BAHAN AJAR MERANCANG PROYEK PERUBAHAN DIKLAT PIM TINGKAT IV
PENYUSUN
: DRS.S.JAKA PURNAMA, Apt,MKES
NIP
: 19631028 198911 1001
BBAAHHAANNAAJJAARR BENCHMARKING KE BEST PRACTICE DIKLATPIM TINGKAT IV
I.Pengantar Tujuan Penyelenggaraan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV adalah meningkatkan kompetensi kepemimpinan pejabat struktural eselon III yang akan berperan dan melaksanakan tugas dan fungsi kepemerintahan di instansinya masing-masing. Untuk mencapai tujuan tersebut maka kompetensi yang dibangun pada Diklat Kepemimpinan Tingkat IV adalah kompetensi kepemimpinan Strategis, yaitu kemampuan menetapkan strategi kebijakan instansinya, dan memimpin keberhasilan implementasi strategi kebijakan tersebut yang dindikasikan dengan kemampuan : (1) mengembangkan karakter dan sikap perilaku integritas , berwawasan kebangsaan, menjunjung tinggi standar etika public sesuai dengan peraturan perundang-undangan, kemampuan untuk taat pada nilai, norma, moralitas dan bertanggungjawab dalam memimpin unit instansinya ; (2) merumuskan strategi kebijakan yang efektif untuk mewujudkan visi organisasinya ; (3) melakukan kolaborasi secara internal dan eksternal dalam mengelola tugas-tugas organisasi kearah efektifitas dan efisiensi penerapan strategi kebijakan unit instansinya ; (4) melakukan inovasi sesuai bidang tugasnya guna mewujudkan strategi kebijakan yang lebih efektif dan efisien; (5) mengoptimalkan seluruh potensi sumberdaya internal dan eksternal organisasi dalam implementasi strategi kebijakan unit instansinya. Berdasarkan Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 11 Tahun 2013, Tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV Bab II mengenai struktur kurikulum, bahwa salah satu mata diklat dari Agenda Tahap Merancang Perubahan dan Membangun Tim salah satunya adalah Benchmarking ke Best Practice, deskripsi mata diklat tersebut adalah membekali peserta dengan kemampuan mengadopsi dan mengadaptasi keunggulan organisasi yang memiliki best practice pada strategi kebijakan, melalui pembelajaran benchmarking, knowledge replication, dan knowledge customization. Keberhasilan peserta dinilai dari kemampuannya dalam mengadopsi atau mengadaptasi best practice.
Alokasi waktu yang ditempuh untuk mata diklat ini adalah 15 Sesi (45 JP), dengan hasil belajar yang ingin dicapai adalah setelah mengikuti pembelajaran benchmarking ke best practice , peserta mampu mengadopsi dan mengadaptasi best practice bidang strategi kebijakan. Secara umum Benchmarking itu sendiri adalah proses membandingkan dan mengukur suatu kegiatan organisasi terhadap proses operasi yang terbaik dikelasnya sebagai inspirasi dalam meningkatkan kinerja organisasi (PM.Marpaung dalam Benchmarking,GEMI,1994). Jadi inti sari dari benchmarking adalah untuk memungkinkan organisasi dapat membandingkan dengan organisasi kompetitor , dan selanjutnya menjadi alat strategi bagi manajemen untuk meningkatkan kinerjanya.
III.Penyajian Materi Pokok. I.
Teknik Identifikasi Kompetensi Teknik berikut dapat digunakan untuk mengidentifikasi kompetensi individu/perseorangan dan/atau kompetensi kelompok/grup: 1. Job Deskriptions 2. Focus Group Discussions 3. Questionaire 4. In-depth Interview (wawancara) Perlu dilakukan diskusi mendalam dengan tim kerja untuk menyamakan persepsi dan merumuskan tentang tipe, level dan standar “kompetensi” yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu tugas/pekerjaan spesifik>
II.
