BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Sejarah Perusahaan Perusahaan eksportir furniture PT Rattanland Furniture sebelumnya bernama CV. Putra Mas Corporation, didirikan bulan Oktober 1999. Penggunaan PT Rattanland Furniture sejak tahun 2003, dengan tujuan untuk memudahkan pembeli mengingat nama perusahaan yang sesuai dengan nama websitenya, www.rattanland.com. Dari awal pendirian perusahaan ini berfokus hanya pada ekspor. Tiap tahun revenue-nya meningkat. Jumlah pembelinya pun meningkat setiap tahun. Produknya bertambah banyak tiap bulan.
Pada tahun 1999 CV. Putra Mas Corporation hanya menjadi mediator, yang memberikan pesanan pembelinya ke perusahaan besar di sekitar Cirebon. Pesanan tersebut langsung berbentuk L/C dari pembeli atas nama CV Putra Mas Corp. L/C tersebut dijual kepada CV. Rotan Indah yang memiliki kapasitas produksi 30 kontainer per bulan. Dari penjualan L/C tsb CV Putra Mas Corporation mendapat komisi sebesar 5% dari total invoice. Maka terjadilah pembelajaran secara otomatis, proses pembuatan dokumen ekspor oleh pengurus dokumen CV Rotan Indah kepada mediator yang menggunakan CV Putra Mas Corp yang menjadi penerima L/C dari pembeli luar negeri. Pembeli pertama tersebut berasal dari negara Finlandia. Kemudian secara perlahan, dari hanya mediator mencoba untuk mengerjakan sendiri pesanan dari pembeli pertamanya tsb. CV Putra Mas Corporation menggunakan tempat jasa finishing untuk mengerjakan pesanan pembelinya mulai tahun 2001. Tahun 2002 sampai 2004 sudah menyewa tempat untuk proses finishing seluas 1000 meter persegi. Baru pada tahun 2004 membangun pabrik sendiri di atas tanah 9200 meter persegi dan bangunan seluas 4500 meter persegi.
Saat ini alamat pabrik dan kantornya berada di Jl. Simangu no. 9 Kelurahan Kasugengan Lor, Kecamatan Depok, Kabupaten Cirebon, telp 0231 341236, fax 0231 342391.
1
Saat ini PT Rattanland Furniture telah mengekspor rata-rata 18 kontainer perbulan. Perusahaan ini telah berhasil ekspor ke banyak negara, lebih dari 40 negara. Antara lain: Canada, USA, Polandia, Spanyol, Italia, Perancis, Iran, Libanon, Israel, Kuwait, Malta, Portugal, Singapore, Cyprus, Kepulauan Karibia, Russia, Azerbaijan, Saudi Arabia, Brazil, Armenia, Namibia, Tanzania, Trinidad & Tobaggo, South Afrika, India, Jerman, Bulgaria, Finlandia, Belgia, Turki, Singapore, Malaysia, Kolombia dan lain-lain.
Data penjualan setiap tahunnya (Sales Growth):
1600000 1,417,559
Annual Sales (USD)
1400000 1200000 1,120,314
1000000 800000 746,148
600000 505,118
400000 200000
229,919
299,919
155,240 29,650
0 1999
2000
2001
2002
2003
2004
2005
Years
Gambar 1.1 Pertumbuhan Penjualan PT Rattanland Furniture
2
2006
1.2 Lingkup Bidang Usaha
Bidang usaha PT Rattanland Furniture adalah 100% menjual furniture ke luar negeri. Furniture yang dibuat berbentuk kursi, meja, sofa, tempat tidur, keranjang, lemari dll. Hampir 100% produk di anyam rotan/pisang/eceng gondok hasil produksi home industry di Cirebon.
1.3 Visi, Misi dan Srategi
Visi : Menjadikan PT Rattanland Furniture perusahaan terbaik dalam manufaktur furniture rotan se-Indonesia.
