1. Beurzenplus & Congresplus voor beurzen & congressen zonder zorgen

1. Beurzenplus & Congresplus voor beurzen & congressen zonder zorgen Inleiding Vermits beurzen en congressen een gelijklopend traject hebben worden ze samen besproken. Bij een congres zal het gedeelte workshops en programma meer uitgebreid zijn, bij beurzen het gedeelte rond exposanten. Overloop het hele proces:

Abusol BVBA Steenweg 608 bus 1 9470 Denderleeuw

[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28

BE 865.337.889 www.abusol.com Pagina 2

2. Inhoudsopgave 1.

Beurzenplus & Congresplus voor beurzen & congressen zonder zorgen .......................... 1

2.

Inhoudsopgave ........................................................................................................................ 3

3.

Vooraf aan de beurs of het congres ...................................................................................... 4

3.1.

Website....................................................................................................................................... 5 3.1.1.

Algemene informatie op de website ........................................................................... 6

3.1.2.

Exposantenoverzicht op de beurswebsite .................................................................. 7

3.1.3.

Sprekersoverzicht op de congreswebsite ................................................................... 8

3.1.4.

Programma van de beurs of het congres op de website ............................................ 9

3.1.5.

Extranet voor exposanten en sprekers ..................................................................... 10

3.2.

Publicatie op website, mobiele toepassing en RSS .................................................................. 12

3.3.

Versturen van elektronische uitnodigingen ............................................................................. 14

3.4.

Registreren ............................................................................................................................... 17

3.5.

Betalende evenementen .......................................................................................................... 21

3.6.

E-ticket ...................................................................................................................................... 22

3.7.

SMS mailing .............................................................................................................................. 23

3.8.

Social media .............................................................................................................................. 24

3.9.

Uitschrijven ............................................................................................................................... 25

3.10.

Beheer ...................................................................................................................................... 26

3.11.

Facturatie.................................................................................................................................. 28

4.

Tijdens de beurs of het congres ............................................................................................ 30

4.1.

Inchecken.................................................................................................................................. 31 4.1.1.

Laptops met toepassing ............................................................................................ 32

4.1.2.

Badges ....................................................................................................................... 34

4.3.

Bezoekersvalidatie via e-ID....................................................................................................... 38

4.4.

Mobiele info ............................................................................................................................. 39

4.5.

SMS meldingen ......................................................................................................................... 40

4.6.

Bezoekers tracking.................................................................................................................... 41 4.6.1.

Via datacollectors ...................................................................................................... 41

4.6.2.

Via smartphones met speciale software ................................................................... 41

4.6.3.

Netwerking tussen bezoekers aanmoedigen ............................................................ 43

4.7.

Kiosk of informatiezuil .............................................................................................................. 44

5.

Na de beurs of het congres .................................................................................................. 45

5.1.

Foto’s en video ......................................................................................................................... 45

5.2.

Presentaties .............................................................................................................................. 46

5.3.

Enquête..................................................................................................................................... 48


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


5.4.

Rapportering............................................................................................................................. 49

5.5.

Bedank mail .............................................................................................................................. 49

3. Vooraf aan de beurs of het congres De volgende stappen gaan vooraf aan het evenement. Via de website en nieuwsbrieven wordt over het evenement gecommuniceerd. Bezoekers kunnen zich registreren, met eventuele betaling. Nadien wordt het e-ticket met barcode verzonden. Belangrijke informatie kan ook via SMS gestuurd worden. Overzichten van programma en sprekers maken het geheel compleet. Ook via sociale media en een mobiele website bereikt men een grotere doelgroep.

In de aanloop naar een beurs of congres is de communicatie belangrijk. Twee doelgroepen zijn hierbij belangrijk: 

Bezoekers: zorg dat het juiste bezoekerspubliek geïnformeerd is over de beurs of het congres. Bezoekers zullen pas tijd vrij maken zij als ze de juiste informatie kunnen bekomen via workshops, seminaries en exposanten.



Exposanten: een belangrijk gedeelte van de inkomsten komen van de sponsors en exposanten. Bezorg hen de juiste informatie over te verwachten bezoekers, prijzen van verschillende standen en sponsorpakketten

Gebruik de website om deze informatie aan te kondigen. Vlotte publicatie van nieuws, versturen van gerichte uitnodigingen, een overzicht van de workshops en sprekers. Het gebruik van sociale media zoals LinkedIn of Facebook in functie van het publiek is een uitbreiding op deze communicatie. Voor de mobiele bezoekers is er ook een aangepaste versie met belangrijke info.


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


3.1. Website Kondig uw congres of beurs aan op een specifieke evenement website De website is het visitekaartje van uw evenement voor zowel bezoekers als standhouders, het vormt de basis van de communicatie rond uw evenement. Geef informatie in verband met de agenda en publiceer het laatste nieuws, eventueel via een RSS-feed. Deze inhoud valt eenvoudig up-to-date te houden via het gebruiksvriendelijk beheersysteem. Geef eventueel ook extra visibiliteit aan uw sponsors. Ook de registraties gebeuren via de evenementwebsite. Verder kan een meer uitgebreid programma aangekondigd met verschillende tracks, een nieuwspagina met de laatste berichten, specifieke pagina's voor standhouders, leveranciers, sponsors en bezoekers.


