^ 0 D nt: 0 8 FEB Routing

Provincie Overijssel PRO1' :MCIALE STATEN T.a.v. de heer mr. J.O.R. Alberda van Ek €MfeiQVERIJ9SEL griffier Reg.nr. ,-y, / ^ /^ Postbus 10078 rO/ ijDJ?^7/ cV3 8000 GB ZWOLLE D 0 nt:

1 februari 2007

0 8 FEB 2007

1 Routing

Pricewaterhousecoopers Advisory N.V. Archimedeslaan 21 3584 BA Utrecht Postbus 85096 3508 AB Utrecht TeleToor (030)2191000 Fax (03C ) 219 15 55 Directe I n (030)2191348 Direct fa mummer (030) 219 51 15 Email QC vert.schermers @ nl.pwc.com ).com/nl

Bijl.:

2007-0258/JB/as/me

Betreft: Doorlichting griffie Evaluatie Statenperiode 2003-2007 Geachte heer Alberda van Ekenstein, Op 8 december jl. hebben wij ons eindrapport 'Evaluatie Statenperiode 2003-2007 Evaluatie van het Presidium, fractievoorzittersoverleg, communicatie en ondersteuning van Provinciale Staten provincie Overijssel' opgeleverd (kenmerk 20062855/JB/as/gs/me). Op 13 december 2006 hebben wij de bevindingen, conclusies en aanbevelingen zoals beschreven in dit rapport in twee sessies gepresenteerd aan leden van Provinciale Staten van de provincie Overijssel. Met de statenleden en het Presidium is geconstateerd dat de door PwC aanbevolen nieuwe rol van de griffie gewenst is. Gelet op de wens nog deze Bestuursperiode tot een afronding te komen van de te nemen stappen om de nieuwe Bestuursperiode goed te kunnen beginnen, is PwC gevraagd de verdere uitwerking van het advies te verzorgen. Bijgaande notitie behelst die verdere uitwerking. De notitie moet dan ook niet los van het genoemde eindrapport gezien worden. Wij adviseren Provinciale Staten van de provincie Overijssel nog in deze Bestuursperiode te doen besluiten:a De griffie zich te laten ontwikkelen in een nieuwe rol, waarbij de griffie overgaat van een proceduregriffie in een (politiek-faciliterende) procesgriffie; b De (in de bijlage) beschreven taakinvulling als uitgangspunt te hanteren voor een nieuw (in samenspraak met de vice-voorzitter op en vast te stellen) Werkplan Statengriffie 2007 (paragraaf 2 en 3 van bijgaande notitie); c De (als consequentie van de nieuwe rol en taakinvulling) aanbevolen formatie van de griffie te (doen) aanpassen, met dien verstande dat de formatie ten opzichte van het instellingsbesluit van 2003 met 1,3-1,5 FTE wordt uitgebreid (waarvan 0,3-0,5 FTE communicatieadviseur) (paragraaf 4 en 5 van bijgaande notitie);

Pricewaterhousecoopers is de handelsnaam van onder meer de volgende vennootschappen: Pricewaterhousecoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), Pricewaterhousecoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), Pricewaterhousecoopers Advisory N.V. (KvK 34180287) en Pricewaterhousecoopers B.V. (KvK 34180289). Op diensten verleend door deze vennootschappen zijn Algemene Voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Deze Algemene Voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam en ook in te zien op www.pwc.com/nl

Provincie Overijssel 2007-0258/JB/as/me 1 februari 2007

d

De (als consequentie van de nieuwe rol en taakinvulling) aanbevolen inschaling van de griffie te (doen) aanpassen, met dien verstande dat: De huidige functie van griffier wordt ingeschaald in schaal 15 (in plaats van 14); De huidige functie van adviseur/loco-griffier wordt ingeschaald in schaal 13 (in plaats van 12); De huidige functie van Medewerker Beleidsondersteuning schaal 9 komt te vervallen en hiervoor in de plaats de functie Adviseur/commissiesecretaris schaal 11 wordt ingesteld (paragraaf 4 en 5 van bijgaande notitie); e De bij deze functies behorende (nieuwe) functie- en competentieprofielen als basis te laten hanteren voor bemensing van de griffie in haar nieuwe rol; f Het college op te dragen uitvoering te geven aan het definitief maken en vaststellen van functie- en competentieprofielen na het besluit door Provinciale Staten over de nieuwe rol en taakinvulling, formatie en inschaling van de griffie. Wij adviseren in interprovinciaal verband te streven naar meer eenduidigheid met betrekking tot de functie-informatie voor alle functies binnen de griffie, omdat wij zien dat griffies momenteel zeer verschillend zijn ingericht en qua functie-informatie zeer verschillend zijn beschreven. Daarnaast zien wij dat griffies in den lande zich ontwikkelen naar een nieuwe rol, wat een kans biedt voor uniformering. Wij adviseren daarnaast om op korte termijn een proces uit te lijnen, i.e. een notitie voor te bereiden hoe de implementatie van het statenbesluit verder vorm gegeven kan worden. Elementen van de notitie zullen onder andere moeten zijn:a Uitgangspunten; b Vervolgacties; c Financiele en personele consequenties; d Planning; e Communicatie; f Verantwoordelijkheden bij de implementatie (P&O, vice-voorzitter, PS); g Besluitvorming. Met vriendelijke groet,

Arno Seinstra Principal manager Adviesgroep Provincies

Govert Schermers Senior adviseur Adviesgroep Provincies

Mobiel: (06) 1353 9685 e-mail: [email protected]

Mobiel: (06) 1088 1234 e-mail: [email protected]

(2)

1:

1. 1.01

In deze notitie wordt een nadere uitwerking gegeven van onze adviezen met betrekking tot de griffie zoals beschreven in 'Evaluatie Statenperiode 2003-2007 - Evaluatie van het Presidium, fractievoorzittersoverleg, communicatie en ondersteuning van Provinciale Staten provincie Overijssel1 (kenmerk 2006-2855/JB/as/gs/me).

1.02 a

In sub-§ 3.2.5 van bovenstaand rapport bevelen wij aan: "[..] de samenstelling van de griffie aan te laten sluiten bij het nieuwe profiel van de griffie. Dit betekent dat ook functie- en competentieprofielen in dat kader moeten worden herzien (rekeninghoudend met de kaders van de CAP en Fuwaprov) en de samenstelling hieraan moet aansluiten. Bij een verzwaring van functieprofielen is (uiteraard) een bijpassende inschaling noodzakelijk"; en

b

"[...] met het Presidium, de fractievoorzitters en vice-voorzitter het takenpakket van de griffie in aanloop naar een nieuw Werkplan door te lichten en waar nodig te herzien met inachtneming van de (politiek-faciliterende) procesrol [...]. Met een doorlichting kan tevens definitief worden vastgesteld of formatieuitbreiding noodzakelijk is. Wij zien daartoe wel aanleiding, gelet op het kleiner worden van de Staten (waardoor mogelijk meer op de griffie geleund zal worden), de thans geringe ruimte in het Werkplan voor 'onvoorzien' (Werkplan 2006: 41 uur) en sterkere inzet op taken (bijvoorbeeld ondersteuning Werkgroepen, voorbereiding Publieksdebatten, opstellen politieke leeswijzers e.d.)."

1.03

Als input voor deze informatie is in dit onderzoek gebruik gemaakt van> Relevante documenten en literatuur; De door PwC uitgevoerde interprovinciale inventarisatie en vergelijking van de griffies van de provincies in Nederland; Gesprek met de griffier (de heer mr. J. Alberda van Ekenstein) en loco-griffier (mevrouw R. Wiggers) op 22 januari 2007; Gesprek met het Presidium op 24 januari 2007; Gesprek met het Presidum en fractievoorzitters op 30 januari 2007.

a b c d e 1.04

Tijdens deze gesprekken is stilgestaan bij de huidige en gewenste taken en kwaliteiten, alsook hoe met de huidige formatie die taken al dan niet kunnen worden ingevuld.



1.05

In deze notitie wordt achtereenvolgens ingegaan op:a De huidige taken van de griffie (paragraaf 2, pagina 4); b De accent- en taakverschuivingen bij een nieuwe rol van de griffie (paragraaf 3, pagina 8); c Benodigde formatie en inschaling bij een nieuwe rol van de griffie (paragraaf 4, pagina 10); d Functie- en competentieprofielen, toelichting inschaling (paragraaf 5, pagina 12).

de

2, 1.06

De huidige situatie met betrekking tot de griffie is beschreven in paragrafen 1.5 en 2.5 van het genoemde rapport Evaluatie Statenperiode 2003-2007. In het Werkplan Statengriffie Overijssel 2006' is beschreven welke prestaties en (bijna 60) activiteiten met welke ureninzet plaatsvindt, uitgaande van de huidige bezetting van de griffie (5,9 FTE). In appendix A (vanaf pagina 11) is hiervan een overzicht opgenomen.

1.07

Bij het overzicht is naast de geraamde uren zoals opgenomen in het Werkplan, tevens het werkelijk aantal bestede uren aangegeven. Hierbij wordt opgemerkt dat het aantal geraamde uren van het Werkplan afwijkend is van het aantal zoals in het Overzicht productieve uren dat van de griffie is verkregen. Bij het overzicht is opgenomen de uren van de strategisch communicatie-adviseur, die weliswaar hierarchisch onder BAG valt, maar alleen werkzaamheden voor de staten verricht.

1.08 Van de taken uit het Werkplan 2006 is in dat jaar een aantal activiteiten verricht die een aanmerkelijk groter tijdsbeslag hebben gevraagd, zie tabel 1.

Communicatie griffie naar GS-organisatie; bijhouden intranet

25

274

Meer inzet voor bijv. website, technische ondersteuning, statenverkiezingen, publieksdebatten. Groot aantal uren wordt deels verklaard doordat de activiteit Publieksdebatten mogelijk hierop is geschreven.

Uitwerking communicatieplan PS

30

222

Bewuste keuze om sterker in te zetten op communicatie t.b.v. PS

Aanwezigheid commissievergaderingen (excl.

164

527

Groot aantal uren wordt deels

(4)

PRICQ/VA!~ERHOUSE(COPERS Provincie Overijssel 2007-0258/JB/as/me 1 februari 2007

IIIIIIIIJII^

lllllliiillll IIIHIililiillll werkbezoeken)

verklaard door gebruik van verkeerde tijdschrijfcode (waardoor mogelijk ook werkbezoeken hierop zijn geschreven)

Afwerking commissievergaderingen

320

1.035

Voorbereiden PS, bewaking toezeggingen PS, afdoening moties, initiatiefvoorstellen, amendementen, bekendmaking besluiten PS

450

729

Meer tijd noodzakelijk gebleken

Voorbereiden, aanwezigheid, afwerken Presidium

240

500


Stukkenstroom; registratie, doorzenden, verwerken, arcnivering

190

302


Coordinate verzoeken ambtelijke bijstand

40

102


Onvoorzien

41

202

Meer uitvoering van niet toedeelbare taken

1.500

3.893

TOTAAL

Groot aantal uren wordt deels verklaard door gebruik van verkeerde tijdschrijfcode (waardoor mogelijk ook werkbezoeken en kwaliteitscontrole ('meedenken' over stukken e.d.) hierop zijn geschreven).

Tabel 1: Taken die in 2006 aanmerkelijk meer tijd hebben gekost dan geraamd

1.09

Met deze 9 taken is een overschrijding ontstaan van bijna 2.400 uur, dus ca. 1,8 FTE (aan productieve uren).

1.10

Er zijn ook activiteiten waaraan aanmerkelijk minder tijd is besteed, zie tabel 2.

(5)


liillllllllltll llililllill

Mede organiseren en communiceren volksvertegenwoordigende rol

435

296

Laag aantal uren wordt deels verklaard door gebruik van verkeerde tijdschrijfcode (het niet hierop schrijven van werkbezoeken; zie tabel 1).

(Mee)ontwikkelen en evalueren startnotities

160

90

Te laag aantal uren beschikbaar geweest.

Advisering cursus duaal stukken schrijven, prijsvraag 'Het beste statenvoorsteP

120

19

Te laag aantal uren beschikbaar geweest.

Doorgeleiden onderzoeken Rekenkamer t.b.v. besluitvorming PS

100

2

Geen protocol opgesteld, minder onderzoeken uitgevoerd

Maken jaarprogramma en -verslag activiteiten Cie Beleidsevaluatie

71

17

Jaarprogramma is als onderdeel van het statenvoorstel opgesteld; minder tijdsbeslag

Overleg fracties/fractieondersteuners

160

74

Vanuit fracties minder behoefte aan overleg geweest.

Zorg kwaliteit en toegankelijkheid SIS. E-governance

260

81

Te laag aantal uren beschikbaar geweest in combinatie met andere prioriteitstelling.

Voorbereiden PS-verkiezingen en publiekscampagne; verzorgen introductieprogramma nieuwe statenleden

160

34

Te laag aantal uren beschikbaar geweest in combinatie met andere prioriteiten; meer inzet in 2007

Opstellen en bewaken regelingen

160

52

Te laag aantal uren beschikbaar geweest in combinatie met andere prioriteiten.

