Hoe het begon en waar we nu staan.
~1~
~2~
Inhoud
Voorwoord Geschiedenis van De Poort Rol van De Poort in de bahá‟í-gemeenschap De Poort in de maatschappij Hoe werkt De Poort en wat komt erbij kijken Waarom De Poort en het prijsbeleid Toekomstvisie
~3~
Beste Vrienden
De Poort heeft in de achterliggende jaren een stormachtige ontwikkeling doorgemaakt. Hoewel De Poort stevig verankerd is in de Nederlandse bahá‟ígemeenschap, gaat er toch veel van de ontwikkeling van De Poort aan de bahá‟í-gemeenschap voorbij. Om die reden was dit boekje gemaakt. Maar…. de reactie op dit stukje “geschiedenis“ was zo verrassend dat we besloten hebben dit boekje een beetje aan te passen zodat het voor ál onze gasten een leuk “weetje” kan zijn.
Ondanks al die jaren van groei en ontwikkelingen is De Poort steeds het bedrijf gebleven dat handelt en denkt vanuit de bahá‟í-principes. Zoveel mogelijk van die principes proberen we over te brengen op ons handelen naar al onze gasten. In dit boekje vind je de vier uitgangspunten die daar bij horen. Het succes van De Poort wordt in hoge mate bepaald door het in de praktijk brengen van eigenschappen als dienstbaarheid, zorg en hoffelijkheid, eigenschappen die blijkbaar door onze gasten gewaardeerd worden. Via dit bulletin willen we het reilen en zeilen van de Poort dichter bij u brengen.
Het directie team
~4~
Geschiedenis van De Poort. Voor veel gasten is het conferentieoord De Poort een gebouw waar je heen gaat om deel te nemen aan een dag training/cursus of waar je wel eens komt voor een verblijf van meerdere dagen. De oudere medewerkers zullen zich nog levendig herinneren hoe De Poort werd aangekocht in 1985. Daarvoor is echter ook nog een stuk geschiedenis dat bij veel minder mensen bekend is. In de jaren 20 van de vorige eeuw ontstond het plan bij het Philosophicum van de Jezuïeten - een internaat waar de priesterstudenten hun tweejarige studie wijsbegeerte voltooiden - om op zoek te gaan naar een locatie op het platte land. Een zekere pater Lamers nam contact op met een handelaar in natuursteen in Rotterdam, de heer P.J.M. van Stokkum.
. De heer van Stokkum was eigenaar van het landgoed „De Hooghe Hoenderbergh‟ bij Groesbeek. Van Stokkum was bereid een stuk van het landgoed dat bekend stond als „De Laghe Hoenderbergh‟ te verkopen aan de Jezuïeten. Het koopcontract werd getekend op 2 juli 1927. Het terrein was ruim negen hectaren groot en ging van de hand voor 9000 gulden. Er zou een groter gebouw worden neergezet dat als vakantiehuis zou kunnen worden gebruikt. Na het overwinnen van de moeilijkheden om de financiën rond te krijgen, werd op 7 augustus 1928 het startsein gegeven voor de bouw, kosten 65000 gulden.
~5~
Het huis zou als naam “De Campagne” krijgen. Veel werk, vooral het grondwerk, werd door de Jezuïetenleerlingen zelf verricht op hun wekelijkse vrije dag. Tussen de middag kwam dan broeder Coesel in zijn Fordje eten brengen. De jongelingen verorberden hun maaltijd zittend in de schaduw van de uitkijktoren.
Op 5 augustus 1929 begon voor de Jezuïeten de eerste echte vakantie in de ruime villa. De leidingen voor water en elektriciteit waren keurig aangelegd, echter, er was noch water, noch elektriciteit. Dat zou nog geruime tijd zo blijven. Tijdens de oorlog brachten de Duitsers een bovengrondse zinken waterleiding aan en pas na de oorlog kwam er een ondergrondse elektriciteitskabel. Toen de Jezuïeten in 1929 gingen helpen met het grondwerk stuitten zij bij de hoofdingang op een berg zand afkomstig van de bouwput. Wat moesten ze daarmee? Iemand kreeg het idee om daar een openlucht theater mee te maken, wat ook gebeurde.
Elk jaar werden daar grote drama‟s opgevoerd van Sophocles, Shakespeare en Vondel. Vele genodigden woonden die uitvoeringen bij.
