Verslag studiedag Sectie Veiligheidszorg en Facility Management Datum: Locatie: Thema:
Maandag 12 december 2011 Teylers Museum te Haarlem ‘Oefening redt kunst, deel 3’
De Nationale Projectgroep Collectie Noodplan - een werkgroep van de Sectie Veiligheidszorg en Facility Management - organiseerde samen met de sectie Collecties een derde studiedag. Het thema van deze reeks studiedagen is de integratie van Collectie- en Bedrijfshulpverlening (CHV en BHV)-procedures in het integrale calamiteitenplan van culturele instellingen. Workshops Tijdens de studiedag doorliepen de circa 30 deelnemers vier workshops. Workshop 1: Wat moet er eigenlijk in de calamiteitenkit zitten? (Robien van Gulik) Workshop 2: Taken en spelers definiëren binnen een 5-respons collectienoodplan (Kate van Lookeren Campagne) Workshop 3: Het Waterschadewiel toepassen in de praktijk (Martijn de Ruijter) Workshop 4: Taakomschrijvingen maken en competenties voor de verschillende ‘spelers’ tijdens een calamiteit (Feroza Verberne)
Workshop 1: Wat moet er eigenlijk in de calamiteitenkit zitten? – door Robien van Gulik Introductie Van de ca. 10 deelnemers in deze workshop beschikken er drie over een calamiteitenkit. Nuttig dus voor iedereen om eens te kijken wat er in zo’n kit zou kunnen zitten. In deze workshop staat een nagebootste situatie met waterschade centraal. De centrale vraag is: wat zou je in deze situatie willen doen en welke hulpmiddelen uit de calamiteitenkit heb je daarvoor nodig? Bezoek aan lekkage In vier groepjes gaan de deelnemers de situatie opnemen in de hal. In de hal staat een vitrine met objecten en er hangen enkele schilderijen, op verschillende manieren aan de muur bevestigd. Samenstelling calamiteitenkit Met behulp van fotokaartjes kunnen de deelnemers een karretje inrichten: de sleutel van de vitrine, handschoenen, plastic zeil, een dweil, tangetje, vloeipapier, schroevendraaier, fototoestel, mop en emmertjes, telefoonnummer van de huismeester om de elektriciteit uit te schakelen, tafel, etc. Presentatie en bespreking Bij de presentatie blijken de overeenkomsten tussen de groepjes en enkele verschillen. Zo hebben sommigen de voorwerpen gerubriceerd in het kastje (mobiel, sleutels en zaklamp bovenin, daaronder de gereedschappen). Enkele punten die tijdens de bespreking aan de orde zijn gekomen: Wat heb je altijd nodig en wat is nodig bij specifieke schade? Zoals ook nu blijkt is er voor de verschillende schades ander materiaal nodig in de calamiteitenkit. Kortweg zijn er twee calamiteitenkits: managementgericht, dus geschikt voor elke calamiteit. In deze kit zitten materialen als zaklamp, afzetlint en dergelijke. 1
De tweede categorie is incidentgericht: wat is nodig voor welke schade, deze kit is collectiegericht. Het is goed om in gedachten te hebben bij welke categorie de spullen uit je calamiteitenkit horen. Wat zijn in deze casus mogelijke acties? Foto maken van de situatie, water verwijderen (dweilen of kartonnen vloertje leggen), bescherming van de objecten (afdekken met plastic of weghalen), evacuatie, herstel van waterschade. Waar plaats je een calamiteitenkit? Als het een plek is waar iedereen kan komen, is het risico groot dat de set al snel incompleet is. Sommige musea hebben de calamiteitenkit in de meldkamer van de beveiliging staan. Die is altijd bemand en niet iedereen kan er zomaar bij. Moet een calamiteitenkit altijd een karretje zijn? Nee, dat hoeft niet. Als je de lift niet kunt gebruiken is het helemaal niet zo handig. Alternatieven zijn: een draagbare tas, rolcontainer, een vaste kast, twee verschillende kits: eerste hulp en tweede hulp.
Workshop 2: Taken en spelers definiëren binnen een 5-respons collectienoodplan – door Kate van Lookeren Campagne) Het doel van deze workshop is het verkrijgen van een helder beeld van taken en spelers binnen het 5-respons collectienoodplan. Het gaat daarbij om CHV, dus de collectiehulpverlening, die op gang komt na de acties van het crisisteam en BHV.