Systeem moties en amendementen

80

21

Opzet systeem is niet noodzakelijk gebleken

1.706

686

TOTAAL

Tabel 2: Taken die in 2006 aanmerkelijk minder tijd hebben gekost dan geraamd

1.11

Met de verminderde uitvoering van deze 10 taken is 1.020 uur gemoeid, dus ca. 3/4e FTE aan productieve uren. Een aantal taken is als gevolg van een te laag aantal beschikbare uren minder zwaar opgepakt dan gewenst. Bij de feitelijk gewenste inzet moet hier dan ook rekening mee gehouden worden. Echter, enkele van deze taken blijken (op basis van de

(6)


ervaringen van 2006) wel te kunnen worden uitgevoerd met een lager aantal uren dan geraamd, waarvoor wij een raming hebben opgenomen als volgta. Doorgeleiden onderzoeken Rekenkamer (50 uur, vanwege lager aantal onderzoeken, ontbreken noodzaak protocol); b. Cursus duaal schrijven, prijsvraag 'Het beste statenvoorstel' (50 uur, indien de cursus onderdeel uitmaakt van het introductieprogramma); c. PS-verkiezingen en introductieprogramma (0 uur, vanwege het karakter dat deze activiteiten een keer per vier jaar plaatsvinden op te lossen in het alsdan voorliggende Werkplan). 1.12

Daarnaast zijn er taken niet uitgevoerd (c.q. is er geen tijd op geschreven), zie tabel 3.

11111111!!^

i!!!!l!!!l!lj

lllHliilliilll

Statendebat clientalisme

80

Door tijdsgebrek en omdat de urgentie, gelet op de wijze waarop binnen de fracties met dit thema is omgegaan, daartoe pntbrak, is geen invulling aan dit actiepunt gegeven. In het introductieprogramma voor de nieuwe staten zal aandacht aan dit onderwerp worden besteed.

Organiseren van een stagedag voor statenleden

20

Door gebrek aan tijd en omdat via de vele werkbezoeken van de statencommissies al contact is gezocht met maatschappelijke instellingen, kon aan dit actiepunt geen concrete invulling gegeven worden. In het kader van het introductieprogramma voor de nieuwe statenleden zal aan dit thema de nodige aandacht worden besteed.

Publieksdebatten

161

Waarschijnlijk is deze activiteit geschreven op een andere post (zie tabel 1)

Ontwikkelen van een toetsingsinstrumentarium van statenstukken

150

Geen tijd beschikbaar gehad

Voorbereiden van de Eerste Kamerverkiezingen

30

Als gevolg van prioriteitstelling in andere taken ondergesneeuwd.

T0IAAL

441

Tabel 3: Taken waarvoor in 2006 geen tijd is ingezet

1.13

In totaal gaat het hierbij om 441 uur.

1.14

Tot slot zijn er taken (uitnodigingenbeleid, advisering rechtspositie) uitgevoerd door andere organisatieonderdelen (directiesecretariaat, Communicatie en BDO). Hiervoor is in 2006 1.265 uur geraamd (Overzicht productieve uren), waarvan 553 ook daadwerkelijk is besteed

(7)


(278 uur daarvan betreft communicatie). Daarnaast is er extern circa 50 uur aan communicatieondersteuning ingehuurd en is de huidige communicatiemedewerkster (bovenop haar normale contracttijd) circa 3 maanden (deeltijd) extra 'gecontracteerd' (totaal 10uur/week plus 100 uur = totaal circa 220 uur). 1.15

Een lagere (of hogere) ureninzet dan geraamd, zegt nog niets over de kwaliteit van het product (c.q. de taak). Oorzaken van minder (meer) ureninzet dan geraamd kunnen zijn geweest: a Er zijn teveel (te weinig) uren voor het product (de taak) geraamd; er waren minder (meer) uren nodig dan voorzien (kwantitatief verschil); b Het betreffende product (de taak) is - al dan niet gewenst - met een lagere kwaliteit tot stand gekomen (kwalitatief verschil); c Bij de totstandkoming van het product (de taak) is de inzet (en toedeling van) uren efficienter (minder efficient) verlopen (de inzet - of juist niet - van de juiste medewerker voor dat product).

3* 1.16

en

bij

rol

de

De accent- en taakverschuivingen bij een nieuwe rol van de griffie zijn beschreven in paragraaf 2.5 van het genoemde rapport. In paragraaf 3.2 (Aanbevelingen) van het rapport is een aantal taken opgenomen waarbij de griffie een uitvoerende c.q. ondersteunende rol kan spelen. Daarnaast zijn er enkele andere ontwikkelingen die van invloed zijn op de inzet van de griffie.

1.17 De wijzigingen in taken ten aanzien van de huidige situatie, zijn weergegeven in tabel 4.

Meer ondersteuning fractievoorzittersoverleg (taak 'Opstellen dynamische lange termijnagenda' van huidige Presidium naar fractievoorzittersoverleg)

100-140

Werkplan 2006: 80 uur strategische agenda Overzicht productieve uren 2006: 60 uur fractievoorzitters; gerealiseerd totaal 105 uur

110-130

Uitgaande van 3 werkgroepen per jaar. Auditwerkgroep Werkplan 2006: 50 uur; gerealiseerd 22 uur

Meer ondersteuning werkgroepen

Meer ondersteuning van de vice-voorzitter

40-50

Werkplan 2006: 0 uur; gerealiseerd n.v.t.

(8)

Provincie Overijssei 2007-0258/JB/as/me 1 februari 2007

iiiiiiiiiiiiii Voorbereiding Publieksdebatten en (mee)ontwikkelen en evalueren van startnotities

250

Opstellen 'politieke leeswijzers' 200-240

Werkplan 2006:161+160 uur; gerealiseerd 90 uur

Circa 2 per commissievergadering 4 commissies, 10 vergaderingen per jaar. Werkplan 2006: n.v.t.

Beeindiging Commissie Beleidsevaluatie

-310

In 2006 is hierop circa 310 uur geschreven; mogelijk wordt besloten tot beeindiging van deze commissie

Nieuwe werkwijze commissie

-400

Digitalisering geluidsopname levert een aanmerkelijk tijdsbesparing op m.b.t. verslaglegging

0 tot+100

Tabel 4: Wijzigingen taken op basis van nieuwe rol/autonome wijzigingen

1.18

Dat er voor een aantal taken geen tijd beschikbaar was, heeft voor een deel te maken met de detachering van een medewerker van de griffie bij de gemeente Assen (voor 450 uur; gecompenseerd met 218 uur, dus tekort 232 uur) en door een hoger aantal inproductieve uren als gevolg van ziekteverzuim van een van de griffiemedewerkers (dit komt niet in de urenoverzichten terug).

1.19

Wij concluderen dat het totale aantal uren dat netto voor de huidige en nieuwe taken bij de griffie te weinig is, ligt rond de 1.760 uur. De rekensom die wij hiervoor hebben gehanteerd is als volgt:

(9)


o

Noodzakelijk aantal extra uren op basis van groter tijdsbeslag

Tabel 1

o

Correctie tabel 1 op foutief geschreven uren (werkbezoeken)

-

- 240 uur

o

Correctie tabel 1 op foutief geschreven uren (Publieksdebat)

-

- 161 uur

o

Aantal uren minder noodzakelijk dan gepland

o

Correctie tabel 2 op foutief geschreven uren (werkbezoeken)

o

+ 2.400 uur

Tabel 2

- 1.020 uur

-

+ 240 uur

Gewenste noodzakelijke inzet voor uit te voeren taken

Tabel 2

+ 460 uur

o

Aantal uren tekort

Tabel 3

+ 180 uur

o

Extra taken

Tabel 4

Maximaal 100

o

Verklaarbaar tekort als gevolg van detachering medewerker

-230 Totaal

1.20

Circa 1.760 uur

Rekeninghoudend met het gegeven dat het hier gaat om productieve uren, is het aantal FTE een factor 1,36 hoger (zie voetnoot in paragraaf 4), zodat het aantal extra FTE uitkomt op

1,3 FTE.

4* 1.21

bij

rol

de

Op basis van het hierboven beschrevene adviseren wij de volgende wijzigingen aan te brengen, zoals opgenomen in tabel 5. De aanbevolen inschaling is verder uitgewerkt in paragraaf 5.

(10)


^

Managfinrientassistant© Commtinicalie* aclvlseur

(1)

1

16

1

14

1

15

max. 1

13

0,7

12(2)

1

13(2)

max. 2,5

9

2,9

9

3,5(3)

11

1

6

0,8

6

1

6

0,5

11

0,5

11

0,8-1,0

11

max. 6

_

5,9

_

7,3-7,5

_

: Statenbesluit 21 2003; zie in het Werkplan Statengriffie 2006 hoofdstuk 5. 'Middelen'

^ : In de functie is nu een medewerker schaal 13 werkzaam, dit als gevolg van het recht op behoud van salaris, in ditgeval bij de overstap naarde griffie. Nieuwe benaming: senior-adviseur/loco-griffier : Nieuwe benaming: Adviseurs/Commissiesecretarissen Tabel 5: Formatie en inschaling griffie - bij instellingsbesluit, huidige situatie en zoals aanbevolen.

(3)

1.22

Op basis van ons rapport Evaluatie Statenperiode 2003-2007 en paragraaf 2 concluderen wij dat de formatie ten behoeve van communicatie zal moeten worden uitgebreid met circa 0,3-0,5 FTE. Hiervan is 0,2-0,3 FTE direct noodzakelijk in verband met een tekort aan uren voor die functie en 0,1-0,2 FTE is noodzakelijk om de kwaliteitsimpuls te maken op alle onderdelen zoals gewenst. Er zijn geen redenen de zwaarte van ingezette kwaliteit daarvoor - en daarmee de inschaling - te herzien.

1.23

Zoals in paragraaf 3 is aangegeven is er een tekort voor alle huidige en nieuwe taken van de griffie van circa 1.760 uur, wat neerkomt op 1,3 FTE aan formatieplaatsen1. Hiervan

De provincie gaat als concern uit van 1.350 uur productieve uren, op 36 uur x 51 weken = 1.836 uur. Deze 1.836 uur kan verminderd worden met 5 weken vakantie, met 8 vakantiedagen en 5% ziekteverzuim, waarna voor inproductieve uren (studie, werkoverleg, plannings-/voortgangs- en beoordelingsgesprek etc. circa 100 uur overblijft). Om die reden wordt het aantal productieve uren vermenigvuldigd met 1,36 (1.836:1.350).

(11)


betreft 0,3 FTE communicatietaken en 1,0 FTE Yeguliere' advisering en bijstand van de staten, statencommissies en werkgroepen. Wij verwachten enerzijds dat door een zwaardere inzet van kwaliteit (hogere inschaling) meer efficiency wordt behaald, maar anderzijds dat om aan alle taken -met een mogelijk grotere vraag vanuit de staten vanwege een kleinere omvang van het aantal statenleden- een kwaliteitsimpuls te kunnen geven, meer formatie noodzakelijk is. 1.24

Wij schatten dan ook in dat de uitbreiding van de formatie netto onveranderd blijft en zal moeten liggen op circa 1 FTE aan adviseurs.

1.25

De functie van Medewerker Beleidsondersteuning (in de huidge situatie 2,9 FTE) zou moeten worden opgeven en hiervoor in de plaats wordt de functie van adviseur/commissiesecretaris ingesteld (wat neerkomt op uitbreiding van 0,6 FTE ten opzichte van de huidige situatie - zie tabel 5).

1.26

Ten slotte adviseren wij op een natuurlijk moment de formatie voor de functie van adviseur/loco-griffier (schaal 13) weer terug te brengen naar het bij het instellingsbesluit beoogde aantal formatieplaatsen van 1 FTE (in plaats van de huidige 0,7 FTE) en de inschaling (in de 'na-Fuwaprov-situatie') te bekrachtigen op schaal 13.

5.

en

1.27

De hierboven beschreven nieuwe rol en taakinvulling van de griffie, zal van de medewerkers van de griffie een hierop aansluitende set van competenties vragen. In appendix B zijn functie- en competentieprofielen opgenomen die aansluiten bij de nieuwe rol en taakinvulling van de griffie. Hierbij betreft het wijzigingen op de functie van griffier en com m issiesecretaris.

1.28

Bij deze functie- en competentieprofielen is gebruik gemaakt van de in Fuwaprov (Functiewaardering Provincies2) gehanteerde functiebeschrijvingen, fun< alsook van de functieinformatie per functie van de provincie Overijssel.

1.29

Sinds 1 januari 2005 hanteren de provincies het Fuwaprov-systeem. Daarvoor had elke provincie een eigen systeem. Dit Fuwaprov-systeem met 81 normfuncties gaat uit van globale functiebeschrijvingen. De functies zijn ingedeeld in 18 functieschalen, die ook voor alle provincies gelijk zijn.

Door de gezamenlijke provincies in IPO-verband overeengekomen functiewaarderingssysteem.

(12)

Provincie Overijssel 200 7-02 58/JB/as/me 1 februari 2007

1.30

De inschaling van een functie wordt bepaald op basis van de Procedureregeling methodische functiewaardering. Als voorbeeld is in tabel 5 de functie van statengriffier opgenomen die is ingeschaald in schaal 14, uitgaande van een maximale score (op een 5puntsschaal) op 3 van de 14 kenmerken en 4 punten voor de overige 11 kenmerken. De totale somscore (59) bepaalt vervolgens de inschaling (14).