~6~
In 1932 bleek het gebouw te weinig slaapgelegenheid te hebben voor het groeiende aantal scholastieken. Ook de recreatiezaal was wat aan de krappe kant. Besloten werd de zaal te vergroten naar de noordkant en aan de oostkant een uitbouw te maken voor een kapel, logeerkamertjes en een tweede trap naar boven.
In 1942 vorderden de Duitsers het Collegium Berchmanianum (Houtlaan 4, Nijmegen). Alle bewoners trokken met een deel van de inboedel naar “De Campagne”, waar de lessen werden voortgezet. Na de luchtlandingen, in september 1944, betrokken de geallieerden het gebouw. In de naaste omgeving stonden hun kanonnen opgesteld. In 1945 werden bewoners uit Groesbeek er gehuisvest, van wie
~7~
de huizen verwoest of beschadigd waren. Pas in 1946 keerden de Jezuïeten terug op “De Campagne”. Het werd nu ook verhuurd aan groepen studenten voor cursussen en aan het bedrijfsapostolaat in Schiedam als vakantiehuis voor hele families. Ondertussen was het huis flink opgeknapt, de waterleiding was verbeterd en de elektriciteit aangelegd. Deze toestand heeft geduurd tot 1967. Toen verhuisden de filosofische en de theologische opleiding naar Amsterdam. Na het vertrek van de Scholastieken ging het met “De Campagne”steeds meer bergafwaarts. In 1968 en 1969 werd het gebouw verhuurd aan Philips voor de huisvesting van Spaanse gastarbeiders. Daarna kwamen de gehandicapte jongens van “Werkenrode” uit Groesbeek. Toen “Werkenrode” de huur opzegde werd “De Campagne” verkocht. Eigenaar werd de Duitse stichting “Die Brücke”. “De Campagne” werd gebruikt als conferentieoord. In 1981 werd het huis geheel gerenoveerd.
Het conferentieoord liep niet zo goed en er werd overwogen om het af te stoten. Dit kwam in een stroomversnelling toen de Duitse Stichting Die Brücke failliet ging. Kort daarna overleed de beheerder, pastoor Hoogeveen. De noodzaak tot verkoop kwam in een stroomversnelling.
~8~
De bahá‟í-gemeenschap meldde zich als geïnteresseerde koper. Dit ging echter niet zomaar. In het verkoopcontract was de voorwaarde opgenomen dat de gemeenteraad van Groesbeek akkoord moest gaan. De gemeente had wat tijd nodig. Het college van de gemeente Groesbeek wilde eerst nog een aantal planologische punten in de commissie ruimtelijke ordening bespreken. Met name de positie van de caravans in de buurt van het conferentieoord moest worden bekeken. Op woensdag 6 juni 1985 verscheen in de Gelderlander het bericht dat de bahá‟ís welkom waren. De Commissie van Ruimtelijke Ordening kon zich achter de plannen van de bahá‟í-gemeenschap scharen. Op 11 juni zou de akte passeren. Op 26 juni zou de feestelijke opening zijn en de eerste week van oktober moest het conferentieoord dan operationeel zijn. In de nacht van zaterdag op zondag 8-9 juni 1985 brak er brand uit in De Campagne, zoals het gebouw toen nog heette. Het ging volgens de politie zeer waarschijnlijk om brandstichting. Er was een brandhaard gevonden op een plaats waar het vrijwel onmogelijk was dat er spontaan brand ontstond. Ruim een derde gedeelte van het gebouw werd door de vlammen verwoest.
~9~
De plaatselijke bevolking reageerde sceptisch. Zij zag de bahá‟is als een rijke organisatie; Rolls Royces, helikopters……. We werden verwisseld met de Bhagwan beweging die toentertijd volop in de belangstelling stond van de media.
De verslagenheid duurde maar kort. De gemeenschap toonde een ongekende veerkracht.
Er werden groepen vrijwilligers geformeerd die aan het werk gingen.
~ 10 ~
Veel werk werd verzet. Je kunt alleen maar begrijpen hoeveel dat was als je erbij bent geweest.
Na twee jaar hard werken door een groot aantal vrijwilligers die werden ondersteund door vakkrachten, werd het gebouw op 26 juni 1987 officieel geopend door de toenmalige burgemeester van Groesbeek, dhr. E.E.A. van Gils
Op 18 februari 1989 werd een uitnodiging gestuurd aan allen die hadden meegewerkt aan de totstandkoming van De Poort.
