Statuten van de Stedelijke Adviesraad voor Milieu en Natuur (MiNaR) Artikel 1 De stedelijke adviesraad voor milieu en natuur, verder stedelijke MINA-raad genoemd, opgericht bij gemeenteraadsbesluit van 17 november 1992, heeft haar zetel op de Dienst Leefmilieu en Natuurontwikkeling. Artikel 2 §1 De MINA-raad heeft tot doel het stedelijk beleid te adviseren vanuit milieu- en natuuroogpunt. Het opzet van de MINA-raad is het maatschappelijk draagvlak voor het stedelijk milieu- en natuurbeleid te verbreden. §2 Onder stedelijk milieu- en natuurbeleid wordt verstaan : - alle aspecten met betrekking tot het voorkomen, het aanwijzen en het bestrijden van milieuhinder en milieuverontreiniging die op het grondgebied van de stad voorkomen; - alle aspecten met betrekking tot het behoud, de bescherming en de ontwikkeling van de natuur op het grondgebied van de stad; - de ruimtelijke ordening, voor zover ze betrekking heeft op de hierboven genoemde aspecten; - het informeren en sensibiliseren van de bevolking over hoger genoemde aspecten. §3 De MINA-raad brengt advies uit op vraag van het stadsbestuur of op eigen initatief. In ieder geval wordt haar advies gevraagd over het ontwerp gemeentelijk milieubeleidsplan, over de implementatie van de actieprogramma’s van het GNOP, de natuurprojecten in uitvoering van het GNOP en de gemeentelijke plannen die van belang zijn voor het behoud en de ontwikkeling van de natuurlijke structuur en de algemene natuurkwaliteit in de stad. Het stadsbestuur stimuleert de werking van de MINA-raad door logistieke en informatieve steun. Artikel 3 §1 Bij de start van elk werkjaar worden de vertegenwoordigers van volgende verenigingen, instellingen en organisaties als stemgerechtigde leden tot toetreding uitgenodigd : - De lokale milieu- en/of natuurverenigingen die door het College van Burgemeester en Schepenen overeenkomstig het reglement voor de erkenning en de subsidiëring van plaatselijke leefmilieuorganisaties werden erkend. Deze verenigingen krijgen een stemmengewicht van 60 % ; - drie vertegenwoordigers uit de erkende werknemersorganisaties, één lid uit de erkende land- en tuinbouworganisaties en twee leden uit de erkende werkgeversorganisaties; - drie vertegenwoordigers van de onderwijsnetten, vier voor de hogescholen en universiteit, vier voor de stedelijke raden, met name de jeugdraad, de seniorenraad, de sportraad en de Gentse Raad voor Cultuurbeleid. De vertegenwoordigers van de niet-lokale milieu en/of natuurverenigingen hebben een stemgewicht van 40 %. §2 Elke vereniging, instelling of organisatie die deel uitmaakt van de MINA-raad draagt bij het begin van elk werkjaar een lijst van personen voor die rechtsgeldig de vereniging, instelling of organisatie in de MINA-raad kunnen vertegenwoordigen (leden en plaatsvervangers). Het College van Burgemeester en Schepenen neemt jaarlijks akte van de onderscheiden voordrachten. Artikel 4 §1
De Schepen belast met het stedelijk milieu- en natuurbeleid of zijn/haar vervanger is van rechtswege lid van de MINA-raad. §2 De leidinggevende ambtenaar bij de Dienst Leefmilieu en Natuurontwikkeling is van rechtswege lid van de MINA-raad. §3 Op voorstel van de voorzitter kan zowel de burgemeester als elke schepen uitgenodigd worden om aan de werkzaamheden van de MINA-raad deel te nemen, telkens een agendapunt betrekking heeft op de werking of bevoegdheden van hun diensten. De burgemeester of schepenen mogen zich laten vervangen door een kabinetslid en/of ambtenaar. §4 De MINA-raad kan desgevallend deskundigen uitnodigen om de vergadering nader te informeren. §5 Een afschrift van de adviezen en verslagen van de vergaderingen van de MINA-raad wordt aan de verschillende fracties in de gemeenteraad bezorgd. Artikel 5 Door hun toetreding engageren alle leden van de MINA-raad zich ertoe elk probleem breeddenkend en vanuit algemeen milieubelang te benaderen, elkaars argumenten in overweging te nemen en oplossingsgericht te denken. Artikel 6 De MINA-raad kiest uit de stemgerechtigde leden een voorzitter en ondervoorzitter. Artikel 7 §1 Er wordt een dagelijks bestuur opgericht, bestaande uit de voorzitter, de ondervoorzitter en de secretaris. Het dagelijks bestuur kan uitgebreid worden met stemgerechtigde leden uit de natuur- en milieuverenigingen. Dit dagelijks bestuur organiseert de werkzaamheden van de MINA-raad. §2 Ter voorbereiding van specifieke agendapunten, thema’s of adviezen kan de MINA-raad werkgroepen oprichten. De beslissing tot oprichting bepaalt tevens de samenstelling, werkwijze, duur, opdrachten en bevoegdheden ervan. De voorzitter van een werkgroep is in elk geval lid van de MINA-raad.. Artikel 8 Het secretariaat van de MINA-raad berust bij de Dienst Leefmilieu en Natuurontwikkeling . De secretaris wordt belast met de administratieve ondersteuning van de MINA-raad : − − − −
