BBC JULI 2015
1 INHOUDSOPGAVE 1
INHOUDSOPGAVE .................................................................................................... 1.1
2
INLEIDING ................................................................................................................... 2.1
2.1
Voorwoord .................................................................................................................................................... 2.1
2.2
Colofon ........................................................................................................................................................... 2.2
3.1
Soorten wijzigingen aan de NH BBC toepassing .................................................................................. 3.1
4
ALGEMENE AANPASSINGEN .................................................................................. 4.1
3
3.2
4.1
4.2
4.3 5
NAZICHT VERSIE EN PATCH .................................................................................. 3.1 Versie en Patchversie controleren ........................................................................................................... 3.1
Kaderkleur lijnen .......................................................................................................................................... 4.1
Standaardinstellingen validatie bestelaanvraag en factuur ................................................................... 4.2 4.2.1 Validatie bestelaanvraag ............................................................................................................... 4.2 4.2.2 Validatie factuur ............................................................................................................................. 4.3 BBC 1.3.3.1. Gebruikers New Horizon .................................................................................................. 4.4
BUDGET ....................................................................................................................... 5.1
5.1
Budgetherziening toevoegen/schrappen ................................................................................................. 5.1
5.3
Ingave nieuwe budgetlijnen investeringsbudget ..................................................................................... 5.4 5.3.1 Verdeling budgetbedragen ........................................................................................................... 5.4 5.3.2 Budgetten op algemene rekeningen suffix 07 – in aanbouw ............................................... 5.4 5.3.3 Budgetten op algemene rekeningen MAR 28xx ..................................................................... 5.5
5.2
5.4 5.5 6
Ingave wijzigingen bestaande investeringsenveloppes bij opmaak budget....................................... 5.2
Aanpassing scherm “BBC 3.4.1. Invulling schema M2” ........................................................................... 5.6
Budgetherzieningen opladen vanuit Excel............................................................................................... 5.7
OFFICIËLE RAPPORTERING .................................................................................... 6.1
6.1
Rapporten J6 en J7 op niveau van kostenplaats .................................................................................... 6.1
6.3
Digitale rapportering Meerjarenplan met rekeningcijfers ................................................................... 6.2
6.2
6.4
6.5
6.6
Rapport BW2 voor 1ste budgetwijziging boekjaar ................................................................................ 6.2
Rapportering ondernemingen – Omzetcontrole BTW ...................................................................... 6.3 6.4.1 Rapportering instellen .................................................................................................................. 6.3 Rapport sjabloon opvragen ......................................................................................................... 6.3 Rapport sjabloon koppelen ......................................................................................................... 6.4 6.4.2 Rapport opvragen .......................................................................................................................... 6.5 Fiscale fiches nu ook voor betalingen via vrije betaallijst .................................................................... 6.6
Fiscale fiches – ontbrekende gegevens aanvullen.................................................................................. 6.8
7
OPZOEKINGEN EN CONSULTATIES .................................................................... 7.1
7.1
Nieuwe zoekvelden Consultaties Individuele rek................................................................................. 7.1
7.3
BBC 11.2.1. Koppelen dubbele dossiers ................................................................................................. 7.3
7.2
BBC 1.1.14. Indicatoren .............................................................................................................................. 7.2
7.4
BBC 4.1.1.4. Validatie bestelaanvragen.................................................................................................... 7.3
8.1
Algemene rekening wijzigen in de hoofdfiche van een inventarisgoed ............................................ 8.1
8
8.2
8.3
8.4
INVENTARIS................................................................................................................ 8.1 Algemene rekening, beleidsitem of kostenplaats wijzigen in detailfiche inventarisgoed ............. 8.1
Wijzigen “Buiten gebruik” .......................................................................................................................... 8.2
Aanmaak inventarisfiche passief – jaar ingebruikname ........................................................................ 8.3
2 INLEIDING 2.1 VOORWOORD Met deze releasenota BBC juli 2015 bezorgen we je een overzicht van de recente aanpassingen aan de NH BBC toepassingen versies 20141124, 20150331 en 20150701. Het gaat om 2 soorten wijzigingen: •
•
Wijzigingen door een patch, een automatisch programma dat vanuit Cevi/Logins gestuurd wordt. De hier besproken wijzigingen werden in de periode januari – juli 2015 in de toepassing toegevoegd. Je kan een aantal van deze wijzigingen al gebruikt hebben in de vorige versie van de toepassing.
Wijzigingen als gevolg van de nieuwe release: dit zijn programmawijzigingen die met de nieuw geïnstalleerde versie ingevoerd worden.
In hoofdstuk 3 Nazicht Versie en Patch leggen we uit hoe je versie en patch kunt controleren.
De belangrijkste wijzigingen betreffen de opmaak van budget en officiële rapporten: • • • • • • •
Wijziging protocol opladen budgetherziening exploitatie
Mogelijkheid om bestaande investeringsenveloppes te wijzigen bij de opmaak van het initieel budget van een boekjaar Weergave rekeningcijfers en aanpassing detailschermen in “3.4.1. Invulling schema M2”
Schrappen en aanmaken budgetherziening vanuit scherm “3.6.2. Goedkeuring budgetherziening” Digitale rapportering meerjarenplan met rekeningcijfers BTW Omzetcontrole
Rapporten J6 en J7 op niveau van kostenplaats
Naast de bovenstaande wijzigingen zijn er nog enkele kleinere aanpassingen, inzake consultaties en inventaris. Deze wijzigingen vind je terug vanaf hoofdstuk 7.
