Huisvestingskosten en facility management
1
Huisvestingskosten en facility management
Wat kost mijn kantoorruimte? Wat betalen met ons vergelijkbare organisaties voor hun huisvesting? Wat valt daaronder en wat niet? Moet ik huren, leasen of kopen? Allemaal vragen waar veel organisaties moeilijk grip op kunnen krijgen. Huisvestingskosten vormen een belangrijke kostenpost voor organisaties, ook al zijn deze kosten in vergelijking tot de totale uitgaven van organisaties beperkt. Er komen echter steeds meer mogelijkheden om deze kosten te analyseren. Zo kan een doordachte rubricering van huisvestingsaspecten en kosten helpen bij vergroten van inzicht in de kosten en het bewust sturen op deze uitgaven. Behoefte aan sturing in kosten van huisvesting doet zich zowel incidenteel als structureel voor. Bij de keuze van andere of nieuwe huisvesting worden veelal meerdere alternatieven naast elkaar gezet. Bij voorkeur worden daarbij niet alleen meerdere objecten met elkaar vergeleken maar ook meerdere eigendomsverhoudingen. Daarnaast zijn huisvestingskosten een jaarlijks terugkerende kostenpost van de gebouwen die reeds in gebruik zijn. Ook op deze reguliere kosten willen organisaties meer bewust kunnen sturen. Daarbij gaat het om huur óf om de kosten van financiering, onderhoud en beheer van de gebouwen. Maar ook de kosten van bijvoorbeeld interne aanpassingen zijn een toenemend aandachtspunt voor de huisvesting. Dit is het vijfde artikel waarin we u kennis willen laten maken met het werk van de NEN-commissie 'Facilitaire voorzieningen'. In de vorige artikelen hebben we met u gekeken naar het doel van deze norm, de financiële discipline en de uitwerking van de facilitaire velden ICT en diensten & middelen. In dit artikel komt de huisvesting als facilitaire voorziening aan de orde. RUBRICERING
Een werkgroep, die de NEN-commissie 'Facilitaire voorzieningen' daartoe heeft ingesteld, heeft zich georiënteerd op rubricering van aspecten van de huisvesting. Huisvesting is verdeeld in de volgende rubrieken: • • • • • • • •
gebouwen en stallingplaatsen belastingen en heffingen verzekeringen eigenaarsaandeel onderhoud huurdersaandeel onderhoud mutaties energie en water beheer
Deze rubrieken zijn zo onderverdeeld dat alle aspecten van huisvesting een genormeerde plaats krijgen. De gehanteerde begrippen worden gedefinieerd en toegelicht, om misverstanden te voorkomen.
Huisvestingskosten en facility management
2
Figuur 1. Voorbeeldrubricering THEORIE EN PRAKTIJK
De gekozen rubricering van het veld huisvesting heeft een theoretische en een pragmatische achtergrond. De werkgroep heeft gezocht naar een rubricering die duidelijk en logisch is. De gekozen opbouw komt grotendeels overeen met diverse rubriceringen van huisvestingskosten die al langer worden gebruikt. Daarbij is de relatie met de praktijk niet uit het oog verloren. De meeste gebruikers van gebouwen betalen dezelfde soort rekeningen zoals voor huur, voor belastingen, voor onderhoud, voor verbouwingen en voor energie- en beheerkosten. In de gekozen rubricering komen deze rekeningsoorten terug. Een voordeel hiervan is dat ook niet-gespecialiseerde deskundigen in staat zijn de huisvestingskosten te analyseren. Simpelweg de rekeningen uit de grootboekadministratie naast de genormaliseerde rubricering leggen verschaft straks al een betrouwbaar inzicht in deze kosten. Doelgroepen
Gebruikers (huurders en eigenaar-gebruikers) als primaire doelgroep De norm 'Facilitaire voorzieningen' kent als primaire doelgroep de gebruiker van bedrijfspanden. De norm richt zich daarbij ook op facility managers. Indien de gebruiker zijn organisatie professioneel heeft ingericht zal een facilitaire organisatie de belangen van de gebruiker vertegenwoordigen. De gebruiker kan in zijn huisvestingsbehoeften voorzien met eigen panden of met gehuurde panden. In beide gevallen kan de facilitaire organisatie zich opstellen als een adviseur van, en inkoper namens deze gebruiker. Corporate Real Estate organisaties en beleggers
Facilitaire organisaties in vooral de grotere organisaties stellen zich ten opzichte van de gebruikers van huisvesting soms op als leverancier van facilitaire voorzieningen. Daartoe kiezen ze veelal een 'handelshuisformule' als vorm van doorbelasting, soms met eigen winstdoelstelling. In die situatie wordt de facilitaire organisatie een bedrijfsvastgoedbedrijf. Daarmee is de zogenaamde 'corperate real-estate-organisatie' (CRE) een feit. In een enkel geval gaat het zelfs niet meer (alleen) om vastgoed voor de interne gebruikers. Dan ontwikkelt het intern vastgoedbedrijf van de organisatie zich tot een belegger met een eigen vastgoedportefeuillebeleid. Hun bedrijfsvastgoed is dan ook voor derden beschikbaar. Daarmee worden deze 'beleggers' juist weer leveranciers (verhuurders) van huisvesting voor de facility managers van andere 'gebruikers'. Samengevat onderscheiden we de volgende doelgroepen voor de NEN: huurders en eigenaargebruikers namens de vraagzijde; corporate real-estateorganisaties en beleggers namens de aanbodzijde van bedrijfshuisvesting. In figuur 2 zijn deze partijen tegen elkaar uitgezet.
