1_ INHOUDSOPGAVE GEBRUIKERSHANDLEIDING DIVOSA BENCHMARK WERK EN INKOMEN 2015

Koningin Wilhelminalaan 5 | 3527 LA Utrecht Postbus 2758 | 3500 GT Utrecht T 030 - 233 23 37 | [email protected] Postbank 194416 | KvK 40532318 Midden-Nederland

1_ INHOUDSOPGAVE GEBRUIKERSHANDLEIDING DIVOSA BENCHMARK WERK EN INKOMEN 2015 1_ Inhoudsopgave Gebruikershandleiding Divosa benchmark Werk en Inkomen 2015

1

2_

Inleiding

2

3_ 3.1.1_ 3.1.2_ 3.1.3_ 3.1.4_ 3.1.5_ 3.1.6_ 3.1.7_

Werkwijze Uploaden van gegevens Vragenlijst invullen Vragenlijst selecteren Vragenlijst invullen Vragenlijst invullen op ISD/samenwerkingsverband- niveau Vragenlijst inleveren Corrigeren van ingeleverde data

2 2 5 6 7 9 9 9

4_ 4.1_ 4.2_ 4.3_ 4.4_ 4.5_ 4.6_ 4.7_

Rapporten en online analyses Soorten rapportages Vergelijkingsmogelijkheden Online Benchmarken Vragenlijst selecteren Categorie selecteren Selectieopties selecteren Inzien eigen gegevens

10 11 12 14 14 15 16 17

5_ 5.1_ 5.2_ 5.3_

Helpdesk Contactgegevens wijzigen Wachtwoord vergeten Samenvatting aanleverdata 2015:

18 18 18 19

Gebruikershandleiding Divosa Benchmark ontwikkeld in samenwerking met

2_

INLEIDING In deze handleiding vindt u de belangrijkste informatie over de Divosa Benchmark 2015 die u als deelnemer dient te weten. Er wordt ingegaan op de werkwijze met betrekking tot het uploaden van gegevens, het invullen van de kwartaalvragenlijsten, rapporten en online analyses en de helpdesk. Aan het einde van deze gebruikershandleiding vindt u een tabel met een samenvatting van alle aanleverdata.

3_

WERKWIJZE

3.1.1_ Uploaden van gegevens U krijgt van ons inloggegevens verstrekt om in te kunnen loggen op de website www.divosa-benchmark.nl. Na het inloggen klikt u op het tabblad ‘gegevens uploaden’ of de link daaronder:

2

Wanneer u hierop klikt komt u in het volgende menu:

Voor het uploaden dient u 4 stappen te onthouden:

1_ Uw softwareleverancier zorgt ervoor dat er maandelijks bestanden worden aangemaakt die u bij ons kunt uploaden. Zorg ervoor dat u weet op welke locatie dit bestand wordt aangemaakt. 2_ U kunt op bovenstaande pagina per statistiek (BUS, BSFD, BAS+ en SRG) de gegevens uploaden. Het uploaden van de BUS, BSFD, BAS+ en de SRG doet u maandelijks. Ook de SRG is sinds 2015 een maandelijkse statistiek (voorheen halfjaarlijks). 3_ U dient per statistiek een ZIP-bestand up te loaden dat niet is beveiligd met een wachtwoord. Per statistieksoort kunt u steeds 1 ZIP-bestand aanleveren. Er kunnen meerdere xml-maandbestanden per statistieksoort in één zip-bestand worden gezipt en geüpload. Dit maakt het uploaden minder arbeidsintensief. 4_ U dient de gegevens gelijktijdig aan te leveren met het aanleveren van de gegevens aan het CBS. Let op! De volgende wijze van aanlevering wordt niet door het systeem geaccepteerd met als gevolg dat uw gegevens niet kunnen worden verwerkt.    