We streven ernaar de kwaliteit van onze handleidingen continu te verbeteren. Opmerkingen of suggesties zijn dan ook steeds welkom op
[email protected]. Team Financiën Cevi NV/Logins NV
Hoofdstuk 2: Inleiding
Release nota BBC
Versie juli 2015
2.2
2.2 COLOFON
© Cevi/Logins NV 2015-08-12
Cevi NV - Bisdomplein 3 - 9000 GENT Tel. Cevi Contact Center: 09 264 07 01 - fax: 09 233 05 24 E-mail:
[email protected] Internet: http://www.cevi.be/ - extranet: http://ce-site.cevi.be/ Ondernemersnummer: BE 0860.972.295
Logins NV - Generaal De Wittelaan 17 B32 - 2800 Mechelen Tel.: 015 45 48 50 - fax: 015 45 48 89 E-mail:
[email protected] Internet: http://www.logins.be Ondernemersnummer: BE 0458.715.671
Programma: NH BBC
Ondersteuning: Team Financiën
Hoofdstuk 2: Inleiding
Release nota BBC
Versie juli 2015
3 NAZICHT VERSIE EN PATCH 3.1 SOORTEN WIJZIGINGEN AAN DE NH BBC TOEPASSING De toepassing NH BBC-boekhouding wordt nog regelmatig bijgewerkt, hetzij om de werking te corrigeren, hetzij om nieuwe mogelijkheden/uitbreidingen toe te voegen. Deze wijzigingen komen op 2 manieren in jouw werkomgeving terecht:
1) Door middel van een nieuwe versie: dit gaat om grotere aanpassingen, met wijzigingen aan de tabel/database structuur, enz. Een nieuwe versie moet steeds door Cevi/Logins bij jouw bestuur geïnstalleerd worden. Tijdens die installatie kun je niet werken in de NH BBC Boekhouding. Afhankelijk van de NH-toepassingen waarmee je bestuur werkt, worden er 2 tot 3 versies bij je bestuur geïnstalleerd. 2) Door middel van een patch: heel wat kleinere aanpassingen en correcties worden via patch aangeleverd. Via een automatisch installatieprogramma worden programmawijzigingen bij je bestuur gedownload en zo ter beschikking gesteld van de gebruikers. Zowat elke werkdag wordt er een patchprogramma opgemaakt. Hoewel dit patchprogramma automatisch verloopt, kan het altijd zijn dat dit automatisch proces eens verstoord geraakt. Je controleert dan ook best op geregelde tijdstippen.
3.2 VERSIE EN PATCHVERSIE CONTROLEREN Je kunt zelf de versie en patchversie van je NH BBC boekhouding eenvoudig controleren: 1) Open om het even welk NH BBC scherm en klik bovenaan op “Help”.
2) Selecteer dan “Info” in het menu.
3) Je ziet nu het infoscherm, met op de voorlaatste lijn de versie van de NH BBC boekhoudingen, en op de laatste lijn het nummer van de laatst geïnstalleerde patch. Het patchnummer heeft het formaat van een datum volgens Amerikaanse schrijfwijze. Is dit de datum van de voorgaande werkdag, dan loopt de patch update correct bij jouw bestuur.
Hoofdstuk 3: Nazicht versie en patch
Release nota BBC
Versie juli 2015
3.2
Bovenstaande controle gebeurde op maandag 6 juli 2015. De voorgaande werkdag was 3 juli 2015. Dit bestuur heeft een patchversie 20150703, wat overeenkomt met de laatste voorbije werkdag. Hier loopt de patchupdate dus prima. Let op: Sommige besturen krijgen pas met een dag vertraging de patch update. In dat geval is het patchnummer de voorlaatste werkdag, en niet de voorgaande.
Als je merkt dat de patchupdate niet (meer) correct loopt bij je bestuur, neem dan contact met de helpdesk via
[email protected] of
[email protected].
Hoofdstuk 3: Nazicht versie en patch
Release nota BBC
Versie juli 2015
4 ALGEMENE AANPASSINGEN 4.1 KADERKLEUR LIJNEN Vanaf de nieuwe versie 20150331 zal de kaderkleur van de lijn waarop je staat, niet langer lichtgrijs zijn, maar wel blauw. Dit is een algemene instelling, die je zelf niet kunt wijzigen en geldt voor alle New Horizon schermen.
Hoofdstuk 4: Algemene aanpassingen
Release nota BBC
Versie juli 2015
4.2
4.2 STANDAARDINSTELLINGEN VALIDATIE BESTELAANVRAAG EN FACTUUR
In de algemene parameters kun je een aantal standaardwaarden ingeven over het validatieproces van bestelaanvragen en facturen.
4.2.1 Validatie bestelaanvraag In het scherm “4.1.1.3. Creatie bestelaanvraag” kun je volgende opties aanduiden over het validatieproces van de bestelaanvraag: * Versturen bestelbon * Dringende validatie * Verwittigen aanvrager bij laatste validatie.
