Hal 1 dari 6
SOP/UJM-L/LM/004
SOP PERMINTAAN TINDAKAN KOREKSI DAN PENCEGAHAN
LPMI
Tgl. Pembuatan : Tgl. Revisi
September 2013
Dibuat oleh Paraf
: Ir. Slamet Riyadi,M.Eng :
Direvisi oleh Paraf
: :
Disetujui oleh Paraf
: Rektor :
:
6 hal
1
TUJUAN Memberikan penjelasan mengenai pengusulan tindakan koreksi atas ketidaksesuaian yang dijumpai dan menjamin bahwa tindakan koreksi ditinjau efektivitas penerapannya, serta untuk memastikan penyebab dari ketidaksesuaian tersebut dapat dideteksi dan dihindari agar hal tersebut tidak terjadi lagi di masa mendatang.
2
RUANG LINGKUP Prosedur ini diterapkan terhadap seluruh jenis ketidaksesuaian pelaksanaan tugas dengan sistem manajemen mutu di lingkungan Unsera.
3
REFERENSI/RUJUKAN/ACUAN a. Manual Mutu Unsera (MM-LPMI-01) b. Prosedur Audit Mutu Internal (PM-LPMI-03) c. Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai (PM-LPMI-04) d. Prosedur Tinjauan Manajemen (PM-LPMI-07)
4
DEFINISI/PENGERTIAN-PENGERTIAN a. Tindakan koreksi adalah tindakan perbaikan terhadap ketidaksesuaian yang terjadi dalam sistem manajemen mutu. b. Tindakan pencegahan adalah tindakan preventif terhadap kemungkinan terjadinya penyimpangan atau ketidaksesuaian dalam penerapan sistem manajemen mutu
5
URAIAN/RINCIAN PROSEDUR a. Ketua LPMI bertanggung jawab mengoordinasi dan mengendalikan tindakan koreksi. Tindakan koreksi dapat diusulkan oleh seluruh personel Unsera yang kemudian disampaikan kepada Ketua LPMI untuk ditinjau dan diproses lebih lanjut. b. Tindakan koreksi dan pencegahan dimintakan dengan menggunakan formulir Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan (PM-LPMI-05/F1). c. Setiap Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan (PTKP) harus diketahui oleh Ketua LPMI untuk diberi nomor dan dicatat dalam Daftar Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan (PM-LPMI-05/F2). d. Tindakan koreksi dan pencegahan mungkin merupakan hasil dari, tetapi tidak terbatas pada 1) Hasil Rapat Tinjauan Manajemen. 2) Ketidaksesuian proses atau produk/jasa. 3) Audit sistem mutu yang dilakukan oleh auditor internal atau dari pihak kedua atau ketiga. 4) Keluhan Pelanggan. 5) Akumulasi ketidaksesuaian dengan karakterisik yang sama. e. Personel atau kepala unit kerja yang bertangung jawab terhadap permasalahan tersebut harus memperhatikan besar kecilnya masalah serta dampak atau
Hal 2 dari 6 resiko yang dihadapi sekiranya tidak dilakukan tindakan koreksi. Hasil penyelidikan mungkin memerlukan diskusi lebih lanjut dengan Wakil Manajemen atau pejabat yang terkait. f. Jika ketidaksesuaian yang terjadi ada hubungannya dengan rekanan atau subkontraktor, tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan harus mengacu kepada prosedur tentang seleksi dan evaluasi rekanan/mitra kerja yang terkait. g. Jika diperlukan tindakan pencegahan, K e t u a L P MI atau personel yang bertanggung jawab dalam mendeteksi dan menghindari penyebab potensial atas ketidaksesuaian yang terjadi harus mempertimbangkan informasi berikut: 1) Laporan ketidaksesuaian. 2) Catatan Mutu. 3) Keluhan Pelanggan. 4) Hasil Audit. 5) Proses operasi yang mempengaruhi mutu. h. K e t u a L P MI atau personel yang terkait, termasuk kepala unit kerja, harus meninjau ulang tindakan yang dijalankan. Jika tindakan tersebut tidak menyelesaikan masalah, personil terkait harus membuat usulan tindak lanjut dan tanggal penyelesaian yang baru. Jika tindakan yang dijalankan dinilai efektif, permintaan tindakan koreksi dan pencegahan tersebut dapat ditutup. i. Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan yang belum ditutup harus disimpan dalam file pending, sedangkan bagi permintaan yang sudah ditutup, tempat dan lama penyimpanan sesuai dengan yang tercantum dalam Daftar Induk Catatan Mutu. Semua hasil tindakan koreksi dan pencegahan baik yang sudah ditutup maupun yang belum, statusnya dicatat ke dalam Daftar Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan pada kolom status. j. K e t u a L P MI harus memastikan bahwa informasi yang relevan atas tindakan koreksi dan pencegahan yang dijalankan harus dibawa dalam Rapat Tinjauan Manajemen. k. Tata cara penomoran Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan : a. Catat temuan di dalam Formulir PTKP (PM-LPMI-05/F1) b. Cantumkan nomor PTKP di kolom ‘nomor’. Nomor PTKP disesuaikan dengan aktivitas hasil temuan dengan format : xxx/bbbb/nn/tt xxx : Jenis aktivitas dari hasil temuan AMI01 = Audit Mutu Internal yang pertama pada tahun tt, PL = Pengamatan Lepas, COM = Complaint, LL = Lain-lain, temuan yang diindentifikasi selain di atas bbbb : Kode Unit Kerja/UPT dimana temuan tersebut berasal. nn : Nomor urut PTKP pada Unit Kerja/UPT pada tahun yang sama Nomor kembali menjadi 1 pada setiap AMI atau setiap kegiatan. tt : tahun terjadinya temuan yang akan ditindaklanjuti
l.