Mendefinisikan Kompetensi Kompetensi yang sudah teridentifikasi pada tahap I, serta sudah disepakati dengan “persepsi” yang sama oleh tim kerja, harus didefinisikan/dirumuskan menjadi suatu terminologi yang ”baku” di mana setiap orang, institusi, Mentor, Penyelenggara Diklat, WI, Peserta Diklat/pegawai dan masyarakat memiliki pengertian, pemahaman dan kriteria dan ukuran yang sama, serta didokumentasikan agar dapat dijadikan rujukan/referensi dalam menyusun desain PROPER, program & kegiatan guna memenuhi tujuan umum (goal) dan tujuan khusus (objective), yaitu membangun “kompetensi” peserta agar “kompeten” dalam mencapai “kinerja pelayanan publik yang efektif”. Dimensi Perilaku (Behavioural Dimensions)
1. Memahami kepentingan dan pentingnya memikirkan tentang perubahan;
2. Mengamati dan menginterpretasikan secara akurat mengenai: (1) gejala/fenomena apa (What) yang terjadi?, (2) “kepentingan apa (What)?” yang sedang “terancam” atau diperjuangkan untuk dilakukan “perubahan”, (3) apa instrumen yang digunakan untuk mengidentifikasi gejala/fenomena? Kriteria dan ukuran apa yang dipakai?; (4) apa kerangka acuan kerja (Terms of References/TOR) yang dipakai?, (5) apa (What) perlunya/pentingnya melakukan perubahan?, (6) apa bukti empirisnya yang menyatakan bahwa perlu dilakukan “perubahan”?, (7) apa indikator-indikatornya? Dan (8) apa (What) implikasinya terhadap fenomena itu jika tidak dilakukan perubahan?, (9) apa yang dibutuhkan untuk melakukan perubahan?, (10) apa (what) prioritasnya?, (11) apa tujuan umum (goal) nya?, (12) apa tujuan khusus objectivenya?, (13) apa sasarannya?
W H A T
W HY
W H O
W H E N
(1) mengapa (Why) fenomena itu sampai terjadi? Dan (2) mengapa (Why) hal itu menjadi penting untuk dipikirkan?, (3) mengapa (Why) perlu/harus dilakukan “perubahan”?, ;
(1) kepentingan siapa (Who) yang sedang diperjuangkan melalui proyek perubahan?, (2) untuk siapa (Who) saja proyek perubahan itu ditujukan? (3) Dan siapa (Who) saja yang terlibat di dalam proyek perubahan itu?;
(1)Kapan (When) proyek perubahan itu harus dilaksanakan?, apakah harus dilaksanakan sekarang atau bisa ditunda di waktu lain? (2) Apa alasannya? Apakah proyek perubahan itu terkait waktu, atau terkait anggaran, atau terkait situasi sosial, ekonomi dan politik tertentu?;
W H E R E
H O W
(1)Dimana (Where) PROPER dilaksanakan (2)Apa dasar pertimbangan/kreteria PROPER dilaksanakan di tempat yg dipilih (3)Apakah lokasi yang dipilih dipertimbangkan keberlanjutan programnya, dapat direplikasi di lokasi lain, dipertimbangkan dapat memperluas cakupan PROPER, baik dari tool, teknik, perluasan dampak, memperbesar network (karena kebutuhan dan ekspektasi stakeholders), serta dapat mendesain PROPER-PROPER baru yang terintegrasi (4)Bagaimana (How) prosedur identifikasi masalah/fenomena?, (5)bagaimana prosedur dan teknik untuk menganalisis kebutuhan (Needs Assessment), bagaimana cara merumuskan, merencanakan, melaksanakan, memonitor dan mengevaluasi proyek perubahan?;
METODE
3. Menganalisis faktor internal dan eksternal dengan parameter tertentu untuk menginterpretasikan fenomena dan menemukan solusinya melalui proyek perubahan; 4. Memetakan stakeholder, kepentingan, tujuan, sasaran hasil dan dampak proyek perubahan; 5. Mendefinisikan perubahan secara konseptual dan operasional; 6. Memetakan sumber daya, kebutuhan dan kompetensi yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek perubahan; 7. Menetapkan tools , ukuran dan instrumen pengukuran; metode proyek perubahan 8. Membuat studi kelayakan proyek perubahan 9. Membuat penjadwalan proyek perubahan 10. Membuat perencanaan proyek perubahan
Opening Widyaiswara memulai pembelajaran dengan menciptakan suasana belajar secara informal tetapi terarah, untuk mendiskusikan dan menentukan perencanaan belajar mengajar bersama peserta, sambil mengukur minat, kebutuhan dan nilai belajar peserta, selanjutnya menentukan objek pengajaran sebagai langkah awal dari penyajian substansi materi ajar. Media yang digunakan dalam tahapan opening ini adalah slide powerpoint, dan whiteboard, dengan menggunakan metoda ceramah berbentuk penjelasan widyaiswara kepada peserta yang dIIIkuti dengan tanya jawab materi pelajaran yang belum jelas. Pembelajaran disampaikan secara interaktif dengan metoda diskusi dan selanjutnya adalah kunjungan lapangan di lokus terpilih, dan diakhiri dengan presentasi hasil kunjungan lapangan ke best practice.