Via “1.3.2.1. Algemene parameters boekhouding – DEEL 4” kun je de standaardwaarden voor deze opties aanduiden, die zullen dan standaard overgenomen worden in het opmaakscherm voor de bestelaanvraag. Je kunt de opties daar nog wijzigen.
De optie “Verwittigen aanvrager bij recyclage” is een algemene instelling en wordt niet getoond in de bestelaanvragen.
Hoofdstuk 4: Algemene aanpassingen
Release nota BBC
Versie juli 2015
4.3
Bij de validatie van een bestelaanvraag tot bestelbon worden de zones “Dringende validatie” en “Versturen bestelbon” overgenomen in het scherm van de bestelbon, “4.1.2.1. Bestelbons”. Alleen de optie “Versturen bestelbon” kun je daar nog wijzigen. Zo kun je dus nagaan of een bestelbon gevolg is van een dringende validatie of niet.
4.2.2 Validatie factuur Ook voor een factuur kan je de defaultwaarde van de optie “Dringende validatie” gaan instellen in “1.3.2.1. Algemene parameters boekhouding – DEEL 4”.
Deze instelling wordt overgenomen naar de factuurregistratie “4.3.1. Registratie aankoopfacturen” voor facturen die gevalideerd worden via een validatieschema. In dat geval kun je deze standaardinstelling aanpassen.
Hoofdstuk 4: Algemene aanpassingen
Release nota BBC
Versie juli 2015
4.4
4.3 BBC 1.3.3.1. GEBRUIKERS NEW HORIZON Je kunt in scherm “1.3.3.1. Gebruikers New Horizon” nu ook de functie van een medewerker invullen.
Deze zone zal ook afgedrukt worden voor bestelbonnen die gevalideerd werden in het systeem van bestelbonadministratie. Werk je met rtf-afdruk is het samenvoegveld voor dit gegeven #FUNCT.
Hoofdstuk 4: Algemene aanpassingen
Release nota BBC
Versie juli 2015
5 BUDGET 5.1 BUDGETHERZIENING TOEVOEGEN/SCHRAPPEN In het scherm “BBC 3.6.2. Goedkeuren budgetherziening” waren eerder al knoppen toegevoegd om twee herzieningen in opmaak te wisselen van plaats (knop <W>) of te schrappen (knop <S>), nu zijn er nog twee extra mogelijkheden aan dit scherm toegevoegd. Meer bepaald kun je nu herzieningen in opmaak toevoegen en schrappen. Een budgetherziening toevoegen doe je via de knop
. Geef vervolgens het jaar in waarin je de herziening wilt doen. Probeer je een herziening in te geven voor een vorig boekjaar, dan krijg je volgende melding.
Probeer je een herziening toe te voegen voor een boekjaar dat nog niet is aangemaakt, dan krijg je ook een foutmelding.
Een budgetherziening schrappen kan met de knop <schrappen>. Let wel, je kunt alleen een lege herziening schrappen. Zolang er wijzigingen zijn ingegeven in je herziening, zul je volgende foutmelding krijgen.
Bovendien kun je alleen de laatste herziening van een boekjaar verwijderen. Wil je toch een andere herziening verwijderen, zul je eerst de knop <W> moeten gebruiken om de herzieningen van plaats te wisselen.
Hoofdstuk 5: Budget
Release nota BBC
Versie juli 2015
5.2
5.2 INGAVE WIJZIGINGEN BESTAANDE
INVESTERINGSENVELOPPES BIJ OPMAAK BUDGET In de nieuwsbrief van 2 april 2015 wijzigde Agentschap Binnenland Vlaanderen de regels voor de ingave van budgetwijzigingen voor bestaande enveloppes. Tot dan kon je een dergelijke wijziging alleen in een budgetherziening doen, en niet bij de opmaak van het initieel budget van een boekjaar. Hierdoor werden besturen veelal verplicht om samen met de opmaak van het initieel budget van een boekjaar ook een budgetwijziging door te voeren om bestaande investeringsenveloppes te kunnen wijzigen. Deze beperking werd afgeschaft. Je kunt bij de opmaak van bijvoorbeeld budget 2016 ook wijzigingen aanbrengen in bestaande investeringsenveloppes. In onderstaand voorbeeld werd een bestaande enveloppe gewijzigd bij opmaak budget 2016.
Stel dat je samen met je budget 2016 in opmaak, ook nog een budgetherziening 2015 in opmaak hebt. In dat geval gebeurt er een controle bij het wijzigen van een budgetsleutel investeringen. Wanneer je een wijziging aan een bestaand investeringsbudget ingeeft in het initieel budget wordt gecontroleerd of hetzelfde budget ook gewijzigd wordt in een bestaande budgetherziening in opmaak. Je krijgt hiervoor een waarschuwing. Voer je in een budgetherziening een wijziging in voor een bepaald jaar op een budgetsleutel die voor datzelfde jaar ook gewijzigd wordt in het initieel budget in opmaak, wordt de wijziging geblokkeerd.
