Zorgprotocol Vredesmissies Opsteller: Dienst IPOL, KLPD
1.
Inleiding
De deelname van Nederlandse politiefunctionarissen aan civiele missies is de afgelopen jaren fors toegenomen. Voor de missiegangers bestaan strenge richtlijnen ten aanzien van de fysieke veiligheid en wordt overigens veel aandacht besteed aan de medische en psychosociale zorg tijdens en na het werk. Dit protocol richt zich op verantwoordelijkheden van de verschillende partijen en uit te voeren acties op het gebied van de zorg voor politiemensen in het kader van hun werk in vredesmissies. 1.1.
Doel
Met dit protocol wordt beoogd om gebalanceerde invulling te geven aan de zorg bij uitzendingen binnen de politiesector en is bedoeld voor de zorg op medisch en psychosociaal gebied in de fasen voor, tijdens en na de missie voor de missiegangers en hun thuisfront. Hierbij wordt de stelling gehanteerd: ‘Nazorg begint al voor de uitzending’. 1.2.
Reikwijdte
Het protocol is van toepassing op zorg en nazorg van alle civiele politiefunctionarissen die onder verantwoordelijkheid van de minister van V&J zijn of worden uitgezonden in het kader van een (vredes)missie in een internationale organisatie. 1.3.
Samenhang andere zorgontwikkelingen en afspraken
Onder de eindverantwoordelijkheid van de minister van V&J wordt thans binnen de politiesector zelf onder de verantwoordelijkheid van een portefeuillehouder het programma versterking professionele weerbaarheid ontwikkeld. Bij de uitwerking van dit protocol is deels gebruik gemaakt van wat binnen het programma is ontwikkeld. Enkele onderdelen van dit protocol worden onder de verantwoordelijkheid van het programma verder ontwikkeld. Vooral de activiteiten in het kader van erkenning en waardering die een verband hebben met de zorg voor politiemensen in relatie tot hun werk in vredesmissies, worden onder de verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder van het programma uitgewerkt. Wat betreft zorg tijdens de missie wordt veel geregeld door de multilaterale organisaties zelf. Dit protocol regelt ook de afstemming tussen de overlappende activiteiten van de bij het zorgproces betrokken organisaties. De samenwerking met Defensie is vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst.1 Voor elke missie dient een nadere uitwerking te komen op basis van deze samenwerkingsovereenkomst. De afspraken zoals deze in dit zorgprotocol zijn weergegeven vallen binnen de afspraken die met Defensie zijn gemaakt in de samenwerkingsovereenkomst.
1
Samenwerkingsovereenkomst tussen de ministers van Defensie en Veiligheid en Justitie inzake ondesteuning inzet politie bij civiele missies 2011. De nadere uitwerking voor de Afghanistan missie is inmiddels vastgesteld.
Zorgprotocol vredesmissies – versie 11-1-2012
1
1.4.
Uitgangspunten
De uitgangspunten die bij de uitwerking van activiteiten zijn meegenomen betreffen: • • • • •
Centrale coördinatie is het motto van het zorgsysteem Het moet een integraal systeem zijn (alle aspecten meegenomen) De uitvoering van dit protocol vindt primair plaats binnen de politie Bij de uitvoering wordt gebruik gemaakt van de aanvullende expertise van Defensie Het model is afgestemd met de gerelateerde ontwikkelingen op dit gebied van het programma versterking professionele weerbaarheid.
1.5.
Stand van zaken
Thans vinden de hieronder weergegeven processen zich in verschillende stadia van ontwikkeling. Een aantal voorzieningen is inmiddels geïmplementeerd. Bij anderen is de implementatie begonnen en voor sommige voorzieningen ligt de implementatiedatum in 2012. Dit betekent niet dat op dit moment geen zorg wordt verleend, maar dat het zorgproces formeel nog niet centraal wordt gecoördineerd.
