, starostka
:
Vz 320/2001 Sb., subjekty. V v v
ANO
NE
Datum zp Ing. Podpis zpracovatele:
Město Doksy Městský úřad Doksy Městská policie
Kontrolní řád Města Doksy vnitřní směrnice č. 3/2014
Rozdělovník:
Starosta místostarosta tajemník MěÚ vedoucí odborů
POČET STRAN: 14 PLATNOST OD: 01 09 2014
Jméno: Datum/usnesení: Podpis:
Zpracoval
Kontroloval
Ing. Eliška Pavinská
Bc. Petra Musilová
Schváleno ZM Ing. Eva Burešová
Obsah
Část I. Obecná část .......................................................................................................... 3 Část II. Vnitřní kontrolní systém ....................................................................................... 4 Část III. Řídící kontrola ...................................................................................................... 5 Část IV. Veřejnosprávní kontrola....................................................................................... 7 Část V. Interní audit .........................................................................................................10 Část VI. Společná a závěrečná ustanovení ......................................................................12 přílohy Systému vnitřní finanční kontroly ...........................................................................13
2
ČÁST I. OBECNÁ ČÁST KONTROLNÍ SYSTÉM Tímto kontrolním řádem se vymezuje rozsah finanční kontroly dle zákona 320/2001 Sb. o finanční kontrole ve veřejné správě ve znění pozdějších předpisů (dale jen “zákon o finanční kontrole”) a prováděcí vyhlášky č. 416/2004 Sb. v orgánu veřejné správy a zákona 255/2012 Sb. o kontrole (kontrolní řád). Kontrola je zaměřena především na hospodárnost, efektivnost a účelnost jejich použití. ČL. 1 VYMEZENÍ ZÁKLADNÍCH POJMŮ Pro účely této směrnice se rozumí: orgánem veřejné správy - Město Doksy ( dále jen „Město“ ) vedoucím orgánu veřejné správy - starosta města vedoucím kontrolního orgánu – starosta města vedoucím organizačního útvaru – vedoucí odborů MěÚ a velitel MěP organizační jednotkou – protipožární jednotka kontrolující – fyzická osoba , kterou kontrolní orgán pověřil k provedení kontroly kontrolní skupinou k provedení průběžné a následné veřejnosprávní kontroly skupina tvořená dvěma zaměstnanci finančního odboru MěÚ a členem finančního výboru, který je dle § 6 zákona 255/2012 přizvanou osobou, dále “kontrolujícími” h) vedoucí kontrolní skupiny – pracovník finančního odboru MěÚ, kterého jmenuje vedoucí kontrolního orgánu k provedení konkrétní veřejnosprávní kontroly i) veřejnou finanční podporou – poskytování dotací, finančních příspěvků a návratných finančních výpomocí z rozpočtu města j) příjemcem veřejné podpory - právnická nebo fyzická osoba, která je žadatelem o veřejnou finanční podporu nebo jejím příjemcem k) veřejnými prostředky – veřejné finance ( příjmy a výdaje ) věci, majetková práva a jiné majetkové hodnoty patřící městu l) veřejnosprávní kontrolou – kontrola hospodaření s veřejnými prostředky u příspěvkových organizací v působnosti města a u příjemců veřejné podpory z rozpočtu města, nebo u žadatelů o tuto podporu m) předběžnou veřejnosprávní kontrolou – kontrola , která předchází rozhodnutím o schválení použití veřejných prostředků n) průběžnou veřejnosprávní kontrolou – prověření, zda kontrolované osoby dodržují stanovené podmínky a postupy o) následnou veřejnosprávní kontrolou - prověření, zkoumání a vyhodnocení u vybraného vzorku vyúčtovaných operací p) řídící kontrolou – kontrola zajišťovaná odpovědnými vedoucími pracovníky města v rámci jejich řídící působnosti vymezené v organizačním řádu při přípravě, schvalování, sledování, konečném vypořádání a vyúčtování operací a následném prověření správnosti vybraných operací q) interní kontrolou – nezávislé a objektivní přezkoumávání a vyhodnocování operací a vnitřního kontrolního systému orgánu veřejné správy r) kontrolním výborem – kontrolní výbor zastupitelstva města s) finančním výborem – finanční výbor zastupitelstva města