3

Xml-bestanden die niet zijn gezipt Dubbel gezipte bestanden ( een zipbestand in een zipbestand) Verschillende statistieken (BUS, BAS+, BDFS, SRG) in één zipbestand. Andersoortige inpakmethodes met bestandsextensie zoals .7zip of .rar

De softwareleveranciers maken een bestand, waarin de gegevens van personen zijn versleuteld zodat wij geen inzicht hebben in privacygevoelige gegevens (persoonsgegevens). Indien de BSN’s incorrect zijn versleuteld kunnen de statistieken niet door het systeem worden verwerkt. Neem dan contact op met uw softwareleverancier. Daarnaast hebben de softwareleveranciers de uitvraag van de BAS aangepast. Wij hebben dit de BAS+ genoemd omdat wij hier meer uitvragen en verzamelen dan het CBS. Naast dat wij het aantal uitkeringsaanvragen uitvragen, verzamelen wij ook gegevens omtrent de aanvraagdatum van de aanvraag BUIG en bijzonder bijstand, de besluitdatum van de aanvraag BUIG en bijzonder bijstand en de aard van de beslissing van de aanvragen aanvraag BUIG en bijzonder bijstand. Per softwareleverancier hebben we een contactpersoon voor de Benchmark Werk en Inkomen. Dit is voor Centric gemeenten: Naam | Menno Postma Functie | Support specialist Telefoon | 0182-345897 Email | [email protected] Mobiel | 06 53 783 117 Pink gemeenten kunnen contact opnemen met: Naam | Ton Claessens Telefoon | 076-5487500 Email | [email protected] Wanneer u deze gegevens heeft aangeleverd, verschijnen na centrale verwerking door ons deze gegevens op de pagina ‘Gegevens invoeren’ (kies voor de vragenlijst ‘Basisbenchmark’) onder het kopje ‘Niet door u in te vullen’. Bovendien wordt hier aan de hand van automatische berekeningen extra data voor analyses berekend. Wij streven ernaar deze verwerking voor het eind van de maand gereed te hebben. Na het uploaden en invullen van uw gegevens, verwerken en analyseren wij deze gegevens. Om dit tijdig te kunnen doen hanteren wij sluitingsdata, deze lopen parallel aan de sluitingsdata van het CBS. Concreet houdt dat in: Gegevens met betrekking tot: Jan 2013 t/m dec 2014 Januari 2015 Februari 2015 Maart 2015 April 2015 Mei 2015 Juni 2015 Juli 2015 Augustus 2015 September 2015 Oktober 2015 November 2015 December 2015

4

Sluitingsdatum: 24 januari 2015 16 februari 2015 16 maart 2015 15 april 2015 15 mei 2015 15 juni 2015 15 juli 2015 17 augustus 2015 15 september 2015 15 oktober 2015 16 november 2015 15 december 2015 15 januari 2016

Het is erg belangrijk dat u zich aan bovenstaande data houdt, anders wordt er gewerkt met incomplete data! U dient dus uiterlijk op de datum van de deadline de gegevens in te vullen/up te loaden. Wanneer u later dan bovenstaande sluitingsdata de gegevens aanlevert, worden uw gegevens pas een maand later verwerkt. U kunt op de pagina waar u de bestanden upload uw uploadgeschiedenis raadplegen. Daarnaast wordt er iedere maand bij de nieuwsberichten een lijst gepubliceerd waarin u kunt zien of uw data is geaccepteerd voor verwerking, of dat er bestanden ontbreken of incorrect zijn. Wij raden u aan deze lijst maandelijks even te bekijken voor uw eigen gemeente(n). Let op: Bij veel indicatoren werken we met een voortschrijdend jaargemiddelde (berekend over 12 maanden). Ook zijn er trendgrafieken die een ontwikkeling over een langere periode laten zien. Het is daarom noodzakelijk dat ook alle maandstatistieken over 2013 en 2014 zijn aangeleverd (BUS, BDFS en BAS+ jan 2013 t/m dec 2014), SRG 1e helft 2013, SRG 2e helft 2013, SRG 1e helft 2014, SRG 2e helft 2014 U moet ook als er in een bepaalde maand geen aanvragen (BAS+), uitkeringen (BUS) of vorderingen (BDFS) waren toch de bestanden aanleveren. De XML-bestanden die u aanlevert bevatten namelijk informatie over de soort statistiek, de periode en de gemeente waar ze over gaan. Als u geen bestand uploadt, dan kunnen wij het verschil niet zien tussen de situatie dat het bestand niet geüpload is en de situatie dat er geen aanvragen/uitkeringen/vorderingen waren. Het XML-bestand voor bijvoorbeeld een maand zonder betalingen ziet er hetzelfde uit als wanneer er wel betalingen waren, alleen staan er geen records in die een betaling beschrijven. Er staan wel gegevens in die beschrijven dat het om de BUS gaat, voor welke periode en voor welke gemeente. In onze dataverwerking komen de aantallen betalingen e.d. dan op “0” te staan in plaats van op “nvh”. Zo is te zien dat de data wel compleet geleverd is. 3.1.2_ Vragenlijst invullen Bij de Verdiepende module WWB/Participatie dient u nog een aantal vragen handmatig in te vullen via de online vragenlijst. Dit moet u na afloop van ieder kwartaal doen en kan ook via bovengenoemde website. De deadlines hiervoor zijn: Gegevens met betrekking tot:

