02/7133/P&O/PB 6 maart 2002
:HUYLQJVHOHFWLHHQEHJHOHLGLQJELMGH+$1 'HSURFHGXUH • • • •
De nieuwe procedure wordt gehanteerd bij de invulling van structurele vacatures. Bij de invulling van tijdelijke vacatures (korter dan een half jaar) kan het management afwijken van de procedure. Voor introductie en begeleiding vallen de tijdelijke vacatures wel onder de procedure. Er is reeds een aparte procedure voor de benoeming van afdelingdirecteuren, faculteitsdirecteuren en voorzitters/leden faculteitsdirectie. Daar waar de P&O-adviseur wordt genoemd, kan ook de personeelsfunctionaris gelezen worden. Op deze procedure is de sollicitatiecode van toepassing.
6752206&+(0$ Het onderstaande overzicht geeft schematische de procedure weer, op de volgende pagina’s is de procedure nader uitgewerkt. 2QWVWDDQYDQHHQYDFDWXUH Leidingg. meldt vacature
P&O zorgt voor passende functiebeschrijving en -waardering
Aanwezig: procedure stopt Niet aanwezig: verder met 2
Hoofd SU P&O controleert op voorrangs- en mobiliteitskand.
:HUYLQJ
P&O maakt vacaturetekst
P&O verzorgt interne werving
Indien accoord hoofd SU P&O ook externe werving
P&O verzorgt ontvangstbevestigingen
Verder met 3
6HOHFWLH
P&O verspreidt brieven naar selectiecie., die de brieven selecteert
P&O verzorgt uitnodiging en afwijzing kandidaten
P&O bereidt met selectiecie. gesprekken voor
Selectiecie. voert sollicitatiegesprekken
Benoeming: verder met 4 Uitbreiding selectie
Selectiecie. evalueert gesprekken en maakt keuze
$DQVWHOOLQJ
Bij benoeming interne kand. komen leidinggevenden opzegtermijn overeen
P&O voert arbeidsvoorwaardengesprek
Indien beide partijen accoord verzorgt P&O aanstelling
P&O verzorgt afwijzing overige kandidaten die op gesprek zijn geweest
Voorzitter selectiecie. maakt verslag van benoemde kand.
Verder met 5
,QWURGXFWLHHQEHJHOHLGLQJ
Leidingg. stelt mentor aan voor vakinh. beg.
Leidingg., mentor en medew. stellen inwerkprogr. op
Introbegel. en P&O organiseren introdag en workshop
P&O organiseert cursus didactiek ICT organiseert digitaal rijbewijs
Leidingg. voert evaluatiefunctionerings- en beoordelingsgesprek
Verder met doorstroom
1
21767$$19$1((19$&$785( 0HOGLQJYDFDWXUH De leidinggevende meldt de vacature bij de P&O-adviseur, nadat het formatieplan is getoetst, toestemming voor het openstellen van de vacature door de faculteitsdirectie of de directeur Service Bedrijf is verkregen en de meest wenselijke invulling ervan is besproken. Indien het een docent betreft heeft de afdelingsdirecteur overleg gevoerd met zijn collega’s over mogelijkheden van brede inzetbaarheid. De leidinggevende en de P&O-adviseur bespreken de inhoud van de vacature, zoeken een passende functie uit het HAN-functiegebouw, definiëren en lokaliseren de doelgroep en bepalen of bij de selectie de voorkeur zal uitgaan naar kandidaten uit bepaalde voorkeursgroepen. De leidinggevende meldt wie de leden van de