-! t IY" el ' f'! +." Nt!.' 6'1' _"7"- -.-.: ,"-'-'...' \B 8~1t1Z FACILITY MANAGEMENT EN WERKPLEKKOSTEN. Bibl i ot heek

. -

!

t

•

IY"

el '

f'!

+." Nt! .' 6'1' _"7"- -.- .:...... ---,"-'-'...' "' ~

I\B 8~1t1Z FACILITY MANAGEMENT EN WERKPLEKKOSTEN

2280

525 2 Bibl i ot heek. TU Delft

" "" 1111111

C 1905445

•

WERKDOCUMENT OTB

Onderzoeksinstituut voor Technische Bestuurskunde Technische Universiteit Delft Thijsseweg 11, 2629 JA Delft, tel. 015-783005

91-18

FACILITY MANAGEMENT EN WERKPLEKKOSTEN

R CA. Steijger D.e. Kooijman

/ ;=:

:i Schuttersve\d 2 Ó

'>

~~

Delftse Universitaire Pers, Delft 1991

De\ft

De werkdocumenten van het OTB worden uitgegeven door: Delftse Universitaire Pers Stevinweg 1 2628 CN Delft telefoon: (015) 783254 In opdracht van: Onderzoeksinstituut voor Technische Bestuurskunde Thijsseweg 11 2629 JA Delft tel: 015-783005

CIP-GEGEVENS KONINKLIJKE BIBLIOTHEEK, DEN HAAG Steijger, RC.A. Facility management en werkplekkosten / Re.A. Steijger, D.e. Kooijman. Delft: Delftse Universitaire Pers. - Ill. - (Werkdocument / Onderzoeksinstituut voor Technische Bestuurskunde, ISSN 0923-9871 ; 91-18. Sectie Bouwmanagement en Technisch Beheer van gebouwen) Uitg. in het kader van een afstudeeronderzoek voor de Technische Hogeschool Rijswijk, studierichting Technische Bedrijfskunde. - Met lit. opg. ISBN 90-6275-725-1 NUGI655 Trefw.: facility management / werkplekkosten ; kantoorgebouwen.

Copyright 1991 by R Steijger Overname van (gedeelten van) dit werkdocument is toegestaan, mits de bron duidelijk wordt vermeld.

VOORWOORD

Langs deze weg wil ik mijn dank uitspreken over de mogelijkheid die bet Onderzoeksinstituut voor Technische Bestuurskunde mij geboden beeft om een afstudeeropdracht uit te voeren. Het OTB heeft mij de kans gegeven meer inzicht te krijgen in het onderwerp facility management. Velen ben ik dank verschuldigd die direct en indirect hebben meegewerkt aan de uitvoering van het onderzoek en het schrijven van het rapport. Met name wil ik mijn mentor ir D.e. Kooijman bedanken voor zijn inspirerende ondersteuning en zijn inhoudelijke commentaar op het onderzoek en de rapportage. Tevens wil ik mijn vriendin E. van 't Hoff bedanken voor haar flexibiliteit en inzet opdat ik mijn afstudeeropdracht kon uitvoeren. Tot slot wil ik mijn begeleiders van de Technische Hogeschool Rijswijk, mw. mr M. den Ottolander en drs HJ. Doodkorte, bedanken voor de kritische opmerkingen en prettige samenwerking.

R CA. Steijger

.. ' . . EIIM . . .·

I

11 . . . . 1 . . .

..

M"

.

SAMENVATTING

Dit rapport verschijnt in het kader van een afstudeeronderzoek voor de Technische Hogeschool Rijswijk, studierichting Technische Bedrijfskunde. Het onderzoek is uitgevoerd bij het Onderzoeksinstituut voor Technische Bestuurskunde, sectie Bouwmanagement en Technisch Beheer van gebouwen. De aanleiding voor het onderzoek facility management en werkplekkosten is de geringe bekendheid ten aanzien van definiëring van facilitaire werkplekkosten van kantoorgebouwen. Om beheersing (en daarmee besparing) van de facilitaire kosten te kunnen realiseren, zal eerst inzicht moeten worden verkregen in de vraag wat onder facilitaire werkplekkosten wordt verstaan. Een standaardisatie op dit punt is cruciaal om het gebruik van centrale gegevensbestanden en extern betrokken gegevens mogelijk te maken. Het doel van het onderzoek is het formuleren van een bedrijfseconomische definitie van werkplekkosten en te komen tot meer inzicht in de werkplekkosten van kantoorgebouwen op dit moment. Het onderzoek bestaat uit een literatuuronderzoek en een empirisch onderzoek. Door middel van literatuuronderzoek zijn de beschikbare werkplekkostendefinities en de functies en de toepassingen daarvan geïnventariseerd. Het empirisch onderzoek heeft plaatsgevonden door middel van een mondelinge enquête bij 10 organisaties. Deze organisaties zijn praktisch en/of theoretisch werkzaam met de (definitie-) problematiek van werkplekkosten. Het definiëren van werkplekkosten kan worden beschouwd als het begin van het doorlopen van een kostenbeheercyclus dat ten doel heeft een effectievere en een effiëntere besteding van de financiële middelen te realiseren. Het belangrijkste nut om werkplekkosten te definiëren is om de kosten te beheersen. Het belang om werkplekkosten te beheersen is groot gezien de omvang van de werkplekkosten (circa f 20.000,- per werkplek per jaar). Uit het onderzoek is gebleken dat door de werkplekkosten te definiëren een kostenbesparing gerealiseerd kan worden. Daarbij zal de kwaliteit van de werkplek gewaarborgd moeten zijn. De beheersing van facilitaire werkplekkosten is echter nog nauwelijks in het

~------~---------------------------------------------------------------

bedrijfsbeleid geïntegreerd. Een fysieke omschrijving van "de werkplek" geeft onvoldoende de mogelijkheid een scheiding te maken tussen een kostendragende werkplek en een nietkostendragende werkplek. Een bedrijfseconomische benadering om de werkplek te definiëren biedt een noodzakelijke aanvulling: Kostendragende werkplekken zijn die werkplekken waarvan de werkplekkosten niet kunnen worden doorbelast aan een andere kostendrager.

De "werkplek" als noemer om de facilitaire kosten weer te geven wordt nauwelijks toegepast. Hantering van de werkplek als noemer van de facilitaire kosten is zinvol als in de organisatie kantoorwisselwerkplekken worden geïntroduceerd of als enkele werkplekken van een kantoorgebouw worden verhuurd aan een andere organisatie. De definitie van werkplekkosten, die aan de hand van het literatuur- en empirische onderzoek is geformuleerd, luidt: Werkplekkosten zijn gebouwgebonden kosten zoals huisvesting, beheer, receptie, schoonmaak, vuilafvoer, bedrijfsveiligheid, energievoorziening, te"ein- en groenvoorziening, en de kosten van de ondersteunende facilitaire diensten zoals reprografie, communicatievoorziening, kantoorbenodigdheden, inventaris, catering, interne post, reis- en transportvoorzieningen per werkplek die het een werknemer mogelijk maken zijn functie uit te oefenen.

In het onderzoek is een indeling van de werkplekkosten geformuleerd. Deze indeling kan een aanknopingspunt zijn om de werkplekkosten te inventariseren om tenslotte een kostenbeheercyclus te operationaliseren. De werkplekkosten zijn naar faciliteiten ingedeeld. Hierdoor is kostenvergelijking per faciliteit (met externe bronnen) mogelijk. Het Nederlands Normalisatie Instituut heeft tot mi toe geen norm uitgebracht waarin wordt aangegeven welke kosten er gemoeid zijn met het facilitaire proces. Ook de literatuur is over dit onderwerp zeer schaars. Kostenkengetallen waaraan de werkplekkosten behoren te voldoen, bestaan nauwelijks. Er bestaat in het bedrijfsleven een grote behoefte aan facilitaire kostenkengetallen waarmee de eigen kosten vergeleken kunnen worden, opdat er inzicht ontstaat in de hoogte van de verschillende facilitaire kosten. Brancheorganisaties (NEFMA, ISM) of commerciële organisaties (Misset) kunnen door werkplekkosten-kengetallen te ontwikkelen aan deze behoefte tegemoet komen.

INHOUD

1 INLEIDING. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 1 1.1 Onderwerp en organisatorisch kader . ... . . .. ... .. .... . . . 1 1.2 Probleemstelling. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 2 1.3 Doelgroep . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 2 1.4 Methodologie en afbakening onderzoeksterrein ... . .... .. .. 2 1.5 Onderzoeksvragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1.6 Beheercyclus voor de werkplekkosten . .................. 3 1.7 Opbouw van het rapport . . . . ...... . ......... . .... .. .. 5 2 FACILITY 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

MANAGEMENT ... Inleiding. . . . . . . . . Definitie . . . . . . . . . Facilities. . . . . . . . . Kenmerken. . . . . . . Ontwikkeling . . . . . .

. . . . . .

.... .... .... .... .... ....

... .... ....... ....... ....... ....... .......

. ................. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . ..

7 7 7 8 9 12

3 WERKPLEK ...... . ................... . .................. 3.1 Inleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2 Definitie werkplek. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 3.2.1 Literatuur.. .. ......................... . .... 3.2.2 Praktijk.. . ....... . . . ........... . . . ......... 3.3 Invloedsfaktoren op de werkplek .... . ....... . . . . . . . . . . 3.4 Thuiswerkplek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 3.5 Wisselwerkplek ............... . ............. . . . ...

17 17 17 17 18 21 23 26

4 WERKPLEKKOSTEN . .. . . .. ........................... . . . . 4.1 Inleiding. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 4.2 Definitie werkplekkosten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 4.3 Indeling werkplekkosten ........ . ................... 4.4 Integratie werkplekkosten in bedrijfsbeleid. . . . . . . . . . . . . .. 4.5 Beheersing werkplekkosten . ....... . .................

29 29 29 33 35 36

5 CONCLUSIES. . . . . . . . . .. . . .. . . ...... . . ... . ... . . ... .. .. ...

41

/~~

________

~~

__

L-~.

__

L-L-~

______

~~

____

~

________________

LITERATUUR. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..

45

BIJLAGE 1 OPZET MONDELINGE ENQUETE .............................

47

BIJLAGE 2 VRAGENLIJST ................. . . ... .......................

49

BIJLAGE 3 GEINTERVIEWDE ORGANISATIES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..

63

BIJLAGE 4 INDELING WERKPLEKKOSTEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..

65

~_

1 INLEIDING

1.1

Onderwerp en organisatorisch kader

In een organisatie zijn vele processen waar te nemen. Alle processen zijn als primair of secundair te typeren. Het primaire proces van bijvoorbeeld een produktiebedrijf bestaat uit de inkoop, fabricage en verkoop. Het primaire proces in kantoorgebouwen bestaat uit de verzameling, de verwerking en de distributie of de opslag van informatie. Het secundaire proces geeft de ondersteuning aan het primaire proces, waardoor dit operationeel kan zijn. Dit secundaire proces bestaat uit dienstverlenende functies, zoals onderhoud en schoonmaak. Daarnaast bestaan er sturende functies zoals planning en voortgangsbewaking. Een andere ondersteunende functie van het primaire proces is het aanbieden van voorzieningen, ofwel facilities. Facilities zijn de fysieke omstandigheden en voorzieningen in een organisatie, waardoor het mogelijk wordt de (primaire) activiteiten uit te voeren. Facility management is het management van het secundaire proces. De noodzaak voor het ontstaan van facility management blijkt uit het feit dat het aantal faciliteiten waarover een organisatie beschikt toeneemt, complexer wordt en, zo is de verwachting, tot steeds hogere kosten leidt. De kosten van deze facilities zijn op verschillende manieren weer te geven. Integraal, d.w.z. de som van alle facilitaire kosten van de organisatie. Verder zijn de facilitaire kosten uit te drukken per afdeling, per werknemer, per bruto produkt, per manuur, per vierkante meter bruto vloeroppervlak (b.v.o.), per werkplek etc. De aanleiding voor dit onderzoek is het bestaan van een onvoldoende definitie van de facilitaire werkplekkosten van kantoorgebouwen. Om beheersing (en daarmee besparing) van de facilitaire kosten te kunnen realiseren, zal eerst inzicht moeten worden verkregen in de vraag wat onder facilitaire werkplekkostep wordt verstaan. Een standaardisatie op dit punt is cruciaal om het gebruik van centrale gegevensbestanden en extern betrokken gegevens mogelijk te maken. Tevens wordt bij standaardisatie de betrouwbaarheid van deze gegevens groter. De uiteenlopende manieren om facilitaire kosten aan te 1

~-

geven duiden op een gebrek aan standaardisatie. 1.2

Probleemstelling

Het doel van het onderzoek is het formuleren van een bedrijfseconomische definitie van werkplekkosten en te komen tot meer inzicht in de huidige werkplekkosten van kantoorgebouwen.

1.3

Doelgroep

De doelgroepen voor dit onderzoek en rapportage zijn: (facility) managers actief in de operationalisering van facility management in het bedrijfsleven en overheid; wetenschappers betrokken bij facility management door middel van onderzoek, produktontwikkeling en advies; adviesbureaus werkzaam op het terrein van facility management; brancheorganisaties zoals de NEFMA en ISM.

1.4

Methodologie en afbakening onderzoeksterrein

Het onderzoek naar een bedrijfseconomische definitie van werkplekkosten omvat twee delen: 1. Een theoretisch deel Door middel van literatuuronderzoek zijn de beschikbare werkplekkostendefinities, de soorten, functies, toepassingen en omvang van de werkplekkosten geïnventariseerd. Deze inventarisatie dient als basis voor de formalisering van een bruikbare bedrijfseconomische definitie van werkplekkosten. Tevens worden hieruit conclusies getrokken die behulpzaam zijn bij het empirische onderzoek.

2. Een empirisch deel Door bedrijven/organisaties te interviewen die praktisch en/of theoretisch met de (definitie-) problematiek van werkplekkosten bezig zijn, kan vanuit de praktijk worden aangegeven wat de beste bedrijfseconomische werkplekkostendefinitie is. Het empirische onderzoek heeft het doel om inzicht verkrijgen in de soorten, functies en toepassingen van de in de praktijk gehanteerde definities van werkplekkosten en om inzicht te verkrijgen in de gehanteerde indelingen. Daarnaast kan getoetst worden op de geformuleerde definitie op bruikbaarheid en acceptatie. Dit onderzoek concentreert zich op de definitie van werkplekkosten van kantoor2

gebouwen. De werkplekkosten van bijvoorbeeld produktiewerkplaatsen vallen buiten dit onderzoek. Kleinere produktie-/handelsbedrijven vallen buiten het onderzoek, omdat blijkt dat er bij deze organisaties weinig behoefte bestaat aan facility management omdat dit niet professioneel is uit te werken. 1 In het empirisch onderzoeksgedeelte heeft een mondelinge enquête onder 10 organisaties/bedrijven plaatsgevonden. Zowel marktpartijen als de overheid zijn vertegenwoordigd; naast industriële produktiebedrijven komen ook bedrijven met louter administratieve werkprocessen aan bod. De uitkomsten van het enquête-onderzoek geven een globaal beeld van de huidige stand van zaken. De uitkomsten zijn niet representatief voor het Nederlandse bedrijfsleven. De omvang van de steekproef is te klein om algemeen geldende uitspraken te kunnen doen. In bijlage 1 is de opzet van de mondelinge enquête vermeld. Dit stage-onder'10ek is gerealiseerd in 15 weken. Door de beperkte tijd die beschikbaar was, zijn er niet meer bedrijven onderzocht. De vragenlijst is als bijlage 2 opgenomen. De bedrijven en hun vertegenwoordigers met wie is gesproken, zijn vermeld in bijlage 3.