Sluitingsdatum:

Kwartalen 2013 en 2014 1e kwartaal 2015 2e kwartaal 2015 3e kwartaal 2015 4e kwartaal 2015

24 15 15 15 15

januari 2015 april 2015 juli 2015 oktober 2015 januari 2016

Het is erg belangrijk dat u zich aan bovenstaande data houdt, anders wordt er gewerkt met incomplete data! U dient dus uiterlijk op de datum van de deadline de gegevens in te vullen. Anders dan bij de gegevens uit de statistieken worden de ingevulde vragenlijsten direct verwerkt in de rapportages op het moment dat deze volledig zijn ingevuld en ingeleverd.

5

Voor het invullen van de vragenlijst gaat u weer naar het platform op www.divosabenchmark.nl. Na het inloggen gaat u naar het kopje ‘Gegevens invoeren’ in de horizontale menubalk.

3.1.3_ Vragenlijst selecteren Gebruikmakend van het ‘drop-down’ menu kunt u de verschillende kwartaalvragenlijsten selecteren om in te vullen. Deelnemers die in 2015 gestart zijn met de kunnen over 2013 en 2014 de jaarvragenlijsten invullen in plaats van afzonderlijke kwartaalvragenlijsten.

6

3.1.4_ Vragenlijst invullen In het midden onder de kolom ‘Door u in te vullen’ verschijnen de verschillende categorieën van de vragenlijst van de aanvullende module. Door op de blauwe subcategorie (in het voorbeeld ‘Formatie’) te klikken opent u de bijbehorende vragen. Wanneer u per categorie alle bijbehorende vragen heeft beantwoord komt het aandeel ingevuld op 100% te staan.

7

U ziet de vragen bij deze categorie nu op het scherm (zie voorbeeld Personeelskosten: Formatie). Let op! Gebruik als decimaalteken de komma [,] en niet een punt [.]. In de hiervoor bestemde antwoordvelden is het mogelijk om data in te voeren. Mocht de vraag niet helemaal duidelijk zijn, dan kunt u óf de speciale toelichting bekijken (voor Formatie en Inhuur), of een toelichting op de vraag lezen door simpelweg op de betreffende vraag te klikken. De toelichting verschijnt zoals hierboven te zien is, rechts naast de vragen. Mocht het antwoord op de vraag dat u geeft niet geheel betrouwbaar of niet voor handen zijn, dan kunt u dat in dit toelichtingenveld aanvinken. Door deze toevoeging kunnen wij hier in de analyse van de gegevens rekening mee houden.  Vink ‘Niet voorhanden’ aan als de gegevens niet beschikbaar zijn.  Vink 'Schatting/Niet 100% betrouwbaar aan' als het antwoord vermoedelijk niet geheel betrouwbaar is omdat de toelichting die wordt gegeven bij de vraag verschilt van uw eigen interpretatie van het antwoord. Geef in het vak 'Opmerking' aan waar het verschil in zit. Let op! houd er rekening mee dat door het gebruik van deze opties de vergelijkingsmogelijkheden kunnen komen te vervallen en eventuele automatische doorberekeningen hierdoor kunnen worden beïnvloed.

