Contactadres: Wildemanskruid 38 3824 NA Amersfoort. Agenda bestuursvergadering 13 AVRD 20 juni 2007 te Den Haag Tijdstip 19.30 -22.30 uur. 1. Opening 19.30uur 2. Vaststellen agenda 3. Mededelingen/ingekomen stukken 4. Notulen 5. Actielijst 6 gesprekken met vergunninghouders en Stichting Adoptievoorzieningen door voorzitter 7 AOO, oa gesprek met ministerie van justitie
19:30
•
Informeren
20:00
•
Informeren, discussie, besluit.
20:10
•
Informeren, discussie, besluit.
9 Contacten werkveld adoptie, oa verzoek Hilbrand • Westra 10 Beleidsdocument AVRD •
Informeren, discussie, besluit. Informeren, discussie, besluit. informeren Informeren, discussie, besluit.
8 Actualiteiten a. Initiatief Wetswijziging 2e Kamer, omtrent geformeerde Commissie, benadering politiek en publiciteit b. Vertraging in procedure door discussie Min vjust en CCAA over Statement of approval d adoptie in het nieuws, oa Meiling, krantenartikelen
11 Flyer en overige promotiemateriaal AVRD 12 Special Need
20:20
• •
13 Smart doelstellingen 2007 14 Activiteiten 2008 locatie en budget 15 DVD verkoop van themabijeenkomsten 16 Aanschaf van materieel voor bijeenkomst 17 Communicatie van bestuur en bestuursleden op persoonlijke titel 12 W.v.t.t.K • 13. Rondvraag
-1-
20:50 21:00 21:05 21:15 21:45 21:55 22:00 22:05 22:10
Informeren • Informeren
22.20 uur 22.25 uur
Notulen bestuursvergadering AVRD 20 juni 2007 te Den Haag. Aanwezig: Cees van Dijen(CD). Sylvia van der velden (SV), Marc Daverveldt (MD), Eduard van Oel (EO), Jeanet Hekhuis (JHH). Jule Miessen (JM) Jannet Horsting (JH). 1. Opening: De vergadering wordt geopend. JM wordt bedankt voor het beschikbaar stellen van haar huis en de gastvrije ontvangst. 2. Vaststellen agenda: De agenda wordt vastgesteld. 3. Mededelingen: • De Blauwdruk van de werkgroep justitie over nazorg. e • Een brief van justitie waarin ze het voornemen om de zorg na het 1 jaar over te doen naar VWS. Bekend maken. • Offerte themadag Belmont. Dit komt terug bij punt 14 4. Notulen vorige vergadering: De notulen worden goedgekeurd. 5. Actielijst: 11.4 Dhr A van Haaren heeft aangeboden mee te willen helpen met actualiseren van de website. 11.8 MD heeft de behoefte om met de andere bestuursleden de verwachtingen betreffende communicatie uit te wisselen. 11.11: Een voorstel van de AC is om de leden een bijdrage te laten betalen voor deelname aan themabijeenkomsten en andere activiteiten. Besluit: Vanaf 2008 wordt er een bijdrage gevraagd van de leden voor de activiteiten. Dit wordt gecommuniceerd in de Nieuwsbrief.(Actie 1, JM MD) 11.12.Het bestuur bekrachtigt nogmaals het besluit dat al eerder is genomen over de gang van zaken rond de inschrijving en deelname aan activiteiten. Besluit: Deelname gaat op binnenkomst van aanmelding en eventuele betaling van de entree. Er wordt in deze geen onderscheidt gemaakt tussen leden en niet leden. Dit wordt weer onder de aandacht van de leden gebracht in de Nieuwsbrief.(Actie 2,MD) 11.13: Er zijn in het verleden al een aantal onderzoeksvragen vanuit de AVRD bij het ADOC neergelegd. Deze worden nagevraagd bij TE.( Actie 3, JH) Een onderdeel om te onderzoeken zou nu kunnen zijn Rootsreizen. Er wordt contact opgenomen met Mevr A.Vinke.(Actie 4, SV). 11.19. Karin Visser heeft zich beschikbaar gesteld voor de redactiecommissie van de Nieuwsbrief. Deze commissie bestaat nu uit MD en Monique Engelaan. Er is behoefte aan meer menskracht. JH heeft op dit ogenblik nog een kandidaat. (Actie 5, JH) 12.9: In overleg in het AOO is besloten om het versturen van de brief naar de verzekeraars nog even op te schorten i.v.m. de ontwikkelingen rond India. In een later stadium wordt dit weer opgepakt. 12.12 Inmiddels zijn de ondersteuners vanuit de beleidscommissie bekend voor het ontwikkelen van de ledenenquête. Er wordt gestart met de uitwerking.(Actie 6, JM, SV ,JH) 12.20 Ondertussen zijn de kaarten in de verkoop gebracht. Ze verkopen goed en zijn erg mooi. 12.22 Er is een mailwisseling geweest, maar dit heeft nog niets concreets opgeleverd. Besluit: Er wordt nog een laatste mail verstuurd. (Actie 7, JH) ALV/ themabijéénkomst: Door de huidige opzet van de ALV en themabijéénkomst waren er meer leden aanwezig tijdens de ALV. Themabijéénkomst werd erg positief gewaardeerd. Rodedraadfestijn: De evaluatie was weer erg positief. Er was geïnventariseerd door de AC in hoeverre er behoefte was aan ervaringsdeskundigen over SN. Dit hoefde geen workshop te worden. Later werd dit toch gemist.
