1 2 DAFTAR ISI 1. Registrasi User Baru ( Signup! ) ADMIN RAYON / ADMIN AREA INPUT TRANSAKSI TRANSAKSI CASH MASUK TRANSAKSI CASH KELUAR MANAJER RAYON /...
APPROVAL TRANSAKSI CASH MASUK ................................................................................... 8
3.1.2.
APPROVAL TRANSAKSI CASH KELUAR ................................................................................... 9
ADMIN AREA ....................................................................................................................................... 10 4.1.
POSTING SAP ............................................................................................................................... 11
USER WILAYAH .................................................................................................................................... 13 5.1.
KELOLA DATA PENGGUNA .......................................................................................................... 15
Akses alamat IP 10.34.1.122/simcard pada browser Login dengan Username dan Password yang telah ditentukan
Gambar 1. Login SIM CARD
Menu Manual Book digunakan untuk mempelajari fungsi-fungsi yang terdapat pada SIM CARD dan dapat mempermudah untuk memahami penggunaan SIM CARD.
1. Registrasi User Baru ( Signup! ) Menu ini berguna untuk membuat username dan password bagi pengguna (admin) baru. A. Pilih menu Signup! B. Akan muncul beberapa field yang harus dilengkapi :
Nama Awal
: Masukan Nama Lengkap kecuali satu kata terakhir dari Nama Lengkap
Nama Akhir
: Masukan kata terakhir dari Nama Lengkap
Alamat Email
: Masukan alamat Email Corporat (@pln.co.id)
Pilih Nama Unit
: Pilih unit sesuai tempat bekerja
1
Gambar 2. Field Pilih Nama Unit
Level Akses
: Pilih sesuai jabatan di unit tempat bekerja
Gambar 3. Field Level Akses
Username (NIP) Password Konfirmasi Password
: Username diisi menggunakan NIP : Masukkan password yang diinginkan : Masukkan ulang password
Gambar 4. Form Untuk Membuat User Baru
2
C. Setelah semua field terisi dengan benar, pilih Registrasi dan akan muncul tampilan seperti dibawah ini.
Gambar 5. Konfirmasi Pembuatan User Baru Telah Berhasil
D. Silahkan pilih Login Now untuk menggunakan user yang baru dibuat.
2. ADMIN RAYON / ADMIN AREA
Gambar 6. SIM CARD Login Dengan Admin Rayon/Area
2.1. INPUT TRANSAKSI 2.1.1. TRANSAKSI CASH MASUK A. Pilih menu Transaksi kemudian pilih Cash Masuk.
Gambar 7. Pilihan Transaksi
3
B. Untuk mencari atau melihat cash masuk yang telah dibuat sebelumnya, masukan tanggal awal sampai tanggal akhir Cash Masuk yang ingin ditampilkan.
Gambar 8. Cash Masuk Yang Ingin Ditampilkan
C. Untuk membuat transaksi Cash Masuk baru pilih menu Tambah Baru.
Gambar 9. Daftar Transaksi Cash Masuk
D. Akan muncul beberapa field yang harus di lengkapi, antara lain :
Gambar 10. Form Transaksi Cash Masuk
4
Tanggal Nama Akun
: Masukan tanggal terjadinya transaksi. : Pilih sesuai transaksi, untuk Cash Masuk hanya terdapat akun Kas Kecil saja.
Gambar 11. Field Nama Akun
E. F. G. H.
Uraian Kegiatan : Masukan kegiatan yang dilakukan. Kode Akun : Terisi otomastis saat memilih Nama Akun. Cash Code : Terisi otomastis saat memilih Nama Akun. Digunakan sebagai petunjuk dalam pengisian Cash Code saat melakukan posting lebih dari 1 transaksi secara bersamaan dalam SAP. Jumlah Masuk : Masukan jumlah transaksi. Business Area : Terisi otomatis saat Login dengan User yang ditentukan. Cost Center : Terisi otomatis saat Login dengan User yang ditentukan. Upload Bukti : Masukan file dengan format JPEG yang akan di upload. Jika sudah terisi dengan benar pilih Save Changes. Transaksi yang sudah diinput dapat dilihat pada halaman depan Transaksi Cash Masuk. Cek status Approval, jika terisi “yes” maka transaksi tersebut sudah dilakukan Approve. Sebelum Transaksi Cash Masuk diapprove oleh Manajer Rayon/Asman Area, transaksi tersebut dapat diedit/delete oleh Admin Rayon/Admin Area.
