10. Voorbeeld berekeningen maken met Excel

10. Voorbeeld berekeningen maken met Excel In de komende hoofdstukken worden een aantal voorbeelden van berekeningen die gemaakt kunnen worden in Excel uitgelicht. U kunt deze berekeningen ook zodanig aanpassen naar uw eigen smaak. Het gaat er vooral om dat u weet hoe een berekening gemaakt wordt. •

Voorbeeld administratie

Het maken van een eenvoudige administratie in Excel kan u inzicht geven in de maandelijkse inkomsten en uitgaven. In de komende les gaat u leren hoe een administratie gemaakt kan worden. Onderstaande afbeelding laat zien de eerste basis zien. Er zijn hier nog geen berekeningen gemaakt echter alleen waarden ingevuld.

Bovenstaande afbeelding kunt u in zijn geheel overnemen, zoals gezegd zijn hier nog geen formules gemaakt. In de kolom A zijn de maandelijkse lasten ingevuld met daaronder het maandtotaal (deze is vetgedrukt). In de rij 3 zijn de maanden januari, februari en maart getypt met daarachter het totaal. De getallen zijn allen voorbeeldgetallen.

Sleep met uw muis vanaf de Cel “A3” diagonaal naar de Cel “E10”. Wanneer u de muis loslaat zal het gedeelte waar u over hebt gesleept blauw zijn, wat betekent geselecteerd. Klik nu met de rechtermuisknop ergens in het blauwe gedeelte. En kies voor “Celeigenschappen in het venster dat wordt geopend. (zie onderstaande afbeelding)

www.digitalecomputercursus.nl

Door de vele cellen kan het makkelijker werken door de cellen te omlijnen. Dat wil zeggen dat de buitenste rand en de binnen lijnen voorzien worden van een streeplijn.

1


Klik met de linkermuisknop in het vakje boven “Omtrek” en het vakje boven “Binnen”. U hebt het geselecteerde gedeelte omlijnt en de binnenste randen een lijn gegeven. Door met de muis in een willekeurige cel te klikken zal de selectie opgeheven worden. (Zie onderstaande afbeelding).

2

De omlijning laat de aandacht beter op de tabel vallen. U kunt ook kleuren aan bepaalde cellen geven. Door het gedeelte met de getallen te selecteren, wederom slepen met de muis en in de selectie te klikken met de rechtermuisknop kiest u voor “Celeigenschappen” en vervolgens voor “Patronen”.

De getallen die zijn ingevuld hebben nu een lichtblauwe kleur gekregen. Door de cellen naast “Maandtotaal” en onder “Totaal” ook te selecteren kunt u ook deze een aparte kleur geven. Zoals al


In dit voorbeeld is gekozen voor een lichtblauwe kleur, klik vervolgens op de knop “Ok”.

3

eerder is besproken zijn dit cellen die niet aaneengesloten zijn en dus worden geselecteerd door de “Ctrl” toets in te drukken en vervolgens een voor een met de linkermuisknop op de cellen klikken. Hebt u dat gedaan dan geeft u aan deze cellen ook een kleur door op een van de geselecteerde cellen te klikken met de rechtermuisknop en vervolgens kikken op “Celeigenschappen” en “Patronen”. Na de kleurkeuze klikt u op “Ok”. De lay-out is nu gemaakt en de getallen zijn ingevuld. Nu kunt u beginnen met het maken van de formules. Dit kan in dit voorbeeld op twee manieren. 1. Door de som te maken en te beginnen in de cel waar de uitkomst moet komen te staan. In deze cel typt u “=” en vervolgens op de cel “B4” typ nu het “+” teken en vervolgens op de cel “C4”. Typ wederom “+” en klik met de muis op “D4”. (zie onderstaande afbeelding)

Klik op de toets “Enter” en de uitkomst van uw berekening zal in cel “E4” komen te staan.


2. U kunt ook een “Autosom” instellen. Een “Autosom” wil zeggen dat u alle cellen die bij elkaar opgeteld moeten worden inclusief de cel waar de uitkomst moet komen selecteert. Dit doet u door over de genoemde cellen te slepen met de muis.

4


Bovenstaande afbeelding ziet u dat alle cellen inclusief de cel waar de uitkomst moet komen zijn geselecteerd. Op de plaats waar de rode pijl staat ziet u een vreemd teken dat lijkt op de “E”. Klik op deze knop (de autosom) en direct zal de uitkomst van de optelling in de open cel komen te staan.