-2-
Aspirantenadoptie ouders voelen zich niet altijd thuis tussen alle gezinnen met kinderen. Dit blijft een aandachtspunt voor de AC WK stand: Tijdens de Wk dag hebben de bestuursleden een stand bemand. Dit heeft 6 nieuwe leden opgeleverd, er zijn 30 kaartensets verkocht. Het is goed verlopen. Er zijn ook weer een aantal contacten gelegd. V.N.C kwam kennis maken. 6. Gesprekken met vergunninghouders en Stichting Adoptievoorzieningen door voorzitter: Stichting adoptie voorziening: Dhr. P. Benders. Het was een kort gesprek. Er komt nog een vervolg. Onderwerpen van gesprek waren: • De constatering dat de vraag om adoptiekinderen en het aanbod uit elkaar gaat lopen, en in hoeverre de vergunninghouders zich inspannen voor nieuwe kanalen. • SAV is voorstander van een onafhankelijke controle op de kwaliteit in de adoptieprocedure. • Men is bezig om in de VIA cursus wat aan te passen. Een informatiemiddag eerder in de procedure met daarin een voorlichting over wat adoptie inhoudt, is een optie waar men aan denkt. • Men zoekt naar mogelijkheden bijv: een module in de VIA cursus om meer informatie te kunnen geven over Special Needs.Deze doelgroep wordt steeds belangrijker en mensen willen graag meer weten over de handicaps, en consequenties. De vraag van Dhr. Benders is dan ook of wij als AVRD hierin iets kunnen betekenen. Vergunninghouders: Een kennismakingsgesprek met WK. Mevr I Hut heeft uitgelegd hoe het convenant werkt. Verder hebben zij erg veel contact met Meiling over India. Het interview met de oud directeur van WK was niet gegaan zoals het afgesproken was. Door het ontbreken van nieuwswaarde stond de pers er niet open voor een rectificatie.De aanmeldingen voor China lopen terug bij WK. De wachtlijst loopt op. In landen voor nieuwe adoptie kanalen, wordt er vaak eerder een beroep gedaan op projecthulp door deze landen. 7. AOO: De ontwikkelingen rond het formeren van een onderzoekscommissie bij justitie lijken geen goede voortgang te bewerkstelligen voor de nieuwe wetten. Men denkt er over om een aantal relevante onderzoeken al in een eerder gedaan stadium bij deze commissie onder de aandacht te brengen. Om zodoende te bewerkstelligen dat er geen werk opnieuw wordt gedaan. e
Er is wel in de 2 kamer besloten om het onderzoek rond de wettelijke consequenties van het medemoederschap niet door te zetten. Dit wordt in een wettelijke regel omgezet. De initiatiefwet, met onder andere de leeftijdsgrenzen worden met de huidige ontwikkelingen erg vertraagd. De behandeling wordt verwacht in 2008. De ontwikkelingen rond de door de werkgroep van justitie opgestelde, blauwdruk adoptie zorg zijn nu zeer onduidelijk. Er is duidelijk dat het voortraject van de adoptiezorg in het eerste jaar na aankomst onder justitie blijft vallen en het verdere na-traject onder VWS. VWS heeft eigen plannen rond hulpverlening en lijkt nog niet van zins om de adviezen serieus te nemen. De werkgroep heeft een aantal acties uitgezet. Wij wachten nog even op de uitkomsten hiervan voor dat er verdere acties worden ondernomen. . De brief van de DBC codes is door de ontwikkelingen rond India nog even aangehouden. Deze week wordt er weer actie op ondernomen. Meiling: In de weken na de reportage over India, is er een reactie gekomen van United Adoptees International- Netherlands. Binnen het AOO waren er vooral vragen over de achtergronden van deze organisatie. Wie vertegenwoordigt deze stichting/vereniging? Daar is nog een hoop onduidelijkheid over. Dhr H .W.S. Westra lijkt de geadopteerde te willen vertegenwoordigen. JHH heeft kennis met hem gemaakt en contact met hem lijkt waardevol.