HET 5-RESPONS COLLECTIENOODPLAN: 0-fase: 1-fase: 2-fase: 3-fase: 4-fase: 5-fase:
Maken van een calamiteitenplan Alarmmelding Triage, eerste oordeel: waar zijn de eerste acties nodig Stabilisatie/voorbereiden verplaatsen Transport Behandeling
Om te beginnen wordt het 5-respons collectienoodplan uitgelegd. Daarna vullen de deelnemers aan de hand van briefjes met taken in wie hiervoor volgens hen verantwoordelijk is: hoofd BHV, hoofd CHV, restaurator, registrar, behoudsmedewerker, art handlers. Hieronder een korte samenvatting van het model met de hoofdtaken van de medewerkers: Fase 1: Alarmmelding Hoofd BHV roept het hoofd CHV op om de situatie met betrekking tot kunstcollecties te beoordelen. Het hoofd CHV stelt een ontruimingsstrategie op afhankelijk van de aard en ernst van de situatie, verzamelt documenten (in verband met verzekeringen) en wijst een locatie voor het triage-team aan. Fase 2: Triage Het triage-team bestaat uit restauratoren, ondersteund door behoudsmedewerkers en art handlers. Zij beoordelen: zijn objecten total loss (geen actie meer mogelijk), zijn objecten onbeschadigd (geen actie nodig), zijn objecten beschadigd (actie mogelijk). Fase 3: Stabilisatie/voorbereiden verplaatsen In deze fase is het restauratorenteam met de behoudsmedewerkers en/of art handlers actief. Hoofd CHV controleert het proces en zorgt dat het restauratieteam voldoende materialen en 2
gereedschap heeft. Fase 4: Transport Hoofd CHV coördineert de logistiek en zorgt voor de veilige locatie, compleet met benodigdheden, gereedschap en geschikte klimaatomstandigheden. De registrar coördineert de contacten met externe kunsttransporteurs, zorgt voor het documenteren van standplaatsveranderingen, verzamelt schademeldingsformulieren en volgt het transportprotocol verhuizing. Het restauratieteam en de behoudsmedewerkers organiseren de verhuizing in praktische zin en hanteren de objecten. Fase 5: Behandeling De behandeling wordt uitgevoerd door de restauratoren, ondersteund door behoudsmedewerkers en/of art handlers. Fase Wie
1 Alarm Hoofd BHV
2 Triage Hoofd CHV
3 Stabilisatie Hoofd CHV
4 Transport Hoofd CHV
Hoofd CHV
Triage team: restauratoren, ondersteund door behoudsmedewerkers/ art handlers
Team restauratoren, ondersteund door behoudsmedewerkers/ art handlers
Team restauratoren ondersteund door behoudsmedewerkers/ art handlers
5 Behandeling Team restauratoren, ondersteund door behoudsmedewerkers/ art handlers
Registrar Bureau
Workshop 3: Het Waterschadewiel toepassen in de praktijk – door Martijn de Ruijter Een hulpmiddel moet geen slaappil zijn! Het ‘Waterschadewiel’ is een hulpmiddel wanneer er waterschade is opgetreden bij collectie. Het bestaat uit een draaibaar wiel, waarbij in een raampje informatie verschijnt over verschillende aspecten bij waterschade. De voorkant is oranje, de achterkant is blauw en geeft informatie over behandeling van specifieke schades. In drie groepen gaan de deelnemers aan de hand van een casus onderzoeken hoe het waterschadewiel werkt en hoe goed ermee te werken is. De casussen betreffen: 1 brand(blus)-, rook- en roetschade als gevolg van kortsluiting 2 waterschade op papier en hout als gevolg van knoeien met hete thee 3 schade als gevolg van takken die door een glazen dak zijn gewaaid. Na afloop worden de bevindingen van de deelnemers besproken en wordt het waterschadewiel beoordeeld aan de hand van drie vragen. 1 Is de informatie toepasbaar en up to date? Het waterschadewiel is gemaakt in 1999, dus niet meer helemaal up to date, met name ontbreekt informatie met betrekking tot elektronische informatiedragers. De blauwe kant is voor de restaurator en die is als het goed is bekend met deze informatie. De oranje kant is handig als hulpmiddel bij het maken van een calamiteitenplan. In dat opzicht hoort het bij de 0-fase in het 5-respons collectienoodplan. Sommige deelnemers vinden het wiel ook bruikbaar bij de uitvoering. 3