het maken en verzenden van de agenda aan de leden van de MINA-raad; de briefwisseling; het notuleren van de vergaderingen; het neerleggen van het door de stedelijke adviesraad voor milieu en natuur goedgekeurd jaarverslag aan het College van Burgemeester en Schepenen; − het versturen van de verslagen en goedgekeurde adviezen aan de MINA-raad en de in het huishoudelijk reglement bepaalde instanties; − het doorsturen van informatie aan de leden; − het bijhouden van het archief. Artikel 9 §1 De bijeenroeping van de MINA-raad geschiedt hetzij door het College van Burgemeester en Schepenen, hetzij door de voorzitter, hetzij door 25% van de stemgerechtigde leden.
§2 De MINA-raad vergadert tenminste vier keer per jaar. §3 De MINA-raad verleent advies over alle onderwerpen die op verzoek van het College van Burgemeester en Schepenen op de agenda van de MINA-raad worden gebracht. De adviestermijn bedraagt één maand vanaf het moment dat de nodige stukken ter beschikking zijn. Indien geen advies binnen de gestelde tijdslimiet wordt uitgebracht, wordt het advies geacht gunstig te zijn. §4 De interne werking van de MINA-raad wordt bij huishoudelijk reglement bepaald. Artikel 10 Voor zover ze verantwoord zijn en binnen de door de stad goedgekeurde begroting vallen, zijn alle werkings- en administratiekosten van de MINA-raad ten laste van de stad. Het mandaat van de leden wordt zonder vergoeding uitgeoefend. Artikel 11 Het huishoudelijk reglement zal ter goedkeuring worden voorgelegd aan de gemeenteraad
HUISHOUDELIJK REGLEMENT STEDELIJKE ADVIESRAAD VOOR MILIEU EN NATUUR (MiNaR) Artikel 1 De data van de vergaderingen worden jaarlijks op de eerste vergadering van het werkjaar volgens een specifiek stramien vastgelegd. Artikel 2 Tenzij anders bepaald gaan de vergaderingen van de MINA-raad door in de vergaderzaal van de Dienst Leefmilieu en Natuurontwikkeling, Braemkasteelstraat 41, 9050 Gent Artikel 3 De agendabepaling gebeurt door het dagelijks bestuur. De agenda bestaat in principe uit volgende onderdelen :--1. goedkeuring verslag vorige vergadering; 2. toelichting werkzaamheden van de dienst; 3. opvolging thema’s vorige vergadering; 4. nieuwe agendapunten; 4. actuele zaken; 5. varia. De voorzitter bepaalt de volgorde van de agendapunten. De niet behandelde punten worden op de agenda van de volgende vergadering geplaatst. Artikel 4 De leden van de MINA-raad kunnen vooraf agendapunten indienen bij de secretaris. Deze dienen bij voorkeur 14 dagen voor de vergadering schriftelijk en met een motivatie overgemaakt te worden. De indiener wordt verzocht om een (schriftelijke) inleiding en eventuele argumentatie voor te bereiden. Artikel 5 De agenda, met inbegrip van de ingediende inleidingen, wordt minstens vijf werkdagen voor de vergadering toegestuurd aan de leden van de MINA-raad. Artikel 6 Op voorstel van een lid kunnen bij het openen van de vergadering onderwerpen van dringende of spoedeisende aard aan de agenda worden toegevoegd. De indiener wordt eveneens verzocht om een (schriftelijke) inleiding en eventuele argumentatie omtrent het agendapunt voor te bereiden. Artikel 7 Bij de opening van de vergadering wordt de agenda door de MINA-raad bekrachtigd. Artikel 8 Ieder lid tekent op de vergadering de aanwezigheidslijst. Artikel 9 Na beslissing van het College van Burgemeester en Schepenen omtrent de dat jaar erkende milieuen natuurverenigingen stelt de secretaris de lijst op van de organisaties die in de MINA-raad zetelen, evenals de lijst van personen die rechtsgeldig als hun vertegenwoordiger kunnen optreden. Deze lijst wordt op de eerstvolgende vergadering door de MINA-raad goedgekeurd en voor akteneming aan het College van Burgemeester en Schepenen voorgelegd. Artikel 10 Organisaties die verhinderd zijn een vergadering bij te wonen, brengen de secretaris hiervan op de hoogte. Mits kennisgeving aan de secretaris kan een plaatsvervanger toegelaten worden voor de gegeven vergadering. Indien een organisatie drie opeenvolgende keren niet aan de vergaderingen deelneemt, noch zich laat verontschuldigt, wordt de organisatie per brief uitgenodigd terug aan de vergaderingen deel te nemen en op de hoogte gesteld van de consequenties van het niet-deelnemen aan de vergaderingen van de MINA-raad. Indien er op deze uitnodiging niet wordt ingegaan wordt de organisatie van verdere deelname aan de MINA-raad uitgesloten.
