Aanvraagformulier voor een evenement (Aanvraag vergunning voor het organiseren van een evenement, zoals feesten, wedstrijden, muziekvoorstellingen, braderieën, optochten als bedoeld in artikel 2:25 Algemene plaatselijke verordening)
De complete aanvraag moet minimaal 8 weken van tevoren bij de gemeente zijn ontvangen. Een complete aanvraag voor een groot evenement (meer dan 500 deelnemers/bezoekers) moet minimaal 20 weken van tevoren bij de gemeente zijn ontvangen èn tijdig zijn aangemeld.
1. Gegevens aanvrager Naam en voorletters: Namens vereniging/ stichting/onderneming: Adres: Postcode en woonplaats: Telefoonnummer of mobiel: Faxnummer: E-mail: Ja
Ingeschreven bij Kamer van Koophandel?
Nee
zo ja, nummer inschrijving KvK opgeven
2. Het evenement Datum waarop het evenement wordt gehouden: Omschrijving activiteit: Ter gelegenheid van: Locatie: Besloten Binnen
Openbaar Buiten
Te verwachten aantal deelnemers/bezoekers: Hoeveel bezoekers verwacht u totaal: Verwachte aantal (gemiddeld): Verwachte aantal (piekmoment): Kunt u aangeven wanneer het piekmoment is van
tot
Limitering via kaartverkoop?
Ja
Nee
Indien kaartverkoop: hoeveel kaarten gaan er in de verkoop?
3. Nadere gegevens Begin- en eindtijden (per dag aangeven) Dag 1: van
tot
Dag 5: van
tot
Dag 2: van
tot
Dag 6: van
tot
Dag 3: van
tot
Dag 7: van
tot
Dag 4: van
tot.
Datum/data van opbouwen
Tijden waarop wordt opgebouwd
Datum/data van afbreken
Tijden waarop wordt afgebroken
Welke personen fungeren als aanspreekpunt tijdens het evenement? 1. Naam: mobiele telefoonnummer: 2. Naam: mobiele telefoonnummer:
3a. Bouwwerk en brandveiligheid Wordt er een podium, tribune dan wel enig ander tijdelijk bouwwerk geplaatst?
Ja (grootte: ______ m2) Nee
Wordt er een tent of overkapping geplaatst?
Ja (grootte: ______ m2) Nee
Hoeveel personen worden in de tent toegelaten? Wanneer het evenement plaats heeft op een besloten buitenterrein, met of zonder tent en er meer dan 250 bezoekers/deelnemers worden verwacht, dan heeft u daarvoor een aparte (gebruiks)vergunning nodig. Zie toelichting. Voeg een gemaatvoerde plattegrond toe met daarop de indeling van het terrein inclusief de locatie tent/tribune.
3b. Eten en drinken Zijn er verkoopactiviteiten? (b.v. een snack- of ijswagen)
Ja
Nee
Zo ja, wordt gebruik gemaakt van een mobiele bakinstallatie?
Ja
Nee
Wordt alcoholhoudende drank verstrekt?
Ja
Nee
-2-
Waar vindt de verstrekking van alcoholhoudende drank plaats: Wie gaat de alcoholhoudende drank schenken*: *
Deze persoon dient in het bezit te zijn van het diploma Sociale Hygiëne. De aanvrager voor de horeca-activiteiten dient hiervoor zelf een ontheffing artikel 35 van de Drank- en Horecawet aan te vragen. (zie toelichting)
3c. Geluid Wordt er muziek ten gehore gebracht? Zo ja,
Ja Nee versterkt onversterkt
3d. Verkeer en Vervoer Heeft u toestemming van de eigenaar van de grond? (niet gemeentegrond)
Ja
Nee
Het terrein is in eigendom/beheer van de gemeente
Heeft u toestemming van de hoofdgebruiker van de grond?
Ja
Nee
n.v.t.