1.1 a) b) c) d) e) f) g)
3
t) příkazcem operace – vedoucí orgánu veřejné správy a vedoucí jmenovaní do funkce vedoucích odborů (pověření řízením odborů) u) správcem rozpočtu a hlavní účetní – vedoucí finančního odboru města
ČÁST II. VNITŘNÍ KONTROLNÍ SYSTÉM ČL. 1 POVINNOSTI STAROSTY MĚSTA 1.1 Starosta města je v rámci své odpovědnosti povinen zavést a udržovat vnitřní kontrolní systém města, který a) vytváří podmínky pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy b) je způsobilý včas zjišťovat, vyhodnocovat a minimalizovat provozní, finanční, právní a jiná rizika vznikající v souvislosti s činností města a jím zřizovaných organizačních složek a příspěvkových organizací, financovaných z veřejných prostředků c) zahrnuje postupy pro včasné předávání informací o výskytu závažných nedostatků a o přijímaných a plněných opatřeních k nápravě 1.2 Za tím účelem a) organizačním řádem, vnitřními směrnicemi a pracovními náplněmi pracovníků stanoví rozsah odpovídajících pravomocí a odpovědností zaměstnanců města, volených a jmenovaných orgánů města při nakládání s veřejnými prostředky.¨ b) vydáním vnitřních předpisů k účetnictví, oběhu účetních dokladů, evidence a nakládání s majetkem zajistí oddělení pravomocí a odpovědnosti při přípravě, schvalování, provádění a kontrole finančních a hospodářských operací. c) zajistí, aby o všech operacích a provedených kontrolách byl proveden průkazný záznam a vedena příslušná dokumentace. d) zajistí hospodárné, efektivní a účelné využívání veřejných prostředků a přijme veškerá potřebná opatření k jejich ochraně. ČL. 2 POVINNOSTI ODPOVĚDNÝCH ZAMĚSTNANCŮ A PRACOVNÍKŮ MĚSTA 2.1 Odpovědní pracovníci a zaměstnanci města zodpovídají za zajištění a plnění úkolů na úseku kontrolní činnosti v souladu s platnými zákonnými předpisy, vnitřními směrnicemi města a tímto kontrolním řádem. Jsou povinni podávat starostovi a orgánům města včasné a spolehlivé informace o závazných nedostatcích zjištěných v rámci kontrolní činnosti s návrhy na opatření k jejich odstranění. ČL. 3 POSTAVENÍ A ÚLOHA FINANČNÍHO VÝBORU 3.1 Finanční výbor je pověřen úkoly vyplývajícími z § 119 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění dalších předpisů (dále jen zákon o obcích) 3.2 Členové finančního výboru jsou jako přizvané osoby pověřeni, na základě každoročně schváleného plánu veřejnosprávních kontrol, k účasti při veřejnosprávní kontrole na místě. 4
ČL. 4 POSTAVENÍ A ÚLOHA KONTROLNÍHO VÝBORU 4.1 Kontrolní výbor je pověřen úkoly vyplývajícími z § 119 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích.
ČÁST III. ŘÍDÍCÍ KONTROLA ČL. 1 ŘÍDÍCÍ KONTROLA V SOUVISLOSTI S FINANČNÍMI A HOSPODÁŘSKÝMI OPERACEMI 1.1 Provádění vnitřní kontroly na všech stupních řízení patří k základním pracovním povinnostem vedoucích pracovníků v rozsahu jejich pověření a odpovědnosti vymezené v organizačním řádu, případně v tomto kontrolním řádu. 1.2 Všichni vedoucí organizačních útvarů mají v rámci svých pravomocí a odpovědnosti povinnost zajišťovat vytváření a řádné fungování vnitřního kontrolního systému. 1.3 Vedoucí organizačních útvarů zabezpečují výkon vnitřní kontroly formou předběžné, průběžné a následné kontroly, a to i v organizačních jednotkách, jejichž řízení spadá do jejich kompetence. 