~ 11 ~
De Poort was een feit geworden en moest zich als bedrijf zelf gaan bedruipen. Door een grote groep enthousiaste vrijwilligers en een kleine groep vaste medewerkers zijn er in de beginjaren van De Poort veel moeilijkheden overwonnen en werd er een basis gelegd voor het succes van De Poort in latere jaren. Alles moest van de grond af worden opgebouwd, want alleen met een pand ben je er niet. Hoe kom je aan gasten? Hoe ga je om met de keuken: vegetarisch, macro biotisch? Hoe run je een horecabedrijf zonder alcohol? De problemen waarvoor we ons geplaatst zagen leken enorm, maar enorm was ook de inzet van de eerste lichting medewerkers en vrijwilligers. Toch waren er momenten van zorg in die beginjaren. Zelfs de vraag „moeten we wel doorgaan met deze onderneming‟ is aan de orde gekomen. Gelukkig ligt die tijd ver achter ons en zijn we in een rustiger vaarwater terechtgekomen. Twee jaren na de opening, in 1989, werd De Poort uitgebreid met 'De Dependance'. In dit. gebouw bevinden zich nu drie zalen, een klein keukentje en een werkplaats.
~ 12 ~
Het hoofdgebouw werd een aantal malen verbouwd. De lounge en de garderobe, de tuinzaal, de winkel en de loungezaal zijn daarvan het resultaat. In 1999 werd op het terrein van De Poort een nieuw gebouw neergezet. Achttien hotelkamers, drie zalen beneden en een grote zolderzaal werden aan de bestaande faciliteiten toegevoegd.
In 2003 is er een groot restaurant bijgebouwd aan de voorzijde van het gebouw dat plaats biedt aan circa 110 gasten. De totale restaurant capaciteit is daarmee op 175 personen gekomen. Op de plaats van de voormalige kapel is in 2008 een gebouw met drie zalen neergezet, voorlopig de laatste nieuwbouw.
Door een constante groei en met medewerking van velen zijn we nu geworden tot een conferentieoord waar jaarlijks een grote verscheidenheid aan organisaties, - zowel nationale als internationale cursussen en trainingen geven.
~ 13 ~
De Poort bestaat uit vier gebouwen, waarin verschillende groepen tegelijkertijd terechtkunnen. Ons conferentieoord biedt logies aan maximaal 120 personen, in 48 kamers die zijn ingericht voor één tot drie personen. Voor vergaderingen, trainingen en cursussen beschikken we over vijftien zalen. De kleinste zaal biedt plaats aan tien personen, de grootste aan tweehonderd. Een prachtige meditatieruimte staat van 07.00 uur tot 24.00 uur tot ieders beschikking. Het restaurant - inclusief ruime terrassen en een lounge - heeft een buffetcapaciteit van maximaal 250 personen.
Op onze website (www.depoort.org) kunt u een 'wandeling maken' door al onze zalen en zelfs door de hotelkamers en de keuken. Bovendien vindt u daar prijslijsten, een cursusagenda en een uitgebreide routebeschrijving. Wanneer we terugkijken op de ontwikkeling van De Poort, kunnen we zeggen dat we buitengewoon goed geslaagd zijn. De Poort is een gezond bedrijf dat sinds begin 2009 als BV staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Waar De Poort naar streeft is : “de huiskamer van „Abdu‟l-Bahá” zijn. Natuurlijk is dat onmogelijk, maar de dingen doen met dát beeld voor ogen helpt ons wel verder op weg naar verbetering. Wanneer we op de reactie van de klantenkring afgaan slaagt het personeel van De Poort daar bijzonder goed in. Wat alom wordt geroemd is de bijzondere sfeer in De Poort. Als bahá‟ís kunnen we trots zijn op ons conferentieoord.