Hoofdstuk 5: Budget
Release nota BBC
Versie juli 2015
5.3
In onderstaand voorbeeld werd een investeringsbudget gewijzigd in budget in opmaak 2016/0 voor boekjaar 2017. Wanneer je in budgetherziening 2015/3 diezelfde budgetsleutel ook in boekjaar 2017 wilt wijzigen, krijg je een blokkerende melding. Je zult de gewenste wijzigingen moeten samenbrengen in het initieel budget 2016/0.
Omgekeerd kan het wel: je kunt dus een wijziging ingevoerd in budgetherziening 2015/3 nog wel aanpassen in initieel budget 2016/0. Je krijgt wel een melding om je aandacht te vestigen op je ingave.
Belangrijke opmerking: Bestaande investeringsenveloppes in het initieel budget van een boekjaar wijzigen kan alleen door manuele ingave. Een oplaad van Excel kan alleen voor nieuwe investeringsenveloppes!
Nu ook het wijzigen van bestaande enveloppes mogelijk is in het initieel budget van een boekjaar, werden nieuwe weergave/opzoekfilters toegevoegd aan de schermen “BBC 3.3.1.1. Investeringsbudget – Ingave per enveloppe” en “BBC 3.3..1.2. Investeringsbudget – Ingave voor alle enveloppes” om alleen de gewijzigde lijnen en/of gewijzigde cijfers te zien. Zo krijg je een beter overzicht van de ingevoerde wijzigingen.
Hoofdstuk 5: Budget
Release nota BBC
Versie juli 2015
5.4
5.3 INGAVE NIEUWE BUDGETLIJNEN INVESTERINGSBUDGET 5.3.1 Verdeling budgetbedragen Wanneer je vroeger budget voorzag op een nieuwe budgetlijn van het investeringsbudget, dan werd dit automatisch gelijkmatig verdeeld over de transactiekredieten van al de jaren van de investeringsenveloppe. Voorzag je bijvoorbeeld 1 000 euro voor een enveloppe die loopt van 2016 tot 2019, dan werd er 250 euro toegewezen aan het transactiekrediet van elk van deze jaren. Deze werking was niet zo praktisch en hebben we dan ook gewijzigd. Vanaf nu wordt het ingegeven budget integraal toegewezen aan het transactiekrediet van het ingavejaar. Bestaat het ingavejaar niet in de enveloppe, dan wordt het budget integraal toegewezen aan het transactiekrediet van het eerstvolgende niet-afgesloten jaar van de investeringsenveloppe. In onderstaand voorbeeld zie je dat een nieuwe budgetcombinatie wordt toegevoegd in scherm “3.3.1.2. Investeringsbudget – ingave voor alle enveloppes”. Er wordt 1 000 euro voorzien.
Ga je vervolgens naar het detailscherm via het vergrootglas, dan zie je dat deze 1 000 euro is toegewezen aan 2016. Het integrale bedrag wordt dus toegewezen aan het transactiekrediet van het ingavejaar. Volgens de oude werking was er 250 euro toegewezen aan de jaren 2016 tem 2019.
5.3.2 Budgetten op algemene rekeningen suffix 07 – in aanbouw Op algemene rekeningen van het type 2xx-07, voor werken in uitvoering, mogen geen desinvesteringen gebudgetteerd/geboekt worden. Probeer je toch een budget type F (ontvangsten) in te geven, krijg je een blokkerende melding:
Hoofdstuk 5: Budget
Release nota BBC
Versie juli 2015
5.5
Deze blokkerende melding krijg je bij ingave in volgende schermen: * * * * * * *
“3.3.1.1. Investeringsbudget – Ingave per enveloppe” “3.3.1.2. Investeringsbudget – ingave voor alle enveloppes” “3.3.1.3. Opladen investeringsbudget” “3.3.2.1. Investeringsbudget – Ingave per enveloppe” (budgetherziening) “3.3.2.2. Investeringsbudget – ingave voor alle enveloppes” (budgetherziening) “3.3.2.3. Opladen budgetherziening” “3.3.3.1. Consultatie investeringsbudget” (toevoegen 0-budget)
5.3.3 Budgetten op algemene rekeningen MAR 28xx Voor budgetten op algemene rekeningen “MAR 28 – Belangen en vorderingen” geldt volgende beperking: aankopen van deelnemingen/belangen gebeuren op de algemene rekening 28x1 – nog te storten bedragen; verkopen op de algemene rekening 28x0 – aanschaffingswaarde.
Wil je dus een aandeel kopen in een PPS-verband, budgetteer je de aankoop op een algemene rekening 2821*. Wil je aandelen in een PPS-verband verkopen, budgetteer je op een algemene rekening 2820*. Probeer je toch een uitgave (type U) te budgetteren op een rekening 28x0, of een ontvangst (type F) op een algemene rekening 28x1, krijg je een van beide onderstaande blokkerende meldingen.
Deze blokkerende melding krijg je bij ingave in volgende schermen: * * * * * * *
Hoofdstuk 5: Budget
“3.3.1.1. Investeringsbudget – Ingave per enveloppe” “3.3.1.2. Investeringsbudget – ingave voor alle enveloppes” “3.3.1.3. Opladen investeringsbudget” “3.3.2.1. Investeringsbudget – Ingave per enveloppe” (budgetherziening) “3.3.2.2. Investeringsbudget – ingave voor alle enveloppes” (budgetherziening) “3.3.2.3. Opladen budgetherziening” “3.3.3.1. Consultatie investeringsbudget” (toevoegen 0-budget)
Release nota BBC
Versie juli 2015
5.6
5.4 AANPASSING SCHERM “BBC 3.4.1. INVULLING SCHEMA M2” Het scherm “3.4.1. Invulling schema M2” heeft een ware metamorfose ondergaan. Er zijn drie belangrijke wijzigingen geprogrammeerd.