selectiecommissie zijn (leidinggevende, materiedeskundige en P&O-adviseur), bij wie een sollicitant terecht kan voor meer informatie en wanneer de sollicitatiegesprekken plaatsvinden (dit laatste is belangrijk voor de snelheid van de procedure). )XQFWLHEHVFKULMYLQJ De P&O-adviseur zorgt voor een passende functiebeschrijving en -waardering. &RQWUROHRSYRRUUDQJVHQPRELOLWHLWVNDQGLGDWHQ Voorrangs- en mobiliteitskandidaten kunnen benoemd worden alvorens de vacature wordt opengesteld. Het hoofd Service Unit P&O gaat na of er dergelijke kandidaten zijn. :(59,1* 9DFDWXUHWHNVW De P&O-adviseur maakt aan de hand van de functiebeschrijving, de vastgestelde benodigde competenties en de overige informatie van de leidinggevende een concept vacaturetekst, welke ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de leidinggevende. Belangrijk is dat de boodschap is afgestemd op de doelgroep. ,QWHUQHZHUYLQJ P&O zorgt voor de interne verspreiding van de vacature. De HAN-medewerkers krijgen minimaal zeven dagen de tijd om op de vacature te reageren. De behandeling van de reacties van de interne kandidaten is als volgt: 1. Personeelsleden in vaste dienst gericht op invulling van hun betrekkingsomvang; 2. Personeelsleden in vaste dienst met optie op uitbreiding; 3. Personeel in tijdelijke dienst, van uitzendkrachten/gedetacheerden en overig tijdelijk personeel, die reeds langer dan zes maanden bij de HAN werkzaam zijn. .HX]HH[WHUQHZHUYLQJ De werving start altijd onder de medewerkers van de HAN, zodat zij de gelegenheid krijgen van functie te veranderen en/of door te groeien. De P&O-adviseur overlegt met de leidinggevende, of het bij de betreffende vacature wenselijk is tegelijkertijd ook de externe werving te starten. De P&Oadviseur legt het voorstel voor aan het hoofd Service Unit P&O die, op grond van een CvB-mandaat, in deze beslist. Interne kandidaten gaan bij gelijke geschiktheid altijd voor externe kandidaten. ([WHUQHZHUYLQJ Als besloten is extern te werven, is er een aantal mogelijkheden om, zonder kosten en op een snelle manier, te beschikken over externe kandidaten. • Plaatsing van de vacature op de P&O-website van de HAN. • Raadplegen van de HAN-sollicitantenbank, waarin kandidaten zijn opgenomen die via een open sollicitatie kenbaar hebben gemaakt geïnteresseerd te zijn in een functie bij de HAN. Tevens zijn in deze bank de kandidaten opgenomen die op sollicitatiegesprek zijn geweest, en die, ondanks dat de keus uiteindelijk niet op hun is gevallen, wel benoembaar zijn. • Vacatureplaatsing en/of filesearch op de website van het mobiliteitsfonds, www.mobiliteitsfonds.nl. • Inschakeling van bureaus zoals bijvoorbeeld Kliq of het Centrum voor Werk en Inkomen, waarmee de HAN tevens kan bijdragen aan de reïntegratie van werknemers.
2
• Gebruik maken van netwerken. De P&O-adviseur onderneemt bij iedere externe vacature actie op deze punten.
