Session d’information Cahier spécial des charges n° S&L/AO/323/2012 31 août 2012 à 10h00
Informatiesessie Overheidsopdracht nr. S&L/AO/323/2012 31 augustus om 10u Ouverture de la séance à 10 h. - Openingszitting om 10 u. Les sociétés suivantes étaient présentes à la session d’information du vendredi 31 août 2012 : De volgende firma’s waren aanwezig op de informatiesessie van vrijdag31 augustus 2012
Nom de la firme Naam van de Firma Deloitte Belastingconsulenten Deloitte Bedrijfsrevisoren KPMG Vias KPMG Advisory
Nom du représentant Naam van de vertegenwoordiger Julien Pauwels Pol Kerreman Daan Lippens Thomas Vormezeele
1. Scope du marché – Scoop van de opdracht Delivrables&délais Partie Partie 1
Partie 2
Déliverable La vérification et la certification des inscriptions comptables dans PLDA concernant les ressources propres traditionnelles européennes pendant la période 2008-2010 ; La détermination de l’excédent en ressources propres traditionnelles que les autorités belges ont mis à disposition de l’Union Européenne, la motivation et la certification de ces montants sont attendues. La qualification de chacun des 12 points de critères comptables à auditer (voir point 7.3.2.a) selon la méthodologie et les normes proposées par l’adjudicataire ; L’impact des éventuels résultats négatifs sur la qualité de l’application et l’impact des conséquences possibles de ces constatations négatives sur la fiabilité du traitement comptable des données introduites dans PLDA ; Le rapportage des éléments qui sont à l’origine des constatations
Délai d’exécution Au plus tard 40 jours ouvrables successifs à compter de la date du kick-off meeting de la partie 1 (coïncide avec kick-off meeting de la partie 2)
Au plus tard 60 jours ouvrables successifs à compter de la date du kick-off meeting de la partie 2 (coïncide avec kick-off meeting de la partie 1)
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Partie 3
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négatives ; Les recommandations formulées pour remédier aux constatations ; Une conclusion finale générale. La vérification et la certification de la comptabilité et des comptes annuels de l'Administration générale des Douanes et Accises pour l’année 2011.
Au plus tard 10 jours ouvrables successifs à compter de la date du kick-off meeting de la partie 3 (après la réception des parties 1 et 2 du marché)
La partie 3 concerne effectivement les comptes annuels de l’Administration générale des Douanes et accises y compris la comptabilité des droits nationaux tels que la TVA, les droits d’accises nationaux,…
Paiement et facturation des services Le paiement se fera après exécution, réception et acceptation des prestations partie par partie (voir l’objet du marché et l’énumération des delivrables à produire par partie au point 11) pour autant que le pouvoir adjudicateur soit en possession de la (des) facture(s). La réception des services qui font l’objet de la deuxième partie du marché aura lieu seulement après l’approbation du rapport de revisorat de la Commission européenne (voir point 7.3.1.c). Seuls les services exécutés de manière correcte et complètement terminés pourront être facturés
Delivrables& termijnen Onderdeel Onderdeel 1
Onderdeel 2
Deliverable De verificatie en certificatie van de boekingen van Europese traditionele eigen middelen in PLDA gedurende de periode 2008-2010; Het vaststellen van het teveel aan traditionele eigen middelen dat door de Belgische overheid werd overgemaakt aan de Europese Unie, de motivatie van dit bedrag en de certificatie van het bedrag; De kwalificatie van de 12 te auditeren boekhoudkundige criteria (zie punt 7.3.2.a) volgens de in de offerte van de opdrachtnemer voorgestelde normen en methodologie; De impact van eventuele negatieve bevindingen op de kwaliteit van de applicatie en de mogelijke gevolgen van de negatieve bevindingen op de betrouwbaarheid van de boekhoudkundige verwerking van
Uitvoeringstermijn Uiterlijk 40 opeenvolgende werkdagen te rekenen vanaf de datum van de kick-off meeting van onderdeel 1 (valt samen met de kick-off meeting van onderdeel 2)
Uiterlijk 60 opeenvolgende werkdagen te rekenen vanaf de datum van de kick-off meeting van onderdeel 2 (valt samen met de kick-off meeting van onderdeel 1)
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Onderdeel 3
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gegevens ingebracht in PLDA; De rapportering van de elementen die aan de oorzaak liggen van eventuele negatieve bevindingen; De aanbevelingen die worden gedaan om de vaststellingen te verhelpen; Een algemene eindconclusie. De verificatie en certificatie van de boekhouding en de jaarrekening van de Administratie van de Douane en Accijnzen voor het jaar 2011.