2.1.2. TRANSAKSI CASH KELUAR A. Pilih menu Transaksi kemudian pilih Cash Keluar.
Gambar 12. Pilihan Transaksi
B. Untuk mencari atau melihat cash masuk yang telah dibuat sebelumnya, masukan tanggal awal sampai tanggal akhir Cash Keluar yang ingin ditampilkan.
Gambar 13. Cash Keluar Yang Ingin Ditampilkan
5
C. Untuk membuat transaksi Cash Keluar baru pilih menu Tambah Baru.
Gambar 14. Daftar Transaksi Cash Keluar
D. Akan muncul beberapa field yang harus di lengkapi, antara lain :
Gambar 15. Form Transaksi Cash Keluar
Tanggal Nama Akun
: Masukan tanggal terjadinya transaksi. : Pilih akun sesuai transaksi yang digunakan, untuk Cash Keluar AkunAkun sudah disesuaikan dengan KEPDIR 1502.
6
Gambar 16. Field Akun Kas Keluar
E. F. G. H.
Uraian Kegiatan: Masukan kegiatan yang dilakukan. Kode Akun : Terisi otomastis saat memilih Nama Akun. Cash Code : Terisi otomastis saat memilih Nama Akun. Digunakan sebagai petunjuk dalam pengisian Cash Code saat melakukan posting lebih dari 1 transaksi secara bersamaan dalam SAP. Jumlah Keluar : Masukan jumlah transaksi. Business Area : Terisi otomatis saat Login dengan User yang ditentukan. Cost Center : Terisi otomatis saat Login dengan User yang ditentukan. Upload Bukti : Masukan file dengan format JPEG yang akan di upload. Jika sudah terisi dengan benar pilih Save Changes. Transaksi yang sudah diinput dapat dilihat pada halaman depan Transaksi Cash Keluar. Cek status Approval, jika terisi “yes” maka transaksi tersebut sudah dilakukan Approve. Sebelum Transaksi Cash Keluar diapprove oleh Manajer Rayon/Asman Area, transaksi tersebut dapat diedit/delete oleh Admin Rayon/Admin Area.
7
3. MANAJER RAYON / ASMAN AREA
Gambar 17. SIM CARD Login Dengan Manajer Rayon/ ASMAN Area
3.1. APPROVAL TRANSAKSI Menginformasikan jumlah transaksi cash masuk yang belum dilakukan Approval. Menginformasikan jumlah transaksi cash keluar yang belum dilakukan Approval. 3.1.1. APPROVAL TRANSAKSI CASH MASUK A. Pilih menu Approval Masuk.
Gambar 18. Daftar Transaksi Kas Masuk Yang Belum Dilakukan Approve
B. Pilih transaksi yang akan dilakukan approve. C. Cek bukti transaksi yang di upload pada kolom File. D. Klik Approve.
8
E. Muncul rincian hasil inputan transaksi, cek kesesuaian antara inputan dengan bukti transaksi.
Gambar 19. Approve/Reject Cash Masuk
F. Klik Reject jika hasil inputan transaksi dan bukti transaksi tidak sesuai atau ada kesalahan, transaksi yang di reject otomatis tidak akan masuk pada report. G. Klik Approve jika transaksi dan bukti transaksi sudah sesuai atau tidak ada kesalahan. 3.1.2. APPROVAL TRANSAKSI CASH KELUAR A. Pilih menu Approval Keluar
Gambar 20. Daftar Transaksi Kas Keluar Yang Belum Dilakukan Approve
B. Pilih transaksi yang akan dilakukan approve. C. Cek bukti transaksi yang di upload pada kolom File. D. Klik Approve. E. Muncul rincian hasil inputan transaksi, cek kesesuaian antara inputan dengan bukti transaksi.
9
Gambar 21. Approve/Reject Cash Keluar
F. Klik Reject jika hasil inputan transaksi dan bukti transaksi tidak sesuai atau ada kesalahan, transaksi yang di reject otomatis tidak akan masuk pada report. G. Klik Approve jika transaksi dan bukti transaksi sudah sesuai atau tidak ada kesalahan.