Misi : 1. Menghasilkan keuntungan untuk kemajuan perusahaan dalam memperbesar kapasitas produksi. 2. Meningkatkan kembali image ”Cirebon” sebagai daerah penghasil furniture rotan. 3. Mempersiapkan perusahaan menghadapi globalisasi negara maju 2010 dan negara berkembang 2015.
Strategi : 1. Meningkatkan strategi pemasaran untuk menjangkau pembeli seluas-luasnya di dunia. 2. Meningkatkan kualitas dan layanan produk untuk pembeli. 3. Efisiensi dan efektifitas karyawan.
3
1.4 Segmentasi Pasar, Penetapan Pasar Sasaran, Penempatan Produk
1.4.1 Segmentasi Pasar (Segmentation)
Segmentasi Pasar adalah kegiatan membagi-bagi pasar yang bersifat heterogen dari suatu produk ke dalam satuan-satuan pasar (segmen pasar) yang bersifat homogen. Berdasarkan definisi di atas diketahui bahwa pasar suatu produk tidaklah homogen, akan tetapi pada kenyataannya adalah heterogen. Pada dasarnya segmentasi pasar adalah suatu strategi yang didasarkan pada falsafah manajemen pemasaran yang orientasinya adalah konsumen. Dengan melaksanakan segmentasi pasar, kegiatan pemasaran dapat dilakukan lebih terarah dan sumber daya yang dimiliki perusahaan dapat digunakan secara lebih efektif dan efisien dalam rangka memberikan kepuasan bagi konsumen. Segmentasi pada dasarnya adalah suatu cara atau mental berpikir yang membantu seseorang melihat isi dunia. Dalam pandangan ini masyarakat dianggap sebagai suatu pasar yang mendiami sejumlah segmen. Untuk memahami segmen-segmen dapat dilakukan dengan pendekatan konsumen, artinnya pengelompokan pasar berdasarkan karakteristik konsumen yang meliputi geografi, demografi, psikografi dan perilaku. Perusahaan dapat mengelompokkan pasar dengan melihat wilayah negara, propins, usia, tingkat pendidikan, tingkat pendapatan, jenis kelamin, pola pemakaian, status kesetian, dan sebagainya. Cara berpikir segmented adalah cara berpikir pemasaran. Tujuannya adalah memberikan pelayan yang sebaik-baiknya pada masing-masing segmen dan memberikan kepuasan kepada orang-orang di dalam masingmasing segmen tersebut. Hanya dengan begitulah makerter dapat memperoleh keuntungan, kepuasan dan kelanggengan usaha. Namun pasar berubah terus, konsumen berubah dan pasar persaingan semakin bertambah. Maka kelanggengan hanya bisa diraih jika markerter menyadari bahwa segmentasi adalah sesuatu yang dinamis. (Rhenal Kasali,2000). PT Rattanland sudah melakukan segmentasi pasar, yaitu hanya membuat produk menengah ke atas, dengan kualitas di atas rata-rata. Karena menurut direkturnya, jika segmen pasarnya menengah ke bawah, dengan mengerjakan produk murah, maka akan mudah kalah persaingan dengan produk dari negara China.
4
1.4.2 Penetapan Pasar Sasaran (Targeting)
Adalah merupakan kegiatan yang berisi dan menilai serta memilih satu atau lebih segmen pasar yang akan dimasuki oleh suatu perusahaan. Apabila perusahaan ingin menentukan segmen pasar mana yang akan dimasukinya, maka langkah yang pertama adalah menghitung dan menilai potensi profit dari berbagai segmen yang ada tadi. Target pembeli produk furniture rotan PT Rattanland Furniture adalah pembeli furniture rotan sebagai distributor ataupun retailer di luar negeri.