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


3.1.1. Algemene informatie op de website Voor de beurswebsite wordt een lay-out uitgewerkt in lijn met de huisstijl van de beurs of het congres om zo tot een consistente communicatie te komen. Verder omvat de website een aantal algemene informatieve pagina’s waarop men de bezoekers meer informatie kan verschaffen over de doelstellingen, het programma, de locatie, de prijs en alle overige informatie omtrent het event. Op deze algemene pagina’s kan men ook filmpjes, foto’s en plannetjes gaan integreren om de aantrekkelijkheid van de site te verhogen.

Op de website kan men ook voorzien dat bezoekers de informatie op de website kunnen delen met mensen uit hun omgeving aan de hand van de populairste social media. Zo kan men meer bezoekers genereren op de website wat op zijn beurt kan resulteren in meer bezoekers op het event.

Voor het uitwerken van de lay-out van de website baseren we ons op beeldmateriaal van de klant. De lay-out kan variëren van heel eenvoudig (enkel het logo van de beurs en bijhorend kleurenpallet) tot heel complex.


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


3.1.2. Exposantenoverzicht op de beurswebsite Op de website kan een exposantenlijst toegevoegd worden, zodat de bezoeker onmiddellijk weet welke exposanten er op de beurs aanwezig zullen zijn.

Indien men dit wenst kan men ook extra contactinformatie zoals locatie, bedrijfsprofiel, contactgegevens, ... toevoegen bij elke exposant. De bezoeker van de website kan deze simpelweg bekijken door op de naam van het bedrijf te klikken.


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


3.1.3. Sprekersoverzicht op de congreswebsite Voor congressen kan men een overzicht geven van de verschillende sprekers en hun foto. Dit kan aangevuld worden met een uitgebreider CV na doorklikken. Men kan de sprekers de mogelijkheid geven om dit zelf in te vullen.


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


3.1.4. Programma van de beurs of het congres op de website Voor de bezoeker kan een programma samengesteld worden zodat deze een keuze kan maken welke workshops of seminars te volgen tijdens het bezoek. Eventueel kan per onderdeel toegevoegd worden welk het doelpubliek is. Alle sessies worden automatisch op tijdstip gesorteerd, eventueel opgesplitst indien de beurs of het congres over meerdere dagen loopt .


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


3.1.5. Extranet voor exposanten en sprekers Men kan als beurs- of congresorganisator de exposanten en sprekers extra mogelijkheden aanbieden via een beveiligd extranet. Op deze manier kan men als organisator extra toegevoegde waarde bieden aan de exposanten bij het huren van een stand en aan de sprekers bij het deelnemen aan de beurs.     

Eigen profiel aanpassen voor het exposantenoverzicht (eventueel met logo) Eigen profiel aanpassen voor het sprekersoverzicht (eventueel met foto) Nieuws toevoegen Workshops of seminars aankondigen Job profielen toevoegen

Deze informatie kan men na inloggen gemakkelijk toevoegen of wijzigen. Hierbij kan men de tekst vet en cursief weergeven, kan men opsommingtekens toevoegen en kan men een link plaatsen met behulp van onderstaande editor.

Daarnaast kan men er als organisator voor opteren om de teksten onmiddellijk op de website te laten publiceren eens deze werden ingegeven door de exposant of spreker. Daarnaast kan men er ook voor opteren om alle teksten eerst even na te lezen en pas na goedkeuring op de website te publiceren.


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28



[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


3.2. Publicatie op website, mobiele toepassing en RSS Men kan als beurs- of congresorganisator op de website nieuws toevoegen. Deze worden automatisch chronologisch getoond. Bezoekers vinden alle items terug in een overzichtlijst met titel, introtekst en foto. Indien ze interesse hebben om hier meer over te lezen kunnen ze doorklikken om het volledige artikel te raadplegen. Overzichtslijst: Alle nieuwsartikels worden chronologisch met een korte introtekst en begeleidende foto of logo weergegeven.


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


Detail: Indien de mensen het artikel interessant vinden kunnen ze doorklikken om het volledige artikel te raadplegen. Hierbij krijgen ze onmiddellijk de mogelijkheid om dit te delen met mensen uit hun eigen omgeving of om terug te gaan naar het nieuwsoverzicht.

RSS feed: Om het de bezoekers van de website gemakkelijker te maken kan men op de website ook RSS feeds aanbieden. Daarmee wordt de bezoeker op de hoogte gebracht als er nieuwe zaken op de website gepubliceerd worden in het gekozen interesseveld. Indien men bijvoorbeeld kiest om op de hoogte gebracht te worden van nieuwe nieuwsitems dan zal je de nieuwste nieuwsitems na publicatie op de website onmiddellijk terugvinden in de gekozen RSS lezer.