Huisvestingskosten en facility management
3
Uiteraard kunnen ook andere professionals in de facility management- en vastgoedbranche hun voordeel doen met deze NEN: adviseurs, makelaars, accountants, ontwikkelaars, architecten en aannemers. Algemeen gebruik bevordert een efficiënte communicatie tussen alle betrokkenen. Eén begrippenkader voor de bedrijfsvastgoedmarkt
Wanneer al deze partijen in de bedrijfsvastgoedmarkt in hun onderlinge afspraken dezelfde begrippen hanteren conform dezelfde definities komt dat ook de facility manager ten goede. Immers, de markt waarin hij huisvesting moet vergelijken en verwerven, wordt er alleen maar transparanter door. Dat is dan ook precies hetgeen de NEN-commissie met deze norm beoogt.
Figuur 2. Doelgroepen NEN Facilitaire voorzieningen veld huisvesting (CRE = bedrijfsvastgoed) GROEN = vraagzijde; BLAUW = aanbodzijde perspectief consequent vasthouden Kostenrubrieken, die voor de aanbodzijde onderscheiden kostenposten zijn, worden voor de vraagzijde slechts indirect zichtbaar in de vorm huur. De eigenaar-gebruikers moeten vanwege hun dubbelrol extra goed oppassen kosten niet dubbel te tellen of te vergeten. Bij het gebruik van de NEN is het dus zaak zich vooraf te vergewissen van het perspectief van waaruit men bij de huisvesting is betrokken: welke relatie heeft de kostendrager met het pand en met welk doel? We gaan daarom alle vier de doelgroepen afzonderlijk even langs. HUURDERS Kosten voor huurders nu ondoorzichtig
Huurders van bedrijfsvastgoed betalen huur. Daarnaast worden ze geconfronteerd met allerlei 'overige kosten' zoals onderhoudskosten en servicekosten. Deze kostenposten zijn voor huurders vaak ondoor-zichtig. Bij de onderhoudskosten komt dat omdat de verdeling van deze kosten tussen de huurder en verhuurder vaak niet duidelijk is. Servicekosten exit
De servicekosten vormen een kostenpost waaronder allerlei verschillende kosten worden verzameld voor diensten die variëren in samenstelling en omvang. De NEN is onder meer bedoeld om hierin
Huisvestingskosten en facility management
4
duidelijkheid te bieden voor huurders. Huurders en verhuurders kunnen straks, verwijzend naar de NEN, duidelijke afspraken maken over de verdeling van bijvoorbeeld de onderhoudskosten. Alle kosten voor huurders zijn duidelijk beschreven. De noodzaak voor het begrip 'servicekosten' verdwijnt daarmee. Dit begrip komt daarom in de NEN niet voor. Alle kostenposten, die tot nu toe onder dit begrip werden verzameld, hebben een genormaliseerde eigen plaats gekregen. Huurders kunnen daarmee inzicht krijgen in alle kosten die het gebruik van een gebouw met zich meebrengen. Daarmee zijn de facility managers van de huurders in staat de juiste afweging bij huisvestingsaudits en -beslissingen aan te reiken. Zo kan kostenbeheersing ook voor de component huisvesting inhoud krijgen. EIGENAAR-GEBRUIKERS Eigenaar-gebruikers van bedrijfsvastgoed beschikken in het algemeen over een relatief kleine portfolio van objecten. Huisvestingsvraagstukken zijn voor hen geen dagelijks terugkerende onderwerpen. Af en toe moet er een aankoopbeslissing worden genomen. De NEN kan dan een handig hulpmiddel zijn bij het onderbouwen van een keuze uit alternatieven. Daarbij kunnen ook de gebruikelijke andere argumenten zoals locatie en uitstraling van een prijskaartje worden voorzien. Zo kan een objectieve afweging discus-sie achteraf beperken. CORPORATE REAL-ESTATEORGANISATIES Vergelijk van kosten, los van eigendomssituatie
CRE-organisaties beheren doorgaans zowel gehuurd als eigen bedrijfsvastgoed. Voor deze organisaties biedt de NEN interessante mogelijkheden om de kosten van deze panden te vergelijken. Dat kan door naast de directe huisvestingskosten ook haar overige kosten in te vullen, zoals de financieringslasten en de kosten van haar eigen personeel. Zo kunnen de totale jaarlijkse huisvestingskosten van de gehele portefeuille per object worden vergeleken, onderling en met de huisvestingskosten van andere organisaties. De NEN is zo opgezet dat het niet uitmaakt of het daarbij om eigen of gehuurde panden gaat. Het enige, waar de jaarlijkse kosten van het eigendom nog mee zijn te beïnvloeden, is termijn waarover de waarde wordt afgeschreven. Zie daarvoor het artikel van Gerard Kamps en Wim Kerst, eerder in deze serie. Vergelijking van huisvestingsalternatieven huren, leasen, kopen De NEN kan ook CRE-organisaties faciliteren bij hun besluitvorming over nieuwe projecten. Varianten kunnen eenduidig worden doorgerekend en onderling vergeleken. Verder kunnen van het bedrijfsvastgoed in portfolio de kosten conform de NEN-rubrieken in rekening worden gebracht bij de (interne) huurders. Dat maakt het mogelijk integrale afwegingen te kunnen maken tussen de opties huren, leasen en kopen. BELEGGERS Typologieën
