1. Tussenrapportage bouw nieuw gemeentehuis 2. Begrotingswijziging

Concept-raadsvoorstel Stein Gemeenteblad 2005, no. Agendapunt Bijlagen Aan Betreft

Afdeling A

De Raad 1. Tussenrapportage bouw nieuw gemeentehuis 2. Begrotingswijziging.

Inleiding Terugblik:

In aansluiting op ons schrijven van 23 december 2004 geven wij U een tussenrapportage m.b.t. de ontwikkeling van de plannen verband houdende met de bouw van een nieuwe gemeentelijke huisvesting.

1. In de raadsvergadering van 8 juli 2004 heeft U besloten: • • • •

over te gaan tot de bouw van een nieuw gemeentehuis aan de Stadhouderslaan op basis van het door architecten Gulikers uit Maastricht ontworpen concept plan. ons de opdracht te verstrekken alles in het werk te stellen om de geraamd kosten zover mogelijk terug te dringen, waarbij als uitgangspunt is vastgesteld een bedrag van € 6.000.000,--. een voorbereidingskrediet beschikbaar gesteld van € 200.000,--. een Klankbordgroep in het leven te roepen.

2. In de 1e vergadering van de Klankbordgroep in oktober j.l. is aan ons geadviseerd akkoord te gaan met het door architect Gulikers Architecten, in nauwe samenwerking met Veldhoen + Company, ontwikkelde concept huisvestingsplan en daarbij behorende concept begroting tot € 6.650.000,-- (excl. Post onvoorzien en prijspeil 2004 en incl. 1,52% BTW). 3. Bij de vaststelling van de gemeentebegroting heeft U buiten genoemd voorbereidingskrediet ad € 200.000,-- beschikbaar gesteld voor de huisvesting incl. inrichting tot een bedrag ad € 6.450.000,--. Dit betekent dat er een totaal krediet beschikbaar is van € 6.650.000,--.

Na oktober 2004 is door Gulikers architecten en Veldhoen + Company gewerkt aan de ontwikkeling van een definitief concept. 4. Op 20 december 2004 is dit definitief ontwerp besproken in de 2e bijeenkomst van de Klankbordgroep. De kosten werden geraamd op € 6.593.280,-- (excl. post onvoorzien en prijspeil 2004, incl. BTW. (1,52%) en excl. bemetering energiekosten, toepassing warmtewiel en voorzieningen rokers). Zie bijlage 1a en 1b.

In de klankbordgroep is t.a.v. de kostenopzet het volgende toegelicht: • • • • •

• • •

In het genoemde bedrag zit tevens de bekabeling van de ICT. Verder zal voor de ICT nog een afzonderlijk budget benodigd zijn, hetgeen ook benodigd zou zijn als er geen nieuwe huisvesting zou komen. De kosten van telefonie zitten er niet in. De kosten van begeleiding van Veldhoen zitten deels in de huisvestingskosten (€115.000,--), voor het resterende begeleiding zal in een later stadium nog een afzonderlijk krediet van € 115.000,-- beschikbaar gesteld moeten worden. Er zijn geen voorzieningen opgenomen voor rokers. Deze kosten worden geraamd op € 25.000,--. Er zijn kosten geraamd voor terreinafwerking rondom het gemeentehuis, voor groenvoorziening en voor parkeerplaatsen, e.e.a. voor een totaal bedrag van € 234.423,--. Er zal nog een onderzoek worden gedaan naar de totale parkeer- en inrichtingsbehoefte van het terrein aan weerszijden van het nieuwe gemeentehuis t.b.v. Steinerbos en andere openbare voorzieningen. Er is uitgegaan van houten kozijnen. De kosten van de totale nieuwe inrichting € 846.350,-- zitten eveneens in de kostenraming. In de raming is geen rekening gehouden met een post onvoorzien en loon- en prijsstijgingen.