Tabel 5: Kenmerkscore griffier

1.31

Overijssel heeft het functiegebouw, in afwijking van Fuwaprov, al veel meer gestandaardiseerde functies opgesteld en daarmee het totale aantal functies teruggebracht tot circa 50. Deze 50 functies zijn opgehangen aan 11 groepen van functies, zoals beleidsmedewerker, projectleider, adviseur etc. Ook voor de functie van griffier (Beleidsontwikkeling BM14), loco-griffier (AS12) en medewerkers (commissiesecretaris; Medewerker Beleidsondersteuning BO9) zijn algemene functiebeschrijvingen van toepassing. Het basisidee van gestandaardiseerde functies is positief; het ondersteunt het idee van 'medewerker in algemene dienst' en maakt job-rotation eenvoudiger.

1.32

Gelet echter op de specifiek politiek-bestuurlijke dynamiek bij de griffie, zijn algemene functiebeschrijvingen weer een nadeel. Wij zien dan ook dat andere provincies - ondanks Fuwaprov - veel meer functies hanteren3. Wij adviseren dan ook - meer rekeninghoudende met deze positie - de functiebeschrijvingen van griffier, senior-adviseur/loco-griffier en adviseur/commissiesecretarissen te verbijzonderen in casu te verzwaren.

1.33

Voor de functie van griffier heeft de provincie geen overeenkomstige somscore bepaald (de functie bestaat niet als zodanig in het functiegebouw). Voor de functie van senioradviseur/loco-griffier is nu een Adviseur, voor de functie van commissiesecretaris zijn nu

Overijssel, zoals genoemd, circa 50, Drenthe circa 100 en Groningen circa 160.

(13)

PRICEWATERHOUSE(OOPERS Provincie Overijssel 2007-0258/JB/as/me 1 februari 2007

Medewerkers Beleidsondersteuning (BO9) werkzaam, die op alle 14 kenmerken score 3 krijgen en daarmee een somscore van 42 en een daarbij passende inschaling van schaal 9. 1.34

In Appendix B zijn voorstellen opgenomen voor functie- en competentieprofielen en in Appendix C is een toelichting gegeven op de door ons voorgestelde hogere inschaling voor de functie van griffier en commissiesecretarissen. Hierbij zijn alleen de afwijkingen van de Procedureregeling methodische functiewaardering (voor de functie van griffier) en van de functie-informatie AS12 en BO9 (voor de functie van adviseur en commissiesecretaris) toegelicht.

1.35

Wij bevelen aan de zwaarte van ingezette kwaliteit te verhogen en daartoe nieuwe functies in te stellen (met een inherent) hogere inschaling. Wij adviseren bij de nieuwe rol de taken te laten uitvoeren door medewerkers met de kenmerken die overeenkomen metAdviseur schaal 11 in plaats van de Medewerker Beleidsondersteuning schaal 9; Adviseur schaal 13 in plaats van Adviseur schaal 12; Griffier schaal 15 in plaats van schaal 14.

a b c 1.36

Gelet op de (ook in de aanbevolen situatie) geringe omvang van de griffie, adviseren wij niet om de opbouw van de griffie (en dan in het bijzonder de adviseurs) verder te differentieren in halve formatieplaatsen op lagere schalen. Dit maakt de griffie kwetsbaarder bij ziekte en verlof en zal gezien de omvang van de griffie weinig efficiencyvoordelen of hogere effectiviteit opleveren. Daarnaast is de verwachting dat er tenminste 3 commissies zullen blijven bestaan.

1.37

Rekeninghoudend met de huidige bezetting en bemensing van de griffie en gelet op de onduidelijkheid over bijvoorbeeld het aantal gewenste commissies in de nieuwe Bestuursperiode, maakt het denkbaar te kiezen voor een tussenvariant (groeimodel) waarbij van de voorgestelde (in totaal) 3,5 FTE adviseurs schaal 11 er een FTE eerst wordt ingevuld c.q. gehouden op schaal 9 (Medewerker Beleidsondersteuning), voor dan in het bijzonder de voorbereidende en administratief ondersteunende werkzaamheden van het totale takenpakket.

(14)

Appendix A: Taken, prestatie-indicatoren, activiteiten en uren -Werkplan statengriffie Overijssel 2006 Illllllllllll^

,^;;;:;,: j^:,^

V^rsterking agencfavormencfe rol

Strategische agenda voor de komende periode

Versterking volksvertegenwoordigend© rol

Stimuleren participate van burgers en maatschappelijke organisaties bij beleidsvorming en besluitvorming door PS

Per thema is een proces van behandeling opgenomen. Agenda in beheer bij Presidium. Per kwartaal overleg tussen commissievoorzitters en GS en wekelijks ambtelijk niveau op niveau griffierconcernstaf. Agenda vast onderdeel P&C-cyclus. o Organiseren 1 0 werkbezoeken statencommissies o Actief benutten van kansen om op locatie te vergaderen door statencommissies o Organiseren 2 expertmeetings en 2 hoorzittingen o Organiseren statendebat clientalisme o Organiseren stagedag statenleden o Spreekuur op statenvergaderingen voor statenleden o Begrotingskrant o Uitvoering communicatieplan: 4 publieksdebatten Actueel houden website PS en fracties Aandacht voor politieke onderwerpen die op lange termijn spelen Positioneren statenleden op fractie en woordvoerderschap Weblogs statenleden Persontmoeting statenleden Onderhouden relatie media o Uitvoerinq project diqitaal platform

1. Opstellen Strategische agenda van en voor PS; elke 3 maanden overleg ciegriffier, -voorzitter en gedeputeerde(n); wekelijks overleg met concernstaf 1. 2. 3. 4. 5.

(Ondersteuning) voorstel burgerinitiatief Mede Organiseren en communiceren Statendebat clientalisme Stagedag voor statenleden; ontwikkeling bestand Publieksdebatten


80(100)

51

0 435 (390) 80 20 (40)

0 296,5 0 0

161

0

PRICEWATERHOUSE(OOPERS Provincie Overijssel 2007-0258/JB/as/me

1 februari 2007

IIIIIIIIIIIIIIIIIIJIIIIltlllH Versterking kaclerstellencle rol

illllllllllll^ Vaststellen hoofdlijnen en richtlijnen op basis waarvan de politieke sturing op politick relevante onderwerpen plaatsvindt.

o o o o

DeskundtgheUte" bevorderfng

Conunurdcatie en voorifchting

Evaluatie en eorttrote

Meer duale debatten in PS (20% vragen in de richting GS, 80% onderling debat in PS). Opinierende, informerende en voorbereidende commissievergaderingen.

o

Grotere bekendheid staten en statenbesluiten. Heldere profilering Staten. Versterken volksvertegenwoordigende rol.

o

Doeltreffende en krachtige controle op de uitvoering van beleid en de financiele huishouding van de provincie.

o

o

o o o o

(Mee)ontwikkelen en evalueren van startnotities Ontwikkeling toetsingsinstrumentarium statenstukken t.b.v. en door Presidium Organiseren van opinierende debatten in commissies en staten Advisering dualisering beleidscyclus: versterking kaderstelling en controle (zie ook uitwerking leerdoel controle) Follow-up van cursus effectief en efficient werken (timemanagement) Verdere ontwikkeling van op statenleden toegesneden beleidsdocumenten (toetsingscriteria Statenstukken)

Actieve, aansprekende, publicatieactiviteiten PS en commissies (Internet, persberichten, weblogs e.d.) Evaluatie effecten dualisme externen

Uitwerking leerdoel effectieve controle Extra aandacht voor de behandeling van de Rekening; benoemen thema's per commissie waar extra aandacht aan zal worden besteed. Protocol communicatie Rekenkamer OostNederland Doorgeleiden onderzoeken Rekenkamer t.b.v. besluitvorming in PS

••; : ^^f^^^^^---^^^^^^^ • : : 'îf^^ • " ' : . " . ' .' • ': v " • ' • ' • :- '• .': • . . • " •-- Aetiviteit 1 ;,v ^^ •» m& - i t;;$^ 1 . Auditwerkgroep 50 (100) 2. (Mee)ontwikkelen en evalueren van 160 (240) startnotities 3. Ontwikkeling toetsingsinstrumentarium 150(120) statenstukken t.b.v. en door Presidium 4. Advisering cursus duaal stukken schrijven; 120(100) prijsvraag "Het beste statenvoorstel" 5. Organisatie opinierende debatten in 155(60) commissies en staten en algemene ondersteuning kaderstellende activiteiten Follow-up van cursus effectief en efficient werken 75(100) (cursus Timemanagement")

1.

Actieve, aanspr. publicatie activiteiten PS en commissies (*uitwerking politiek online en nieuwsbulletin griffie) 2. Evaluatie effecten dualisme externen 3. Perscontacten: uitbreiding persnetwerk, bezoek redacties, perscontacten rond commissievergaderingen 4. Communicatie griffie naar GS-organisatie; bijhouden intranet (*Wrkgr. 2e f. dualisering) 5. Uitwerking communicatieplan van PS 1 . Uitwerking leerdoel effectieve controle; extra aandacht in commissies voor de behandeling van de Rekening 2. Protocol communicatie Rekenkamer ON 3. Doorgeleiden onderzoeken Rekenkamer t.b.v. besluitvorming in PS 4. Voorbereiding en afwerking Commissie Beleidsevaluatie

(16)

-::; ;•

i 11 i 11 ; Illll^llilliilllllllll; 22 90 0 19

0 8,5

267 (*50+ 210)

26+82

20 (50) 90 (50)

20 83

25 (69) (*40) 30 (75) 170(140+ 120)

274 48 222 115+4

50 (80) 100(200)

30 2

75 (25)

57

Provincie Overijssel 2007-0258/JB/as/me

1 februari 2007

llllllliiillillliil

Illlllllll^

r.mmm^>:>-^^ ^\^^ "^^mm&iti* m ;:::i:: o o

Besluit PS over voortbestaan Commissie Beleidsevaluatie in 2006 en evaluatie van de onderzoeken uit 2003 en 2004 Begeleiden van een tweetal evaluaties van de Commissie Beleidsevaluatie in 2006

5.

6. 7.

Onctersteimfrig CdlC

Adequate en effectieve ondersteuning bij het vervullen van zijn rol als voorzitter t.b.v. het verloop van de vergaderingen van PS, Presidium en fractievoorzitters binnen een duale context.

o

Adequaat Voorbereiden en voorbespreken vergaderingen PS, fractievoorzitters en presidium.

1. 2.

Ondersteyning eommissievoorzitters

Adequate en effectieve ondersteuning bij het vervullen van de rol als commissievoorzitter.

o

Adequaat Voorbereiden en voorbespreken commissievergaderingen Waar nodig voorzien in opleidingen

1. 2.

Algemene Qiidersteuniftg P'$

Adequate en effectieve ondersteuning aan statenleden

o

o o o o

Kwaliteit en toegankelijkheid SIS/verder vormgeven E-governance Ondersteunen juist gebruik instrumentarium Adviezen Commissie Hermans (evaluatie dualisme) Voldoen aan wensen PS v.w.b. inrichting nieuwe bestuursgedeeite en tijdelijk gebruik

Begeleiden van onderzoeken van de Commissie Beleidsevaluatie in 2006; evaluatie onderzoeken 2003 en 2004; PSbesluit voortbestaan Cie Beleidsevaluatie Budgetbewaking Cie Beleidsevaluatie Maken jaarprogramma en jaarverslag activiteiten Cie. Beleidsevaluatie Overleg secretaris, CdK Ondersteuning CdK in zijn rol in het duale bestel (o.m. als voorzitter PS)

Secretariaat hoor- en klachtencommissie Gevraagd/ongevraagd adviseren Presidium t.a.v. inhoud en behandelrijpheid van voorstellen alsmede wijze van agendering en behandeling. l.o.m. voorzitter Presidium opstellen agenda, lijst ingekomen stukken en lijst toezeggingen 3. Aanwezigheid commissievergaderingen (excl. werkbezoeken) 4. Afwerking commissievergaderingen (o.a. conceptverslag) 5. Overige administratieve werkzaamheden commissies 1 . Overleg fracties/fractieondersteuners; Voorber./aanw./afwerking fractievoorzitters 2. Voorbereiding/ afwerking en aanwezigheid vergaderingen PS, bewaking toezeggingen PS, afdoening moties, initiatiefvoorstellen, amendementen, bekendmaking besluiten PS

(17)

I i iiiiliill20®6ii I?: 255 (350)

234

10(100) 71 (100)

4 17

40 40

35,5 19,5

5 1.120

0 991

164(224)

527

320

1.035

150(190)

87

160(170) (60) 396 (450)

74,5 54,5 729

PRICEWATERHOUSÔOPERS Provincie Overijssel 2007-0258/JB/as/me 1 februari 2007

o o

Rechtsposltte. Overi0$

andere ruimte i.v.m. renovatie Toetsen reglementen op deregulering en ontbureaucratisering Voorbereiden statenverkiezingen 2007 en de planning van activiteiten na de verkiezingen

3. 4.