1.5

Onderzoeksvragen

Na een inventarisatie van het werkgebied zijn de volgende onderzoeksvragen geformuleerd:

e f g

Wat is het (belangrijkste) nut om werkplekkosten te definiëren? Wat is de relatie tussen facility management en werkplekkosten? Hoe kan een "werkplek" worden gedefinieerd? Hoe luidt de definitie van werkplekkosten die op dit moment in de praktijk het meest geschikt wordt geacht? Is "de werkplek" als noemer geschikt voor weergave van facilitaire kosten? Wat is de betekenis van kengetallen ten aanzien van werkplekkosten? Hoe kunnen werkplekkosten worden beheerst? .

1.6

Beheercyclus voor de werkplekkosten

a b c d

Het uiteindelijke doel om werkplek kosten te definiëren is de beheersing van de kosten van het facilitaire proces.

Regterschot, Jan, 1988, Facility management, Deventer, Kluwer Bedrijfswetenschappen, p. 22.

3

Afbeelding 1.1 De beheersingscyclus van de werkplekkosten Rubriceren en definiëren werkplekkosten

Formuleren en Bestand ontwikkelen l---------~ werkplekkostennormen werkplekkostennormen

Bijsturing facilitaire systemen of I18DJ1!!S"Ïng werkplelt-

werkplekkosten

kostennormen

Het proces van kostenbeheersing kan geschieden met behulp van een kostenbeheercyclus. 2 Dit proces verloopt in een aantal stappen. Zie afbeelding 1.1. Door de werkplekkosten te definiëren wordt de basis gelegd voor het inzicht in de verschillende werkplekkostensoorten. Bijlage 4 kan hierbij behulpzaam zijn. De kostensoorten zijn daarin op faciliteit gerubriceerd. Bij formulering en ontwikkeling van kostennormen worden normen ontwikkeld van de eigen organisatie inclusief marges waartussen de kosten zich moeten bevinden. Hierbij kan een vergelijking worden gemaakt met andere (soortgelijke) bedrijven, ontwikkelde kostennormen uit onderzoeken e.d. De verkregen uitkomsten worden verzameld in een bestand werkplekkostennormen. Het ontwikkelen van werkplekkostennormen is een proces van jaren. Door periodiek de hoogte van de werkplekkosten te bepalen, kan een gemiddelde bepaald worden, dat vervolgens als norm of referentie kan functioneren. De periodieke registratie van werkplekkosten is een essentieel onderdeel van de werkplekkostenbeheersing. Wat onder "periodiek" wordt verstaan, wordt bepaald door de onderneming.

2

Ibidem, p. 118. De beheersingscyclus van facilitaire kosten uit deze publicatie heeft model gestaan voor het ontwerpen van een nieuwe beheercyclus van werkplekkosten.

4

_ _ _ _ _ _1

De cyclus met de brede pijl is de periodieke registratie van de werkplekkosten en de toetsing van de ontwikkelde kengetallen aan de kostennormen. Uit deze toetsing kan voortkomen dat de kengetallen van de gemeten werkplekkosten buiten de marge liggen van de werkplekkostennormen. Hierop kan het facilitaire systeem worden aangepast. Dit houdt in dat als bijvoorbeeld de cateringkosten boven de norm liggen, er maatregelen worden getroffen om de kosten omlaag te brengen. Overwogen kan worden om de catering uit te besteden of om bepaalde onderdelen van de dienstverlening niet langer te handhaven. De toetsing van facilitaire kosten vindt plaats van globaal naar gedetailleerd. Bij (te) grote verschillen tussen de vastgestelde kengetallen en de ontwikkelde werkplekkostennormen wordt de toetsing verder gedetailleerd.

1.7

Opbouw van het rapport

Het onderzoek bestaat uit twee delen; een theoretisch deel en een empirisch deel. Zowel de vakliteratuur als interviews zijn bronnen geweest. Het rapport heeft de volgende opbouw: In hoofdstuk twee wordt het kader aangegeven waarin de definitie van werkplekkosten valt: Facility management. Hier wordt een kleine schets gegeven van facility management. Hoofdstuk drie gaat in op de definitie van de "werkplek". Daarnaast wordt ingegaan op enkele faktoren, zoals kantoorautomatisering en taakinhoudsverandering, die de aard van de werkplek beïnvloeden. De thuiswerkplek en de wisselwerkplek worden behandeld alsmede de invloed hiervan op de werkplekkosten. In hoofdstuk vier wordt een definitie van werkplekkosten geformuleerd. Verder wordt de indeling van werkplekkosten gegeven, en wordt de integratie van deze definities en indelingen in het bedrijfsbeleid behandeld. De conclusies en aanbevelingen zijn in hoofdstuk vijf vermeld.

5

..

!

Ie

ft

LA

•

....

2 FACILITY MANAGEMENT

2.1

Inleiding

In dit hoofdstuk worden enkele aspecten betreffende facility management behandeld. In de eerste plaats wordt er ingegaan op de definitie van facility management, zowel vanuit de literatuur als vanuit de praktijk. Hi~rna worden enkele kenmerken van facility management aan de orde gesteld en worden de ontwikkelingen die tot facility management hebben geleid besproken. Tenslotte wordt de relatie aangegeven tussen facility management en werkplekkosten.

2.2

Definitie

Een kernachtige omschrijving van facility management is "het management van het niet-primaire proces"3. Dit niet-primaire of secundaire proces is het ondersteunende proces waardoor uitvoering van het primaire proces mogelijk wordt. Facilities, ofwel voorzieningen, zijn "het samenspel van fysieke condities die het een organisatie mogelijk maken haar werkzaamheden uit te voeren".4 Regterschot heeft in zijn boek "Facility management" de volgende definitie van facility management gegeven: "Facility management is het integraal managen (plannen en bewaken) en realiseren van huisvesting, de services en de middelen die bij moeten dragen aan een effectieve, efficiënte, flexibele en creatieve verwezenlijking van de doelen van een organisatie in een veranderende omgeving".s Uit deze definitie blijkt dat binnen facility management het beleid t.a.v. huisvesting, services en middelen, als één geheel wordt benaderd en bestuurd; daarbij wordt aansluiting gezocht bij de bedrijfsstrategie.

Ibidem, p. 5. Ibidem, p. 17. Ibidem, p. 19.

7

De tien onderzochte bedrijven zijn gevraagd naar een definitie van facility management. 6 We geven hieronder een aantal definities die we tijdens de interviews hebben genoteerd: "Facility management is het managen van alle faciliteiten rondom de werknemer." "Facility management is alle niet tot de core-business behorende activiteiten. Dit zijn huisvesting en diensten." "Facility management is het integraal management van huisvesting, diensten en middelen voor een optimale ondersteuning van het primaire bedrijfsproces van een organisatie." "Facility management is het beheer en onderhoud van alle ondersteunende diensten en faciliteiten." "Facility management is de integrale aanpak van de planning, realisatie en het beheer van de bedrijfshuisvesting met de daarbij behorende infrastructuur, dienstverlening en installaties." Deze definities zijn niet volledig identiek met de definitie van Regterschot; toch vertonen de definities inhoudelijk wel veel overeenkomsten. Gebruikte sleutelwoorden zijn faciliteiten, huisvesting en diensten, beheer en optimale ondersteuning van het primaire proces. Gevraagd is naar de mening over de definitie zoals Regterschot die heeft geformuleerd 7• Deze definitie wordt door vrijwel elke geïnt~rviewde onderschreven.

2.3

Facilities

Het ondersteunende proces bestaat op de eerste plaats uit huisvesting; het onderdak voor de organisatie. Daarnaast zijn de services i.c. de dienstverlenende activiteiten aan het primaire proces (zoals onderhoud, energievoorziening, interne post en schoonmaak) van belang. Tenslotte bestaat het ondersteunende proces uit de middelen, zoals meubilair, computerapparatuur en telecommunicatie. Deze drie onderdelen van het secundaire proces zijn de facilities van een organisatie. In tabel 2.1 wordt een overzicht gegeven van de belangrijkste facilities. 8

Vergelijk vraag 5, bijlage 2. Vergelijk vraag 6, bijlage 2. Ibidem, p. 18.

8

.. Tabel 2.1 Overzicht van facilities

Huisvesting Gebouwen Gebouwinstallaties Terreinen Belastingen Heffingen Verzekeringen

Services Energie Onderhoud Schoonmaak Vuilafvoer Receptie Beveiliging Catering Groenvoorziening Huisvestingsbeheer Reprografie Interne post

Middelen Inrichting Kantoorbenodigdheden Telecommunicatie Datacommunicatie

Deze integrale benadering komt nog weinig voor. Vaak zijn de facilities onderverdeeld in verschillende afdelingen, zoals technische dienst, algemene zaken, interne dienst e.d. Door de diversiteit van de afdelingen en de doelen die elke afdeling nastreeft, is een integrale benadering nodig om het secundaire proces beheersbaar te maken, opdat een betere bijdrage aan de ondersteuning van het primaire proces kan worden gewaarborgd. Facility management is interessant voor grotere bedrijven. Een criterium dat aangeeft wanneer facility management voor een bedrijf interessant is, kan moeilijk worden gegeven. Als richtlijn voor een (Nederlandse) organisatie kan een minimum genoemd worden van ongeveer 750 werknemers of 20.000 m2 bruto vloer oppervlakte.9 2.4

Kenmerken

Facility management is gebaseerd op een aantal kenmerken. lO De belangrijkste zijn: integratie in aanpak en organisatie; dienstverlening gericht op het primaire proces; koppeling met de strategische planning van de organisatie; decentralisatie van taken en bevoegdheden; maximale uitbesteding van de branchevreemde activiteiten; professionalisering in het management, met name met betrekking tot de Ibidem, p. 22. 10

Ibidem, p. 14 en 171.

9

'.

.

lil! I

Tabel 2.2

Belangrijkste kenmerk van facility management Vraag 7, bijlage 2 absolute getallen

Kenmerk

Enquête

EUR

Integratie in aanpak cn organisatie

4

5

Koppeling naar de strategische planning

2

1

Oriëntatie op het primaire proces

2

Professionalisatie

-

-

Uitbesteding branchevreemde activiteiten

2

Decentralisatie laken e.d.

-

Integrale informatievoorziening

-

3

Facilitaire organisatie als profit-center

1

-

Anders

1

3

Totaal

10

14

-

Bron: Enquête en Kooijman e.a. (1989).

kostenbeheersing en het informatiebeheer; de facilitaire organisatie als profit-center met marktconforme tarieven. Deze kenmerken zijn aan de geïnterviewden voorgelegd; aan hen is gevraagd welk kenmerk zij het belangrijkste vinden ll . Zie tabel 2.2. Van deze kenmerken wordt "integratie in aanpak en organisatie" voor facility management als het meest karakteristiek gezien, gevolgd door "koppeling naar de strategische planning van de organisatie" en "oriëntatie op het primaire proces". De reden waarom dit kenmerk de meeste aanhang krijgt, is waarschijnlijk dat de taken die door de facili~aire organisatie worden verricht, in het verleden (of nog steeds) verspreid lagen over de gehele organisatie. De integratie in aanpak en organisatie kan de problematiek die de spreiding van taken veroorzaakt, verminderen. We hebben hier dezelfde vraag gesteld als in een eerder gehouden onderzoekY Ook uit dat onderzoek bleek dat de integratie in aanpak en organisatie wordt gezien als meest belangrijke kenmerk van facility management.

II 12

10

Vergelijk vraag 7, bijlage 2. Kooijman, D.C. en Pries, F., 1989, Instrumenten bij het beheer van gebouwen, deel 1: hoofdrapport, Rotterdam, Erasmus Universiteit, p. 28.

Een voorbeeld, genoemd in een interview, van deze integratieproblematiek betrof een organisatie waarin de facilitaire inkoopzaken niet waren geconcentreerd op één afdeling (bijvoorbeeld op de inkoopafdeling). Verschillende afdelingen kochten produkten of diensten in vanwege hun taak. De computerondersteuning kocht computers in, omdat deze op dit punt de meeste kennis had. Door de integratie van de facilitaire inkoopzaken op de inkoopafdeling hoeven medewerkers zich niet met inkoopzaken bezig te houden, wat voor hen een nevenactiviteit is. Het resultaat was een kostenbesparing. De koppeling met de strategische planning wordt door een ondervraagde zeer essentieel geacht. Een andere ondervraagde acht deze koppeling niet mogelijk: "Het bedrijf is te groot om door de facilitaire organisatie te worden beïnvloedt", Het is wel mogelijk om de strategie van de facilitaire organisatie te richten op de strategische planning van de organisatie. Beïnvloeding gaat een stap verder. Eénmaal is "de facilitaire organisatie als profit-center" genoemd. De bijbehorende organisatie heeft een dergelijk systeem operationeel. Wanneer de facilitaire organisatie als profit-center functioneert, is "winst maken" voor de facilitaire organisatie meestal geen hoofddoel. De gemaakte winst is immers meestal afkomstig van de klanten die zich in hetzelfde bedrijf bevinden. Getracht moet worden geen verlies te maken. Dit kan door een (integrale) kostprijs te hanteren voor de verleende diensten. Alle kosten van de verleende diensten moeten zichtbaar gemaakt worden om tegen integrale kostprijs te kunnen leveren. Het zichtbaar maken en houden van deze informatie is een veelomvattende taak. Een ander streven binnen de facilitaire organisatie als profit-center is dat de prijzen marktconform moeten zijn. Als de kosten van de eigen facilitaire dienst relatief hoog zijn kàn deze dienst worden uitbesteed. Andere elementen die van belang zijn bij uitbesteding is de kwaliteit van de geleverde dienst en de betrouwbaarheid van de geleverde dienst. Een voorbeeld: het personenvervoer buiten het bedrijf wordt uitbesteed aan een taxibedrijf. Het kostenverschil tussen zelf-doen en uitbesteden zijn doorslaggevend. Echter, het personenvervoer voor het top-management wordt door de eigen organisatie uitgevoerd. Het betreft hier niet alleen personenvervoer, maar ook de beveiliging onderweg. "Anders" is ook eenmaal genoemd bij de vraag wat het belangrijkste kenmerk is van facility management. "Een kenmerk van facility management, aanvullend op de genoemde kenmerken, is de flexibiliteit van het gebouw. Dit kenmerk zal zich in de jaren negentig sterk gaan ontwikkelen", aldus een geïnterviewde. Sommige kenmerken zijn hiermee niet genoemd. Dit waren de kenmerken: professionalisatie in management en inkoop, uitbesteding van branche-vreemde activiteiten, decentralisatie van taken en bevoegdheden, en gestructureerde, integrale informatievoorziening. De reden waarom deze aspecten niet genoemd zijn, is waarschijnlijk dat deze aspecten werkelijk kenmerkend zijn voor facility 11

management. De vier bovengenoemde kenmerken zijn meer implicaties van de eerste drie op beleidsmatig of organisatorisch vlak.

2.S

Ontwikkeling

Er zijn verschillende ontwikkelingen geweest, die tot facility management hebben geleid. Enkele mogelijke ontwikkelingen zijn: trend van technische aanpak naar aandacht voor produktiviteit werkplek, werkomgeving; verschuiving van investeringen naar exploitatie; grotere aandacht voor kwaliteitsbewaking, -controle en -zorg; grotere aandacht voor en noodzakelijkheid van de flexibiliteit van de organisatie. De vraag welke ontwikkeling, die tot facility management heeft geleid doorslaggevend is, werd vrij eenduidig beantwoord. Zie tabel 2.3. In een ander onderzoek 13 is deze vraag eveneens gesteld. De uitkomsten van deze vraag in de twee onderzoeken vertonen weinig overeenkomsten. Een citaat uit genoemd rapport: "Weliswaar krijgt de categorie 'verschuiving van investering naar exploitatie' de meeste aanhang, maar de spreiding van de mogelijkheden is zeer groot". Andere ontwikkelingen die doorslaggevend waren, zijn "van technische aanpak naar produktiviteit werkplek" en "kwaliteitsbewaking, -controle en zorg". Zie tabel 2.3. De verschillende uitkomsten van de twee onderzoeken kunnen worden verklaard doordat in 1989 het beheersaspect binnen facility management meer de nadruk kreeg. Dit blijkt ook uit het feit dat slechts twee keer de "flexibiliteit van de organisatie" als belangrijkste aanleiding is genoemd. Voorzichtigheid met deze vergelijkende conclusies is geboden: de steekproeven zijn in de twee onderzoeken bescheiden geweest. Door vier van de tien ondervraagden is "Een grotere aandacht voor en noodzakelijkheid van de flexibiliteit van de organisatie" als belangrijkste aanleiding voor de ontwikkeling van facility management aangegeven. Facility management wordt blijkbaar gezien als een voorziening die de flexibiliteit van het bedrijf vergroot door actief en professioneel het primaire proces te ondersteunen. Daarnaast kan de facilitaire organisatie de flexibiliteit van het bedrijf vergroten door aandacht te geven aan de flexibiliteit van de huisvesting.

