UNIT LAYANAN PENGUJIAN LABORATORIUM SENTRAL ILMU HAYATI DOKUMEN PENDUKUNG
KAJI ULANG MANAJEMEN TAHUN 2014
No Bagian
: DP/4.15.2.1/LSIH
Terbitan/Revisi
: 3/1
Tanggal Terbit
: 09 September 2014
Halaman
: 01 dari 11
Disetujui
:
Manajer Administrasi
HASIL KAJI ULANG MANAJEMEN TAHUN 2014 Hari/Tanggal Tempat Daftar Hadir
: Selasa, 09 September 2014 : Ruang Sidang Lantai 2 Gedung LSIH-UB : Terlampir
1. Tindak Lanjut Kaji Ulang Manajemen Terakhir Tahun 2013 telah dilakukan kaji ulang manajemen yang merekomendasikan beberapa perbaikan sasaran mutu untuk tahun 2014. Pada bulan Juli telah dilakukan audit internal dengan beberapa temuan yang langsung ditindaklanjuti sesuai dengan temuan yang ada. Kaji ulang manajemen tahun ini dilakukan pada bulan September 2014. Sasaran mutu tahun 2015 tidak banyak berbeda dari tahun sebelumnya, sebagaimana tercantum dalam tabel. Tabel 1 : Sasaran Mutu Tahun 2014 dan Tahun 2015 No.
Butir Mutu
1.
Alat-alat pengujian yang terkalibrasi
2.
Lingkup pengujian yang terakreditasi Personil yang tersertifikasi sesuai dengan kompetensinya Presisi hasil analisa tiap laboran a. Kusnia : - Kadar Protein b. Fitriani W : - Kadar Abu - Kadar Air Estimasi ketidakpastian Kadar Air Kadar Abu Kadar Protein Ketepatan penyerahan hasil analisa Karyotyping Pangan Penyelesaian waktu pengaduan Jumlah customer Tingkat kepuasan Customer Lama waktu analisa : Karyotyping Pangan
3. 4.
5. 6. 7. 8. 9. 10.
Sasaran Mutu 2014 2015 30 unit
30 unit
8
8
14 orang
15 orang
0.23 2.91 0.61
0.23 2.91 0.61
0,40 0,02 0,19
0,40 0,02 0,19
17 hari 13 hari 7 hari 195 98%
17 hari* 13 hari* 7 hari* 200 98%
15 hari 11 hari
15 hari 11 hari
UNIT LAYANAN PENGUJIAN LABORATORIUM SENTRAL ILMU HAYATI DOKUMEN PENDUKUNG
KAJI ULANG MANAJEMEN TAHUN 2014
No Bagian
: DP/4.15.2.1/LSIH
Terbitan/Revisi
: 3/1
Tanggal Terbit
: 09 September 2014
Halaman
: 02 dari 11
Disetujui
:
Manajer Administrasi
Tabel 2 : Capaian sasaran mutu tahun 2014 (Januari-Juni 2014) Sasaran Mutu No.
Butir mutu
Target
Capaian
30 unit 8
21 4
14 orang
14 orang
Batas Maximal
1. 2.
Alat-alat pengujian yang terkalibrasi Lingkup pengujian yang terakreditasi
3.
Personil yang tersertifikasi sesuai dengan kompetensinya
4.
Presisi hasil analisa tiap laboran a. Kusnia : Kadar Protein b. Fitriani W : - Kadar Air - Kadar Abu
0.23 0.61 2.91
0.64 1.21 2.39
2.76 2.76 4.40
5.
Estimasi ketidakpastian a. Kadar Air b. Kadar Abu c. Kadar Protein
0,40 0,02 0,19
0.44 0.03 0.21
0.55 0.53 0.55
17 hari 12 hari 7 hari
18 hari 13 hari 15 hari sesuai kapasitas lab >80% 18 hari 13 hari
6.
7.
Ketepatan penyerahan hasil analisa Karyotyping Pangan Penyelesaian waktu pengaduan
8.
Jumlah customer
195
9.