8

3.1.5_ Vragenlijst invullen op ISD/samenwerkingsverband- niveau Voor de ISD organisatie is het zowel mogelijk om alleen op het niveau van de ISD organisatie gegevens aan te leveren als de waarden van de onderliggende gemeenten in te vullen. Het invullen van gegevens op gemeentelijk niveau is niet noodzakelijk. Op het moment dat u er voor kiest om zowel op ISD als op onderliggend gemeente niveau kwartaalgegevens in te vullen is wel wenselijk dat dit consequent over alle kwartalen wordt doorgevoerd. Indien dit niet consequent wordt doorgevoerd resulteert dit in een trendbreuk die verstorend werkt op het benchmarkgemiddelde. 3.1.6_ Vragenlijst inleveren Het volgende scherm verschijnt:

Als u vragen in een categorie heeft beantwoord, vergeet dan niet onderaan de pagina op de groene knop ‘Opslaan’ te klikken die onderaan de invoerpagina altijd in beeld is. Op deze manier slaat u de gegevens tussentijds op. Indien u wijzigingen heeft doorgevoerd maar vergeten bent op te slaan zal u gewaarschuwd worden bij het verlaten van de webpagina. In dit scherm staat momenteel dat alles al ingevuld is (hierdoor verschijnt ook de ballon met de mogelijkheid om in te leveren). Nadat u de vragen zijn ingevuld en ingeleverd, bent u klaar met invullen en kunt u uw gegevens benchmarken en rapporten genereren. Let op! Gedeeltelijk ingevulde vragenlijsten of compleet ingevulde vragenlijsten die niet zijn ingeleverd worden niet meegenomen in de rapportages.

3.1.7_ Corrigeren van ingeleverde data Als u data wilt corrigeren die u heeft ingeleverd (kwartaalvragenlijsten) neem dan contact met ons op, wij zetten dan de betreffende vragenlijst (tijdelijk) weer voor u open zodat u de gegevens opnieuw kunt invullen en inleveren.

9

4_

RAPPORTEN EN ONLINE ANALYSES Rond de 20e van elke maand wordt er op basis van de aangeleverde gegevens een maandrapportage op de website beschikbaar gesteld. De volgende rapporten zijn in het menu ‘Gegevens vergelijken’ beschikbaar:

Er is een basisrapport met daarin alleen informatie over volume en financiën en er zijn twee modulerapporten met daarin informatie over volume, financiën, participatie, handhaving, debiteuren en bedrijfsvoering. Via het drop-down menu bij ‘kies een andere vragenlijst’ kunt u het gewenste rapport selecteren. Deelnemers die alleen een basis abonnement afnemen hebben enkel de beschikking over een basisrapport.

10

4.1_

Soorten rapportages

Het rapport module WWB/Participatie bevat informatie over de algemene kenmerken van deelnemende organisaties (gemeenten en samenwerkingsverbanden), de volume ontwikkeling BUIG, participatie, financiën, handhaving en maatregelen, debiteuren en bedrijfsvoering. U kunt rapporten over verschillende periodes selecteren:   

Tot en met de meest actuele maand Half jaar rapport Jaar rapport

Bij het module rapport heeft u de keuze uit verschillende typen rapportages:   

11

Standaard rapport WWB/Participatie: Een rapport met trendgrafieken waarin uw organisatie wordt vergeleken met het gemiddelde van een te kiezen vergelijkingsgroep. Standaard rapport WWB/Participatie individuele scores per organisatie: Een rapport met trendgrafieken waarin uw organisatie wordt vergeleken met individuele scores van de geselecteerde organisaties Uitgebreid rapport WWB/Participatie: Dit rapport bevat trendgrafieken waarin uw organisatie wordt vergeleken met het gemiddelde van een te kiezen vergelijkingsgroep aangevuld met individuele scores van de geselecteerde organisaties uit de vergelijkingsgroep over de betreffende maand.

Daarnaast bestaat de mogelijkheid om een rapport op maat samen te stellen. Hierin kunt u van te voren aanvinken welke hoofdstukken u in het rapport wilt zien.

