20
BAB III SEJARAH PERUSAHAAN 3.1 Sejarah Perusahaan PT. Jakarta Propertindo berdiri sejak tahun 1990 bergerak dibidang properti. Semenjak berdiri perusahaaan ini telah menbangun dua unit perumahan, satu unit perumahan berlokasi di daerah Pondok Kelapa Jakarta Timur dan yang lainnya berlokasi di daerah Bekasi. PT. Jakarta Propertindo bertempat di Pondok Kelapa Jakarta Timur dan memiliki dua kantor pamasaran. Maksud dan tujuan perusahaan tersebut untuk membantu masyarakat yang memerlukan bantuan jasa pembelian perumahan untuk memenuhi kebutuhan pribadi atau keluarga dengan melalui proses yang mudah dan aman. PT. Jakarta Propertindo sebagai salah satu perusahaan yang bergarak di bidang jasa penjualan perumahan, dalam melaksanakan kegiatannya masih menggunakan cara manual seperti mencatat pendaftaran, membuat laporan penjualan unit perumahan, serta masalah yang bersangkutan dengan hal keuangan. Dalam pembelian rumah biasanya pembeli langsung datang kekantor pemasaran, disana mereka dapat langsung melihat dan memilih rumah yang mereka butuhkan atau yang mereka suka. Data-data yang diperluakan perusahaan dari para pembeli adalah jenis unit rumah yang akan mereka beli, nama dan alamat pembeli. 3.2 Struktur organisasi Pada umumnya perusahaan dalam menjalankan usaha untuk mencapai suatu tujuan tidak terlepas dari masalah managemen dan organisasi untuk menunjang dan mendukung tercapainya tujuan yang dihapkan, maka managemen perlu membuat suatu rencana dan mengawasi pelaksanaan semua kegiatan dalam perusahaan. Menyadari
pentingnya
managemen
perusahaan,
maka
perusahaan
melaksanakan managemen modern yang sejajar dengan perkembangan teknologi dan era globalisasi ini, system yang digunakan berdasarkan 4 fungsi yaitu :
21
1. Planning adalah pemikiran rasional berdasarkan fakta dalam perkiraanperkiraan yang mendekat, selain itu merupakan suatu rencana atau penetapan yang perlu dikerjakan berdasarkan data histories dan pemikiranpemikiran dimasa mendatang. 2. Organizing adalah pembagian tugas-tugas pada suatu perusahaan atau pengelompokan kerja yang didasarkan pada fungsi dari masing-masing bagian,
dimana
direktur
utama
membantu
bagian-bagian
secara
operasional maupun secara administrasi seperti bagian personalia, bagian keuangan, bagian produksi dan lain-lain. 3. Actuating adalah kemampuan untuk menggerakan orang-orang agar mau melakukan memberikan
suatu
pekerjaan.
motivasi
Dalam
kepada
upaya
tersebut
karyawan,bertujuan
perusahaan agar
terjadi
produktifitas kerja yang tinggi dan bawahan tidak semata-mata hanya menerima perintah, tetapi tugas mereka juga harus mempunyai inisiatif untuk melaksanakan tugas-tugasnya. 4. Controling/pengawasan
adalah
kegiatan
untuk
menyesuaikan
dan
mengetahui pelaksanaan dari tiap pekerjaaan, pakah sesuai dengan rencana yang ditetapkan sebelumnya atau tidak. Tujuannya untuk mengevaluasi pekerjaan para karyawan. 3.3
Struktur Organisasi PT. Jakarta Propertindo
3..3.1. Direktur Mempunyai wewenang dalam mengawasi atau mengatur, mengkoordinasi aktifitas dalam struktur organisasi sehingga berjalan sesuai dengan tujuan dari perusahaan tersebut. 3.3.2. Bagian Pemasaran Bertugas dan bertanggung jawab dalam mengawasi proses pemasaran dan bertanggung jawab ke direktur sebagai pimpinan. Bertanggung jawab untuk melaksanakan setiap perencanaan penjualan.melakukan penjualan dan melaporkan hasil penjualan yang telah terjual kepada direktur.