Beantwoorden vragen statenleden Ondersteunen juiste gebruik instrumentarium 5. Zorg kwaliteit en toegankelijkheid SIS, verder vormgeven E-governance (EDO, TOOL) 6. Coordinatie invulling en beheer tussentijdse vacatures PS-leden 7. Bijhouden overzicht (on)bezoldigde functies PS-leden 8. Voorbereiden PS-verkiezingen en publiekscampagne; verzorgen *introductieprogramma nieuwe statenleden 9. Voorbereiden le Kamerverkiezingen 2007 1 0. Bijhouden Statengids 1 1 . Declaratiebeheer 12. Gegevensbeheer Statenleden 13. Voorbereiden, aanwezigheid, afwerking vergaderingen Presidium 14. Opstellen en bewaken regelingen (bijv. RvO) en dereguleringstoets 15. 'Engbers' - toets 16. Administratieve afhandeling van genomen statenbesluiten 17. Fractievoorzittersoverleg 1 8. Start statenjaar 1 9. Systeem moties en amendementen 20. Advies commissie Hermans over dualisering Rechtspositieregelingen en uitbetalingen van vergoedingen en declaraties in overleg met Ml 1. 2. 3. 4. 5.

Deelname gebruikersgr. renovatie prov. huis Stukkenstroom; registratie, doorzenden, verwerken, archivering van stukken Coordinatie BBI/P&C Arbo-coordinatie griffie Coordinatie verzoeken ambtelijke bijstand

(18)

115(130) 100

189,5 65,5

260 (370)

81,5

30

3

10(20)

9,5

160(*80)

*34

30 0 20 (70) 10(30) 240 (300)

0 0 45,75 9,25 500

160(180)

52

40 0(50)

0 0

70 20 80 20 20

80 83 21 2,5 15,5

50 190(400)

151 301,75

40 (50) 10 40(10)

48 0 101,5


^:^^f^^^^.:^'^¥^.

Ill lllllllll

6.

Contact andere provincies/griffies/ griffierskringA/vG, *IPO 7. Onvoorzien Tussensaldo productieve limn Werkplan Tussensaldo productie uren overzicht griffie Optimale bedrijfsvoering en personeelsbeleid griffie

o o

255 (270) (*50) 41 (65) 7.0SS 8.134

314,75 *49 202 nvt 7,340

Voldoen aan de vereisten van de personele jaarcyclus (3 gesprekken per mdw., smartFormuleren van werkafspraken en voortgangsresultaten, opstellen VOT-plan)

Wertoverleg Versfagtegglng

100 435

ondersteuning Lelding team

510

Congres/sditiinars/ fntof>!./lltstudie Totaul

8.100

Toelichting: onder geraamde uren staat het aantal geraamde uren zoals weergegeven in het Werkplan, met tussen haakjes het aantal geraamde uren zoals aangegeven op het overzicht "Productieve uren" van de griffie (indien dat afwijkt).

(19)

PRICEWATERHOUSÔOPERS

Appendix B:

Voorzet voor aangepaste functie- en competentieprofielen griffiemedewerkers

FUNCTIESCHETS GRlFFiER 1. Functie-informatie Functienaam Salarisschaal Kenmerkscores Somscore

Griffier 15 45445 45545 54 54 (zie tabel 5 in de hoofdtekst voor de kenmerken) 63

2. Omgeving De werkzaamheden worden uitgevoerd op twee niveaus. Enerzijds geeft de statengriffier invulling aan de door PS gegeven ambtinstructies. Anderzijds worden de werkzaamheden uitgevoerd binnen de statengriffie, dat ressorteert onder PS. De statengriffier fungeert als Hoofd Eenheid van dit organisatieonderdeel en draagt zorg voor het (integraal) management van de griffie. De eenheid in casu griffie heeft tot taak de (Strategische) advisering en ondersteuning van de staten(leden), het fractievoorzittersoverleg, Agendacommissie en de (vice)voorzitter van PS. De griffier coordineert vergaderingen van PS, fractievoorzittersoverleg, Agendacommissie, (staten)commissies en werkgroepen en draagt zorg voor afstemming tussen PS, GS, ambtelijke organisatie en provinciale omgeving. Hierbij heeft hij een (actief) adviserende functie en is aanspreekpunt. De griffier is binnen de door PS gestelde kaders, integraal verantwoordelijk voor alle aspecten van het primaire beleidsproces (w.o. inhoud, kwaliteit, effectiviteit en efficiency) voor de interne bedrijfsvoering van de griffie. Het speelveld van de griffie is veelal als politiek gevoelig te beschouwen en heeft te maken met verschillende maatschappelijke opvattingen. De griffie bestaat uit de griffier van de staten, statenadviseur tevens loco-griffier, statenadviseurs tevens commissiesecretarissen, managementassistente en communicatieadviseur. 3. Resultaatgebieden 1. Zorgt voor Strategische advisering van (de leden van) Provinciale Staten, het Fractievoorzittersoverleg, Agendacommissie en de Commissaris van de Koningin. * Fungeert als (of draagt zorg voor invulling van de functie van) secretaris van PS, Fractievoorzittersoverleg en Agendacommissie; * Ondersteunt de voorzitter en vice-vorzitter van PS; * Adviseert actief ten behoeve van de totstandkoming, het uitvoeren en de evaluatie van een (Strategische) lange-termijnagenda van de staten. Rapporteert het Fractievoorzittersoverleg periodiek over de stand van


Provincie Overijssel 2007-0258/JB/as/me 1 februari 2007 zaken; * Adviseert (leden van) PS over het gebruik van het hen ter beschikking staande instrumentarium; * Draagt zorg voor richtinggevende formulering (kaderstelling) van Strategische beleidsconcepten door PS; * Bereidt beslisdocumenten (staten- en commissiestukken) voor die de inhoudelijke besluitvorming en afspraken van het bestuur borgen; * Draagt zorg voor het opzetten en bewaken van procedures en afspraken bij de politiek bestuurlijke besluitvorming (afdoening moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, beantwoording vragen); * Draagt zorg voor de aansturing en organisatie van door PS gewenste onderzoeken, hoorzittingen, debatten, werkbezoeken, financiele controles en enquetes; * Adviseert de CdK en Fractievoorzittersoverleg en Agendacommissie bij de voorbereiding van de beleidsvorming door en vanuit PS. 2. Actieve ondersteuning van PS(leden) * Draagt zorg voor een herkenbare positie van PS en de griffie voor onder meer burgers, instellingen en de provinciale organisatie; * Ontwikkelt en onderhoudt een communicatie-, informatie- en werkstructuur voor de ondersteuning en advisering van PS, binnen de griffie, in- en extern; * Is schakel tussen PS, GS en ambtelijke organisatie zowel formeel (Vierhoeksoverieg) als informeel. Stuurt van daaruit op eenduidigheid en transparantie van het besluitvormingsproces en consistentie in bestuurlijke besluitvorming; * Ondersteunt het proces om te komen tot een nieuw Bestuursakkoord; * Algehele ondersteuning en Strategische advisering van de staten bij de uitoefening van haar drie rollen (volksvertegenwoordiging, kaderstelling en controle); 3. Integraal management. * Het leiding geven aan de griffie; * Het scheppen van voorwaarden ten aanzien van personele, financiele en materiele aspecten van beheer en bedrijfsvoering; * Het zorgdragen voor (de structuur van) het organisatieonderdeel en de formatie van de griffie op langere termijn; * Het zorgdragen voor de personele zorg binnen de griffie (werving, selectie, loopbaanbegeleiding, personeelsbeoordeling, oplossen van problemen, e.d.), in nauw overleg met de vice-voorzitter van de staten; * Het vorm geven van de communicatiestructuur en het bevorderen van de samenwerking binnen de griffie en tussen griffie en ambtelijke organisatie; * Het realiseren van de voorgenomen resultaten van de griffie, zoals die met de staten (en namens deze de vice-voorzitter) zijn overeengekomen Qaarlijks Werkplan statengriffie); * Het actief vorm geven van een griffie en haar medewerkers in een (politiek-faciliterende) procesrol.

4. Speelruimte * Neemt beslissingen bij het vertalen van de politieke beleidsuitgangspunten naar de benodigde aanpak en werkwijze voor de griffie; * Neemt beslissingen bij het onderzoeken van politiek-bestuurlijke en maatschappelijke ontwikkelingen in samenhang met beleidsonderwerpen en in relatie tot de positie van de provincie;

(21)

Provincie Overijssel 2007-0258/JB/as/me 1 februari 2007 * Neemt beslissingen bij ondersteuning en advisering van de staten, bij het initieren van voorstellen en bij het adviseren van de voorbereiding van beleids- en besluitvorming; * Neemt beslissingen bij het zorgdragen voor de totstandkoming, het uitvoeren en het evalueren van de Strategische langetermijnagenda en voor richtinggevende formulering (kaderstelling) van Strategische beleidsconcepten door Provinciale Staten; * Hanteert in algemene termen geformuleerde Strategische beleidsuitgangspunten voor de uitvoering van de werkzaamheden; * Het hoofd van de griffie is verantwoording schuldig aan PS over de kwaliteit, effectiviteit en efficiency van de ondersteuning en advisering van de staten en voor wat betreft het leidinggeven aan de griffie. 5. Kennis en vaardigheden * Diepgaande kennis van en inzicht in sociaal-maatschappelijke, financieel-economische en/of politiekbestuurlijke aangelegenheden en krachtenveld; * Brede kennis van en ervaring met bestuurlijke (besluitvormings)processen en verhoudingen in openbaar c.q. provinciaal bestuur, de provinciale organisatie en bestuurlijke verhoudingen met andere overheden; * Vaardigheid in het inschatten van de politieke en bestuurlijke verhoudingen en de politiek/bestuurlijke en technische haalbaarheid van adviezen en in het ontwikkelen, uitdragen en verdedigen van standpunten; * Vaardigheid in het omgaan met situaties waarin draagvlak voor besluitvormingsprocessen moet worden verworven en waarin sprake is van tegengestelde, principiele en fundamentele belangen, waarbij de diversiteit aan (tegenstrijdige) politieke, bestuurlijke, sociale, economische en maatschappelijke belangen een belangrijke rol kunnen spelen; * Netwerkvaardigheid; * Vaardigheid in coachend leidinggeven; * Mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden. 6. Contacten * Met de (leden van) PS, GS, CdK, algemeen directeur/directie en het ambtelijk apparaat en provinciale omgeving teneinde Strategische kaderstellende beleidsdoelstellingen t.b.v. de profilering van PS te ontwikkelen en/of te controleren en om draagvlak te verwerven voor bestuurlijke besluitvormingsprocessen, waarbij belangentegenstellingen een rol kunnen spelen; * Met Statenleden, fractiemedewerkers, VvG, raads- en statengriffiers, IPO, andere overheden en politieke of maatschappelijke vertegenwoordigers over afstemming, ontwikkeling of controle van beleidsvoornemens en/of over bestuurlijke besluitvormingsprocessen om draagvlak te verwerven; * Met de Oostelijke Rekenkamer om (resultaten van) onderzoeken af te stemmen; * Met de Commissie Beleidsevaluatie om onderzoeken te ondersteunen en (resultaten van) onderzoeken af te stemmen.

(22)


COMPETENTIES/PROFIEL GRIFFIER

In de functiebeschrijvingen volgens Fuwaprov zijn competenties gemcorporeerd. De Competentietabel standaardfunctie gebouw 2003 bevat geen competenties voor 'de griffier'. Een aanzet voor algemene competenties die aansluiten op de huidige functie van griffier en die recht doen aan de nieuwe rol van de griffie (politiek-faciliterende procesrol), omvat: Post-HBO of universitair werken denkniveau, bij voorkeur met een bestuurlijk/juridische achtergrond of aantoonbare ervaring op dit terrein; • Gedegen kennis van beleids- en politieke processen in een politiek -bestuurlijke omgeving, alsook vaardigheid in hetformuleren van kaders, voorstellen, adviezen; • Visie, organisatie-inzicht en -sensiviteit, conceptueel denkvermogen, onafhankelijkheid en overtuigingskracht, klantgericht, integer, stressbestendig; • Zeer communicatief zowel intern als extern (schriftelijk en mondeling); netwerkvaardig; • Participerende en groepsgerichte stijl van leidinggeven; • In staat veranderingsprocessen te Organiseren en te begeleiden; • Plannen en organiseren; effectief doelen en prioriteiten bepalen en benodigde acties, tijd en middelen aangeven om de bepaalde doelen te kunnen bereiken Goed ontwikkeld gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen; omgevingsbewust; Zelfstandig en ondernemend.