2. Het zorgsysteem Op basis van deze uitgangspunten is een reeks ogenschijnlijk losstaande activiteiten op een rij gezet die echter in verband met elkaar een coherent systeem vormen om er voor te zorgen dat politiemensen en hun thuisfront fysiek/mentaal een vredesmissie kunnen voltooien. Bovendien zorgt dit systeem ervoor dat in het geval dat zich een medisch of psycho-sociaal probleem voordoet, dit adequaat kan worden opgepakt. Voor psychosociale problemen zorgt dit systeem voor vroegtijdige herkenning en een specialistische afhandeling. 2.1.
Werving en selectie
2.1.1
Aanmelding missiekandidaat
(Implementeren volgt, CIB/PUO)
Een medewerker die belangstelling heeft voor een vacature in een missie kan zich daarvoor aanmelden bij een daartoe aangewezen functionaris in het korps. Deze aanmelding wordt, vergezeld van een advies van de verantwoordelijk leidinggevende, doorgezonden naar de uitzendorganisatie van politie.
2.1.2
Pre selectie bij de Politie Uitzend Organisatie (PUO)
(implementeren volgt, HRM/PUO)
Op grond van vraag en aanbod wordt een pre selectie gedaan die leidt tot shortlisting van de aangeboden kandidaten.
2.1.3
Assessment
(Is ingeregeld, PUO/PA)
Voor het bepalen van de geschiktheid voor een uitzending wordt een assessment gehouden. In het assessment worden negen uitzendspecifieke competenties gemeten, te weten contactvaardigheid, coachen, samenwerken, overwicht, flexibiliteit, relativeringsvermogen, stressbestendigheid, omgevingsbewustzijn en integriteit. Extra aandacht is er voor de mentale weerbaarheid. Specifieke aandacht is vereist voor de ‘contextvolwassenheid’ van een missiekandidaat. Hiermee wordt bedoeld de bepaalde mate van taak- en de persoonlijke volwassenheid die een missieganger moet hebben in relatie tot missiespecifieke omstandigheden, bijvoorbeeld hoog risicogebied, motivatie, drijfveren, (situatie)bewustzijn.
Zorgprotocol vredesmissies – versie 11-1-2012
2
(Gelet op zwaardere eisen is in 2011 een nieuwe wijze van assessment ontwikkeld. Deze wordt in 2012 geïmplementeerd. Het nieuwe model bestaat uit het digitaal invullen van een vragenlijst en een driedaags groepsassessment waarin bovenstaande onderdelen worden getest.)
2.1.4
Vaststellen mentaal/medische geschiktheid door politie uitzendarts (Implementatie volgt, PUO/politie uitzendarts)
De binnen de politie gespecialiseerde arts voor uitzendingen keurt volgens een voor een missie specifiek protocol de missiekandidaat op fysiek mentale geschiktheid. Deze arts is ook de houder van het centraal medisch dossier voor, tijdens en na de uitzending.
2.1.5
Intakegesprek tijdens huisbezoek
(Implementatie volgt, PUO/CIB)
Tijdens dit gesprek worden de laatste bijzonderheden doorgenomen en de set met aanmeldformulieren afgehandeld en een standaard vragenlijst ingevuld. Het gesprek wordt door de uitzendmanager van de PUO samen met de CIB’er van het korps gehouden. Indien er tijdens het huisbezoek bijzonderheden rond motivatie, thuisfront en/of mentale gesteldheid opvallen, kan de aanmelding worden heroverwogen door de PUO en de CIB’er.
2.2
Opleiding en Voorbereiding
Algemeen Hieronder worden de verschillende opleidingsmodules weergegeven. Afhankelijk van de specifieke vereisten die een missie aan personen stelt zullen de missiekandidaten meer of minder onderdelen van het opleidingsprogramma volgen. Voor strategische functies kunnen trainingen worden aangeboden die buiten het kader van de reguliere trainingen vallen, zoals de Commanders Course die door Cepol wordt aangeboden. Tijdens de opleidingen zijn toetsmomenten opgenomen.
2.2.1
Basisopleiding vredesmissies (Brühl)
(is ingeregeld, PUO)
Gedurende deze opleiding komen alle aspecten van het werken in een missie aan de orde, zoals mandaat en rules of engagement, risico’s in de missie, samenwerken met andere EUnationaliteiten, methoden van mentoring en coaching, sport, etc.