22
3.3.3
Bagian Keuangan / Akuntansi Berperan dalam mengawasi bidang finansial yang menyangkut biaya-
biaya kegiatan dan laba rugi, dalam laporan keuangan dan bertanggung jawab langsung ke direktur. 3.4
Sistem yang sedang berjalan
1. Setiap konsumen mengisi data pembeli 2. Data pembeli tersebut diperiksa, lalu calon pembeli mengisi data rumah yang diinginkan, bila memenuhi syarat dan disetujui pimpinan 3. Jika sudah disetujui dikirim melalui bagian marketing untuk dibuat kesepakatan transaksi pembelian rumah 4. Bila pembeli telah memilih cara pembayaran, maka pembeli harus membayar uang muka sebesar 45% untuk pembayaran Tunai dan 25% untuk pembayaran Kredit 5. Bagian marketing memberikan kwitansi rangkap 3 kepada pembeli untuk penyerahan kunci rumah kepada pembeli
23
3.4.1. FOD yang sedang berjalan Pembeli Form Data Pembeli
Marketing Form Data 1 Pembeli
Form Data Pembeli Form Data Rumah
Pimpinan
From Data 2 Rumah
Validasi Data Pemb
Pengecekan Data Pembeli & Data Rmh
Lap Pengecekan1 Data Pemb & Data Rmh
Surat 1 Persetujuan Transaksi
2
Surat Persetujuan Transaksi
Buat Formulir Transaksi
Formulir 1 Transaksi Jual Beli
A
Lap Data Pemb Rmh
2
3
2
24
Pembeli
Marketing
Pimpinan
A Laporan
Formulir Transaksi Jual Beli
1
2
3
2 1 Formulir Transaksi Jual Beli yg tlh di isi
Pengecekan & Pembuatan Kwitansi
Pengisian Formulir
1 Formulir Transaksi Jual Beli yg tlh di isi
3
2
3
Kwitansi A1 Uang Muka
2
B1 3
2
3
C1
Pembuatan Laporan
Laporan
Keterangan : 1. A : Kwitansi Uang Muka (rangkap 3) 2. B : Formulir Transaksi Jual Beli yang sudah diisi (rangkap 3) 3. C : penyerahan Kunci Rumah
25
BAB IV PEMBAHASAN MASALAH 4.1
FOD (Flow Of Document)
Sistem yang diusulkan Pembeli Form Data Pembeli
Marketing Form Data 1 Pembeli
Form Data Pembeli Form Data Rumah
Pimpinan
Form Data 2 Rumah
Validasi Data Pemb
Input Data Pripadi & Data Rmh
Lap Pengecekan1 Data Pemb & Data Rmh
Surat 1 Persetujuan Transaksi
2
Surat Persetujuan Transaksi
Membuat Formulir Transaksi
Formulir 1 Transaksi Jual Beli
A
Lap Data Pemb Rmh
2
3
2
26
Pembeli
Marketing
Pimpinan
A Laporan
Formulir Transaksi Jual Beli
1
2
3
2 1 Formulir Transaksi Jual Beli yg tlh di isi
Input Formulir & Pembuatan Kwitansi
Pengisian Formulir
1 Formulir Transaksi Jual Beli yg tlh di isi
3
2
3
Kwitansi A1 Uang Muka
2
B1 3
2
C1 3
Pembuatan Laporan
Laporan
Keterangan : 1. A : Kwitansi Uang Muka (rangkap 3) 2. B : Formulir Transaksi Jual Beli yang sudah diisi (rangkap 3) 3. C : penyerahan Kunci Rumah
27
4.2
DFD (Data Flow Diagram)
4.2.1
Diangram Konteks Data Pemb
Pembeli Formulir Transaksi Pemesanan Rmh, Kwitansi
4.3
Laporan, Data Pemesanan Rmh
System Administrasi Penj. Rmh
Pimpinan
Data Pemesanan Rmh
Diagram Zero
Pembeli
Formulir Pemesanan Rumah
Formulir Transaksi Pemesanan Rumah
Formulir Transaksi Pemesanan Rumah