Advies klankbordgroep m.b.t. procedure na december 2004

Op basis van het vorenstaande adviseert de klankbordgroep: • • •

Opdracht te geven tot het opstellen van bestekken voor de bouw- en de technische installaties en de werkzaamheden rondom het innovatieve kantoorconcept. U hiervan in kennis te stellen waarbij tevens wordt medegedeeld dat in de vergadering van 10 februari 2005 een uitvoerige presentatie wordt gegeven van de huidige plannen. In april wordt gestart met de aanbesteding.

2

• • • •

Geen afzonderlijk voorstel aan U te doen over een mogelijke aanpassing van het benodigde krediet t.b.v. een post onvoorzien of loon- en prijsstijgingen voordat de aanbesteding heeft plaatsgevonden. De uitslag van de aanbesteding wordt besproken in de klankbordgroep en aan de hand daarvan kan worden bezien in hoeverre een aanvullend krediet noodzakelijk is. Met deze procedure wordt tevens voorkomen dat, voordat de aanbesteding wordt gehouden, in de openbaarheid wordt gesproken over mogelijke ramingen. De Klankbordgroep heeft geadviseerd de volgende onderdelen alsnog op te nemen in de kostenraming: • Een voorziening voor rokers. Hiervoor dient een bedrag te worden opgenomen in de totale kosten van € 25.000,--. • Kosten voor toepassing van warmtewiel en de bemetering energiekosten tot een bedrag ad € 30.000,00. • Een t.b.v. de begeleiding van de organisatie naar het nieuwe kantoorconcept door Veldhoen tot een bedrag ad € 115.000,-. • Een krediet beschikbaar t.b.v. de telefonie. De kosten werden in december 2004 geraamd op € 120.000,--. (NB. Deze noodzakelijke vervangingsinvestering was de komende tijd eveneens voorzien bij de huidige huisvesting).

3

Het nieuwe innovatieve kantorenconcept.

Wat houdt dit innovatief kantorenconcept in?

Op 10 februari 2005 is aan U een uitgebreide toelichting gegeven over het definitieve ontwerp en het innovatieve kantorenconcept. Alvorens verder in te gaan op de activiteiten die hebben plaatsgevonden n.a.v. vorengenoemd advies van de klankbordgroep lijkt het ons wenselijk U allereerst op deze plek nog eens een nadere toelichting te geven over het nieuwe innovatieve kantorenconcept. Binnen onze gemeente is inmiddels een nieuw dienstverleningsconcept vastgesteld. Ook is de nieuwe organisatiestructuur vastgesteld en is gestudeerd op de noodzakelijke informatievoorziening (ICT) . De nieuwe werkomgeving moet afgestemd worden op dit dienstverleningsconcept en de daarbij behorende informatievoorziening. Onderstaande bollen met de drie doelen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden.

Mentale omgeving Virtuele omgeving

Fysieke omgeving

Uiteindelijk dient aan alle eisen die deze drie omgevingen vertegenwoordigen te worden voldaan wil het totale concept lukken. Zowel het bestuur als de organisatie hebben hierin een belangrijke taak.

Mentale omgeving Het dienstverleningsconcept geeft de kaders voor de mentale omgeving: De doelen van dit dienstverleningsconcept zijn: • • • •

Verbetering van de dienstverlening door intrede van centrale publieksbalie/front-office. De burger staat centraal. Verbetering van de efficiency door beschrijving van werkprocessen; de scheiding van de werkzaamheden front-office, mid-office en back-office. Perspectief op integrale dienstverlening.

4

• • • • •

Versterking van het gemeentelijke imago. Zelfstandige - en taakvolwassen medewerkers. Transparante werkomgeving. Revitalisering van de organisatie. Verbetering samenwerking en kennisdeling.

Virtuele omgeving

De doelen van de nieuwe informatievoorziening (virtuele omgeving) binnen Stein kunnen worden samengevat als volgt: • • • • •

Opschonen van dynamische en semi-statische archieven Buiten de deur plaatsen van stat. archieven Persoonsongebonden maken van archieven Ontwikkelen van team en procesarchieven Clean-desk werken.