1.4 Vedoucí organizačních útvarů jsou zejména povinni: a) řídit se při provádění kontrolní činnosti zákonem o finanční kontrole č. 320/2001 Sb. v platném znění a dalšími platnými zákony a vnitřními předpisy, které upravují provádění řídící kontroly, b) přesvědčovat se o plnění svých příkazů a opatření, zda byly řádně, včas a beze zbytku realizovány, v případě potřeby je jejich povinností vlastní příkazy a opatření doplňovat a aktualizovat, c) organizovat a provádět kontrolu tak, aby byly včas odhalovány případné nedostatky, zjištěny jejich příčiny a vymezena osobní odpovědnost pracovníků za vznik nebo trvání nedostatků, d) oznámit starostovi neprodleně závažné nedostatky, které zjistili, zejména porušení vnitřních předpisů, které nelze považovat za běžné nedopatření nebo k němu došlo úmyslně. Starostovi nebo tajemníkovi hlásit také nedostatky, jejichž odstranění není v pravomoci vedoucího organizačního útvaru, který je zjistil, e) písemně oznámit starostovi každé zjištěné nakládání s veřejnými prostředky, které je nehospodárné, neefektivní, neúčelné nebo je v rozporu s právními předpisy, f) na základě výsledků své kontrolní činnosti přijímat opatření k omezení výskytu zjišťovaných nedostatků, g) vypracovat zápis o provedené kontrole, jedná-li se o kontrolu, která byla vedoucímu organizačního útvaru nařízena nebo která byla provedena v souladu s plánem kontrolní činnosti, h) zabezpečit, aby se stejní podřízení pracovníci nepodíleli na přípravě, provádění a kontrole operací, zejména ve vztahu k výběrovým řízením, uzavírání smluv, vzniku závazků, platbám a vymáhání pohledávek, i) vedoucí organizačních útvarů nemohou dát příkaz k provedení operace bez předběžné kontroly zajištěné příkazcem operace, správcem rozpočtu a hlavním účetním. V souladu se směrnicí o oběhu účetních dokladů. 5
1.5 Přenesením odpovědnosti za provádění kontroly na podřízené pracovníky se vedoucí organizačních útvarů nezbavují odpovědnosti za včasnost a oprávněnost kontroly ve své působnosti a za využívání jejich výsledků v řízení. ČL. 2 PŘEDBĚŽNÁ ŘÍDÍCÍ KONTROLA PŘED ZAHÁJENÍM FINANČNÍ NEBO HOSPODÁŘSKÉ OPERACE Nejdůležitějším prvkem řídící kontroly je předběžná kontrola operací (kontrola provedená před uzavřením kontraktu a vznikem závazku města) provedená ve třech úrovních: 2.1 První úroveň předběžné kontroly zabezpečuje příkazce operace. V rámci této kontroly se schvalovací postup zaměří na prověření: a) nezbytnosti uskutečnění připravované operace pro plnění úkolů města, b) věcné správnosti a úplnosti podkladů k připravované operaci, c) dodržení kritérií hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti, d) souladu operace s právními předpisy a přijatými koncepčními či jinými záměry schválenými městským zastupitelstvem, e) dodržení schvalovacích pravomocí orgánů obcí dle zákona 128/2000 Sb. o obcích, f) rizik, která se mohou v průběhu realizace operace vyskytnout a stanovení případných opatření k jejich odstranění . 2.2 Druhou úroveň předběžné kontroly zabezpečuje správce rozpočtu. Tato kontrola obsahuje tyto činnosti: a) dodržení zákona 250/2000 Sb. o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů při realizaci operace, b) ověření rozsahu oprávnění příkazce operace a porovnání jeho podpisu s podpisovým vzorem, c) zatřídění příjmu nebo výdaje dle rozpočtové skladby, d) prověření oprávněnosti příjmu nebo výdaje ve vztahu ke schválenému rozpočtovému výhledu, schválenému nebo upravenému rozpočtu, jeho rozpisu a závazných ukazatelů pro příslušnou položku rozpočtové skladby, e) prověření souladu operace se schválenými programy, projekty nebo jinými rozhodnutími o nakládání s veřejnými prostředky, f) posouzení finančního dopadu operace na rozpočtové zdroje příslušného, případně následujícího rozpočtového období. 2.3 Třetí úroveň předběžné kontroly zabezpečuje hlavní účetní. Předmětem této kontroly je ověření: a) úplnosti a náležitostí předaných podkladů dle zákona 563/1991 Sb. o účetnictví, b) rozsahu oprávnění příkazce operace a správce rozpočtu a jejich ověření s podpisovými vzory. 2.4 V případě, že v rámci jednotlivých stupňů předběžné řídící kontroly budou zjištěny nedostatky, nemohou být do doby jejich odstranění příjmy nebo výdaje, které se váží k příslušné operaci realizovány.