Kwitansi
1.0 Pembelian Pemesanan Rmh
Rumah Data Pemesanan Rmh
2.0 Pemesanan Rmh Di Setujui
Rmh Pesanan
Pimpinan
Pembeli
Data Rmh Jual
3.0 Transaksi Penjualan
Jual 4.0 Pembuatan Lap. Penj Rmh Laporan 5.0 Pimpinan
28
4.4
ERD (Entity Relationship Diagram)
Tipe Rumah*
Kode Rumah
Harga Jual Luas Tanah
Kode Pembeli*
No Transaksi
Alamat
Nama Pembeli
Kode Pos
Luas Bangunanan
N
M Jual
Rumah
Kode Pembeli** No Transaksi*
Pembeli Kode Rumah**
Uang Muka Jenis Jual
Cicilan Tgl Pembelian
29
4.5
Normalisasi Kode pembeli Nama pembeli Kode Pos No Transaksi Alamat Tipe Rumah Harga Jual Luas Tanah Luas Bangunan Kode Rumah Uang Muka Jenis Jual Cicilan Tgl Pembelian
30
4.6
Normalisasi 1NF
Tabel Rumah Tipe Rumah* Kode Rumah Harga Jual Kode Pembeli** Luas Tanah Luas Banguan
Tabel Jual
No Transaksi* Kode Rumah** Jenis Jual Cicilan 8 Uang Muka Tgl Pembelian
Tabel Pembeli Kode Pembeli* No Tramsaksi Nama Pembeli Alamat Kode Pos
31
4.7
Normalisasi 2NF = 3NF
Tabel Pembeli
Tabel Rumah
Kode pembeli* No.Transaksi Nm Pembeli Alamat Kode Pos
Kode rumah* Tabel Jual Kode pembeli** Kode rumah** No. Transaksi**
Tipe Rumah Luas Tanah Luas Bangunan Harga Jual
Uang muka Jenis Jual Cicilan Tgl Pembelian
4.8
Struktur Database Struktur database merupakan kumpulan data dan informasi dalam jumlah
yang banyak. Dalam perancangan database ini sangat diperlukan, agar data yang dibuat dapat lebih terstruktur dan dapat mengurangi kerangkapan data. Sehingga data yang dibuat dapat lebih terstruktur dan dapat mengurangi kerangkapan data. Sehingga data yang dibuat dapat dipahami oleh karena itu penulis membuat tabel database sebagai berikut:
32
Tabel 4.8.1
Tabel Data Rumah
Nama Field Kode Rumah Tipe Rumah* Luas Tanah Luas Bangunan Harga Jual
Tabel 4.8.2
Tipe Text Text Integer
3 10 4 4
Curency
10
Integer
Tabel Data Pembeli
Nama Field Kode Pembeli* Nama Pembeli No. Transaksi Alamat Kode Pos
Tabel 4.8.3
Lebar Data
Tipe Text Text Text Text Text
Lebar Data 7 20 10 30 5
Tabel Jual
Nama Field No.Transaksi* Kode Rumah** Kode Pembeli** Uang Muka Jenis Jual Cicilan Tgl. Transaksi
Tipe Text Text Text Curency Text Curency Date/Time
Lebar Data 6 6 6 10 6 10 8
33
4.9
Rancangan Input Input merupakan suatu kegiatan pengumpulan data yang akan digunakan
pada saat proses untuk menghasilkan informasi. Dan apabila data tersebut tidak sempurna, maka akan menghasilkan informasi yang tidak sempurna pula. Hal ini menunjukan hubungan yang erat antara data dan informasi. Dalam melaksanakan Sistem Administrasi Penjualan Perumahan dibutuhkan datadata yang antara lain adalah: a.
Menu utama Menu utama merupakan induk atau pusat pengaksesan program, melalui
form inilah kita dapat mengakses from-from input, edit dan pencetakan laporan
Menu Utama
File
Database
Pengaturan Dtabase
About
Gamabar 2.19 From Menu Utama
34
b.