~ 14 ~
De Poort in de maatschappij. Maatschappelijke betekenis heb je als je een bijdrage aan de maatschappij levert, een positief verschil maakt, welk verschil dan ook. Zo bezien, heeft De Poort in elk geval een economische betekenis. Bedenk maar eens hoeveel mensen er in de weer moeten zijn, wat er allemaal voor nodig is om jaarlijks voor duizenden mensen meer dan 15000 overnachtingen en 45000 maaltijden te verzorgen, koffie, thee, drankjes en tussendoortjes aan te bieden, zalen in te richten, enkele gebouwen en een fors terrein te onderhouden. Volgens onze gasten doen we dat op een aansprekende manier. We horen dat men zich welkom en snel thuis voelt door de sfeer die er in De Poort heerst. Als we vragen waar hem dat dan in zit, horen we dat men huiselijkheid ervaart, we worden niet zakelijk maar wel professioneel genoemd. En men is blij met de kwaliteit van de verzorging, de aandacht, de behulpzaamheid, bereidwilligheid en vriendelijkheid van het personeel. En het lekkere eten wordt nooit vergeten. Wij van onze kant denken dat al die verschillende mensen zelf ook die sfeer helpen maken. Iedere blije en/of positieve gedachte tikt bij het geheel aan. Is dát het dan, die maatschappelijke betekenis? Dat onze gasten De Poort gewoon een fijne plek vinden waar ze zich prettig voelen? Ja, daar gaat het eigenlijk om, én er zit meer achter. We weten dat de maatschappij zich voortdurend ontwikkelt, en dat dat komt omdat mensen van binnenuit nu eenmaal iets willen bijdragen , iets willen betekenen in het geheel. We kunnen dus niet anders, het zit in ons gebakken, al doen we het met vallen en opstaan. Heel langzaam bouwen we een nieuwe maatschappij en zal iemand waarheen hij ook reist, het gevoel hebben zijn “eigen huis binnen te gaan”. Het is kennelijk essentieel dat we een taal spreken die we allemaal begrijpen, een taal die aanspreekt, waarmee je elkaar raakt, die helpt om het gevoel te hebben dat je je eigen huis binnengaat. Ook De Poort is een plek waar zo‟n “taal” geoefend en beoefend wordt. Gaandeweg leren we steeds beter de “taal” spreken die aanspreekt, en het werkt!
~ 15 ~
De Poort maakt een verschil. Het wordt voor steeds meer mensen een plek waar de maatschappij van de toekomst al een beetje gestalte krijgt, waar mensen van over de hele wereld die ons bezoeken hardop zeggen –voorlopig nog wel in allerlei talen- dat ze “thuiskomen”.
Hoe werkt het op De Poort en wat komt er allemaal bij kijken. We zullen proberen u een zo goed mogelijk beeld te geven van dat wat u als gast veelal niet direct ervaart, maar wat wel van groot belang is om alles wat in De Poort gebeurt soepel te laten verlopen.
Laten we beginnen met de uitgangspunten van De Poort. Het bestuur heeft jaren geleden als “Guiding Star” gekozen : We willen alles doen om voor iedereen die De Poort bezoekt, een “huiskamer” te zijn waarvan we denken dat u, als gast, er tevreden mee zou zijn. Natuurlijk is dat een lang proces, maar elke stap op die weg is er één!
~ 16 ~
1. De Poort wil diensten leveren die bijdragen aan het welzijn van mensen. Voor ons als conferentieoord betekent dit dat het belangrijkste wat wij u kunnen bieden gastvrijheid is. De eigenschappen zorg en aandacht zijn daarvoor de basiswaarden. Daarin willen we groeien. 2. De persoonlijke groei van medewerkers van de Poort is van groot belang. De bedoeling is dat ieder mens groeit in vermogens en inzichten. Niets blijft tenslotte stilstaan. De plaats waar je werkt (een kwart van je leven breng je daar door) is een belangrijke plaats waar je die lessen kunt leren. Weggaan zoals je gekomen bent, is verloren tijd. 3. We streven naar groei van het collectief van de medewerkers en naar een hecht samenwerkingsverband. Vertrouwen is de aantrekkingskracht tussen mensen. Diamanten slijp je met diamant. Het fijnslijpen van je eigen kwaliteiten doe je door je te spiegelen aan kwaliteiten van anderen. In een (werk)sfeer van vertrouwen is de groei(stuip) niet minder pijnlijk maar wel plezieriger. 4. We willen een redelijke winst genereren om te kunnen blijven bestaan. De Poort heeft ervoor gekozen om het winstpercentage op een gematigd niveau te houden. Wanneer we daarnaast een "gezonde matigheid" in onze bestedingen betrachten, kunnen we ónder de gangbare prijzen onze diensten aanbieden en toch onder alle omstandigheden een betrouwbare "leverancier" zijn. Een betrouwbare leverancier zijn is van groot belang, tenslotte wordt er soms jaren vooruit geboekt.