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


3.3. Versturen van elektronische uitnodigingen Verstuur gepersonaliseerde en gerichte uitnodigingen Via het versturen van gerichte en gepersonaliseerde uitnodigingen kan u de respons sterk verhogen. Hiervoor kan u onze nieuwsbrief- en e-marketingmodule gebruiken, het tweede luik van onze oplossing voor evenementcommunicatie. De genodigden, eventueel met contactinformatie, kunnen eenvoudig in ons systeem geïmporteerd worden op basis van een Excel-bestand. Via links in de nieuwsbrief kan men de genodigden rechtstreeks verwijzen naar bepaalde pagina‟s op de beurs- of congreswebsite met bijvoorbeeld nieuws, het programma, … Daarnaast kan men de bezoekers van de website ook onmiddellijk doorsturen naar de registratiepagina. Indien de genodigde hierop klikt zullen de reeds gekende gegevens reeds op het inschrijfformulier ingevuld zijn zodat het proces voor de bezoeker gemakkelijker zal zijn. Volg de reacties op uw campagnes op de voet en zie in real time in welke mate er wordt doorgeklikt naar uw registratieformulier of website. Per contact kan worden opgevolgd of en hoe vaak uw e-mail werd gelezen. De statistieken tonen onder andere:       

Verzonden e-mails Mislukte e-mails Gelezen e-mails Click-through informatie Automatische verwerking van bounces Grafische voorstelling Evolutie leesgedrag

Verder is er ook de mogelijkheid tot exporteren van gegevens voor verdere analyse.


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28



[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


Eenvoudig mailsysteem: Onze toepassing voor het versturen van uitnodigingen, aankondigingen en andere updates via e-mail is eenvoudig in gebruik. Eens geconfigureerd kunnen nieuwe berichten heel eenvoudig verzonden worden. We slagen er ook in spamfilters te ontwijken door een simpele tekstversie van uw mails te genereren. Afhankelijk van de e-mailinstellingen van uw contactpersoon ontvangt hij/zij de versie met HTML, afbeeldingen en opmaak, dan wel die in simpele tekst. Zo wordt de succesvolle aflevering van uw bericht verder gegarandeerd. Ook wanneer uw mail bij een bepaald persoon niet kon worden afgeleverd wordt u door ons systeem op de hoogte gesteld zodat u foutieve e-mailadressen gemakkelijk kunt identificeren. Deze toepassing is verder volledig conform de anti-spamwetgeving, waardoor mensen zich met één klik kunnen uitschrijven.


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


3.4. Registreren In de website worden één of meer registratiepagina’s geïntegreerd. Een registratiepagina omvat vooreerst een inleiding met praktische info. In functie van de gewenste informatie kunnen hier extra onderdelen aan toegevoegd worden: 

Opvragen contactgegevens (eventueel met selectie uit een lijst zodat de feedback uniform is (bvb aanspreektitels, …)



Opvragen extra informatie via tekstvelden, keuzelijsten (één mogelijke keuze) of selectievakjes (meerdere selecties). (bvb deelname aan lunch, keuze workshop,…)



Selectie betaalopties (lid, geen lid, extra korting,.. of in functie van het tijdstip)



Selectie betaalmethode (bvb overschrijving, elektronisch)

Als men reeds over contactgegevens van bezoekers van de vorige editie beschikt, kan men deze mensen een paswoord toekennen en versturen waarmee ze zich op de website kunnen aanmelden. De reeds gekende informatie wordt dan automatisch ingevuld zodat de gebruiker de gegevens even kan controleren en zijn of haar aanwezigheid kan bevestigen. Dit doet het gebruiksgemak van de website toenemen.


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


Voorbeeld van een eenvoudige registratiepagina:

Na de inschrijving krijgt de ingeschrevene een professionele en gepersonaliseerde confirmatie toegestuurd, eventueel met een barcode, voor een vlotte verwerking aan het onthaal. Alle gegevens van het formulier worden in de database bijgehouden en het is mogelijk om voor iedere inschrijving een mail te sturen naar een gedefinieerd administratief adres zodat de inschrijvingen intern gemakkelijk opgevolgd kunnen worden. Indien men veel te maken heeft met particulieren, is het aan te raden om een PDF ticket toe te voegen aan de confirmatiemail aangezien men via webmail de afbeeldingen (zoals de barcode) vaak niet kan weergeven. Men heeft ook de mogelijkheid om zich op één formulier in te schrijven met een aantal personen, voor elke persoon krijgt men vervolgens een persoonlijk PDF ticket met barcode.


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


Confirmatiemail met in bijlage het PDF-ticket:


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


PDF-ticket:


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


3.5. Betalende evenementen Voor betalende evenementen kan men opteren om de toegangsprijs ter plaatse te innen op basis van hetgeen er in de confirmatiemail of op het PDF ticket weergegeven staat. Daarnaast heeft men ook de mogelijkheid om de betalingen elektronisch of via overschrijving te laten betalen. In dat geval gebeurt de confirmatie in twee delen. Bij de eerste mail gaat men de bezoeker bedanken voor zijn interesse. Indien de organisator de betaling ontvangen heeft, wordt dit geregistreerd en krijgt de ingeschrevene automatisch een persoonlijk toegangsticket met barcode, al dan niet met PDF ticket in bijlage. Online betalen tickets voor beurs en congres De klant kan elektronisch betalen (via credit card of Bancontact) integreren in het registratieproces. Via het online betalingsplatform van Ogone kan de transactie op een veilige manier tot een goed einde worden gebracht. Abusol is Certified Ogone Solution Partner voor de beveiligde verwerking van elektronische betalingen. Het totaalbedrag van de inschrijving kan men dynamisch laten bepalen door verschillende factoren zoals datum van inschrijving, gewenste formule, ordergrootte ...