-3-
Petitie Groen links: Het AOO is benaderd door Groen links om een door hun in te dienen petitie van deze partij te ondersteunen met argumenten. Daarop heeft Dhr. A Nieuwland een voorzet gemaakt. Binnen het bestuur zijn er nog wat kanttekeningen bij de invulling van punt 2. Het aanvragen van een BKA-nummer in het eerste jaar na thuiskomst. Binnen het AOO is deze zo geformuleerd in de afgelopen jaren, omdat bij een eerdere aanvraag het mogelijk is voor de R v K om de gezinsonderzoeken beter in te plannen en zo een nodeloos uitlopen van tijd tussen het eerste en tweede kind kan worden terug gedrongen. Met de huidige vertragingen in de wachttijd in China, is dit een pre. Er zijn wel een aantal aanvullende mogelijkheden te bedenken in hoe de procedure kan worden bijgesteld t.a.v. de beginseltoestemming en de wachttijd daar naar toe. Maar het gaat dan om de invulling van de werkwijze, en niet om de wetgeving. Dit wordt te gedetailleerd voor een petitie. Besluit: Het bestuur kan de opgestelde argumenten ondersteunen. 8. Actualiteiten: A. De commissie voor advies in de initiatiefwet 2e kamer is gevormd. Het AOO volgt dit op de voet. B. Naar aanleiding van vertraging in procedure door discussie Ministerie van justitie en CCAA over Statement of approval heeft CD een brief geschreven naar het ministerie. Er is antwoord op gekomen. Ondertussen heeft de CCAA het opgelost door aan te geven dat zij het gevraagde ondertekende formulier niet nodig hebben. C. JHH is aanwezig geweest bij de première van de film Suzanne. Deze is gesponsord door de AVRD. Het is een vervolg op de eerste film ( vertoond op de themabijeenkomst door prof. Hoksbergen).Ze heeft sommige uitspraken van toen wel genuanceerd. Het sponsoren levert naamsbekendheid op en contacten in het werkveld. JHH stelt zich ten doel om de contacten te verbreden en te komen tot onderlinge uitwisseling, en vraagt zich af hoe dit eerder werd vorm gegeven. JHH is erg voor de dialoog:geen discussie maar dialoog omdat dit meer onderlinge begrip creëert bij de diverse ketenpartners. Besluit: Er volgt een uitwerking van mogelijkheden tot verbreding van en onderlinge uitwisseling van de contacten in het werkveld.(act 8, JHH) 9. Vervalt. 10. Beleidsdocument AVRD: Er zijn wat vertragingen ontstaan bij de herschrijving van het beleidsplan. Het wijkt niet veel af van het eerdere plan. JHH hoopt volgende week het plan bijgewerkt te kunnen aanbieden voor de website. 11. Flyer en overige promotiemateriaal AVRD: Helaas is door omstandigheden de flyer met de vraag om benodigde commissieleden, niet aangeboden aan de leden tijdens de themabijéénkomst. Dit is voorkombaar door de structuur van de documenten vast te leggen in de files van de rodedraad bestuurslijst. Het is dan mogelijk om elkaars werkzaamheden over te nemen. Dit geldt voor meer promotiemateriaal en AVRD documenten.Besluit: De diverse documenten die gebruik worden door de divers bestuursleden waar de lay-out vastligt, worden geplaatst in de rodedraadbestuurslijst files. Naast de werving van vrijwilligers via een flyer wordt er ook een vacature bank op de website gezet. Het bestuur hoopt op deze manier voor de leden inzichtelijker te maken waar de vragen om een bijdrage liggen.(Act 9, JH,MD, CD)
12. Smart doelstellingen 2007: De voortgang van de door het bestuur gestelde doelen wordt getoetst en bijgesteld aan de hand van de Barometer. .Het niet altijd inzichtelijk zijn van de voortgang levert de nodige frustratie op bij sommige bestuursleden. Om dit te voorkomen wordt elke vergadering 5 min besteed aan de voortgang. Er volgen nog een aantal andere afspraken: • Er wordt weer actief gezocht naar mankracht. • Lopende zaken gaan per mail. • In de agenda worden de achterblijvende zaken behandeld.