6
ČL.3 PRŮBĚŽNÁ A A NÁSLEDNÁ ŘÍDÍCÍ KONTROLA FINANČNÍCH A HOSPODÁŘSKÝCH OPERACÍ 3.1 Řídící kontrolu zabezpečují příkazci operací, správce rozpočtu a hlavní účetní. Při průběžné řídící kontrole hospodaření se prověří zejména, zda jsou: a) dodržovány stanovené podmínky a postupy při uskutečňování, vypořádávání a vyúčtování schválených operací, zejména zda je zajištěn oddělený výkon činností v procesu uskutečňování operací a jejich zpracování v účetnictví, b) přizpůsobeny uskutečňované operace při změnách ekonomických, právních, provozních a jiných podmínek novým rizikům, c) zda jsou prováděny včas a přesně zápisy o uskutečňovaných operacích v zavedených a automatizovaných informačních systémech a tyto údaje slouží pro včasné a správné zpracování stanovených finančních, účetních a jiných výkazů, hlášení a zpráv, d) zda údaje v účetních výkazech, výsledek hospodaření a zdroje odpovídají finančním prostředkům na účtech, majetku včetně pohledávek a závazkům organizace e) zda je s majetkem nakládáno v souladu se zákonem o obcích, zda je řádně vedena věcná a účetní evidence majetku, zda je majetek zařazován a vyřazován dle platných předpisů a vnitřní směrnice města. 3.2 a) b) c)
Příkazci operací zjišťují: jak zaměstnanci zajišťují přímé uskutečňování operací posuzování správnosti výše fakturovaných částek při úhradě záloh nebo dílčích plnění zda jsou v průběhu roku dosahovány plánované výnosy.
3.3 Správce rozpočtu průběžně sleduje: a) kontrolu čerpání rozpočtových prostředků, b) předkládání změn rozpočtu a realizaci rozpočtových opatření, 3.4 Hlavní účetní sleduje účtování dílčích finančních operací. 3.5 Při následné řídící kontrole hospodaření se provede celkové zhodnocení správnosti, opodstatněnosti, hospodárnosti, efektivnosti, účelnosti, dodržování zákonů a vnitřních směrnic při nakládání s majetkem a finančními prostředky, dodržení správného zaúčtování.
ČÁST IV. VEŘEJNOSPRÁVNÍ KONTROLA ČL. 1 PŮSOBNOST A ÚKOLY NA ÚSEKU VEŘEJNOSPRÁVNÍ KONTROLY 1.1 Město provádí veřejnosprávní kontrolu v případě hospodaření s veřejnými prostředky a) u svých příspěvkových organizací, b) u žadatelů o veřejnou finanční podporu nebo u příjemců veřejné finanční podpory. 1.2 Veřejnosprávní kontrola je prováděna příkazci operací a kontrolní skupinou jako: a) předběžná kontrola před rozhodnutím o poskytování veřejných prostředků 7
b) průběžná kontrola, při které se prověřuje, zda kontrolované osoby dodržují stanovené podmínky a postupy při uskutečňování, vypořádávání a vyúčtování schválených operací c) následná kontrola vykonávaná po vyúčtování finančních a majetkových operací na místě 1.3 Postavení kontrolního orgánu a kontrolovaných osob při výkonu a provádění veřejnosprávní kontroly se řídí částí druhou zákona 320/2001 Sb, o finanční kontrole ve znění pozdějších předpisů a Zákonem 255/2012 Sb., o kontrole (kontrolní řád). 1.4 Kontrolní orgán se řídí postupy dle § 22-27 prováděcí vyhlášky č.416/2004 Sb. k zákonu o finanční kontrole. ČL. 2 ORGANIZAČNÍ ZAJIŠTĚNÍ 2.1 Rozsah veřejnosprávní kontroly - v rámci veřejnosprávní kontroly je předběžná kontrola před poskytnutím veřejných prostředků zajišťována příkazci operací (starostou, místostarostou). Průběžná a následná veřejnosprávní kontrola je zajišťována kontrolní skupinou. Písemné pověření členů kontrolní skupiny vydává prostřednictvím fin. odboru starosta města. 2.2 Střet zájmů (§ 12, zák. 320/2001 Sb) - z důvodu vyloučení střetu veřejného zájmu se zájmy osobními nesmí být zaměstnanci, kteří vykonávají kontrolu, ani osoby jim blízké, ke kontrolovaným osobám nebo k předmětu této kontroly v právním nebo jiném vztahu, který vzbuzuje důvodné pochybnosti o objektivnosti jejich výkonu. 