Uiterlijk 10 opeenvolgende werkdagen te rekenen vanaf de datum van de kick-off meeting van onderdeel 3 (vindt plaats na de oplevering van onderdeel 1 en 2)
Onderdeel 3 omvat de jaarrekeningen van de Algemene Administratie der Douane en Accijnzen, met inbegrip van de boekhouding van de nationale rechten zoals de BTW en de nationale accijnzen
Betaling & facturatie van de d.iensten De betalingen zullen worden verricht na de uitvoering, oplevering en acceptatie van deprestaties per onderdeel (zie het voorwerp van de opdracht en de opsomming van de deliverables per onderdeel in punt 11), voorzover de aanbestedende overheid in het bezit is van de factuur (facturen). De oplevering van de diensten die het voorwerp uitmaken van het tweede onderdeel van de opdracht zal pas plaatsvinden na goedkeuring van het revisoraal verslag door de Europese Commissie (zie punt 7.3.1.c). Enkel correct uitgevoerde en volledig voltooide diensten mogen gefactureerd worden.
2. ZITTING VRAGEN/ANTWOORDEN - SEANCE DE QUESTIONS REPONSES 1. Is het mogelijk om een indicatie te geven over de omvang van het aantal transacties en types transacties die moeten geauditeerd worden die in het PLDA systeem verwerkt worden. Graag hadden we een inzicht gekregen hoeveel deelprocessen er zijn en hoeveel transacties binnen deze deelprocessen verlopen Het is niet evident om hierop een sluitend antwoord te geven. In de begeleidende presentatie krijgt U reeds een overzicht van het aantal aangiften die door PLDA worden geldig gemaakt. Enkel voor de invoeraangiften is er een tussenkomst van de financiële component. De berekende verschuldigdheden worden al dan niet opgenomen in de boekhouding. De diverse rechten en taksen bij invoer hebben allen een aparte boekhoudcode. (Zie lijst in bijlage). Een aantal van die boekhoudcodes maken ook nog eens het voorwerp uit van een aantal aanvullende codes (ongeveer 2.000). Gemiddeld kan je stellen dat er ongeveer drie boekhoudcodes voorkomen op een invoerdocument. Iedere boekhoudcode heeft een aparte behandeling binnen de financiële component. Er zijn 124 Use cases voor de financiële component en iedere UC beschrijft een of meerdere transacties of geeft aanleiding tot een transactie. Het enig kantoor en de hulpkantoren hebben volledige of gedeeltelijke toegang tot de financiële component en kunnen wijzigen, consulteren en annuleren.
Een indicatie van het aantal transacties kan niet gegeven worden omdat door het systeem geen statistieken met betrekking tot deze transacties worden bewaard. Bijlage 1:boekhoudcodes betreffende de rechten en taksen (exclusief aanvullende accijnscodes) Bijlage 2: boekhoudcodes betreffende de aanvullende codes in accijnzen. 1. Est-il possible d’avoir une indication sur l’étendue du nombre de transactions et les types de transactions qui sont traités dans le système PLDA et qui doivent être audités. Est-il possible d’avoir une idée du nombre de parties de processus et combien de transactions sont traitée au sein de ces parties de processus Il n’est pas évident de donner une réponse vraiment concluante Dans la présentation en annexe, vous trouverez un aperçu du nombre de déclarations qui sont validées par PLDA. Le composant financier n’intervient que pour les déclarations à l’importation. Les redevabilités calculées peuvent ne pas être incluses dans la comptabilité. Les divers droits et taxes à l’importation ont tous un code comptable spécifique (voir liste en annexe 1). Un certain nombre de ces codes comptables font encore l’objet d’un certain nombre de codes complémentaires (environ 2.000). On peut évaluer à une moyenne de 3 codes comptables différents peuvent subvenir dans un document à l’importation. Chaque code comptable a son propre traitement à l’intérieur du composant financier Il existe 124 « use case » pour les composants financiers et chaque UC décrit une ou plusieurs transactions ou donne naissance à une transaction. Le Bureau unique et les succursales ont un accès total ou partiel au composant financier et ont la possibilité de modifier, consulter et annuler. Une indication du nombre de transactions ne peut être donnée car le système ne conserve pas les statistiques de ces transactions. Annexe1 : La liste des codes comptables des droits