Leveren deze bronnen geen geschikte kandidaten, dan wordt een advertentie geplaatst. De P&Oadviseur bepaalt i.o.m. de leidinggevende welke media hiervoor geschikt zijn, waarbij de Service Unit MCV adviseert. De keuze is afhankelijk van de doelgroep die men wil bereiken. 2QWYDQJVWEHYHVWLJLQJYDQEULHYHQ Direct na de ontvangst van de brief en het sollicitatieformulier, welke binnenkomt bij P&O, ontvangt de kandidaat een ontvangstbevestiging. 6(/(&7,( 6HOHFWLHFRPPLVVLH Reeds bij het ontstaan van de vacature heeft de leidinggevende bij P&O aangegeven wie de leden van de selectiecommissie zijn. Binnen deze commissie is de noodzakelijke deskundigheid aanwezig op het betreffende vakgebied, de structuur en de cultuur van de organisatie en het voeren van sollicitatiegesprekken. De commissie bestaat uit drie personen: de leidinggevende (tevens voorzitter), een materiedeskundige (collega) en de P&O-adviseur. Slechts bij uitzondering kan een vierde persoon bij de selectie betrokken worden. De leidinggevende kan de selectietaak alleen overdragen aan zijn formele adjunct. In iedere selectiecommissie zit bij grote voorkeur minstens één man en één vrouw. 6HOHFWLHYDQEULHYHQ De P&O-adviseur draagt, na de sluiting van de reactietermijn, z.s.m. zorg voor de verspreiding van de sollicitatiebrieven en –formulieren naar de leden van de selectiecommissie. De commissie bepaalt welke kandidaten zij uitnodigt. Alle interne kandidaten worden in principe uitgenodigd voor een gesprek. De selectiecommissie kan echter besluiten met een aantal interne kandidaten geen sollicitatiegesprek te voeren, omdat zij niet voldoen aan de gestelde eisen. 8LWQRGLJHQHQDIZLM]HQYDQNDQGLGDWHQ P&O nodigt de geselecteerde kandidaten uit voor het sollicitatiegesprek. De P&O-adviseur nodigt de interne kandidaten met wie geen sollicitatiegesprek wordt gevoerd, uit voor een toelichtingsgesprek. Omdat afwijzing kan leiden tot grote teleurstelling en frustraties, wordt voldoende tijd en aandacht genomen voor de afgewezen interne kandidaten en wordt bekeken op welke wijze de HAN hen kan faciliteren in hun mobiliteitsbehoefte. Externe kandidaten die niet door de briefselectie heen komen worden daarvan schriftelijk op de hoogte gebracht en alle informatie over deze kandidaten wordt vernietigd (tenzij zij worden opgenomen in de sollicitantenbank). 9RRUEHUHLGLQJYDQVROOLFLWDWLHJHVSUHNNHQ De P&O-adviseur bereidt met de selectiecommissie de sollicitatiegesprekken voor, waarbij in ieder geval aan bod komt: • de interviewtechniek; • de competenties die getoetst worden (zodat de commissieleden zich daarbij dezelfde kwaliteiten en gedrag voorstellen); • de werkwijze van het scoreformulier (de P&O-adviseur maakt dit formulier op basis van de functiebeschrijving, de bij de functie behorende competentieset en de benodigde competenties om ook in de toekomst employable te zijn; • het formuleren van een aantal vragen rond de gekozen competenties; • de structurering van het gesprek; • de taakverdeling; • de beslissingsgronden op basis waarvan de uiteindelijke keuze gemaakt zal worden; • het bespreken van de sollicitatieformulieren en de brieven van de geselecteerde kandidaten. 6ROOLFLWDWLHJHVSUHN Het doel van het gesprek is inzicht te krijgen in de mate van geschiktheid van een sollicitant voor een bepaalde functie en in het groeipotentieel van de kandidaat.