(23)


FUNCTIESCHETS SENIOR-ADVISEUR / LOCO-GRIFFIER 1. Functie-informatie Functienaam Salarisschaal Kenmerkscores Somscore

Senior-adviseur, tevens loco-griffier 13 44443 44444 44 44 (zie tabel 5 in de hoofdtekst voor de uitleg van de kenmerken) 55

2. Omgeving De werkzaamheden worden uitgevoerd op twee niveaus. Enerzijds geeft de senior-adviseur als locostatengriffier invulling aan de door PS gegeven ambtinstructies, bij afwezigheid van de griffier. Anderzijds worden de werkzaamheden uitgevoerd binnen de statengriffie, dat ressorteert onder PS. De loco-statengriffier vervangt bij afwezigheid de griffier als Hoofd Eenheid van dit organisatieonderdeel en neemt dan de zorg voor het (integraal) management van de griffie over. De eenheid in casu griffie heeft tot taak de (Strategische) advisering en ondersteuning van de staten(leden), het fractievoorzittersoverleg, Agendacommissie en de (vice)voorzitter van PS. De loco-griffier neemt de taken van de griffier hierbinnen over bij (langere) afwezigheid of op diens verzoek. Het speelveld van de griffie is veelal als politiek gevoelig te beschouwen en heeft te maken met verschillende maatschappelijke opvattingen. De griffie bestaat uit de griffier van de staten, statenadviseur tevens loco-griffier, statenadviseurs tevens commissiesecretarissen, managementassistente en communicatieadviseur. 3. Resultaatgebieden 1. Ondersteuning en Coordinatie van de Strategische advisering aan en ondersteuning van (de leden van) Provinciale Staten, Fractievoorzittersoverleg, Agendacommissie en de CdK * Bereidt beslisdocumenten (staten- en commissiestukken) voor die de inhoudelijke besluitvorming en afspraken van de staten, Fractievoorzittersoverleg en Presidium borgen; * Draagt zorg voor de aansturing van door PS gewenste onderzoeken en enquetes; * Onderzoekt politiek bestuurlijke en maatschappelijke ontwikkelingen in samenhang met beslisonderwerpen in relatie tot de positie van de provincie en het provinciaal bestuur; * Adviseert en ondersteunt PS bij de uitoefening van hun controlerende functie, inclusief de door hen gewenste onderzoeken en enquetes; * Ondersteunt het Fractievoorzittersoverleg bij de totstandkoming van de lange termijnagenda. * Ondersteunt (de leden van) PS bij relevante externe ontwikkelingen en kansen (op regionaal, nationaal en Europees niveau) en concretiseert deze in gebruikersgerichte adviezen; * Adviseert (leden van) PS over het gebruik van het hen ter beschikking staande instrumentarium (informeert en adviseert bij het opstellen van amendementen, moties, initiatiefvoorstellen etc.);

(24)

PRICEWATERHOUS£(OOPERS Provincie Overijssel 2007-0258/JB/as/me 1 februari 2007 * Stimuleert PS zodanig gebruik te maken van hun instrumentarium dat bestuurlijke daadkracht, participate van burgers en een heldere profilering van PS met elkaar samengaan; * Draagt zorg voor de (coordinatie van de) inhoudelijke en logistieke voorbereiding en afhandeling van de resultaten van de Oostelijke Rekenkamer; * Controleert aan de hand van verantwoordingsrapportages de beleidsvoering, signaleert aandachts- en knelpunten en adviseert hierover de griffier in zijn rol in het Vierhoeksoverieg; * Analyseert en becommentarieert beleids- en adviesnota's en onderzoeksrapporten en stelt op basis daarvan adviesnota's op t.b.v. commissie, staten en werkgroepen; * Reikt aan de staten t.b.v. de controlerende taak beoordelingen aan op de doeltreffendheid van ontwikkeld strategisch beleid en de mate waarin de doelstellingen zijn gerealiseerd; * Adviseert en ondersteunt de staten bij het vinden van de procesmatige en inhoudelijke rol in de P&C-cyclus en bij het bepalen van de juiste informatiebehoefte in de Programmabegroting, Perspectiefnota en Jaarrekening/-verslag en bestuursrapportages. 2. Zorgdragen voor en coordinatie van procesmatige en inhoudelijke/bestuurlijkjuridische advisering aan PS. * Coordineert en draagt zorg voor de voorbereiding en ontwikkeling van beleidsvoorstellen ten behoeve van PS; * Toetst de inhoudelijke (bestuurlijk-juridische en financieel-economische) kwaliteit van geleverde stukken t.b.v. commissies en PS; e.e.a. in overleg met de griffier, zorgt voor eventueel noodzakelijke bijstelling; * Stuurt in het kader van de inhoudelijke kwalitatieve toetsing de statenadviseurs aan; * Adviseert de staten actief bij de voorbereiding van beleidsvorming door en vanuit de staten; * Verricht de inhoudelijke toetsing bij complexe, integrate onderwerpen, adviseert de ambtelijke organisatie hierover en bewerkstelligt dat de noodzakelijke bijstellingen/versnellingen tot stand komen; * Opzetten en bewaken van procedures en afspraken bij besluitvorming/genomen besluiten; * Ondersteunt de voorzitter, Fractievoorzittersoverleg en Agendacommissie gevraagd en ongevraagd in afstemming met de griffier; * Geeft vorm aan conceptbesluiten en conceptverordeningen voor meerdere terreinen van het provinciaal beleid. 3.Actieve afstemming met GS en ambtelijke organisatie * Bevordert de consistentie in bestuurlijke besluiten en de daaruit voortkomende acties en stuurt op eenduidigheid, tijdigheid, volledigheid en transparantie van aangeleverde informatie en het besluitvormingsproces. Ter zake de ambtelijke organisatie adviseren over inhoud en aanpak van (besluitvorming over) de beleidsproblematiek en hiermee overleggen; sturen op eventueel noodzakelijke bijstellingen; * Ontwikkelt in overleg met de ambtelijke organisatie een duale werkwijze teneinde PS optimaal in staat te stellen hun rollen te vervullen; * Stimuleert de duale werkwijze, ondersteunt de gemeenschappelijke identiteit, bewaakt en bevordert de performance van PS. 4. Overige Geven van leiding aan de griffie bij afwezigheid van de griffier en het ondersteunen van de griffier bij het bevorderen en bewaken van de duale manier van werken.

(25)


4. Speelruimte * Neemt beslissingen bij het Voorbereiden van beslisdocumenten (staten-, commissie- en werkgroepstukken) die de inhoudelijke besluitvorming en afspraken van het provinciaal bestuur/Presidium borgen en bij het verrichten van de inhoudelijke toetsing bij complexe, integrate onderwerpen, het adviseren van de ambtelijke organisatie hierover en bij het bewerkstelligen dat de noodzakelijke bijstellingen/versnellingen tot stand komen; * Neemt - na consultatie van de griffier - beslissingen bij het vertalen van de politieke beleidsuitgangspunten naar de benodigde aanpak en werkwijze voor de griffie; * Neemt beslissingen bij ondersteuning en advisering van de staten, bij het initieren van voorstellen en bij het adviseren van de voorbereiding van beleids- en besluitvorming; * Hanteert in algemene termen geformuleerde Strategische beleidsuitgangspunten voor de uitvoering van de werkzaamheden; * Ondersteunt en adviseert de statenadviseurs, is hiervoor eerste vraagbaak; * Legt verantwoording af aan de statengriffier over de ondersteuning en coordinatie van de Strategische advisering aan (de leden van) Provinciale Staten, het Presidium en de Commissaris van de Koningin, de coordinatie van procesmatige en inhoudelijke advisering aan PS en de actieve afstemming met GS en ambtelijke organisatie. 5. Kennis en vaardigheden * Diepgaande kennis van en inzicht in sociaal-maatschappelijke, financieel-economische en/of politiekbestuurlijke aangelegenheden en krachtenveld; * Brede kennis van en ervaring met bestuurlijke (besluitvormings)processen en verhoudingen in openbaar c.q. provinciaal bestuur, de provinciale organisatie en bestuurlijke verhoudingen met andere overheden; * Vaardigheid in het inschatten van de politieke en bestuurlijke verhoudingen en de politiek/bestuurlijke en technische haalbaarheid van adviezen en in het ontwikkelen, uitdragen en verdedigen van standpunten; * Vaardigheid in het omgaan met situaties waarin draagvlak voor besluitvormingsprocessen moet worden verworven en waarin sprake is van tegengestelde, principiele en fundamentele belangen, waarbij de diversiteit aan (tegenstrijdige) politieke, bestuurlijke, sociale, economische en maatschappelijke belangen een belangrijke rol kunnen spelen; * Netwerkvaardigheid; * Mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden. 6. Contacten * Met de (leden van) PS, GS, CdK, algemeen directeur/directie en het ambtelijk apparaat en provinciale omgeving, in een ondersteunende of plaatsvervangende rol van de griffier, teneinde Strategische kaderstellende beleidsdoelstellingen t.b.v. de profilering van PS te ontwikkelen en/of te controleren en om draagvlak te verwerven voor bestuurlijke besluitvormingsprocessen, waarbij belangentegenstellingen een rol kunnen spelen;

(26)

PRICEWATERHOUSB(OOPERS Provincie Overijssel 2007-0258/JB/as/me 1 februari 2007 * Met Statenleden, fractiemedewerkers, VvG, raads- en statengriffiers, IPO, andere overheden en politieke of maatschappelijke vertegenwoordigers over afstemming, ontwikkeling of controle van beleidsvoornemens en/of over bestuurlijke besluitvormingsprocessen om draagvlak te verwerven; * Met de Oostelijke Rekenkamer om (resultaten van) onderzoeken af te stemmen;

COMPETENTIES/PROFIEL SENIOR-ADVISEUR/LOCO-GRIFFIER

In de functiebeschrijvingen volgens Fuwaprov zijn competenties gemcorporeerd. De Competentietabel standaardfunctie gebouw 2003 bevat geen competenties voor een senioradviseur / 'de loco-griffier'. Een aanzet voor algemene competenties die aansluiten op de huidige functie van loco-griffier en die recht doen aan de nieuwe rol van de griffie (politiek-faciliterende procesrol), omvat: • Post-HBO of universitair werken denkniveau, bij voorkeur met een bestuurlijk/juridische achtergrond of aantoonbare ervaring op dit terrein; • Gedegen kennis van beleids- en politieke processen in een politiek -bestuurlijke omgeving, alsook vaardigheid in het formuleren van kaders, voorstellen, adviezen; • Visie, organisatie-inzicht en -sensiviteit, conceptueel denkvermogen, onafhankelijkheid en overtuigingskracht, klantgericht, integer; • Zeer communicatief zowel intern als extern (schriftelijk en mondeling); netwerkvaardig; • Weet gegevens om te zetten in informatie; • Leidinggevende ervaring en/of ervaring in coaching; In staat veranderingsprocessen te begeleiden; • Plannen en organiseren; effectief doelen en prioriteiten bepalen en benodigde acties, tijd en middelen aangeven om de bepaalde doelen te kunnen bereiken Goed ontwikkeld gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen; omgevingsbewust; • Zelfstandig en ondernemend.

(27)

PRICEWATERHOUSE(OOPERS Provincie Overijssel 2007-0258/JB/as/me 1 februari 2007

FUNCTIESCHETS ADVISEUR 1. Functie-informatie Functienaam Salarisschaal Kenmerkscores Somscore

Adviseur (Provinciale Staten) 11 44343 43334 4343 (zie tabel 5 in de hoofdtekst voor de kenmerken) 49

2. Omgeving De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de statengriffie, dat ressorteert onder Provinciale Staten. De eenheid in casu griffie heeft tot taak de (Strategische) advisering en ondersteuning van de staten(leden), het fractievoorzittersoverleg, Agendacommissie en de (vice)voorzitter van PS. De statenadviseur bewaakt de kwaliteit van de (beleids-)informatie aan PS en aan de statencommissies en verzorgt de advisering en (beleids-)informatievoorziening aan statenleden. Tevens is hij/zij commissaris van een statencommissie. Het speelveld van de griffie is veelal als politiek gevoelig te beschouwen en heeft te maken met verschillende maatschappelijke opvattingen. De griffie bestaat uit de griffier van de staten, statenadviseur tevens loco-griffier, statenadviseurs tevens commissiesecretarissen, managementassistente en communicatieadviseur. 3. Resultaatgebieden 1 Advisering en bijstand statencommissies * Bereidt in overleg met de commissievoorzitter de agenda, verzending van stukken en vergaderorde voor; * Zorgt voor tijdige en juiste aanlevering van vergaderstukken; * Verleent bijstand tijdens de vergadering aan de commissievoorzitter; * Verzorgt de verslaglegging van de commissievergadering; * Bereidt in overleg met de commissievoorzitter eventuele werkbezoeken voor; * Ondersteunt gevraagd en ongevraagd de commissievoorzitter in de uitoefening van de diverse rollen. 2. Advisering en bijstand van en (beleids)informatievoorziening aan Staten(leden), statencommissies, commissievoorzitter en werkgroepen over problematiek van complexe aard, een of meer deelterreinen omvattende. * Analyseert vraagstukken, ontwikkelt alternatieve scenario's en doet aanbevelingen voor implementatie/procesverloop; * Stelt beleidsnota's, integrate statenvoorstellen en/of discussienotities op ten behoeve van PS en/of de commissie en/of werkgroepen; * Adviseert over (politiek-bestuurlijke) implicaties van sociaal-maatschappelijke, financieel-economische en/of politiek-bestuuriijke ontwikkelingen; * Stelt politieke leeswijzers op over in overleg met de griffier te bepalen agendapunten/thema's;

(28)

