Obsah: 1 Přihlášení do virtuální místnosti SEATS ......................................................................................... 3 2 Nastavení pro Adobe Flash Player ................................................................................................... 3 3 Ukázka virtuální místnosti .................................................................................................................. 4 4 Funkce a moduly virtuální místnosti SEATS ................................................................................. 5 4.1
Základní komunikace ................................................................................................... 5
4.1.1 Posluchárna a audiovizuální komunikace........................................................................... 5 4.1.2
Veřejný a soukromý chat .................................................................................................. 6
4.1.3 Moderovaný chat .................................................................................................................... 6 4.2
Sdílení .......................................................................................................................... 7
4.2.1 Možnosti sdílení ...................................................................................................................... 7 4.2.2 Sdílení souborů a dokumentů ............................................................................................... 7 4.2.3 Whiteboard .............................................................................................................................. 9 4.2.4 Sdílení obrazovky vašeho počítače ..................................................................................... 9 4.2.5 Panel kreslení........................................................................................................................ 10 4.3
Nastavení ................................................................................................................... 10
4.3.1
Rozložení místnosti ......................................................................................................... 11
4.3.2
Místnost ............................................................................................................................. 11
4.3.3
Nastavení .......................................................................................................................... 12
4.3.4 Info .......................................................................................................................................... 12 4.4 Pokročilejší funkce .......................................................................................................... 13 4.4.1 Předávání práv............................................................................................................. 13 4.4.2 Nahrávání................................................................................................................................ 14 4.4.3 Rozpoznávání řeči ................................................................................................................. 14 4.4.4 Okamžitý report v případě potíží ......................................................................................... 14 4.4.5 Spuštění plánovaného webináře .................................................................................. 14
1 Přihlášení do virtuální místnosti SEATS Do virtuální místnosti SEATS se lze přihlásit jak na webu, tak i přes desktopovou verzi, kterou si můžete stáhnout desktopovou verzi do počítače. Přihlašovací údaje jsou vždy váš e-mail a heslo zadané při registraci. Odkaz pro webové rozhraní: http://seats.applicloud.com/roomadmin
Po vyplnění přihlašovacích údajů klikněte na „Přihlásit se“. Systém SEATS umožňuje heslo uložit na vámi používaném počítači pomocí zaškrtnutí „Zapamatovat si údaje“.
Veškeré instalace (Windows, MacOS, Android a iOS - tablet a mobilní telefon) naleznete zde: http://seats.applicloud.com/Install/ (Desktopová verze dostupná vlastníkům místnosti pro pořádání online relací je pouze na PC s operačním systémem Windows a MacOS. Pro mobilní telefony a tablety je nutné nainstalovat aplikaci z příslušných STORE)
2 Nastavení pro Adobe Flash Player Povolení systému Adobe Flash Player pro používání mikrofonu a kamery. Po (prvním) přihlášení se otevře vaše virtuální místnost spolu s tímto okénkem (anglicky: Allow-Povolit, DenyOdmítnout). Jde o dotaz, zda může systém využívat mikrofon a kameru – klikněte na „Povolit“ („Allow“). Pro uložení nastavení nemusíte při každém novém přihlášení kameru a mikrofon opět povolovat, ale klikněte kdekoli ve virtuální online kanceláři pravým tlačítkem myši a následně na „Nastavení“, označte „Povolit” a „Zapamatovat” a okno zavřete (anglicky: Settings... > Allow > Remember).
3 Ukázka virtuální místnosti
35
1
37
2
3
4
5
6
34 36
24
26 21
22
27 28 29 30 31 32
33
25
23
20 7 8
19 13
9 10
16 18
14 12
17
15
1 – Nahrávání webináře, 2 – Nastavení, 3 – Ohlášení chyby výrobci aplikace, 4 – Odhlášení z místnosti, 5 – Záložka pro sdílení veškerých souborů, 6 – Tab se souborem, 7 – Moderovaný chat, 8 – Vložení souboru do chatu ve formě odkazu, 9 – Kopírování chatu, 10 – Možnost smazání veřejného chatu, 11 – Rozpoznávání řeči, 12 – Poslání zprávy do chatu, 13 – Veřejný chat 14 – Rozpoznávání řeči (text), 15 – Smajlíci v posluchárně, 16 – Rozpoznání zařízení (PC, tablet, mobil), 17 – Řazení lidí v místnosti dle kritérií, 18 – Fronta volajících, 19 – Seznam jmen v posluchárně (kurzívou jsou označeni ti, kteří se odpojili na mobilním zařízení) – vyvolání lidí se provede kliknutím na jméno hosta, 20 – Posluchárna, 21 – Ikonka Admina (nebo předání práv hostovi), 22 – Rozpoznání zařízení (PC, tablet, mobil), 23 – Vyhození hostů z místnosti, 24 – Zvětšení/zmenšení souboru, 25 – Listování souborem, 26 – Paleta barev, 27 – Smazání nakreslené šablony, 28 – Ukazovátko, 29 – Kreslení čar, 30 – Zvýrazňovač, 31 – Psaní textu, 32 – Vyfocení aktuální stránky a uložení do PC jako obrázek, 33 – Náhledy souborů, 34 – Videookno s uživateli, 35 – Možnost vypnutí/zapnutí kamery a mikrofonu, 36 – Posuvník hlasitosti mikrofonu, 37 – Možnost unikátního webináře.