1.4.3 Penempatan Produk (Positioning)
Penempatan produk mencakup kegiatan merumuskan penempatan produk dalam persaingan dan menetapkan bauran pemasaran yang terperinci. Pada hakekatnya Penempatan produk adalah: Tindakan merancang produk dan bauran pemasaran agar tercipta kesan tertentu di konsumen. Bagi setiap segmen yang dimasuki perusahaan, perlu dikembangkan suatu strategi penempatan produk. Saat ini setiap produk yang beredar dipasar menduduki posisi tertentu dalam segmen pasamya. Apa yang sesungguhnya penting disini adalah persepsi atau tanggapan konsumen mengenai posisi yang dipegang oleh setiap produk dipasar. PT Rattanland Furniture menginginkan persepsi dari produknya terletak di kualitas furniture rotan dari Indonesia. Sehingga jika ada pembeli melihat produk rotan, mereka langsung mengingat Indonesia, khususnya PT Rattanland Furniture.
5
1.5 Struktur Organisasi Organisasi PT Rattanland Furniture menggunakan asas efisiensi dan efektifitas karyawan. Oleh karena itu jumlah karyawanpun cukup sedikit. Ada beberapa bagian yang dirangkap, seperti direktur utama merangkap kepala marketing dan manager operasional merangkap kepala keuangan (Gambar 1.3). Direktur Utama / Ka Marketing
Manager Operasional / Ka Bag Keuangan
Marketing / Bag Pemasaran
Ka Bag Quality Control
Sie Administrasi Keuangan
PPC
Auditor Inventory
QC Awal
QC Amplas
QC Finishing
QC Akhir
Gambar 1.2 Struktur Organisasi
6
Ka Bag IT
Ka Bag Keamanan
Sie Keamanan
Dari Gambar 1.3 terlihat struktur organisasi dari PT Rattanland Furniture. Tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam struktur organisasi di atas adalah sebagai berikut:
1. Direktur Utama/Ka Marketing Direktur Utama merupakan kedudukan yang paling penting di perusahaan ini, yang membawahi seluruh kedudukan. Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: x
Menetapkan garis-garis kebijakan perusahaan, menetapkan tujuan dan mengadakan pembaruan dalam jenis model dan website.
x
Menetapkan target dari penjualan per tahun.
x
Memiliki wewenang dalam menangani masalah keuangan, mencari dan mengatur penggunaan dana perusahaan untuk kelancaran operasi perusahaan.
x
Memimpin rapat evaluasi bulanan dan mengawasi usaha operasi perusahaan.
x
Berhak meminta penjelasan atas apa yang dilakukan diluar kebijakan yang telah ditetapkan dari setiap bagian yang ada dibawahnya.
2. Manager Operasi/Kepala Keuangan Manager Operasi membantu tugas Direktur Utama dalam menyelesaikan pekerjaan sehari-hari. Adapun tugas dan tanggungjawabnya adalah sebagai berikut: x
Membantu tugas-tugas direktur utama.
x
Mewakili direktur utama apabila berhalangan.
x
Mengatur pengeluaran dana perusahaan harian.
x
Melaporkan laporan keuangan pada saat rapat evaluasi bulanan.
x
Melaporkan perbandingan penjualan di bulan yang sama pada tahun yang berbeda, pada bulan ini dan bulan yang akan datang.
3. Kepala Bagian Pengawas Kualitas (Quality Control) Kepala Bagian QC memiliki tugas yang sangat berat dibantu oleh sekelompok tim QC untuk memeriksa semua produk yang dihasilkan. Produk yang diperiksa berjumlah ribuan buah. Tugas dan tanggung jawabnya:
7
x
Mengatur waktu pekerjaan subkontraktor agar sesuai dengan waktu pengiriman.
x
Mengatur posisi pengawas kualitas di pabrik.
x
Memberikan harga produksi untuk kepentingan marketer dalam membuat harga jual.
x
Memimpin rapat mingguan di hari senin pagi dengan timnya untuk menghadapi pengiriman minggu yang akan datang.