et taxes (non compris les codes additionnels en accises) Annexe 2 : liste des codes complémentaires en accises 2. Naast de informatie die ter beschikking wordt gesteld zoals gestipuleerd in het bestek, is er de mogelijkheid om samen met een medewerker van de FOD financiën de betreffende processen op het systeem te doorlopen, en zo’n medewerker specifieke bevragingen van het systeem te laten uitvoeren? De medewerkers van het Enig Kantoor van de Algemene Administratie der Douane en Accijnzen mogen de betrokkene helpen, eventueel met werkbladen, om de processen uit te leggen. Voor deel 2 van de overheidsopdracht (zie scope van de audit bovenaan) Als aanvulling op de documentatie in paragraaf 7.3.2 van de bijzondere voorwaarden, kan de onderschrijver informatie vragen aan de verantwoordelijke voor het onderhoud van het PLDA systeem, teneinde de werking ervan te begrijpen. De toegang tot het PLDA systeem, die zich in de testomgeving bevindt, zal aan de onderschrijver worden verleend. De gegevens van het PLDA systeem zullen beschikbaar zijn dankzij de testgegevens die we zoals de productiegegevens mogen beschouwen. Zo heeft hij de kans om de nodige testen uit te voeren. Het is uitgesloten dat de onderschrijver beroep doet op de dienstverlener voor uitvoering van specifieke verzoeken op het PLDA systeem. Voor deel 1 en 3 van de overheidsopdracht (zie scope van de audit bovenaan) De Algemene Administratie der Douane en Accijnzen is de enige die informatie over het systeem PLDA zal geven. De onderschrijver richt zijn verzoek aan de contactpersoon die de AADA. Deze persoon zal tijdens de Kick off vergadering,georganiseerd door de stuurgroep, worden aangeduid. Alleen de AADA is gemachtigd om informatie te verstrekken over het systeem PLDA
2. Malgré l’information mise à la disposition du soumissionnaire comme mentionné dans le cahier des charges existe-t-il une possibilité de parcourir les processus sur le système avec un collaborateur du SPF Finances et obtenir de celui-ci des requêtes spécifiques réalisées sur le système Les fonctionnaires du Bureau Unique de l'Administration générale des douanes et accises peuvent, en plus des fiches de travail disponibles, assister l'attributaire dans la compréhension des processus. Pour la partie 2 du marché (voir scope de l'audit ci-dessus): En plus de la documentation fournie conformément au point 7.3.2 du cahier spécial des charges, l'adjudicataire peut interviewer le prestataire de services chargé de la maintenance du système PLDA dans le but de comprendre son fonctionnement. L'accès à l'application PLDA, dans un environnement de test, sera fourni à l'attributaire; les données du système PLDA sont disponibles grâce à la banque de données de référence considérée comme banque de données de production. L'adjudicataire doit donc être capable d'effectuer les tests qu'il juge nécessaires. Il est exclu que l'adjudicataire fasse directement appel au prestataire de services pour effectuer des requêtes spécifiques sur le système PLDA. Pour les parties 1 et 3 du marché (voir scope de l'audit ci-dessus): L’unique interlocuteur pour l'obtention des informations du système PLDA est l'Administration générale des douanes et accises. L'adjudicataire adressera sa demande à la personne (point de contact) que l’AGDA désignera formellement lors de la première réunion de kick off du Comité de Pilotage. Seule l'AGDA est habilitée à fournir à l'adjudicataire les informations contenues dans le système PLDA. 3. Er wordt vermeld dat de volgende documentatie ter beschikking gesteld zal worden: ”Een lijst van alle types boekhoudkundige transacties die het afgelopen jaar in PLDA zijn voorgekomen, en een overzicht van events en de getriggerde transactie” -Wordt hierbij naast het type transactie ook de effectieve transactie opgelijst? -Om de exhaustiviteit van de boekingen te garanderen in het systeem zal er ook een lijst van effectieve transacties nodig zijn Zie antwoord op vraag 1 3. Le cahier des charges prévoit la mise à disposition de la documentation suivante : « -Une liste de tous les types de transactions comptables qui se produites dans l’année écoulée dans PLDA ainsi qu’un aperçu des événements et des transactions qui en ont résulté » ; - Existe-t-il