* Niet zichtbaar maar daarom niet minder belangrijk is dat de berekeningswijze van dit scherm is herschreven. Vanaf nu zal dit scherm sneller laden. Dit neemt echter niet weg dat dit een zwaar scherm blijft waarin heel veel data moeten worden berekend en weergegeven. Hou er rekening mee dat dit scherm trager zal blijven werken dan andere schermen, maar wel sneller dan tot nu het geval was. Merk ook op dat het weergeven van de rekeningcijfers langer duurt dan het weergeven van de budgetcijfers. Standaard worden steeds de budgetcijfers getoond. * Een tweede wijziging is dat je nu de mogelijkheid hebt om de rekeningcijfers weer te geven in scherm 3.4.1., dit was tot nu enkel mogelijk via de Excel-export. Standaard worden de budgetcijfers getoond. Wil je echter de rekeningcijfers zien voor het vorige boekjaar, vraag dan de herziening opnieuw op met de knop . Vink hierbij rechts bovenaan het scherm het vinkje “Vorig boekjaar op basis van rekeningcijfers” aan. * De derde wijziging die is geprogrammeerd is in het detailscherm van scherm “BBC 3.4.1. Invulling schema M2”. Tot op heden vond je in het detailscherm het totaaloverzicht van al de budgetten en budgetherzieningen die voor deze rubriek waren ingegeven. Om dit detailscherm overzichtelijker te maken is dit nu aangepast. Vanaf nu wordt nog maar één lijn getoond per rekeningcombinatie en omschrijving. Dit is enkel het geval wanneer het vinkje “Detail ingave: detail van alle ingaven” niet is aangevinkt. Wanneer je dit vinkje wel aanzet krijg je de oude weergave. Standaard wordt het detail niet langer getoond. Een voorbeeld ter verduidelijking van deze aanpassing. Hieronder zie je de klassieke weergave. Elke wijziging is een aparte lijn in het detailscherm van scherm 3.4.1.
Hetzelfde detailscherm met de nieuwe weergave ziet er als volgt uit:
Hoofdstuk 5: Budget
Release nota BBC
Versie juli 2015
5.7
We zien in dit voorbeeld dat wanneer de rekeningcombinatie en de omschrijving identiek zijn, dit in eenzelfde lijn wordt weergegeven. Dit is het geval ongeacht in welke herziening het budget is ingegeven. Er zijn nu twee lijnen met de omschrijving meerontvangst in plaats van 4 lijnen. Er zijn toch nog twee lijnen voor de omschrijving meerontvangst omdat op een ander beleidsitem budget voorzien is. De lijn met de omschrijving “Extra middelen” blijft apart bestaan omwille van de afwijkende omschrijving. Het is vanaf heden dus van belang aandachtig de omschrijving in te geven in het detailscherm van 3.4.1.
Belangrijk om op te merken is dat je geen lijnen kunt schrappen via de nieuwe weergave van het detailscherm. Wil je een bepaalde ingave schrappen kan dit enkel in de klassieke weergave van het detailscherm. Je kunt hier uiteraard enkel een ingave ingegeven in een herziening in opmaak schrappen. Wat je wel kunt in de nieuwe weergave is de bedragen wijzigen bij de verschillende detaillijnen.
5.5 BUDGETHERZIENINGEN OPLADEN VANUIT EXCEL Het protocol voor het opladen van budgetherzieningen exploitatiebudget is aangepast voor NH BBC boekhouding versie 20150331 of hoger. Er is vanaf nu dus een apart oplaadprotocol voorzien voor budgetherzieningen exploitatie en investeringen:
* INL_BUDHERZE.xls Protocol opladen budgetherziening exploitatie * INL_BUDHERZI.xls Protocol opladen budgetherziening investeringen Beide protocols kun je opvragen vanuit scherm “1.3.2.11. Standaard documenten MS Office integratie”.
In het vernieuwde sjabloon budgetherziening exploitatiebudget (INL_BUDHERZE.xls) is een kolom toegevoegd: “Totaalbedrag budget”.
Hoofdstuk 5: Budget
Release nota BBC
Versie juli 2015
5.8
Je hebt nu de keuze om ofwel het bedrag van wijziging in te geven (kolom “Bedrag herziening”) ofwel het nieuwe totaal van het gewijzigde budget (kolom “Totaalbedrag budget”). Stel dat je een budget voorzien had van 10 000,00 EUR dat je in de herziening wil verlagen met 2 000,00 EUR. In het protocol vul je ofwel -2.000,00 in voor “Bedrag herziening” ofwel 8.000,00 voor “Totaalbedrag budget”. Je mag per budgetlijn maar een van beide kolommen invullen. Die keuze hoeft niet voor alle lijnen dezelfde te zijn, met andere woorden voor de ene lijn mag je het totaalbedrag budget invullen, en voor een andere lijn het bedrag van herziening. Vul je voor een bepaald budget beide kolommen in, krijg je onderstaande foutmelding:
Wanneer je voor een budget de kolom “Totaalbedrag budget” invult, zal het programma bij opladen zelf berekenen wat de wijziging is ten opzichte van het oorspronkelijke budget. Hierbij wordt ook rekening gehouden met nog niet goedgekeurde budgetherzieningen. Je krijgt wel een melding om je erop te wijzen dat die niet-goedgekeurde budgetherziening meegerekend wordt. Zie hieronder.