11
4 Funkce a moduly virtuální místnosti SEATS 4.1 Základní komunikace Ve virtuální místnosti SEATS lze komunikovat pomocí audia/videa a textového chatu. Pro dotazy, které chce lektor řešit na konci webináře, je možné využít moderovaný chat. Novinkou je i soukromý chat – hosté mohou chatovat s vlastníkem místnosti a naopak.
4.1.1 Posluchárna a audiovizuální komunikace Komunikace prostřednictví hlasu a obrazu je vyobrazena níže na obrázku. Při přihlášení do místnosti zůstává vlastník místnosti i hosté v posluchárně, kliknutím na jejich (vaše) jména se vám zobrazí okno s informacemi o uživatelích, možnost vyvolat je (vás) do aktivního hovoru, odeslat jim soukromou zprávu v chatu nebo je povýšit na administrátora, pokud jsou na PC nebo na tabletu. Standardně je přenos nastaven z webové kamery na vašem počítači (při povolení Adobe Flash Player). Kameru i mikrofon lze vypnout ikonkami ve videookně. Počet hostů v místnosti.
Ikonka pro admina.
Rozpoznané zařízení, z kterého hosté (vlastník) přicházejí – PC, tablet, mobilní telefon.
Jmenný seznam lidí v místnosti.
Fronta volajících – pro přijetí hosta klikněte na zelený telefonek.
Seřazení volajících dle abecedy, typu zařízení, času příchodu do místnosti a nastavení smajlíka.
Smajlíci. Pokud je smajlík červený, hosté nevidí posluchárnu a nelze vkládat smajlíky.
Video okno Přesunutí uživatele do posluchárny.
Ikonka mikrofonu a kamery
Kliknutím na jméno v posluchárně můžete hosta vyvolat do aktivního hovoru, odeslat mu soukromou zprávu nebo ho povýšit na admina.
Posuvník pro hlasitost. Žlutá barva kolem videookna indikuje zvuk (hlas).
4.1.2
Veřejný a soukromý chat
Kromě audiovizuální komunikace lze během hovoru využít i také veřejný či soukromý chat. Veřejný chat je určen všem účastníkům online setkání. Soukromý chat lze využít vždy od hosta k vlastníkovi místnosti a opačně, nelze komunikovat soukromě mezi hosty. V případě nové zprávy se tab se jménem hosta (všichni) rozsvítí červeně, viz obrázek níže. V obou chatech lze sdílet soubor z úložiště (knihovny) souborů v místnosti. Tento soubor je možné stáhnout a uložit. Veřejný chat.
Moderovaný chat.
Soukromý chat.
Sdílení souboru v chatu.
Zkopírování chatu do schránky.
Smazání celého veřejného chatu. Aktivace rozpoznávání řeči – otevře se google prohlížeč.
4.1.3 Moderovaný chat Pomocí této funkce můžete ovlivnit, které zprávy se v okně veřejného chatu zobrazí a které budou zamítnuty. Toto řešení se používá třeba v rámci otázek na konci online setkání. Moderovaný chat zprovozníte zatrhrnutím Nastavit moderovaný chat. Hostům se chatovací okno ohraničí červenou barvou. Přijaté zprávy od účastníků ke schválení.
Smazaní zprávy – neobjeví se ve veřejném chatu.
Schválení zprávy – objeví se ve veřejném chatu.
Možnost smazat veškeré zprávy z moderovaného chatu.
4.2 Sdílení 4.2.1 Možnosti sdílení Na sdílené ploše má vlastník místnosti k dispozici ikonky s možnostmi sdílení – sdílení souborů, anket a Youtube videí, interaktivní tabule (whiteboard), sdílení obrazovky počítače. Také lze sdílení spustit pomocí záložky (plus) vpravo nahoře. Obě varianty jsou vyobrazeny níže na obrázku.