~ 17 ~
We zullen de zaak eens doornemen in termen van soft-/hardware. Welke onderdelen komen we dan tegen: 1) organisatie structuur 2) medewerkers 3) de diverse afdelingen 4) diensten en middelen 5) prijsbeleid We beginnen met de organisatiestructuur. (schema achterin) De Nationale Geestelijke Raad heeft Coneba in het leven geroepen. Coneba is de eigenaar van de panden en van het terrein waarop die liggen. Conferentieoord De Poort huurt die gebouwen om zijn bedrijf uit te oefenen: exploitatie van hotel, restaurant, zalen en camping. Coneba benoemde drie directeuren, die vier maal per jaar het wel en wee van conferentieoord de Poort bespreken. Eén daarvan is de operationeel directeur en twee directeuren zijn voorlopig nog statutair, maar in de toekomst zullen zij een “driekoppige directie” vormen. Om het verhaal compleet te maken kan nog worden vermeld dat de Nationale Geestelijke Raad “enige” aandeelhouder is van Coneba en Coneba de “enige” aandeelhouder is van Conferentieoord De Poort. De Poort functioneert, binnen vooraf overeengekomen beleid en doelstellingen, autonoom. Om u een inzicht te geven in hoe De Poort werkt, zullen we met u de route lopen die de gasten bewandelen, als ze bij De Poort een training, vergadering of cursus geven of gaan volgen, of om welke andere reden dan ook met de Poort in aanraking komen. Doorgaans zijn onze gasten via mond tot mond reclame met De Poort in aanraking gekomen. Buiten onze website voeren wij geen promotiecampagnes in de vorm van advertenties etc. en gezien de toeloop van gasten is dat op dit moment ook niet nodig. De gedachte achter dit alles is: gebruik al je middelen en inspanningen om de “gast” tevreden te stellen als hij binnen is.
~ 18 ~
Zij zijn je belangrijkste PR-medewerkers. Dat is efficiënter dan potentiële klanten via allerlei andere methoden te bestoken en te vertellen hoe graag we zouden willen zien dat ze komen. Kortom: speel je het (gastheerschap) spel goed dan is een goede score daarvan het logische gevolg! De Poort heeft dan ook een groot aantal vaste bezoekers die al jaren bij ons komen. Ziekenhuizen, scholen, politie, nlp trainingen enz. enz.. Er zijn een viertal grote organisaties die jaarlijks een aantal keren komen. Een daarvan is natuurlijk onze eigen bahá‟í-gemeenschap. Daarnaast is er een grote groep vaste gasten die al gedurende vele jaren bij ons op bezoek komen. De verdeling: meerdaagse gasten die twee- of zelfs vijfdaagse bijeenkomsten hebben en daggasten voor vergaderingen of korte cursussen is ongeveer 50% - 50%. Daarnaast kennen we een steeds groter wordende groep van gasten die individueel hun hotelkamers boeken, omdat hun trainingen op de Poort worden gegeven maar hun organisaties alleen dagarrangementen bij ons afnemen. Een ander fenomeen is dat de Poort steeds meer wordt gevonden voor… gewoon even een lunch in een prachtige omgeving na een wandeling of een fietstocht. Dit laatste promoten we niet omdat de eerste zorg uitgaat naar gasten die komen voor trainingen en vergaderingen. De sfeer waarin zij zich prettig voelen moeten we bewaken. Immers, we zijn in de eerste plaats een Conferentieoord. En dan nu de route. Welnu.. een gast die wil boeken komt bij Hilde of Monique terecht op de afdeling Planning. Zij hebben de verantwoordelijkheden om de offertes en opdrachtbevestigingen te maken, de juiste gegevens in de planning te zetten, kamers, zalen en maaltijden, zowel qua aantal als overige wensen zoals: Audio/video materialen, Zaalopstellingen en specials op het gebied van de maaltijden etc.
~ 19 ~
Nooit staat er een “onverwachte” gast voor de receptie en dat is voor een gemiddelde van 110 gasten per dag niet mis. Zij geven via een elektronisch planbord de informatie door aan de keuken, het restaurant, de receptie en de zalenzetters. Diëten en speciale wensen gaan via E-mail naar de keuken en naar het restaurant. Met trots kunnen we zeggen dat … 99% feilloos gaat!
De avond voordat de gasten arriveren, zijn de zalenzetters, onder leiding van de avondreceptionisten, Maarten Hurts en Hilde Wolters (geen familie), verantwoordelijk voor de juiste opstelling van het meubilair en het klaarzetten en testen van audio/video materiaal zoals beamers en laptops. Ook de “zaalservice” als koffie/thee en cake worden op de avond al voorbereid.Kortom: alles spic en span voor de ontvangst van de trainers en gasten.
De avondreceptionisten zorgen ook voor het in- en uitchecken van gasten die zich tussen 16.00 uur en 24.00 uur aan de receptie melden, en voor de barvoorzieningen in de rode lounge. Verder hebben zij allerlei ondersteunende taken die op dat moment nodig zijn.