PRICEWATERHOUSE(OOPERS Provincie Overijssel 2007-0258/JB/as/me 1 februari 2007 * Adviseet PS en/of de commissies en/of werkgroepen in het gebruik van de ter beschikking staand specifiek instrumentarium (bijv. programmabegroting, enquetes, onderzoeken, regelingen, reglement van orde); * Adviseert over en verieent bijstand bij gebruik van specifiek instrumentarium (rondvraag, schriftelijke vragen, motie, amendement, interpellate, initiatiefvoorstel etc.); * Beantwoordt (beleids-)vragen van de statenleden en zoekt en betrekt daarvoor eventueel actief (beleids-) informatie binnen en buiten de ambtelijke organisatie, waarbij eventuele verzoeken om substantiate ambtelijke bijstand via de statengriffier lopen; * Ondersteunt de voorzitter en commissievoorzitters en commissie en voert correspondentie namens de commissie; * Stelt actief informatie beschikbaar aan de fracties; * Verieent bijstand aan werkgroepen. 3. Bewaking van de kwaliteit van de (beleids-)informatie aan PS en aan de statencommissies * Verricht in overleg en onder coordinatie van de senior statenadviseur de inhoudelijke toetsing van de geleverde stukken t.b.v. vergaderingen commissies en PS op kwalitatieve aspecten; * Toetst of de aangeleverde (beleids-)informatie eenduidig, tijdig en volledig is; * Ontwikkelt een visie en adviseert hierover aan c.q. overlegt hierover met de ambtelijke organisatie en bewerkstelligt dat noodzakelijke bijstellingen/versnellingen tot stand komen. 4. Speelruimte * Neemt beslissingen bij het ontwikkelen van een visie en adviseren hierover aan c.q. overleggen hierover met de ambtelijke organisatie en bewerkstelligt dat noodzakelijke bijstellingen/versnellingen tot stand komen, bij het verrichten van de inhoudelijke toetsing van de geleverde stukken t.b.v. vergaderingen commissies en PS op kwalitatieve aspecten en bij het opstellen van beleidsnota's ten behoeve van PS en/of de commissie, voortvloeiend uit de hiervoor genoemde activiteiten; * Relevante weten regelgeving, richtlijnen en procedures (Profiel van de griffie, RvO e.d.) alsmede het Werkplan van de griffie zijn van belang voor het verrichten van de werkzaamheden; * De medewerker is verantwoording schuldig aan de statengriffier over de (beleids-)informatie aan PS en aan de statencommissies en de advisering en (beleids-)informatievoorziening aan statenleden/werkgroepen. 5. Kennis en vaardigheden * Kennis van het functioneren van het openbaar bestuur, in het bijzonder dat van de provinciale overheid en bestuurlijke processen en procedures; * Kennis van en inzicht in politiek-bestuurlijke en ambtelijke verhoudingen en voor processen binnen de ambtelijke organisatie en in de samenleving; * Brede kennis van de beleidsterreinen van de provinciale organisatie; * Vaardigheid in het tot afstemming komen m.b.t. de volledigheid, integraliteit en tijdige aanlevering van de stukken en in het overtuigen van de wenselijkheid van wijzigingen en/of versnellingen; * Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.

(29)

PRICEWATERHOUSE(OOPERS Provincie Overijssel 2007-0258/JB/as/me 1 februari 2007 6. Contacten * Met hoofden, beleidsmedewerkers van andere afdelingen en andere overheden over de aanlevertermijnen, volledigheid en integraliteit van de (beleids)adviezen om af te stemmen en afspraken te maken; * Met leden van PS, van de statencommissies en werkgroepen om af te stemmen en te adviseren over de gewenste (inhoudelijke) voorbereiding en ondersteuning; * Met overige overheden, IPO, VvG, instellingen, bedrijfsleven en andere organisaties en belanghebbenden in de regio over de besluitvormingsprocedures om op de juiste momenten de juiste mensen bij het overleg te kunnen betrekken en om informatie te geven overgenomen besluiten.

COMPETENTIES/PROFIELADVISEUR/COMMISSIESECRETARIS

In de functiebeschrijvingen volgens Fuwaprov zijn competenties gemcorporeerd. De Competentietabel standaardfunctie gebouw 2003 bevat geen competenties voor een adviseur/commissiesecretaris. Een aanzet voor algemene competenties die recht doen aan de nieuwe rol van de griffie (politiekfaciliterende procesrol), omvat: • Post-HBO of universitair werken denkniveau, bij voorkeur met een bestuurlijk/juridische achtergrond of aantoonbare ervaring op dit terrein; Kennis van beleids- en politieke processen in een politiek -bestuurlijke omgeving, alsook vaardigheid in hetformuleren van kaders, voorstellen, adviezen; • Visie, organisatie-inzicht en -sensiviteit, klantgericht, integer, flexibel (ook ten aanzien van werktijden) en open; • Weet gegevens om te zetten in informatie; • Communicatief vaardig zowel intern als extern (schriftelijk en mondeling); netwerkvaardig; Goede organisator en planner, effectief doelen en prioriteiten bepalen en benodigde acties, tijd en middelen aangeven om de bepaalde doelen te kunnen bereiken; Goed ontwikkeld gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen; omgevingsbewust; • Zelfstandig en ondernemend;

(30)

PRICEWATERHOUSE(CDPERS Provincie Overijssel 2007-0258/JB/as/me 1 februari 2007

C:

Wij adviseren de functie op schaal 15 in te schalen, doordat wij twee kenmerkscores hoger scoren dan in de huidige situatie (5 in plaats van 4): kenmerk 10 (wijze van controle) en 11 (kennis en vaardigheid) en 13 (contacten). De totale somscore wordt in dat geval 63, waarbij een functieschaal 15 hoort. De inschaling is dan gelijk aan de functie van Hoofd Eenheid, maar de somscore ligt een punt lager. Kenmerk 10. Wijze van controle: Kenmerk meet de mate van gedetailleerdheid van de controle/beoordeling van werkzaamheden door of namens het hoger echelon. De zwaarte wordt mede bepaald door het object en de aspecten van controle/beoordeling. Er wordt een 5 gescoord bij de functie van Hoofd Eenheid. Een beoordeling van gebleken effectiviteit van ontwikkeld strategisch beleid en/of van de mate waarin de Strategische doelstellingen zijn gerealiseerd is karakteristiek voor dergelijke integrale managementfuncties; in de functie is sprake van het afleggen van verantwoording aan PS over de Strategische advisering aan (de leden van) Provinciale Staten, het Presidium en de Commissaris van de Koningin. 11= en Kenmerk meet fundamenteel wetenschappelijk-theoretische kennis van het vakgebied en/of diepgaand inzicht in sociaal-maatschappelijke, financieel-economische en/of politiek-bestuurlijke aangelegenheden. In de specifieke functie meet twee aspecten: de mate van diepgang van kennis die daadwerkelijk aangewend wordt voor een normale functievervulling en de mate van inzicht dat nodig is om de werkzaamheden uit te voeren. Inzicht heeft betrekking op een samenhang van aspecten binnen het eigen vakgebied met aspecten buiten het eigen vakgebied. Het gaat bij dit kenmerk niet om de vereiste opleiding maar om het werken denkniveau dat nodig is om de functie uit te voeren.

Er wordt een 5 gescoord bij de functie van Hoofd Eenheid. Bij die functies is er sprake van diepgaand benodigd inzicht in sociaal-maatschappelijke, financieel-economische en/of politiekbestuurlijke aangelegenheden. Tevens is er sprake van score 5 als allesomvattende kennis van het vakgebied benodigd is om het vakgebied verder te ontwikkelen.

(31)


Kenmerk 13. Contacten Het kenmerk meet de zwaarte van de problemen die zich in functionele, niet hierarchische contacten voordoen. Het gaat hierbij om de diepgang van de contacten en de weerstanden die moeten worden overwonnen. Een 5 wordt gescoord indien er inzicht in de beweegredenen van diverse partijen moet worden verworven om effectief met tegenstellingen om te gaan, in het contact met de CdK, (leden van) Provinciale Staten, fracties, met (leden van) GS, algemeen directeur, het provinciale apparaat en de provinciale omgeving (burgers, instellingen en belangengroeperingen), over bestuurlijke besluitvormingsprocessen, waarbij belangentegenstellingen een rol kunnen spelen. Het gaat hierbij om contacten waarbij de belangen, gelet op de aard van de werkzaamheden, tegengesteld zijn (d.w.z. de ene partij streeft een belang na dat strijdig is aan het belang van de andere partij). Bij de contacten is sprake van complexe belangentegenstellingen. Niet wordt hier overigens bedoeld partijpolitieke belangen.

Wij adviseren de functie op schaal 13 in te schalen, doordat wij drie kenmerkscores hoger scoren dan in de huidige situatie (4 in plaats van 3): kenmerk 9 (kader), kenmerk 12 (vaardigheid) en 14 (doel contacten). De totale somscore wordt in dat geval 55. Kenmerk 9. Kader: Kenmerk meet de mate waarin het kader beperkingen oplegt ten aanzien van de uitvoering van de werkzaamheden. Het gaat hierbij om de belangrijkste werkinstructies, regels, voorschriften, e.d. die relevant zijn voor de dagelijkse functievervulling. Het gaat bij score 4 om functies waarbij in algemene termen omschreven is aan welke (Strategische) kaders men zich dient te houden (in de functie is sprake van: in algemene termen geformuleerde Strategische beleidsuitgangspunten). 12. Kenmerk meet de aard van de vaardigheden die nodig zijn om de werkzaamheden te kunnen uitvoeren. Er wordt een 4 gescoord wanneer sprake is van vaardigheden (in de functie is sprake van: vaardigheid in het inschatten van de politieke en bestuurlijke verhoudingen en de politiek/bestuurlijke en technische haalbaarheid van adviezen en in het ontwikkelen, uitdragen en verdedigen van standpunten), nodig voor het ontwikkelen en uitdragen en verdedigen van beleid, nieuwe ideeen of concepten. Onder nieuwe ideeen en concepten kan ook worden verstaan technieken, ontwerpen, e.d.

(32)


Kemnerk 14. Doel cootacten: Dit kenmerk meet hetgeen in de functionele, niet hierarchische contacten moet worden bereikt. Er wordt een 4 gescoord indien een gemeenschappelijke basis moet worden gecreeerd voor de ontwikkeling en implementatie van beleid, nieuwe ideeen, werkmethoden en technieken (in de functie is sprake van: met de CdK en (leden van) Provinciale Staten, teneinde Strategische kaderstellende beleidsdoelstellingen t.b.v. de profilering van PS te ontwikkelen en/of te controleren, met (leden van) Gedeputeerde Staten, provinciesecretaris, directie, het provinciale apparaat en de provinciale omgeving (burgers, instellingen en belangengroeperingen) om draagvlak te verwerven).

Adviseur Wij adviseren de functie Adviseur op schaal 11 binnen de griffie op te nemen. In algemene zin zal gezien de nieuwe gewenste rol van de griffie de functie zich doen bewegen van Medewerker Beleidsondersteuning BO9 (huidge situatie) naar Adviseur AS11. Een aantal kenmerkscores worden hoger gescoord dan in de huidige situatie (4 in plaats van 3): a. Kenmerk 1: Aard van de werkzaamheden; b. Kenmerk 2: Doel van de werkzaamheden; c. Kenmerk 4: Aanpak van de werkzaamheden; d. Kenmerk 6: Keuzevrijheid; e. Kenmerk 10: Wijze van controle; f. Kenmerk 11: Kennis; g. Kenmerk 13: Aard van de contacten. De totale somscore wordt in dat geval 49, waarbij een functieschaal 11 hoort. De inschaling is dan gelijk aan de functie van Adviseur AS11.

1. van de Dit kenmerk meet de mate van complexiteit van de werkzaamheden en in hoeverre een abstracte wijze van beschouwen nodig is om de werkzaamheden te verrichten. Een functie scoort hoger naarmate er sprake is van een grotere verwevenheid van factoren waarmee men bij het werk rekening moet houden. Er wordt een 4 gescoord indien bij het uitvoeren van de werkzaamheden (in de functie is sprake van: ontwikkelt een visie en adviseert hierover aan c.q. overlegt hierover met de ambtelijke organisatie) onbekende zaken en problemen een rol spelen. Alternatieven, nieuwe oplossingen, ontwerpen, adviezen e.d. kunnen pas worden ontwikkeld na analyse van de problematiek. Onder multidisciplinair verband wordt de interactie met andere beleidsterreinen verstaan.

(33)


Kenmerk 2. Doel van de werkzaamheden Dit kenmerk betreft datgene wat bereikt moet worden met het verrichten van de werkzaamheden. Het meet twee afzonderlijke aspecten: De mate waarin een bijdrage moet worden geleverd aan de realisatie van de taakstelling/doelstelling van de eenheid/organisatie. Ook kan worden gescoord op de soort bijdrage die moet worden geleverd. Bij score 4 gaat het om het realiseren van de taakstelling van een beleidseenheid danwel het realiseren van (grootschalige) multidisciplinaire projecten. Er wordt een 4 gescoord omdat er sprake is van beleidsontwikkeling (advisering van de staten of onderdelen daarvan en de griffie, over vraagstukken van complexe aard en een of meer deelterreinen van de staten c.q. griffie omvattende. Onder beleidsontwikkelende werkzaamheden wordt verstaan het vanuit de realiteit of op basis van geaggregeerde informatie formuleren van probleemstellingen alsmede het creatieve proces van het formuleren van doelen, het zoeken naar instrumenten en het bepalen van concrete activiteiten. Een functie scoort eveneens een 4 indien er sprake is van beleidsontwikkeling (in de functie is sprake van: (beleids)informatie aan PS en aan de statencommissies, advisering en (beleids) informatievoorziening aan statenleden) of technisch/wetenschappelijkonderzoek. Kenmerk 4. Aanpak van de werkzaamheden Dit kenmerk betreft de wijze waarop het werk moet worden vormgegeven. Het meet in hoeverre er sprake is van problemen die opgelost moeten worden bij de aanpak van de eigen werkzaamheden. Dit wordt enerzijds bepaald door de bekendheid danwel onbekendheid met situaties waar men op in moet spelen en anderzijds door de mate van creativiteit die nodig is bij de aanpak van de eigen werkzaamheden. Bij score 4 vereist de aanpak van de werkzaamheden inspelen op nog niet eerder voorgekomen situaties, waarbij zelf alternatieve benaderingen moeten worden gezocht. Er wordt een 4 gescoord omdat bij het aanpakken van de werkzaamheden (in de functie is sprake van: ontwikkelt een visie en adviseert hierover aan c.q. overlegt hierover met de ambtelijke organisatie) niet meer kan worden teruggevallen op gangbare benaderingen, maar moeten nieuwe benaderingen of methoden worden gezocht bijvoorbeeld via studie van jurisprudentie en/of van literatuur of het betrekken van invalshoeken van andere disciplines.