Op jaarbasis zal door de secretaris een overzicht opgemaakt worden van de aanwezigheid van de leden op de vergaderingen van de MINA-raad. Artikel 11 De vergaderingen worden geleid door de voorzitter, die toeziet op het democratisch verloop van de vergadering. Bij verhindering wordt deze vervangen door de ondervoorzitter. Indien ook deze verhinderd is, wordt de vergadering geleid door een vervanger die ter zitting door de aanwezige MINA-raadsleden wordt aangeduid. Artikel 12 Tijdens de vergaderingen van de MINA-raad wordt het woord slechts gevoerd nadat de voorzitter hiervoor toestemming geeft. Indien een spreker buiten de orde treedt, kan de voorzitter hem/haar het woord ontnemen. De voorzitter kan de beraadslagingen sluiten, als hij/zij meent dat bij de behandeling van het onderwerp geen nieuwe elementen meer naar voren gebracht worden. De voorzitter formuleert dan een besluit dat ter stemming voorgelegd wordt. Artikel 13 De vergaderingen van de MINA-raad zijn niet openbaar, noch voor de pers, noch voor het publiek. De voorzitter kan steeds deskundigen uitnodigen of toelaten, binnen dezelfde regels. Een open vergadering kan op initiatief van de MINA-raad georganiseerd worden. Artikel 14 Het verslag van de vergadering wordt binnen de veertien dagen en na goedkeuring van de voorzitter (bij verhindering : door de ondervoorzitter) aan de leden van de MINA-raad verstuurd. De verslagen worden binnen dezelfde termijn verzonden aan : − het college van burgemeester en schepenen; − de fractiesecretariaten; − de leden van de commissie waaronder milieu en natuur ressorteert en desgevallend de andere commissies; − de stadsbibliotheek; − de dienst Voorlichting; − de webpagina van de MINA-raad op de website van de stad Gent . De webpagina bevat het oprichtingsbesluit en het huishoudelijk reglement, de verslagen, de adviezen met datum, de antwoorden met datum, de samenstelling van de raad, met de namen van de leden en officiële contactadressen van de verenigingen en het secretariaatsadres.
Artikel 15 Indien er een advies gevraagd wordt door het College van Burgemeester en Schepenen omvat dit verzoek eveneens de termijnen waarbinnen het advies dient te worden overgemaakt. Deze termijn dient haalbaar te zijn binnen de werkingsmogelijkheden van de MINA-raad . De vraag wordt door de schepen bevoegd voor milieuzaken gericht aan de voorzitter van de MINAraad. Artikel 16 Een advies wordt in principe opgebouwd volgens een vast stramien : − situering (aanleiding van het advies, achtergrond, eventuele vraag van het stadsbestuur); − argumentatie; − concrete voorstellen (puntsgewijze opsomming zodat er ter vergadering zonodig puntsgewijs kan overlegd of gestemd worden). Behoudens uitzonderingen dient de bespreking van een advies te gebeuren op basis van een tekstvoorstel dat vooraf rondgestuurd werd (bij voorkeur met de agenda) of zo mogelijk op de voorafgaande vergadering is uitgedeeld. De redactie van de adviezen wordt opgenomen door de indiener van het voorstel. Met ingang van het jaar 2001 worden de adviezen doorlopend genummerd.