3
De voorzitter van de selectiecommissie bewaakt de structuur van het gesprek en houdt de tijd in de gaten. Hij stuurt inhoudelijk, d.w.z. dat hij verantwoordelijk is voor het voldoende uitdiepen van alle gewenste criteria. Tevens bewaakt hij de toetsing van het groeipotentieel. Voor zover het na het gesprek wenselijk wordt gevonden om bij de huidige en/of vorige werkgever van de kandidaat referenties in te winnen, wordt hiervoor aan de kandidaat toestemming gevraagd. Bij interne kandidaten is deze toestemming niet nodig en kan ook het dossier van de betreffende kandidaat worden opgevraagd (hier moet de medewerker wel van op de hoogte worden gebracht). Aan het eind van het sollicitatiegesprek worden oriënterend de arbeidsvoorwaarden doorgenomen, om de kandidaat een realistisch beeld over de mogelijkheden en onmogelijkheden te schetsen en te toetsen of het aanbod van de HAN en de wens van de kandidaat in overeenstemming zijn. (YDOXDWLHYDQGHVROOLFLWDWLHJHVSUHNNHQ De selectiecommissie evalueert de gesprekken. De materiedeskundige en de P&O-adviseur adviseren de voorzitter over de te maken keuze, welke in deze beslist. Indien de selectiecommissie meerdere kandidaten benoembaar acht, maar niet kan besluiten welke kandidaat de voorkeur heeft, of wanneer de commissie behoefte heeft aan meer informatie over de kandidaten, is er een aantal vervolgmogelijkheden (combinaties zijn ook mogelijk). • Tweede gesprek Afhankelijk van het doel van het tweede gesprek wordt bepaald wie bij dit gesprek aanwezig zijn. Dit kunnen wederom de commissieleden zijn, maar ook bijvoorbeeld een groep collega’s om te toetsten of de kandidaat in het team past. Dit tweede gesprek gaat alleen in op twijfelpunten en/of punten waar een nadere toelichting of verdieping wenselijk is. De kandidaten worden van te voren door de voorzitter van de selectiecommissie ingelicht over de reden van dit tweede gesprek en de punten waarop nader ingegaan zal worden. • Geautomatiseerde competentietest D.m.v. een geautomatiseerde competentietest kan een extra onderbouwing van de mate waarin de kandidaten de benodigde competenties beheersen verkregen worden. De testresultaten worden door een interne deskundige op dit gebied geanalyseerd en verwoord in een advies. • Praktijkproef Om de kandidaat kennis te laten maken met zijn functie en om een beter beeld te krijgen van zijn geschiktheid kan een praktijkproef georganiseerd worden. De selectiecommissie bepaalt hoe deze praktijkproef er uit ziet, wat kan variëren van een dag meelopen op de afdeling tot een kandidaatdocent een proefles laten verzorgen. De P&O-adviseur adviseert de selectiecommissie over de mogelijkheden, initieert de uitvoering en bewaakt de terugkoppeling naar de selectiecommissie. Als bovenstaande extra mogelijkheden niet die informatie opleveren die noodzakelijk is voor het maken van een keuze, is in enkele specifieke gevallen (managementfuncties) een extern assessment mogelijk. De P&O-adviseur maakt hiervoor afspraken. $$167(//,1* 2S]HJWHUPLMQLQWHUQHNDQGLGDDW Indien een interne kandidaat wordt benoemd, kan de maximale opzegtermijn van drie maanden gehanteerd om te voorkomen dat de afdeling of Service Unit waar de kandidaat vertrekt benadeeld wordt. Indien echter de vervanging van de vertrekkende interne kandidaat eerder wordt gerealiseerd, kan deze termijn verkort worden. De huidige en de toekomstige leidinggevende maken afspraken over de opzegtermijn. $UEHLGVYRRUZDDUGHQJHVSUHN De te benoemen kandidaat wordt door de P&O-adviseur uitgenodigd voor het arbeidsvoorwaardengesprek. De P&O-adviseur voert het arbeidsvoorwaardengesprek met de te benoemen kandidaat. De leidinggevende en de P&O-adviseur bepalen vooraf welke onderhandelingsruimte er is. Tijdens dit gesprek gaat de P&O-adviseur tevens in op de introductieactiviteiten, de begeleiding, het personeelsbeleid en personele regelingen. De leidinggevende kan bij dit gesprek aanwezig zijn.
