Notulen Woonbestuursvergadering Dijkgraaf 29 september 2008 Aanwezigen: Meerten Hommersom (Idealis, complexbeheerder) Hakim El-Gharbani (Idealis, vastgoed) Karin van Reemst (Idealis, complex contactpersoon) Bart Nevels (Bunkerbestuur) Luc Steinbuch (SFO, Droevendaal) David Jobse (SFO, Asserpark) Jorge Luidens (SFO, Marijkeweg) Yfke de Vries (Woonvoorzitter Dijkgraaf) Yuan (vertegenwoordigt Chinezen) Peter van Kampen (8A) Micha Snijder (16A) Paul Oomen (16A) Wilbert Liefens (?) (11A) Frans van Bohemen (2) Rense Strikwerda (12A) Nynke Lobregt (3C) Gerard Uijterlinde (10C) Herman Wisse (3A) Leon Oosterik (BGA) Albert de Bakker (BGA, notulist) 1. Vergadering wordt geopend door Luc, bij afwezigheid van een woonvoorzitter van Dijkgraaf 2. Namenrondje (zie boven, evt. ontbrekende namen kunnen doorgemaild worden) Yuan brengt namens de Chinese studenten naar voren dat er weinig kamerkeuze is voor Chinese studenten / PhD-ers. De doorstroom naar bijvoorbeeld de Haarweg is via een lange wachtlijst. Veel Chinese studenten worden op Bornsesteeg geplaatst. Antwoord Idealis: Er is bij internationale studenten veel vraag naar zelfstandige kamers (Bornsesteeg) en goedkope kamers (dus niet de Haarweg). Uit de vergadering wordt aangedragen dat er bij de SFO een speciale groep is voor internationale studenten m.b.t. deze problematiek V: Wat is mijn voordeel bij het electraproject? A: Moet vanwege veiligheid en de wens voor meer stopcontacten. 3. Geen opmerkingen over vorige notulen WBV en notulen van vorige week 4. Yfke de Vries wordt unaniem tot nieuwe woonvoorzitter van Dijkgraaf verkozen. 5. Hakim leidt onderwerp ‘Electraproject’ in. Vanwege kleinschaligheid is er gestart met Oude Eekmolenweg. Er zijn veel opstartproblemen. Deze worden daarna meegenomen bij Asserpark, daar zijn minder problemen. Het project bij Dijkgraaf loopt eerst goed, daarna minder. Hoe dit o.a. komt:
-
Veel zieken bij de aannemer Idealis krijgt te weinig terugkoppeling van Koenders dat het niet goed loopt Projectleider van aannemer is communicatief onbekwaam Tijdens het project worden er op verzoek van Idealis extra werkzaamheden ingepland. Het was kiezen voor dit of er later voor terugkomen. Omdat het volgens de aannemer geen invloed zou hebben op de planning is er voor tegelijk gekozen - Aannemer zegt steeds, tot op het laatste moment, dat het goed komt, ondanks dat betrokken mensen van Idealis ‘het gevoel hebben dat het niet lekker loopt’. - Schuld van vertraging ligt ook bij bewoners omdat niet alles goed opzij was gezet - Het mailsysteem van de Idealis lag er een week uit. Overmacht, waarvoor excuses vanuit Idealis. - Er is herhaaldelijk door Idealis aangegeven dat er een vacature was voor woonvoorzitter Dijkgraaf . De notulen van het bewonersoverleg van 24 september 2008 zijn voor Idealis een goede indicatie voor wat er allemaal mis is gegaan. De complexbeheerder geeft aan dat hij deze lijst met klachten wel verwacht had, op basis van zijn eigen waarnemingen de afgelopen vier weken. Toch is er weinig meer met de klachten te doen, de aannemer kan op veel dingen nu niet meer aangesproken worden. Vanaf nu moet elke individuele klacht, hoe klein ook, moet per direct gemeld worden aan projectleider vanuit Idealis. Kan ook per mail, bij geen reactie. Ook melden aan complexbeheerder als er niet gelijk reactie komt vanuit verantwoordelijken bij het project. Inmiddels is veel geleerd van de fouten bij Dijkgraaf en loopt het bij de Marijkeweg goed. Toezeggingen van Idealis over het vervolg van het project: - Werklui krijgen geen sleutels van afdelingen die niet op de planning staan. Het is onacceptabel dat afdelingen die niet op de planning staan, worden betreden door werklui. - Op korte termijn worden de keukens met onvoldoende verlichting voorzien van juiste verlichting. Bewoners worden hierover op tijd geinformeerd. - In week 43 zullen de resterende werkzaamheden weer opgepakt worden. - Omdat het nog maar om een klein aantal werkzaamheden gaat, zal er op korte termijn een gedetailleerde planning aan de bewoners worden voorgelegd. De aannemer zal zich hier exact aan houden. - De planning zal afgestemd worden op andere projecten werkzaamheden, zoals het vloerbedekkingenproject en het vervangen van de oude keuken van afdeling 2A. - Deze exacte planning en wijzigingen hierop zullen op een drietal manieren kenbaar worden gemaakt: 1. Mail aan alle afdelingsvertegenwoordigers. 2. Onderin de flat. 3. Via de website van Idealis (op de speciale electraprojectpagina’s) - Een idee van een huurder is om aan het eind van elke werkdag de verantwoordelijk contactpersoon van Idealis een rondje te laten maken maken op alle afdelingen waar die dag gewerkt is voor algemene controle en ook bij minimaal 2 bewoners per afdeling navragen of er nog dingen zijn voorgevallen die dag. Dit idee wordt meegenomen.