Er kan een automatische factuur gegenereerd en doorgestuurd worden, op naam van de ingeschreven persoon.


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


3.6. E-ticket Stuur e-tickets met barcode voor snelle check-in Via onze e-ticket software beheert u het hele proces van de uitgifte van toegangskaarten, inclusief het verzenden via e-mail, opvolgen van de betalingen, tot en met een snelle on-site check-in. Door het opsturen van gepersonaliseerde e-tickets wordt de verwerking aan het onthaal sterk vereenvoudigd. Het gebruik van elektronische toegangsbewijzen via onze software heeft vele voordelen: 

Het is tijdbesparend door het automatiseren van tijdrovende handelingen zoals opvolgen van wie er betaald heeft.



E-tickets kan men niet verliezen aangezien men er nog steeds digitaal toegang tot heeft.



Door een vlottere en snellere toegangscontrole worden lange wachttijden aan de ingang vermeden.



Het e-ticket kan men thuis afdrukken op gewoon papier, wat niet alleen gemakkelijker is voor de bezoeker maar ook kostenbesparend voor de organisator.



De e-mail die geldt als toegangsbewijs kan ook essentiële informatie in verband met uw evenement bevatten waardoor de bezoeker deze steeds bij de hand heeft.



Onze toepassing kan aan de toegang controleren op gekopieerde exemplaren. Het is dus veiliger en betrouwbaarder.


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


3.7. SMS mailing Gepersonaliseerde SMS mailings voor o.a. herinneringen SMS is een communicatievorm met een hoge impact en biedt uiteenlopende mogelijkheden op vlak van registraties of andere informatieve doeleinden. Dankzij onze SMS-diensten kan u de interactie met uw deelnemers verhogen. Via SMS mailings kan de opkomst worden verhoogd door daags voor het evenement een herinnering te sturen. Ook om last-minute wijzigingen in het programma door te geven en om achteraf te bedanken is deze oplossing uitermate geschikt. U kan ook gepersonaliseerde SMS-berichten automatisch versturen via ons systeem, waarvan de inhoud afgestemd is op de contactpersoon. Dit maakt het bijvoorbeeld mogelijk om een toegangsbewijs via SMS te verzenden. Dankzij het persoonlijke karakter en de onmiddellijke ontvangst beschikt u hiermee over een zeer doeltreffend communicatiemiddel.


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


3.8. Social media Versterk de kracht van uw evenement door social media te integreren. Bij zakelijke evenementen zoals een beurs, symposium of congres is het onderlinge contact tussen de bezoekers een belangrijk aspect in het succes van uw evenement zodat je niet meer om social media heen kunt.

Afhankelijk van het tijdstip waarop social media ingezet worden kunnen zij verschillende functies vervullen. 





Tijdens de voorbereiding van de beurs kan je het programma afstemmen op wat de doelgroep wenst, kan je bij verschillende topics extra uitleg geven, kunnen bezoekers een virtuele aanwezigheidslijst opvragen… Tijdens de beurs kan je social media enerzijds gebruiken om de interactie met het publiek te verhogen door bvb een twitterwall te plaatsen, polls te organiseren, … Na de beurs kan je social media gaan gebruiken om de communicatie levendig te houden door feedback te vragen ter voorbereiding voor de volgende editie van de beurs, daarnaast kan men ook presentaties, foto‟s of filmpjes publiceren…


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


3.9. Uitschrijven Reduceer het aantal no-shows via de uitschrijfknop Jaarlijks gaat veel geld verloren door bezoekers die niet komen opdagen, alhoewel ze zich ingeschreven hebben voor het evenement. Reduceer het aantal no-shows door een week voor het evenement een herinneringsmail te sturen met praktische informatie en de vraag om hun via een eenvoudige link uit te schrijven mochten ze toch verhinderd zijn. Na het klikken op de link (ik ben helaas verhinderd, gelieve mij uit te schrijven) wordt de persoon automatisch uitgeschreven zodat men de catering correct kan aansturen.


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


3.10. Beheer Opvolgen en correctie inschrijvingen, real-time rapportering Op ieder ogenblik is het voor iemand met de gepaste toegangsrechten mogelijk om de inschrijvingen op te volgen, te rapporteren, te corrigeren, te sorteren, te selecteren en te exporteren naar Excel. In onderstaand voorbeeld worden ook de betalingen opgevolgd. Indien de persoon in kwestie nog niet heeft betaald, staat er een rood kruisje weergegeven in de kolom „Betaald‟.

Door op „Detail‟ te klikken, kan men de detailgegevens van de registratie bekijken en indien nodig aanpassen. Vervolgens krijgt de geregistreerde, afhankelijk van de instellingen een mailtje toegezonden met de nieuwe inschrijfgegevens. Men kan daarnaast ook extra checkboxen linken aan de registraties. Hebben deze personen reeds de mails of documentatie ontvangen, wie was aanwezig bij de voorstelling… Op deze manier kan alles wat te maken heeft met de beurs op één plaats worden bijgehouden. Ook worden on-line grafieken getoond in verband met de evolutie van de inschrijvingen of de gemaakte keuzes bij de inschrijvingen (bvb per land, per workshop, per functie,…).