Presentation of content. Widyaiswara memulai pembelajaran dengan melakukan PBM sesuai dengan rencana yang disesuaikan dengan tuntutan kelas dengan sub. materi pokok sebagai berikut :
1.Penjelasan umum benchmarking Untuk memahami pengertian benchmarking , diperkenalkan terlebih dahulu konsep dasar yang melandasi krangka berfikir benchmarking yaitu aspek Values yaitu piranti yang efektif dalam melakukan perubahan dalam membangunan suatu nilai dalam organisasi. Aspek yang kedua adalah exelences, yaitu perbaikan keterampilan untuk pengembangan keunggulan. Pengertian Benchmarking secara sederhana adalah suatu proses membandingkan dan mengukur suatu kegiatan organisasi terhadap proses operasi yang terbaik dikelasnya. Dalam tahap penjelasan umum benchmarking, meliputi; manfaat, tujuan, indikator keberhasilan, pelaksanaan kegiatan, kompetensi yang dibangun dan keterkaitan dengan mata diklat lainnya, sebagai berikut;.
1.1. Manfaat yang diperoleh dari benchmarking adalah mengurangi biaya karena kesalahan,menurunkan pencegahan sebelum kesalahan terjadi dan penyederhanaan proses. 1.2. Tujuan yang ingin dicapai dalam pelaksanaan benchmarking adalah untuk menentukan kunci atau rahasia sukses dari organisasi pesaing yang paling unggul.
1.3. Indikator keberhasilan dalam benchmarking adalah terjadinya perubahan budaya organisasi yang lebih baik, terjadinya perbaikan kinerja,dan meningkatnya kemampuan SDM. 1.4. Pelaksanaan kegiatan benchmarking adalah memilih jasa atau produk yang akan dibandingkan, mengidentifikasi kunci atau rahasia sukses dari produk tersebut, memilih organisasi mitra untuk dibandingkan, kumpulkan data dan informasi serta praktek prakteknya, lakukan analisis untuk mendapatkan peluang untuk perbaikan, adaptasi dan implementasikan praktek-praktek terbaik. 1.5. Kompetensi yang dibangun dalam benchmarking ke best practice adalah peserta mampu mengadopsi dan mengadaptasi best practice bidang strategi kebijakan. Keterkaitan dengan mata diklat yang lain dari benchmarking ke best practice adalah Merancang proyek perubahan, pembekalan implementasi proyek perubahan dan Policy Brief. 1.6. Ruanglingkup (scooping) benchmarking ke best practice focus terhadap strategi kebijakan meliputi ; formulated strategies (visi,misi,tujuan jangka panjang, alternatif strategi, dan memilih strategi tertentu yang akan dilaksanakan), Implementation Strategies (Memotivasi karyawan, alokasikan sumber daya ,struktur organisasi, efektif,anggaran, sistem informasi, menghubungkan kinerja karyawan dengan kinerja organisasi ), dan Evaluation Strategies (Mengukur kinerja, dan mengambil tindakan korektif). Sejalan dengan konsep diatas Bappenas dalam Renstranya membagi dua arah strategi kebijakan meliputi Eksternal (Kualitas perencanaan dan penganggaran, kualitas pemantauan terhadap pelaksanaan, kualitas evaluasi terhadap pelaksanaan, kualitas kajian dan atau evaluasi kebijakan, kualitas koordinasi kebijakan). Internal meliputi (Membangun Manajemen Kinerja, Mengelola anggaran secara lebih efisien, efektif, dan akuntabel, Meningkatkan kompetensi SDM, penerapan prinsipprinsip good governance, kualitas sarana dan prasarana dan pengelolaannya dalam rangka mendukung peningkatan kinerja lembaga dan pegawai).