13

12

Kooijman, D.e. en Pries, F., 1989, Instrumenten bij het beheer van gebouwen, deel 1: hoofdrapport, Rotterdam, Erasmus Universiteit, p. 30.

Tabel 2.3

Belangrijkste aanleiding voor ontwikkeling facility management Vraag 8, bijlage 2

Ontwikkeling

Enquête absoluut

procentueel

EUR absoluut

procentueel

Trend van technische aanpak naar produktiviteit werkplek

1

10%

3

22%

Verschuiving van investeringen naar exploitatie

1

10%

4

28%

Grotere aandacht voor kwaliteitsbewaking, -controle en -zorg

-

-

3

22%

Grotere aandacht flexibiliteit organisatie

4

40%

2

14%

Anders

4

40%

2

14%

Totaal

10

100%

14

'v

H

Bron: Enquête en Kooijman e.a. (1989)

Onder flexibiliteit van de huisvesting wordt verstaan de mate waarin de organisatie met de huisvesting in staat is te reageren op veranderingen. De flexibiliteit van de huisvesting is op verschillende manieren te vergroten l4 • Dit is op vier niveaus aan te geven. 1 Organisatieniveau De financiële structuur kan flexibeler door: de huisvesting te laten financieren door beleggers Lp.v. zelf financieren; de sale-and-lease-back constructie; de huisvesting te huren. 2 Vestigingniveau Dit betreft de mogelijkheid om de accommodatie per vestIgmg te kunnen aanpassen, uitbreiden en inkrimpen. De extra kosten voor deze investering kunnen naar schatting oplopen tot 10 à 15%. Een verhoging van 10% van de investeringskosten veroorzaakt een stijging van circa 2,5% van de facilitaire werkplekkosten. Een verhoging die in veel gevallen snel teniet wordt gedaan indien inefficiënties in facilitaire dienstverlening later kunnen worden voorkomen.

14

Regterschot, LJ., 1989, fJexibiliteit, het belangrijkste thema voor de huisvesting in de jaren negentig, Gebouwmanagement, maart, p.l5.

13

3 Afdelingsniveau Flexibiliteit in de huisvesting op afdelingsniveau betreft de mogelijkheden om een kantoorruimte te kunnen (her-)inrichten en (her-)indelen waarbij zowel het meubilair als de technische installaties geen belemmeringen vormen. Technische installaties op afdelingsniveau zijn de klimaatbeheersing, de verlichting, de bekabeling en het computergebruik. 4 Werkplekniveau De werkplek is door maatschappelijke ontwikkelingen veranderd. De belangrijkste ontwikkelingen op werkplekniveau zijn taakinhoudsverandering, kantoorautomatisering en arbeidsduurverkorting. Deze aspecten worden in paragraaf 3.3 (Invloedsfactoren op de werkplek) nader beschreven.

Vier andere geïnterviewden hebben met "anders" geantwoord. Eén geïnterviewde gaf aan dat, zoals hij dat noemde, het managerial werken tot facility management heeft geleid. Een aantal ontwikkelingen lag hieraan ten grondslag: organisatorische clustering van activiteiten; strategische capaciteit in eigen huishouden; operationele dienstverlening maximaal uitbesteden; erkenning belang om op een meer bedrijfseconomische manier met de ondersteunende processen om te gaan. Een andere geïnterviewde gaf aan dat de bewustwording van het (hoge) aandeel huisvestingskosten in de totale kosten (11%) de aanleiding was om facility management in de bedrijfsvoering op te nemen. Ook de trend van vakinhoudelijke aanpak naar professionalisatie van het facilitair management en de toename van de (beïnvloedbare) facilitaire kosten werden doorslaggevend genoemd. Tenslotte onder de gemoeid bundelen

gaf een vierde respondent aan dat de versnippering van de taken verschillende afdelingen van de organisaties en de hoge kosten, die zijn met het facilitaire proces, het gewenst maakten de taken te tot één facilitaire organisatie.

Zonder uitzondering zijn alle ondervraagden van mening dat facility management in de kantorensector, bij industriële gebouwen en bij ziekenhuizen kan worden toegepast. 15 Enkele ondervraagden waren van mening dat facility management in elke marktsector toepasbaar is zolang er een ondersteunend proces (benodigd) is en sprake is van bedrijfshuisvesting. Op de vraag wat de relatie is tussen werkplekkosten en facility management

IS

14

Vergelijk vraag 9, bijlage 2.

wordt verschillend geantwoord. 16 Samenvattend: werkplekkosten worden gezien als een instrument van facility management waarmee de kosten van het facilitaire proces kunnen worden bepaald en zichtbaar worden gemaakt. Verder worden werkplekkosten gezien als een graadmeter, die aangeeft in hoeverre facility management functioneert.

16

Vergelijk vraag 10, bijlage 2.

15

4

3 WERKPLEK

3.1

Inleiding

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op enkele aspecten van de werkplek in kantoorgebouwen. De thuiswerkplek en de wisselwerkplek worden besproken. Aangegeven wordt wat de consequenties voor de organisatie en werkplekkosten zijn bij de invoering van deze typen werkplekken. Vanuit het literatuur- en het empirisch onderzoek wordt verder een definitie van de werkplek geformuleerd.

3.2

Definitie werkplek

3.2.1 Literatuur Om werkplekkosten te kunnen definiëren zal eerst "de werkplek" gedefinieerd moeten worden. Uit het literatuuronderzoek is naar voren gekomen dat het begrip ''werkplek'' op verschillende manieren wordt gedefinieerd.

Van Dale woordenboek!? definieert de werkplek als ''plaats waar iemand zijn beroep uitoefent". Deze definitie is zeer ruim en in het kader van dit onderzoek ongeschikt. In het literatuuronderzoek worden de elementen "plaats" (=plek) "iemand" (=mens) en beroep (=werk) van de definitie van Van Dale aangehouden om te komen tot een definitie van de werkplek, die past in het kader van het onderzoek naar werkplekkosten. Het Van Dale Groot woordenboek van hedendaags Nederlands is als referentie voor het formuleren van een definitie van werkplekkosten gekozen omdat dit de inventarisatie en beschrijving van de meest actuele betekenissen geeft, en deze nieuwe woorden eerder een plaats geeft dan de Grote Van Dale. Het woord "werkplek" is hiervan een voorbeeld.

17

Van Dale groot woordenboek van hedendaags Nederlands, 1991, door P.GJ. van Sterkenburg, Utrecht, Van Dale Lexicografie bv.

17

-.. Tijdens een NEFMA-themabijeenkomst l8 op 7 september 1989 is de werkplek gedefinieerd als een administratieve werkplek. De definitie van de werkplek luidt "een specifiek hulpmiddel voor de werkende (kantoor)mens. ,<19 Niet duidelijk is wat dit "specifieke hulpmiddel" is. Tenslotte is gekozen voor een kantoormens. Dit is een beperking van de definitie zoals Van Dale deze hanteert. Tijdens de themabijeenkomst kwam men tot de constatering dat een werkplek sterk organisatieafhankelijk is. De ontwikkeling van werkplekkosten-kengetallen is door de grote diversiteit van kostensoorten van de verschillende werkplekken nauwelijks mogelijk. Om de ontwikkeling van werkplekkosten-kengetallen te versnellen is de administratieve werkplek als norm gekozen. Elke andere soort werkplek zou via een omrekenfaktor daarvan kunnen worden afgeleid.2° Een andere definitie van de werkplek is "het gebied waar het bureau is opgesteld met de daarbij behorende voorzieningen waarbinnen één medewerker de hem of haar toegedachte taken kan uitvoeren. ..21 Uit deze definitie blijkt dat op een werkplek een bureau staat. Verder worden er in de definitie bijbehorende voorzieningen betrokken. De "toegedachte taken" hoeven niet administratief te zijn, al is dit voor werk aan een bureau wel voor de hand liggend. Een werkplek die gedeeld wordt met meer mensen (wisselwerkplek) is in deze definitie begrepen. De definitie van Regterschot voldoet aan de gestelde voorwaarden waaraan een werkplekdefinitie volgens Van Dale dient te voldoen. De definitie bevat het elementen gebied (=plaats), iemand (=één medewerker) en beroep (=toegedachte taken). Deze definitie voldoet aan de voorwaarden waaraan een werkplekdefinitie moet voldoen. Tijdens de verwerking van de gegevens na het empirische onderzoek is gebleken dat een definitie van een werkplek, die fysieke zaken (zoals bureau, stoel, telefoon, p.c. e.d.) aanduidt, geen uitkomst biedt. De definitie van werkplekkosten dient aangevuld te worden met (bedrijfs-)economische aspecten. In de volgende paragraaf wordt een ombeschrijving gegeven die een oplossing biedt. 3.2.2 Praktijk De definitie van "de werkplek" dient eenduidig de functionele kostendrager te definiëren waarmee de facilitaire kosten per werkplek kunnen worden verkregen.

18

19

NEFMA = Nederlandse Facility Management Associatie, brancheorganisatie voor facility management. Jansen, W.M., en P. de Bakker, 1990, De kantoorwerkplek: Ontwikkelingstendensen in de twintigste eeuw, Houten, Arko, NEFMA·reeks:l, p. 27. Waardhuizen, F.W. van, 1989, Themadag werkplekkostenontwikkelingen, Gebouwmanagement, oktober, p.p. 72·73.

21

18

Regterschot, Jan, 1988, Facility management, Deventer, K1uwer Bedrijfswetenschappen p. 45.

----------------

- ~

- -- ---

--

-_._-

--

Tabel 3.1. Enkele benaderingen om kostendragende werkplekken te bepalen Invalshoek

Bepalingsmethode

Organisatie

Bepaling welke afdeling kostendragend is.

Primair/secundair proces

Bepaling welke activiteiten tot het primaire/ secundaire proces behoren.

Functie omschrijving

Bepaling of functie kostendragend is.

Gebouw

Bepaling welke activiteiten gebouwgebonden zijn.

Fysieke werkplek

Bepaling wat een werkplek is (definitie).

Bedrijfseconomisch

Bepaling van welke werkplekken de werkplekkosten doorbelast kunnen worden.

Concreet gaat het om de vraag: welke werkplekken zijn kostendragend en welke werkplekken zijn niet kostendragend? De bepaling welke werkplekken kostendragend zijn in een organisatie, is vanuit verschillende optieken te benaderen. Zie tabel 3.1. Door de organisatie als uitgangspunt te nemen wordt vQor elke (mogelijke) afdeling bepaald of deze afdeling kostendragend is of niet. Een algemeen geldende richtlijn is hiervoor slecht te geven. Een algemene richtlijn die aangeeft welke afdelingen (schoonmaak, receptie, computerondersteuning e.d.) wèl en welke afdelingen niet kostendragend zijn, zou arbitrair zijn. Het primaire proces als kostendragend te typeren voldoet niet, omdat niet eenduidig gedefinieerd is (kan worden) wat onder het primaire proces wordt verstaan. Een voorbeeld is dat enkele ondersteunende afdelingen, bijvoorbeeld de reprografie, bij een onderneming als primair, bij een ander als secundair aangemerkt wordt. Vanuit de functieomschrijving van een werknemer is het onmogelijk een goede richtlijn te geven, die aangeeft of de werkplek wel of niet kostendragend is, vanwege de grote diversiteit aan functieomschrijvingen. Een andere mogelijkheid om een splitsing aan te brengen is de werkplekken die gebouwbeheergebonden zijn, als niet-kostendragend te beschouwen. Dit zijn o.a. de afdelingen receptie, bewaking, facilitaire dienst e.d. Toch voldoet deze benadering niet, omdat andere ondersteunende afdelingen, zoals de reprografie, nu verplicht kostendragende werkplek kan zijn, terwijl dit niet altijd het geval is. In de praktijk moet men onderscheid maken tussen de centrale en de decentrale reprografie.

19

Een bedrijfseconomische benadering die de werkplekken (mogelijkerwijs) kan scheiden in kostendragend en niet-kostendragend, lijkt een oplossing te bieden. De definitie van een kostendragende werkplek luidt: Kostendragende werkplekken zijn die werkplekken waarvan de werkplekkosten niet kunnen worden doorbelast aan een andere kostendrager. Volgens deze benadering wordt per werkplek niet absoluut bepaald of een werkplek kostendragend is of niet, maar wordt bepaald in hoeverre de verrichte activiteiten (een deel van) een kostendragende werkplek vormen. Naarmate meer activiteiten worden verricht die doorbelast kunnen worden, wordt het aantal kostendragende werkplekken minder (bij gelijkblijvend aantal personeelsleden) en worden daarmee de werkplekkosten hoger. Spreekhoeken en vergaderruimtes zijn kostendragende werkplekken naar rato van het gebruik als kantoorwerkplekken. Voorbeeld. Wanneer werkplekkosten van bijvoorbeeld de centrale reprografie worden doorbelast op het budget van de opdrachtgever (=werkplekkostendrager) is deze werkplek niet kostendragend. Bij een gecombineerde taak van een medewerker, bijvoorbeeld 50% reprografische werkzaamheden (niet kostendragend) en 50% verkoopactiviteiten (kostendragende werkplek), geldt voor deze activiteiten een halve kostendragende werkplek. Aan de geïnterviewden is gevraagd wat onder een "werkplek" wordt verstaan. 22 De antwoorden zijn zeer gevarieerd. Aan de ene kant wordt onder de werkplek een fysieke plaats verstaan (al dan niet met een bureau). Aan de andere kant wordt de werkplek als een bedrijfseconomische plaats gezien waar kosten worden gemaakt. Deze kosten worden doorberekend aan het produkt, werknemer of per m2; afhankelijk van de kostensoort. Het aantal vierkante meters bruto vloer oppervlakte (b.v.o.) per werkplek loopt bij de onderzochte bedrijven sterk uiteen. 23 De oppervlakten van de werkplekken varieerden van 9 tot 30 m2 b.v.o. Tabel 3.2 vermeldt de gemiddelde werkplekoppervlakte naar bedrijfssectoren. De gegeven waarden zijn (natuurlijk) niet representatief voor de achterliggende sector. Bovendien hadden enkele geïnterviewden moeite met het beantwoorden van deze vraag, omdat een gemiddelde werkplekoppervlakte moeilijk te bepalen is. De geïnterviewden gingen uit van een oppervlaktenorm per werkplek, die afhankelijk is van de functie.

22

Vergelijk vraag 12, bijlage 2.

23

Vergelijk vraag 14, bijlage 2.