6
Contoh nomer PTKP : AMI01/BKEU/02/2009 Artinya : Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan atas temuan saat aktivitas Audit Mutu Internal Pertama tahun 2009 yang terjadi pada Biro Keuangan pada urutan kedua dari daftar PTKP Biro Keuangan. Dalam hal sampai batas waktu yang ditentukan belum ada penyelesaian atas tindak lanjut, dibuatkan PTKP baru disertai analisis penyebab atau kendala penyelesaiannya.
KRITERIA KEBERHASILAN Aktivitas tindakan koreksi dan pencegahan dikatakan berhasil jika permintaan tindakan koreksi dan pencegahan telah diselesaikan sesuai jadwal yang ditetapkan dalam formulir PTKP.
Hal 3 dari 6
7
LAMPIRAN-LAMPIRAN a. Daftar Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan (PM-LPMI-05/F1). b. Formulir Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan (PM-LPMI-05/F2). c. Diagram alir Pengajuan dan Penyelesaian PTKP nonaudit
8
CATATAN PERUBAHAN No Revisi Tanggal Revisi
Uraian Perubahan
Hal 4 dari 6 PM-LPMI-05/F1 DAFTAR PERMINTAAN TINDAKAN KOREKSI DAN PENCEGAHAN No PTKP
Tanggal
Diterbitkan oleh
Uraian Ringkas Ketidaksesuaian
Status
Mengetahui,
Ketua LPMI
Hal 5 dari 6 PM-LPMI-05/F2 PERMINTAAN TINDAKAN KOREKSI DAN PENCEGAHAN (PTKP) Ditujukan kepada/Auditee:*)
Nomor : ………... Yang mengusulkan/Auditor:*)
Rujukan : Nomor Dokumen (khusus saat audit)
Tanggal
Kategori : NCR/Obs *)
URAIAN KETIDAKSESUAIAN (khusus saat audit) atau PERMASALAHAN
Pengusul/Auditor :*)
Tanda Tangan :
Tanggal :
HASIL INVESTIGASI (khusus saat audit) atau TINJAUAN PERMASALAHAN :
Penangung Jawab/Auditee: *)
Tanda Tangan :
Tanggal
URAIAN TINDAKAN PERBAIKAN (dan PENCEGAHANNYA jika perlu) Tanggal penyelesaian : Disetujui oleh :
Nama : Posisi :
Tangal :
TINJAUAN TERHADAP TINDAKAN PERBAIKAN (dan PENCEGAHANNYA) :
Ketua LPMI/Auditor
Tanda Tangan :
KESIMPULAN : Masalah Selesai/Terbitkan PTKP baru *)
*) Coret yang tidak perlu
Tanggal :
Hal 6 dari 6
PROSEDUR PENGAJUAN DAN PENYELESAIAN PTKP NON AUDIT PENGUSUL
KETUA LPMI
FORM PTKP
1
FORM PTKP
‹ Usulan PTKP bisa berasal
Usulan dari unit lain atau kompalin
dari : RTM, komplain ataupun inisiatif unit kerja atau akumulasi kesalahan yang berulang ‹ Melengkapi form PTKP
3 FORM PTKP
2 Melaksanakan perbaikan sebagaimana yang diusulkan dan dikonsultasikan dengan atasan langsung
PIHAK YANG BERSANGKUTAN
FORM PTKP
Usulan perbaikan diri sendiri
-
-
LPMI menerima PTKP dan mencatatnya dalam daftar PTKP Mengevaluasi tentang isi PTKP (step 2) dan mengisi di kolom TINJAUAN PERMASALAHAN di form PTKP o Jika merupakan inisiatif dari unit kerja untuk perbaikan diri sendiri, maka PTKP diaprove dan menganjurkan agar unit kerja pengusul segera melaksanakan usulannya o Jika merupakan komplain maka PTKP diserahkan kepada pihak terkait (yang dikomplain atau atasannya) untuk ditindaklanjuti LPMI memantau tindak lanjut PTKP dan menuliskan di TINJAUAN TERHADAP PERBAIKAN Menyimpan PTKP sebagai catatan mutu LPMI
Tindak lanjut
-menindaklanjuti, komplain, dan setelah dinyatakan selesai, mengisi URAIAN TINDAKAN PERBAIKAN Mengembalikan FORM yang telah lengkap ke LPMI