4.2.2 Sdílení souborů a dokumentů Soubory je možné pouze nahrát do knihovny souborů a uložit je. Můžete sdílet běžně užívané formáty dokumentů jako je MS Office, PDF, obrázky, YouTube videa a další. Úložiště souborů hostů, kterým vlastník místnosti předal právo nahrávat soubory.
Nahrání souboru do knihovny souborů.
Vytvoření složky pro ukládání souborů.
Filtrovat soubory můžete dle názvu (podle abecedy), dle typu souboru, velikosti souboru a data vložení.
Možnost smazat soubor z knihovny souborů.
Otevření souboru na sdílené ploše.
Do souboru lze malovat (paleta barev) ikonkou tužky, zvýrazňovačem a psát ikonkou Téčka (panel kreslení). Také můžete využít ukazovátko s vaším jménem. Zvětšovat a zmenšovat soubor si může každý nezávisle na sobě ikonkami lupy. Ikonkou fotoaparátu lze soubor (aktuální stránku) stáhnout do PC jako obrázek. Vlastník místnosti má navíc k dispozici ikonku náhledů všech stránek souboru. Ikonkou koše smažete vše. Pokud chcete smazat pouze část (čáru, text), kliknete pravým tlačítkem na daný text, čáru a jiné.
Nahrávání YouTube videí lze pouze přes ikonku Youtube. Poté se objeví video i v prohlížeči souborů a lze ho sdílet.
Kliknutím na přidat video se vám otevře pop up, kam vložíte URL Youtube videa a kliknete na ok, doplní se vám název videa a kliknete opět na ok a video se uloží do seznamu. Poté na něj 2x kliknete a video se bude přehrávat na ploše.
4.2.3 Whiteboard Interaktivní tabule neboli whiteboard je novinkou v našem systému. Jedná se o bílou stránku (tabuli), do které je možné psát a kreslit, případně využít sdíleného kurzoru. Je možné poté celou tabuli stáhnout do počítače jako obrázek.
Panel kreslení
Možnost udělat screenshot a uložit si ho do PC.
4.2.4 Sdílení obrazovky vašeho počítače Sdílet plochu vašeho počítače můžete pouze v desktopové verzi pomocí této ikonky
. Vlastnit
musíte také program JAVA. U MacOS je tento program standardem, pro operační systém Windows si ho můžete stáhnout zde: www.java.com (download). Pro sdílení plochy doporučujeme obecně 2 monitory. Pokud máte pouze 1 monitor, je důležité nastavit výšku a šířku okna sdílené plochy – toto provedete v nastavení parametrů, viz kapitola 4.3.4. Po kliknutí na ikonku sdílení plochy se vám aplikace ONLINE seat minimalizuje na lištu – opětovným kliknutím na ikonku ONLINE seat se aplikace opět maximalizuje. V pravém dolním rohu se poté objeví upozornění, že sdílení plochy běží a vypnout ho můžete dvojklikem, viz obrázek níže. Při sdílení plochy se vám automaticky změní rozložení místnosti pouze na soubory, audio bude stále fungovat.
4.2.5 Panel kreslení Panel kreslení umožňuje kreslit, psát či zvýrazňovat části souborů s možností změny barvy. Veškeré změny na dokumentu se v rámci panelu kreslení projevují jako šablona a nemění podobu uloženého dokumentu. Jednotlivé části lze odstranit kliknutím pravého tlačítka na daný nákres. Pro uložení této změny si můžete soubor ikonkou fotoaparátu vyfotit a uložit jako obrázek do PC.
Kreslení čar.
Zvýrazňovač.
Psaní textu.
Sdílený kurzor
Paleta barev.
4.3
Smazání celé šablony – části můžete smazat klepnutím pravého tlačítka na příslušnou čáru, obrázek nebo text.
Možnost udělat screenshot a uložit si ho do PC.
Náhledy souboru.
Nastavení
Nastavení naleznete v pravém horním rohu – ikonka ozubených koleček. K dispozici máte možnost nastavit rozložení místnosti, zvuk příchozích hostů, styl příchodu hostů, umožnit hostům (při předání práv admina) sdílet soubory z PC, nastavit si mikrofon, kameru a sdílení obrazovky, zjistit URL své místnosti, kvalitu připojení, také zde naleznete vstup do administračního rozhraní a mnoho dalšího.