Uiteindelijk is het streven om digitaal (papierarm) te gaan werken. Dit zal in een groeiproces worden bereikt.

Fysieke omgeving

Het gebouw en de werkomgeving (fysieke omgeving) is volgend t.o.v. de vorengenoemde twee bollen. Het gebouw en de werkomgeving moeten voor de medewerkers faciliteiten bieden om hun werk goed te kunnen uitvoeren. Wat hebben we nodig om dit te bereiken: • • • • • • •

Goede werkomgeving met goede luchtkwaliteit. Goede werkplek om met gebruikmaking van PC werk te verrichten. Ruimten waar we kunnen vergaderen. Ruimten waar we kunnen praten met collega’s. Ruimten waar we kunnen lezen en voorbereiden. Goede bereikbaarheid van het archief, indien mogelijk, digitaal. Ruimten waar we rustig (alleen) kunnen werken aan nota’s die we in alle rust moeten kunnen voorbereiden.

Dit wil dus zeggen dat voor alle activiteiten ruimten en meubilair nodig is. Als we voor al deze activiteiten terecht kunnen op een speciaal voor deze activiteit ingerichte ruimte c.q. vergadertafel etc. dan is het niet nodig dat de gehele dag voor iedereen een werkplek beschikbaar is. Werkplekken kunnen dan door meerdere collega’s worden gebruikt.

5

In het Steinse huisvestingsconcept is uitgegaan van een bezettingspercentage van 75% voor de berekening van de behoefte aan werkplekken. M.u.v. de burgemeester zal voor iedereen gelden dat we van persoonsongebonden werkplekken gebruik gaan maken. Dit wil overigens niet zeggen dat iedereen elke morgen door het gehele gemeentehuis moet gaan lopen om een werkplek te vinden. Het gebouw zal bestaan uit werkdomeinen. Afdelingen die met elkaar samenwerken kunnen een dergelijk werkdomein als hun werkdomein beschouwen.

Werkdomeinen De volgende werkdomeinen worden ingericht: • • • • • • • •

Raadsdomein Bestuursdomein Centrale hal Front-office (in centrale hal) Mid-office (in centrale hal) Back-office Vergaderruimten Werk- / eetcafé

In elk werkdomein wordt een variatie aan communicatie en concentratie werkplekken gerealiseerd en vindt men zijn locker (werkvoorraad), archief , postvakje en telefoon. Per werkdomein wordt een palet aan faciliteiten geboden, zoals: • • • • • • • • • • •

Cockpit (afgescheiden ruimte om geconcentreerd te werken) Loungeplek. (Zitbanken om te werken c.q. overleg te voeren) Open plekken Projectplek Teamruimte Vergaderruimte Serviceruimte (printer, copier Huiskamertafel Koffiepunten/pantry Servicewand Lockers

6

Betrokkenheid van de organisatie bij het nieuwe kantoren-concept

Met betrekking tot de invoering van het nieuwe innovatieve concept is en wordt de organisatie op intensieve wijze betrokken.

In de volgende groepen zijn medewerkers uit de organisatie opgenomen: • • • • • • •

Projectgroep Werkgroep huisvesting Werkgroep ICT Werkgroep mens en organisatie Werkgroep DVC Gebruikersgroep organisatie Gebruikersgroep bestuur

De OR is ook betrokken in een aantal van bovengenoemde groepen. Het MT wordt regelmatig bijgepraat over de gang van zaken en heeft een adviserende stem. Verder zijn er diverse activiteiten georganiseerd m.b.t. het nieuwe concept zoals: • • • • •

•

Voorlichtingbijeenkomsten met presentaties. Alle werkoverleggen zijn bezocht teneinde een toelichting te verstrekken Een aantal kantoren waarin het nieuwe concept wordt toegepast zijn bezocht De opinionleaders (medewerkers vanuit de organisatie) worden geregeld bijgesproken over de voortgang De opinionleaders hebben een aantal activiteiten georganiseerd, zoals een “startschot”op de locatie en een bezoek van medewerkers van de gemeente Heusden aan Stein waarbij de medewerkers van Stein allerlei vragen over het concept en de ervaring daarmede konden stellen. Elke maand verschijnt een nieuwsbrief.