2 Hoe ga je dit wiel implementeren? Het is geen kaart die zomaar aan de muur kan worden gehangen – hoewel de vorm ervan dit wel een beetje impliceert. Het is echt een hulpmiddel om te gebruiken bij het maken van een calamiteitenplan. Aan de hand van casussen kun je voor je eigen organisatie het bruikbare eruit halen. Tips van de deelnemers: - Maak er een app van - Maak ook een wiel voor electra - Maak een digitale versie met een update 3 Wat zou je als medewerker moeten weten? De belangrijkste vraag is, vooral ook naar aanleiding van de casussen: wat mag je zelf doen en wat moet de restaurator doen? En vooral ook: wat moet je niet doen bij waterschade. Over all is de vraag ‘wie zorgt waarvoor’ van belang bij calamiteiten en dan gaat het ook om de meest basale praktische vragen als: wie mag naar binnen, wie haalt karretjes voor vervoer, wie maakt broodjes etc.
Workshop 4: Taakomschrijvingen maken en competenties voor de verschillende ‘spelers’ tijdens een calamiteit – door Feroza Verberne Deze workshop is een vervolg op de workshop van vorig jaar. Enkele belangrijke spelers, hun taken en competenties komen aan de orde. Het Emergency Preparedness Committee (EPC) Het EPC is actief voorafgaand aan een crisis, dus niet tijdens de crisis, wanneer het crisisteam aan het werk is. De directeur is ervoor verantwoordelijk dat er een calamiteitenplan is. Dit wordt verzorgd door het EPC, een werkgroep vanuit alle afdelingen. EPC geeft opdracht om het calamiteitenplan te schrijven. Dat doen doorgaans de hoofden van de afdelingen. Ook voor de risico-analyse geeft het EPC opdracht. De grootte van het EPC is afhankelijk van de grootte van het museum, maar een richtlijn is plm. 5 personen. Het crisisteam Het crisisteam gebruikt het calamiteitenplan tijdens een crisis. Het crisisteam komt in actie na de eerste opvang en het veilig sein van de brandweer. Tijdens deze werkzaamheden komt het team al bij elkaar om de strategie te bespreken, met behulp van het calamiteitenplan. Hierin staat antwoord op vragen als: wie stuurt de werkvloer aan, wie stelt vast hoe erg de calamiteit is (bijvoorbeeld hoofd BHV/CHV/manager met beslissingsbevoegdheid), wie moet gewaarschuwd worden, etc. Tijdens een crisis is een aantal medewerkers actief. Tijdens de workshop worden enkele medewerkers besproken, waarbij hun taken en hun competenties aan bod komen. Wat is bijvoorbeeld de taak van een facilitair manager in een crisis? Tot zijn of haar belangrijkste taken horen de risico-analyse van het gebouw t.o.v. de collectie, het uitvoeren van afspraken met BHV en CHV, het uitvoeren van afspraken met derden (bijvoorbeeld nutsbedrijven), het crisisteam informeren over de stand van zaken. Als competenties kiezen de deelnemers voor besluitvaardigheid, leidinggeven en overzicht. De CHV’er in crisis aan de andere kant, heeft andere competenties nodig, zoals stressbestendigheid, samenwerking en orde, netheid en veiligheid. 4
Op deze manier verdiepen de deelnemers van de workshop zich in de taken en competenties van medewerkers tijdens een calamiteit. Evenals vorig jaar blijkt dat er een verschil is tussen grotere en kleinere organisaties. In kleinere organisaties vervult één medewerkers vaak meerdere taken in een crisissituatie. Van belang blijft ook in een kleine organisatie dat duidelijk is wie wat doet tijdens een calamiteit en dat dit goed is vastgelegd. Let daarbij ook op de benodigde competenties. Een kleine organisatie kan bijvoorbeeld door het opstellen van een calamiteitenplan ontdekken dat het nodig is om alle CHV’ers een art handlers training te laten volgen.
5