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28



[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


3.11. Facturatie E-invoice - elektronische facturen voor congres of beurs Gebruik naast elektronisch betalen ook elektronisch factureren: 1) Inschrijving met elektronische betaling: Bezoeker registreert zich op de website en sluit dit af met een elektronische betaling met VISA of Bancontact. Volledig automatisch gebeuren de volgende stappen: Bezoeker krijgt per e-mail:  een gepersonaliseerde confirmatie van de inschrijving  een e-ticket als toegangsticket en bewijs van betaling  een elektronische factuur  een betaalconfirmatie van het betaalplatform Organisator krijgt  e-mail met inschrijfgegevens  e-mail met een elektronische factuur  automatische registratie van de inschrijving en betaling  uniforme opmaak (hoofd- en kleine letters) van de contactgegevens zodat ze klaar zijn voor rapporten en badges  real-time rapportering en export in verband met de inschrijvingen


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


2) Inschrijving met manuele betaling: Bezoeker registreert zich op de website. Volledig automatisch gebeuren de volgende stappen: Bezoeker krijgt per e-mail:  een gepersonaliseerde confirmatie van de inschrijving  een elektronische factuur met verzoek tot betaling Organisator krijgt  e-mail met inschrijfgegevens  e-mail met een elektronische factuur  automatische registratie van de inschrijving  uniforme opmaak (hoofd- en kleine letters) van de contactgegevens zodat ze klaar zijn voor rapporten en badges  real-time rapportering en export in verband met de inschrijvingen Bezoeker doet een overschrijving en de organisator registreert de betaling, eventueel met deelbetalingen en referenties. Wanneer het saldo voldaan is gebeuren de volgende stappen: Bezoeker krijgt per e-mail:  een e-ticket als toegangsticket en bewijs van betaling Organisator krijgt  real-time rapportering en export in verband met de inschrijvingen en betaalstatus Indien de bezoeker niet tijdig betaald heeft, ziet de organisator een overzicht van de uitstaande betalingen en kan hij een gepersonaliseerde herinnering of aanmaning sturen naar de bezoeker per e-mail.


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


4. Tijdens de beurs of het congres De volgende stappen worden gebruikt tijdens het evenement.

Tijdens de beurs of congres is het belangrijk dat alles vlot verloopt, zowel voor de bezoekers, de sprekers als de exposanten.



Via de desks met pre-registratie info is een vlot onthaal mogelijk.



Voorzie een fast-lane voor bezoekers die hun elektronisch ticket bij hebben.



Print badges voor VIP bezoekers of Exposanten.



Stuur SMS bericht naar verantwoordelijke wanneer personen die speciaal ontvangen moeten worden inchecken.



Laat bezoekers ook on-site registreren, eventueel door het lezen van de eID.



Door de mobiele toegang tot informatie van de website kunnen de bezoekers ook ter plaatse het programma, het laatste nieuws of grondplan raadplegen.


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


4.1. Inchecken Gebruik onze eventdesk oplossing voor check-in validatie De bezoekers ontvangen hun e-ticket per e-mail. Dit printen ze uit en brengen ze mee naar het evenement. Scan de barcode en verifieer de e-tickets om aanwezigheid te registreren. Bij validatie ziet men meteen of:  er betaald is (online of via overschrijving met manuele betalingsregistratie)  een ticket niet gekopieerd is  de unieke barcode met controlecijfers klopt  er extra zaken gevraagd zijn,... Een vlotte validatie van uw bezoekers is enorm belangrijk. Onderbrekingen zijn dan ook nefast voor uw imago. Daarom is onze architectuur zo gebouwd dat we onafhankelijk van het internet kunnen draaien en dat elke post standalone kan verder werken bij netwerk onderbrekingen. Hierdoor sluiten we single point of faillures uit daar we niet afhankelijk zijn van een centrale server. Alle data wordt automatisch verder gesynchroniseerd mocht er toch een netwerk onderbreking geweest zijn. Wens je niet enkel onze toepassing te gebruiken maar de volledige ontvangst van uw bezoekers aan ons uit te besteden? Ook hiermee kunnen we u ondersteunen via partners met specifiek getrainde hostesses.


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


4.1.1. Laptops met toepassing Laptops worden gebruikt om de preregistraties te valideren, om te controleren of iemand betaald heeft, om te controleren of een ticket dubbel gebruikt wordt en om eventueel extra personen ter plaatse te registreren. Tijdens de beurs kan men opvolgen wie en hoeveel mensen reeds aanwezig zijn. Wanneer de bezoeker een confirmatie e-mail met barcode meebrengt kan deze eenvoudig via scanning geïdentificeerd worden. Bij gebrek aan deze barcode kan de persoon via naam, voornaam, bedrijfsnaam,.. opgezocht worden. Er kan een memo tekst toegevoegd worden voor verdere opvolging. Bovendien heeft men alle informatie van de preregistratie permanent bij de hand, eventueel kan extra informatie toegevoegd worden. Deze info wordt via het netwerk onmiddellijk gesynchroniseerd zodat deze meteen op alle pc‟s zichtbaar is. Gezien het onthaal een kritisch moment is bij een beurs hebben we bijzondere aandacht geschonken aan de uitbouw van een stabiele oplossing. Mocht het netwerk, de elektriciteit of een PC toch uitvallen kan iedere (andere) PC zelfstandig verder werken zodat het onthaal probleemloos door kan gaan. Functionaliteit: Wanneer bezoekers met e-ticket toekomen kan dit via de scanner gevalideerd worden:

Indien de bezoeker het ticket vergeten is kan men via „Zoek‟ op bedrijf, naam, voornaam de juiste inschrijving zoeken en valideren.