~ 20 ~
Zij zijn de gastheer en gastvrouw van de avonden en het gezicht van De Poort naar de gasten. Verzin een vraag, verzin er nog honderd en zij hebben ze allemaal al eens gehoord en opgelost. Aan het eind van de avond worden de “sluitrondes” gelopen. Er blijft een vaste nachtwaker en er is een elektronische beveiliging.
Om zeven uur „s ochtends wordt de voordeur opengemaakt door een van de dames van de huishoudelijke dienst.
Elke dag zijn er drie dames minimaal. Zij kijken welke zalen er die dag worden gebruikt en zorgen ervoor dat vóór 9 uur alle zalen er “schoon gestreken” bijstaan, de toiletgroepen in alle gebouwen weer fris zijn en de gangen en entrees weer als nieuw zijn. Niet één keer per week en niet twéé keer maar zeven dagen in de week ofwel 365 dagen per jaar, openen zij de voordeur en doen hun werk en ………. naar tevredenheid van de gasten, want de kwaliteit van de schoonmaak wordt geroemd. Om 7.30 uur komt de dagreceptioniste, Katja of Judith. Zij besteden het eerste uur aan een controleronde door de gebouwen: zijn de zalen correct opgesteld, doet alle apparatuur wat het moet doen. Zij zetten de koffieautomaten aan in de zalen en in het restaurant en zorgen dat alles gereed staat voor de ontvangst van de gasten.
~ 21 ~
Hun taken: Het inboeken van individuele reserveringen via de website, het doorvoeren van vooruitbetalingen, het ontvangen en verwijzen van gasten. Het in- en uitchecken van gasten, het verzorgen van hun taxi‟s en het inkopen en verkopen van winkelartikelen en boeken. En uiteraard het verwerken van vele E-mails per dag en vooral…………. het zeer rustig en hoffelijk beantwoorden van de vele vragen en het vinden van oplossingen voor alle problemen die zich aandienen. Kortom: zij zijn de spin in het web. Daarnaast verzorgt Katja de verwerking van de urenverant-woording, verslagen van bijeenkomsten en loopt zij “de gaten dicht”. Dit betekent alles doen waar niemand aan gedacht heeft, maar wat pas opvalt als het niet gedaan wordt. Uiteraard hoort beleidsondersteuning en de overkoepelende planning voor medewerkers tot haar taak. Dan is het acht uur en tijd voor het ontbijt! De medewerk(st)er van het restaurant is gelijk met de huishoudelijke dienst om zeven uur naar binnengeglipt en heeft het buffet opgebouwd! Vers gebakken croissantjes, verse fruitsalade, noem maar op. Eitjes worden voor de gast waar hij bijstaat gebakken, verse “drie in de pan” (kleine pannenkoekjes) worden gebakken en staan klaar voor de liefhebbers.
~ 22 ~
Aan het einde van het ontbijt rond 9.00 uur komt de afwasser binnen, meestal een van de jongeren of onze Henk uit het Groesbeeks tehuis. Die spelen met enorme hoeveelheden vaatwerk en zorgen dat alles weer schoon op de juiste plekken in keuken en restaurant terecht komt. Honderden kopjes, borden en heel veel bestek en keukengerei! Om tien uur komen (zo nodig) de overige 4 medewerkers van de huishoudelijke dienst binnen. Zij hebben elk acht kamers onder hun hoede. Het is hun verantwoordelijkheid er voor te zorgen dat die acht kamers perfect schoon zijn. Zijn er op een dag veel kamers schoon te maken, dan zijn ze er allemaal; zijn er die dag weinig kamers schoon te maken, nemen ze (in teams van twee) elkaars werk over. Ieder van hen heeft één extra taak. De een heeft de zorg over een van de linnenkamers, de ander doet de maandelijkse bestellingen. Sinds enkele maanden zijn we overgestapt op de ”microvezel methode” en worden er bijna geen schoonmaakmiddelen meer gebruikt. Om elf uur komt de kok. Inmiddels hebben we er twee, Ruud en Lahcen. De laatste wordt ingewerkt en werkt in het restaurant en als vervanger in de keuken. De voorbereidingen in het restaurant en in de keuken voor de lunch beginnen. Gemiddeld zo‟n 110 lunches per dag. Niets uit blik, bijzonder weinig uit de diepvries en zoveel mogelijk eten wat de natuur in het seizoen biedt, dat is de opzet. Abebech snijdt dan ook drie ochtenden per week vele kisten
~ 23 ~