5

Maak zowel de horizontale als de verticale berekening verder af. Heeft u dit goed gedaan dan zal uw tabel er net zo uit zien als de bovenstaande afbeelding. Ook de laatste rij met de “Maandtotalen wordt met behulp van de “Autosom” gemaakt. Uw maandoverzicht is gemaakt en de formules staan erin. Dit is makkelijk wanneer u een getal wijzigt. Omdat de formules zijn gemaakt kunt u een cel veranderen van getal en zullen ook de overige cellen met uitkomsten direct mee veranderen. Onderstaande afbeelding laat een voorbeeld zien. Het getal 500 in de cel “B4” is vervangen door het getal 800. Nadat u klikt op de toets “Enter” zullen de cellen “E4”, “B10” en “E10” direct mee veranderen. De som is immers veranderd.


Het getal 500 is vervangen door 800. Kijk naar de totalen die in onderstaande afbeelding zijn veranderd door deze wijziging.

6

Bekijk de video en print de lesstof van oefening 9 “administratie maken” op de website


7

•

Onkostendeclaratie maken

Wanneer u actief bent in het bedrijfs- of verenigingsleven dan zal het gebeuren dat u kosten hebt gemaakt voor dit doel. Deze kosten kunt u overzichtelijk maken door in Excel een onkostendeclaratie met de specifieke kosten te maken. U kunt zo per maand, kwartaal of jaar overzichtelijk de gemaakte kosten in kaart brengen. In dit hoofdstuk gaat u een voorbeeld onkostendeclaratie maken. Uiteraard zullen de kostenbenamingen niet hetzelfde zijn als die u wenst te gebruiken maar dat kunt u persoonlijk aanpassen. Als eerste gaat u een Lay-out maken van de naam van het te maken document. U maakt nog geen formules eerst de kop van uw document. (zie volgende afbeelding).

In dit voorbeeld gaan we ook met kleuren werken. Dat wil zeggen dat we de cellijnen laten verdwijnen op plaatsen waar die niet nodig zijn. Selecteer de gehele bovenste regel door te slepen en klik in de selectie met de rechtermuisknop. U kiest voor “Celeigenschappen” en vervolgens voor “Patroon”.


De titel van het nieuwe document is aangemaakt en de gegevens die door de gebruiker standaard ingevuld dienen te worden. Let erop dat u de regels die u maakt met een vetgedrukt lettertype weergeeft of de grootte aanpast. (klik op de eerste cel waar u een tekst hebt staan en ga vervolgens naar de werkbalk om de lettertypen aan te passen).

8


In het voorbeeld is gekozen voor een bruine kleur. Na de kleurkeuze klikt u op de knop “Ok” en direct zal de gekozen kleur verschijnen. Ook is in het voorbeeld het gedeelte waar de “Naam, enz..” ingevuld dient te worden wit gemaakt. Dit gebeurt op dezelfde wijze. Selecteren door te slepen en vervolgens klikken met de rechtermuisknop in de selectie. Kies voor “Celeigenschappen” en “Patroon” en kies de kleur “Wit” rechts onderin. Klik als laatste op de knop “Ok”. Onderstaande afbeelding laat zien hoe uw beeld dan moet zijn.

9

U hebt nu de kop van het document afgerond en de cellen een kleur gegeven met behulp van “Patroon” bij “Celeigenschappen”. Nu dienen de onderwerpen ingevuld te worden. Voorbeeld is de datum, omschrijving, autokosten etc. In dit voorbeeld zijn onderwerpen gekozen die uiteraard door u persoonlijk aangepast kunnen worden. Er is gekozen om de onderwerpen horizontaal weer te geven. (bekijk de volgende afbeelding).


Bovenstaande afbeelding laat de onderwerpen zien die gekozen zijn. U merkt al snel dat de benamingen niet in een cel passen. Ook kan het zijn dat datgene u later moet invullen niet past. Als voorbeeld de “Omschrijving”. Deze kolom zal breder moeten zijn dan bijvoorbeeld de “datum”. U doet dit door op de kolomkop te klikken (bovenstaand de kolomkop “B”. Door met de muis uiterst rechts van de kolom kop te gaan staan ziet u de muis veranderen van vorm. Klik de muis nu in en sleep de kolom zo breed u hem wilt hebben.

1 0

De kolom waar “Datum” staat kan zo ingesteld worden dat u door bijvoorbeeld “5-4” te typen daar automatisch “15-april” van gemaakt wordt. U kunt de cellen in deze kolom allemaal selecteren door erover te slepen en in de selectie te klikken met de rechtermuisknop. U kiest wederom voor “Celeigenschappen” en vervolgens voor het tabblad “Getal”. Klik in het keuzemenu op “Datum”. Aan de rechterzijde van het scherm kunt u uit een sub menu kiezen hoe u wenst dat de datum wordt weergegeven. Klik als laatste op de knop “Ok”. (zie de vorige afbeelding).