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


Na validatie worden detailgegevens getoond:

Hierbij is het mogelijk om bij een betalend evenement de betaalstatus te controleren (“Werd de betaling via de registratiewebsite geregistreerd?”) en dubbele registraties te vermijden (“Heeft men het e-ticket gekopieerd en probeert men nogmaals binnen te komen?”). Indien er nog niet betaald is kan men bvb ter plaatse laten betalen en dit registreren in de toepassing. Alle gegevens worden gelogd voor verdere verwerking na het evenement. Wanneer de gegevens foutief zijn kan men deze via „Update‟ aanpassen om de database correct te maken en de juiste badge te printen.

Tijdens de validatie kan men real-time opvolgen hoeveel bezoekers er reeds verwerkt zijn. Wanneer men ook check-outs registreert kan men zien hoeveel mensen er nog aanwezig zijn. Bij het inchecken kan men gepersonaliseerde badges printen. Bovendien kan men ter plaatse steeds mensen inschrijven en op basis van deze gegevens een gepersonaliseerde badge printen.


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


4.1.2. Badges De informatie die werd verzameld via registraties kan worden gebruikt om automatisch de correcte badges te printen. Deze badges kunnen ofwel vooraf worden gegenereerd en geprint ofwel on-site op het moment dat de bezoeker zich aan de ingang aanbiedt. Als alternatief kunnen we ook badges printen op basis van aangeleverde contact informatie uit ander of manueel registratiesysteem. Aangezien deze badges een barcode kunnen bevatten, is het mogelijk om bezoekers ook op het evenement zelf verder op te volgen door deze badges te scannen. Meer informatie hieromtrent vindt u bij "bezoeker tracking". De lay-out en typografie kan op voorhand worden vastgelegd. Door vast te leggen dat bijvoorbeeld de firmanaam in hoofdletters wordt afgedrukt, wordt er voor een uniforme layout gezorgd, onafhankelijk van hoe de gegevens werden ingetypt. Verder zijn er meerdere lay-outs mogelijk in functie van de registratiegegevens (bijvoorbeeld spreker/crew of één dag/full package). Wij gebruiken standaard 3 types badges:   

de butterflybadge waarbij informatie op voor- en achterkant geprint kan worden kaartjes die in een plastic congresbadgehouder of zakje gestoken worden plastic card op bankkaartformaat

1) Tweezijdig te bedrukken butterflybadge met laserprinter Bij de butterflybadge kan op de achterzijde praktische informatie worden geprint zoals een grondplan met de locaties waar de verschillende workshops doorgaan of het programma. Ook kan men deze ruimte gebruiken om de sponsors te vermelden. Door verschillende layouts te gebruiken per bezoekersprofiel kan men doelgroepgericht adverteren op de bezoekersbadges.

De badge bestaat uit een klever die van een A4 blad gehaald wordt en vervolgens toegevouwen wordt. Hierdoor krijgt men een ruime en stevige badge. Voor complexere noden is het mogelijk om de lay-out van de badge aan te passen in functie van de gegevens van de regsitratie (bvb “enkel 4 & 5 juni” of verschillende workshops in verschillende kleuren…). Afmeting badge: 98 x 86 mm


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


2) Te bedrukken kaartje met laserprinter (kleur) in congresbadgehouder De badge bestaat uit een plastic houder en een kaartje dat via microperforaties van een blad gescheurd kan worden.

Voor complexere noden is het mogelijk om de lay-out van de badge aan te passen in functie van de gegevens van de regsitratie (bvb “enkel 4 & 5 juni” of verschillende workshops in verschillende kleuren. In plaats van de congresbadgehouder kan een zakje uit zacht plastiek voorzien worden om het kaartje in te stoppen. Afmeting badge: 53 x 84 mm

3) Te bedrukken kaartje met thermische printer (zwart/wit) in congresbadgehouder

Deze oplossing is vooral interessant voor het on-site printen van badges daar het een zwart/wit afwerking kan combineren met snel printen op eenvoudige printers. Eventueel worden de badges via pre-print in kleur uitgevoerd en wordt deze oplossing gekozen om on-site correcties uit te voeren of om on-site extra badges te printen. Printen met thermische printer duurt ± 5 sec, t.o.v. printen met laserprinter ± 35 sec.


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


4) PVC card Hierbij wordt de badge op een plastic card (bankkaartformaat) geprint.