Tingkat kepuasan customer Lama waktu analisa : Karyotyping Pangan
98%
18 hari 10 hari 7 hari 72 (per September 2014) 98%
15 hari 11 hari
18 8
10.
21 Sesuai jumlah personil
Jumlah alat yang dikalibrasi tidak mencapai sasaran mutu yang diterapkan. Hal ini disebabkan pengajuan pengadaan peralatan yang akan digunakan untuk menambah ruang lingkup pengujian belum terrealisir, akibatnya laboratorium belum mampu meningkatnya jumlah lingkup pengujian dan alat yang terkalibrasi juga tidak bertaambah. Penambahan lingkup pengujian yang sekaligus menambah alat yang terkalibrasi akan dilakukan pada tahun 2015. Penambahan lingkup pengujian pada tahun 2015 selain pada macam uji juga akan ditambah macam komoditasnya. Presisi hasil analisis dari analisis menunjukkan peningkatan yang cukup baik. hal ini menunjukkan bahwa kemampuan analisis dalam melakukan pengukuran masih handal sehingga belum perlu dilakukan refreshing kemampuannya. Oleh sebab itu pada tahun 2015 tidak dilakukan pelatihan tambahan bagi analis.
UNIT LAYANAN PENGUJIAN LABORATORIUM SENTRAL ILMU HAYATI DOKUMEN PENDUKUNG
KAJI ULANG MANAJEMEN TAHUN 2014
No Bagian
: DP/4.15.2.1/LSIH
Terbitan/Revisi
: 3/1
Tanggal Terbit
: 09 September 2014
Halaman
: 03 dari 11
Disetujui
:
Manajer Administrasi
Estimasi ketidapastian menunjukkan adanya hasil yang tidak memenuhi sasaran yang telah ditetapkan. Hal ini kemungkinan disebabkan oleh ukuran sampel yang seringkali tidak sama sehingga menyebabkan adanya standar deviasi yang berbeda cukup besar. Kedepannya akan dilakukan upaya untuk mensyaratkan customer menyampaikan atau menyerahkan sampel dalam jumlah yang cukup sehingga analisis dapat dilakukan dengan keseragaman bahan analisis. Jumlah customer menunjukkan kestabilan. Hingga akhir bulan Juni telah mencapai 72 dari sasaran 195. Diharapkan pada akhir tahun sasaran yang ditargetkan dapat dicapai. Hal ini didukung oleh tingkat kepuasan customer yang tetap tinggi yaitu 98 %. Hal yang perlu diperbaiki untuk meningkatkan kepuasan customer adalah meningkatkan waktu analisis pada karyotyping. Peningkatan dapat dilakukan dengan menambah analisis atau menata ulang tugas analis sehingga kegiatan pengujian karyotyping dapat optimal. Pada pengujian pangan waktu yang diberikan belum dapat ditingkatkan karena masih merupakan waktu minimal yang dapat dilakukan oleh laboratorium dengan keterbatasan alat dan analisis. Pada bulan Januari-Februari 2014 ada kerusakan alat di lab. pangan (timbangan), sehingga terjadi penurunan jumlah customer karena laboratorium tidak mampu melayani analisa.
Standart yang diberikan pada kolom ke 3 (Batas Maximal) merupakan hasil analisis dari kinerja ditahun sebelumnya. 2. Kesesuaian Kebijakan dan Prosedur Dengan telah diperpanjangnya akreditasi ISO/IEC 17025:2005 pada tahun 2014, maka dilakukan penyesuaian kebijakan terkait dengan penambahan ruang lingkup, jumlah personil yang tersertifikasi, penyesuaian harga pengujian dan penelitian, promosi dan kerjasama. Guna menjaga dan meningkatkan kebijakan mutu yang telah ditetapkan, maka diperlukan : a. Penambahan ruang lingkup b. Peningkatan kompetensi jajaran pimpinan dan staf sesuai dengan tugasnya. c. Kerjasama dengan laboratorium terakreditasi.