Hoofdstuk 5: Budget
Release nota BBC
Versie juli 2015
6 OFFICIËLE RAPPORTERING 6.1 RAPPORTEN J6 EN J7 OP NIVEAU VAN KOSTENPLAATS Voor de officiële jaarrekeningsrapporten J6 (Balans) en J7 (Staat opbrengsten en kosten) kun je een afdruk op niveau van kostenplaats opvragen. In de afdruk J7 op niveau van kostenplaats wordt de interne facturering meegerekend, wat niet zo is in de geconsolideerde afdruk.
Vink je hierbij de optie “J6 en J7 per kostenplaats” aan, zal een afdruk gemaakt worden per kostenplaats, alsook een afdruk zonder kostenplaats.
Ook bij de afdruk voor een selectiepatroon “*” zal een afdruk zonder kostenplaats en een afdruk per kostenplaats opleveren.
Kies een afdruk voor een welbepaalde kostenplaats zal alleen een afdruk per kostenplaats aangemaakt worden.
Let op: een afdruk van de balans (J6) per kostenplaats kan niet in evenwicht zijn, omdat de boekingen op interne rekening courant niet op niveau van kostenplaats gebeuren.
Hoofdstuk 6: Officiële rapportering
Release nota BBC
Versie juli 2015
6.2
6.2 RAPPORT BW2 VOOR 1STE BUDGETWIJZIGING BOEKJAAR De overdracht van transactiekredieten moet tot uiting komen in de rapporten van de eerste budgetwijziging van het boekjaar. Voor die eerste budgetwijziging zal rapport BW2 dan ook een opsplitsing maken tussen de kredieten die overgedragen werden uit het voorgaande boekjaar en de zuivere wijzigingen uit de budgetwijziging.
Deze lijnen worden alleen afgedrukt indien van toepassing. Dus een rubriek waar alleen een overdracht is, heeft alleen een detaillijn “Waarvan overgedragen tussen jaren”. Omgekeerd heeft een rubriek met een zuivere wijziging en zonder overdracht alleen de detaillijn “Budgetwijziging”. Rubrieken met zowel een overdracht als een budgetwijziging krijgen beide detaillijnen.
6.3 DIGITALE RAPPORTERING MEERJARENPLAN MET REKENINGCIJFERS
Eenmaal de jaarrekening van een boekjaar goedgekeurd werd, moeten de officiële beleidsrapporten M1 – M2 en TM2 de rekeningcijfers voor dat boekjaar bevatten, en niet langer de budgetcijfers. Deze aanpassing is al eerder voorzien, uitleg hierover vind je in de releasenota BBC rapportering van 23 april 2015.
Ook de digitale rapportering van het meerjarenplan moet de rekeningcijfers bevatten van de jaren waarvoor de jaarrekening goedgekeurd werd. Het aanmaakscherm “9.5.2.1. Digitale rapportering BBC” werd daarvoor aangepast. Kies je een type rapportering “Rapportering meerjarenplan”, wordt een bijkomende zone “Rekeninggegevens tot boekjaar” zichtbaar. Vul hier het jaartal van de laatst goedgekeurde jaarrekening uit het meerjarenplan in.
Hoofdstuk 6: Officiële rapportering
Release nota BBC
Versie juli 2015
6.3
Is er nog geen goedgekeurde jaarrekening binnen het meerjarenplan, vul je “0” in.
Deze uitbreiding geldt zowel voor de output naar Excel als voor de aanmaak van het xml- en xbrl-bestand. Let op: zorg ervoor dat je bij de aanmaak van de digitale rapportering hetzelfde boekjaar rekeninggegevens opgeeft als bij de opmaak van de officiële rapporten, zodat beide rapporteringen overeenstemmen.
6.4 RAPPORTERING ONDERNEMINGEN – OMZETCONTROLE BTW Het is mogelijk om vanuit de NH BBC boekhouding een lijst Omzetcontrole BTW op te maken om toe te voegen aan de jaarrekening ondernemingen van je AGB – PGB …
Alleen als je de BTW-aangifte opmaakt via de NH BBC boekhouding, kun je deze lijst opvragen via scherm “9.4.6. Omzetcontrole BTW”.
6.4.1 Rapportering instellen
Rapport sjabloon opvragen Voor de omzetcontrole wordt een rtf-sjabloon gebruikt. Beschik je over NH BBC boekhouding versie 20150331, kun je dit sjabloon terugvinden in scherm “1.3.2.11. Standaard documenten MS Office integratie”. De naam van het sjabloon is: “BTW_omzetcontrole.rtf”. Druk op de knop en bewaar het bestand op een locatie op de server, bijvoorbeeld bij de andere BTW-sjablonen. Uiteraard kun je ook het logo van je eigen bestuur toevoegen aan het sjabloon.