Er zijn drie methodes om deze te bevestigen:  Een clip wordt achteraan de badge gekleefd (standaard oplossing)  De PVC card wordt in een houder met clip gestoken  De PVC card wordt geperforeerd en kan met clip of lanyard gebruikt worden Met kleefclip

In congresbadge houder

Afmeting badge: 54 x 85 mm 5) Thermisch label Deze klever kan op de kleding, brochure, programma, plastic houder (niet inbegrepen),… van de bezoeker gekleefd worden. Er kan enkel zwart/wit geprint worden op deze labels. Afmeting badge: 29 x 62 mm

6) Butterflybadge of congresbadge met thermisch label Op voorhand kan de butterfly/congresbadge gedrukt worden in kleur, on-site kan men een thermisch label printen met daarop de persoonlijke gegevens van de bezoeker. Vervolgens kan het thermisch label op de kleurenbadges geplakt worden. Dit heeft het voordeel dat men zowel kleur als snelheid kan combineren voor het maken van de badges. Het printen met de laserprinter in kleur (± 35 sec) gebeurt op voorhand, ter plaatse wordt geprint met thermische printers (± 5 sec). Abusol BVBA Steenweg 608 bus 1 9470 Denderleeuw

[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


7) Butterfly- of congresbadge per post opgestuurd als brief met praktische informatie De badges worden op voorhand geprint op een speciaal A4 blad met op het resterend gedeelte een tekst met praktische informatie. Deze wordt per post opgestuurd zodat de mensen hun badge op voorhand hebben en dit ook hun toegangsticket is. Aan het onthaal hoeft deze nog enkel gescand te worden om op te volgen wie aanwezig is. Zeker wanneer men toch nog een brief met praktische informatie verstuurd is dit een belangrijke tijdswinst aan het onthaal:

4.2. Abusol BVBA Steenweg 608 bus 1 9470 Denderleeuw

[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


4.3. Bezoekersvalidatie via e-ID Een alternatief voor snelle registraties is werken met elektronische identiteitskaart of eID. Schuif de kaart in de lezer. De gegevens worden gelezen vanaf de eID en kunnen eventueel aangevuld worden met extra informatie zoals e-mail adres wat vervolgens nog manueel ingegeven wordt.

Er wordt vastgelegd welke gegevens van de eID bijgehouden worden. Zo kan bvb ook de geboortedatum of het geboortejaar geregistreerd worden. In bovenstaand voorbeeld wordt als extra het e-mailadres gevraagd. Al deze gegevens kan men exporteren naar Excel. Van elk gegeven kan bepaald worden of het verplicht is of aanpasbaar. In het voorbeeld hierboven zijn alle velden manueel invulbaar (voor personen die geen eID hebben) maar door de identiteitskaart in de lezer te steken en op de knop “Lees eID” te drukken worden alle gegevens hierboven behalve het e-mailadres automatisch overgenomen vanaf de eID. Men hoeft dus enkel nog het e-mail adres in te vullen om alle correcte informatie te hebben.


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


Druk vervolgens op „Submit‟ en de gegevens worden opgeslagen in de database. Een confirmatie bericht wordt getoond om duidelijk te maken dat de registratie gelukt is. Verder komt er een verificatie op dubbels zodat een foutmelding getoond wordt wanneer iemand een tweede keer probeert te registeren of een goody-bag probeert op te halen. Tijdens de beurs of het congres kan men opvolgen hoeveel bezoekers er reeds geweest zijn.

Voorbeeld Openbedrijvendag 2010 in containerhaven te Antwerpen.

4.4. Mobiele info Abusol BVBA Steenweg 608 bus 1 9470 Denderleeuw

[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


Mobiele toepassingen voor beurzen en congressen Het mobiele internet boomt. Via onze mobiele oplossing wordt de informatie over het evenement ook toegankelijk voor smartphones:      

het laatste nieuws een programma overzicht een overzicht van de sprekers welke bezoekers exposanten lijst agendaoverzicht

Dit kan via een mobiele website die bereikbaar is vanaf de browser of via een dedicated app voor de iphone of android.

4.5. SMS meldingen Abusol BVBA Steenweg 608 bus 1 9470 Denderleeuw

[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


Ook geavanceerdere toepassingen zoals het verwittigen van een verkoper wanneer zijn of haar klant zich aan de incheckbalie aanmeldt, behoort tot de mogelijkheden. Wanneer een klant incheckt wordt een SMS gestuurd naar zijn/haar verkoper met bvb als melding: “Guy Van Droogenbroeck van Abusol is toegekomen. GSM nummer 0498 51 74 90”. Op deze manier kan de verkoper contact opnemen met zijn klant. In de wachtrij word om de 10 seconden gekeken welke nieuwe bezoekers gevalideerd zijn en vervolgens worden de nodige SMSberichten verstuurd. Er wordt ook bijgehouden welke berichten verstuurd werden en of ze goed afgeleverd konden worden.

4.6. Bezoekers tracking 4.6.1. Via datacollectors Wilt u achteraf te weten komen wie er allemaal aanwezig was op jouw evenement en welke workshop of stand deze persoon bezocht heeft? Via een data collector kan men deze bezoekersinformatie verzamelen:  

Hostesses kunnen bezoekers aan een workshop registreren Standhouders kunnen bezoekers aan hun stand registreren

Na het evenement worden alle gegevens verwerkt tot 1 document, waarin de volgende gegevens worden weergegeven:   

Welke bezoeker naar welke workshop is geweest Welke bezoeker aan welke stand is geweest Hoeveel bezoekers er aanwezig waren De datacollectors scannen de barcode van de badge en het tijdstip. Wij maken op voorhand een kaart aan met barcodes die als markers gebruikt worden: plenair – breakout 1A, breakout 1B, breakout 1C. Aan het begin van bvb de breakout sessie 1A wordt deze marker gescand zodat het systeem weet dat de volgende barcodes voor breakout 1A zijn.