3. Laporan Staf dan Personil Pada periode 2013, LSIH melakukan peningkatan kompetensi staf dan personil dengan studi banding ke Thailand dan mengirimkan staf ke berbagai pelatihan. Daftar staf dan personil yang mengikuti kegiatan tersebut dapat dilihat pada poin 12. Secara rutin LSIH telah melakukan rapat staf setiap hari Selasa untuk membahas pelaksanaan sistem manajemen mutu. Sedangkan rapat personil dilaksanakan sebulan sekali untuk membahas pengujian dan penjaminan mutu.
UNIT LAYANAN PENGUJIAN LABORATORIUM SENTRAL ILMU HAYATI DOKUMEN PENDUKUNG
KAJI ULANG MANAJEMEN TAHUN 2014
No Bagian
: DP/4.15.2.1/LSIH
Terbitan/Revisi
: 3/1
Tanggal Terbit
: 09 September 2014
Halaman
: 04 dari 11
Disetujui
:
Manajer Administrasi
Sejak bulan Agustus 2014 ada satu orang personil administrasi pengadaan dan pembantu keuangan (Rahmat Fajar Basarda, SE.) yang mengundurkan diri dengan alasan pribadi. Untuk menjaga kesinambungan pelaksanaan mutu, maka dilakukan pengalihan tugas (Pengadaan dan Keuangan). Untuk sementara tugas dibagi kepada dua staf, untuk kegiatan pengadaan dialihkan kepada M. Faruq Habibillah, S.Si. dan untuk keuangan diserahkan kembali kepada Senja Puspita Ayu, M.Si.
4. Hasil Audit Internal Terakhir Audit internal yang dilakukan pada 15 Juli 2014 menunjukkan adanya beberapa temuan ketidaksesuaian yaitu : 1. Belum dilakukan evaluasi personel per tahun 2. Belum dibuat IK untuk pemeliharaan software di laboratorium 3. Terdapat ketidakcocokan jumlah sandal/jas lab dengan tempat penyimpanannya, sehingga dapat berdampak kepada akses keluar masuk di Laboratorium Biomol & Seluler 4. Setiap pertemuan yang direncanakan oleh internal LSIH biasanya molor untuk dimulai dan kurang/tidak dihadiri oleh semua pimpinan LSIH 5. LSIH telah merintis kerjasama, satu didalam negeri dan 1 dari luar negeri akan tetapi tindak lanjutnya masih dirasakan kurang Semua temuan ketidaksesuaian telah selesai diperbaiki. Selain itu juga dilakukan perbaikan dokumen dengan memasukkan saran-saran dari hasil temuan ketidaksesuaian.
5. Tindakan Perbaikan Dan Pencegahan Tindakan Perbaikan : 1. 2. 3. 4.
Dilakukan evaluasi personil per tahun Telah dibuat IK untuk pemeliharaan software di laboratorium Dilakukan pembelian rak sandal dan jas laboratorium Atur ulang penjadwalan rapat sehingga bisa dihadiri oleh semua atau sebagian besar jajaran pimpinan dengan waktu yang tepat 5. Perlu dievaluasi dan control terhadap berbagai kerjasama yang telah dilakukan sehingga kerjasama bisa ditidaklanjuti, bila perlu ada salah satu pimpinan yang ditunjuk sebagai penanggung jawab
UNIT LAYANAN PENGUJIAN LABORATORIUM SENTRAL ILMU HAYATI DOKUMEN PENDUKUNG
KAJI ULANG MANAJEMEN TAHUN 2014
No Bagian
: DP/4.15.2.1/LSIH
Terbitan/Revisi
: 3/1
Tanggal Terbit
: 09 September 2014
Halaman
: 05 dari 12
Disetujui
:
Manajer Administrasi
Tindakan Pencegahan : 1. 2. 3. 4. 5.