4
De beslissing over de definitieve aanstelling wordt pas genomen nadat de P&O-adviseur het verloop van het arbeidsvoorwaardengesprek heeft teruggekoppeld aan de toekomstig leidinggevende en hij accoord is met de gemaakte afspraken. In het arbeidsvoorwaardengesprek wordt gewezen op het standpunt van de HAN dat mobiliteit een logische stap in ieders loopbaan is en dat het afzien hiervan niet vanzelfsprekend is (zie personeelsbeleidsplan HAN). De leidinggevende zal hier in functioneringsgesprekken nadere afspraken over maken. 'HILQLWLHYHDDQVWHOOLQJ Zodra beide partijen (werkgever en werknemer) accoord zijn gegaan met de aanstellingsvoorwaarden, handelt P&O de gehele administratie rond de aanstelling af, waaronder de melding van de nieuwe medewerker in het personeelsblad van het betreffende HAN-onderdeel en in Sensor. P&O attendeert de leidinggevende op het sturen van een bos bloemen ter verwelkoming. ,QIRUPHUHQYDQGHNDQGLGDWHQGLHRSJHVSUHN]LMQJHZHHVW Nadat het arbeidsvoorwaardengesprek is afgerond, brengt de P&O-adviseur alle overige kandidaten die op gesprek zijn geweest op de hoogte. De afwijzing van interne kandidaten krijgt extra aandacht, zie ook 3.3. 9HUVODJ De voorzitter van de selectiecommissie werkt in een kort verslag de bevindingen, aandachtspunten en aanbevelingen met betrekking tot de benoemde kandidaat uit. Een kopie van dit verslag gaat naar P&O. Deze informatie wordt enerzijds gebruikt om de selectieprocedures te kunnen evalueren en anderzijds dient een deel van de informatie als basis voor de begeleiding van de benoemde kandidaat. ,1752'8&7,((1%(*(/(,',1* ,QWURGXFWLHJLGV Reeds bij het arbeidsvoorwaardengesprek is de introductiegids uitgereikt, waarin de nieuwe medewerker alle belangrijke ‘start’-informatie vindt. 0HQWRU Z.s.m. na de aanstelling stelt de leidinggevende de nieuwe medewerker voor aan zijn mentor, die zorg draagt voor de vakinhoudelijke begeleiding gedurende het eerste half jaar van aanstelling. De mentor is bij voorkeur een directe collega uit de Service Unit of een docent uit hetzelfde vakgebied en afdeling en heeft zichzelf vrijwillig aangemeld als mentor. De introductiebegeleiders verzorgen de voorlichting aan de mentoren over wat er van hen wordt verwacht. De frequentie van de voorlichting hangt af van de instroom. Tijdens het functioneringsgesprek dat de leidinggevende met de mentor heeft, worden ook zijn werkzaamheden als mentor geëvalueerd. 2SVWHOOHQLQZHUNSURJUDPPD De leidinggevende, de mentor en de medewerker stellen gezamenlijk het inwerkprogramma van de nieuwe medewerker vast. Dit voorbeeld geeft slechts een aantal richtlijnen, per individu wordt een programma op maat gemaakt. Het inwerkprogramma wordt minimaal één week voor de start van de nieuwe medewerker opgesteld. De aanbevelingen en aandachtspunten van de selectiecommissie worden meegenomen bij het opstellen van het inwerkprogramma. Er is in ieder geval aandacht voor het aantal lesuren (met name bij docenten die voor het eerst kennismaken met het onderwijs) en de inrichting van de werkplek. ,QWURGXFWLHEHJHOHLGHUV Afhankelijk van de omvang van de instroom kent ieder onderdeel van de HAN de taken van introductiebegeleider toe aan één of twee medewerkers. De introductiebegeleiders dragen zorg voor de persoonlijke begeleiding van de nieuwe medewerkers, waarbij zij dezelfde ‘status’ als die van vertrouwenspersoon hebben. Tevens organiseren zij samen met P&O de verschillende introductieactiviteiten.