Bewijzen van toestemming meesturen! Vervoermiddel deelnemers/bezoekers:
lopend/ fiets auto openbaar vervoer
Zijn er in de omgeving voldoende parkeermogelijkheden:
Ja
Nee
Ja
Nee
Ja
Nee
Ja
Nee
Heeft u zelf voor voldoende begeleiding gezorgd om de openbare orde en veiligheid te handhaven? (begeleider moet ouder dan 21 jaar zijn) Ja
Nee
Zo ja, hoeveel: Kunt u voor voldoende parkeergelegenheid zorgen: Zo nee, welke oplossing heeft u hiervoor of waar worden parkeermogelijkheden gecreëerd?: Is voor de activiteiten afzetting van straten of wegen noodzakelijk? Indien ja, welke wegen of straten en ter hoogte van welke huisnummers? Zijn er overige verkeersmaatregelen nodig? (bijv. instelling parkeer- of inrijverboden)
Zo ja, welke:
Zo ja, hoeveel personen worden ingezet: Zo nee, hoe denkt u dit op te lossen:
-3-
Is er een samenloop met een wegopbreking of een ander evenement in de wijk:
Ja
Nee
Blijft er een minimale obstakelvrije doorgang van 3,5 meter breed beschikbaar voor de hulpdiensten:
Ja
Nee
Worden aggregaten gebruikt?
Ja
Nee
Is er open vuur?
Ja
Nee
Ja
Nee
Ja
Nee
3e. Voorzieningen Welke sanitaire voorzieningen zijn er? Hoe wordt in stroom voorzien?
Welke veiligheidsvoorzieningen worden getroffen? (brandblussers, EHBO etc.) Worden gasflessen gebruikt voor: - het vullen van ballonnen? Zo ja , welk gas voor het vullen van ballonnen: - andere doeleinden Zo ja, welke doeleinden: Hoe is tijdens de activiteiten de afvalvoorziening geregeld? Hoe wordt afval afgevoerd en waarheen?
3f. Reclame Tijdelijke publicatieborden? Het plaatsen van tijdelijke reclameborden langs de kant van de weg is alleen toegestaan bij incidentele, plaatselijke evenementen. Per evenement mogen maximaal 20 borden worden geplaatst voor maximaal 10 dagen, conform het objectenbeleid. Wordt er gebruik gemaakt van een geluidswagen? Zo ja: datum
Ja
Nee tijdstip
Bij gebruik geluidswagen routebeschrijving meezenden!
3g. Kansspel Wordt een loterij/rad van fortuin of ander klein kansspel georganiseerd?
Ja
Nee
Hiervoor is een aparte vergunning nodig. Zie toelichting.
-4-
3f. Ontheffing kampeerverbod Indien er een slaapnacht bij het evenement is wilt u dan het onderstaande verzoek om ontheffing aankruisen. Verzoek om ontheffing van verbod recreatief nachtverblijf buiten kampeerterrein? Zo ja: datum van
Ja
Nee
tot
4. Ondertekening Plaats:
Plaats:
Datum:
Datum:
Handtekening gemachtigde
Handtekening opdrachtgever
Wat moet u met dit formulier meesturen? Een complete aanvraag voor een evenement dient te bestaan uit: Volledig ingevuld en ondertekend aanvraagformulier “evenement organiseren” Overzichtstekening / plattegrond met maatvoering waarop alle evenement elementen zijn aangegeven Programma / Draaiboek Routebeschrijving Route geluidswagen (indien van toepassing) Bewijs van toestemming eigenaar grond bij niet gemeentegrond (indien van toepassing) Aanvraagformulier om ontheffing volgens artikel 35 van de Drank- en Horecawet (model C) voor het mogen schenken van zwak alcoholische drank tijdens het evenement. Aanvraag formulier “gebruiksvergunning inrichting” Voor de aanvraag van een groot evenement dient u tevens een Veiligheidsplan aan te leveren.
-5-
Waarom dit formulier? Met dit formulier vraagt u een evenementenvergunning aan voor het organiseren van een feest, wedstrijd, muziekvoorstelling, braderieën, optochten en dergelijke. Voor al deze zaken heeft u soms een vergunning nodig van de burgemeester. Veel mensen denken ten onrechte dat geen vergunning nodig is als men een festiviteit of evenement op privéterrein organiseert. Het betreft namelijk soms een openbare activiteit en daarvoor is een vergunning nodig.