Beleggers in bedrijfsvastgoed kunnen worden onderverdeeld in institutionele beleggers en particuliere beleggers. Institutionele beleggers zijn bijvoorbeeld pensioenfondsen en verzekeringsmaatschappijen. Zij schrijven doorgaans niet af, maar waarderen jaarlijks hun vastgoedportefeuille op basis van taxaties. Particuliere beleggers werken veelal met rente en afschrijving, op basis van een historische kostprijs. Beide categorieën beleggers zullen hun kostenrubrieken moeten herleiden naar de in de NEN gehanteerde rubricering. Concrete diensten in plaats van servicekosten
Bij de rubricering en definiëring van begrippen is bij de NEN zoveel mogelijk aangesloten bij de
Huisvestingskosten en facility management
5
ROZ/IPD-index, de recente publicaties van de IVBN, en de algemene voorwaarden voor huurcontracten conform het ROZ-model. De verzamelterm 'servicekosten' komt in de NEN niet voor omdat, zoals hiervoor aangegeven, de onderliggende kostenrubrieken zijn beschreven. Bovendien variëren zogenaamde servicepakketten onderling van samenstelling. Uiteraard kan alsnog een eenduidig samengesteld pakket van diensten worden overeengekomen, dat verband houden met het gebruik van het betreffende bedrijfsvastgoed. De daarmee samenhangende kosten kunnen als een voorschot bij de huurder in rekening worden gebracht en na afloop van de verslagperiode worden verrekend. Kostentoedeling verhuurder versus huurder
In de norm is tenslotte uitvoerig stilgestaan bij het onderscheid tussen kosten die voor rekening van de eigenaar komen en kosten die voor rekening van de huurder komen. Eigenaren kunnen op basis van deze verdeling van kosten met de bijbehorende definiëringen eenduidige en vergelijkbare huurproposities uitbrengen aan huurders. BENCHMARKING Om een antwoord te kunnen geven op de vraag 'Wat kost mijn kantoorruimte?' en de uitkomsten te kunnen beoordelen, is het noodzakelijk de kosten van een bedrijfspand gestructureerd op een rijtje te zetten en te vergelijken met kosten die op een zelfde manier zijn gestructureerd. De NEN biedt daarvoor een eenduidige rubricering. De diverse marktpartijen kunnen daarna de kosten op dezelfde wijze opschrijven. Bij de vergelijking en analyse van kosten blijft het wel van belang om verschillen of overeenkomsten van het betreffende object te inventariseren. Wanneer het effect van benchmarken alleen zou zijn 'jullie zitten te duur', schieten we ons doel voorbij. Waar het om gaat is de verklaringen te vinden waarom iets duurder is - om vervolgens te besluiten er al dan niet iets aan te doen! Bijvoorbeeld een hogere kwaliteit, verschil in locatie, een intensiever gebruik van het pand, of een te hoge afgesloten huursom kunnen de geconstateerde verschillen veroorzaken. CONCLUSIES Met de NEN wordt facility managers, vastgoedbeheerders en CRE-managers een belangrijk hulpmiddel aangereikt. Door het gebruik van dit hulpmiddel kunnen zij een groter kostenbewustzijn bij afnemers en leveranciers bewerkstelligen en daarmee een efficiëntere inzet van facilities - zoals huisvesting - realiseren. Hierdoor kan uiteindelijk een bijdrage worden geleverd aan het rendement van de gehuisveste organisatie. De werkgroep verwacht dat de nieuwe norm kan bijdragen aan de algemeen onderkende behoefte aan sturing op de huisvestingskosten. De norm biedt mogelijkheden voor alle doelgroepen, die met huisvesting te maken hebben, de huisvestingskosten op een eenduidige en volledige wijze te duiden en te registreren. Facility managers kunnen daarmee hun organisaties onderbouwde en verantwoorde beslissingen voorleggen en keuzes maken over de besteding van huisvestingskosten. Hiermee denken we tegemoet te komen aan de groeiende vraag naar beter inzicht in de huisvestingskosten en een handzaam instrument te bieden voor beheersing ervan. Herman van den Berg, Alex König, Rob Onel, Rinus Vader en Onno Martens