met vers aangeleverde groenten in de juiste maten voor de diverse gerechten en salades. Uiteraard moeten we nog heel veel doen aan het optimaliseren van “de gezonde keuken” maar een redelijk begin is er al. Onlangs zijn we begonnen met biologische zuivelproducten, dus weer een stap op weg naar beter. Direct voor de lunch komt de tweede restaurant medewerker. De eerste verzorgt ontbijt en lunch, de tweede verzorgt lunch en diner. Het diner wordt voor een groot deel in de keuken voorbereid en het restaurant “wokt” dagelijks de verse groenten waar de gast bijstaat en maakt diverse gerechten ter plekke klaar. Uiteraard wordt er rekening gehouden met specifieke dieetwensen. Als de daggasten rond 17.30 uur vertrekken, worden de trainers gevraagd de daglijsten te tekenen die de basis vormen voor de rekeningen. De dagreceptionisten zijn dan net naar huis en de avondreceptionisten zijn net gearriveerd. De mensen die meerdere dagen in De Poort verblijven, hebben in het restaurant om 19.15 hun nagerechten gegeten en alles begint weer van voor af aan. Dan fietsen er nog een twee afdelingen ongemerkt tussendoor. Om 9 uur komt de afdeling Evenementen binnen in de persoon van Marjolein Wolters. Zij beheert de website, zet daar cursussen op en schrijft eenieder die zich aanmeldt in de daarvoor bestemde programma‟s in. Zij stuurt de rekeningen en verwerkt de betalingen die vooraf worden gedaan. Haar tweede taak is die van boekhouder, ofwel het verwerken van inkoop- en verkoopfacturen, het verwerken in bank- en kasboek etc. etc. Sinds een jaar hoort bij die taak ook de financiën rond de nieuwe “bahaibookshop.nl”.
~ 24 ~
Voor dat laatste komen Jan en Jopie Wagensveld elke maandag om 13.00 uur binnen om de webwinkel en bestellingen bij te houden. Inmiddels met de tweedehands boeken erbij zo‟n 500 titels. Rafat Taeed verzorgt de Perzische uitgaven van de bookshop. Zij met z‟n drieën verzorgen ook de winkel tijdens de diverse evenementen. Drie en een halve dag per week is Toon degene die heel rustig de dingen doet die niemand opvallen. Onderhoudsdingen, zoals het vervangen van lampen, deurkrukken, sloten en het vastzetten van alles dat los is geraakt, en heel veel schilderwerk binnen en buiten. Wekelijks het meten van watertemperaturen op diverse kamers en andere ruimten voor de wettelijk verplichte legionellacontrole. Maandelijkse controle van noodverlichtingen volgens brandweervoorschriften en nog veel meer controle taken voor nog veel meer wetgeving.
Verder doet Toon mee aan van alles, van het bouwen van een bar tot het bouwen van een boomhut en…. alles wat daar tussen zit. En natuurlijk niet te vergeten onze Niek de vaste tuinman, weglegger en bladblazer. Een taak waar gasten erg blij mee zijn, zo laten ze hem vaak weten.
~ 25 ~
Waarom De Poort - het Prijsbeleid Blijft wellicht een belangrijke zo niet de belangrijkste vraag over: waarom werd De Poort aangekocht? Er zijn heel veel bedrijven die dezelfde diensten verlenen. Voor het beantwoorden van deze vraag komen we aan het wezen van De Poort, de achter- en onderliggende gedachten. De reden waarom de Poort bestaat. Die reden is, de ruim 20 jaren geleden vervulling van een gekoesterde wens van de Nederlandse bahá‟í-gemeenschap, namelijk om een eigen ruimte te hebben voor het houden van bijeenkomsten en cursussen zoals zomerscholen, conventies enzovoort. Veel en lang is er indertijd nagedacht, over welke bedrijfsvorm, gastvrijheid, voeding en drankbeleid, over wat nuttig, wat nodig en wat haalbaar is. De Poort moest er zijn om een plezierige, gastvrije en betaalbare omgeving te bieden aan de bahá‟í-gemeenschap. Een centrum dat zichzelf zou kunnen bedruipen en tot in lengte van jaren haar diensten aan de bahá‟í-gemeenschap zou kunnen blijven aanbieden. Zijn we daar dan met z‟n allen in geslaagd!? Die vraag beantwoorden is bijzonder moeilijk omdat de wijze van kijken naar het geheel daar zeer bepalend voor is. Voor de een is een fiets als vervoermiddel uitstekend, terwijl voor een ander een Mercedes er net mee door kan. En het aardige is: iedereen heeft gelijk vanuit zijn manier van kijken. Allereerst moeten we natuurlijk vermelden dat het voor een onderneming als De Poort noodzakelijk is dat er steun is van het Universele Huis van Gerechtigheid, van de Nationale Geestelijke Raad en van veel vrienden die bereid zijn zich op liefdevolle wijze persoonlijk in te zetten. Welnu die steun was er en daarmee was de belangrijkste geestelijke basis gelegd. Met een dergelijke steun lijkt het alsof er onzichtbare krachten in werking treden. Maar laten we verder gaan, trachten om een aantal banale vragen te beantwoorden.