Gebruiksvergunning inrichting: Een gebruiksvergunning voor een inrichting is nodig indien het gaat om een ruimtelijk begrensde plaats (anders dan een bouwwerk) waar: meer dan 250 personen tegelijk aanwezig zullen zijn; bedrijfsmatig gevaarlijke stoffen zullen worden opgeslagen; aan meer dan tien personen bedrijfsmatig of in het kader van verzorging nachtverblijf zal worden verschaft; aan meer dan tien kinderen jonger dan twaalf jaar, of aan meer dan tien lichamelijk en/of geestelijk gehandicapten dagverblijf zal worden verschaft. Een inrichting is een voor mensen toegankelijke ruimtelijk begrensde plaats. Hieronder vallen bijvoorbeeld hotelboten, opslagschepen en drijvende restaurants. Maar ook een (evenementen) terrein, kampeerterrein, feesttent of tijdelijke overkapping. U heeft een vergunning nodig als er meer dan 250 personen gelijktijdig aanwezig zijn. Aanvragen met formulier: “Gebruiksvergunning inrichting”. U vindt deze op onze website, www.heerhugowaard.nl / Inwoners / Inwonersloket / Formulieren / Downloadformulieren.
Vergunningvrij: Voor het organiseren van een klein evenement is soms geen evenementenvergunning meer nodig. Vergunningvrij is een evenement, indien: het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 250 personen; het gaat om een ééndaags evenement; het evenement plaatsvindt tussen 07:00 – 23:00, vrijdag en zaterdag tussen 07:00 – 24:00 en zondag tussen 13:00 – 23:00; geen muziek ten gehore wordt gebracht voor aanvangstijd van het evenement en na 23:00 uur; geen alcoholhoudende drank wordt verkocht; er geen weg(gedeelten) langer dan 80 meter worden afgezet; er geen (gedeelte van een) gebiedsontsluitingsweg wordt afgezet, zoals aangegeven op de plattegrond behorende bij de algemene voorschriften kleine evenementen; slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 50 m2 per object, met een maximum van 4 objecten per evenement; er een organisator is. Ook voor evenementen met meer dan 250 bezoekers/deelnemers hoeft niet altijd een evenementenvergunning te worden aangevraagd. Soms kan worden volstaan met het invullen van een meldingsformulier. Een melding is vereist voor een evenement, indien: het aantal aanwezigen meer bedraagt dan 250 en minder dan 500 personen; het gaat om een ééndaags evenement; het evenement plaatsvindt tussen 07:00 – 23:00, vrijdag en zaterdag tussen 07:00 – 24:00 en zondag tussen 13:00 – 23:00; geen muziek ten gehore wordt gebracht voor aanvangstijd van het evenement en na 23:00 uur; er geen weg(gedeelten) langer dan 80 meter worden afgezet; er geen (gedeelte van een) gebiedsontsluitingsweg wordt afgezet, zoals aangegeven op de plattegrond behorende bij de algemene voorschriften kleine evenementen; Slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 50 m2 per object, met een maximum van 4 objecten per evenement; er een organisator is; de organisator van een evenement, uiterlijk 17 werkdagen voorafgaand aan het evenement daarvan melding heeft gedaan aan de burgemeester.
-6-
In alle andere gevallen moet een evenementenvergunning worden gevraagd. Zowel voor vergunningvrije als voor meldingsplichtige evenementen gelden er algemene voorschriften waar u zich aan moet houden. Deze regels zijn er om de (brand)veiligheid en de openbare orde te waarborgen. U vindt deze algemene regels op onze website, www.heerhugowaard.nl / Inwoners / Inwonersloket / Regelgeving / Verordeningen en beleidsregels / Openbare orde en veiligheid / APV algemene regels vergunningen + meldingsplichtige evenementen. Twijfelt u of u een evenementenvergunning nodig heeft nodig heeft? Bel dan met de frontoffice, telefoon 14 072.
Op tijd aanvragen!! Het aanvraagformulier moet minimaal 8 weken van tevoren bij ons binnen zijn. Een aandacht of risico evenement moet vóór 1 oktober, voorafgaand aan het jaar waarin het evenement plaats heeft, zijn aangemeld en u dient dit bijzondere evenement tenminste 20 weken van te voren aan te vragen. Het aanvraagformulier moet ook helemaal zijn ingevuld. Half ingevulde formulieren nemen wij niet in behandeling. Vergeet niet om alle stukken mee te sturen. Als u alle stukken inlevert, kunnen wij uw aanvraag behandelen.