Ook zal de organisatie in het vervolgtraject nauw worden betrokken bij de nieuwe ontwikkeling. Draagvlak is een belangrijk onderdeel voor het welslagen van het totale proces.

7

Uitgevoerde activiteiten na 20 december 2004.

Aanbesteding nieuw gebouw

Er is opdracht verstrekt tot het opstellen van bestekken voor de bouw- en technische installaties en de werkzaamheden rondom het innovatieve kantoorconcept. Op 22 april 2005 is een advertentie opgenomen in een dagblad en het vakblad Cobouw over de aanbesteding. De aanbesteding heeft inmiddels plaatsgevonden op 3 juni j.l. Uit deze aanbesteding is het volgende gebleken: Ten opzichte van de ramingen zijnde aanbestedingsbedragen van de bouwkundige, elektronische en werktuigbouwkundige percelen lager dan de geraamde bedragen. In totaal is de raming € 807.904,-- lager. Zie bijlage 2. De aanbesteding is verdeeld in een drietal percelen t.w. • Bouwkundig (B) • Elektrotechnische installatie (E) • Werktuigbouwkundige installaties (W). Met betrekking tot de E en de W is tevens ingeschreven inclusief het onderhoud voor de eerste 15 jaren. Dit wil zeggen dat bij de gunning vergeleken wordt de aanlegkosten incl. het 15 jarig onderhoud. De laagste voor wat betreft aanlegkosten en onderhoud tezamen zal het werk worden gegund. Met deze opdracht is tevens het onderhoud voor de eerste 15 jaren opgedragen. Zoals reeds eerder vermeld zijn in de oorspronkelijke raming voor enkele onderdelen geen ramingen opgenomen. Mede in verband met het vorenstaande zijn de ramingen aangepast.

De volgende onderdelen waren niet opgenomen in de oorspronkelijke raming:

Beveiliging en inbraak.

Binnen het bedrijfsconcept van de gemeente Stein wordt een nieuwe afdeling Publiekszaken geformeerd, die alle eerste lijns publiekscontacten voor haar rekening neemt. Dat betekent dat in de hal, aan de klantbalies en in de speekkamers steeds meer klantverkeer zal plaatsvinden. Zeker ook in combinatie met het bestuurscentrum. Het gemeentehuis zal een gebouw moeten worden voor de burgers, bestuurders en ambtenaren waar ze zich thuis en veilig voelen. Daarvoor is het aan te bevelen een beveiliging te kiezen die past bij het daarvoor gewenste voorzieningenniveau.. Voor de beveiliging van het gebouw, de hal, de klantbalies en de spreekkamers worden in het “Programma van eisen voor de beveiliging, de huisvesting, de ICT-voorzieningen en de telefonie van de nieuwbouw van de gemeente Stein” functionele eisen beschreven.

8

Tevens is in het programma van eisen aanbevolen om voor een aantal voorzieningen z.g. loze leidingen te plaatsen, anticiperend op de toekomst. Hierbij valt te denken aan: een elektronisch toegangscontrolesysteem in combinatie met de urenverantwoordingsregistratie voor en door medewerkers, eventuele video bewaking voor het buitenterrein e.d. Naast de functionele eisen worden er ook aanbevelingen gedaan voor een adequate beveiligingsorganisatie, waarvoor ook verwezen wordt naar de genoemde bijlage. De kosten voor loze voorzieningen zijn reeds opgenomen in het bestek voor de installaties. Onderstaand treft U een overzicht aan van de aanvullende installatiekosten (het betreft de bekabeling en de actieve apparatuur): • • •

Brandmeldinstallatie/ontruimingsinstallatie Inbraakinstallatie Toegangscontrolesysteem