Semua personil menyiapkan diri untuk dievaluasi Selalu dilakukan pembuatan/perbaikan IK apabila ditemukan adanya perubahan aktivitas Menyediakan sejumlah sandal, rak sandal dan jas laboratorium sesuai kebutuhan Menyampaikan kepada semua peserta rapat sehingga datang tepat waktu Melakukan evaluasi terhadap kerjasama yang telah dirintis
6. Assesmen Oleh Badan Eksternal Assesmen oleh pihak eksternal sudah dilakukan oleh Komite Akreditasi Nasional pada hari Selasa, 29 Januari 2013. Terdapat 10 temuan ketidaksesuaian, sudah dilakukan tindakan perbaikan dan sudah disetujui (closed) tanggal 28 Maret 2013. Untuk assesmen II akan dilaksanakan pada hari Sabtu, 27 September 2014.
7. Hasil dari Uji Banding Antar Laboratorium dan Uji Profisiensi Pada ruang lingkup pangan, Laboratorium Sentral Ilmu Hayati (LSIH) telah mengikuti uji banding dan uji profisiensi di bidang pangan pada tahun 2014. Sedangkan untuk lingkup pengujian karyotyping, Laboratorium Sentral Ilmu Hayati (LSIH) hanya mengikuti uji banding. Untuk analisa proksimat, LSIH telah mengikuti uji profisiensi yang diadakan oleh BBIA, namun sampai sekarang hasilnya belum diperoleh. Untuk analisa karyotyping, LSIH telah mengirimkan sampel uji banding ke Eijkmen Institute dan Universitas Wijaya Kusuma Bagian Genetika Medik. namun sampai sekarang hasil dari Eijkmen Institute belum diterima. Hasil analisa karyotyping antara LSIH dengan Universitas Wijaya Kusuma tidak menunjukkan perbedaan.
8. Perubahan Volume dan Jenis Pekerjaan Volume dan jenis perkerjaan tidak mengalami perubahan.
9. Umpan Balik Customer Kinerja pengujian telah sesuai dengan persyaratan customer. Hal ini ditunjukkan dengan data tingkat kepuasan customer mencapai 99% pada Triwulan I, 98% pada Triwulan II. Hal ini menunjukkan tingkat kepuasan yang sangat baik. Data lengkap dari tingkat kepuasan customer terlihat pada tabel dibawah.
UNIT LAYANAN PENGUJIAN LABORATORIUM SENTRAL ILMU HAYATI DOKUMEN PENDUKUNG
KAJI ULANG MANAJEMEN TAHUN 2014
No Bagian
: DP/4.15.2.1/LSIH
Terbitan/Revisi
: 3/1
Tanggal Terbit
: 09 September 2014
Halaman
: 06 dari 11
Disetujui
:
Tabel 3 : Persentase Tingkat Kepuasan Customer Triwulan I
Persentase Tingkat Kepuasan Customer Triwulan I (Januari 2014 - Maret 2014) 100% 80% 60% 40% 20% 0%
Tingkat Kepuasan
Keterangan : Biaya Tarif
:
100%
Pelayanan
:
100%
K.Penyelesaian
:
100%
Hasil Uji
:
92%
Isi Sertifikat Hasil Uji
:
100%
Proses Pembayaran
:
100%
Tingkat Kepuasan Customer :
592% : Jumlah Kriteria (6 kriteria) = 99%
Manajer Administrasi
UNIT LAYANAN PENGUJIAN LABORATORIUM SENTRAL ILMU HAYATI DOKUMEN PENDUKUNG
KAJI ULANG MANAJEMEN TAHUN 2014
No Bagian
: DP/4.15.2.1/LSIH
Terbitan/Revisi
: 3/1
Tanggal Terbit
: 09 September 2014
Halaman
: 07 dari 11
Disetujui
:
Tabel 4 : Persentase Tingkat Kepuasan Customer Triwulan II
Persentase Tingkat Kepuasan Customer Triwulan I I (April 2014 - Juni 2014) 100% 80% 60% 40% 20% 0%
Tingkat Kepuasan
Keterangan : Biaya Tarif
:
100%
Pelayanan
:
100%
K.Penyelesaian
:
90%
Hasil Uji
:
100%
Isi Sertifikat Hasil Uji
:
100%
Proses Pembayaran
:
100%
Tingkat Kepuasan Customer :
590% : Jumlah Kriteria (6 kriteria) = 98%
Manajer Administrasi
UNIT LAYANAN PENGUJIAN LABORATORIUM SENTRAL ILMU HAYATI DOKUMEN PENDUKUNG
KAJI ULANG MANAJEMEN TAHUN 2014
No Bagian
: DP/4.15.2.1/LSIH
Terbitan/Revisi
: 3/1
Tanggal Terbit
: 09 September 2014
Halaman
: 08 dari 11
Disetujui
:
Manajer Administrasi
10. Pengaduan Terdapat 1 (satu) pengaduan tentang administrasi LSIH yang dirasa berbelit yakni pendaftaran dilakukan dilantai 1 (Administrasi) sedangkan pembayaran dilakukan di lantai 2 (Keuangan). Padahal customer lebih menyukai jika pendaftaran dan pembayaran berada di satu tempat. Maka untuk tahun yang akan datang akan dipertimbangkan dengan penataan yang lebih baik. Pada saat ini LSIH sedang mempersiapkan sistem komputerisasi yang akan mempermudah proses pendaftaran dan pembayaran.