en plus du type de transaction une liste des transactions effectives ? - Pour garantir l’exhaustivité des comptabilisations dans le système, une liste des transactions effectives sera nécessaire. Voir la réponse à la question N°1 4. Kunnen wij volgende informatie ontvangen voor het indienen van de offerte: A- financiële staten van de Administratie van de Douane en Accijnzen B- een organigram C- het boekhoudplan van de Administratie van de Douane en Accijnzen A - Staten 70A en 114 zijn opgenomen in bijlagen 3 en 4 B - Organigram: zie de algemene presentatie C – De huidige boekhouding dat het systeem PLDA gebruikt is een kassa boekhouding. Er bestaat dus geen boekhoudende plan zoals standaard voorzienbij een dubbel boekhouding. 4. Pouvons-nous obtenir, avant l’ouverture des offres, les informations suivantes :
A – Les états comptables de l’Administration des douanes et Accises, B – l’organigramme, C – le plan comptable de l’Administration des douanes et Accises. A – Les états 70 A et 114 sont repris en annexes 3 et 4 B – L’organigramme : voir la présentation en annexe C – La comptabilité actuelle de PLDA est une comptabilité de caisse. Il n’existe donc pas de plan comptable tel qu’il en existe un dans la comptabilité en partie double 5. Kunnen wij volgende informatie ontvangen voor het indienen van de offerte: A - een overzicht van de verschillende functionaliteiten (modules) van PLDA B - een overzicht van de onderliggende infrastructuur (OS - DB - netwerk) van het systeem PLDA C- een overzicht van de verschillende interface die bestaan tussen de modules in PLDA zowel als met andere systemen D - een overzicht van de recente audits en hun belangrijkste bevindingen E- een overzicht van de belangrijkste wijzigingen in het PLDA systeem (van 2008 tot nu) A – Zie algemene presentatie in bijlage XX B – OS : Solaris 10; DB : DB2 LUW EE 9.7, netwerk: TCP/IP Het systeem PLDA gebruikt naast de PLDA-database ook ondermeer een centrale CCFFdatabase. Dit geldt ook voor de applicatie die gebruikmaakt van andere services zoals het CCFF-framework, EORI-webservice, connectie met MoDa via JMS-queues. Op de toepassingslaag hebben we in het kort volgende onderliggende infrastructuur (in productie): 4 Apache-webservers (via HLB) als reverse-proxy in DMZ ->Solaris 10 (x86), Apache/2.2.21 4 Apache-webservers (via HLB) als reverse-proxy in Intranet ->Solaris 10 (x86), Apache/2.2.21 4 Weblogic-servers (in Cluster) actief op 2 fysische verschillende servers ->Solaris 10 (x86), Weblogic 10.3.1.0 2 IBM-datapowers als ESB: Gebruikte services-> EORI, verificatie digitale handtekening, ... WeblogicTuxedoConnnector: Connectie MCC-domein op AIX (Tuxedo) CCN-adapter (communicatie met Europese Commissie) gebeurd via de JMSqueues en een Java standalone applicatie Bevestigingen van Response/Release berichten gebeurd via de PLDA-Webservice of rechtstreekse communicatie op aangeboden webservices van derden (webservicegehosted door bedrijf). Ook worden deze via SMTP (mail) verstuurd. C - Zie presentatie in bijlage XX D - Neen, alleen bestemd voor de opdrachtnemer. E - Neen, alleen bestemd voor de opdrachtnemer : De releases vindt u op website PLDA: www.plda.fgov.be/nl/release_info_PLDA 5. Pouvons-nous obtenir les informations suivantes avant l’ouverture des offres : A – Un aperçu de différentes fonctionnalités (modules) de PLDA B – Un aperçu de l’infrastructure sous-jacente du système PLDA (OS, DB - Réseau C –Un aperçu des différentes interfaces qui existent entre les modules de PLDA et également entre PLDA et les autres systèmes D – Un aperçu des audits récents et leurs recommandations les plus importantes