€ 14.213 € 20.304 € 18.274

Telefonie In de klankbordgroep is reeds gesignaleerd dat hiervoor nog een afzonderlijk krediet moet worden gevoteerd. Overigens zou dit ook in de huidige situatie moeten plaatsvinden. Nu is gewacht totdat het nieuwe gemeentehuis wordt gerealiseerd en wordt de telefonie aangepast aan de wensen die tevens voortvloeien uit het nieuwe kantorenconcept. Eén van de kenmerken van de nieuwe manier van werken is, dat de medewerker niet meer de beschikking heeft over een vaste werkplek. Om de kwaliteit van de dienstverlening zowel extern als intern verder te optimaliseren, is verbetering van de telefonische bereikbaarheid van de medewerker op de werkplek een aandachtspunt. Gebruik gemaakt zou kunnen worden van vaste telefoontoestellen, welke door het ingeven van een speciale code kunnen worden toegewezen aan de specifieke medewerker op de werkplek. Medewerkers zullen echter minder gebonden zijn aan vaste werkplekconfiguraties en meer door het gebouw heen een (team)werkplek gebruiken. De aangegeven methode is daardoor vrij omslachtig en het risico van verkeerd doorverbinden is groot. Zodra de werkplek wordt verlaten moet immers ook de toewijzing van het medewerkernummer ongedaan worden gemaakt. Vorenstaande heeft ertoe geleid dat gekozen wordt voor een infrastructuur welke inhoudt dat medewerkers op een efficiënte manier overal telefonisch bereikbaar zijn. Sprake zal zijn van een systeem waarbij iedere medewerker de beschikking krijgt over een eigen draadloos toestel. De verbinding komt tot stand via diverse basisstations (basisstation per dekkingsgebied) in het gebouw. Door het overlappen van de dekkingsgebieden wordt voorkomen dat een gesprek verbroken wordt, wanneer men bijvoorbeeld van het ene naar het andere domein loopt. De verbinding wordt automatisch en zonder onderbreking doorgeleid van basisstation naar basisstation. Voor wat betreft dit DECT-systeem, zal sprake zijn van: - aanschaf van een IP-enabled PABX, inclusief 8 analoge interfaces, een ISDN 30 interface en inclusief licentiekosten; - enkele vaste toestellen (op basis van IP telefonie); - toestelaantallen 175 draadloze DECT toestellen (inclusief laadstations)

9

-

5 standaard vaste toestellen 5 uitgebreide vaste toestellen (ondermeer ten behoeve van het call centrum) een bedienpost; 8 interne analoge aansluitingen (voor faxen en modems); koppeling van het openbare net via de ISDN 30 interface; 12 DECT access points (basisstations); een noodstroomvoorziening met een in stand houdingstijd van 4 uur; een ACD voorziening ten behoeve van het call center. Het betreft hier aanvullende voorzieningen boven de standaard gesprek verdeelfunctionaliteit.

Op grond van vorenstaande uitgangspunten (hierbij tevens rekening houdende met kosten voor verdere begeleiding aanschaf, opleiding, training alsmede 5 % onvoorzien) wordt gekomen tot een kostenraming van € 105.000,00 (exclusief BTW). Deze kosten zouden (destijds geraamd op € 120.000,--; zie verslag klankbordgroep) eveneens gemaakt moeten worden in de huidige situatie.

ICT (informatievoorziening)