2.3 Plán veřejnosprávních kontrol (§ 27, zák. 255/2012 Sb.)- kontroly probíhají v souladu s plánem , který je zpracováván starostou a schvalován radou města. V odůvodněných případech může starosta města rozhodnout o zařazení výkonu konkrétní veřejnosprávní kontroly mimo plán. 2.4 Přizvané osoby (§ 16, zák. 320/2001 Sb., § 6 zák. 255/2012 Sb.)- v zájmu odborného posouzení věci mohou být přizvány další osoby, například znalci a tlumočníci nebo odborní experti. Za výběr přizvané osoby odpovídá vedoucí kontrolního orgánu, který vystaví přizvané osobě pověření v potřebném rozsahu a na nezbytně nutnou dobu. Současně zajistí poučení přizvané osoby o jejích právech a povinnostech při účasti na kontrole. 2.5 Pověření ke kontrole (§ 4, zák. 255/2012 Sb.) - písemné pověření k jednotlivé kontrole s určením vedoucího kontrolní skupiny vydává starosta. 2.6 Zahájení kontroly (§ 5, zák. 255/2012 Sb.) - kontrola je zahájena předložením pověření ke kontrole kontrolované osobě, nebo jiné osobě, která koná pro kontrolovanou osobu práce (dále jen “povinná osoba”). 2.7 Kontrolující jsou zejména oprávněni: a) vstupovat do staveb, dopravních prostředků, na pozemky a do dalších prostor s výjimkou obydlí, jež vlastní nebo užívá kontrolovaná osoba, anebo jinak přímo souvisí s výkonem a předmětem kontroly. b) požadovat prokázání totožnosti fyzické osoby, jež je přítomna na místě kontroly c) požadovat poskytnutí údajů, dokumentů a věcí vztahujících se k předmětu kontroly nebo k činnosti kontrolované osoby, v odůvodněných případech může kontrolující zajišťovat originální podklady 8
d) pořizovat obrazové nebo zvukové záznamy e) v míře nezbytné pro průběh kontroly užívat technických prostředků kontrolované osoby, a to po předchozím projednání s kontrolovanou osobou f) vyžadovat od kontrolované osoby další součinnosti potřebnou k výkonu kontroly 2.8 Kontrolující jsou zejména povinni: a) zjistit stav věci v rozsahu nezbytném pro dosažení účelu kontroly a v závislosti na povaze kontroly doložit kontrolní zjištění potřebnými doklady. b) šetřit práva a oprávněné zájmy kontrolované osoby, povinné osoby a třetí osoby c) předložit kontrolované osobě nebo povinné osobě pověření ke kontrole, a požádá-li o to kontrolovaná osoba nebo povinná osoba, též další dokument, který dokládá, že se jedná o osobu uvedenou v pověření ke kontrole d) vydat potvrzení o zajištěných originálních podkladech a pominou-li důvody jejich zajištění, neprodleně je vrátit e) umožnit kontrolované osobě účastnit se kontrolních úkonů při výkonu kontroly na místě f) vyhotovit protokol o kontrole (§ 12, zák. 255/2012 Sb.) a doručit jeho stejnopis kontrolované osobě ve lhůtě 30 dnů ode dne provedení posledního kontrolního úkonu, ve zvlášť složitých případech do 60 dnů 2.9 Kontrolované osoby jsou povinny zejména: a) vytvořit základní podmínky k provedení kontroly, poskytnout součinnost, b) podat ve lhůtě určené kontrolujícím písemnou zprávu o odstranění nebo prevenci nedostatků zjištěných kontrolou, pokud o to kontrolující požádá. 2.10 Kontrolované osoby jsou oprávněny zejména a) namítat podjatost kontrolujícího nebo přizvané osoby b) seznámit se s obsahem protokolu o kontrole c) podávat námitky proti kontrolním zjištěním 2.11 Námitky a) proti kontrolnímu zjištění může kontrolovaná osoba podat k rukám starosty města písemné a zdůvodněné námitky, a to ve lhůtě 15 dnů ode dne doručení protokolu, neníli stanovena v protokolu o kontrole lhůta delší. b) námitkách rozhoduje vedoucí kontrolní skupiny nebo kontrolující ve lhůtě 7 dnů ode dne doručení, pokud jim nevyhoví, vyřídí námitky starosta ve lhůtě 30 dnů ode dne jejich doručení tak, že jim vyhoví, částečně vyhoví, nebo je zamítne. O tomto prodloužení lhůty kontrolovanou osobu předem vyrozumí. 