E – Un aperçu des adaptations les plus importantes dans le système PLDA depuis 2008 A – Voir la présentation générale en annexe XX B - OS : Solaris 10; DB : DB2 LUW EE 9.7, réseau: TCP/IP Le système PLDA utilise entre autres, à côté de la base de données PLDA, une base de données centrale CCFF. Ceci est également valable pour l’application qui utilise des autres services tels que CCFF-framework, EORI service web, connexion avec MoDa via JMSqueues Au niveau de la base de l’application, nous utilisons en résumé, l’infrastructure sous-jacente (en production) : 4 Apache-serveur web (via HLB) en reverse-proxy in DMZ ->Solaris 10 (x86), Apache/2.2.21 4 Apache-serveurweb (via HLB) en reverse-proxy in Intranet ->Solaris 10 (x86), Apache/2.2.21 4 Weblogic-servers (in Cluster) actifssur 2 serveurs physiques différents -> Solaris 10 (x86), Weblogic 10.3.1.0 ESB : 2 IBM-datapowers: Services utilisés -> EORI, verification de la signature digitale, ... Weblogic Tuxedo Connnector: Connectie MCC-domainesur AIX (Tuxedo) CCN-adapter (communication avec la Commission européenne) passe via le JMSqueues Et une application Java standalone Les messages de confirmation de la Réponse/Release passent via le service web PLDA ou en communication directe sur des services web de tiers (hôte du service web de la firme). Ces messagessontégalementenvoyés via SMTP. C –Voir présentationen annexeXX D – Non, uniquement destiné à l’adjudicataire E - Non, uniquement destiné à l’adjudicataire. Les versions de release sont à consulter sur le lien de PLDA www.plda.fgov.be/fr/FR_release_info_PLDA 6. Met hoeveel PLDA systeembeheerders moeten wij een interview houden om een volledig beeld te vormen van de werking van het PLDA systeem (zowel technische als functionele kant)? Technische kant: - MaspTeam: 5 - ICT Financiën - Portaal sociale zekerheid (authentificatie de gebruiker) - IBM maar hier kan het probleem zijn van facturatie van IBM voor hun tussenkomst. Functioneel : BUEK, andere centrale diensten D&A De schatting is wel te bepalen door de opdrachtnemer zelf 6. Combien de gestionnaires de systèmes de PLDA devons-nous auditer pour avoir une image complète du fonctionnement du système PLDA ? (aussi bien au niveau technique que fonctionnel) Au niveau technique :
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L’équipe MASP : 5 ICT Finances Le Portail de la Sécurité sociale (authentification de l’utilisateur) IBM mais le prestataire de service réclame une facturation pour leur intervention
Au niveau fonctionnel : le BUEK, autres services de l’AGDA L’estimation doit être faite par le soumissionnaire 7. Welke aspecten van het beheer van het PLDA systeem (housing, gebruikersadministratie, change management, systeem ontwikkeling, monitoring, backups…) zijn uitbesteed aan derden? Aspecten uitbesteed aan derden: -Authentificatie van mandatarissen (company-login) gebeurd via de website van de sociale zekerheid. - systeemontwikkeling Intern beheer: Maar intern beheerd kan wel betekenen (en over het algemeen) dat beroep wordt gedaan op externe contractanten, maar het beheer blijft wel telkens bij FODFIN. Gebruikersadministratie: Via IAM of geleverde scripts door Bart Cieters(PLDA projectlijder) om gebruikers te autoriseren. Voor het autoriseren van bedrijven op de webservice worden bepaalde kenmerken van het aangeleverde certificaat door UNIX-APPS in de database geregistreerd. Change Management: Via Delivery Management Monitoring: Systeem monitoring op OS, filesystem, .... . Applicatieve monitoring waarbij er een specifiek scenario (raadplegen aangiftes) wordt afgespeeld. Voor de externe:de opdrachtgever moet de mensen richten bij de Accountmanager van Stafdient IT. 7. Quels aspects de la gestion du système PLDA sont confiés à des tiers? (housing, gestion des utilisateurs, change management, le développement du système, monitoring, les sauvegardes…) Les aspects confiés à des tiers : -Authentification des mandataires (company-login) se fait via le site web de la Sécurité Sociale. - Le développement du système en lui-même. Gestion en interne: La gestion en interne peut sous-entendre(et en général) que nous devons faire appel à des contractants externes mais la gestion reste dévolue au SPF Finances La gestion des utilisateurs : via IAM ou alors des scripts délivrés par Bart Cieters(chef de projet PLDA) pour l’autorisation des utilisateurs. Pour l’autorisation le service web par les opérateurs : des caractéristiques du certificat délivré par UNIX-APPS sont enregistrés dans la base de données. Pour le change management : via Delivery Management. Monitoring: Systeem monitoring pour OS, filesystem, .... . Le monitoring applicatif où un scénario (consultation des déclarations) est exécuté. Pour les externes : l’adjudicateur doit diriger les auditeurs près de l’accountmanager du service d’encadrement IT.