11. Rekomendasi Tentang Peningkatan dan Perumusan Sasaran yang Akan Datang Dengan semakin banyaknya data dan dokumen yang dimiliki LSIH, maka diperlukan perbaikan manajemen data yang lebih baik. Untuk itu LSIH mengikuti pelatihan manajemen data dan penataan kembali data secara komputerisasi.
12. Kegiatan Pengendalian Mutu, Sumber Daya Dan Pelatihan Jajaran Pimpinan dan Staf. Kegiatan pengendalian mutu SDM dilakukan dengan pemantauan kesesuaian pelaksanaan dengan dokumen yang ada. Peningkatan kompetensi dilakukan melalui pelatihan yang sesuai dengan bidang masing-masing dan dilakukan penilaian personil oleh atasan langsung.
UNIT LAYANAN PENGUJIAN LABORATORIUM SENTRAL ILMU HAYATI DOKUMEN PENDUKUNG
KAJI ULANG MANAJEMEN TAHUN 2014
No Bagian
: DP/4.15.2.1/LSIH
Terbitan/Revisi
: 3/1
Tanggal Terbit
: 09 September 2014
Halaman
: 09 dari 11
Disetujui
:
Manajer Administrasi
Daftar kegiatan pelatihan yang sudah terlaksana pada tahun 2013-2014 adalah sebagai berikut : TEMPAT PELATIHAN
WAKTU PELAKSANAAN
NO
NAMA
TOPIK
1.
Dr. Dra. Sri Winarsih, Apt., M.Si.
SPIN Consulting
Training
14-15 2013
November
Training Budgeting and Cost Control
2.
Senja Puspita Ayu, M.Si.
SPIN Consulting
Training
14-15 2013
November
Training Budgeting and Cost Control
3.
Helly Nurul Karima, S.Pt., MP.
SPIN Consulting
Training
26-27 2013
Desember
Laboratory Equipment Management
4.
Fitriani Widiastuti, A.Md.
SPIN Consulting
Training
26-27 2013
Desember
Laboratory Equipment Management
5.
Fachrul Denny Kurniawan
SPIN Consulting
Training
26-27 2013
Desember
Laboratory Equipment Management
6.
M. Faruq Habibillah, S.Si.
SPIN Consulting
Training
26-27 2013
Desember
Document Control
7.
Yaniar Immawati, A.Md.
SPIN Consulting
Training
26-27 2013
Desember
Document Control
8.
Reni Setyo Wulandari, SE.
SPIN Consulting
Training
26-27 2013
Desember
Document Control
9.
Dr. Ir. Joni Kusnadi, M.Si.
SPIN Consulting
Training
15-16 Mei 2014
Teknik Investigasi dan Tindak Lanjut Hasil Uji Profisiensi
10.
Fitriani Widiastuti, A.Md.
SPIN Consulting
Training
15-16 Mei 2014
Teknik Investigasi dan Tindak Lanjut Hasil Uji Profisiensi
11.
Shoirotul Hukmah, S.Si.