2.12 Oprava nesprávností a došetření věci: dodatek k protokolu vyhotoví kontrolující v případě nesprávností v protokolu. Jeho stejnopis doručí kontrolované osobě a přiloží k protokolu o kontrole. 2.13 Opatření vyplývající z kontrolních zjištění (§ 18, zákona č. 320/2001 Sb.): opatření, která vyplývají ze zjištění uvedených v protokolu nebo v jeho dodatku, přijme statutární orgán kontrolované osoby bez zbytečného odkladu, nejpozději ve lhůtě stanovené v protokolu a do tohoto termínu předloží písemnou zprávu o provedené nápravě s kopiemi provedených oprav. Kontrolující nemají z titulu prováděné kontroly právo přímého nařizování, jsou však oprávněni kontrolovat plnění přijatých opatření. 2.14 Ukončení veřejnosprávní kontroly: veřejnosprávní kontrola vykonávaná na místě je ukončena: 9
a) marným uplynutím lhůty pro podání námitek nebo vzdáním se práva podat námitky b) dnem doručení vyřízení námitek kontrolované osobě, nebo c) dnem, ve kterém byly námitky předány k vyřízení správnímu orgánu 2.15 Zveřejňování informací o kontrolách (§ 26, zák. 255/2012 Sb.) kontrolní orgán prostřednictvím finančního odboru zveřejní na webových sránkách města obecné informace o výsledcích kontrol
ČÁST V. INTERNÍ AUDIT Čl. 1 1.1 Interní audit města je v souladu s § 28 zákona 320/2001 Sb. nahrazen systémem vnitřní finanční kontroly MěÚ (dále jen “interní audit”), složeného z finančního auditu, auditu systémů a výkonů, který vychází ze závazných kontrolních postupů dle karet dle přílohy č. 1. 1.2 Interní audit u příspěvkových organizací je nahrazen výkonem veřejnosprávní kontroly, kterou provádí kontrolní orgán zřizovatele. 1.3 Interní audit je nezávislé a objektivní přezkoumávání a vyhodnocování operací a vnitřního kontrolního systému města, které zjišťuje zda: a) právní předpisy, přijatá opatření a stanovené postupy jsou v činnosti města dodržovány b) rizika vztahující se k činnosti města jsou včas rozpoznávána a zda jsou přijímána odpovídající opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění c) řídící kontroly poskytují starostovi spolehlivé a včasné provozní, finanční a jiné informace d) provozní a finanční kritéria podle § 4 zákona 320/2001 Sb., jsou plněna e) zavedený vnitřní kontrolní systém je dostatečně účinný, reaguje včas na změny ekonomických, právních, provozních a jiných podmínek f) dosažené výsledky při plnění rozhodujících úkolů města poskytují dostatečné ujištění, že schválené záměry a cíle tohoto orgánu budou splněny. 1.4 Pro účely tohoto kontrolního řádu se interním auditem rozumí zejména: a) finanční audit – ověření údajů v účetnictví a finančních výkazech, které věrně zobrazují majetek, zdroje jeho financování a hospodaření s ním. Finanční audit je zajištěn v rámci přezkumu hospodaření města každoročně nezávislým auditorem b) audit systémů – prověřuje a hodnotí fungování systémů na základě platných interních směrnic města, zaměřuje se na oddělení rolí za účelem snížení rizika podvodů a vzniku chyb. Audit systémů probíhá průběžně celoročně a je zajišťován vedoucími odborů, správcem rozpočtu a tajemnicí MěÚ. Zajištěn může být ve spolupráci s kontrolním výborem c) audity výkonů - zkoumá hospodárnost, efektivnost a účelnost operací v rámci nastaveného vnitřního kontrolního systému města, jeho zdokonalování v rámci vydaných platných interních směrnic. Audit výkonů probíhá průběžně celoročně a je zajišťován vedoucími odborů, správcem rozpočtu a tajemnicí MěÚ. Zajištěn může být ve spolupráci s finančním výborem d) výbory zastupitelstva jsou při své činnosti interního auditu vázány postupy dle Části V, čl 1 odstavce 1.3 a předkládají svá zjištění pouze starostovi. Tím nejsou dotčena práva a postupy uvedené v Části II čl 3, 4. 10