8. Wat is het aantal interne gebruikers (verdeeld over hoeveel afdelingen) en externe gebruikers? Interne gebruikers: Plusminus 3.500 interne gebruikers, maar niet alle gebruikers hebben toegang tot alle componenten of gedeelten van componenten. De toegang aan de gebruikers is gebaseerd op de database van de dienst Personeel afhankelijk van de noden van de werking van PLDA (scripts LDAP) Externe gebruikers: plusminus 12.700 Die moeten niet geauthentificeerd worden bij de ADDA, dit gebeurd via de provider van de gebruiker met een specifieke veiligheidscertificaat 8. Quel est le nombre d’utilisateurs internes (répartis par service) ont accès à tous les composants ou en partie aux composants Les utilisateurs internes : plus ou moins 3500 ; mais tous les utilisateurs n’ont pas accès à tous les composants ou partie de composants Le profil des utilisateurs est lié à la banque de données personnel et ensuite adapté en fonction des nécessités de service grâce à des scripts (LDAP) Les utilisateurs externes : plus ou moins 12.700 Pas d’authentification auprès de l’AGDA: c’est le fournisseur de la plateforme qui gère au moyen de certificats de sécurité 9. Hoeveel mensen staan erin voor het onderhoud en operationele werking van het PLDA systeem? Technisch onderhoud van PLDA zelf: 5 personen van het MASP team Technisch ouderhoud van de hardware: een aantal personen van de Stafdient IT en ook nog externe contractanten. Functionele ondersteuning vanuit de helpdesk (fouten/mogelijke verbeteringen die worden gemeld door de bedrijven of de interne gebruiker en centrale diensten (veranderende wetgeving). Tool voor de defecten zijn gecentraliseerd bij de business analyst is beheerd met applicatie Starteam 9. Combien de personnes sont disponibles pour l’entretien et le fonctionnement opérationnel du système PLDA ? Pour l’entretien technique de PLDA : les 5 personnes de l’équipe MASP. Pour l’entretien technique du hardware : un nombre de personnes du Service d’Encadrement IT ainsi que des contractants externes. Le soutien fonctionnel se situe au niveau du helpdesk (les fautes/ corrections possibles qui sont mentionnées par les opérateurs économiques ou par l’utilisateur interneainsi que les services de l’Administration Centrale dans des cas de changements dans la législation) L’outil qui centralise toutes les défectuosités auprès du business analyste est géré avec l’application Start team
10. Bestaat er een representatieve testomgeving van het PLDA systeem dat tijdens de audit kan worden gebruikt om exhaustieve testen uit te voeren samen met key users of personen van IT? Ja, maar de gegevens van de Database zijn niet van de zelfde grootte als de productie Er is tevens een referentiedatabank ter beschikking die een kopie is van de productiedatabank maar enkel en alleen toegankelijk is voor batchverwerkingen. DezeDatabase wordt ook beschouwd als productie. 10 pendant le déroulement de l’audit, un environnement de test du système PLDA peut être utilisé pour exécuter des tests exhaustifs avec les utilisateurs clés ou des personnes de l’IT ? Oui, mais les données de la base de données ne sont pas du même ordre de grandeur que celles disponibles en production. Une banque de données de référence est cependant disponible mais uniquement accessible pour les traitements de batchs. Cette banque de données est également considérée comme une banque de données de production. 11. Bestaan er geschreven procedures met betrekking tot het beheer van het systeem PLDA (bv. m.b.t. beveiliging algemeen, gebruikersadministratie, change management, backup, monitoring van batch jobs…) Een duidelijk draaiboek met alle te volgen procedures bestaat niet. Alle handelingen voor het beheer van PLDA op Weblogic zijn dezelfde als voor alle andere CCFF-applicaties werkende op de Weblogic-domeinen. Op niveau van D&A en de contractant zijn wel een aantal procedures uitgewerkt voor maintenance en opvolging van de foutmeldingen. (Starteam) 11. Existe-t-il des procédures décrites pour la gestion du système PLDA? Par exemple : la sécurité en général, l’administration des utilisateurs, les change management, les sauvegardes, le monitoring des tâches de batchs… Un livre de scénarios avec la description de toutes les procédures à suivre n’existe pas. Toutes les manipulations pour la gestion du système PLDA sont identiques pour toutes les applications CCFF qui tournent sur des domaines weblogic. Un nombre de procédures ont été décrites pour la maintenance et le suivi des incidents au niveau D&A/prestataire de services (Starteam) 12. Bestaat er een overzicht van de geautomatiseerde controles die zijn ingebouwd in het systeem PLDA? (configuratiecontroles, toegangscontroles, exceptielijsten, automatische logging…) Logging: - het systeem houdt alle inkomende en uitgaand berichtenverkeer met de externe gebruiker bij voor een beperkte periode. - Standaard logging wordt voorzien door ICT FOD Financiën - Extra logging kan worden aangevraagd via tool dat daarvoor ter beschikking is gesteld door ICT Financiën Beveiliging: standaard procedures/infrastructuur van fodfin + authorizationcertificates; Gebruikersadmin: via plda helpdesk.