De badge/marker/time informatie wordt vertaald naar contactgegevens:

4.6.2. Via smartphones met speciale software Abusol BVBA Steenweg 608 bus 1 9470 Denderleeuw

[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


Aan het onthaal worden badges geprint met daarop een QR code. Aan de standhouders of hostesses worden smartphones aangeboden met daarop een speciale software. Daarmee kunnen de QR codes gelezen worden en weet men welke personen naar de stand of workshop geweest zijn. Achteraf kan men deze exporteren naar een Excel.

De standhouder kan in deze software ook eigen multiple choice vragen en antwoorden definiëren zodat de lead meteen gekwalificeerd kan worden en vervolgacties gedefinieerd.


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


4.6.3. Netwerking tussen bezoekers aanmoedigen Wil je de mensen op jouw beurs of congres de mogelijkheid geven om gemakkelijk via hun smartphone de contactgegevens van personen waarmee ze gesproken hebben op te slaan, voorzien wij badges met QR codes. Veel handiger en correcter voor jouw bezoekers.


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


4.7. Kiosk of informatiezuil Analyseer het profiel van de beursbezoekers via een informatiezuil met aanraakscherm. Leer uw publiek kennen via een wedstrijd op de kiosk gekoppeld aan een enquête. Na de beurs heeft men vervolgens een antwoord op onderstaande vragen:    

Welk leeftijdsprofiel heeft de bezoeker? Vanuit welke geografische zone komt de bezoeker? Waarin is de bezoeker geïnteresseerd? Verzamel contactinformatie voor verdere opvolging.

Gebruikers geven hun gegevens in of maken een selectie via aanraken van het scherm. Overzichtelijke klavier ter beschikking met speciale functies zoals @ symbool (invullen e-mail adres) zonder dat een toetscombinatie zoals “Alt Gr” + “2” ingedrukt moet worden. Beveiligingssoftware zorgt voor bescherming tegen misbruik. Laat de bezoeker zichzelf preregistreren voor een beurs om wachtrijen te verminderen. Toon een product of bedrijfspresentatie op de informatiezuil. Daarnaast kan men deze kiosk ook gebruiken om op een beursstand te plaatsen. Op deze manier kan men contact- en andere gegevens verzamelen over de bezoekers van uw stand. Men kan de kiosk steeds uitbreiden met eID lezer, scanner en printer.


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


5. Na de beurs of het congres De volgende stappen sluiten het evenement af.

Ook na de beurs en congres blijven er nog zaken te doen:    

Verder nieuws publiceren op de website Nieuwsbrief met bedanking en link naar gepubliceerde foto's, presentaties en video's Rapportering bezoekersstatistieken Online enquête uitvoeren

5.1. Foto’s en video Na het evenement kunnen foto's en video's toegevoegd worden aan de website. Video's worden in een overzicht getoond met korte inleidende tekst. Wanneer men doorklikt krijgt men meer informatie en kan de video afgespeeld worden:


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


5.2. Presentaties Na het evenement kunnen presentaties van de verschillende sessies ter beschikking gezet wordt van de bezoekers. Dit kunnen PowerPoint of PDF bestanden zijn die in een overzicht gegeven worden maar men kan de sessie ook registreren en de PowerPoint bvb synchroniseren met het geluid tijdens de presentatie en deze ter beschikking stellen. Eerst wordt een overzicht gegeven

Na doorklikken wordt de presentatie, gesynchroniseerd met het geluid, weergegeven:


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28



[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


5.3. Enquête E-enquête: automatische verwerking resultaten survey Gebruik de flexibele definitie van invulformulieren om on-line enquêtes uit te voeren. Gedaan met het tijdrovende werk om manuele evaluatieformulieren te verwerken: alle resultaten worden direct in de database verwerkt en gerapporteerd. De resultaten zijn ook te downloaden in Excel voor detail analyse. De enquêtes kunnen zowel op naam als anoniem verwerkt worden


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


5.4. Rapportering Post-event rapportage Afhankelijk van de configuratie en gebruikte functionaliteit zijn diverse rapporten en statistieken beschikbaar na het evenement:        

Wie was ingeschreven en kwam niet opdagen? Wat waren onze bezoekers? Wie is er ter plaatse geregistreerd? Wie heeft welke workshop gevolgd? Wie is er naar mijn bedrijfspresentatie geweest? Wie is er op mijn beursstand geweest? Wie waren de laatkomers? Hoe lang bleven de bezoekers gemiddeld op de beurs?

5.5. Bedank mail Na het evenement kan naar de aanwezigen een bedankmail gestuurd worden. Hier kan een link in staan naar foto's of video's van het evenement, naar een enquête formulier of naar de presentaties.


[email protected] + 32 498 51 74 90 +32 053 41 61 28


1. Beurzenplus & Congresplus voor beurzen & congressen zonder zorgen

Recommend Documents