20

Tabel 3.2

3.3

Gemiddelde werkplekoppervlakte bij geïnterviewden per marktsector Vraag 14, bijlage 2, in bruto vloeroppervlakte, n= 10

Industriële sector (n=2)

Advies sector (n=3)

Kantoor sector (n=5)

15 m2

22 m2

19 m2

Invloedsfaktoren op de werkplek

Door maatschappelijke ontwikkelingen en toename van de automatisering in kantoren is de werkplek veranderd en zijn er ook in de toekomst nieuwe veranderingen te verwachten. De belangrijkste factoren 24 die invloed hebben op de werkplek, zijn taakinhoudsverandering, kantoorautomatisering, arbeidsduurverkorting en een toenemende aandacht voor de werknemer. Kantoorautomatisering Een definitie van kantoorautomatisering is "de toepassing van op de computer gebaseerde informatie- en communicatiesystemen om kantoorfuncties efficiënter en effectiever te vervullen".25 De toepassing van geautomatiseerde systemen in kantoren is m.a.w. gericht op een verbetering van efficiency en effectiviteit, ofwel produktivi tei t. 26 Aan de geïnterviewden is gevraagd wat de belangrijkste factor in de ontwikkeling van de werkplek is.27 De resultaten zijn weergegeven in tabel 3.3. In de jaren zestig is een begin gemaakt met de invoering van grote computersystemen ten behoeve van dataprocessing. Vanaf begin jaren zeventig zijn de meer traditionele kantoortaken geautomatiseerd, zoals tekstverwerking en telecommunicatie. In de jaren tachtig is begonnen met de integratie van de drie technologieën: dataprocessing, tekstverwerking en telecommunicatie.

Regterschot, LJ., 1989, Flexibiliteit, het belangrijkste thema voor de huisvesting in de jaren negentig, Gebouwmanagement, maart, p.p. 15-17. 2S

Wentink, Ton en Rarry Zanders, 1985, Kantoren in actie, Een onderzoek naar kantoorautomatisering en de gevolgen voor kantoorarbeid en kantoororganisatie, Deventer, Kluwer, p. 65.

26

Ibidem, p. 53. Vergelijk vraag 16 bijlage 2.

21

Tabel 3.3

Mening geïnterviewden t.a.v. belangrijkste factor ontwikkeling werkplek Vraag 16, bijlage 2, absolute getallen, n = 10

Taakinhoudsverandering

1

Kantoorautomatisering

6

Toename aandacht werknemer

3

De kracht van de drie technologieën wordt versterkt door deze integratie.28 Het betreft de volgende vormen: Integratie van hard- en software in één multi-functioneel werkstation. Hierdoor kan de gebruiker tekst-, gegevens- en dataverwerking uitvoeren op één werkstation: Integratie van informatiedragers: tekst, data, beeld en geluid. In de geïntegreerde werkstations zijn mogelijkheden beschikbaar om de systemen tekstverwerking, dataprocessing, beeldoverdracht (facsimile, beeldtelefoon) en geluidsoverdracht (telefoon) in combinatie of afzonderlijk te gebruiken. Integratie over afstand. Telefoon- en datanetwerken en satellietverbindingen vormen de infrastructuur voor de integratie over afstand. Door uitbreiding van deze infrastructuur zal de integratie over afstand van de verschillende apparaten groter zijn. Deze integratie heeft grote gevolgen voor de organisatie van kantoorwerk. Dit komt ondermeer tot uiting in een veranderende taakinhoud, en functie-inhoud. Taakinhoudsverandering

Doordat kantoorautomatisering de informatie rechtstreeks naar de gebruiker brengt, zullen intermediërende functies (gedeeltelijk) gaan verdwijnen. Dit betreft o.a. de functies van typiste, archivaris, boekhouder en bewaker. Kantoorautomatisering zal een verhoging van de functiekwaliteit tot gevolg hebben. De secretaressefunctie bijvoorbeeld zal zich ontwikkelen tot management-assistente. Nieuwe technieken voor de management-voorbereiding maken dit mogelijk. De verhoging van de functiekwaliteit betekent dat er relatief meer hoger geschoolde werknemers in het arbeidsproces zullen worden opgenomen. Arbeidsduurverkorting

De invloed van arbeidsduurverandering op de werkplek wordt veroorzaakt door

Wentink, Ton en Harry Zanders, 1985, Kantoren in actie, Een onderzoek naar kantoorautomatisering en de gevolgen voor kantoorarbeid en kantoororganisatie, Deventer, Kluwer, p. 102.

22

deeltijdarbeid, variabele werktijden, arbeidsduurverkorting e.d. Toename aandacht werknemer De fysieke omgeving heeft direct invloed op het werkgedrag, arbeidssatisfactie en produktiviteit van de werknemer. 29 Een grotere aandacht voor de fysieke omgeving kan de arbeidssatisfactie verbeteren waardoor de produktiviteit verhoogd kan worden. Tevreden werknemers zijn immers gemotiveerd, enthousiast, prestatiegevoelig en minder ziek en minder afwezig. Het werkgedrag en de arbeidssatisfactie kunnen worden beïnvloed door de werkomgeving en werkplek kwalitatief verantwoord in te richten. Enkele aspecten die hiermee verband houden, zijn de architectuur van het gebouw, grootte van kantoorruimte en werkplek, communicatiemogelijkheden en ondersteunende faciliteiten.

3.4

Thuiswerkplek

Een thuiswerkplek is met de huidige telematica-technieken goed mogelijk. Toch komt het weinig voor dat een werknemer met een PC thuis het werk gaat verrichten dat hij voordien op het kantoor deed of dat een werknemer een volledig ingerichte thuiswerkplek heeft met telematicafaciliteiten om met het hoofdkantoor te communiceren. Een voordeel van thuiswerken is dat de organisatie flexibeler wordt: mensen zijn sneller voor part-time werk in te zetten. Er is een besparing op reiskosten en de reistijd vervalt waardoor de mensen niet in de file of trein hoeven te staan/zit- . ten. Hierdoor kan er fitter en gemotiveerder aan het werk begonnen worden. De werkplekkosten kunnen lager worden. Hierbij valt te denken aan bijvoorbeeld het verkleinen van de kantine of het verminderen van het aantal parkeerplaatsen. Aan de andere kant kleven er aan thuiswerken ook nadelen. Door de thuiswerkplek zijn telewerkers meer op zichzelf aangewezen. Even de hulp inroepen van een collega als iets niet begrepen wordt, is moeilijker. Daardoor kunnen verkeerde oplossingen voor problemen worden bedacht en treedt er tijdverlies op. Door gebrek aan sociale contacten met collega's kan de motivatie in het werk afnemen en kan de thuiswerker zich gaan vervreemden van het bedrijf waardoor fraude en overstappen naar een ander bedrijf gemakkelijker wordt. Beveiliging van de gegevens is moeilijker, doordat bij thuiswerken de data zich buiten het bedrijf bevinden. De thuiswerker kan met privé-aangelegenheden worden geconfronteerd, waardoor de kwaliteit van het werk en de snelheid waarmee het werk wordt uitgevoerd, worden benadeeld. Controle en toezicht op de te verrichten

29

Wentink, Ton, 1989, Werkomgeving en produktiviteit van kantoorarbeid, nieuwe 'intelligente' kantoren, Gebouwmanagement, september, p.p. 44-47.

23

werkzaamheden zijn moeilijker. Alleen het eindprodukt wordt beoordeeld, niet hoe het werk wordt verricht. De mogelijkheid om een thuiswerkplek te realiseren, veronderstelt in de meeste gevallen een afzonderlijke kamer binnen de woning. Over de kosten van de thuiswerkplek bestaan op dit moment alleen nog schattingen. De initiële kosten variëren van f 15000,- tot f 50000,- per thuiswerkplek "afhankelijk van wat er allemaal moet gebeuren". De kosten van de thuiswerkplek zullen volgens sommigen lager uitvallen dan de werkplekkosten op een kantoor. Op het fiscale vlak wordt thuiswerken niet aangemoedigd. Vergoedingen voor de thuiswerkplek worden al snel bij de inkomsten van de werknemer opgeteld. 30 In de mondelinge enquête is gevraagd naar de consequenties van de invoering van de thuiswerkplek. 31 De geïnterviewden waren terughoudend. "Het zal niet zo'n vaart lopen", aldus een van de geïnterviewden. De reden hiervan is dat veel activiteiten niet thuis uitgevoerd kunnen worden. Werknemers die sterk repeterend, of solistisch werk verrichten, komen voor een thuiswerkplek in aanmerking. Al met al lijkt de groep die in aanmerking komt voor een thuiswerkplek, niet bijzonder groot. De consequentie van de invoering van de thuiswerkplek is daarom voor de meeste organisaties niet groot. Indien sprake zal zijn een grootschalige invoering van de thuiswerkplek zal dit grote consequenties hebben voor de organisatie. De huisvesting zal te ruim worden voor het aantal aangehouden werkplekken. De vraag naar facilitaire diensten zal teruglopen, omdat er minder medewerkers in het gebouw zijn. De kosten per werkplek zullen hierdoor oplopen. Eventueel zal er verhuisd moeten worden naar een ander gebouw. Een andere mogelijke consequentie van de thuiswerkplek is de opkomst van het sociale kantoor. 32 Het sociale kantoor bestaat voor een groot deel uit groepsruimten, naast de uiteraard ook noodzakelijke één- en tweepersoonskamers. Deze groepsruimten van 40 tot 60 m2 , zijn geschikt voor werkgroepen van 4 tot 8 mensen. De ruimte bevat relatief kleine werkcellen (4 tot 5 m2 ), een eigen overleg- c.q. vergaderfaciliteit en een ontspanningsruimte.

JO

Jansen, W.M., en P. de Bakker, 1990, De kantoorwerkplek: Ontwikkelingstendensen in de twintigste eeuw, Houten, Arko, NEFMA-reeks:1, p. 39.

31

Vergelijk vraag 17, bijlage 2.

32

Boerboom, Oorine, en Jan Regterschot, 1990, Werken in het kantoor van de jaren negentig, 'sGravenhage, SOU, p. 60.

24

Tabel 3.4

Ontwikkeling werkplekkosten bij invoering thuiswerkplek Vraag 18, bijlage 2, absolute getallen, n=9

0-10% daling

3

Gelijk

1

0-10% stijging

3

Weet niet

2

Kantoorgebouwen zullen meer een sociale functie krijgen. De vergaderfaciliteiten zullen toenemen. Tevens zal, zo is de verwachting, in combinatie met de thuiswerkplek, de wisselwerkplek meer toegepast worden. In paragraaf 3.5 wordt dieper op de wisselwerkplek ingegaan. Over de ontwikkeling van de werkplekkosten met de invoering van de thuiswerkplek zijn de geïnterviewden het niet met elkaar eens. 33 Zie tabel 3.4. Uit deze resultaten kan geconcludeerd worden dat er onduidelijkheid bestaat over de verwachte ontwikkeling van de werkplekkosten bij de invoering van de thuiswerkplek. Het is moeilijk om een verwachte ontwikkeling van de werkplekkosten aan te geven, omdat vrij veel factoren de hoogte van de werkplekkosten bepalen. Enkele factoren zijn: De hoogte van de exploitatie- en investeringskosten van de thuiswerkplek. De schaal waarop de thuiswerkplek wordt ingevoerd. Invoeren van wisselwerkplekken of aanhouden van het eigen bureau. Enkele posten waarbij op de exploitatiekosten van het gebouw besparingen kunnen worden gerealiseerd, zijn de kosten voor de kantine, interne post, energie, onderhoud en schoonmaak. Er zal echter een verschuiving van de kosten optreden. Nieuwe kosten die voor rekening van de organisatie komen, zijn de kosten voor het meubilair, hard- en software, tele- en datacommunicatie, deel van de huishuur, energie enz. Het is mogelijk dat er uiteindelijk geen besparingen worden gerealiseerd.

33

Vergelijk vraag 18, bijlage 2.

25

3.5

Wisselwerkplek

De opvattingen verschillen met betrekking tot de vraag wat onder een wisselwerkplek wordt verstaan. De wisselwerkplek wordt in drie verschillende vormen aangetroffen. 1

Een wisselwerkplek die wordt gebruikt door verschillende personen op verschillende tijdstippen. Dit kan een werkplek zijn die wordt gedeeld door werknemers die een thuiswerkplek of deeltijdbaan hebben, of in ploegendienst werken.

2

Een andere vorm van de wisselwerkplek is dat er meer personen in een kamer worden geplaatst dan dat er werkplekken zijn. Bijvoorbeeld: van een kamer met 2 bureaus wordt door drie mensen gebruik gemaakt. Door hun werkzaamheden elders zijn deze mensen zelden met z'n drieën op het kantoor aanwezig.

3

Een derde vorm van de wisselwerkplek bestaat binnen het televerzamelkantoor. Dit is een kantoorgebouw dichtbij de woonplek, die door bedrijven gehuurd worden en, waarbij via telecommunicatielijnen contact wordt gelegd met het hoofdkantoor. De werkplekkosten worden verrekend op uur- of dagbasis.

De toepassing van wisselwerkplek van de eerste vorm is taakafhankelijk. De wisselwerkplek functioneert op plaatsen waar sterk repeterend werk wordt verricht, zoals telefoonservice. De tijdcyclus van een opdracht is zeer kort. Het werk kan na elke cyclus worden onderbroken en de werkplek kan worden overgenomen door een andere werknemer. Een nadeel is dat het organisatorisch meer werk veroorzaakt voor het management. De tweede vorm van wisselwerkplekken in kantoorgebouwen waarbij meer mensen in een kamer worden geplaatst dan dat er werkplekken zijn, heeft een aantrekkelijk financieel voordeel, mits de werknemers door hun taak weinig aanwezig zijn. Als het hele kantoorgebouw bestaat uit wisselwerkplekken is het nadeel, genoemd in de interviews, dat niemand een eigen werkplek bezit, wat toch belangrijk blijkt. De intimiteit van de groep verdwijnt als deze verspreid is over een etage of gebouw. Financiële voordelen lijkt dit systeem wel te bezitten. Recente studies tonen aan dat als gevolg van variabele werktijden, deeltijdarbeid en afwezigheid voor overleg e.d. het gemiddelde bezettingspercentage van de werkplek 30 à 40% is. 34 Hierdoor kan het aantal werkplekken aanzienlijk dalen wat resulteert in een sterke besparing op de werkplekkosten.

34

26

Boerboom, Dorine, en Jan Regterschot, 1990, Werken in het kantoor van de jaren negentig, Gravenhage, SDU, p. 62.

'5-

Tabel 3.5

Ontwikkeling werkplekkosten bij invoering wisselwerkplek Vraag 20, bijlage 2, absolute getallen, n=9

10-20% daling

1

0-10% daling

3

Gelijk

1

0-10% stijging

2

Weet niet

1

Anders

1

In de mondelinge enquête is gevraagd naar de financiële gevolgen bij de invoering van de wisselwerkplek. De praktijk is iets anders dan de theorie. De geschetste financiële voordelen blijken niet door iedereen te worden gedeeld. Zie tabel 3.5. Twee geïnterviewden verwachten een stijging van de werkplekkosten. Bij één van deze twee is het systeem van wisselwerkplekken al ingevoerd. Het systeem loopt niet naar verwachting. Het vraagt meer werkplekken dan het aantal aanwezige vaste werknemers. De hoeveelheid part-time werkplekken komt niet overeen met het aantal part-timers dat aanwezig is. Een oorzaak van de slechte werking is dat er weinig inzicht bestaat in het aantal personen dat (gemiddeld) in het gebouw is. Eén geïnterviewde is van mening dat er bij invoering van de wisselwerkplek een daling van 10 tot 20% van de werkplekkosten zal optreden. Deze persoon wil in de organisatie waar hij werkt een systeem opzetten waarbij een werknemer een werkplek per dag huurt van de organisatie. De werkplekkosten gaan af van het budget van de afdeling. De werkplek heeft een aantal standaard voorzieningen, zoals bureau, pc, telefoon, fax e.d. Hiervoor staat een vast bedrag. Voor overige facilitaire diensten dient apart betaald- te worden. Dit is bijv. reprografie, tekstverwerking, vergaderfaciliteiten. Het aantal werkplekken dat de organisatie bezit, wordt bepaald door het gemiddelde bezettingspercentage. Hierdoor wordt de (facilitaire) organisatie zelf niet financieel benadeeld door werkplekken aan te houden waar geen vergoedingen tegenover staan. Deze geïnterviewde vroeg zich ook af of de definitie van werkplekkosten "hard" is. Hiermee doelde hij op een definitie van werkplekkosten waarin alleen de gebouwgebonden kosten (vaste kosten) voorkomen. De overige kosten zijn de - kosten van de ondersteunende afdelingen. Een dergelijke definitie kan nooit algemeen zijn, omdat voor elke organisatie de

27

scheiding tussen vaste en variabele kosten anders ligt. Tevens zijn op dit moment de meeste bedrijven geïnteresseerd in de integrale werkplekkosten en niet alleen de vaste kosten van een werkplek. Hantering van "werkplek" als noemer van de vaste facilitaire kosten is zinvol als de organisatie kantoorwisselwerkplekken introduceert of als enkele kantoorwerkplekken worden verhuurd aan een andere organisatie.