2.2.2
AMBV (LOKMAR)
(Is ingeregeld, PUO/Kmar)
Afhankelijk van het land naar waar men wordt uitgezonden volgt men al dan niet de AMBV. De inhoud van deze opleiding bestaat voornamelijk uit militaire vaardigheden. Noodzakelijk om met de juiste houding (zelfbeveiliging) in een missiegebied als Afghanistan te kunnen werken. Tijdens deze opleiding vindt indien dit voor de missie noodzakelijk is de scholing voor de missiewapens plaats.
2.2.3
Missiegerichte opleiding (SVV)
(Is ingeregeld, PUO/Defensie)
Bij de School voor vredesmissies van Defensie in Amersfoort wordt de missiegerichte opleiding gevolgd. De inhoud van de opleiding bestaat voornamelijk uit missiespecifieke onderwerpen, operationele en tactische omstandigheden en missiegerichte informatie. Onderdelen van het Missie gerichte opleidingspakket zijn ook de teambuilding en de geestelijke verzorging. Het onderdeel situational awareness wordt gegeven aan het Koninklijk Instituut voor de Tropen (KIT) in Amsterdam. Zorgprotocol vredesmissies – versie 11-1-2012
3
2.2.4
Opleiding Train-de-trainer
(Is ingeregeld, PUO/PA)
Afhankelijk van het land naar waar men wordt uitgezonden volgt men al dan niet deze opleiding. Gedurende deze opleiding gaat het met name om trainingsaspecten in een omgeving met weinig technische hulpmiddelen, taalverschillen, didactiek en de omgang met tolken.
2.2.5
Thuisfrontinformatiedag (voorbereiding specifieke missie)
(is ingeregeld, PUO/Kmar)
De thuisfront-informatiedag voor de missiekandidaat en zijn thuisfront is voor iedereen verplicht. De uitzendmanagers van de PUO informeren de missiekandidaat en zijn thuisfront over alle aspecten van de missie, zoals de rol van de PUO, de rechtspositie, het verlof en de thuisfrontzorglijn. Afhankelijk van de missie wordt deze dag al dan niet met Defensie georganiseerd.
2.2.6
Vaccinaties
(is ingeregeld, PUO/Kmar)
Vaccinaties worden toegediend volgens de aanwijzingen van de uitzendarts politie, in overeenstemming met Defensie gemaakte afspraken hierover. De vaccinaties worden gedurende de verschillende opleidingen door Defensie gegeven.
2.2.7
Medische screening
(Implementatie volgt, PUO/V&J/Defensie)
De finale check op mentaal/medische geschiktheid wordt uiteindelijk door een defensiearts vastgesteld voordat een missiekandidaat naar een missie vertrekt. Dit is feitelijke een finale check op vaccinaties, gebitsstatus (sanering, dental fit) en eventueel medicijngebruik en afhankelijkheid. De uitslag van deze screening wordt overlegd met de politie uitzendarts en de rapportage hiervan wordt ogenomen in het medisch dossier dat wordt beheerd door de politie uitzendarts.
2.2.8
Verstrekking missie specifieke kleding
(Is ingeregeld, PUO/VTSPN/KPU)
Op de missie passende kleding en persoonsgebonden uitrusting wordt verstrekt.
2.2.9
Uitzendpaspoort
(Implementatie volgt, PUO)
Het ‘uitzendpaspoort is’ bedoeld als persoonlijk (uitzend)document voor de missieganger. Hierin worden alle relevante uitzendgegevens vastgelegd, zoals uitzendhistorie (een medewerker is vaak meermaals uitgezonden), vaccinaties, medicijngebruik, Mantoux TBC, wie te waarschuwen bij calamiteiten, etc. Bij de PUO van het KLPD vindt centrale registratie plaats van deze gegevens.
2.2.10 Stress- / traumalessen (mentale weerbaarheid, veerkracht) In ontwikkeling als onderdeel van het programma versterking Professionele weerbaarheid.
2.2.11 Uitzwaaien
(is ingeregeld, PUO/CIB)
De missieganger die vertrekt naar de missie wordt bij vertrek van een luchthaven in Nederland begeleid door de uitzendmanager. Het thuisfront van de missieganger is hierbij, zo mogelijk, aanwezig. De PUO coördineert het vertrek.