~ 26 ~
1) Heeft de bahá‟í-gemeenschap met De Poort een eigen ruimte voor haar bijeenkomsten? Daarvan kunnen we met een gerust hart constateren dat dat zo is! Over de jaren heen zijn er zeer vele scholen, conventies en bijeenkomsten gehouden in conferentieoord De Poort. Veel heilige dagen zijn er gevierd. Tahiríh-lezingen, huwelijksplechtigheden en begrafenissen met zeer bijzondere sfeer hebben veel bahá‟ís en hun gasten als verrassend en dierbaar ervaren. Als gemeenschap kunnen we trots zijn over zo‟n huiskamer te beschikken. Dat geldt overigens ook voor de andere activiteiten die in De Poort gehouden worden. Conferentieoord De Poort als huiskamer van de Nederlandse gemeenschap heeft inmiddels een geheel eigen plaats verworven. 2) Kan het conferentieoord zichzelf bedruipen? Ook deze doelstelling is ruimschoots gehaald. Na een aanloop periode van 5 jaar is het de gemeenschap gelukt een conferentieoord te hebben dat vrij van schulden is en dat niet alleen zichzelf volledig in stand kan houden, maar ook een bijdrage kan leveren aan de Nederlandse bahá‟í-gemeenschap o.a in de vorm van kortingen op prijzen van interne activiteiten. Met inzet van zeer veel vrienden zijn de eigendommen uitgebreid en verfraaid en staat er een gezond bedrijf. 3) Kan de Poort dat in lengte van jaren? De Poort is, zoals reeds gemeld, een gezond bedrijf. Er is geen reden om aan te nemen dat De Poort niet in lengte van jaren haar taken zou kunnen blijven uitvoeren. Dat betekent wel dat De Poort als bedrijf minimaal 70% van haar omzet “in de markt“ moet verdienen. Ook daar zien we op dit moment geen beren op de weg. Kennelijk voegt De Poort als conferentieoord meer toe dan men gemiddeld gewend is en dat is dan tevens haar bestaansrecht. De door de NGR gekozen formule is bijzonder: “een conferentieoord met de voeten in de maatschappij, maar het hoofd in de wolken”.
~ 27 ~
4) Is De Poort een betaalbare plaats voor onze activiteiten? Dat kunnen we alleen maar beantwoorden met cijfers uit de omgeving en cijfers die De Poort hanteert. A De prijzen van De Poort liggen in verhouding met vergelijkbare centra 20% á 30% lager. Dat is een sterk punt gebleken in moeilijke tijden. Nooit worden offertes afgewezen op basis van prijs. Wij geven dan ook standaard geen kortingen omdat wij, maar ook de gast, de prijs/kwaliteit als eerlijk beschouwen. B
De kortingen op onze prijzen voor de bahai-gemeenschap zijn minimaal 20%.
C
We leveren voor onze jongere bahá‟ís, al jaren, weekeinden van vrijdagavond tot zondagmiddag voor 50 euro all-in.
Toch blijft het als je met drie of vier kinderen een week naar de zomerschool gaat “veel geld”. De vraag of we een betaalbare omgeving zijn voor iedere gast is dus van de Poort uit maar op een manier te beantwoorden: wij doen er al het mogelijke aan om onze prijzen zo laag mogelijk te houden/maken. Is de prijs dan nog steeds een bezwaar, dan is er altijd nog het subsidie beleid van de Nationale Raad waarop men een beroep kan doen.
We blijven werken aan de groei van de Poort en hopen dat u als onze gast zich daar heel welkom weet.
~ 28 ~
~ 29 ~
tel: 024-3971204 fax: 024-3971745 Email:
[email protected] internet: www.depoort.org