5
,QWURGXFWLHGDJ De Service Unit P&O organiseert, in samenwerking met de introductiebegeleiders, tweemaal per jaar voor de OP-ers en viermaal per jaar voor de OBP-ers per campus een introductiedag voor alle nieuwe medewerkers. Nieuwe medewerkers worden nadrukkelijk verzocht op de introductiedag aanwezig te zijn. Tijdens de ochtend staat de HAN centraal en ’s middags gaan de HAN-medewerkers uiteen en krijgen zij voorlichting over het HAN-onderdeel waar zij geplaatst zijn. :RUNVKRSGRFHQWELMGH+$1 Zo’n twee maanden na de introductiedag wordt door de introductiebegeleiders en P&O speciaal voor de nieuwe docenten (met een aanstelling langer dan een half jaar) door de Service Unit P&O en de introductiebegeleiders een workshop “Docent bij de HAN” georganiseerd. Deelname aan de workshop is verplicht. Gedurende één dag krijgen de nieuwe docenten voorlichting over de onderwijsmethoden en -ontwikkelingen bij de HAN in het algemeen, en bij hun HAN-onderdeel in het bijzonder. Tevens wordt o.a. aandacht gegeven aan het studiepuntensysteem en kunnen de docenten problemen waar zij graag advies over willen inbrengen. &XUVXVGLGDFWLHN Ieder half jaar biedt de HAN in-company de cursus didactiek aan. Deze cursus is speciaal voor de nieuwe docenten die de cursus didactiek nog moeten volgen om aan hun onderwijsbevoegdheid te voldoen als voorwaarde voor een vaste aanstelling, maar de cursus is ook toegankelijk voor docenten die hun didactische kennis willen opfrissen. 'LJLWDDOULMEHZLMV Voor alle nieuwe medewerkers met een D3-aanstelling wordt in-company en HAN-breed het digitale rijbewijs aangeboden. De Service Unit ICT organiseert dit. (HUVWHHYDOXDWLHJHVSUHN Drie maanden na aanstelling vindt er een eerste evaluatiegesprek plaats tussen de nieuwe medewerker en zijn leidinggevende. Hierin worden de eerste maanden besproken. Wat zijn de indrukken van zowel medewerker, leidinggevende en mentor over het functioneren, komen verwachtingen vooraf en werkelijkheid met elkaar overeen (het verslag dat naar aanleiding van de sollicitatieprocedure is opgesteld is een hulpmiddel bij dit gedeelte van het gesprek), geeft de mentor voldoende begeleiding, hoe gaat de samenwerking met collega’s? Tevens wordt het inwerkprogramma geëvalueerd en waar nodig bijgesteld. Van dit gesprek maakt de leidinggevende een verslag. )XQFWLRQHULQJVJHVSUHN Een half jaar na aanstelling wordt het eerste functioneringsgesprek met de nieuwe medewerker gehouden volgens de HAN-procedure functioneringsgesprekken. Naast de gebruikelijke onderwerpen wordt ook het inwerkprogramma, de afspraken uit het eerste evaluatiegesprek en de begeleiding van de mentor geëvalueerd. Afhankelijk van de uitkomst van dit gesprek kan besloten worden de begeleiding van de mentor te verlengen. Gemaakte afspraken worden vastgelegd in een verslag, dat input is bij het beoordelingsgesprek. %HRRUGHOLQJVJHVSUHN Minimaal twee maanden voor de afloop van het tijdelijke jaar van de D3-aanstelling voert de leidinggevende een beoordelingsgesprek met de nieuwe medewerker volgens de HAN-procedure beoordelingsgesprekken, en wordt besloten al dan niet over te gaan tot een vaste aanstelling. Dit gesprek wordt ook gevoerd als de leidinggevende het voornemen heeft een D4-aanstelling te verlengen of om te zetten in een D3- of D2-aanstelling. 9HUGHUHEHJHOHLGLQJ De verdere begeleiding van de nieuwe medewerker loopt vanaf dit moment (een jaar na aanstelling) volgens het beleid dat de HAN voor haar medewerkers hiervoor gaat ontwikkelen, zoals persoonlijk ontwikkelingsplannen, scholingsbeleid, loopbaanbeleid en mobiliteitsbeleid. Kortom: de medewerker heeft het instroomtraject doorlopen en gaat nu deelnemen aan het doorstroomtraject.
6