De gemeente Stein wil nieuwe wegen inslaan in de dienstverlening aan en in de communicatie met burgers en bedrijven. De gemeentelijke organisatie zal in staat moeten zijn vragen integraal aan te pakken en voortdurend moeten kunnen inspelen op de veranderende omgeving. Het denken en doen van die organisatie wordt gekanteld: van aanbodgerichte sturing naar vraaggerichte sturing. De informatievoorziening vervult hierbij een ondersteunende functie. De gemeente heeft gekozen om de nieuwe werkwijze te ondersteunen met een innovatief kantoorconcept. In dit concept wordt een integrale werkwijze gestimuleerd door meer nadruk te leggen op samenwerking en kennisdeling. Kenmerkend voor het werken in de nieuwe kantooromgeving is de flexibiliteit van de werkomgeving. Medewerkers zullen dan ook geen vaste werkplek tot hun beschikking krijgen maar een breed scala aan voorzieningen om optimaal werkzaamheden te kunnen verrichten. De inrichting van de werkplek wordt hierop afgestemd. Het werkplekconcept maakt het mogelijk dat onafhankelijk van de fysieke werkplek medewerkers in het gebouw toegang krijgen tot alle voor dat moment relevante informatie en ICT-voorzieningen. De techniek die hiervoor wordt gebruikt wordt ook wel aangeduid met Server Based Computing (SBC).

De verschillende soorten werkplekken zullen worden uitgerust met een vaste computeropstelling. Aanvullend daarop zal via een draadloos netwerk in het gebouw toegang worden gegeven tot het computernetwerk. Hier voor zullen laptops worden ingezet. Alle medewerkers in het gebouw kunnen in principe binnen de diverse domeinen gebruik maken van dit netwerk. Op deze wijze zullen ook de leden van de raad in het bestuursgedeelte toegang verkrijgen tot het netwerk. Een heldere visie op de informatievoorziening is uitgewerkt in het informatiebeleidsplan 2005. Hierin zijn de maatregelen uitgewerkt om het dienstverleningsconcept en de nieuwe werkwijze

10

adequaat te kunnen ondersteunen. Hiertoe wordt een actieprogramma opgesteld dat in hoofdlijnen in het plan is opgenomen. Voor 2005 en 2006 is voor uitvoering van de actiepunten afdoende ICT-budget opgenomen in de begroting. De aanleg van de bekabelingsinfrastructuur is meegenomen in de bouw. Het daadwerkelijk operationeel maken komt ten laste van het ICT-budget. Ook de voorzieningen voor het draadloze gedeelte worden voorzien in dit budget. In het ICT budget voor 2006 is ten aanzien van de nieuwbouw voor extra ICT kosten een bedrag van ruim € 87.000,-- opgenomen. De aanpassingen voor het nieuwe werkplekconcept lopen gelijk op met een aantal vervangingstrajecten in de ICT infrastructuur. In plaats van de vervanging van de huidige infrastructuur en de PC’s worden de vervangingsbudgetten besteed aan de invoering van het principe van server based computing en de verdere vernieuwing van de ICT voorzieningen. Alle oude afgeschreven netwerkapparatuur en -software worden hier mee vervangen door nieuwe servers en netwerksoftware. Op de nieuwe werkplek worden andere eisen gesteld aan PC’s. De huidige PC’s voldoen prima in het nieuwe technische concept. Naast dit voordeel zijn er vanuit beheersmatig oogpunt voordelen aan het SBC-concept. Het stelt de ICT-afdeling namelijk in staat gecentraliseerd beheer uit te voeren in een steeds complexer wordende ICT omgeving.

Het vorenstaande laat zien dat voor ICT geen afzonderlijke aanvullende kredieten benodigd zijn.

Inrichting buitenterrein t.b.v. Steinerbos en andere openbare voorzieningen.

In de raming is rekening gehouden met een voorziening die verband houdt met de realisering van het gemeentehuis ter plaatse. Een krediet van € 234.423,-- is opgenomen in deze raming. Overeenkomstig afspraak heeft een onderzoek plaatsgevonden naar de totale parkeer- en inrichtingsproblematiek rond het gemeentehuis en het Steinerbosgebied. In een separaat voorstel wordt ingegaan op de resultaten van het onderzoek naar een totale nieuwe inrichting van de openbare ruimte ter plaatse.