a. PPC (Production Planning Control) Bagian PPC bertugas membantu Kepala QC untuk melancarkan pekerjaan dari penerimaan pesanan sampai selesainya produk. Tugas dan tanggung jawabnya: x
Memberikan penjelasan setiap pesanan barang ke subkontraktor.
x
Membuat SPK (Surat Perintah Kerja)
x
Menindaklanjuti perkembangan setiap minggu ke subkontraktor
b. Pengawas Kualitas (QC) Bagian QC paling banyak membutuhkan pekerja, karena di setiap pekerjaan harus melewati dahulu standarisasi perusahaan. Agar produk yang dihasilkan sesuai seperti yang diinginkan. Tugas dan tanggung jawabnya: x
Memeriksa barang secara detail dari atas sampai bawah, dari depan sampai belakang.
x
Memberikan instruksi untuk mengulang kembali pekerjaan karena belum sesuai dengan standar ekspor.
c. Inventory Auditor Petugas Inventory Auditor diminta laporannya oleh bagian PPC untuk diadakan evaluasi jika ada produk yang belum selesai dikerjakkan sehingga dapat mengontrol perkembangan pesanan. x
Memeriksa jumlah barang setiap pagi dan sore hari.
x
Melaporkan sisa barang yang tidak masuk kontainer setiap bulan.
4. Staff IT Staff IT berkerja membantu kepala marketing dalam membuat menambah dan mengatur isi website, sehingga website selalu mengikuti perkembangan jaman (updates). Tugas dan tanggung jawabnya:
8
x
Mengelola website rattanland.com
x
Memeriksa tiap hari kelancaran email dari website ke email rattanland
x
Menambah atau mengurangi produk di website sesuai permintaan marketing.
x
Merekayasa produk dengan bahan anyaman yang berbeda menggunakan program komputer.
1.6 Sumber Daya
PT Rattanland Furniture memiliki 1 Manager Operasi, 5 pemasar, 1 Kepala Produksi, 1 Inventory Auditor, 1 PPC, 6 Quality Control, 2 pengurusan dokumen ekspor, 1 IT & Desain grafis, 4 Satpam. Daftar karyawan berada di lampiran 1A. Peralatan yang digunakan: x
Blower
x
Spray Gun
x
Kompressor
x
Amplas
x
Kiln Dry
Peralatan diatas disediakan oleh PT Rattanland Furniture untuk digunakan oleh perusahaan outsource finishing. Kerusakan yang terjadi masih tanggungjawab PT Rattanland Furniture. Tetapi jika terjadi kehilangan alat, akan menjadi tanggung jawab pemakai alat yaitu perusahaan outsource.
1.7 Proses Bisnis
Proses bisnis yang dilakukan PT Rattanland Furniture dalam menjalankan usahanya adalah sebagai berikut (Gambar 1.4): 1. PT
Rattanland
Furniture
mendapatkan
pembeli
dari
website
www.rattanland.com yang memiliki 3.028 link di website lain berdasarkan http://tools.marketleap.com/publinkpop/plapp/publinkpop.dll/publinkpopTest . Oleh karena itu, setiap harinya selalu ada yang mengirim e-mail dari pembeli lewat form yang dibuat di website. Penggunaan form ini bertujuan untuk menghindari pembacaan oleh program, sehingga terhindar dari pengiriman SPAM yang mengganggu. Kemudian, e-mail dari pembeli tsb diterima oleh kepala marketing untuk diseleksi untuk di lanjutkan oleh marketer.