4. ADMIN AREA
Gambar 22. SIM CARD Login Dengan Admin Area
10
4.1. EXPORT TRANSAKSI A. Pilih Menu Laporan. B. Isikan range tanggal sesuai dengan transaksi yang akan di export.
Gambar 23. Range Tanggal Menampilkan Laporan
C. Pilih Report Detail kemudian pilih Cetak Detail untuk export transaksi ke Excel.
1
Gambar 24. Report Detail
4.2. POSTING SAP A. Buka File Excel hasil Export dari Aplikasi SIM CARD. B. Block transaksi yang akan di posting ke SAP kemudian klik Copy (Ctrl + C).
Gambar 25. Transaksi Yang Akan Diposting ke SAP
C. Login SAP, gunakan tCode FB50. D. Klik Paste (Ctrl+V) pada kolom untuk menjurnal.
11
Gambar 26. Posting Transaksi ke SAP
E. Tentukan Akun Debet dan Kreditnya. F. Setelah tabel jurnal terisi sesuai dengan transaksi yang akan dijurnal, klik Simulate kemudian klik Post. G. Pilih Cash Code sesuai dengan Beban yang dijurnal.
Gambar 27. Cash Code Sesuai Jurnal
H. Untuk penjurnalan beberapa transaksi yang dilakukan bersamaan, pengisian Cash Code sesuaikan dengan Text.
12
5. USER WILAYAH User Wilayah pada SIM CARD memiliki dua fungsi : 1. Menu Pagu -> Input Pagu Cash Card Berguna untuk menetapkan nilai batas yang bisa digunakan oleh setiap area ataupun rayon. 2. Menu Pengguna -> Kelola Data Pengguna Berguna untuk melakukan approval user baru, delete user dan reset password setiap user.
Gambar 28. SIM CARD Login Dengan User Wilayah
5.1. INPUT PAGU CASH CARD A. Pilih menu Pagu yang berada dibagian kiri SIM CARD.
Gambar 29. Daftar Pagu Keseluruhan
13
B. Untuk melihat Nilai Pagu yang telah dibuat isikan range tanggal serta area/unit yang ingin dilihat.
Gambar 30. Range Tanggal Menampilkan Nilai Pagu
C. Untuk membuat Nilai Pagu baru pilih Input Pagu.
Gambar 31. Daftar Nilai Pagu Yang Diinginkan dan Input Pagu Baru
D. Akan muncul beberapa field yang harus di lengkapi, antara lain :
Gambar 32. Form Input Pagu
Tanggal Nama Unit
: Masukkan Tanggal untuk penetapan Nilai Pagu. : Pilih nama unit untuk Nilai Pagu tersebut.
14
Gambar 33. Nama Unit Untuk Nilai Pagu
Jumlah Pagu Keterangan
: Masukan jumlah Nilai Pagu yang ditetapkan. : Masukkan keterangan per minggu Nilai Pagu dibuat. (Pagu Minggu 1 Januari 2017) E. Jika sudah terisi dengan benar pilih Save Changes. F. Nilai Pagu yang sudah diinput dapat dilihat pada halaman depan Pagu. G. Nilai yang sudah dibuat dapat dihapus dan dibuat ulang jika terjadi kesalahan saat melakukan input Nilai Pagu baru.
5.2. KELOLA DATA PENGGUNA A. Pilih menu Pengguna yang berada dibagian kiri SIM CARD.
Gambar 34. Daftar User SIM CARD Keseluruhan
B. Untuk mencari user(pengguna) secara langsung dapat menggunakan fungsi search.
Gambar 35. Fungsi Pencarian User
15
C. Pencarian bisa dilakukan dengan mencari nama, area/unit dan status approval.
Gambar 36. Pencarian Berdasarkan Kriteria
D. Untuk mengelola user, lihat pada kolom Aksi yang terdapat dibagian kiri kanan SIM CARD. Terdapat tiga aksi yang dapat dilakukan oleh User Wilayah. : 1. Reset Pass : Melakukan reset password setiap user. 2. Delete : Menghapus user yang sudah tidak berkepentingan dalam SIM CARD. 3. Detail : Melakukan persetujuan untuk mengaktifkan user baru.
Gambar 37. Menu Aksi Terhadap User
E. Aktifkan user baru dilakukan dengan memilih aksi Detail kemudian jika sesuai pilih Aktifkan.