De cellen waarin straks getallen (€) worden ingevuld doet u op gelijke wijze als voorgaande. U selecteert alle aansluitende cellen en klikt met de rechtermuisknop op een van de geselecteerde cellen. Kies voor “Celeigenschappen” en kies “Getal” en vervolgens “Valuta” (zie onderstaande afbeelding).

1 1

De cellen waar “Valuta” of een “Datum” wordt weergegeven zijn ingesteld. De cellen waar later in het document daadwerkelijk de informatie wordt ingevuld gaat u omlijnen. Dat wil zeggen dat de cellen duidelijker uitgelicht worden en zo makkelijker te gebruiken.


U selecteert de cellen en kolommen die u wilt omlijnen en klikt met de rechtermuisknop in het geselecteerde gedeelte. Kies voor “Celeigenschappen” en vervolgens voor “Rand”. (zie de volgende afbeelding)

1 2

De geselecteerde cellen moeten rondom een lijn krijgen, maar ook alle lijnen daarbinnen wilt u dikgedrukt hebben. U doet dit snel door met de muis te klikken op “Omtrek” en vervolgens op de knop “Binnen”. Als laatste klikt u op “Ok”. Klik een willekeurige lijn aan en u ziet dat alle lijnen die u geselecteerd had “vetgedrukt” zijn. Uw kunt het document verder aanpassen door nog enkele patronen toe te passen. (zie onderstaande afbeelding).

Aan de onderzijde waar de totalen weergegeven worden is voor een patroon gekozen in een grijze tint. Dit is gedaan om daar de aandacht naar te trekken.


De formules kunnen nu ingesteld worden. De horizontaal ingevulde kosten zullen aan het einde van de regel direct opgeteld moeten worden om een totaal te krijgen.

1 3

De cel “I9” is geselecteerd. Typ vervolgens het “=” teken, dit betekent dat u een som gaat aanmaken. Kik vervolgens met de muis op de cel “D9”. Nu typt het “+” teken. Dit doet u tot en met de kantoorartikelen. Vervolgens klikt u op de toets “Enter”. De som is nu gemaakt.


In de cel “I9” komt het totaal van de cellen “D9 t/m G9”. Let op! Wanneer u de kilometers invult als getal en niet de kosten voor de brandstof dan moet u niet de eerste cel bij de telling zetten, bovenstaande berekening maar zonder de cel “D9”. Wilt u de kilometers wel vermelden dan kunt u een extra kolom aanmaken met “Brandstofkosten en hier het te declareren bedrag laten verschijnen. Hoe u deze formule maakt wordt later in dit hoofdstuk besproken.

1 4

De formule in de rij “9” hebt u zojuist gemaakt. Door deze rij inclusief de totaal cel te selecteren kunt u de overige velden dezelfde berekening laten maken.


Selecteer eerst de rij”9”. Ga uiterst rechts op de selectie staan waar een dik gedrukt vierkant in de selectie te zien is. Sleep vervolgens de muis naar de rij “22”. Voor alle rijen is nu dezelfde formule aangemaakt. (zie bovenstaande afbeelding).

1 5

De kolom “I” met de totaallijst bevat nu een formule zodat wanneer in de cellen bedragen worden ingevuld direct deze rij aangepast zal worden. Onderaan de kolom is een totaal van de uitkomst van alle rijen van belang om in een oog opslag het totaal van de onkosten te kunnen bekijken. U kunt de kolom “I” selecteren vanaf cel “I9” tot en met “I23”. Klik vervolgens op “Autosom”, zie rode pijl vorige afbeelding. Het totaal zal voortdurend gewijzigd worden als er bedragen bij of af gehaald worden. In de kolom kilometers worden de werkelijk gereden kilometers ingevuld. Dit zijn getallen en geen “Euro’s” wat betekent dat deze omgerekend moeten worden en niet als werkelijke kilometers bij het totaal mogen. In de kolom “H” zijn de brandstofkosten weergegeven. Deze cellen geven de som van het aantal kilometers vermenigvuldigd met een kilometervergoeding. De formule ziet er in dit voorbeeld als volgt uit: Typ in de cel “H9” het “=” teken. Kik met de muis op de cel “D9” en typ “*”. Typ vervolgens de kilometervergoeding 0,26 en druk op de toets “Enter”.

Na deze formule te hebben gemaakt kunt u de cel “H9” selecteren en aan de rechter onderzijde naar de cel “H22” slepen. U hebt dan de berekening van cel “H9” in alle overige geselecteerde cellen doorgevoerd. (zie de volgende afbeelding).