28

4

WERKPLEKKOSTEN

4.1

Inleiding

In dit hoofdstuk worden enkele definities van werkplekkosten gegeven die in het literatuuronderzoek naar voren zijn gekomen. Deze definities worden getoetst in het empirische onderzoek om tot een meer specifieke en uitgewerkte definitie te komen. Vervolgens wordt een indeling gemaakt van werkplekkostendefinities, gebaseerd op de literatuur en getoetst in de praktijk. Tenslotte wordt de integratie van de werkplekkostendefinitie en in de praktijk beschreven.

4.2

Definitie werkplekkosten

In de literatuur en in de praktijk worden op dit moment verschillende definities van werkplekkosten gehanteerd. Deze definities zijn verschillend van inhoud en duiden verschillende onderdelen aan. Een eenduidige definitie van werkplekkosten is een vereist~ om de werkplekkosten te kunnen indelen. Enkele definities, gegeven door de geïnterviewden, 35 zijn: "Werkplekkosten zijn huisvestingskosten per m2 plus de kosten van de ondersteunende afdelingen van de kernactiviteiten per werknemer." "Werkplekkosten zijn de kosten die gepaard gaan met de mogelijkheid om iemand te laten werken." "Alle kosten die direct of indirect verband houden met het ter beschikking stellen en gebruiken van kantoorwerkplekken." "Werkplekkosten zijn de kosten van de werkplek van functionarissen die werken in het primaire proces."

3S

Vergelijk vraag 23, bijlage 2.

29

IiM: _

i ;;

i i

r, . •

]I

i i

,

,p

j ••,__ •

_.~

g;

Een werkplekkostendefinitie, aangetroffen in de literatuur, luidt: 1)

"De kosten die het gevolg zijn van voorzieningen respectievelijk middelen die nodig zijn om het werk uit te kunnen oefenen. ,,36

Een scherp kader waarbinnen werkplekkosten vallen, is niet te maken. Staarman geeft nog een nadere toelichting op de inhoud van voorzieningen en middelen: "Deze omvatten een scala van kostensoorten verband houdende met de inrichting, uitrusting en het onderhouden van de werkplek alsmede de verzorging daarvan." Gevraagd is wat de mening van de respondent is over deze definitie. 37 Door zes geïnterviewden is deze definitie als te beknopt omschreven. Het is onduidelijk wat onder "voorzieningen" en "middelen" moet worden verstaan. Vier geïnterviewden vonden de definitie juist. In hetzelfde verslag treffen we de volgende definitie van werkplekkosten aan die door Staar man is geformuleerd: 2)

"De tenn "all-in werkplekkosten" wil zeggen dat tot de werkplekkosten niet alleen de kosten voor het inrichten en onderhouden van de daadwerkelijke werkplek behoren, maar ook de kosten voor het huren, verwarmen, verlichten, schoonmaken, etc. van het hele gebouwen de kosten voor de restauratieve voorzieningen en ondersteunende afdelingen vallen hieronder. ,as

De kosten voor de huur, verwarming, verlichting, schoonmaak etc. moeten in een verband worden gezien met de grootte van de organisatie. Acht geïnterviewden vonden deze definitie van werkplekkosten goed. De uitgebreide aanduiding van de verschillende voorzieningen en de aanduiding van ondersteunende afdelingen worden gewaardeerd. Eén definieert de restauratieve voorzieningen niet onder werkplekkosten, en één vond dat een definitie van werkplekkosten abstracter geformuleerd moet worden. Jansen geeft de volgende definitie van werkplekkosten: 3)

'De kosten die het gevolg zijn van voorzieningen in brede zin om het dage-

36

Staarman, Mathilde, 1989, Enquête Werkplekkostensoorten, Apeldoorn, Centraal Beheer, stageverslag, p. 19.

31

Vergelijk vraag 24, bijlage 2.

38

Staarman, Mathilde, 1989, Enquête Werkplekkostensoorten, Apeldoorn, Centraal Beheer, stageverslag, p. 23.

30

lijkse werk in een kantoorgemeenschap uit te kunnen oefenen. ..39 Uit deze definitie blijkt dat "de voorzieningen in brede zin" de kosten van de werkplek bepalen. "In brede zin" is een rekbare omschrijving waardoor geen scherpe definitie van werkplekkosten mogelijk is. Tenslotte wordt in deze definitie de specifieke aanduiding "kantoorgemeenschap" aangehouden. Door zes geïnterviewden is deze als te beknopt getypeerd, voornamelijk omdat onduidelijk is wat onder "voorzieningen in brede zin" wordt verstaan. Vier personen vonden de definitie wel goed. In het zelfde boek wordt door lansen een andere definitie van werkplekkosten gegeven: "Onder werkplekkosten wordt hier verstaan alle kosten die het gevolg zijn van het operationeel /zouden van vaste administratieve werkplekken voor vaste dan wel wisselende gebruikers. .40 Operationeel is volgens Van Dale woordenboek "klaar voor gebruik". Operationeel houden is dus een gerede werkplek in werking houden. Opvallend is dat in deze definitie het operationeel maken van de werkplek niet is opgenomen. De inrichtingskosten bijvoorbeeld vallen hier buiten. In het laatste deel van de definitie wordt vermeld dat de werkplek door "vaste dan wel wisselende gebruikers" gebruikt kan worden. Hiermee wordt aangegeven dat een werkplek plaatsgebonden is en niet persoonsgebonden. Eén werkplek kan immers worden gedeeld met andere mensen. Een iets aangepaste versie van bovenstaande definitie is aan de geïnterviewden voorgelegd. Deze luidde:

4)

"Werkplekkosten in kantoorgebouwen zijn alle kosten (vaste kosten, instandhoudingskosten, gebruikskosten) die /zet gevolg zijn van het operationeel houden van vaste administratieve werkplekken (incl. thuiswerkplek) voor vaste of wisselende gebruikers. "

De definitie brengt de kosten van de thuiswerkplek onder de noemer van werkplekkosten. Twee geïnterviewden zijn van mening dat de kosten van de thuiswerkplek niet bij de werkplekkosten moeten worden opgeteld en vinden daarom de definitie te uitgebreid. Drie personen vonden de definitie te beknopt. Eén geïnterviewde was van mening dat niet alleen werkplekken maar ook vergaderruimtes onder de werkplekkostendefinitie moeten vallen. Een ander vond dat "ondersteunende afdelingen" er expliciet bij moet staan. De laatste vond dat er een splitsing moet worden gemaakt tussen vaste en variabele kosten. Vier personen vonden de definitie goed. 39

Jansen, W.M., en P. de Bakker, 1990, De kantoorwerkplek: Ontwikkelingstendensen in de twintigste eeuw, Houten, Arko, NEFMA-rceks:1, p. 27.

40

Ibidem, p. 27.

_31

'B q

ft

-

1lI' , .

Tabel 4.1.

,-,

.

.

-

Mening geïnterviewden ten aanzien van de meest volledige/juiste definitie van werkplekkosten, Vraag 25, bijlage 2, absolute getallen, n=9

Definitie 1

1

Definitie 2

5

Definitie 3

1

Definitie 4

1

Geen van alle

1

Tenslotte is gevraagd welke van de vier definities het meest volledigJjuist iS.41 Zie tabel 4.l. De tweede (concrete) definitie worM het meest volledig gevonden. Een maal is aangegeven dat geen van alle juist/ volledig is omdat "duidelijker moet worden omschreven wat onder werkplekkosten wordt verstaan". Op basis van bovenstaande gegevens is een nieuwe definitie van werkplekkosten geformuleerd. Daarbij spelen drie overwegingen een rol: 1

De definitie moet concreet zijn. De elementen· die onder de definitie vallen, moeten expliciet worden vermeld.

2

De werkplekkostendefinitie kan in twee delen worden gesplitst; gebouwgebonden kosten en kosten van ondersteunende facilitaire diensten. Beide delen moeten worden genoemd.

3

De definitie moet aansluiten bij de indeling van de werkplekkostendefinitie (zie bijlage 4).

Deze overwegingen hebben tot de volgende definitie van werkplekkosten geleid: Werkplekkosten zijn gebouwgebonden kosten zoals huisvesting, beheer, receptie, schoonmaak, vuilafvoer, bedrijfsveiligheid, energievoorziening, terrein- engroenvoorziening, en de kosten van de ondersteunende facilitaire diensten zoals reprografie, communicatievoorziening, kantoorbenodigdheden, inventaris, catering, interne post, reis- en transportvoorzieningen per werkplek die het een werknemer mogelijk maken zijn functie uit te oefenen. De definitie deelt het facilitaire proces in twee delen. Doordat elke organisatie de gebouwgebonden kosten en de kosten van de ondersteunende diensten anders

41

32

Vergelijk vraag 25, bijlage 2.

definieert, ligt deze tweedeling niet absoluut vast. Het is mogelijk dat een organisatie bijvoorbeeld de energievoorzieningskosten niet bij de gebouwgebonden kosten plaatst, maar bij de ondersteunende facilitaire diensten. De tweedeling wordt aangehouden om een onderscheid te maken tussen gebouwgebonden kosten en kosten van ondersteunende facilitaire diensten. "Per werkplek" houdt in dat de totale facilitaire kosten door het aantal werkplekken wordt gedeeld waarover de organisatie beschikt.

4.3

Indeling werkplekkosten

Het Nederlands Normalisatie Instituut (NNI) heeft tot nu toe geen norm uitgebracht waarin wordt aangegeven welke kosten een rol spelen bij het facilitaire proces. Het NNI heeft wel een norm uitgebracht die aangeeft welke kosten vallen onder exploitatiekosten van gebouwen42 • Deze norm betreft een gedeelte van het meer omvattende facility management. Bijvoorbeeld de ondersteunende diensten die de facilitaire organisatie levert, zijn hierin niet vermeld. In de literatuur wordt inhoudelijk geen onderscheid gemaakt tussen facilitaire kosten43, werkplekkosten 44 of integrale werkplekkosten 45 • De meeste indelingen zijn gebaseerd op NEN 2632. Deze Nederlandse norm is niet ontworpen voor facility management, maar bij gebreke van een passende norm wordt deze norm als uitgangspunt genomen. Aan de hand van NEN 2632 en de indelingen van werkplekkosten uit de literatuur is een lijst samengesteld waarin alle kostensoorten, voortkomend uit de genoemde bronnen, vermeld staan. Deze lijst is aan de geïnterviewden voorgelegd met de vraag of zij voor elke post apart konden aangeven welke post wel en welke post niet onder werkplekkosten vallen. 46 De resultaten van deze vraag zijn vrij eenduidig. Zeven van de tien geïnterviewden rekenen alle kosten die in de lijst voorkomen, tot facilitaire werkplekkosten.

42

NEN 2632, Exploitatiekosten van gebouwen. Begripsomschrijving en indeling, 1980, Delft, Nederlands Normalisatie Instituut

43

Regterschot, Jan, 1988, Facility management, Deventer Kluwer Bedrijfswetenschappen, p. 108. Jansen, W.M., en P. de Bakker, 1990, De kantoorwerkplek: Ontwikkelingstendensen in de twintigste eeuw, Houten, Arko, NEFMA·reeks:1, p. 42.

45

Onderzoek door Twijnstra Gudde naar integrale werkplekkosten in kantoorgebouwen voor financiële instellingen (banken en verzekeringsmaatschappijen), 1986.

46

Vergelijk vraag 29 en bijlage B van bijlage 2.

33

----------~,,----------------------~-------------------.-------------------------

Eén onderneming brengt de rentekosten direct naar de verlies- en winstrekening. De overige kosten komen wel bij de werkplekkosten. Een andere onderneming kon alleen aangeven wat onder huisvestingskosten wordt verstaan. Dit zijn de nummers 1 tot en met 34, bijlage B van bijlage 2. De niet door hem genoemde posten zijn niet verder in het onderzoek meegenomen. Een derde onderneming rekende onder werkplekkosten de nummers 1-35 en 39-42. Bij nummer 36, cateringkosten, worden de koffiegrondstofkosten wel gerekend tot werkplekkosten; de kosten van overige grondstoffen komen voor rekening van de gebruiker. De kosten van reprografie, interne post (37) en kantoorbenodigdheden (38) komen volgens de geïnterviewde voor rekening van het afdelingsbudget en komen niet terug in de werkplekkosten. Niet alle posten worden door alle geïnterviewden onder werkplekkosten geplaatst. Van vijf posten (rente, catering, reprografie, interne post en kantoorbenodigdheden) passen volgens één geïnterviewde niet in de definitie van werkplekkosten. Er blijkt kortom een grote eensgezindheid te bestaan bij de geïnterviewden betreffende de indeling van werkplekkostendefinitie. Alle genoemde posten uit bijlage B van bijlage 2 worden in de definitie van werkplekkosten opgenomen. In bijlage 4 is de indeling van de werkplekkostendefinitie opgenomen van alle faciliteiten die onder werkplekkosten vallen. De lijst van de werkplekkostenindeling (bijlage 4) is anders ingedeeld dan de lijst van de vragenlijst (bijlage B van bijlage 2). De vragenlijst is ingedeeld volgens vaste kosten, instandhoudingskosten en gebruikskosten. In de nieuwe lijst is gekozen voor een indeling naar faciliteit. De kosten van een bepaalde faciliteit worden bij elkaar genomen. Hierdoor wordt de mogelijkheid om werkplekkosten met andere bedrijven te vergelijken, aanzienlijk vergroot. Verder is vergelijking met normen (die nog ontwikkeld moeten worden) mogelijk. Nadrukkelijk wordt vermeld dat het gebruik van normen met grote voorzichtigheid moet geschieden en dat het resultaat slechts een indicatie kan betekenen van de efficiëntie van het gevoerde beleid. Aan enkele geïnterviewden is gevraagd welke faciliteiten nog aan de lijst ontbreken. Hieruit kwamen nog enkele faciliteiten naar voren die door de desbetreffende organisatie onder werkplekkosten worden verstaan. Dit zijn varianten van faciliteiten die al in de lijst waren opgenomen, maar ook nieuwe faciliteiten. Niet elke geïnterviewde beschouwt de lijst met aanvullende facilitaire diensten als een deel van de werkplekkosten. Om een scheiding aan te brengen tussen de faciliteiten van de vragenlijst en die van de geïnterviewden zelf, wordt de grens getrokken op het punt waar de opsomming van de vragenlijst eindigt en de lijst met aanvullende ondersteunende facilitaire diensten begint. Dit is het "grijze-gebied" van~bijlage-4.~. --- -

34

Tabel 4.2

De gebruikte noemers van de facilitaire kosten met mogelijke toepassing. Enkele geïnterviewden gaven meer noemers aan. Vraag 21, bijlage 2, n= 10

Noemer Werkplek M2 Werknemer Eenheid produkt Geen noemer Anders

4.4

Kantoorbedr. (n=5) 1

Adviesbedr. (n=3) 1 2

Industrie (n=2) ·

5 2 2

2

.