Hoofdstuk 6: Officiële rapportering
Release nota BBC
Versie juli 2015
6.4
Zie je het sjabloon niet staan bij het openen van het scherm, doe dan een opzoeking voor de “Applicatiecode” BBC.
Werk je nog met een vroegere versie van de NH BBC boekhouding vraag je het sjabloon op via [email protected] of [email protected].
Rapport sjabloon koppelen Nadat je het sjabloon opgeslagen hebt, koppel je dit in scherm “1.3.2.12.User-defined samenvoegdocumenten” onder documenttype “BTW”.
Klik op en vul onderstaande velden in of selecteer uit het keuzemenu: * “Documenttype”: “BTW” Hoofdstuk 6: Officiële rapportering
Release nota BBC
Versie juli 2015
6.5
* “Aard van document”: “Rich Tekst Format .rtf bestand” * “Naam en volledig pad van het document”: open je Verkenner via en zoek het sjabloon op * “Document opslaan als”: vul de plaats in waar je het controlerapport wilt opslaan, alsook de naam waaronder je het bestand wilt opslaan. Je kunt het jaar aangifte opnemen via de variabele %jr%. * “Omschrijving document”.
6.4.2 Rapport opvragen Open scherm “9.4.6. BTW omzetcontrole” en vul het jaar van aangifte in. Selecteer in de zone “Samenvoegdocument” het sjabloon van de omzetcontrole. Je kunt kiezen om het rapport af te drukken of te openen na merge. De optie “Opslaan na merge” moet altijd aangevinkt staan.
Bevestig je keuze. Het rapport wordt nu gemaakt.
Hoofdstuk 6: Officiële rapportering
Release nota BBC
Versie juli 2015
6.6
6.5 FISCALE FICHES NU OOK VOOR BETALINGEN VIA VRIJE BETAALLIJST
Voor betalingen die via een vrije betaallijst gebeurden, kun je ook fiscale fiches aanmaken. Hiervoor zijn in het ingavescherm “7.2.7. Vrije ingave betaallijst” 2 velden toegevoegd:
* “Fiche 104od/281.50”: hier geef je de code belastingfiche in * “Ond nr of RR nr”: vul hier het Rijksregister- of ondernemingsnummer in van de begunstigde Je kunt deze zones nog invullen/wijzigen nadat een vrije betaallijst betaald werd.
Hoofdstuk 6: Officiële rapportering
Release nota BBC
Versie juli 2015
6.7
Ook bij het opladen vanuit Excel kun je de code belastingfiche en het Rijksregister- of ondernemingsnummer opnemen.
In de fiscale fiches worden alle vrije betaallijsten opgenomen die in het boekjaar effectief betaald werden en financieel afgeboekt werden. Dus zowel de lijsten opgemaakt in het boekjaar, als de lijsten opgemaakt in voorgaande jaren worden opgenomen. De vrije betaallijsten worden zowel bij de aangifte van de fiches 104OD als 281.93 opgenomen. Bij de aanmaak van deze fiscale fiches wordt een controle voorzien op de vrije betaallijsten. Je krijgt een overzicht van de lijsten van het fiscaal jaar die niet opgenomen worden omdat ze niet financieel geboekt werden in het fiscaal jaar.
Ter informatie zullen ook de lijsten uit voorgaande jaren die nu wel opgenomen worden, opgelijst worden in deze controlemelding.
Hoofdstuk 6: Officiële rapportering
Release nota BBC
Versie juli 2015
6.8
6.6 FISCALE FICHES – ONTBREKENDE GEGEVENS AANVULLEN Voor een correcte opmaak van een fiscale fiche moet ofwel ondernemingsnummer, ofwel Rijksregisternummer ofwel naam, voornaam, adres, postcode en gemeente ingevuld zijn. Worden er bij de opmaak van de fiches 104OD of 281.93 ontbrekende gegevens gedetecteerd, krijg je onderstaand meldingsscherm.
Je kunt in dit scherm de gegevens aanvullen door op <Wijzigen> te klikken. Je selecteert het gegeven dat je wilt invullen, alsook de waarde die je hiervoor wilt invullen. Kies je bijvoorbeeld voor “Ondernemingsnr” dan vul je bij “Waarde” het ondernemingsnummer in.
Als de betrokken derde met ontbrekende gegevens afkomstig is van een aankoopfactuur, worden de gegevens die je in dit correctiescherm invult, ook aangevuld in “1.2.1. Algemene Informatie” en “1.2.2. Boekhoudgegevens” voor deze derde, op voorwaarde dat deze zones daar leeg waren.
Hoofdstuk 6: Officiële rapportering
Release nota BBC
Versie juli 2015
7 OPZOEKINGEN EN CONSULTATIES 7.1 NIEUWE ZOEKVELDEN CONSULTATIES INDIVIDUELE REK In scherm “10.3.4. Consultatie individuele rekening” is de zone “Commentaar” een zoekveld geworden.
Ook in scherm “10.3.2. Gedetailleerde consultatie” kun je zoeken op het veld “Commentaar”.