Wanneer er nu een getal aan kilometers wordt ingevuld in de cel “D9” zal dit in de cel “H9” direct verrekend worden naar onkosten in Euro’s. (zie onderstaande afbeelding)

1 6


In de kolom “kantoorartikelen” kunt u alleen een bedrag invullen. Om te weten waar u deze kosten aangemaakt hebt kunt u in de cel een opmerking invoegen. Kik met de rechtermuisknop op de cel “G10” en kies de optie “Opmerking invoegen”. Vervolgens kunt u de aankopen kantoorartikelen benoemen om later makkelijk te kunnen verantwoorden.

1 7

Het document is nu gemaakt en de formules zijn allemaal doorgevoerd. U kunt de lay-out naar persoonlijk wens verder afronden. Belangrijk is dat u controleert of de horizontale en verticale formules correct zijn ingevuld. Controleer dit door getallen in te vullen en kijken of de kolom met het totaal direct mee veranderd. Het uiteindelijk gemaakte document kunt u downloaden bij de oefening behorende bij dit onderdeel.


Bekijk de video en print de lesstof van oefening 10 “onkostendeclaratie maken” op de website

1 8

•

Kalender maken

In deze les laten we u zien hoe een kalender te maken met verschillende tabbladen. Voor elke maand een apart werkblad. Als eerste gaat u net als voorgaande oefening de lay-out aanmaken. Geen formules alleen het uiterlijk van uw document. De rijen en kolommen hebben allemaal een standaard breedte en hoogte. Dat is met deze oefening niet wenselijk aangezien er dan geen ruimte is om een tekst op een bepaalde dag te kunnen schrijven. Klik met de rechtermuisknop op een “Rijkop” of “Kolomkop” en kies voor “rijhoogte” of kolombreedte”. In onderstaand voorbeeld is met de rechtermuisknop op de “Rij1” geklikt en vervolgens gekozen voor “Rijhoogte”. De volgende afbeelding laat zien welk scherm u in beeld krijgt. Dit scherm geeft de mogelijkheid een getal in te vullen waardoor de rij hoger gemaakt kan worden.

In de Cel “B2” is de eerste maand van het jaar ingevuld. Zorg ervoor dat in “Celeigenschappen” bij Getal de categorie “Tekst” is aangeklikt en klik vervolgens op “Ok”. Wanneer u dit niet doet zal Excel een andere benaming aan de cel geven dan u ingeeft. (zie onderstaande afbeelding).


Deze rij wordt minder hoog gemaakt. Het getal “5” is ingevuld en vervolgens bevestigd met door te klikken op de knop “Ok”.

1 9

In het venster dat geopend wordt kunt u de standaard kolomhoogte aanpassen. In het voorbeeld is dat gedaan naar “45”. Resultaat is dat de cellen die de dagen weergeven groot genoeg zijn om informatie in te zetten. Onderstaande afbeelding laat zien dat de cellen groter zijn.


In de cellen “B3” t/m “H3” zijn de dagen van de week ingevuld. De kolombreedte is aangepast en breder gemaakt. Door met de muis te slepen van Cel “B3” naar “H3” selecteert u dat gebied. Klik vervolgens op “Opmaak” en kies voor “Rij” en vervolgens “hoogte” (zie volgende afbeelding).

2 0

“Januari 2009” staat standaard ingesteld op de kleur “automatisch”. Dit is altijd de kleur zwart. Deze kleur kunt u aanpassen door op de cel te klikken met de rechtermuisknop en te kiezen voor “Celeigenschappen”. Kies het tabblad “Lettertype” en klik op het pijltje naar beneden naast “automatisch”. (zie vorige afbeelding). Kies een kleur die u wenst te gebruiken en klik vervolgens op de knop “Ok”.


Naast de “lettertypen” kunnen we ook, zoals in een vorige les besproken, een selectie cellen een patroon geven. Dat wil zeggen dat u de selectie inkleurt. Sleep over de cellen die u wilt selecteren en klik met de rechtermuisknop op een van de geselecteerde cellen. Kies voor “Celeigenschappen” en vervolgens het tabblad “Patronen”. In dit voorbeeld is gekozen voor de kleur “Blauw”. Als laatste klikt u op de knop “Ok”. (Zie onderstaande afbeelding)

2 1

De geselecteerde cellen zijn nu “Blauw” ingekleurd. Om de letters die nu zwart zijn beter te laten zien is het aan te raden om deze wit te maken. Dit doet u ook in het venster “Celeigenschappen” bij het tabblad “lettertype” en u kiest de kleur “wit” en klikt vervolgens op de knop “Ok”.