4.3.1
Rozložení místnosti
Rozložení celé místnosti – standardní, bez chatu, bez souborů či pouze soubory
4.3.2
Místnost
Velikost videooken.
Příchod hostů: manuálně (řadí se ve frontě), automaticky, na unikátní pouze pozvaní, uzamčení místnosti.
Zvuk při příchodu hostů.
Vstup do administračního rozhraní. Po předání práv hostovi – zaškrtněte toto pole, pokud chcete, aby mohl sdílet ze svého PC své
soubory.
4.3.3 Nastavení
Výběr mikrofo nu v PC.
Výběr kamery v PC.
Umístění části sdílené plochy.
4.3.4 Info
Pomalé připojení značí 250 ms a více.
Kliknutím na tuto ikonku se Vám URL místnosti zkopíruje do schránky. Poté klávesami CTRL+V ji vložíte do textového souboru.
4.4 Pokročilejší funkce V horní liště virtuální místnosti jsou k dispozici další podstatné funkce pro ovládání: Nahrávání webináře
Odhlášení z aplikace
Oznámení chyby výrobci aplikace Plánovaný webinář (start webináře)
4.4.1 Předávání práv Novinkou v systému pro webináře a online setkání je možnost předat určité právo administrátora místnosti ovládat dané funkce. Předání práv se uskutečňuje v posluchárně kliknutím na jméno u vybraného hosta na tlačítko povýšit na Admina – u jeho jména se objeví zelená ikonka s písmenkem A. Práva hostovi odeberete stejným způsobem.
Host má po předání práv k dispozici tyto funkce:
Vidí posluchárnu
Může vyvolávat účastníky do aktivního hovoru
Sdílení souborů z podadresáře
Pokud vlastník místnosti zaškrtne v nastavení místnosti, že může host nahrávat soubory z PC, objeví se tato možnost hostovi v knihovně souborů (viz kapitola 4.2.2 a 4.4.3), také může soubory nyní smazat
Sdílení interaktivní tabule (whiteboard) a YouTube videí
Vždy zobrazený panel kreslení (bez předání práv host vidí panel kreslení, pouze pokud je v aktivním hovoru)
4.4.2 Nahrávání Nové a vylepšené nahrávání spustíte pomocí této ikonky
.Nahrává
se
celé
okno
aplikace s audiem/videem a sdílenou plochou z pohledu „neviditelného hosta“, který se při zapnutí nahrávání automaticky spustí (během 3 vteřin). S oknem aplikace lze při nahrávání libovolně hýbat. Po ukončení nahrávání se video zkonvertuje do formátu MP4 a uloží se do statistik v administračním rozhraní, kde si ho můžete poté stáhnout (zkonvertování může trvat několik minut, dle délky online setkání).
4.4.3 Rozpoznávání řeči K této funkci je zapotřebí webový prohlížeč Google Chrome. Po kliknutí na tuto ikonku se vám otevře ve webovém prohlížeči Google Chrome stránka pro povolení použití mikrofonu, ikonka zčervená a začne blikat. Tuto funkci lze využít pouze v aktivním hovoru a taktéž si ji může spustit host. V chatu - v tabu rozpoznávání řeči - se poté objeví text přepisující Váš hlas. Důležité je, nastavit si správný jazyk pro přepisování textu, viz kapitola 4.3.1.
4.4.4 Okamžitý report v případě potíží Pokud shledáte v systému chybu či nestandardní funkčnost, je možné každých 10 minut informovat výrobce aplikace pomocí této ikonky.
S vaší zprávou přijde i LOG (výpis ze
systému), kterým se bude výrobce aplikace neprodleně zabývat.
4.4.5 Spuštění plánovaného webináře Pro pořádání webinářů unikátních (plánovaných) - jen pro pozvané, musíte využít administrační rozhraní https://seats.applicloud.com/ , kam se přihlásíte stejnými přihlašovacími údaji jako do virtuální místnosti. V den (v době) konání webináře (ne dříve), kliknutím na čepičku
, se
Vám ukáže daný webinář, který musíte spustit kliknutím na zelené sluchátko, viz obrázek níže.
Jinak není možné zahájit webinář a hosté se Vám tam nebudou moci hlásit. Ikonka čepičky je po zahájení žlutá
a v posluchárně uvidíte tento znak
, který uzavře Vaši místnost pouze pro
pozvané (ti co dostali unikátní odkaz do e-mailu). Plánovaný webinář skončí vypnutím virtuální místnosti SEATS.
Zahájení webináře.
Vstup do administračního rozhraní – odkaz na webináře.