1.5 Starosta města zodpovídá : a) za zpracování ročního a střednědobého plánu následných vnitřních kontrol, které budou zároveň sledovat úkoly vnitřní kontroly. Střednědobý plán kontrol vychází mimo jiné ze zjištění z přezkoumání hospodaření města auditorem a závěrů dalších vnitřních a vnějších kontrol města. Tímto ustanovením není dotčena podmínka § 119 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů b) za podávání zpráv v předepsaných termínech a rozsahu dle předtisku pro vypracování roční zprávy § 22 zákona o finanční kontrole, která zahrnuje údaje a informace o výsledcích finanční kontroly ve městě a jím zřízených příspěvkových organizací. 1.6 Organizační zajištění interního auditu kontroly: a) kontrola je zahájena předložením oznámení ke kontrole kontrolované osobě, jejímu přímému nadřízenéhmu, nebo jiné osobě, která koná pro kontrolovanou osobu práce. 1.7. Kontrolující jsou oprávněni: a) požadovat poskytnutí údajů, dokumentů a věcí vztahujících se k předmětu kontroly nebo k činnosti kontrolované osoby, v odůvodněných případech může kontrolující zajišťovat originální podklady b) pořizovat obrazové nebo zvukové záznamy c) v míře nezbytné pro průběh kontroly užívat technických prostředků kontrolované osoby, a to po předchozím projednání s kontrolovanou osobou d) vyžadovat od kontrolované osoby další součinnosti potřebnou k výkonu kontroly 1.8 Kontrolující jsou povinni: a) zjistit stav věci v rozsahu nezbytném pro dosažení účelu kontroly a v závislosti na povaze kontroly doložit kontrolní zjištění potřebnými doklady b) umožnit kontrolované osobě účastnit se kontrolních úkonů při výkonu kontroly na místě c) vyhotovit zprávu o kontrole a doručit její stejnopis kontrolované osobě ve lhůtě 30 dnů ode dne provedení posledního kontrolního úkonu, ve zvlášť složitých případech do 60 dnů 1.9. Kontrolované osoby jsou povinny zejména: a) vytvořit základní podmínky k provedení kontroly, poskytnout součinnost b) podat ve lhůtě určené kontrolujícím písemnou zprávu o odstranění nebo prevenci nedostatků zjištěných kontrolou, pokud o to kontrolující požádá. 1.10 a) b) c)
Kontrolované osoby jsou oprávněny zejména: namítat podjatost kontrolujícího nebo přizvané osoby seznámit se s obsahem protokolu o kontrole podávat námitky proti kontrolním zjištěním
1.11 Námitky: a) proti kontrolnímu zjištění může kontrolovaná osoba podat k rukám starosty města písemné a zdůvodněné námitky, a to ve lhůtě 15 dnů ode dne doručení zprávy o kontrole, není-li stanovena ve zprávě o kontrole lhůta delší. b) o námitkách rozhoduje starosta ve lhůtě 30 dnů ode dne jejich doručení.
11
ČÁST VI. SPOLEČNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ ČL. 1 PŘECHODNÁ USTANOVENÍ Finanční kontroly a kontroly, které mají povahu finančních kontrol ve smyslu této směrnice a byly zahájeny před její účinností se dokončí podle dosavadních pravidel a postupů. ČL. 2 ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Kontrolní řád je závazný pro všechny pracovníky MěÚ.
Kontrolní řád byl schválen Zastupitelstvem města Doksy dne 11 09 2014 č. usn. Z ……./14 a nabývá účinnosti dne 01 09 2014 Zrušuje se kontrolní řád předcházejícího znění schválený usnesení Z 85/10 ze dne 09. 09. 2010 včetně všech dodatků
Ing. Eva Burešová starostka
Ing. Karel Kapoun místostarosta
12
PŘÍLOHA Č. 1.
PŘÍLOHY SYSTÉMU VNITŘNÍ FINANČNÍ KONTROLY
Karta č.