Invoering innovatieve kantorenconcept De oriëntatiefase en definitiefase zijn inmiddels afgerond. In het oorspronkelijke krediet voor het gemeentehuis waren hiervoor gelden beschikbaar gesteld. In de klankbordgroep is destijds toegelicht dat de kosten van begeleiding van Veldhoen deels in de huisvestingskosten (€ 115.000,--) zijn opgenomen, voor het resterende zijnde een bedrag ad € 115.000,-- zal in een later stadium nog een afzonderlijk krediet beschikbaar gesteld moeten worden Dit laatste gedeelte is de implementatiefase.

11

Deze fase heeft betrekking op de implementatie van: Middelen: • • •

de werkomgeving de ICT omgeving de informatievoorziening.

Verandering: • • • • •

het ontwikkelen van een gebruikersactiviteitenhandleiding het begeleiden en ondersteunen van managers bij de invoering van het anders werken” het herstructureren van archieven en nieuwe manier van documentenbeheer het re-sign van ondersteunende processen een communicatietraject over de verandering naar alle gebruikers

Loon- en prijskostenstijging In de aanbesteding zijn loon- en prijskostenstijgingen tijdens de uitvoeringsfase afgekocht. Hiervoor behoeven dus geen afzonderlijke ramingen te worden opgenomen.

Audio- en visuele middelen In de oorspronkelijke begroting waren geen bedragen opgenomen voor deze middelen. In onderstaand overzicht wordt een bedrag genoemd voor audio- en visuele middelen. Dit betreft:

• •

Cai aansluitingen en LCD scherm voor kamer burgemeester en andere calamiteitenruimte (tevens bibliotheek) en hal. Voorzieningen in raadzaal t.w.: o 2 projectieschermen o 2 plafondbeamers o Draadloos microfoonapparatuur o Omroepregistratie.

Post onvoorzien In de nieuwe raming is een post onvoorzien opgenomen van € 192.705,-- opgenomen.

12

Financiële onderbouwing (zie bijlage 3) Totaal overzicht meerkosten t.o.v. oorspronkelijke raming: • Brandmeldinstallatie/ontruimingsinstallatie • Inbraakinstallatie • Toegangscontrolesysteem • Telefonie • Implementatiefase • Onvoorzien Op een aantal punten is de raming van december 2004 nog aangepast.

14.213 20.304 18.274 106.596 116.748 192.705

Overige bijkomende kosten Verlaging stelpost verkoop/hergebruik meubilair Advieskosten technische installaties i.v.m. uitbreiding bestekken met onderhoud Audiovisuele middelen calamiteiten, raadzaal en hal Te verwachten kosten wanden/lichtregeling Extra advieskosten constructeur Honorarium Veldhoen (voorbereiding en BTW) Adviseur brandweer, geluid e.d. Onvoorzien advieskosten (afgelopen periode en realisatiefase) Externe kosten aanbestedingen Algemeen onvoorzien Hogere geraamde verhuiskosten (nu € 3 0.000) Advertentiekosten aanbesteding e.d. Totaal

6.254 15.000 10.000 50.000 12.081 1.683 8.550 2.030 17.500 7.500 1.505 1.478 5.483 607.904

De totale raming bedraagt momenteel 6.448.280 T.o.v. de in de gemeentebegroting opgenomen raming ad 6.650.000 Betekent dit dat er nog een bedrag resteert van 201.720

Op basis van bovengenoemde nieuwe raming is een nieuwe berekening gemaakt van de jaarlijkse kapitaallasten die voortvloeien uit bovengenoemde investeringsbedrag van € 6.448.280,--. Het verschil in kapitaallasten van de in de begroting geraamde investeringen (€ 6.650.000) en het nieuwe investeringsbedrag van € 6.448.280,-- bedraagt (zie tevens bijlage 4):

Oud/nieuw € 6.650.000 € 6.448.280 Verschil

2005

2006 € 43.939 € 44.711 € 772 N

€ 157.128 € 154.263 € 2.865 V

2007 € 485.804 € 479.541 € 6.263 V

2008 € 476.943 € 470.666 € 6.277 V

2009 € 468.082 € 461.790 € 6.292 V

13

N = nadelig. V = voordelig. De opbrengsten die samenhangen met het vertrek uit het centrum ad € 1.800.000,-- (saldo van verkoopopbrengst grond en afboeking boekwaarde gemeentehuis), zijn aangemerkt als dekkingsmiddelen voor de investering van de nieuwbouw. Jaarlijks zal gedurende 40 jaren een gelijkblijvend bedrag (€ 45.000,--) met ingang van 2007 ten gunste van de exploitatie worden gebracht.