Hoofdstuk 7: Opzoekingen en consultaties
Release nota BBC
Versie juli 2015
7.2
7.2 BBC 1.1.14. INDICATOREN De zone “Jaar” in het scherm “BBC 1.1.14. Indicatoren” is een opzoekzone geworden. Je kunt ander gezegd naar alle indicatoren van een bepaald jaar zoeken.
Hoofdstuk 7: Opzoekingen en consultaties
Release nota BBC
Versie juli 2015
7.3
7.3 BBC 11.2.1. KOPPELEN DUBBELE DOSSIERS Aan scherm “11.2.1. Koppelen dubbele dossiers” werden de zones “Login creatie”, “Datum creatie”, “Login laatste wijziging” en “Datum laatste wijziging” toegevoegd. Zo kun je zoeken welke gebruikers bepaalde dossiers gekoppeld hebben, en wanneer dit gebeurde.
7.4 BBC 4.1.1.4. VALIDATIE BESTELAANVRAGEN Het scherm “4.1.1.4. Validatie van de aanvragen” is al enige tijd uitgebreid met een budgetpanel en het detail van de te valideren bestelaanvragen.
Voor gebruikers die tientallen bestelaanvragen willen valideren kan het opzoeken van de budgetgegevens vertragend werken. Daarom kan je het berekenen en tonen van budgetgegevens uitschakelen via de knop .
Hoofdstuk 7: Opzoekingen en consultaties
Release nota BBC
Versie juli 2015
7.4
Druk je op deze knop zullen de budgetcijfers niet meer berekend worden en dus op 0 staan. Als waarschuwing krijg je onderstaande melding:
Voorbeeld van uitgeschakelde berekening:
Om de berekening opnieuw in te schakelen, klik je opnieuw op de -knop.
Hoofdstuk 7: Opzoekingen en consultaties
Release nota BBC
Versie juli 2015
8 INVENTARIS 8.1 ALGEMENE REKENING WIJZIGEN IN DE HOOFDFICHE VAN EEN INVENTARISGOED
Zolang er geen boekingen gebeurden op een inventarisfiche is het mogelijk de algemene rekening van de hoofdfiche aan te passen via <Wijzigen> in de schermen “2.1.2. Hoofdfiches van de goederen” (actief) en “2.2.2.1. Hoofdfiches van de goederen” (passief).
Wanneer je de algemene rekening in de hoofdfiche wijzigt, moeten ook de algemene rekeningen in de onderliggende detailfiches aangepast worden. De eerste 2 cijfers van de algemene rekening moeten namelijk overeenstemmen in hoofd- en detailfiches. Voor detailfiches met dezelfde algemene rekening als de oude algemene rekening uit de hoofdfiche gebeurt de wijziging automatisch. Voor detailfiches met een andere algemene rekening dan de oude rekening uit de hoofdfiche, moet je de aanpassing zelf doen. Je krijgt hiervoor nog onderstaande waarschuwing.
8.2 ALGEMENE REKENING, BELEIDSITEM OF KOSTENPLAATS WIJZIGEN IN DETAILFICHE INVENTARISGOED
Zolang er op de detailfiche van een inventarisgoed geen boekingen gebeurden, kun je de algemene rekening, het beleidsitem of de kostenplaats uit de inventarisfiche nog wijzigen. Eenmaal je een boeking uitvoerde op de detailfiche is wijzigen van de algemene rekening, het beleidsitem of de kostenplaats niet meer mogelijk. Deze zones blijven grijs en zijn niet toegankelijk bij <Wijzigen>. Onderstaande subgoed heeft een actuele boekwaarde, er zijn met andere woorden boekingen op geregistreerd, en dus zijn de zones “Algemene rekening”, “Beleidsitem” en “Kostenplaats” niet toegankelijk.
Hoofdstuk 8: Inventaris
Release nota BBC
Versie juli 2015
8.2
In onderstaande fiche zijn deze zones wel toegankelijk, omdat er nog geen boekingen geregistreerd zijn op de fiche.
8.3 WIJZIGEN “BUITEN GEBRUIK” Voortaan kun je zelf de zone “Buiten gebruik” van een buiten gebruik gesteld goed weer uitvinken via de optie <Wijzigen>.
Hoofdstuk 8: Inventaris
Release nota BBC
Versie juli 2015
8.3
8.4 AANMAAK INVENTARISFICHE PASSIEF – JAAR INGEBRUIKNAME
Bij de aanmaak van een inventarisfiche passief voor investeringssubsidies wordt het jaar ingebruikname standaard op “0” gezet. Investeringssubsidies moeten immers pas verrekend worden zodra het goed waarvoor de investeringssubsidies toegekend werden, in gebruik genomen is. Zolang deze zone op 0 staat, wordt de subsidie niet verrekend bij het automatisch afschrijvingsprogramma (zie “8.6.2.2. Afschrijvingen”).
Wanneer je je ingave bevestigt, krijg je nog een waarschuwing.
Zodra je dus het gesubsidieerde actief overboekt naar definitieve staat, pas je dus ook het “Jaar ingebruikname” aan van de subsidiefiche. Uiteraard mag je dit jaar al vroeger invullen, als je zeker weet wanneer de verrekeningen mogen starten.
Hoofdstuk 8: Inventaris
Release nota BBC
Versie juli 2015