1

·

1

.

·

2 2 1

Mogelijke toepassing Kosten kantoorgebouwen Vaste kosten facilitair proces Vaste/var. kosten werknemer Variabele kosten facilit. dienst

Integratie werkplekkosten in bedrijfsbeleid

De kosten van het facilitaire proces zijn op verschillende wijzen aan te geven. Aan de geïnterviewden is gevraagd welke noemer wordt gebruikt voor de weergave van de facilitaire. Zie tabel 4.2. Het gebruik van de werkplek als noemer om de facilitaire kosten weer te geven is beperkt. Eén kantoorbedrijf en een adviesbedrijf gebruiken de werkplek als functionele kostendrager. Het adviesbedrijf gaf aan dat de noemer werkplek in de praktijk wordt gebruikt om de facilitaire kosten van kantoorgebouwen weer te geven. Een ander adviesbedrijf gaf aan dat er in de industrie een ontwikkeling is van de m2 naar de werknemer als kostendrager. Niet naar de werkplek. Twee kantoorbedrijven met uitsluitend kantoorwerkplekken, hanteren alleen de noemer m 2 • Om de kostenbewustwording te bevorderen zal in de toekomst ook de noemer eenheid produkt (geleverde dienst) worden gebruikt. De kosten zullen niet per werkplek worden uitgedrukt. Een industrieel bedrijf hanteert op dit moment de m2 en werknemer als noemer. De kostenbewustwording zal in de toekomst meer vorm krijgen. De grootheden "m2', "werknemer" en "eenheid produkt" worden vaak in combinatie met elkaar als functionele kostendragers gebruikt. De toepassing van een functionele kostendrager hangt samen met de vraag of een kostendrager vast of variabel is. Vaste kosten kunnen worden weergegeven per m2, variabele kosten per eenheid produkt. Werknemer en werkplek kunnen een vast en variabel deel hebben. Voorbeeld. Het facilitaire produkt elektriciteit kan als vaste kostenpost worden beschouwd. Een mogelijk te gebruiken noemer is dan m2, werkplek of werkne35

mer. De hoogte van de rekening is dan afhankelijk van de hoeveelheid m2 e.d. Wanneer de elektriciteitskosten variabel zijn, is het verbruikte aantal kilo-Watt maatgevend. De noemer is dan eenheid produkt. De vaste kosten van de energiekosten (vastrecht e.d) kunnen per m2, per werkplek, per werknemer of naar rato van de verbruikte energie worden verdeeld. In het laatste geval zijn de vaste kosten afhankelijk van de variabele kosten. De te gebruiken functionele kostendrager is voor elke faciliteit afzonderlijk afhankelijk van het beleid van de organisatie. Eén organisatie gaf aan dat de werkplek als functionele kostendrager nog niet in het bedrijfsbeleid is geïntegreerd. Hantering van de noemer werkplek is pas zinvol, als de kantoorwisselwerkplek wordt geïntroduceerd. De wisselwerkplek is bij de geïnterviewden zelden aanwezig. Dit kan het lage gebruik van de noemer werkplek verklaren. Een adviesbedrijf dat de werkplek als kostendrager heeft, zal in de toekomst wisselwerkplekken hebben. De kostendrager werkplek zal dan nadrukkelijk aanwezig zijn. De werkplekkosten komen bij beide bedrijven voor in de interne- en externe rapporten en bij één bedrijf ook in de jaarverslagen.47 De afdelingen die werken met werkplekkosten, zijn bij het ene bedrijf de facilitaire afdeling, bij het andere bedrijf de huisvestingsafdeling.48 De gegevens om de werkplekkosten te berekenen, worden aangeleverd door de boekhouding. 49 Bij zes organisaties worden de facilitaire kosten berekend met behulp van een boekhoudcomputerprogramma. Bij vier bedrijven worden de gegevens berekend met een facilitair computerprogramma.

4.5

Beheersing werkplekkosten

De werkplekkosten bedragen circa f20.000,- per werkplek per jaar.50 Bij de onderzochte bedrijven was het gemiddelde bijna f21.0oo,- met als minimum f17.000,- en als maximum f24.000,-.51 De werkplekkosten van kantoorgebouwen vormen ongeveer 7 tot 12% van de totale bedrijfskosten en vormen de grootste

.,

Vergelijk vraag 33, bijlage 2.

48

Vergelijk vraag 34, bijlage 2.

49

Vergelijk vraag 30, bijlage 2.

SO

Boerboom, Dorine, en Jan Regterschot, 1990, Werken in het kantoor van de Jaren negentig, Gravenhage, SDU, p. 68.

'1

Vergelijk vraag 28, bijlage 2.

36

'5-

,)

I

kostenpost na personeelskosten, die circa 80-85% van het totaal bedragen.5z De werkplekkosten zijn de laatste jaren sterk gestegen. De oorzaak van deze stijging is o.a. de toename van de automatisering op de werkplek en de eisen die daaruit voortkomen voor de huisvesting, zoals de beveiliging en het aanleggen van kabelgoten e.d. in het kantoorgebouw. 53 Uit de hoogte van de werkplekkosten blijkt de noodzaak van beheersing van de werkplekkosten. Onder beheersing wordt verstaan de kosten effectiever en efficiënter te besteden en om kosten te besparen. Beheersing van de werkplekkosten wordt bemoeilijkt door o.a. de volgende factoren: De werkplekkosten hebben een grote diversiteit van karakter en samenstelling. (Vergelijk paragraaf 4.3 en bijlage 4) Het inzicht ontbreekt in veel gevallen in de vraag waaraan het geld wordt besteed; een referentiekader voor een verantwoorde uitgave is vaak afwezig. Het vaste kosten deel van de werkplekkosten is (zeker op korte termijn) moeilijk te beïnvloeden, omdat deze te maken hebben met eerder genomen investeringsbeslissingen. De werkplekkosten blijken voor circa 35% uit niet of nauwelijks beïnvloedbare kosten te bestaan.54 Ruim 60% van de werkplekkosten is weinig, redelijk of volledig beïnvloedbaar. Gevraagd is wat voor de desbetreffende organisatie het belangrijkste nut en doel is om de werkplekkosten te berekenen. Zie tabel 4.3.

Tabel 4.3

Belangrijkste nut en doel om werkplekkosten te berekenen. Vraag 36, bijlage 2, absolute getallen, n =10

Beheersing werkplekkosten (a.d.h.v. kostenkengetallen )

6

Vergelijking met andere soortgelijke bedrijven

1

Inzicht krijgen in de facilitaire kosten

2

Anders

1

52

Regterschot, Jan, 1988, Facility management, Deventer, Kluwer Bedrijfswetenschappen, p. 113.

SJ

Ibidem, p. 108.

54

Boerboom, Dorine, en Jan Regterschot, 1990, Werken in het kantoor van de jaren negentig, 's· Gravenhage, SOU, p. 68.

37

Tabel 4.4

Frequentie actualisering facilitaire kosten bij geïnterviewden. Vraag 7, bijlage 2, absolute getallen, n=8

12 maal per jaar

2

4 maal per jaar

1

1 maal per jaar

3

1 maal per 2 jaar

1

Weet niet

1

Gevraagd is met welke frequentie de gegevens van de facilitaire kosten worden geactualiseerd. De frequentie waarmee de gegevens worden verzameld, blijkt samen te hangen met de mate van automatisering. Bij een geautomatiseerde gegevensverzameling is de frequentie hoger. Zie tabel 4.4. Bij vergelijking van de eigen norm met de norm van externe bronnen moet met de prijs/prestatie verhouding rekening gehouden worden. Dit betekent dat als een kostennorm voor catering f 50,- p.p.p.j. is, ook de bijbehorende prestaties overeen moeten komen. Met externe normen en kostenkengetallen moet voorzichtig worden omgesprongen, omdat de eigen situatie anders is dan bij de onderzochte bedrijven waaruit de kengetallen ontwikkeld zijn. Omrekenfaktoren die de kostenkengetallen omrekenen naar de kosten die "mogen" worden waargenomen in de eigen situatie, vormen een goede poging om naar een bepaalde situatie toe te rekenen. De geïnterviewden is gevraagd wat de belangrijkste betekenis is van een kengetal van werkplekkosten.55 Acht geïnterviewden vonden de bedrijfseconomische betekenis (beheersing en vergelijking) het meest belangrijk. Twee vonden de beleidsmatige betekenis (strategische functie) belangrijker. Uit de gesprekken die gevoerd zijn, is gebleken dat er een grote behoefte bestaat aan kostenkengetallen voor de facilitaire organisatie om kostenbeheersing mogelijk te maken. Bij het opstellen van kengetallen wordt bij vijf geïnterviewden voor minder dan 33% van het benodigde cijfermateriaal gebruik gemaakt van externe bronnen. Vier anderen maken regelmatig gebruik van externe bronnen (33% tot 66%).

Vergelijk vraag 39, bijlage 2.

38

Eén organisatie maakt geen gebruik van externe bronnen.56 De geraadpleegde bronnen zijn vooral vakpublicaties en uitgaven van branche-organisaties. Vier organisaties hebben hiervoor een adviesbureau benaderd.57 Het belangrijkste doel om de externe bronnen te raadplegen is om inzicht te krijgen in de facilitaire kosten en om een vergelijking te maken met andere soortgelijke organisaties. Beheersing van de werkplekkosten en middel om bezuinigingen door te voeren zijn meer lange termijn doelen. 5B Aan de geïnterviewden is gevraagd of wordt verwacht dat er besparingen gerealiseerd kunnen worden door werkplekkosten te definiëren en tenslotte de kosten te beheersen met bijvoorbeeld de kostenbeheercyclus.59 Alle geïnterviewden zijn ervan overtuigd dat er besparingen gerealiseerd kunnen worden. Enkele citaten geven de verwachting weer: "Het bevordert het bewustzijn van de kosten van het facilitaire proces." "Door de kosten zichtbaar te maken kunnen er betere sturingsmiddelen worden gebruikt om de kosten te beheersen." "Er is enorm veel te bezuinigen." Door de beheercycIus van de werkplekkosten periodiek te doorlopen, wordt in de loop der jaren inzicht verkregen in de kosten van de verschillende faciliteiten. Hierdoor kan dit beheerinstrument bijdragen aan een verhoging van efficiëntie en effectiviteit van de besteding van de financiële middelen, teneinde een kostenbesparing te kunnen realiseren.

56

Vergelijk vraag 40, bijlage 2. Vergelijk vraag 41, bijlage 2.

58

Vergelijk vraag 42, bijlage 2.

59

Vergelijk vraag 26, bijlage 2.

39

1'==0'.' , ft ftt

••••

••i t _ ,

~._-

_ _ _ -,., .., _ _

,.~

MP

8'_

'11- , •• , • • • ,

.,

'1"

Ie

-11 ' '' '

" r r

IJ

5 CONCLUSIES

Kostenbeheersing Het belangrijkste nut om werkplekkosten te definiëren is om de kosten te beheersen. Het belang om werkplekkosten te beheersen is gezien de omvang van de werkplekkosten groot. Deze bedragen circa f20 000,- per werkplek per jaar ofwel 7-12% van de totale bedrijfskosten. Door werkplekkosten te definiëren, wordt er een begin gemaakt met het doorlopen van een kostenbeheercyclus dat ten doel heeft een effectievere en effiëntere besteding van de financiële middelen te realiseren. De beheersing van facilitaire werkplekkosten is nog nauwelijks in het bedrijfsbeleid geïntegreerd. De aandacht is nog te eenzijdig gericht op het beheersen van de kosten veroorzaakt door het primaire proces of op de initiële kosten voor zover het om het secundaire proces gaat. De oprichting van een facilitair prafit-center doet de budgetverantwoordelijkheid van de facilitaire dienst naar de klanten verschuiven. Dit zal op de eerste plaats een verhoging van het kostenbewustzijn veroorzaken, wat mogelijk een kostenverlaging teweegbrengt. Het facilitaire profit-center zal zich in toenemende mate moeten verantwoorden over zowel de kosten als de kwaliteit van de geleverde diensten. Werkplek

De in de literatuur aanwezige definities van "de werkplek" geven alle een fysieke omschrijving. Een bedrijfseconomische benadering om de werkplek te definiëren biedt een aanvulling. Deze benadering geeft de mogelijkheid om een scheiding te maken tussen een kostendragende werkplek en een niet-kostendragende werkplek. De volgende bijbehorende definitie wordt voorgesteld: Kostendragende werkplekken zijn die werkplekken walllVan de werkplekkosten niet kunnen worden doorbelast aan een andere kostendrager.

41

L____________________------___

Veel gebruikte noemers (vaak in combinatie) zijn, zo blijkt uit het onderzoek, werknemer en m2• Het gebruik van "de werkplek" als noemer om de facilitaire kosten weer te geven, is nauwelijks in gebruik. Hantering van de werkplek als noemer van de facilitaire kosten is zinvol als in de organisatie kantoorwisselwerkplekken of thuiswerkplekken worden geïntroduceerd of als enkele werkplekken van een kantoorgebouw worden verhuurd aan een andere organisatie. De thuiswerkplek zal naar alle waarschijnlijkheid op bescheiden schaal aftrek vinden. De groep die in aanmerking komt voor een thuiswerkplek, is niet bijzonder groot. Zij omvat werkplekken waarvan de werknemers sterk repeterend werk of solistisch werk verrichten. De invoering van de kantoor-wisselwerkplek veroorzaakt in de theorie een verlaging van de werkplekkosten. Er zijn minder werkplekken wat een daling van de werkplekkosten kan inhouden .. Enkele geïnterviewden verwachten een daling van de werkplekkosten bij de invoering van de wisselwerkplek, anderen verwachten evenwel een stijging van de werkplekkosten: Ook de meningen m.b.t. de kosten ontwikkelingen als gevolg van de invoering van de thuiswerkplek lopen uiteen. Hieruit kan geconcludeerd worden dat er geen eenduidigheid bestaat met betrekking tot de verwachte ontwikkelingen van de werkplekkosten. Uit het empirische onderzoek kwam naar voren dat een stijging van de werkplekkosten mogelijk is, doordat de omvang van het aanwezige personeel niet synchroon loopt met het aantal beschikbare werkplekken. De flexibiliteit van de organisatie heeft, zo blijkt uit het onderzoek, meer aandacht gekregen. In het verleden werd voornamelijk het exploitatie-beheer genoemd als voornaamste aanleiding voor het ontstaan van facility management. Van de werkplek-invloedsfaktoren taakinhoudsverandering, kantoorautomatisering, arbeidsduurverkorting en toename aandacht voor de werknemer is kantoorautomatisering als belangrijkste factor van de huidige ontwikkelingen van de werkplek naar voren gekomen. Definitie werkplekkosten In het onderzoek is een uitgebreide indeling van werkplekkosten uitgewerkt. Deze indeling kan een aanknopingspunt zijn om de werkplekkosten te inventariseren om tenslotte een kostenbeheercyclus te operationaliseren. De werkplekkosten zijn naar faciliteiten ingedeeld. Hierdoor is kostenvergelijking per faciliteit (met externe bronnen) mogelijk. Eén definitie van werkplekkosten werd door de respondenten het meest volledig gevonden. Door de concrete formulering onderscheidt deze zich van andere abstractere formuleringen. Deze definitie luidt:

42

"De term "all-in werkplekkosten" wil zeggen dat tot de werkplekkosten niet alleen de kosten voor het inrichten en onderhouden van de daadwerkelijke werkplek behoren, maar ook de kosten voor het huren, verwarmen, verlichten, schoonmaken, etc. van het hele gebouwen de kosten voor de restauratieve voorzieningen en ondersteunende afdelingen hieronder vallen." De definitie van werkplekkosten, die op basis van het literatuur- en empirische onderzoek door ons wordt voorgesteld, luidt:

Werkplekkosten zijn "all-in" gebouwgebonden kosten zoals huisvesting, beheer, receptie, schoonmaak, vuilafvoer, bedrijfsveiligheid, energievoorziening, te"ein- en groenvoorziening, en de kosten van de ondersteunende facilitaire diensten zoals reprografie, communicatievoorziening, kantoorbenodigdheden, inventaris, catering, interne post, reis- en transportvoorzieningen per werkplek, die het een werknemer mogelijk maken zijn functie uit te oefenen. Een indeling van een werkplekkostendefinitie waarin alleen gebouwgebonden (vaste) kosten voorkomen is arbitrair, omdat voor elke organisatie de scheiding tussen vaste en variabele kosten anders ligt. Het Nederlands Normalisatie Instituut heeft tot nu toe geen norm uitgebracht waarin wordt aangegeven welke kosten er gemoeid zijn met het facilitaire proces. Ook de literatuur is over dit onderwerp zeer schaars. De indeling van de facilitaire werkplekkosten kan voor de kostenbeheersing nieuwe mogelijkheden geven. Werkplekkosten kengetallen

Normen waaraan de werkplekkosten behoren te voldoen, bestaan nauwelijks. Een werkplekkosten-kengetal heeft voornamelijk een bedrijfseconomische betekenis (beheersing en vergelijking). De beleidsmatige betekenis (strategisch) wordt minder vaak van belang geacht. Er bestaat in het bedrijfsleven een grote behoefte aan facilitaire kostennormen (kostenkengetallen) waarmee de eigen kosten vergeleken kunnen worden opdat er inzicht ontstaat in de hoogte van de verschillende facilitaire kosten. Brancheorganisaties (NEFMA, ISM) of commerciële organisaties (zoals Misset) kunnen door werkplekkosten-kengetallen te ontwikkelen aan ·deze behoefte tegemoet komen. De bestaande NEN 2632 is als basis ontoereikend.