9
2. Setiap bulannya PT Rattanland Furniture mendapatkan pembeli baru dari website sebanyak 30 sampai 100 pembeli. Sehingga dibutuhkan beberapa marketer untuk mem follow up untuk menjadi pesanan percobaan (trial order). Setiap email masuk dari pembeli, secara otomatis diterima juga oleh kepala marketing. Sehingga kepala marketing dapat memberikan instruksi jika ada hal-hal yang kurang baik pelayanannya ataupun kurang tepat cara menawarkan barangnya. 3. Jika terjadi pesanan dari pembeli, maka selanjutnya marketer membuat Proforma Invoice untuk dikirimkan ke pembeli menggunakan faximile, agar ditandatangi oleh pembeli dan dikirim kembali menggunakan faximile atau email. Kemudian Proforma Invoice tersebut secara otomatis terkirim melalui program yang terintegrasi dengan bagian PPC. Contoh Proforma Invoive ada di lampiran 1B. 4. Kemudian kepala QC memberikan instruksi kepada bagian PPC untuk membuat SPK dengan subkontraktor yang sudah ditetapkan oleh kepala QC. PPC memberikan SPK tsb kepada subkontraktor-subkontraktor dengan beberapa penjelasan produk yang akan dibuat. Contoh SPK ada di lampiran 1C. 5. Proses pengerjaan awal sampai selesai dibutuhkan waktu 45 hari. Waktu produksi barang 30 hari dan finishing 7 hari. Sehingga tidak melewati apa yang telah dijanjikan kepada pembeli. 6. Subkontraktor finishing melaksanakan beberapa proses.Barang mentah hasil kiriman dari subkontraktor diperiksa oleh QC awal PT Rattanland Furniture. Mulai dari ukuran sampai pemakaian material sesuai permintaan di SPK. Kemudian masuk ke proses penghalusan oleh subkontraktor finishing. Hasil kerja penghalusan, diperiksa kembali oleh QC amplas PT Rattanland Furniture.
Jika
ada
beberapa
masalah
kehalusan,
barang
tersebut
dikembalikan ke subkontraktor finishing untuk disesuaikan dengan kriteria perusahaan. Kemuadian proses selanjutnya oleh subkontraktor finishing, pemberian
warna,
pengeringan,
pemberian
sealer,
dihaluskan
lagi
menggunakan amplas yang lebih tipis, pemberian top coat melamine, pengeringan. Setelah kering, diperiksa QC perusahaan untuk mencocokkan warna sesuai dengan SPK subkontraktor finishing yang diterima. Jika
10
ternyata ada perbedaan, akan diperbaiki warnanya, dengan cara mensuntik melamine dengan warna untuk disesuaikan dengan permintaan pembeli. 7. Kemudian produk pesanan yang sudah dipacking, diperiksa ulah oleh bagian QC akhir, yang bertugas memeriksa seluruh pekerjaan finishing. Jika semuanya sesuai dengan permintaan pembeli, QC akhir segera memberikan informasi kepada bagian pengurusan dokumen ekspor agar membuatkan Shipping Instruction (SI) kepada perusahaan EMKL (Ekspedisi Muatan Kapal Laut). Untuk mendatangkan kontainernya ke pabrik. Contoh SI ada di lampiran 1D. 8. Proses selanjutnya bagian dokumen ekspor memanggil perusahaan fumigasi agar kontainer yang akan berangkat diberi fumigasi, gas penghilang serangga. Berita acara proses fumigasi ada di lampiran 1E. 9.
Hasil stuffing tersebut dibuatkan Invoice dan Packing List oleh bagian pengurusan dokumen ekspor untuk di fax ke freight forwarder yang ditunjuk pembeli. Toleransi total invoice yang diberikan oleh pembeli biasanya sebesar 10% dari Proforma Invoice. Invoice dan Packing List ada lampiran 1F dan 1G
10. 2-3 hari kemudian perusahaan mendapatkan draft Bill of Landing (lampiran 1H) dari perusahaan freight forwarder melalui faximile, untuk diperiksa kembali oleh bagian pengurusan dokumen ekspor perusahaan jika ada kesalahan. Jika tidak ada kesalahan, draft tsb di tulis ”OK” dan dikirim kembali melalui faximile ke perusahaan freight forwarder. 11. Setelah itu dikirim Bill of Landing yang asli melalui EMKL. Kemudian EMKL menambahkan surat-surat ekspor lainnya seperti Surat PEB (Pengiriman Ekspor Barang) ada di lampiran 1I, COO (Certificate of Origin) Form A atau B disesuaikan dengan
egara importer ada di lampiran 1J.
