(10-10-2007) Roel Horstink - verslag150205def.doc
Page 1
verslag Dienst Wijken Wijkbureau
Gemeente Utrecht
Noordoost
Postbus 8395 3503 RJ Utrecht Telefoon: 030 - 286 39 40 Fax: 030 - 286 39 44
Bijeenkomst:
concept verslag wijkraad Noordoost
Datum bijeenkomst
15 februari 2005
Aanwezig:
Willem Verhagen (voorzitter), Paul Grimmelikhuijzen, Bram Straatmeijer, Wim Stitselaar, Djieuwke Verseput, Niels Plasmans, Alice Ode, dhr. Servaas, Carlijn Ritzen (kandidaat lid), Bart Andriessen (wijkmanager, gedeeltelijk), Manon v/d Weijer (ass.wijkm) Niek Borgelt (met kennisgeving), Christian Naethuys, Leo van Acht (kandidaat lid)
Afwezig: Verslag door:
Manon v/d Weijer Datum verslag:
februari 2005 Verslag verzonden aan:
alle aan- en afwezigen Volgende bijeenkomst:
3 maart 2005
1. Opening en vaststellen agenda De voorzitter, Willem Verhagen heet iedereen van harte welkom. De agenda wordt vastgesteld. 2. Welkom nieuw lid en voorstel ronde Vanavond zouden er twee kandidaat leden aanwezig zijn, Leo van Acht en Carlijn Ritzen. Alleen Carlijn is aanwezig. Ze vertelt dat ze al een aantal jaren in de van Swindenstraat woont, het een leuke wijk vindt en het interessant vindt om te horen wat er zoal speelt. Ze werkt bij het CBS. De overige aanwezigen stellen zich voor. 3. Mededelingen en ingekomen stukken Sjabloon voor het inschrijven van poststukken Paul heeft van de wijkraad Oost een sjabloon gekregen voor het inschrijven van poststukken. Djieuwke wil graag weten of dit sjabloon lijkt op het voorstel dat zij heeft gemaakt en waarvan afgesproken is dat dit gebruikt zou gaan worden. Geconcludeerd wordt dat de achterliggende gedachten van beide sjablonen gelijk is. Afgesproken wordt dat het sjabloon van de wijkraad Oost naar iedereen toe wordt gemaild en dit onderwerp in de volgende vergadering terugkomt. Daarnaast wil Paul graag afspraken maken over de termijn waarop de wijkraad wil reageren op stukken. Hier wordt via de mail op terug gekomen. Workshop Staatsliedenbuurt Willem deelt mee dat hij een vooraankondiging heeft ontvangen voor een workshop over de Staatsliedenbuurt. De workshop vindt plaats op 11 maart in de ochtend. Bart licht kort de aanleiding voor dit initiatief toe. De Staatsliedenbuurt is een zwakke buurt in een verder sterkte wijk. De inzet van de verschillende partijen kan beter op elkaar worden afgestemd. De wijkraad besluit om niet aan de workshop deel te nemen, wel kunnen leden op persoonlijke titel aanschuiven. Een kopie van de vooraankondiging wordt door Manon naar alle wijkraadsleden gestuurd evenals de uitnodiging.
(10-10-2007) Roel Horstink-verslag150205def.doc
Wijkraadpleging wijkraad Zuidwest Willem vertelt dat de wijkraad Zuidwest een wijkraadpleging heeft gehouden en dat de resultaten morgen aan de gemeente worden gepresenteerd. Wie geïnteresseerd is kan voor het persbericht bij Willem terecht. Convenant Willem deelt mee dat hij met de voorzitter van de wijkraad Noordwest gesproken heeft over het convenant dat de wijkraden en de gemeente gaan afsluiten. Het convenant bevat een aantal afspraken tussen beide partijen om het functioneren van de wijkraden te verbeteren. De tekst voor het convenant is bijna gereed voor ondertekening. Willem heeft met de voorzitter van Noordwest afgesproken dat hij de wijkraad informeert over de tekst en de achtergrond. Willem mailt de tekst naar een ieder. De voorzitter van Noordwest heeft aangegeven het belangrijk te vinden dat ook de wijkraad Noordoost het convenant ondertekend. Door Niels wordt opgemerkt dat het een belangrijk stuk is dat goed bestudeerd moet worden voordat tot ondertekening over wordt gegaan. Via de mail wordt deze discussie verder gevoerd. De ondertekening vindt plaats rond 1 maart. Uitnodigingen Willem deelt mee dat de hele wijkraad Noordoost is uitgenodigd om op 1 maart kennis te komen maken met alle voorzitters van de overige wijkraden. Het diner vindt plaats in het Moluksmuseum van 8.30 tot 20.00 uur. De oude wijkraad van Noordoost staat open voor een gespreken met de nieuwe wijkraad. Paul maakt een afspraak. 