Artikel 17 Een advies wordt uiterlijk vijf werkdagen na de goedkeuring door de secretaris overgemaakt aan de schepen bevoegd voor milieuzaken die het voorlegt aan het college van burgemeester en schepenen. Artikel 18 Het college van burgemeester en schepenen, bij monde van de schepen voor milieuzaken of de verantwoordelijke schepen, brengt de MINA-raad binnen een redelijke termijn systematisch op de hoogte van het gevolg dat aan een advies werd gegeven. Bij het niet volgen van een advies geeft het college van burgemeester en schepenen een motivering. Artikel 19 De adviezen van de MINA-raad zijn openbaar nadat ze zijn meegedeeld aan het college van burgemeester en schepenen. Na akteneming door het college worden deze adviezen ter informatie aan de fractiesecretariaten overgemaakt. Ook andere documenten van de MINA-raad zijn openbaar. De secretaris kan ze ter beschikking stellen van derden zodra ze door de MINA-raad zijn bekrachtigd. Artikel 20 De publieke woordvoering namens de MINA-raad wordt verzorgd door de voorzitter en/of de door de MINA-raad aangeduide leden. De adviezen en verslagen van de MINA-raad worden ter inzage van het publiek gelegd in : de stadsbibliotheek; de dienst Voorlichting; de Dienst Leefmilieu en Natuurontwikkeling; en worden gepubliceerd op de webstek van de stad Gent en zijn beschikbaar op aanvraag via e-mail. Artikel 21 Conform artikel 3 van het gewijzigd oprichtingsbesluit is slechts één vertegenwoordiger per vereniging of organisatie stemgerechtigd. In principe wordt slechts 1 lid per vereniging uitgenodigd, met uitzondering van de vereniging die de voorzitter levert. Artikel 22 De stemming geschiedt bij voorkeur bij consensus. Indien een duidelijke opsplitsing van de ideeën tot uiting komt, wordt een gewogen stemming toegepast, in die zin dat een afzonderlijke stemming gebeurt binnen de groep van de erkende milieuverenigingen enerzijds, en binnen de groep van de andere stemgerechtigde leden anderzijds. Voor de globale stemuitslag wordt de stemuitslag van de eerste groep ingebracht voor 60% en de tweede groep voor 40%. Op verzoek van één der leden kan het/de minderheidsstandpunt(en) in de notulen van de vergaderingen of het advies opgenomen worden. Artikel 23 De stemming gebeurt in beginsel bij handopheffing. Indien de stemming betrekking heeft op personen, gebeurt ze schriftelijk en geheim. Artikel 24 Indien de stemmen staken over een voorstel, wordt dit geacht te zijn verworpen. In dat geval worden de verschillende standpunten gelijkwaardig in het advies of verslag opgenomen onder vermelding van hen die het desbetreffende standpunt steunen. Artikel 25 De voorzitter en ondervoorzitter worden tweejaarlijks verkozen. Ten behoeve van de continuïteit worden jaarlijks afwisselend een voorzitter en een ondervoorzitter herkozen. De oproeping tot kandidaatstelling geschiedt op de laatste vergadering van het werkjaar.
De verkiezing van de voorzitter en ondervoorzitter gebeurt op de eerste vergadering van het werkjaar, als eerste agendapunt. Artikel 26 De MINA-raad kan, als hij dat nuttig acht, bijeenkomsten of andere werkzaamheden organiseren ter bevordering van de gedachtenvorming op het vlak van milieu- en natuurbeleid. Artikel 27 Een werkjaar van de MINA-raad loopt van 1 januari tot 31 december. Artikel 28 Het jaarverslag wordt bij de eerste vergadering van het werkjaar ter goedkeuring aan de MINA-raad voorgelegd, waarna het aan het College van Burgemeester en Schepenen ter akteneming wordt voorgelegd. Dit jaarverslag zal deel uitmaken van het MINA-jaarprogramma dat aan de hogere overheid overgemaakt wordt. Minstens volgende elementen komen er daarom in aan bod : − opsomming reglementen (de documenten als bijlage toe te voegen) met betrekking tot de oprichting en werking van de MINA-raad; − financiële/logistieke ondersteuning; − samenstelling; − adviezen en respons; − vergaderdata en belangrijkste agendapunten; − eventuele andere opdrachten of activiteiten; − globale evaluatie van de werking van de MINA-raad. Artikel 29 Wijzigingen in dit huishoudelijk reglement kunnen door de MINA-raad worden doorgevoerd bij tweederden meerderheid van de stemmen. Hierover wordt beslist op de tweede vergadering na het indienen van de aanvraag tot wijziging. Artikel 30 De MINA-raad legt dit huishoudelijk reglement, evenals de eventuele latere wijzigingen, ter goedkeuring voor aan de gemeenteraad.