-4-
• •
Voorbereiding een aantal zaken worden in kleine commissies van bestuursleden gedaan. Er volgt rapportage van de voortgang in de kleine commissies.
De doelen opgesteld door het bestuur: De penningmeest heeft een actueel overzicht van het ledenaantal: Nu 515 leden. Vrijwilligersoverzicht: EO en JH hebben de mogelijkheden onderzocht om in de huidige bestanden, de gegevens van de leden en wat zij willen doen voor de vereniging samen te vatten tot één geheel. Tot nu toe was dit in de huidige bestanden (Excel en boekhoudprogramma) niet mogelijk. Er zijn nu wel een aantal opties, waarbij dan wel goede afspraken moeten worden gemaakt en discipline van de gebruikers is vereist. De database wordt verdere uitgewerkt. (Act 10, JH, MD, EO en CD). Het onderhoud en bijwerken van de Website vraagt op dit ogenblik erg veel tijd van de CD. De plannen om een nog aantrekkelijkere website te realiseren zijn tot nu toe nog niet ontwikkeld. Besluit: Een aantal bestuursleden gaan de eerste voorzet doen. (Act 11, CD, JM, SV en JH) De C.A.B. heeft informatie op de website gezet. Deze zou nog sterker kunnen worden neergezet. Wel is afgesproken dat de C.A.B dit voor hun rekening zou nemen. Besluit: Vrijwilligers van projecten voor de AVRD zijn zelf verantwoordelijk voor het aanleveren, plaatsen en onderhouden van hun artikelen om hun projecten onder de aandacht te brengen. Voor de Adoptiezorg commissie zijn een aantal mensen gevonden. SV en JH zijn druk bezig met de eerste aanzet van het artikel op de Website. Deze wordt daarna doorgenomen door de commissie. SV en JM zijn bezig met de uitwerking van de adoptiezorg dag in 2008. Voor doelgroep geadopteerde jongeren: is er de puberlijst. De moderator wordt benaderd. Communicatie: Er worden nu een aantal lay-outs gemaakt om éénheid te creëren in het gebruik van documenten naar buiten de vereniging. Daarna volgt een communicatieplan. Special Needs was nog niet ondergebracht bij een functionaris. JHH heeft hierover contact gehad met Marjolein Zwaan. Dit wordt weer opgepakt.(Act 12, JHH en JH) 14. Activiteiten 2008 locatie en budget: Besluit: zie 11.11. 15. DVD verkoop van themabijeenkomsten: Er is een mogelijkheid om een DVD te maken van de themabijéénkomsten en deze op de website te plaatsen of te verkopen onder de leden. De vraag is of er behoefte is aan een DVD en of dit op weegt tegen de kosten. Besluit: deze vraag wordt meegenomen in de ledenenquête.(Act 13, JM) 16. Aanschaf van materieel voor bijeenkomst: Voor een aantal activiteiten is een soundmixer gehuurd. De AC wil deze graag zelf aanschaven. Besluit: Deze wordt aangeschaft. Soms is het ook goed om te weten over er leden zijn die iets kunnen betekenen in het voorzien van materialen etc voor activiteiten. Besluit: Een vraag in de ledenenquête wordt of mensen er bezwaar tegen hebben om bevraagd te worden op hun beroep. 17. Communicatie van bestuur en bestuursleden op persoonlijke titel In het verleden zijn er afspraken gemaakt over hoe om te gaan met het communiceren op persoonlijke titel en als bestuurslid op de diverse emaillijsten. Deze worden door gesproken en weer opnieuw bekrachtigd. Besluit: Vertegenwoordiging of uitspraken uit monde van het bestuur van de AVRD worden in overleg gedaan. Verder wordt er zoveel mogelijk geprobeerd om bij twijfel in een reactie aan te geven dat het op persoonlijke titel gaat. 18. W.v.t.t.K : Contributie: Deze blijft 20 Euro. De penningmeester is gemachtigd om een kortingactie op te starten van 2 euro voor bijv. het automatische incasso. Er is een overzicht van de stand van zaken tot nu toe gemaakt door de penningmeester. Naar aanleiding van het thema D.N.A onderzoek is er een brochure binnengekomen over de vervolgmogelijkheden. Deze wordt ter kennis geven aangenomen.