4. Bespreking verslag van 12 januari 2005 Het verslag wordt met de wijzigingen van Willem vastgesteld. De heer Servaas en Leo van Acht hebben geen e-mail. Afgesproken wordt dat stukken per post naar deze personen worden verstuurt. Dit kan via het wijkbureau. Er is wat onduidelijkheid over het informeren van de wethouder wanneer er nieuwe wijkraadsleden zijn. In het huishoudelijk reglement staat dat de secretaris de wijkwethouder op de hoogte houdt. De vergadersets worden naar iedereen met de post verzonden. 5. Interne zaken 5aVerslag DB over activiteiten sedert de vorige vergadering Begroting Niels heeft een concept begroting opgesteld en deelt deze uit. De begroting is gebaseerd op de begroting van de vorige wijkraad en van de wijkraad West. Er komen een aantal aandachtspunten punten naar voren. Manon vertelt dat het uitgangspunt is dat de uitgaven niet boven het vastgestelde bedragen uit mogen komen. In de praktijk kan er nog tussen posten geschoven worden. Er wordt gediscussieerd wat wel en niet binnen de standaard onkosten vergoeding valt. Er wordt besloten dat de afweging of iets extra kosten zijn bij Niels ligt. De aanwezige leden kunnen zich vinden in de concept begroting. Niels bespreekt de concept begroting met Rianne en maakt nog een declaratieformulier. Raadscommissie De wijkraad heeft interesse voor de agenda en het verslag van de verschillende raadscommissies. Manon zoekt uit hoe hieraan te komen is. Vice secretaris Paul geeft aan hulp te kunnen gebruiken bij het schrijven van stukken. Hij heeft dit met Djieuwke besproken en zij heeft aangegeven dit te willen doen. Djieuwke zou dan vice secretaris van de wijkraad worden. De aanwezigen gaan hiermee akkoord. Djieuwke gaat deel uitmaken van het DB. Ze wil dan wel graag het technische gedeelte van de website laten vallen. Willem heeft hier ervaring mee en afgesproken wordt dat Willem dit voorlopig samen met Bram gaat doen.
Page 2
(10-10-2007) Roel Horstink - verslag150205def.doc
5b Huishoudelijk reglement Het huishoudelijk reglement is door Djieuwke op een aantal punten aangepast. Hierover wordt gediscussieerd en een standpunt ingenomen. Het huishoudelijk reglement wordt vastgesteld alleen de artikelen 6 en 11 worden de volgende keer nogmaals besproken. De spelregels worden door Manon naar een ieder verzonden 5c Vergaderschema 2005 Het vergaderschema dat Paul heeft opgesteld gaat uit van vergaderen op de donderdagavond. De heer Servaas deelt mee dat hij niet op donderdagavond kan omdat hij dan werkt. Paul en Willem maken een nieuw voorstel waarin de avond van vergaderen rouleert. De Volgende vergadering is op 3 maart. Dan zal er een toelichting worden gegeven op het verkeer in Noordoost en het wijkverkeersplan. De heer Servaas meldt zich af voor dit overleg. 7. Externe zaken 7a Buurtcomités Bezoek buurtcomité Tuindorp oost Niels, Willem en Djieuwke zijn op bezoek geweest bij het buurtcomité Tuindorp Oost. Zij vertellen dat het een goede avond is geweest. Tuindorp Oost heeft een visie gemaakt voor hun wijk. Alle plannen die de gemeente heeft worden door het buurtcomité aan deze visie getoetst. Manon maakt een kopie voor alle wijkraadsleden. Met het buurtcomité is afgesproken om elkaar op de hoogte te houden en wanneer wenselijk samen te werken. Overige buurtcomités Er wordt gesproken over het voorstel dat gemaakt is om de overige buurtcomités te ontmoeten. De planning is niet meer haalbaar en de uitnodiging moet worden aangepast. Paul past dit aan. Het DB zal in ieder geval bij deze ontmoetingen aanwezig zijn, de overige leden zijn welkom. Getracht wordt om de uitnodiging deze week de deur uit te doen. De locatie waar de gesprekken gehouden kunnen worden is de Prinsenhof. Manon zorgt ervoor dat Paul een telefoonnummer en de naam van een contactpersoon krijgt. Paul heeft met het wijkbureau afgesproken dat een exemplaar van de buurtkrantjes bij de post voor de wijkraad wordt gedaan. 