Operace pololetní, roční nejdéle vždy k 31. 07., k 31. 01., roku následujícího
Provádí
A
Kontrola nakládání s hotovostí
Vedoucí FO
B
Kontrola plnění podmínek při čerpání účelových dotací
vedoucí ORM a FO
C
Kontrola plnění rozpočtu a navrhovaných rozpočtových opatření
vedoucí FO, finanční výbor
D
Kontrola dodržování pravidel pro zakázky města
Tajemník MěÚ
E
Kontrola ochrany a zajištění elektronické ukládání dat a jejich archivace
vedoucí VSO
F
Kontrola spotřeby PHM města a hasičů
vedoucí VSO, ORM
G
Kontrola splnění nápravných opatření z kontrol A až G a I až XVI tajemník
13
Karta č.
Operace roční nejdéle do 31. 01., roku následujícího
Provádí
I
Kontrola provedené inventarizace
finanční výbor
II
Kontrola aktuálních výpisů z listu vlastnictví na inventarizaci a účetní stav nemovitostí
vedoucí ORM, SÚ
III
Kontrola dodržování a aktualizace vnitřních norem
tajemník
IV
Kontrola plnění podmínek udržitelnosti účelových dotací
vedoucí FO, ORM
V
Kontrola přijatých a poskytnutých zástav a ručení třetím osobám
kontrolní výbor
VI
Kontrola dodržování zákona o zadávání veřejných zakázek, kontrola závěrečné fakturace, příp. rekapitulace
kontrolní výbor
VII
Kontrola přijatých závazků na dobu delší než jeden rok
finanční výbor
VIII
Kontrola pohledávek na dobu delší než jeden rok
finanční výbor
IX
Vzdání se práva k pohledávkám, podrozvahová evidence pohledávek
vedoucí FO, finanční výbor
X
Kontrola rozsahu pojistných smluv
kontrolní výbor
XI
Kontrola stavu pronajatého majetku, plnění nájemních smluv
kontrolní výbor
XII
Personální a mzdová kontrola
Tajemník MěÚ
XIII
Kontrola roční účetní závěrky a plnění statistických povinností
Finanční výbor
XIV
vedoucí ORM, Kontrola aktuálnosti výběrových významných smluv kontrolní výbor
XV
Kontrola zabezpečení majetku, kontrola plánu oprav a jejich provedení
Vedoucí ORM
XVI
Kontrola podpisových vzorů a jejich aktualizace, kontrola používaných razítek
Vedoucí VSO, Tajemník MěÚ
14
VZOR KONTROLNÍCH KARET
Kontrolovaný subjekt: ODPOVĚDNÁ OSOBA
Vnitřní normy a postupy: používané např: vnitřní normy zákon o účetnictví a předpisy související, směrnice o dlouhodobém majetku schválený rozpočet soulad na zákon č. 250/2000 Sb. , č. 128/2000 Sb., zřizovací listina vnitřní kontrolní systém Cíl kontroly: DLE NÁZVU
Předmět kontroly:
POPIS KONTROLY
Období kontroly: POLOLETNĚ, ROČNĚ Zdrojová dokumentace kontroly:
Účetní závěrka Hlavní kniha Pasporty a registry Inventury majetku Účetní doklady Analýzy a rozbory Korespondence se zřizovatelem, zřizovací listiny Saldokonto odběratelů, poplatníků Zřizovací listina Výpisy z BÚ a příjmových účtů Evidence a dokumentace Usnesení rady, živnostenské listy Místní šetření Vymezení svěřeného majetku Pasporty a registry Jiná dokumentace k majetku Pojistné smlouvy, pracovní náplně, ostatní smlouvy ( o provádění revizí, garanční) Dokumentace k účelovým dotacím (rozhodnutí, podmínky čerpání, smlouvy) Schválený rozpočet včetně rozpočtových opatření 15
Žádost o veřejnou podporu Výpisy z OR, jiné rejstříky Dotazovaní, porovnání s jinými žádostmi Informace z finančního úřadu, příp. jiných institucí Analýzy, rozbory Evidence a dokumentace Protokoly, vnitřní směrnice
Organizační zajištění: pověřená osoba dle § 16 zákona č. 320/2001 Sb., příp. pověřená osoba Kontrolní metoda: metoda porovnání, metoda analýzy, metoda sledování Kontrolní postup: revizní, hodnotící, šetření na místě Dokumentace z kontroly: Zpráva o provedené kontrole
Použité zkratky:
VSO
Vnitřní správní odbor
OS
Organizační složka
FO
Finanční odbor
ORM
Odbor majetku města
SÚ
Stavební úřad
16