8. Het kenmerk meet de mate van keuzevrijheid bij het uitvoeren van de werkzaamheden. Bij score 4 is er bij de uitvoering van de werkzaamheden vrijheid om - na analyse - benaderingen of alternatieven af te stemmen op gewijzigde of zich wijzigende omstandigheden. Er wordt een 4 gescoord omdat er bij de uitvoering van de werkzaamheden (in de functie is sprake

(34)

PRICEWATERHOUSE(GOPERS Provincie Overijssel 2007-0258/JB/as/me 1 februari 2007

van: ontwikkelt een visie en adviseert hierover aan c.q. overlegt hierover met de ambtelijke organisatie) sprake is van gewijzigde of zich wijzigende omstandigheden, waarop moet worden ingespeeld en waarbij na analyse van de problematiek/vraagstelling vervolgens nieuwe oplossingen/alternatieven moeten worden aangedragen. Kenmerk 10. van controle De controle/beoordeling door of namens het hoger echelon op de werkzaamheden of werkresultaten. Dit kenmerk meet de mate van gedetailleerdheid van de controle/beoordeling van werkzaamheden door of namens het hoger echelon. De zwaarte wordt mede bepaald door het object en de aspecten van controle/beoordeling. Bij score 4 betreft het een beoordeling van adviezen, plannen of wetenschappelijke programma's op bruikbaarheid of op afstemming op andere beleidsterreinen. Er wordt een 4 gescoord indien het gaat om een beoordeling op bruikbaarheid of externe afstemming van beleidsadviezen/-plannen of om technische adviezen/plannen in de sfeer van ontwerp en ontwikkeling (in de functie is sprake van: (beleids-)informatie aan PS en aan de statencommissies en de advisering en (beleids-)informatievoorziening aan statenleden). Ook kan een 4 worden gescoord indien het gaat om de primaire verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering van uitvoeringsorganisaties, waarbij het gaat om beleid en uitvoering op elkaar af te stemmen. 11. Door opleiding en/of ervaring verkregen kennis en inzicht nodig om de werkzaamheden uit te voeren. Dit kenmerk meet twee aspecten. De mate van diepgang van kennis die daadwerkelijk aangewend wordt voor een normale functievervulling en de mate van inzicht dat nodig is om de werkzaamheden uit te voeren. Inzicht heeft betrekking op een samenhang van aspecten binnen het eigen vakgebied met aspecten buiten het eigen vakgebied. Het gaat niet om de vereiste opleiding maar het werken denkniveau nodig om de werkzaamheden uit te voeren. Bij score 4 is er brede kennis, waarbij inzicht in sociale, financieel-economische, technische, juridische of politiek-bestuurlijke aangelegenheden in bredere context dan alleen het eigen werkterrein wordt vereist.

Er wordt een 4 gescoord indien brede (generalistische) of gespecialiseerde (tot op detailniveau) theoretische kennis van het vakgebied nodig is om de werkzaamheden te kunnen uitoefenen (in de functie is sprake van: brede kennis van de beleidsterreinen van de provinciale organisatie). Er is inzicht nodig in vraagstukken en problemen die zich op andere werkterreinen afspelen. Het gaat om werkzaamheden waarvoor in het algemeen een universitair werken denkniveau vereist wordt. Hieronder valt ook het HBO+ werken denkniveau.

(35)


Kenmerk 13. Aard van de contacten De kenmerkende eigenschappen van de contacten in functionele relaties. Dit kenmerk meet de zwaarte van de problemen die zich in functionele, niet hierarchische contacten voordoen. Het gaat hierbij om de diepgang van de contacten en de weerstanden die moeten worden overwonnen. Bij score 4 is bij de contacten sprake van belangentegenstellingen. Er wordt een 4 gescoord indien er inzicht in de beweegredenen van de tegenpartij moet worden verworven om effectief met de tegenstellingen om te gaan (in de functie is sprake van: contacten met hoofden, beleidsmedewerkers van andere eenheden en andere overheden over de aanlevertermijnen, volledigheid en integraliteit van de (beleids)adviezen). Het gaat hierbij om contacten waarbij de belangen, gelet op de aard van de werkzaamheden, tegengesteld zijn (d.w.z. de ene partij streeft een belang na dat strijdig is aan het belang van de andere partij).

(36)

Reglement van werkzaamheden van het Presidium van Provinciale Staten van Overijssel 2007 Artikel 1 Algemeen Het Presidium heeft als taak om waar nodig afstemming te plegen over politiekbestuurlijke zaken teneinde tot een optimaal functioneren van Provinciale Staten in het duale bestel te komen. Artikel 2 Samenstelling 1. Het Presidium bestaat uit de voorzitter van Provinciale Staten, die fungeert als voorzitter, de plaatsvervangend voorzitter van Provinciale Staten en de voorzitters van de fracties uit Provinciale Staten. 2. De griffier is elke vergadering van het Presidium aanwezig en draagt zorg voor het opmaken van een besluitenlijst hiervan en voor de ondersteuning van het Presidium. Artikel 3 Taken Het Presidium heeft, gelet op artikel 1, de navolgende taken: 1. Het opstellen van een dynamische lange termijn agenda voor Provinciale Staten; 2. Het zorg dragen voor een zodanig besluitvormingsproces ten behoeve van de onderwerpen die op de dynamische lange termijn agenda staan, dat provinciale staten optimaal in positie worden gebracht om hun kaderstellende volksvertegenwoordigende en controlerende rol optimaal te kunnen vervullen; 3. Het daartoe regelmatig - doch tenminste een maal per kwartaal- voeren van overleg met Gedeputeerde Staten; 4. Het afstemmen van politiek- bestuurlijke zaken teneinde ook overigens tot een optimaal functioneren van Provinciale Staten in haar diverse duale rollen te komen en het waar nodig daartoe overleg plegen met Gedeputeerde Staten. Artikel 4 vergaderingen 1. De vergaderingen van het Presidium zijn niet openbaar. 2. Het Presidium komt een maal per kwartaal bijeen, volgens een jaarlijks door het Presidium vast te stellen schema, en voorts wanneer een van de leden daartoe een gemotiveerd verzoek indient. Artikel 5 besluitvorming Het Presidium besluit met meerderheid van stemmen. Indien de stemmen staken beslist de voorzitter.

Artikel 6 Vervanging 1. De leden kunnen zich laten vervangen door een daartoe aangewezen lid uit de eigen fractie. 2. De voorzitter kan zich laten vervangen door de plaatsvervangend voorzitter van Provinciale Staten.

Dit reglement treedt in werking op de dag nadat het is vastgesteld en wordt ter kennisgeving verzonden aan de leden van Provinciale Staten van Overijssel.

Gelet op artikel 3 van het reglement van orde voor de vergadering en andere werkzaamheden van Provinciale Staten van Overijssel 2003, besluit de agendacommissie tot vaststelling van het navolgende:

Reglement van werkzaamheden van de agendacommissie van Provinciale Staten van Overijssel 2007 Artikel 1 Algemeen De agendacommissie is belast met de gecoordineerde procedurele voorbereiding van de vergaderingen van provinciale staten en de statencommissies, advisering van de staten over bestuurlijke procedures en alle overige zaken die het adequaat functioneren van de staten betreffen. Artikel 2 Samenstelling 1. De agendacommissie bestaat uit de plaatsvervangend voorzitter van Provinciale Staten, die fungeert als voorzitter, en de voorzitters van de statencommissies. 2. De griffier is elke vergadering van de agendacommissie aanwezig en draagt zorg voor het opmaken van een besluitenlijst hiervan en voor de ondersteuning van de agendacommissie.

Artikel 3 Taken De agendacommissie heeft, onverminderd het bepaalde in het Reglement van Orde van Provinciale Staten van Overijssel, de volgende taken: 1. het jaarlijks vaststellen van een jaarschema voor commissie- en statenvergaderingen; 2. het vaststellen van de conceptagenda voor de staten en de commissies inclusief de voorgestelde wijze van behandeling van de agendapunten; 3. het doen van voorstellen over de wijze van afdoening van bij de staten ingekomen stukken; 4. toezien op de nakoming van toezeggingen aan de staten en de commissies; 5. coordineren van activiteiten als hoorzittingen, werkbezoeken, excursies en cursussen van de staten; 6. evalueren van de statenverkiezingen en de commissies in technische zin; 7. advisering over en de bewaking van de bestuurlijke processen. Artikel 4 Vergaderingen 1. De agendacommissie vergadert voorafgaand aan de vergadering van de commissies en de staten. 2. De vergaderingen van de agendacommissie zijn niet openbaar. 3. De voorzitter en de griffier bereiden de vergadering van de agendacommissie voor en nemen beslissingen over de dagelijkse uitvoering van de taken als bedoeld in artikel 3, voor zover het in de tijd gezien niet mogelijk is de gehele agendacommissie hierbij in te schakelen.

Artikel 5 Besluitvorming De agendacommissie besluit met meerderheid van stemmen. Indien de stemmen staken beslist de voorzitter. Artikel 6 Vervanging leden De leden van de agendacommissie, die voorzitter zijn van de statencommissies, kunnen zich laten vervangen door hun plaatsvervangers in de commissies. Artikel 7 Overgedragen voorzitterschap Bij ontstentenis van de voorzitter van de agendacommissie wordt zijn taak overgenomen door een van de leden.

Artikelsgewijze toelichting Artikel 3 De agendacommissie draagt zorg voor de logistiek en de proceskwaliteit. Het vervult een procedurele rol bij de voorbereiding van de staten- en commissievergaderingen. Daarbij gaat het onder meer om het vaststellen van de (concept-) agenda, het type onderwerpen, de wijze van behandeling, het uitnodigingsbeleid etc. De agendacommissie bespreekt ook overigens zaken die het functioneren van provinciale staten betreffen.

Dit reglement treedt in werking op de dag nadat het is vastgesteld en wordt ter kennisgeving verzonden aan de leden van Provinciale Staten van Overijssel.

Profiel voor de vice-voorzitter van Provinciale Staten. De vice-voorzitter vervult de navolgende "Vergadertechnische/formele" taken; daarnaast is de vice-voorzitter de aangewezen persoon om een aanvullende rol te vervullen in het verkeer tussen en met griffie, commissies en staten. I

Vergadertechnische/formele taken

-

II

het voorzitten van de vergadering van Provinciale Staten en het Presidium, bij verhindering of ontstentenis van de voorzitter; het doen naleven van het Reglement van Orde; het toezien op en het bevorderen van de kwaliteit van het besluitvormingsproces; het debat richten op politiek relevante vraagstukken en het per agendapunt trekken van heldere conclusies; het (doen) uitvoeren van door de staten genomen besluiten; (indien nodig) het bijeenroepen van statenvergaderingen het vervangen van de voorzitter van Provinciale Staten bij diens afwezigheid (bv. ten behoeve van het tekenen van stukken, het openen van het Statenjaar etc.). voorzitter van de Agendacommissie deelnemer aan het overleg tussen Commissaris, griffier en provinciesecretaris (vierhoek). Aanvullende taken

A. Vervult namens de voorzitter van Provinciale Staten de navolgende taken: -

Is aanspreekpunt voor de statengriffie v.w.b. de gang van zaken rond de verlening van ambtelijke bijstand en het verkeer tussen staten en de ambtelijke organisatie; Is aanspreekpunt voor de statengriffie voor de dagelijkse aangelegenheden van Provinciale Staten terzake van procedurele, organisatorische of logistieke kwesties; Is aanspreekpunt voor de statengriffie v.w.b. diens organisatie, functioneren en bedrijfsvoering; Is aanspreekpunt voor de statengriffie v.w.b. vragen die verband houden met het werkgeverschap t.a.v. de griffier en de aan de griffier gemandateerde rechtspositionele bevoegdheden t.a.v. de medewerkers van de griffie en Is aanspreekpunt voor de statengriffie t.a.v. het beheer over de statenbudgetten en de budgetten van de griffie.