Zorgprotocol vredesmissies – versie 11-1-2012
4
2.3
Tijdens de uitzending
2.3.1
Contingentscommandant
(is ingeregeld, PUO/CC)
De contingentscommandant is de hoogst aanwezige Nederlandse functionaris in het missiegebied (en in zijn afwezigheid een daartoe aangewezen plaatsvervanger) en coördineert operationele en personele zaken (verlof, repatriëring, etc.) voor de Nederlandse deelnemers in het missiegebied. Voor de internationale organisatie is hij het “National Point of Contact”. In gecombineerde missies met de Kmar kan de contingentscommandant ook een Kmar officier zijn. Bij individuele uitzendingen is de politie-uitzendorganisatie het aanspreekpunt.
2.3.2
Uitzendmanager
(is ingeregeld, PUO)
De uitzendmanager van PUO die het betreffende uitzendgebied in portefeuille heeft, brengt in afstemming met V&J 1 tot 2 maal per jaar een werkbezoek aan de uitgezonden missieganger(s). Doel van het werkbezoek is om de contacten met missiegangers en de contingents commandant te onderhouden en op de hoogte te blijven van de organisatorische en tactische ontwikkelingen van de missie.
2.3.3
Relatie leidinggevende eigen korps en missieganger (Implementatie volgt, PUO/Missieganger/Leidinggevenden)
De direct leidinggevende(n) van de missieganger in het korps van herkomst en de uitgezonden missieganger hebben regelmatig contact met elkaar. Doel van het contact voor de leidinggevende is op de hoogte te blijven van de persoonlijke ontwikkelingen tijdens de missie. Voor de missieganger is het van belang de ontwikkelingen in de organisatie bij te houden. Deze contacten kunnen de overgang van de missie naar het reguliere werkproces na terugkeer voor beide partijen vergemakkelijken. Beide partijen hebben hier gelijke verantwoordelijkheden. Indien niet aanwezig binnen een missie, verzorgt de PUO de noodzakelijke (technische) communicatiemiddelen.
2.3.4
Sitcen (7/24 bereikbaarheid)
(is ingeregeld, PUO/V&J/Defensie)
Defensie beschikt over een 24/7 operationeel Situatie Centrum (SitCen). Met dit SitCen kan de missieganger en zijn thuisfront altijd en op ieder moment van de dag telefonisch contact opnemen. In het SitCen is de beschikbaarheid van een zogenoemde medische achterwacht, zodat ook medische vragen altijd direct kunnen worden beantwoord. De PUO is verantwoordelijk voor het up to date houden van alle gegevens van de missie die noodzakelijk zijn voor het goed kunnen functioneren van het SitCen in geval van calamiteiten.
2.3.5
Nieuwsbrief (PUO)
(Implementatie volgt, PUO)
De PUO of een daartoe ingehuurde organisatie maakt 2 tot 3 maal per jaar een Nieuwsbrief Uitzendingen die wordt verspreid aan de uitgezonden missiegangers en hun thuisfront. De redactie en inhoud van deze nieuwsbrieven is van zodanige kwaliteit dat deze ook van meerwaarde zijn als informatiebron binnen de Nederlandse Politie, en de ketenpartners van de PUO.
2.3.6
Nieuwsbrief (Missie)
(is alleen ingeregeld voor Afghanistan (PUO/CC)
In het uitzendgebied worden maandelijks nieuwsbrieven gemaakt voor de interne communicatie. Deze worden gemaakt door de missieleden zelf. Zorgprotocol vredesmissies – versie 11-1-2012
5
2.3.7
Contingentsdagen
(is ingeregeld, PUO/CC)
In het missiegebied worden contingentsdagen georganiseerd. Afhankelijk van de missie betreft het naast een vergadering, voorgezeten door de Contingentscommandant, ook een mogelijkheid voor teambuilding activiteiten. Bij individuele uitzendingen is de uitzendmanager van de PUO verantwoordelijk voor het informeren van betreffende, tijdens zijn missiebezoeken.