12. Jika proses pembayaran pembeli menggunakan L/C (Letter of Credit). Contohnya ada di lampiran 1K, pihak eksportir hanya mengirimkan berkas dokumen ekspornya ke Bank penerima L/C. Jika pembayaran pembeli menggunakan T/T (Transfer Telex). Contohnya ada di lampiran 1L. PT Rattanland Furniture akan menahan dokumen ekspor sampai terjadinya pelunasan sesuai dengan invoice yang dikirim ke pembeli melalui fax atau email. Jika dokumen ekspor asli tidak dimiliki oleh pembeli, maka kontainernya tidak bisa dibuka, walaupun sudah sampai ke port destination. 11
Pembeli
SELLING PROCESS
Website Ka Marketing
Pricing Market Selection Products Development
Marketing
PRODUCTION PROCESS
Ka QC
PPC
Source: Produksi
Make To Order (MTO) Sourcing Quality Control
Proses Penghalusan
QC Awal Proses Penghalusan Ulang
Source: Finishing
QC Amplas
Proses Pemberian Warna
QC Akhir
Bag Dokumen Ekspor
Perusahaan EMKL
SHIPPING PROCESS Stuffing Document Export
Stuffing/Loading
Prshn Fumigasi
Prshn Freight Forwarder
Dokumen Ekspor Lengkap
Transfer Telex Dokumen dikirim setelah sisa pembayaran dilunasi. Pembayaran dilakukan oleh pembeli ke rekening PT Rattanland Furniture
Letter of Credit Dokumen dikirim ke Bank Penerima L/C. Pembayaran dilakukan antara Bank penerbit L/C dengan Bank penerima L/C
Gambar 1.3 Proses Bisnis
12
PAYMENT PROCESS
1.8 Data Kondisi Kerja
Kondisi kerja di PT Rattanland Furniture disesuaikan dengan target waktu yang telah tersebut ditetapkan marketer ke pembeli. Sering sekali proses stuffing selesainya jam 12 malam. Karena bertumpuknya waktu pengiriman di satu hari. Semestinya bisa diatur waktu stuffing agar waktu lemburnya tidak terlalu banyak. Adapun waktu aktifitas masing-masing bagian adalah sebagai berikut:
1. Waktu Kerja Marketer Semua marketer boleh masuk kapan saja asal setiap hari masuk kerja, dan boleh pulang kapan saja jika semua pekerjaan telah selesai. Karena menurut kepala marketing, tugas marketer adalah menindaklanjuti e-mail pembeli yang harus di reply 1x24 jam. Jadi masih bisa menunggu. Dan agar pikiran dari marketer lebih segar jika telah menyelasaikan urusan keluarganya.
2. Waktu kerja bagian QC (quality control) Waktu formalnya adalah jam 8.00 sampai jam 16.30, tetapi jika dibutuhkan bisa sampai tengah malam. Karena menyelesaikan barang-barang pesanan pembeli yang harus sesuai dengan target waktu yang telah ditetapkan.
3. Waktu kerja bagian IT dan bagian pengurusan dokumen ekspor. Waktu kerjanya disesuaikan dengan waktu kerja rekanannya yaitu jam 8.00 – 16.00. Tugas bagian IT adalah membuat lancar proses pengiriman dan penerimaan email. Dan jika ada permasalahan di komputer kantor, harus segera memperbaikinya. Sehingga proses dari pemasaran selalu berlangsung. Waktu kerja bagian pengurusan dokumen juga disesuaikan dengan rekanannya, dengan perusahaan Freight Forwarder, EMKL dan Trucking.
13