Change management: elke minor & major release via standaard delivery management tool van FOD financiënen ook installatie procedures in word formaat 12 Existe-t-il un aperçu des procédures automatisées intégrées dans le système PLDA? (contrôles de configuration, les contrôles d’accès, les rapports d’exception, logging automatique) Logging : - Le système enregistre pour une période déterminée tous les messages entrants et sortants des utilisateurs externes - Logging standard est prévu par le service ICT du SPF Finances - Les loggings spécifiques peuvent être demandés au moyen d’un outil mis à disposition par le service ICT du SPF Finances. Sécurité : les procédures standards pour les infrastructures du SPF Finances et en plus des certificats d’autorisation. L’administration des utilisateurs : via le Helpdesk de PLDA. Le change management : chaque release mineur ou majeur s’effectue via l’outil standard de delivery management du SPF Finances et installation des procédures communiquées en format Word. 13 Bestaat er een accounting manual? De algemene principes opgenomen in de administratieve instructie zijn nog steeds van toepassing. Werkfiches van de gebruikers voor de belangrijke processen, (ontvangst, uitgave, borgtochten, afsluiting) zijn beschreven door het Enig Kantoor. 13 Existe-t-il un manuel de comptabilité? Il existe une instruction administrative qui n’est malheureusement pas à jour. Les principes généraux repris dans cette instruction restent valables. Des fiches de travail ont été rédigées par le Bureau unique pour les processus principaux (recettes, clôture, cautionnements et dépenses) 14. Zijn er nog andere boekhoudkundige verwerkingen dan de boekingen van traditionele eigen middelen in de boekhouding en jaarrekening van de Administratie van de Douane en Accijnzen? Ja, de nationale boekhouding wordt ook via het PLDA systeem verwerkt. (BTW, nationale accijnsrechten) 14. Existe-t-il des autres traitements comptables que les ressources traditionnelles propres dans cette comptabilité et comptes annuels de l’Administration générale des Douanes et Accises ? Oui, la comptabilité nationale est également traitée dans PLDA (TVA, droits d’accises nationaux) 15. Wordt de boekhouding van de Administratie van de Douane en Accijnzen volledig gevoerd via het systeem PLDA? Neen. De boekhouding wordt volledig beheerd door PLDA. De maandelijkse staten worden verwerkt op basis van uittreksels van het systeem (EXCEL bestanden). 15. La comptabilité de l’Administration des Douanes et accises est exécutée complètement avec le système PLDA ? Non. La comptabilité est entièrement tenue dans PLDA mais la rédaction des états comptables est encore effectuée sur base d’extraits du système (fichiers EXCEL).
16. Bestaat er een risico- en controleanalyse met betrekking tot de volledigheid, juistheid en bestaan van de belangrijkste transactietypes binnen de Administratie van de Douane en Accijnzen? Er zijn binnen het systeem een aantal crosschecks voorzien. Een dergelijke analyse bestaat niet. Het Enig Kantoor maakt risicofiches op die betrekking hebben op de taken vermeld in de werkfiches (zie punt 13) 16. Existe-t-il une analyse des risques et des contrôles en ce qui concerne l’exhaustivité, la fiabilité et l’existence des transactions principales à l’Administration des Douanes et Accises ? Une telle analyse n’existe pas mais le Bureau unique a rédigé des fiches de risque relatives aux tâches reprises dans les fiches de travail (voir point 13).