Input Data Rumah Dalam memasukan data rumah, operator memilih Command Button Data
Rumah pada frame input dalam menu Menu Utama, kemudian memilih menu Data Rumah. Selanjutnya akan tampil interface seperti dibawah ini yang digunakan untuk memasukan data-data rumah mulai dari field Kode Rumah sampai dengan harga rumah yang membuatnya dengan menggunakan label. Untuk mengisi data melalui keyboard mulai dari kode rumah sampai harga rumah yang membuatnya menggunakan Text Box. Untuk menyimpan data-data rumah tersebut operator cukup memilih Command Button “Simpan”, jika tidak pilihlah Command Butoon ‘batal’ dan jika telah selesai memasukan data, pilihlah Command Button “ Menu Utama” untuk kembali pada Menu Utama. Untuk mengetahui bentuk dari form input data rumah, penulis sajikan dalam bentuk interfase yang berisi elemen-elemen yang merupakan bagian dari input data, seperti dibawah ini: Input Data Rumah Kode Rumah Tipe Rumah
xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx
Luas Tanah
999999
M2
Bangunan
999999
M2
Harga Rumah
999999999999999999
Simpan
Batal
Menu Utama
Gambar 2.20 Form Input Data Rumah
35
c.
Input Data Pembeli Dalam memasukan data pembeli, operator memilih Command Button Data
Pembeli pada frem iput dalam Menu Utama, selanjutnya akan tampil interface seperti dibawah ini yang digunakan untuk memasukan data-data pembeli mulai dari field Nama Pembeli sampai dengan Kode pos yang membuatnya dengan menggunakan Label dan untuk pengisian data melalui keyboard mulai dari Nama pembeli sampai dengan Kode pos dibuatnya dengan menggunakan Tex Box. Untuk menyimpan data-data pembeli tersebut, operator cukup memilih Command Button “Simpan”, jika tidak pilihlah Command Button “Batal”, jika telah selesai memasukan data pembeli, pilihlah Command Button “Menu Utama” untuk kembali pada Menu Utama. Bentuk dari interface untuk memasukan data pembeli seperti dibawah ini:
36
Input Data Pembeli
No.Transaksi
xxxxxxxxx
Nama Pembeli
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Alamat
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
No.Telp
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Kode Pos
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Lampiran Fotocopy Simpan KTP Batal Struk Gaji Menu Utama
Gambar 2.21 Form Input Data Pembeli d.
Input Data Transaksi Pada input data trnsaksi merupakan gabungan dari Database input data
pembeli dan input data rumah, yang mana dalam proses transaksi tersebut menggunakan data tabel denga kunci pencarian (Key Search) berupa Kode Rumah yang membuatnya menggunakan List Box, sehingga akan menampilkan Harga Rumah. Sedangkan kunci pencarian berikutnya adalah Kode Pembeli yang membuatnya juga menggunakan List Box, sehingga akan menampilkan Nama Pembeli dan Tanggal Transaksi. Setelah Harga Rumah, Nama Pembeli, Tanggal
37
Transaksi ditampilkan operator dapat menginput cara pembayaran serta memilih jenis pembayaran Tunai atau Kredit yang membuatnya menggunakan frem cara pembayaran. Bila jenis pembayarannya adalah tunai, maka akan dihasilkan jumlah uang muaka dan sisa pembayaran. Sedangkan bila jenis pembayaran adalah kredit, maka akan dihasilkan uang muka, sisa pembayaran, dan angsuran/bulan. Untuk menyimpan data pilihlah Command Button “Simpan” dan bila tidak jadi manyimpan pilihlah Command Button “Batal”. Jika jenis pembayaran adalah Tunai yang menggunakan freme maka harus mengisi pembayaran uang muka sebesar 40% lalu membayar sisa pembayaran, jika jenis pembayarannya adalah Kredit yang menggunakan freme maka harus mengisi pembayaran uang muka sebesar 25%, sisa pembayaran dan angsuran/bulannya. Untuk mencetak bukti pembayaran, dapat dipilih Command Button “Cetak Kwitansi”. Berikut ini akan ditampilkan interfase input data transaksi:
38
Transaksi Tunai
No Transaksi
Uang Muka (40%)
Kode Rumah Harga Jual
Sisa Pembayaran Kode Pembeli Nama Pembeli Tanggal Transaksi Kredit Uang Muka (25%)
Cara Pembayaran Kredit Tunai
3 Tahun
5 Tahun
Sisa Pembayaran
Angsuran/Bulan
Simpan
Batal
Menu Utama
Gambar 2.22 Form Input Data Transaksi Untuk memperbaharui data (Update data) gunakan fasilitas menu edit, yang mana fasilitas tersebut ada tiga menu pilihan, yaitu Edit Data Rumah, Edit Data Pembeli, Edit Data Transaksi. Pada menu Edit Data Transaksi terbagi menjadi dua, yaitu Transaksi Tunai dan Transaksi Kredit. Dalam proses edit data tersebut seorang operator memilih menu Edit yang di kehendaki kemudian memasukan data berdasarkan kunci pencariannya.