43

LITERATUUR

Boerboom, Dorine, en Jan Regterschot, 1990, Werken in het kantoor van de jaren negentig, 's-Gravenhage, (SOU). Bouwmeester, J.A.M., en D.M.B.l. Jenniskens, 1991, Hoe beheersbaar zijn de accomodatiekosten?, Facility management magazine, 4e jaargang, december, pp. 16-19. Directoraat-Generaal van de arbeid van het Ministerie van Sociale Zaken en werkgelegenheid, 1990, Kantoren inrichten: informatie, organisatie en besluitvorming bij kantoor-inrichtingsprojecten, p.p. 18-26. Haagse Hogeschool, Sectie Economie en Management, 1991, Onderzoek naar de bijdrage van facility management aan de huisvesting van de Rijksoverheid, lezingen cyclus Haagse Hogeschool d.d. 18 januari 1991. Jansen, W.M., en P. de Bakker, 1990, De kantoorwerkplek: Ontwikkelingstendensen in de twintigste eeuw, Houten, Arko, NEFMA-reeks:l. Kluiters, J.A.c., en D.M.B.l. Jenniskens, 1990, Ontwikkelingen Facility Management in industriële vestigingen bij Philips, Facility management magazine, 3e jaargang, december, p.p. 19-24. Kooijman, D.C., en Pries, F., 1989, Instrumenten bij het beheer van gebouwen, deel 1: Hoofdrapport, deel 2: Rekenmodel, Rotterdam, EUR, Management Report Series no.39. NEN 2632, 1980, Exploitatiekosten van gebouwen. Begripsomschrijving en indeling, Delft Nederlands Normalisatie Instituut. Pennink, M., en P. Boterman, 1986, Kantoor, Ruimte en Automatisering, Een onderzoek naar de invloed van kantoorautomatisering op de ruimtebehoefte van kantoororganisaties in de Randstad, Amsterdam, Rijks Planologische Dienst. 45

Regterschot, Jan, 1988, Facility management, Het professioneel besturen van kantoorhuisvesting, Deventer, Kluwer Bedrijfswetenschapppen. Regterschot, L.J., 1989, Flexibiliteit, het belangrijkste thema voor de huisvesting in de jaren negentig, Gebouwmanagement, maart, p.p. 15-17. Staarman, Mathilde, 1989, Enquête Werkplekkostensoorten, Apeldoorn, Centraal Beheer, stageverslag. Van Dale groot woordenboek van hedendaags Nederlands, 1991, door P.GJ. Sterkenburg, Utrecht, Van Dale lexicografie b.v.. Verploegh, H.G., 1989, NEN-2630 en voorschrift Neprom oplossing voor doolhof van oppervlaktebegrippen?, Gebouwmanagement, september, p.p. 32-32. Waardhuizen, F.W. van, 1989, Themadag Gebouwmanagement, oktober, p.p. 72-73.

werkplekkostenontwikkelingen,

Waardhuizen, F.W. van, 1990, De kosten van de thuiswerkplek, Facility management magazine, december, p.p. 36-37. Wentink, Ton, 1989, Werkomgeving en produktiviteit van kantoorarbeid, nieuwe 'intelligente' kantoren, Gebouwmanagement, september, p.p. 44-47. Wentink, Ton en Harry Zanders, 1985, Kantoren in actie, Een onderzoek naar kantoorautomatisering en de gevolgen voor kantoorarbeid en kantoororganisatie, Deventer, Kluwer.

46

BQLAGE 1

OPZET MONDELINGE ENQUETE

Vragenlijst

De empirische onderzoeksgegevens zijn verzameld op basis van een mondelinge enquête. Deze breed opgestelde lijst bevat zowel open als gesloten vragen. De vragenlijst heeft dezelfde opbouw als het rapport. Vooraf is aan de geïnterviewden een toelichting op het onderzoek en enkele onderzoeksonderwerpen gestlmrd. Selectie

De namen van de geïnterviewde organisaties met de gesprekspartners zijn op de volgende wijzen verkregen. Op basis van een publikatie in het vakblad Facility Management Magazine over het onderwerp werkplekkosten of een daaraan gerelateerd onderwerp, zijn 30 organisaties geselecteerd die in aanmerking komen geïnterviewd te worden. Deze lijst is voorgelegd aan dhr. Van Waardhuizen, hoofdredacteur van Facility Management Magazine, en is zijn advies gevraagd welke organisaties in aanmerking komen geïnterviewd te worden in het licht van het onderzoek. De organisaties die op deze wijze zijn geselecteerd zijn Berenschot Osborne b.v., Centraal Beheer Verzekeringen, Nederlandse Philips Bedrijven, Rijksgebouwendienst, Twijnstra Gudde en Van 't Hof. Op basis van een artikel in het vakblad FEM, is AKZO geselecteerd. Naar aanleiding van een persoonlijk gesprek met P1T Telecom is deze organisatie geselecteerd. Dhr. Zwikker, voorzitter van de Nederlandse Facility Management Associatie (NEFMA), is advies gevraagd welke organisaties in het kader van dit onderzoek geïnterviewd kunnen worden. De AMRO Bank en de NMB-Postbank Groep zijn op deze wijze geselecteerd.

47

Respons

Alle benaderde bedrijven wilden een interview toestaan. Dat het onderwerp werkplekkosten "bijzonder actueel" is, blijkt uit de grote inzet en de enthousiaste medewerking van de geïnterviewden. Vertrouwelijk

De gegevens zijn op vertrouwelijke basis verzameld. De bron is daarom bij de citaten en onderzoeksgegevens niet vermeld. Representativiteit

De uitkomsten van het interview-onderzoek zijn niet representatief voor het Nederlandse bedrijfsleven; dit onderzoek geeft alleen een globaal beeld van de onderzochte groep. De selectie van de in de steekproef betrokken bedrijven is niet a-select en onafhankelijk geweest. De omvang van de steekproef is te klein om algemeen geldende uitspraken te kunnen doen. Doordat de beschikbare tijd beperkt is, zijn er niet meer bedrijven onderzocht.

Organisatiekenmerken

In onderstaand tabel zijn enkele kenmerken van de geïnterviewde organisaties weergegeven. Enkele kenmerken van de geïnterviewde organisaties. Vragen van bijlage A, bijlage 2 Kantoorbedr . (n=4)

Adviesbedr . (n=3)

Industriële bedr. (n=2)

13500

125

24000

957 mln

23 mln

35 mld

Medew. facilitaire dienst

280

8

Omzet facilitaire dienst

254 mln

2,2 mln

255

3

-

M bruto vloer oppervlakte

1,7 mln

2500

-

Jaren geïnterviewden actief bij faci1ity management

5

7,5

4

Gemiddelden Medewerkers organisatie Omzet organisatie

Aantal kantoren 2

48

BUIAGE2

VRAGENWST

A

Algemene vragen

1

Bedrijf (Naam, adres en telefoonnummer):

2

Gesproken met:

3

Functie:

4

Datum gesprek:

B

Inleidende vragen

5

Aan het begin van dit interview willen we eerst inzicht krijgen in het begrip facility management. Facility management begint redelijk ingeburgerd te raken binnen het Nederlandse bedrijfsleven. Het begrip is niet nieuw meer en steeds meer bedrijven voeren Facility management professioneel in. Kunt u ons een omschrijving of een definitie geven van wat u onder facility management verstaat?

6

De heer Regterschot van Twijnstra Gudde heeft in zijn boek Facility management de volgende definitie van facility management gegeven: "Facility management is het integraal managen (plannen en bewaken) en realiseren van huisvesting, de services en de middelen die bij moeten dragen aan een effectieve, efficiënte, flexibele en creatieve verwezenlijking van de doelen van een organisatie in een veranderende omgeving" Wat is uw mening over deze definitie?

49

7

In voorgaande vragen heb ik u gevraagd naar een omschrijving en definitie van facility management. We willen in de onderstaande vragen verder op dit begrip ingaan. Van facility management enjof de facilitaire organisatie zijn al eens een aantal kenmerken genoemd (Bron: Twijnstra Gudde, L.J. Regterschot). Welke van de onderstaande kenmerken is voor u het belan"rijkste kenmerk? (S.v.p. een antwoordcategorie aangeven).

o o o o o o o o o

o

o

integratie in aanpak en organisatie koppeling naar de strategische planning van de organisatie oriëntatie op het primaire proces professionalisatie in management en inkoop uitbesteding van branche-vreemde activiteiten decentralisatie van taken en bevoegdheden gestructureerde, integrale informatievoorziening facilitaire organisatie als profit-center anders, nl.: .... niet te zeggen weet niet

8

Er zijn verschillende ontwikkelingen geweest, die tot facility management hebben geleid. Welke van de onderstaande ontwikkelingen acht u doorslaggevend? (S.v.p. een antwoordcategorie aangeven).

o

trend van technische aanpak naar aandacht voor produktiviteit werkplek, werkomgeving verschuiving van investeringen naar exploitatie grotere aandacht voor kwaliteitsbewaking, -controle en -zorg. grotere aandacht voor en noodzakelijkheid van de flexibiliteit van de organisatie anders, nl.: ....

o

o o o 9

Binnen welke sectoren laat facility management zich, naar uw mening, toepassen?

o o o o

kantoren industriële gebouwen ziekenhuizen anders,nl.: ...

10

Het begrip werkplekkosten is ongeveer gelijktijdig met het begrip Facility management in Nederland ingevoerd. Hoe ziet u de relatie tussen werkplekkosten en facility management?

50

--

- - - - - - - - - - -- -- - -- -

11

Hoelang bent u reeds werkzaam op het terrein facility management?

o o o o o o

minder dan 1 jaar tussen 1 en 2 jaar tussen 2 en 3 jaar tussen 4 en 5 jaar langer dan 5 jaar anders, nl.: ...... .

We willen graag wat meer weten over uw organisatie. Bij voorbeeld het aantal werknemers en globale kosten die gemoeid zijn met facilitaire processen, e.d. Deze vragen zijn opgenomen in Bijlage A C

Werkplek

12

Voordat werkplekkosten kunnen worden gedefinieerd, moet eerst worden aangegeven wat onder een werkplek wordt verstaan. Wat is uw definitie van "de werkplek"?

13

Een in de praktijk gebruikte definitie van de werkplek is "het gebied waar het bureau is opgesteld met de daarbij behorende voorzieningen waarbinnen één medewerker de hem of haar toegedachte taken kan uitvoeren." (Bron: Regterschot, Facility management) Deze definitie bevat een aantal onderdelen ("bureau", "voorzieningen", "werknemer"). Wat is uw mening over deze onderdelen? Wilt u aangeven in hoeverre een definitie van de werkplek de genoemde onderdelen moet bevatten?

We hebben een 4-tal antwoord categorieën geformuleerd. a) eens b) neutraal c) oneens d) geen mening Werken aan een bureau (administratief werk) Bijbehorende voorzieningen (verwarming) Eén medewerker (geen wisselwerkplek) 14

a a a

b b b

c c c

d d d

Hoeveel m2 bruto vloer oppervlakte bestrijkt bij uw organisatie een werkplek? ...... m2 b.v.o.

51

15

Hoe heeft u de werkplekoppervlakte per werkplek berekend?

o o o

Uitgegaan van een norm per werkplek. Totale b.v.a. gedeeld door het aantal werkplekken. Van elke werkplek afzonderlijk de b.v.o. berekend, bij elkaar opgeteld en gedeeld door aantal werkplekken. Weet niet. Anders, nl.: .....

o o 16

De ontwikkeling van de werkplek heeft de laatste jaren door maatschappelijke ontwikkelingen en toename van automatisering nogal wat gevolgen gehad. Wat is de belangrijkste factor in de ontwikkeling van de werkplek?

o o o o

Taakinhoudsverandering. Arbeidsduurverkorting. Kantoorautomatisering. Toename aandacht voor de werknemer. Weet niet. Anders, nl.: ......

17

De thuiswerkplek is een opkomend fenomeen. Technisch is telewerken goed mogelijk. Welke consequentie heeft de ontwikkeling van het thuiswerken voor uw organisatiejfacility management?

18

Welke ontwikkeling van werkplekkosten verwacht u als de thuiswerkplek bij uw organisatie wordt ingevoerd?

o o o o o o

Tussen 0 en 10% daling van de werkplekkosten. Tussen 10 en 20% daling van de werkplekkosten. Meer dan 20% daling van de werkplekkosten. Tussen 0 en 10% stijging van de werkplekkosten. Weet niet. Anders, nl.: ....... .

19

De wisselwerkplek is een ander opkomend fenomeen. Een aantal ondernemingen overweegt de invoering van wisselwerkplekken. Welke consequenties heeft invoering van de wissel werkplek voor uw organisatie als geheel?

20

Welke ontwikkeling van werkplekkosten verwacht u als de wisselwerkplek bij uw organisatie wordt ingevoerd?

o o

Tussen 0 en 10% daling van de werkplekkosten. Tussen 10 en 20% daling van de werkplekkosten.

o o

52

o

o o

o

Meer dan 20% daling van de werkplekkosten. Tussen 0 en 10% stijging van de werkplekkosten. Weet niet. Anders, nl.: ....... .

D

Werkplekkosten

21

De kosten van het niet-primaire proces zijn op verschillende wijzen uit te drukken. Welke noemer gebruikt u om de facilitaire proceskosten uit te drukken?

o o

Werkplek. M2 bruto vloer oppervlakte. Werknemer. Eenheid produkt. Geen, uitgedrukt in facilitaire kosten. Anders, nl.: ...... .

22

Als u meerdere noemers gebruikt om de facilitaire kosten te berekenen, kunt u dan aangeven welke noemer u voor welk onderdeel van de facilitaire kosten hanteert?

23

"Werkplekkosten" is een weergave van de kosten van het ondersteunende proces uitgedrukt per werkplek. Wat is uw definitie van werkplekkosten?