-5-
Aldus getekend,
Jeanet Hekhuis, Voorzitter.
Jannet Horsting. Secretaris.
-6-
Actielijst. 12.4
13.5
Het origineel van het jaarverslag 2006 ondertekenen en archiveren Benaderen moderators voor bijwerken info over tehuizen. Oproepplaatsen voor moderator Advertentie meiling aanpassen. Vanaf 2008 wordt er een bijdrage gevraagd van de leden voor de activiteiten. Dit wordt gecommuniceerd in de Nieuwsbrief Regelgeving deelname themabijeenkomsten communiceren Voor onderzoeksvragen ADOC TE benaderen Onderzoeksvraag rootsreizen wordt doorgeven aan Mevr A. Vinke Mensen voor de redactie benaderen
JH, MD
13.6
Uitwerken leden enquête
JM.SV,JH
13.7
Mail sturen vereniging voor adoptieouders van Filippijnse kinderen Uitwerken mogelijkheden uitwissling ervaringen van contacten in het werkveld. Vacaturebank plaatsen op de website Database van leden uitwerken Opzet maken voor verbetering van de Website SN verder uitwerken
JH
12.13 12.14 12.18 13.1
13.2 13.3 13.4
13.8
13.9 13.10 13.11 13.12 13.13
Vraag DVD op in de ledenenquête terug laten komen
-7-
JH,MD JH,MD JH MD JM, MD
Juli 2007
MD
Juli 2007
JH
September 2007 September 2007 September 2007 November 2007 September 2007
SV
JHH,MD
September 2007
JH, MD, CD
September 2007 September September 2007 September 2007 September 2007
EO, CD, JH, MD JM, SV, CD, JH JHH, JH JM
Besluitenlijst 1 Vanaf 2008 wordt er een bijdrage gevraagd van de leden voor de activiteiten. Dit wordt gecommuniceerd in de Nieuwsbrief 2 Deelname gaat op binnenkomst van aanmelding en eventuele betaling van de entree. Er wordt in deze geen onderscheidt gemaakt tussen leden en niet leden. Dit wordt weer onder de aandacht van de leden gebracht in de Nieuwsbrief 3 Er wordt nog een laatste mail verstuurd naar de vereniging voor adoptieouder van de Filippijnen 4 Het bestuur kan de opgestelde argumenten voor de petitie van groen links ondersteunen.
Juni 2007 Juni 2007 Juni 2007 Juni 2007
Er volgt een uitwerking van mogelijkheden tot verbreding van en onderlinge uitwisseling van de contacten in het werkveld De diverse documenten die gebruik worden door de divers bestuursleden waar de layout vastligt, worden geplaatst in de rodedraad bestuurslijst files.
Juni 2007 Juni 2007
Vrijwilligers van projecten voor de AVRD, zijn zelf verantwoordelijk zijn voor het aanleveren, plaatsen en onderhouden van hun artikelen voor de website om hun projecten onder de aandacht te brengen De vraag ov er belangstelling is voor een d.v.d van de themabijeenkomsten wordt meegenomen in de ledenenquête.
Juni 2007
9
Er wordt een soundmixer aangeschaft door de AC
10
Een vraag in de ledenenquête wordt of mensen er bezwaar tegen hebben om bevraagd te worden op hun beroep Vertegenwoordiging of uitspraken uit monde van het bestuur van de AVRD worden in overleg gedaan. Verder wordt er zoveel mogelijk geprobeerd om bij twijfel in een reactie aan te geven dat het op persoonlijke titel gaat.
Juni 2007 Juni 2007 Juni 2007
5 6 7
8
11
-8-
Juni 2007