Sumber : Model Komprehensif Proses Manajemen Stratejik, : Fred R David,2006
2. Tahapan Benchmarking ke best practice . 2.1. Pengumpulan dan pengolahan data dan informasi mitra benchmarking. Dalam sub pokok bahasan ini adalah menyususun daftar pertanyaan, mengumpulkan informasi dari mitra benchmarking atau Informasi dari sumber lain, dokumentasi, melakukan pengecekan dan uji kebenaran atas informasi yang diperoleh. Selanjutnya menyusun daftar pertanyaan final untuk menentukan lingkup yang akan dibenchmarking. 2.2. .Analisis best practice strategi kebijakan organisasi yang berpraktek terbaik Melakukan pengolahan data dan informasi, melakukan pengendalian kualitas informasi yang diperoleh, mengoreksi terhadap unsur yg di benchmarking, selanjutnya melakukan Identifikasi atas perbedaan dari mitra benchmarking, dan tahapan berikutnya adalah memanfaatkan hasil analisis analisis tersebut. 2.3 .Kunjungan ke mitra benchmarking untuk mempelajari best practice Melakukan kunjungan ke mitra benchmarking untuk melakukan pengamatan dan mempelajari best practice mereka. Melakukan identifikasi praktek terbaik mereka untuk keunggulan organisasi kita dalam aspek strategi kebijakan dimasa dating.
2.4. Identifikasi perbedaan praktek mereka untuk keunggulan organisasi Identifikasi terhadap mitra potensial ( Mitra benchmarking), melakukan pertukaran informasi , mengoreksi terhadap unsur yg di benchmarking, identifikasi perbedaan dan memanfaatkan hasil analisis.
2.5.Memanfaatkan hasil lesson lern dan gabungkan dengan rencana strategi kebijakan organisasi. Perhatikan proses adaptasi atau adopsi dalam penerapan (implementasi), gabungkan dengan rencana, mengimplementasikan strategi usaha baru untuk meningkatkan kinerja organisasi .
2.6.Mempersiapkan rencana Perubahan strategi kebijakan organisasi Melakukan persiapan rencana perubahan strategi kebijakan organisasi dengan mengadopsi atau mengadaptasi dari best practice mitra benchmarking 2.7.Implemenatasi rencana perubahan strategi kebijakan organisasi
Memanfaatkan hasil lesson lern dan lakukan penyesuaian dengan mempertimbangkan lingkungan stratejik organisasi, gabungkan dengan rencana strategi kebijakan organisasi.
3 .Background reading. 3.1. Pembelajaran secara mandiri terstruktur di kelas, 3.2.Pembelajaran secara mandiri diluar kelas ( browsing internet, atau di perpustakaan) 3.3. Mengisi lembar sintesis dan mempresentasikan background reading. 4. Ceramah Pakar/Nara sumber tentang Benchmarking. Penceramah telah diberi informasi esensi mata diklat benchmarking 5. Menyusun rancangan bangun benchmarking, 5.1.
Klasifikasi benchmarking, meliputi product benchmarking, process benchmarking, Strategic benchmarking, organization benchmarking., Sedangkan level of benchmarking meliputi National Leader, Sector leader, Sectors standards, Best practice in company, Borrowing good ideas, Drawing conclusions from own succes.