Bouwvergunning/Voorbereidingsbesluit

Op 8 juli 1004 heeft U besloten om een voorbereidingsbesluit te nemen ten aanzien van het gebied Stadhouderslaan, rand Steinerbos zulks t.b.v. de realisering van het nieuwe gemeentehuis. Dit voorbereidingsbesluit loopt af op 2 augustus 2005. Daarom dient een nieuw voorbereidingsbesluit voor dit gebied te worden genomen. Consequentie van het nemen van het voorbereidingsbesluit is dat de beslissing op een aanvraag om bouwvergunning moet worden aangehouden, mits er geen weigeringgrond is met het bestemmingsplan. Deze aanhoudingsplicht kan vervolgens doorbroken worden door de bouwvergunning te verlenen op grond van artikel 50, vierde lid, van de woningwet. Voor het verlenen van de benodigde bouwvergunning voor de bouw van het gemeentehuis is een procedure gevolgd waarin de bewoners hun zienswijzen kenbaar konden maken. Door een 15-tal belanghebbenden zijn medio 2004 reacties ontvangen. Deze reacties hadden met name betrekking op de parkeerproblematiek die ontstaat door de komst van het gemeentehuis. De plaats waar het gemeentehuis is geprojecteerd wordt momenteel gebruikt als parkeerplaats voor de bezoekers van het Steinerbos, Zalencentrum Vivaldi, de tennishal, scouting, het Steijntje, JCS, Algemene Dienst en de Maaskei. Bij goed weer in de grote schoolvakantieperiode en andere zomerweekenden is deze ruimte nu reeds onvoldoende om de grote parkeervraag op te vangen. Daardoor ontstaat parkeeroverlast op het plein en in de straten rondom het Steinerbos. De parkeerproblematiek dient volgens de reclamanten bezien te worden in samenhang met de bouw van het gemeentehuis en niet in samenhang met de problematiek van het Steinerbos. Op 20 december 2004 is in de Klankbordgroep afgesproken dat er een onderzoek zal worden gedaan naar de totale parkeer- en inrichtingsbehoefte van het terrein aan weerszijden van het nieuwe gemeentehuis t.b.v. Steinerbos en andere openbare voorzieningen. Het college van Gedeputeerde Staten hebben op 12 april 2005 de benodigde verklaring van geen bezwaar verleend die noodzakelijk is om de benodigde bouwvergunning te kunnen verlenen. Bij deze verklaring van geen bezwaar heeft genoemd op basis van de ingediende bezwaren mee overwogen het feit dat in de directe omgeving van het Steinerbos voldoende parkeerplaatsen aanwezig c.q. te creëren zijn om aan de bestaande en toekomstige parkeerproblematiek op te vangen. In een separaat raadsvoorstel wordt hierop nader ingegaan en worden terzake voorstellen gedaan.

14

Binnenkort zal de bouwvergunning worden verleend. Tijdens een eventueel daarop volgende gerechtelijke procedure dient het voorbereidingsbesluit van kracht te zijn. Daarom wordt U voorgesteld een nieuw voorbereidingsbesluit te nemen.

Voorstel Het vorenstaande is besproken in de klankbordgroep d.d. 21 juni 2005. Het totaal bedrag van de oorspronkelijk geraamde investeringen kan verlaagd worden met € 201.720,--. Wij stellen U voor de bijgevoegde begrotingswijziging vast te stellen.

Burgemeester en Wethouders, de Secretaris,

de Burgemeester,

Dict. CG

15