování právního statusu účastníků (validace)
–
Detaily týkající se časování v průběhu negociací, finančních aspektů (např. použití 60% flat rate na režie)
–
Změny s ohledem na požadavky pro podávání zpráv
–
Úpravy v tzv. Negotiation mandate
–
Změny v procedurách etických a bezpečnostních otázek
–
Update formuláře A2.2. (s ohledem na právní statusy účastníků)
Srovnávací dokument (vyznačení změn oproti původní verzi) naleznete na: http://www.fp7.cz/dokums_raw/negotiationennewcompare_1284964271.pdf
Děkuji Vám za pozornost. Ing. Kateřina Rakušanová (Slavíková)
[email protected] Tel. 234 006 158
Technologické centrum AV ČR Rozvojová 135, 165 02 Praha 6
www.tc.cz
[email protected] © Technologické centrum AV ČR - NICER