5.2. Perencanaan benchmarking, sebelum membuat perencanaan benchmarking ke best practice, terdapat beberapa pertanyaan yang harus mendapat jawaban yang cermat antara lain a) Seberapa bagus yang kita kerjakan dibanding institusi lain ? ; b) Kita ingin menjadi seperti apa ? ; c) Siapa yang saat ini kinerjanya terbaik ? ; d) bagaimana mereka mencapai kinerja terbaik tersebut ? ; e) Bagaimana kita mengadopsi apa yang mereka lakukan untuk institusi kita ? ; f) Bagaimana kita bisa menunjukan bahwa kita lebih baik dibanding mereka ?.Sedangkan tahapan perencanaan benchmarking meliputi : Tentukan apa yg akan di benchmarking Identifikasi mitra benchmarking, Mengumpulkan Informasi, Analisa dan Implementasi. 5.3. Identifikasi best practice, secara umum yang dIIIdentifikasi adalah bandingkan organisasi sendiri dengan organisasi yang akan dibenchmarking /best practice, Lakukan penelitian untuk menemukan organisasi yang berpraktek terbaik. 5.4. Langkah-langkah implementasi dan keterkaitan dengan isu stratejik.
6. Pelaksanaan benchmarking di lokus terpilih. dalam rangka adopsi dan adaptasi benchmarking (pengelompokan peserta, FGD, dan individu), Kegiatannya meliputi :
6.1.Menentuan apa yang akan di benchmarking dengan langkah-langkah sbb. Identifikasi, mempelajari organisasi best practice, kenali dan lakukan survey pendahuluan, menentukan metode penyelidikan menganalisis faktor-faktor kritis dan tingkat pemecahan. 6.2.Identifikasi mitra benchmarking kegiatan yang dilakukan antara lain Membandingkan organisasi sendiri dengan organisasi yang akan di benchmarking, melakukan pengamatan untuk menemukan organisasi yang berpraktek terbaik. 6.3.Mengumpulkan Informasi, tahapan yang dilakukan antara lain menyusun daftar pertanyaan, kumpulkan informasi dari mitra benchmarking, , mencari data dari sumber lain, studi dokumentasi dan lakukan check serta uji kebenaran 6.4.Melakukan Analisis, meliputi pengolahan data dan informasi, pengendalian kualitas informasi, koreksi terhadap unsur yang dibenchmarking, melakukan identifikasi perbedaan, memanfaatkan hasil analisis. 6.5.Implementasi benchmarking ke best practice, dengan tahapan yang dilakukan antara lain memahami yang akan dIIImplementasikan, gabungkan dengan rencana, siapkan rencana perubahan, implementasikan rencana. 7. Presentasi hasil benchmarking ke best practica 7.1.Menyusun pedoman presentasi 7.2.Menyusun Jadwal presentasi.
Goals to achieve in benchmarking 1.Setelah mengikuti pembelajaran mata diklat benchmarking ke best practice, peserta mampu mengadopsi dan mengadaptasi best practice bidang strategi kebijakan sehingga terdapat hubungan yang kuat terhadap mata diklat proyek perubahan . 2.Perubahan berkenaan strategi kebijakan yang ingin didapat dari benchmarking adalah Perubahan Budaya yang memungkinkan organisasi untuk menetapkan target kinerja baru yang realisitis, Perubahan kinerja yang memungkinkan dapat membantu organisasi mengetahui adanya gap-gap tertentu dalam kinerja dan untuk memilih proses yang akan diperbaiki. Peningkatan Kemampuan SDM, menyadari adanya gap antara yang mereka kerjakan dengan apa yang dikerjakan oleh organisasi lain. Keterlibatan dalam memecahkan permasalahan, mengalami peningkatan kemampuan dan keterampilan.
Closing. Tahapan terakhir dari penyajian sub materi pokok mata diklat benchmarking ke best practice ini, adalah dengan melakukan evaluasi hasil belajar peserta, melalui tanya jawab, dan penilaian lembar kerja peserta sebagai salah satu produk pembelajaran yang merepresentasikan penguasaannya terhadap hasil belajar. Pada tahapan penutup widyaiswara menyimpulkan tentang makna yang terkandung didalam pelaksanaan benchmarking ke best practice, dengan menggunakan metode pembelajaran partisipatif.
IIII. Penutup. Dari seluruh rangkaian kegitan pembelajaran ini widyaisara menyampaikan kesimpulan akhir dari substransi materi pokok yang telah disampaikan , kesan selama pembelajaran dan ucapan permohonan maaf serta terimakasih untuk seluruh peserta atas kesungguhannya dalam mengikuti pembelajaran benchmarking ke best practice.