2.3.8
Zorglijn van missie
(is ingeregeld, V&J/EU/VN)
In het uitzendgebied wordt gebruik gemaakt van de zorglijn van de missie. Elke missie heeft voorzieningen getroffen op veiligheid, sociaal en medisch vlak. Afhankelijk van het missiegebied worden afspraken met Defensie gemaakt over het gebruik van haar aanwezige faciliteiten in het betreffende missiegebied, zoals geregeld in de nadere missie uitwerkingen op basis van de hiervoor genoemde samenwerkingsovereenkomst.
2.3.9
Calamiteitenprotocol
(is ingeregeld, PUO/V&J/Defensie)
Het Calamiteitenprotocol regelt de procedures in geval van (ernstige) incidenten bij missieleden. Het gaat daarbij om communicatie, informatielijnen en repatriëring. Het protocol is zo opgesteld dat het zowel werkt met een militaire repatriëring als wel met een repatriëring door de internationale organisatie. Waarbij de keus hiervan (los van het feit dat het belang van de patiënt altijd prevaleert) afhankelijk is van de mogelijkheden van Defensie in het missiegebied en de afspraken die tevoren zijn gemaakt in de nadere uitwerkingen van de samenwerkingsovereenkomst.
2.3.10 Thuisfront zorglijn
(is ingeregeld, PUO/thuisfrontcomité Kmar)
Tijdens de uitzending is er voor het in Nederland achterblijvende thuisfront een zorglijn georganiseerd voor onderlinge contacten. Dit betreft een thuisfrontcomité van waaruit onderling contacten worden onderhouden, een telefooncirkel waarin telefonische bereikbaarheid wordt gewaarborgd, contactdagen waarbij persoonlijke contacten mogelijk zijn, evenals de direct leidinggevende van de missieganger die zo contact onderhoud met het thuisfront. De PUO is verantwoordelijk voor de continuïteit van deze zorglijn in geval deze dienst niet langer van Defensie kan worden afgenomen.
2.3.11 SMS – Alert
(implementatie volgt, PUO/CC)
De PUO maakt gebruik van een SMS – Alert voor het informeren van uitgezonden missiegangers en/of thuisfrontleden over acute omstandigheden. Dit geldt zowel voor acuut gevaar of voor het ontzenuwen van onterechte acute gevaarmeldingen. Op het moment dat het calamiteitenprotocol in werking is kan het instrument van een sms-alert nooit worden ingezet.
2.3.12 Collegiale ondersteuning (BOT Politie) In ontwikkeling als onderdeel van het programma versterking Professionele weerbaarheid
2.3.13 Medische zorg tijdens verlof
(implementatie volgt, PUO, V&J/Defensie)
Het Centraal Militair Hospitaal (CMH) is 24/7 beschikbaar voor missiegerelateerde problematiek. Ook de politie uitzendarts is beschikbaar voor consult. Van de consulten tijdens verlof worden de medische gegevens opgenomen in het centraal medisch missiedossier bij de politie uitzendarts. Zorgprotocol vredesmissies – versie 11-1-2012
6
2.3.14 Adaptatieprogramma
(implementatie volgt, PUO/V&J/Defensie)
Afhankelijk van de missie vindt een adaptatieprogramma plaats. Dit programma kan groepsgewijs en individueel worden uitgevoerd. Afhankelijk van de missie worden in het adaptatieprogramma methodieken van collegiale ondersteuning en mentale reset aangeboden. Onderzoek naar een politiespecifiek adaptatieprogramma wordt gedaan binnen het programma professionele weerbaarheid.
2.4
Na de missie
2.4.1
Ontvangst in Nederland
(is ingeregeld, PUO/CIB)
De missieganger die terugkeert uit de missie wordt bij terugkeer in Nederland ontvangen door de uitzendmanager. Het thuisfront van de missieganger is hier, zo mogelijk, bij aanwezig. De PUO coördineert de ontvangst.