39
Kunci pencarian data rumah adalah Kode Rumah, kunci pencarian data pembeli adalah Kode Pembeli, kunci data Transaksi adalah Kode Pembeli + Kode Rumah. Setelah melakukan proses update data, untuk menyimpan data-data yang telah diupdate cukup menekan tombol Enter. Berikut ini interface dari Menu Edit Data: e.
Edit Data Rumah
Edit Kode Rumah Menu Utama>>
Cari Kode Rumah Cari
Data Rumah Kode Rumah Tipe Rumah Luas Tanah xxxxxxx xxxxxxxxx 99999999 xxxxxxx xxxxxxxxx 99999999 xxxxxxx xxxxxxxxx 99999999
Luas Bangunan Harga Jual 999999999 999999999 999999999
Gambar 2.23 Form Edit Data Rumah
99999999 99999999 99999999
40
f.
Edit Data Pembeli
Edit Data Pembeli
Cari Kode Pembeli
Menu Utama>>
Data Pembeli Kode Pembeli
Nama
Alamat
No Telp
Kode Pos
Gambar 2.24 Form Edit Data Pembeli g.
Edit Data Transaksi
Edit Data Transaksi Cari Kode Transaksi Refresh Cari
No Transaksi
Kode Rmh
Edit Lock
Hrg Rmh
Nama Lengkap
Gambar 2.25 Form Edit Data Transaksi
Kd Pemb
41
4.10
Rancangan Output Rancangan Output merupakan hal yang tidak dapat diabaikan karena
output yang dihasilkan disini adalah berupa laporan yang sangat digunakan bagi pihak pengembang (developer) maupun bagi pihak pembeli. Oleh karena itu keluaran yang dihasilkan harus mudah dimengerti oleh user. a.
Bukti pembayaran Sudah Terima Dari :
No Kwitansi :
Untuk Pembayaran : Terbilang
:
Jumlah
: Rp
Gambar 2.26 Bukti Pembayaran b.
Laporan Data Rumah
Laporan Data Rumah
Kode Rumah xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx
Tipe Rumah xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx
Luas Rumah 999999999 999999999 999999999 999999999
Luas Bangunan 99999999 99999999 99999999 99999999
Gambar 2.27 Laporan Data Rumah
Harga Rumah 9999999 9999999 9999999 9999999
42
c.
Laporan Data Pembeli Laporan Data Pembeli Kode Pembeli
Nama
Alamat
Kode Pos
No Telp
xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx
xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx
xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx
xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx
xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx
Gambar 2.28 Laporan Data Pembeli d.
Laporan Penjualan Harian
Laporan Penjualan Harian Nama
Alamat
Tipe Rumah
Jumah Rumah
Harga Rumah
xxxxxxxxxx
xxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxx
xxx
xxxxxxx
xxxxxxxxxx
xxxxxxxx
xxxxxxxxxxx
xxx
xxxxxxx
xxxxxxxxxx
xxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxx
xxx
xxxxxxx
xxxxxxxxxx
xxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxx
xxx
xxxxxxx
Total Gambar 2.29 Laporan Penjualan Harian
xxxxxxx