7b. Website en communicatieplan Website zie ook punt 5a, vice secretaris Djieuwke heeft een rekening gehad voor het 'hosten' van de website. Niels zorgt dat deze betaald wordt. Daarnaast zal het webmasterschap veranderd moeten worden. Er is niets nieuws te melden over de website. Communicatieplan Dieuwke heeft van Jan van Arkel het communicatieplan van de wijkraad Oost gekregen. Ze vindt de communicatie een belangrijk onderwerp om snel mee aan de slag te gaan. Haar idee is om een Nieuwsbrief naar alle contacten te sturen om te laten weten dat er weer een wijkraad Noordoost is. De website is dan voor de achtergronden. Dit onderwerp komt terug bij de volgende vergadering of wordt besproken via de mail. 7c. Fusie wijkbureaus Advies wijkraad Djieuwke meldt dat ze het vervelend vindt dat er een advies van de wijkraad is ingediend bij het college zonder dat het stuk gedragen werd door alle wijkraadsleden. Ze vraagt hoe dit in de toekomst voorkomen kan worden. Er wordt verwezen naar het huishoudelijk reglement maar geconcludeerd dat dit niet toereikend is voor dit soort gevallen. Afgesproken wordt hier in het vervolg zorgvuldiger mee om te gaan. Stand van zaken Manon ligt toe dat het college waarschijnlijk volgende week een besluit neemt over samenvoeging van wijkbureau Oost en Noordoost. Er zal alleen een standpunt worden ingenomen over de samenvoeging. Dit zodat er begonnen kan worden met de verdere uitwerking (bijvoorbeeld het zoeken van een geschikt
Page 3
(10-10-2007) Roel Horstink-verslag150205def.doc
pand). De adviezen van de beide wijkraden (Noordoost en Oost) zijn bij de stukken bijgevoegd. Wanneer het college een besluit heeft genomen zal de wijkraad z.s.m. een antwoord op hun advies ontvangen. 7d Wijkraadpleging Het houden van een wijkraadpleging heeft prioriteit voor de wijkraad. Bram en Willem hebben nageacht over de vorm en zij zijn erg gecharmeerd van stellingen. Dit is al eerder door de wijkraden Oost en Binnenstad gedaan. Willem heeft de stukken van de wijkraad Oost nog niet ontvangen maar zodra hij ze heeft stuurt hij ze rond. Manon bekijkt of ze aan informatie uit de Binnenstad kan komen. Voor het verwerken van de reactie zou een externe bureau ingehuurd kunnen worden, de onderwerpen moet de wijkraad zelf aanleveren. Manon deelt mee dat de afdeling bestuursinformatie de wijkraad kan helpen bij het zoeken van een bureau en het bepalen van onderzoeksmethode. Afgesproken wordt dat de wijkraadpleging verder via de mail, tussen de regulieren vergaderingen door wordt uitgewerkt en op de agenda komt te staan van de vergadering in april. 7e Wiikverkeersplan Komt op de agenda te staan voor de vergadering van 3 maart. 8. Rondvraag en sluiting De heer Servaas wil graag de post voor de wijkraad op zijn woonadres ontvangen. Manon zorgt ervoor dat dit aangepast wordt. De voorzitter sluit de vergadering
Page4
Page 5
(10-10-2007) Roel'Horstink-verslag150205def.doc
ACTIELIJST ® de acties van 12 januari zijn in de vergadering 15 februari niet besproken. Datum:
Onderwerp:
Actie door: Actie gereed I
12-01-05 12-01-05 12-01-05 12-01-05 12-01-05
Aanpassen concept tekst missie en huishoudelijk reglement Tekstvoorstel financiën voor huishoudelijk reglement Afspraak met vorige wijkraad regelen (aanmelden bij Paul) Uitwerken voorstel contacten met buurtcomités Uitwerken idee nieuwsbrief in communicatieplan
12-01-05
Voorstel voorbereiden mbt vorm en inhoud van wijkraadpleging
12-01-05 12-01-05 12-01-05 12-01-05
Cijfers mbt bewonersmeldingen, veiligheid aan wijkraad sturen Stuk stedenbouwkundig planTalmalaan aan wijkraad sturen Vergaderschema 2005 opstellen Uitnodiging cursus Stade voor nieuwe wijkraadsleden aan nieuwe leden sturen Agendaoverleg wijkraad - wijkbureau houden
Djieuwke Niels Paul Djieuwke Bram/ Djieuwke Willem/ Bram/Niek/ Manon Manon Bart Paul Paul
12-01-05
15-02-05 15-02-05 15-02-05 15-02-05 15-02-05 15-02-05 15-02-05 15-02-05 15-02-05 15-02-05 15-02-05 15-02-05 15-02-05 15-02-05 15-02-05 15-02-05
Mailen sjabloon poststukken Afspraken maken over reactietermijn Versturen vooraankondiging en uitnodiging Staatsliedenbuurt Mailen convenant Bespreken concept begroting met Rianne en opstellen declaratieformulier Agenda en verslag Raadscommissie Versturen spelregels Aanpassen vergaderschema Toelichting verkeer en wijkverkeersplan vergadering van 3 maart Kopie visie Tuindorp Oost Aanpassen voorstel en planning ontmoeting buurtcomités Telefoonnummer Prinsenhof Betalen rekening 'hosten' website Mailen stukken wijkraadpleging Oost Stukken wijkraadpleging Binnenstad Veranderen postadres de heer Servaas
15-02-2005 15-02-2005 15-02-2005 15-02-2005 15-02-2005
15-02-2005 15-02-2005 15-02-2005 zsm
Manon/ Paul/Niek/ Willem
03-02-2005
Paul leder Manon Willem Niels
03-03-05 z.s.m. 03-03-05 03-03-05 z.s.m.
Manon Manon Willem en Paul Manon
03-03-05 03-03-05 03-03-05
Manon Paul Manon Niels Willem Manon Manon
03-03-05 03-03-05 z.s.m. z.s.m. z.s.m. z.s.m. z.s.m.
03-03-05