Vraag uit de vergadering: Is er een prestatiecontract getekend met aannemer? Antwoord Idealis: Ja. V: Door wie is deze ondertekend? A: Door verantwoordelijk directeur van Idealis V: Zijn hierin clausules opgenomen met financiële sancties? A: Ja, over tijdstippen aan het eind van de dag wanneer de stroom het weer moet doen V: Ook financiële consequenties voor het niet binnen termijn afronden van de werkzaamheden, misdragingen van werklui, inbreuk op privacy, ongemak voor bewoners, derving van het woongenot, etc? A: Nee, Idealis is er vanuit gegaan dat deze aannemer met ervaring dit wel goed zou regelen. Karin zegt toe dat wat betreft de derving van het woongenot, dit zal voorgelegd bij de directie van Idealis om te kijken of hier echt sprake van is. Er wordt aan Karin een petitie aangeboden met 313 handtekeningen van boze bewoners die ontevreden zijn over de manier waarop het nu loopt. Dit zal door Idealis worden opgepakt als een duidelijk en serieus signaal dat het niet om incidenten gaat, maar het structureel fout is gelopen. De petitie wordt voorgelegd bij de directie. Vraag vanuit de vergadering: Het lijkt erop dat de huidige situatie nog zeker niet aan de gestelde veiligheidsnorm voldoet. Wordt hier rekening mee gehouden, ook met het oog op de planning? Antwoord van Idealis: We garanderen dat de elektriciteit op de afdelingen volledig veilig is bij het verlaten van de werklui. Idealis moet nog inventariseren hoeveel er nog moet gebeuren. Vraag vanuit de vergadering: Jullie geven aan dat er een nieuwe planning komt waaraan strak wordt vastgehouden. Gezien de beloftes in het verleden klinkt dit onwaarschijnlijk. Waarom zouden we Idealis nu wel moeten geloven? Antwoord van Idealis: Minder werkzaamheden zijn makkelijker in te plannen. Geloof je het niet, jammer dan. Vraag vanuit de vergadering: Is het mogelijk om als afdeling inbreng te hebben bij de keuze voor het wel of niet uitvoeren van de verschillende werkzaamheden. Antwoord van Idealis: Het is bij een project als dit niet mogelijk te kijken naar specifieke situaties op de verschillende afdelingen. Uniformiteit gaat boven het belang van de groep huurders op een afdeling. Vraag vanuit de vergadering: Na de werkzaamheden was er brandgevaar in een meterkast. De opgeroepen nooddienst heeft ‘s avonds een noodoplossing aangelegd en toegezegd dat er de volgende dag gelijk door Idealis naar gekeken zal gaan worden. Dit is nooit gebeurd. Antwoord van Idealis: Had wel gemoeten. De complexbeheerder gaat dit specifieke geval uitzoeken. Vraag vanuit de vergadering: Er is in de afgelopen maanden bij de werkzaamheden geen enkele regel van de gedragscode die niet is overtreden. Wat is de waarde dan nog van zo’n gedragscode? Antwoord van Idealis: In grote lijnen is wel aan de gedragscode gehouden.
V: Wordt het niet eens tijd om de gedragscode te vernieuwen? Bijvoorbeeld bewonersinspraak bij alle uit te voeren werkzaamheden. A: Het is een dynamisch documenten en als er aanleiding voor is, kan er altijd over aanpassingen gepraat worden. Vraag vanuit de vergadering: Vanaf juli stuur ik jullie veel mails met klachten, vragen en initiatieven. Hierop volgt soms een (positieve) reactie, maar uiteindelijk blijft het bij vage toezeggingen en blijven concrete vervolgstappen uit. Antwoord van Idealis: Bereikbaarheid was niet altijd even goed, mailserver lag er bijvoorbeeld een week uit. 6. Opmerking over het keukenproject: - Na het verhuizen is een bank niet teruggeplaatst in de keuken maar in de gang neergezet. Uiteindelijk mochten de bewoners zelf het probleem oplossen. - Door een combinatie van het keukenproject en electraproject moesten bewoners de spullen, bijvoorbeeld koelkasten, blijven verplaatsen. De communicatie hierover was onduidelijk en tegenstrijdig. Volgens Idealis komt dit doordat de planning van het electraproject zo is uitgelopen. Beide projecten zijn niet tegelijktijdig per afdeling gepland vooraf. - Volgens Idealis loopt alles precies volgens planning - Charles Boshoven is contactpersoon voor dit project. Zodra er iets niet goed gaat, gelijk met hem bellen. - Bij Idealis is bekend dat de bewoners van BGA het verzoek hebben om de pas geschilderde keuken niet opnieuw over te schilderen. In een eerder stadium is dit al toegezegd door Idealis.