2.4.2
Tactische debriefing
(is ingeregeld, PUO)
Met de missieganger die is teruggekeerd uit de missie wordt kort na terugkeer een tactische debriefing gehouden door de uitzendmanagers van de PUO. In de tactische debriefing komen aspecten aan de orde die te maken hebben met de operationele uitvoering van de missie, de samenwerking binnen het contingent, de bereikte operationele resultaten, de overdracht van werkzaamheden, de samenwerking met andere deelnemende missielanden, het terugkeerproces, etc. De uitzendmanager van de PUO doet de debriefing volgens een vastgesteld protocol en gebruikt deze debriefing naast het peilen van de teruggekomen politiefunctionaris ook als input voor zijn lessons learned activiteiten.
2.4.3
Medische uitkeuring (inclusief vaccinaties) (PUO coördineert) (Implementatie volgt, PUO/politie uitzendarts)
Tijdens de medische uitkeuring bij de politie uitzendarts komen vooral de medische aspecten aan de orde. Van deze medische keuring wordt ook aantekening gehouden in het medisch dossier.
2.4.4
Psychosociale debriefing door Bedrijfsmaatschappelijk werk (PUO coördineert) (Implementatie volgt, PUO/politie uitzend BMW)
Tijdens de debriefing bij een specifieke in uitzendingen gespecialiseerde Bedrijfsmaatschappelijk werker van de politie komen aspecten van psychosociale belasting en mentale veerkracht aan de orde. Van de debriefing wordt aantekening gehouden in het medisch dossier.
2.4.5
Communicatie in eigen korps
(Implementatie volgt, PUO/Communicatie-eenheid)
Van belang is dat over de uitzendervaring van de missieganger en zijn behaalde resultaten in zijn korps wordt gecommuniceerd. Dit draagt bij aan een verhoogde erkenning en waardering voor het werk van de betreffende missieganger, maar ook voor het werken binnen missies in het algemeen. De PUO ondersteunt de betreffende missieganger en zijn communicatieafdeling bij de uitwerking van deze communicatie.
Zorgprotocol vredesmissies – versie 11-1-2012
7
2.4.6
Borgen kennis over uitzending Psycho-informatie voor directe collega’s en leiding gevende(n) in eigen korps
In ontwikkeling als onderdeel van het programma versterking professionele weerbaarheid
2.4.7
Centrale bewaking zorgproces, centraal registratie-/volgsysteem
In ontwikkeling als onderdeel van het programma versterking professionele weerbaarheid
3
Implementatie
3.1 Programma versterking professionele weerbaarheid Zoals in de inleiding al is aangegeven wordt dit zorgmodel ontwikkeld in samenhang met het programma professionele weerbaarheid. Verder is aangegeven dat de onderdelen die te maken hebben met erkenning en waardering ook als apart onderdeel van het programma professionele weerbaarheid worden opgepakt. Hieronder worden de belangrijkste thema’s genoemd die onder de verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder van het programma professionele weerbaarheid verder worden uitgewerkt. Bij de met een * aangemerkte thema’s wordt de afdeling IZ van V&J in ieder geval betrokken bij de verdere uitwerking. 3.1.1 Thema’s in het kader van de zorglijn Stress- en traumaprogramma Lotgenoten werkmodel Ontwikkelen uitzendingenwebsite bij de politie (Samenhang PKN) Politiespecifiek adaptatieprogramma* Ontwikkelen kennisbank psycho-sociale aspecten van een uitzending Centrale bewaking zorgproces* 3.1.2 Thema’s in het kader van erkenning en waardering Cultuurprogramma uitzendingen* Medaille-uitreiking* Draaginsignebeleid Beleid m.b.t. veteranendag
3.2
Ontwikkelingen bij uitzendorganisatie Verder staat ook de ontwikkeling binnen de PUO op het gebied van vredesmissies niet stil. Al in 2011 is de start gemaakt met een meer op elkaar aansluitend opleidingsprogramma dat in 2012 geïmplementeerd gaat worden. Ook wordt gewerkt aan een zwaarder assessmentprogramma. Bovendien wordt naar aanleiding van de zwaardere selectie die Brussel hanteert voor de missies ook de werving aangepast.
3.2.1
Thema’s die binnen de PUO in 2012 aandacht krijgen
Werving Assessment Integreren van de opleidingen
Zorgprotocol vredesmissies – versie 11-1-2012
8