Waar stuurt u het formulier naar toe? Deze aanvraag en bijlagen kunt u in enkelvoud zenden naar: Gemeente Heerhugowaard Afdeling Omgevingsvergunning Postbus 390 1700 AJ Heerhugowaard
U heeft de aanvraag opgestuurd. En dan? Wij nemen uw aanvraag in behandeling. Praktisch houdt dat in dat wij uw aanvraag toetsen aan de Algemene plaatselijke verordening en het Evenementenbeleid van Heerhugowaard. U ontvangt binnen acht of twintig weken een antwoord van ons. Voor informatie over uw aanvraag kunt u bellen met uw contactpersoon bij de afdeling Omgevingsvergunning.
Wat u nog meer moet weten! Alcoholhoudende drank? Het is verboden zonder vergunning alcoholhoudende drank te schenken. Een ontheffing volgens artikel 35 van de Drank- en Horecawet maakt het mogelijk om zwak alcoholische dranken te schenken bij tijdelijke gelegenheden. Degene die hiervoor de benodigde papieren heeft moet de ontheffing aanvragen. Aanvragen met formulier: "Drank- en Horecawet Model C"
Standplaats houden? Wanneer tijdens het evenement verkoopactiviteiten plaatshebben dan moet u dit aangegeven op het formulier. U hoeft hiervoor geen aparte vergunning aan te vragen.
Geluid en muziek? Bij het organiseren van een evenement kan er sprake zijn van overlast of hinder voor de omgeving. Bijvoorbeeld als u muziek draait of als er sprake is van lawaai of geschreeuw. U moet er als organisator alles aan doen om die overlast zoveel mogelijk te voorkomen. Ook in de vergunning nemen wij daarvoor voorschriften op.
-7-
Bij het wel of niet verlenen van de gevraagde vergunning zullen de volgende zaken worden overwogen:
Is de vergunning bedoeld voor een grote groep mensen of slechts voor een select gezelschap? Een activiteit waar de gehele gemeenschap aan kan deelnemen zal eerder worden afgegeven dan een vergunning voor een activiteit waar slechts een aantal mensen aan deelnemen terwijl een grote groep daar hinder van ondervindt. Bovendien zal er bij omwonenden een groter draagvlak aanwezig zijn voor activiteiten die omgevingseigen zijn, zoals Tour de Waard, dan voor ongebruikelijke activiteiten. Hoe lang duurt het evenement en in welke perioden van de dag vindt dit plaats? Een activiteit in de dag en/of avondperiode zal minder overlast veroorzaken dan in de nachtperiode. Nachtrustverstoring (tussen 24.00 en 07.00 uur) moet zoveel mogelijk worden voorkomen en is een zwaarwegende factor bij het wel of niet toestemming verlenen. Bovendien kan de duur van de activiteit in de vergunning worden beperkt bijvoorbeeld dat de activiteit om 23.00 uur moet zijn beëindigd. Hoe hoog zijn de geluidsniveaus ter plaatse van woningen? Er zal altijd een inschatting worden gemaakt van de te verwachten geluidsniveaus bij woningen in de omgeving. Er kan voor (grootschalige) activiteiten een opgave worden verlangd van het opgestelde bronvermogen en andere technische gegevens om deze inschatting te kunnen onderbouwen. Ernstige geluidshinder moet altijd worden voorkomen; het geluidsniveau in de woning (bij gesloten ramen en deuren) moet nog acceptabel is. Als vuistregel wordt een maximaal geluidsniveau in de woning gehanteerd van 50 dB(A). Zijn er klachten over voorgaande activiteiten binnengekomen? Wanneer er in het verleden klachten zijn binnengekomen dan kan dit een reden zijn om de vergunning niet te verlenen of de voorschriften aan te scherpen.