7. Overige / Interne dingen: - Er komt een nieuwe inventaris. SFO en bewoners krijgen inspraak in wat er in het pakket gaat komen en alle bewoners mogen er dan voor stemmen. De beslissing wordt per complex genomen. - Waarom is er dan geen enkele inspraak bij vergelijkbare projecten die de gemeenschappelijke zaken aangaat, zoals het plaatsen van de nieuwe douchekoppen waar bijna geen water uitkomt? Antwoord van Idealis: Dit is een erg technisch verhaal, waar bewoners weinig verstand van hebben. We hebben voor de bewoners besloten dat dit beter voor ze is. Er wordt veel water (kosten) bespaard en het went vanzelf. - Er zijn nieuwe kranen geplaatst maar deze zijn te laag. Antwoord van Idealis: Deze worden vervangen door andere (hogere) kranen in week 44 V: Waarom zijn bewoners dan niet vooraf gevraagd om een voorkeur voor een kraan uit te spreken, zodat deze blunder was voorkomen? A: Idealis dacht het zelf wel goed te weten. Bovendien komen deze extra kosten niet ten laste van de bewoners, maar valt dit onder de garantie van de levering van de kranen. - Opmerking vanuit de vergadering: Terugkijkend naar de eerder genoemde problemen, blijkt veel te zijn ontstaan omdat er geen inspraak van bewoners mogelijk is geweest in de planfase van de diverse projecten. Gaat hier structureel iets aan verbeteren?
De complexbeheerder kan zich hier inderdaad in vinden en zegt veel geleerd te hebben van afgelopen tijd. Antwoord van Idealis: Bewonersparticipatie loopt via de woonvoorzitter, deze is er een jaar niet geweest. Het is dan ook de schuld van de Dijkgraafbewoners dat ze niet bij de projecten betrokken zijn geworden. Wel zal er gekeken worden of in er in de toekomst mogelijkheden liggen om nieuwe plannen in een voorlichtingsavond voor bewoners toe te lichten. Individuele huurders kunnen veel assertiever op brieven reageren. Bijvoorbeeld bij de aankondiging van het kranenproject hadden bewoners gelijk kunnen navragen om welke kranen het ging, wanneer deze geplaatst zouden gaan worden, wat de consequenties zijn, etc. - De liften worden opnieuw ingericht, opnieuw ‘hufterproof’. - Voor kapotte WC-brillen e.d. moet een reparatieverzoek worden ingediend bij de complexbeheerder - Het blijkt voor veel bewoners onduidelijk bij wie van Idealis ze moeten zijn met klachten en vragen. Idealis gaat kijken of er, naast de vermelding op de website, nog een keer een communicatieve richtingaanwijzer rondgestuurd kan worden. - Vraag aan de SFO: Waarom de vergadering in het Nederlands? Antwoord van SFO: Dit bleek desgevraagd gewenst. Een aanwezige internationale student is verteld is dat gedeeltes van de vergadering waarschijnlijk in het Nederlands zouden gebeuren, omdat er dan beter in detail kan worden ingegaan op het electraproject. Hij heeft dit opgevat alsof hij niet welkom zou zijn. Excuses vanuit de SFO voor dit misverstand. - Vraag aan de Idealis: Waarom worden brieven in het Nederlands eerder verstuurd dan in het Engels? Antwoord van Idealis: Dit is alleen als er spoed bij de communicatie zit. Een brief moet via het vertaalbureau en daar gaat automatisch meer tijd overheen. - Vraag vanuit de vergadering: Hoe bij geluidsoverlast van de bunker om te gaan, zoals mensen die buiten staan te roken en schreeuwen. Antwoord: Politie bellen. - Kan er iets gedaan worden aan het sluippaadje bij afdeling 2 voor? Idealis: Zal nog eens naar gekeken worden. - De deuren van de brandtrap zijn van buitenaf makkelijk te openen. Idealis: Dit mag absoluut niet kunnen, wordt naar gekeken - En de geluidsoverlast die de deuren maken? Idealis: De deuren mogen alleen in nood gebruikt worden, niet voor normale doorgang. Er zal wel gekeken worden naar rubbers om het geluid te verminderen. - Er zijn tegels uit het pad bij de fietsenstalling? Idealis: Doorgeven aan complexbeheerder - Wat te doen tegen rondhangende jeugd bijvoorbeeld bij de fietsen? Politie bellen. - Er wordt veel illegaal gestort, nummerborden mogen aan de politie en complexbeheerder worden doorgegeven. Er zijn ook een tweetal medewerkers van Idealis gezien die afval vanuit hun auto in de algemene container dumpten. Is er voor hen een uitzondering? Idealis: Nee. 8. Iedereen wordt bedankt voor zijn/haar tijd en aanwezigheid. De vergadering wordt gesloten.