Tot slot vindt u op deze pagina een rapport met definities. In dit rapport worden de definities getoond in dezelfde volgorde als in het rapport module WWB/Participatie.

4.2_

Vergelijkingsmogelijkheden

Nadat u het type rapport heeft geselecteerd kunt u kiezen waarmee u uw organisatie wilt vergelijken. Vergelijkingsgroep 1 bevat standaard alle primaire organisaties1 die in dezelfde grootteklasse vallen als uw organisatie. Vergelijkingsgroep 2 bevat standaard alle primaire organisaties, ongeacht de grootte (het benchmarkgemiddelde).

Als gebruiker kunt u de filtering aanpassen. U kunt uw organisatie bijvoorbeeld vergelijken met andere organisaties in uw landsdeel, provincie, coropgebied of arbeidsmarktregio. Door op meer opties te klikken kunt meerdere parameters tegelijk selecteren.

1

Primaire organisatie is de organisatie die de WWB uitvoert. Dit kan een samenwerkingsverband/ISD zijn of een individuele gemeente.

12

Door bij ‘Vergelijk scores van’ te klikken op ‘zoekopdracht’ kunt u uw organisatie vergelijken met alle te selecteren primaire organisaties en alle individuele gemeenten. Wanneer u in het zoekveld de naam van de betreffende organisatie typt zal deze in het selectievenster verschijnen.

Nadat u de filters heeft ingesteld kunt u met de knop “Benchmarken“ het rapport opvragen. Het genereren van een rapport duurt over het algemeen minder dan een halve minuut maar dit is ook afhankelijk van de snelheid van uw internetverbinding. Vervolgens kunt u het rapport downloaden naar Word met de knop “Downloaden”. Het Worddocument kunt u na een eventuele bewerking opslaan als een PDF document.

13

4.3_

4.4_

Online Benchmarken Naast het downloaden van rapporten kunt u uw organisatie ook vergelijken in het gedeelte online benchmarken. In het online benchmark gedeelte zijn er meer indicatoren beschikbaar dan in de rapportages. In dit hoofdstuk vindt u de belangrijkste informatie over de vergelijkingsmogelijkheden. Vragenlijst selecteren

Bij online benchmarken selecteert u middels het drop down menu de gewenste vragenlijst over een te kiezen periode. In de vragenlijst ‘Basisbenchmark W&I’ staan de indicatoren die voortkomen uit de aangeleverde statistieken (BUS, BAS+, BDFS en SRG). In de vragenlijst ‘Module WWB/Participatie’ staan de indicatoren die voorkomen uit de handmatig ingevulde kwartaalvragenlijsten.

14

4.5_

Categorie selecteren

Indien er voor uw organisatie benchmarkgegevens beschikbaar zijn en u gemachtigd bent deze in te zien, kunt u in de geselecteerde vragenlijst op de categorie naar keuze klikken waarin u uw organisatie wilt vergelijken. Selecteer eerst het onderdeel waarop u wilt vergelijken.

Vervolgens verschijnen de onderliggende vragen en kunt u de selectie aanpassen van organisaties waarmee u wilt vergelijken. Net als bij de rapporten kunt u als gebruiker verschillende parameters instellen zoals landsdeel, gemeentegrootteklasse, ISD en kunt u middels ‘zoekopdracht’ specifieke organisaties naar wens selecteren.

Na het klikken op de knop ‘grafische weergave’ wordt de vergelijking met de gekozen referentiegroep in een grafiek weergegeven.

15

4.6_

Selectieopties selecteren

Anders dan bij de rapporten kunt u bij het online benchmarken de periode selecteren en kunt u kiezen of alle individuele scores worden weergeven of het gemiddelde van de gekozen referentiegroep. De gegenereerde grafiek kan als afbeelding worden geëxporteerd.