Plaatsen van een tent of het afsluiten van een terrein voor meer dan 250 personen? Als u bijvoorbeeld een tent of overkapping plaatst of een terrein afsluit waar meer dan 250 personen tegelijk aanwezig zijn dan heeft u ook een gebruiksvergunning brandveilig gebruik nodig. Deze vergunning is gebaseerd op hoofdstuk 2 van de Brandveiligheidverordening Heerhugowaard. Aanvragen met formulier: "Gebruiksvergunning Inrichting"
Verkeers- en parkeerproblematiek? Als u een evenement organiseert moet u ervoor zorgen dat de vrijheid en de veiligheid op de weg niet in gevaar komt. Ook moet u de bereikbaarheid van het openbaar vervoer en de hulpdiensten zoals de politie, brandweer en ambulance waarborgen. Bij een evenement waar veel publiek valt te verwachten krijgt u de verplichting om parkeeroverlast te voorkomen. Dat betekent dat u zelf moet zorgen voor voldoende gecertificeerde verkeersregelaars. Zij moeten het parkeren van voertuigen van deelnemers en bezoekers regelen. Geadviseerd wordt deze gecertificeerde verkeersregelaars te verzekeren. Door hun kleding zijn zij herkenbaar voor het publiek. De minimale leeftijd van een verkeersregelaar is 16 jaar.
Openbare orde en veiligheid? Als u veel deelnemers of bezoekers verwacht dan moet de openbare orde en de veiligheid zijn gewaarborgd. U bent daar zelf verantwoordelijk voor. U moet ervoor zorgen dat er voldoende begeleiders zijn die de orde en de veiligheid kunnen waarborgen. De begeleiders moeten minimaal 21 jaar of ouder zijn. Ze moeten goed geïnstrueerd zijn en ze moeten tijdens de activiteiten ook zo herkenbaar zijn, bijvoorbeeld door hun kleding. Eén van de begeleiders moet bereikbaar zijn via een mobiele telefoon.
Dranghekken/afvalbakken? Het is niet mogelijk om via de gemeente de benodigde afvalbakken te verkrijgen. Ook moet u zelf dranghekken, afzethekken en verkeersborden regelen. De afzethekken en verkeersborden die u gebruikt moeten voldoen aan de richtlijnen van de CROW-publicatie-96b. In Heerhugowaard zijn meerdere verhuurbedrijven gevestigd die hierin gespecialiseerd zijn.
Open vuur/barbecue? Voor open vuur of barbecue is normaal een aparte ontheffing vereist. Als u in het aanvraagformulier voor het evenement de gevraagde gegevens vermeldt, dan besluiten wij ook of u deze ontheffing krijgt. U hoeft geen aparte ontheffing aan te vragen. Waterwinplaatsen en (ondergrondse) brandkranen moeten vrij gehouden worden.
-8-
Rommel en vuil opruimen? De organisatie van het evenement zorgt ervoor dat de locatie en de onmiddellijke omgeving daarvan opgeruimd is na het evenement.
Tijdelijke publicatieborden? Het plaatsen van tijdelijke reclameborden langs de kant van de weg is alleen toegestaan bij incidentele, plaatselijke evenementen. Per evenement mogen maximaal 20 borden worden geplaatst voor maximaal 10 dagen. Er zijn vaste locaties beschikbaar op de grote in- en uitvalswegen en er is de mogelijkheid van het plaatsen van driehoeksborden rond lantaarnpalen. Voor deze laatste borden geldt een maximale afmeting van 128 cm bij 85 cm. Meer informatie vindt u op de website, www.heerhugowaard.nl / inwoners / inwonersloket / regelgeving / objectenbeleid.
Geluidswagen? Voor het gebruik maken van een geluidswagen is een aparte ontheffing vereist. Als u in het aanvraagformulier voor het evenement de gevraagde gegevens vermeldt dan besluiten wij ook of u deze ontheffing krijgt. U hoeft deze niet apart aan te vragen. U moet er rekening mee houden dat in ieder geval het geluid van de geluidswagen niet verder hoorbaar mag zijn dan 200 meter.
Kansspelen (loterij of klein kansspel)? Onder een klein kansspel verstaan we een bingo of een rad van avontuur. Aan het organiseren van een klein kansspel of een loterij is een aantal voorwaarden verbonden: de organiserende vereniging moet minimaal 3 jaar bestaan; de waarde van de prijzen mogen niet boven een bepaald maximumbedrag uitkomen; na afloop van het kansspel moet een formulier "rekening en verantwoording klein kansspel" door u worden ingevuld en ingeleverd; minimaal 50% van de opbrengst moet gaan naar een goed doel; Het organiseren van een bingo moet minimaal 14 dagen van tevoren gemeld worden. Voor een loterij moet u een vergunning aanvragen. Deze formulieren vindt u op onze website. Aanvragen met formulier: "Klein kansspel"
[i]OMG-008
feb.’15
-9-