Laat de selectie die u hebt gekleurd en waarvan u het lettertype hebt aangepast in wit actief. Klik in de werkbalk op de knop “Vetgedrukt” en “Gecentreerd”. (zie onderstaande afbeelding).

2 2

Maak een selectie door met de muis te slepen van cel “B4” naar “H8”. De cellen zijn vergroot, echter wanneer hier nu een getal in wordt geplaatst zal dit getal in het midden van de cel komen te staan. Dat is niet wenselijk, immers is de ruimte om daar te schrijven direct weg. Klik op een van de geselecteerde cellen en ga naar “Celeigenschappen”. Kies voor het tabblad “Uitlijning”. Zorg dat Horizontaal staat op “links (inspringing)” en Verticaal op “Boven”. Klik als laatste op de knop “Ok”. (zie onderstaande afbeelding).

De cellen die zaterdag en zondag aangeven zijn door middel van celeigenschappen en patronen in de kleur “Mint” gekleurd. De plaatsen waar geen datum komt te staan zijn op dezelfde wijze ingekleurd.


Nu kunnen de data ingevuld worden. Cel “E4” t/m “H4” zijn handmatig ingevuld. De cel “B5” heeft een formule gekregen. Klik met de linkermuisknop in de cel “B5” en typ het “=” teken, klik vervolgens in de cel “H4” en typ het “+” teken. Typ het getal “1” en druk op de toets “Enter”. (kijk in de formulebalk naar de berekening).

2 3

Na het maken van de formule in de cel “B5” kunt u deze rechts onderin de cel slepen tot en met de cel “B8”. De formule geldt nu voor de cellen “B5 tot en met B8”. Klik nu met de linkermuisknop in de cel “C5”. Typ in de cel het “=” teken en klik vervolgens met de muis op de cel “B5”. Typ nu het “+” teken en typ het cijfer “1”. Klik als laatste op de “Enter” toets. Ook in de cel “C5” is nu een formule gezet. Klik de cel “C5” aan met de muis en sleep (rechts onderin de hoek van de cel) naar de cel “C8”.


U hebt nu alle formules die nodig zijn geplaatst en bent klaar om alle maanden als werkbladen te kopiëren. Zie onderstaande afbeelding.

2 4

De lay-out van uw kalender is voor een maand gemaakt. Ook de formules zijn ingevuld. Het volgende dat moet gebeuren is het kopiëren van het werkblad “Januari” naar 11 werkbladen die de overige maanden van het jaar worden.


Klik met de rechtermuisknop op het werkblad met de naam “jan 09” en kies voor de optie “Blad verplaatsen of kopiëren”.

Kies “voor blad” Blad 2 en kies voor “kopie maken” (zie bovenstaande afbeelding).

2 5


U hebt nu een kopie gemaakt van werkblad “jan 09” en dit in “blad2” gezet. U hebt nu een exacte kopie gemaakt. Als eerste moeten we het werkblad veranderen naar “febr 09”. Klik met de rechtermuisknop op “jan 09(2)” en kies de optie “Naam wijzigen”. Typ vervolgens “febr 09” in. Nu zullen de data veranderd moeten worden. De eerste van de maand februari in 2009 is Zondag. Haal de eerste data handmatig weg en vul in cel “H4” het cijfer “1”. De overige velden worden automatisch ingevuld. Let echter op de laatste dagen van de maand. Wanneer er teveel dagen staan kunt u ook die handmatig verwijderen. Tevens de koptekst veranderen van “Januari” naar “Februari 2009”.

2 6

Het kopiëren van bovenstaand werkblad dient u voor alle overige maanden te doen. Om overzicht te houden kan het een handig hulpmiddel zijn om de tabbladen van de werkbladen om en om een kleur te geven. Klik op een tabblad met de rechtermuisknop en kies de optie “Tabkleur…”. Kies vervolgens een kleur die u wilt gebruiken en klik op de knop “Ok”.

Na het kopiëren van de werkbladen tot en met de maand “December” zal uw document er hetzelfde uitzien als de bovenstaande afbeelding. U kunt bij de oefening behorende bij dit onderwerp ook het uiteindelijke document downloaden.


Bekijk de video en print de lesstof van oefening 11 “kalender maken” op de website

2 7


Indien u een technische vraag hebt over een van onze producten en geen antwoord op onze website (www.digitalecomputercursus.nl) hebt gevonden, kunt u ons telefonisch bereiken, elke werkdag van 09.00 – 18.00 uur.

2 8

10. Voorbeeld berekeningen maken met Excel

Recommend Documents