Grafiek 18 maanden, vergeleken met gemiddelde van referentiegroep

Exporteren als afbeelding

Grafiek 1 maand, vergeleken met individuele scores referentiegroep

16

4.7_

Inzien eigen gegevens Naast de gegevens die u bij online benchmarken kunt inzien kunt u zelf een excel met de gebruikte data downloaden. Dit doet u door op het tabblad ‘Gegevens invoeren’ na het selecteren van de gewenste maand of het gewenste kwartaal naar beneden te scrollen. Hier ziet u de optie ‘exporteer de vragenlijst en uw antwoorden naar excel’.

In de geëxporteerde vragenlijst staan alle berekende indicatoren van die maand en de ingelezen gegevens; de data in de statistieken op basis waarvan de indicatoren worden berekend.

17

5_

HELPDESK Op het platform kunt u onder ‘helpdesk’ het kopje ‘veelgestelde vragen’ vinden. Deze worden regelmatig bijgewerkt. Als u een vraag heeft, kijk dan eerst hier of hier het antwoord te vinden is. Ook vindt u hier handleidingen om te downloaden en kunt u via contact een vraag stellen aan de benchmarkorganisatie.

5.1_

Contactgegevens wijzigen Bij de aanmelding voor de Divosa Benchmark hebt u de gegevens van uw gemeente en de contactpersoon op het aanmeldformulier ingevuld. Deze gegevens worden opgeslagen in een database, die wij gebruiken voor de verzending van post/mail. Wanneer er binnen uw gemeente iets wijzigt, bijvoorbeeld de contactpersoon, of u wilt meerdere accounts aanmaken, kunt u dit zelf doen op de website van de benchmark. Klik na inloggen in het menu op de knop ‘Gebruikersbeheer’ in de menubalk en klik vervolgens op ‘Gebruikers’. U vindt hier een overzicht van de reeds toegevoegde andere gebruikers. Bovendien vindt u hier de optie om nieuwe gebruikers toe te voegen of geselecteerde gebruikers te verwijderen. Bovenaan het overzicht vindt u links de knop ‘nieuwe gebruiker’. Klik hierop om een nieuwe account aan te maken voor een collega.

5.2_

18

Wachtwoord vergeten Op de website van de benchmark kunt u zelf een nieuw wachtwoord aanvragen, indien u uw wachtwoord bent vergeten. Kijk hiervoor op www.divosa-benchmark.nl onder het inlogveld kunt u klikken op ‘wachtwoord vergeten’.

5.3_

19

Samenvatting aanleverdata 2015:

Jaarplanning BM Werk en Inkomen 2015

Wanneer

Aanleveren bestanden (BUS, BDFS en BAS+ jan 2013 t/m dec 2014), SRG 1e helft 2013, SRG 2e helft 2013, SRG 1e helft 2014, SRG 2e helft 2014

uiterlijk 24 januari 2015

Invullen jaarvragenlijst 2013 en jaarvragenlijst 2014 (indien nieuwe deelnemer)

uiterlijk 24 januari 2015

Invullen kwartaalvragenlijst 4e kwartaal 2014

uiterlijk 24 januari 2015

Aanleveren bestanden jan

uiterlijk 16 februari 2015

Aanleveren bestanden februari

uiterlijk 16 maart 2015

Aanleveren bestanden maart

uiterlijk 15 april 2015

Invullen kwartaalvragenlijst 1e kwartaal

uiterlijk 15 april 2015

Aanleveren bestanden april

uiterlijk 15 mei 2015

Aanleveren bestanden mei

uiterlijk 15 juni 2015

Aanleveren bestanden juni

uiterlijk 15 juli 2015

Invullen kwartaalvragenlijst 2e kwartaal

uiterlijk 15 juli 2015

Aanleveren bestanden juli

uiterlijk 17 augustus 2015

Aanleveren bestanden augustus

uiterlijk 15 september 2015

Aanleveren bestanden september

uiterlijk 15 oktober 2015

Invullen kwartaalvragenlijst 3e kwartaal

uiterlijk 15 oktober 2015

Aanleveren bestanden oktober

uiterlijk 16 november 2015

Aanleveren bestanden november

uiterlijk 15 december 2015

Aanleveren bestanden december

uiterlijk 15 januari 2016

Invullen kwartaalvragenlijst 4e kwartaal

uiterlijk 15 januari 2016