BBIA
19-23 Mei 2014
Pelatihan Proksimat
12
Prof. Ir. Yenny Risjani, DEA., Ph.D.
Universitas Indonesia
21 Mei 2014
Seminar UI-Olympus Bio Imaging Centre
13.
Dr. Yuni Kilawati, S.Pi., M.Si.
Universitas Indonesia
21 Mei 2014
Seminar UI-Olympus Bio Imaging Centre
14.
Choirunil Chotimah, M.Si.
Universitas Indonesia
21 Mei 2014
Seminar UI-Olympus Bio Imaging Centre
UNIT LAYANAN PENGUJIAN LABORATORIUM SENTRAL ILMU HAYATI DOKUMEN PENDUKUNG
KAJI ULANG MANAJEMEN TAHUN 2014
No Bagian
: DP/4.15.2.1/LSIH
Terbitan/Revisi
: 3/1
Tanggal Terbit
: 09 September 2014
Halaman
: 10 dari 11
Disetujui
:
Manajer Administrasi
Daftar kegiatan kunjungan dalam rangka studi banding selama periode tahun 2013 adalah sebagai berikut : NO
NAMA
1.
Prof. Ir. Yenny Risjani, DEA., Ph.D.
2.
Dr. Dra. Sri Winarsih, Apt., M.Si.
3.
Prof. Dr. Ir. Kuswanto, MS.
4.
Dr. Ir. Joni Kusnadi, M.Si.
5.
Dr. Yuni Kilawati, S.Pi., M.Si.
6.
Prof. Ir. Yenny Risjani, DEA., Ph.D.
7.
Dr. Dra. Sri Winarsih, Apt., M.Si.
8.
Prof. Dr. Ir. Kuswanto, MS.
9.
Dr. Ir. Joni Kusnadi, M.Si.
10.
Dr. Yuni Kilawati, S.Pi., M.Si.
11.
Senja Puspita Ayu, M.Si.
TUJUAN KUNJUNGAN
Chulalongkorn University dan Kasertsart University
Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan
WAKTU PELAKSANAAN
19-23 November 2013
27-28 Desember 2013
TOPIK
Rencana kerjasama workshop/seminar internasional, sharing publikasi jurnal, kerjasama riset dan student exchange
Pembahasan rencana kerjasama pengembangan laboratorium penguji hama penyakit ikan karantina, pengendalian mutu dan keamanan hasil perikanan Hasilnya : LSIH telah menjadi anggota konsorsium laboratorium terakreditasi se Jawa Timur.
UNIT LAYANAN PENGUJIAN LABORATORIUM SENTRAL ILMU HAYATI DOKUMEN PENDUKUNG
KAJI ULANG MANAJEMEN TAHUN 2014
No Bagian
: DP/4.15.2.1/LSIH
Terbitan/Revisi
: 3/1
Tanggal Terbit
: 09 September 2014
Halaman
: 11 dari 11
Disetujui
:
Manajer Administrasi
Demikian hasil kaji ulang tahun 2014, sebagai tindak lanjut dari audit internal dan evaluasi rekomendasi kaji ulang tahun 2013. Meskipun secara umum terdapat peningkatan sistem mutu, namun masih ada beberapa hal yang memerlukan peningkatan, misalnya peningkatan ruang lingkup, promosi untuk menambah jumlah customer, penambahan peralatan laboratorium untuk meningkatkan layanan pengujian, penambahan personil laboratorium untuk menggantikan personil yang mengundurkan diri dan pelatihan personil akan dijadwalkan kembali pada tahun 2015.
Malang, 09 September 2014 Penanggung Jawab Kaji Ulang Manajemen
Prof. Ir. Yenny Risjani, DEA., Ph.D. NIP. 19610523 198703 2 003
Disiapkan Oleh, Jabatan
Tanda Tangan
Tanggal
Disetujui Oleh,
Disahkan Oleh,
Administrasi
Manajer Administrasi
Manajer Mutu
Reni Setyo Wulandari, SE.
Dr. Dra. Sri Winarsih, Apt., M.Si.
Prof. Dr. Ir. Kuswanto, MS.