24

Uit het literatuuronderzoek zijn een aantal definities naar voren gekomen. Wilt u aangeven wat uw mening is over deze definities?

a)

"De kosten die het gevolg zijn van voorzieningen resp. middelen die nodig zijn om het werk uit te kunnen oefenen."

o o o o

Uw mening:

o o o

Goed. Te beknopt, ontbrekende elementen: .......... . Te uitgebreid, overbodige elementen: ........... . Geen mening. Anders, nl.: ...... .

b)

"De term "all-in werkplekkosten" wil zeggen dat tot de werkplekkosten niet alleen de kosten voor het inrichten en onderhouden van de daadwerkelijke werkplek behoren, maar ook de kosten voor het huren, verwarmen, verlichten, schoonmaken, etc van het hele gebouwen de

o o

53

kosten voor de restauratieve voorzieningen en ondersteunende afdelingen vallen hieronder."

o o o o o

Goed. Te beknopt, ontbrekende elementen: ........... Te uitgebreid, overbodige elementen: ........... . Geen mening. Anders, nl.: ...... .

c)

"Werkplekkosten zijn de kosten die het gevolg zijn van voorzieningen in brede zin om het dagelijkse werk in een kantoorgemeenschap uit te kunnen oefenen."

o o o

Goed. Te beknopt, ontbrekende elementen: ........... Te uitgebreid, overbodige elementen: ........... . Geen mening. Anders, nl.: ...... .

d)

"Werkplekkosten in kantoorgebouwen zijn alle kosten (vaste kosten, instandhoudingskosten, gebruikskosten) die het gevolg zijn van het operationeel houden van vaste administratieve werkplekken (incl. thuiswerkplek) voor vaste of wisselende gebruikers."

o o

Goed Te beknopt, ontbrekende elementen: ........... Te uitgebreid, overbodige elementen: ........... . Geen mening. Anders, nl.: ...... .

o o

o

o

o

25

o o o o o 26

54

In de vorige vraag hebben we u vier definities van werkplekkosten voorgelegd. Welke van de vier definities is naar uw mening de meest volledige/juiste definitie?

a b c d

e, geen van alle Verwacht u besparingen/bezuinigingen te kunnen realiseren door werkplekkosten te definiëren en daardoor te kunnen beheersen? Zo ja, op welk vlak?

27

Met welke frequentie verzamelt/actualiseert u de gegevens van de facilitaire kosten?

o

1 keer per 4 jaar 1 keer per 2 jaar 1. keer per jaar 2 keer per jaar 4 keer per jaar Weet niet Anders, nl.: ........

o o o o o o

28

De kosten van een werkplek verschillen nogal bij verschillende ondernemingen. Hoe hoog zijn bij u de werkplekkosten? Hfl ...........,-

E

Indeling werkplekkosten

29

Veel bedrijven hanteren een eigen indeling van werkplekkosten. Wij hebben a.d.h.v. NEN 2632, Exploitatiekosten van gebouwen, een lijst met verschillende elementen die onder werkplekkosten kunnen vallen. Kunt u voor deze elementen aangeven of u deze tot de werkplekkosten rekent? (voor deze vraag; zie Bijlage B)

F

Relatie werkplekkosten en reguliere boekhoudsysteem

30

Met de opkomst van de automatisering is de boekhouding ook geautomatiseerd. Hierdoor is het technisch goed mogelijk in de boekhouding een scheiding aan te brengen tussen de kosten van het primaire proces en de kosten van het secundaire proces. Welke relatie heeft de berekening van de werkplekkosten met het reguliere boekhoudsysteem?

31

Op welke wijze verkrijgt/berekent u de kosten van een werkplek?

o o o o o

m.b.v. een facilitair computerprogramma m.b.v. een boekhoudcomputerprogramma bureaus weet niet anders, nl.: ........ .

55

G

Integratie werkplekkosten in bedrijfsbeleid

32

Werkplekkosten is nog een redelijk nieuw begrip. De hantering van werkplekkosten als weergave van het niet-primaire proces is mogelijk nog niet uitgekristalliseerd. In hoeverre is de hantering van werkplekkost~n bij uw organisatie in het bedrijfsbeleid geïntegreerd en hoe zal dit zijn in de toekomst?

33

Waar wordt/worden de (definitie van) werkplekkosten in uw organisatie gebruikt?

o

Bij de boekhouding. In jaarverslagen. In interne- en externe rapporten. Weet niet. Anders, nl.: .........

o o o o

34

Door wie wordt/worden de (definitie van) werkplekkosten in uw organisatie gebruikt?

o o

De facilitaire afdeling (-en). De directie. Weet niet. Anders, nl.: .........

35

Kunt u in een organogram van uw organisatie aangeven welke bij de definiëring en het gebruik van werkplekkosten de betrokken afdelingen/mensen zijn?

36

Wat is voor uw organisatie het belangrijkste nut en doel om werkplekkosten te berekenen? (S.v.p. één antwoordcategorie aangeven).

o

Beheersing werkplekkosten. (a.d.h.v. normen) Vergelijking met andere (soortgelijke) bedrijven. Inzicht krijgen in de facilitaire kosten. Middel om bezuinigingen door te voeren. Weet niet. Anders, nl.: ..........

o o

o

o o o o

37

56

Indien u bij de beheersing van werkplekkosten gebruik maakt van een beheercyclus/stappenplan (een bepaalde procedure waarin definiëring, normering, inventarisatie en vaststelling e.d. plaatsvindt). Hoe gaat dit in z'n werk?

38

De werkplekkosten zijn uit te drukken als kengetal waardoor in één getal de kosten van de werkplek wordt aangeduid. Door wie wordt het kengetal van de werkplekkosten gebruikt en waarvoor?

39

Wat is de belan~riikste betekenis van het kengetal (van werkplekkosten) voor u? (S.v.p. één antwoordcategorie aangeven).

o o o

Bedrijfseconomische betekenis (beheersing en vergelijking) Beleidsmatige betekenis (strategische functie) Boekhoudkundige betekenis (rekeneenheid) Weet niet. Anders, nl.: ...... .

40

In hoeverre maakt u bij het opstellen van kengetallen gebruik van externe bronnen (bijv. adviesbureaus, vakpublicaties, uitgaven van een brancheorganisatie zoals de NEFMA en ISM)?

o o o o o

Nooit Een enkele keer; (voor minder dan 33% van het benodigde cijfermateriaal) Regelmatig; (tussen 33% en 67% van het benodigde cijfermateriaal) Bijna altijd; (voor meer dan 67% van het benodigde cijfermateriaal) Anders, nl.: ..... .

41

Welke van de genoemde bronnen raadpleegt u daarbij?

o o o o

adviesbureaus vakpublicaties uitgaven van een brancheorganisatie zoals de NEFMA en ISM anders, nl.: ..... .

42

Voor welk doel raadpleegt u de genoemde externe bronnen?

o o o o o o

Beheersing werkplekkosten a.d.h.v. normen. Vergelijking met andere (soortgelijke) bedrijven. Inzicht krijgen in de facilitaire kosten. Middel om bezuinigingen door te voeren. Weet niet. Anders, nl.: ......... .

o o

Dit waren de vragen die we u in het kader van het onderzoek "Facility management en werkplekkosten" hebben willen stellen. Hartelijk dank voor uw medewerking. Heeft u voor mij, tenslotte, nog (schriftelijk) informatie-materiaal over 57

o o

o

o

58

dit onderwerp? Als wij na dit gesprek nog vragen hebben bij wie van uw organisatie kunnen we dan terecht? Heeft u nog suggesties of aanwijzingen die voor het onderzoek van belang kunnen zijn? Stelt u prijs opeen gespreksverslag? Ja. Nee. Wilt u het rapport ontvangen? Ja. Nee.

Vragenlijst: Bijlage A Kenmerken van uw organisatie: 1

Hoeveel personen zijn er (per 31 december 1990) in uw organisatie werkzaam? Aantal werkzame personen: ....... . (part-timers in full-timers omrekenen a.u.b.)

2

Hoeveel bedroeg in 1990 de totale omzet van uW organisatie? Omzet in 1990: ....

3

Hoeveel bedroeg in 1990 de omzet van uw activiteiten op het gebied van facility management? Wat was het aantal hierbij betrokken personen? Omzet: .... Aantal werkzame personen: ........ (part-timers in full-timers omrekenen a.u.b.)

4

Wat waren in 1990 de kenmerken van de gebouwenvoorraad betrokken in het facilitaire proces? kantoren: aantal: ........... , totaal Bruto gebouwen voor industrieel aantal: ........... , totaal Bruto anders, nl.: ...... : aantal: ........... , totaal Bruto

Vloer Oppervlak: .... .. gebruik: Vloer Oppervlak: .... .. Vloer Oppervlak: .... ..

59

Vragenlijst: Bijlage B Indeling Werkplekkosten Naar aanleiding van vraag 29: Veel bedrijven hanteren een eigen indeling van werkplekkosten. Wij hebben a.d.h.v. NEN 2632, Exploitatiekosten van gebouwen, een lijst met verschillende elementen die onder werkplekkosten kunnen vallen. Kunt u voor deze elementen aangeven of u zij tot de werkplekkosten rekent? De antwoordmogelijkheden zijn: a) b) c) d)

ja nee weet niet anders, nl.: ......... 10

Vaste kosten

11

Rente Geleend kapitaal Eigen geïnvesteerd kapitaal Afschrijvingen Gebouwen Installaties Grond Erfpacht Erfpacht Reserveringskosten Huren Huren Service Lease Huurderving Belastingen Eigenaarsdeel onroerend goed Gebruikersdeel onroerend goed Overige belastingen Overheidsheffingen Milieuheffingen Polderlasten Waterschapslasten Overige heffingen Verzekeringskosten Opstal-, WA-, brand,- stormschade,produktaansprakelijkheid- en overige verzekeringen.

12

13

14

15

16

17

60

a

b

c

d

a

b

c

d

a

b

c

d

a

b

c

d

a

b

c

d

a

b

c

d

a

b

c

d

20

Instandhoudingskosten

21

Onderhoud gebouw Buitenzijde gebouw (schilderwerk, dak, fundering, buitenwanden, zonwering) Binnenzijde gebouw (schilderwerk, binnenwanden, vloeren, plafonds) Onderhoud gebouwgebonden installaties Werktuigkundige installaties Elektrotechnische installaties Overige installaties (beveiliging, verlichting) Onderhoud terreinen en groenvoorziening Tuinen en binnenbeplanting

22

23 30

Gebruikskosten

31

Energiekosten Elektriciteit Brandstoffen (gas, olie) Stadsverwarming Water Andere energiekosten (wind,- zon,- kernenergie) Schoonmaakkosten Dagelijkse schoonmaakkosten Glazenwassen Specialistisch schoonmaakonderhoud Vuilafvoer Bewakings en beveiligingskosten Bewakingskosten intern Bewakingskosten extern Beveiligingsvoorzieningen Beheerskosten Personeelskosten intern Personeelskosten extern Kosten hulpmiddelen Overige kosten beheersapparaat Receptiekosten Receptiekosten intern Receptiekosten extern Cateringkosten Personeelskosten intern Personeelskosten extern Kosten grondstoffen Overige cateringkosten

32

33

34

35 36

a

b

c

d

a

b

c

d

a

b

c

d

a

b

c

d

a

b

c

d

a

b

c

d

a

b

c

d

a

b

c

d

a

b

c

d

61

.

/

37

38

39

Kosten reprografie en interne post Kosten decentrale reprografie Kosten centrale drukkerij Personeelskosten intern Personeelskosten extern Kosten hulpmiddelen Overige kosten repro en interne post Kantoorbenodigdheden Kosten kleine kantoorbenodigdheden Kosten overige kantoorbenodigdheden Inrichtingskosten Kosten werkplekmeubilair Kosten werkplekhulpmiddelen Kosten niet-werkplekmeubilair Kosten inrichtingsvoorzieningen Overige inrichtingskosten

40

Data- en telecommunicatie

41

Kosten telecommunicatie Vaste telefoonkosten Variabele telefoonkosten Kosten facsimile, telex Overige telecommunicatiekosten Kosten datacommunicatie Kosten datanetten Kosten datavoorzieningen Overige kosten datacommunicatie

42

62

a

b

c

d

a

b

c

d

a

b

c

d

a

b

c

d

a

b

c

d

BIJLAGE 3 GEINTERVIEWDE ORGANISATIES

Naam

Plaats

AKZO Nederland bv AMRO Bank Berenschot Osborne bv Centraal Beheer Verzekeringen Nederlandse Philips Bedrijven NMB-Postbank Groep P1T Telecom Rijksgebouwendienst Twijnstra Gudde nv Van 't Hof

Arnhem Amsterdam Utrecht Apeldoorn Eindhoven Amsterdam Rotterdam Den Haag Deventer Barendrecht

Gesprekspartner drs. J.D. Wilton A.A. van de Velde

ir. P. Kranendonk ing. W.M. Jansen ir.D.M.BJ. Jenniskens R.R. Nieboer ing. F. de Koster ir. c.L.G. Wassenaar ir. H.G. Verploegh M. van 't Hof

63

BULAGE4 INDEliNG WERKPLEKKOSTEN

Faciliteit

Facilitair produkt

Huisvesting

Gebouw (Rente, afschrijving, erfpacht, huur, lease~ Gebouwgebonden installaties ~AfSchri~ving Grond Afschrijving Huisvestingsbeheer Onderhoud gebouw (Binnen- en buitenzijde gebouw) Onderhoud gebouwgebonden installaties Bekabeling Verhuizingen Verbouwingen Belastingen (Onroerend goed~ Overheidsheffingen (Milieu, waterschap Verzekeringen (Opstal, WA, brand en stormschade Overig

Terreinvoorziening

Wegen Leidingen Parkeervoorziening Overig

(Buiten parkeerplaatsen, garage)

Inventaris

Inrichting (Meubilair, stoffering) Kantoorautomatisering Ondersteuning kantoorautomatisering Audiovisuele middelen Kunst Overig

Communicatievoorzieningen

Telecommunicatie Datacommunicatie Overig

Groenvoorziening

Plantsoenen Binnenbeplanting Overig

Energie

Elektriciteit Brandstoffen Water Andere energiekosten Overig

Verbruiksgoederen

(Exclusief gebruik)

(Gas, olie) (Wind-, zon- en kernenergie)

Kantoorbenodigdheden Overig

65

...

Faciliteit

Facilitair produkt

Receptie

Rec70tie Tele oonservice Overig

Bedrijfsveiligheid

Bewaking Beveiliging Overig

Catering

Restauratieve voorzieningen Overig

Reprografie

Re\lrografie HUISdrukkerij Overig

Reis- en transportvoorzieningen

Personentransport Goederentransport Overig

Schoonmaak

Schoonmaakonderhoud Linnen Bedrijfskleding Overig

Vuilafvoer

Papierafval en -vernietiging . Huishoudelit afval Chemisch a al Overig

Postverzorging

(Centraal en decentraal)

(Intern en extern)

Interne post Overig

Grijs gebied

Informatie en documentatie

Archief Bibliotheek Mediatheek Overig

Centraal secretariaat

Tekstverwerking Overig

Vertaalafdeling

Vertalingen Overig

Personeelsdienst

Personeelszaken Overig

. Opleidingsvoorzieningen

Opleidingen Overig

Inkoopvoorzieningen

Inkoopzaken Overig

Sportvoorziening

Bedrijfs-sportvoorzieningen Overig

Helpdesk kantoorautomatisering

Ondersteuning kantoorautomatisering Overig

Bedrijfsveiligheid

Veili~heid

Bedrijfsbrandweer Medische voorzieningen Reis- en transportvoorzieningen

Reisbureau en hotelreserveringen

66

.I

Faciliteit

Facilitair produkt

Postverzoring

Koeriersdiensten

67

•

•

1IJIlrIWltrr_'.'1

!. [' ___ IT_., -- gp

'

-_ _ I

Jt e

_xm

tlt

' !!»

\O! !

• I

II

I I I , I .!llJd!

_'_Ilig", • 11 I1 11_

11IJ11l~

,

I