B. Specifieke aanvullende rol voor de vice-voorzitter:

-

Stimuleren van de duale rol van Provinciale Staten, vernieuwingen en zichtbaarheid van Provinciale Staten; Boegbeeld voor (de zichtbaarheid van) Provinciale Staten; Vervult in dat kader een rol bij het "de spiegel voorhouden van Provinciale Staten" t.a.v. het geven van een gepaste invulling aan de duale bestuurspraktijk; Licht voorstellen namens de Agendacommissie toe, die door het Agendacommissie ter bespreking in een statencommissie aan de orde zijn gesteld; Is voorzitter van de Agendacommissie en draagt in die hoedanigheid bij aan het bevorderen en bewaken van de gewenste duale werkwijze van de statencommissies; Deelnemer werkgroep publieksdebat;

Vervult een brugfunctie voor het Presidium richting de Commissaris van de Koningin in diens rol als schakel tussen Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten; Vervult een brugfunctie vanuit het Presidium richting de Commissaris van de Koningin in diens rol als voorzitter en belangenbehartiger van de Staten en Vervult de rol van vertrouwenspersoon voor individuele statenleden t.a.v. zaken die het functioneren van de Staten betreffen.

Memo Aan:

Presidium

Van:

R. Wiggers

Datum:

15 januari 2006

Betreft:

Introductieprogramma statenleden 2007

1. Inleiding Provinciale Staten worden in hun nieuwe samenstelling op 15 maart 2007 gemstalleerd. Naar verwachting zal meer dan de helft van de leden nieuw zijn. Voor nieuwe en oude statenleden zal een inwerkprogramma moeten worden ontwikkeld. In dit memo doen wij u hiervoor een voorstel. 2. Doelen Het introductieprogramma heeft de volgende doelstellingen: 1. Kennismakinq Vanaf het moment van installatie leren statenleden, nieuw en oud, elkaar kennen. Het is van belang dat in het introductieprogramma de gelegenheid wordt geboden deze kennismaking met elkaar te verdiepen. Daarnaast is het van belang dat zij de medewerkers van de griffie, GS en de medewerkers van GS leren kennen. 2. Bekendheid met de provincie en het dualisme Voordat een statenlid goed kan opereren, is het van belang te weten vanuit welke context hij opereert. De rol en positie van de provincie als middenbestuur en het functioneren van het dualisme vormen voor statenleden het kader waarbinnen dat gebeurt. Een goede introductie op deze thema's geeft statenleden tevens inzicht in hun eigen rol en positie. Speciaal accent moet liggen op de rol van statenleden als volksvertegenwoordiger en integriteit. 3. Introductie op beleidsterreinen en provinciale thema's Een van de belangrijkste zaken voor een statenlid om naar behoren te kunnen functioneren is dossierkennis. Aan de hand van belangrijke onderwerpen wordt informatie gegeven over de stand van zaken op een specifiek beleidsterrein of een specifiek thema. Doel is tevens om statenleden goed gebruik te laten maken van de (kennis van de) ambtelijke organisatie. 4. Vaardigheden Het statenlidmaatschap vergt specifieke kennis en vaardigheden, zoals kennis van de planning en control-cyclus en de vaardigheden om effectief en efficient te kunnen functioneren (bijvoorbeeld hanteren van instrumenten). Door te oefenen met praktijkvoorbeelden kunnen belangrijke vaardigheden tijdig worden aangeleerd.

8 februari 2007 3. Opzet Het introductieprogramma is modulair van opzet en wordt gespreid over een periode van twee a drie maanden. We gaan er van uit dat iedereen in principe meedoet. a. Kennismaking Na de beediging van de nieuwe staten op 15 maart wordt een borrel georganiseerd waarbij statenleden op informele wijze met elkaar kunnen kennismaken. Nadere kennismaking kan plaatsvinden tijdens een startconferentie met overnachting. Als inhoudelijk thema zou misschien kunnen worden gekozen voor "Kennen en leren kennen"; wat stelt u zich ten doel voor de komende periode? Wat is een goede volksvertegenwoordiger? (vgl discussie clientelisme en integriteit) Wat zijn uw persoonlijke drijfveren om in de staten zitting te nemen? Hoe stelt u zich de samenwerking met anderen voor? Hoe brengt u signalen 'van buiten naar binnen' etc. Maar ook andere thema's zijn uiteraard denkbaar. Het is wel de bedoeling dat kennismaking voorop staat. Met het maken van concrete samenwerkingsafspraken (Pact van Lattrop) zijn aan de start van de vorige periode minder goede ervaringen opgedaan. Overwogen kan worden in de startconferentie enkele vaardigheidstrainingen kunnen worden opgenomen. b. Provincie in voqelvlucht De rol en positie van de provincie als middenbestuur en het functioneren van het dualisme wordt toegelicht. In dit programmaonderdeel wordt hierover een goede introductie gegeven die statenleden tevens inzicht geeft in hun eigen rol en positie. Speciaal accent moet liggen op de rol van statenleden als volksvertegenwoordiger. Er wordt ingegaan op het gevaar van clientelisme. De integriteit van statenleden is eveneens onderwerp van discussie. Aan de hand van de Gedragscode wordt een dilemma-spel gespeeld. c. Inhoud fbeleidsterreinen/ontwikkelingen) In overleg met de eenheden zal een programma worden samengesteld om statenleden informatie te geven over belangrijke provinciale thema's en beleidsterreinen. Ook de rol en positie van de provincie op de diverse beleidsterreinen wordt daarbij toegelicht. Mogelijk zou er door externe deskundigen kunnen worden gereflecteerd op (het waarmaken van) de controlerende rol van de staten op het betreffende beleidsterrein. De mogelijkheid van een verkenningstoer (busrit o.i.d.) langs belangwekkende locaties/voorbeelden provinciale projecten door de provincie kan hierbij eveneens worden overwogen. Voorbeelden van thema's die daarbij aan de orde kunnen zijn: RO/Nota Ruimte, Ruimtelijk kwaliteitsbeleid, Gebiedsgericht werken, Mobiliteit, ILG en Jeugdzorg. In de opzet van deze bijeenkomst(en) zal in elk geval ook ruim de gelegenheid moeten zijn voor kennismaking tussen ambtenaren en statenleden. Het is te overwegen om met dit deel van het introductieprogramma al snel na de installatie te starten, aangezien een groot deel van de statenleden geen rol hebben tijdens de collegeonderhandelingen en al wel graag willen beginnen. Voor statenleden die dat willen, zou de mogelijkheid tot het volgen van een korte werkstage bij een instelling/organisatie kunnen worden geregeld.

8 februari 2007 d. Organisatieontwikkeling Alhoewel de beleidsuitvoering in hoofdzaak een zaak is van GS en directie/ambtelijke organisatie, is het voor statenleden van belang kennis te nemen van de belangrijkste (meerjarige) ontwikkelingen binnen de organisatie. Het (werken in het) nieuwe kantoorconcept, het digitaliseren van documenten, de kwaliteitsimpuls ambtenaren, de samenwerking met gemeenten op het gebied van uitvoering van vergunningverlening etc. zullen worden toegelicht door de directie. e. Vaardigheden Het is van belang niet alleen passief kennis over te dragen. Uit ervaring is gebleken dat "zelf doen' aan de hand van concrete voorbeelden meer effect sorteert. Bovendien leren statenleden elkaar beter kennen tijdens deze workshops. - workshop politiek handwerk. Een statenlid moet zijn/haar gereedschapskist kennen en kunnen gebruiken. Het gebruik van moties, amendementen en initiatiefvoorstellen wordt geoefend aan de hand van concrete praktijkvoorbeelden. Dus: hoe gebruik ik instrumenten, hoe breng ik een voorstel verder. Do's en don'ts aan de hand van concrete praktijkvoorbeelden, geoefend in en om de statenzaal. De notitie van GS over omgang met moties zal hierbij worden gebruikt. - workshop planning en control (vgl jaarrekeningsessies). Toelichting op de planning en control cyclus inclusief training gericht op toepassing (vgl jaarrekeningsessies 2006). Door te oefenen aan de hand van een concreet thema met de documenten uit de planning en controlcyclus, wordt inzicht gegeven in de werking en de wijze waarop statenleden, door deze sturingsdocumenten goed te gebruiken, invulling kunnen geven aan hun kaderstellende en controlerende rol. - debattraining. Het statenlidmaatschap vraagt vaardigheden op het gebied van het spreken in het openbaar en debatteren. In de nieuwe statenzaal wordt geoefend met debatteren. Enkele straks oud-statenleden hebben zich reeds bereid getoond coachend en spiegelend op te treden voor hun opvolgers. - cursus effectief en efficient werken. De cursus effectief en efficient werken, gegeven door Ton de Kok is afgelopen periode met enthousiasme gevolgd door een aantal statenleden. Bij voldoende belangstelling kan deze cursus nogmaals worden aangeboden. - workshop rekenkamer. Voor gemteresseerde statenleden in de rol, positie en werkwijze van de rekenkamer Oost-Nederland, zal in overleg met de rekenkamer, een workshop worden georganiseerd. e. overig Om instellingen, belangengroepen, maatschappelijke organisaties kennis te laten maken met de staten en hun de gelegenheid te geven zich te presenteren, stellen we voor een Meet and Greet te organiseren. Bijkomend voordeel is dat de commissievergaderingen worden ontlast van presentaties. In een informatiemap/handboek zal relevante inhoudelijk en praktische informatie (Provinciewet, Reglement van Orde, smoelenboek, Verordening rechtspositie statenleden, Gedragscode, fractievergoedingen, Verordening ambtelijke bijstand, regeling declaraties, etc.) worden gebundeld en aan eenieder worden uitgereikt.

8 februari 2007 4. Vervolg Naast voorgestelde onderdelen van het introductieprogramma zal het nieuwe presidium t.z.t. worden voorgesteld ook de nieuwe commissievoorzitters een training aan te bieden.

Wij vragen uw instemming met de doelen en de opzet van het introductieprogramma voor de nieuwe staten en de griffie te verzoeken e.e.a. in overleg met de ambtelijke organisatie, inhoudelijk en financieel uit te werken. Het presidium zal op de hoogte worden gehouden van de stand van zaken in de voorbereiding.

Bijiage VIII: overzicht budgettaire gevolgen van de 9° wijziging van de Programmabegroting 2007 Evaluatie Statenperiode 2003-2007 (bedragenxC 1.000) Volgnummer

gramma

Productqroep

Productnummer

1

1.0

2.1.00.05

20

0.8

2.0.80.05

Pro-

Product-

nr. KVD

Inc/Tijd/ Struct.

Omschrijving Lasten

S

Ondersteuning bestuursorganen: PS - programme

I

Mutaties algemene reserves - programma (Algemene dekkingsreserve)

2007 Baten

26-

26

26

26

Lasten

Saldo

26

2008 Baten

Saldo

Lasten

2009 Baten

2010

Saldo

Lasten

Baten

35

35-

35

35-

35

35-

35

35-

35

35-

35

35-

26

LEGENPA 1 Bestuur 2 Economie en innovatie 3 Water 4 Ruimte 5 Wervende steden 6 Landelijk gebied 7 Zorg

8 9 10 11

Cultuur, maatschappelijke ontwikkeling en integratie Milieu Bereikbaarheid Veiligheid qeen programme's, wel oegroepeerd 20 Algemene dekkingsmiddelen 30 Interne producten

- = verlaging + = verhoging

Saldo

- = verlaging + = verhoging

Saldo: - = financiele ruimte neemt af + = financiele ruimte neemt toe

Pagina 1 van 1

Bijiage IX Behorend bij besluit van Provinciale Staten nr. PS/2007/18 Provincie: Overijssel Dienstjaar 2007

9e wijziging van de begroting 2007

Bijiage IX 9° wijziging van de begroting 2007 Lasten (x € 1.000) Product- Cat. Omschrijving groep

1

Alaemeen bestuur

1.0

Provinciale Staten

Geraamd

1.187

Productcode: 2.1.00.05 Ondersteuning bestuursorganen: PS 8.2.0 Personeelsgebonden kosten

0.8

Financierina en alaemene dekkinasmiddelen

Verlaging bestaande post

Nieuwe raming

1.213

26

Totaal productgroep

0

Nieuwe post of verhoging bestaande post

26

, ""•• !„!„:

Mutaties reserves die verband houden met de hoofdfuncties Productcode: 2.0.80.05 Mutaties algemene reserves

7.078

7.078

Totaal productgroep

TOTAAL WIJZIGING

8.265

26

8.291

Pagina 2 van 7

Baten (x € 1.000) Product- Cat. Omschrijving groep

1 1.0

Geraamd



Nieuwe raming

Mtim&m^ Provinciale Staten Productcode: 2.1.00.05 Ondersteuning bestuursorganen: PS

Totaal productgroep

Financierina en alaemene dekkinqsmiddeien 0.8

Mutaties reserves die verband houden met de hoofdfuncties Productcode: 2.0.80.05 Mutaties algemene reserves

37.252

6.0.C Onttrekking aan Algemene dekkingsreserve

37.278

26

Totaal productgroep

26

37.252

26

37.278

Pagina 3 van 7

Bijiage IX Behoort bij de 9° wijziging van de begroting 2007 APPARAATSKOSTEN IN DE LOOP VAN HET JAAR ONTSTAAN Lasten (x € 1.000) Cat. Omschrijving

Geraamd



Nieuwe raming

Middelen beleid en beheer

TOTAAL WIJZIGING

Pagina 4 van 7

Baten (x € 1.000) Cat. Omschrijving

Geraamd



Nieuwe raming

Middelenbeleid en beheer

Pagina 5 van 7

Bijiage IX Behoort bij de 9* wijziging van de begroting 2007 PERSONEELSGEBONDEN KOSTEN (x € 1.000) Eenheid

5.000 5.010 5.010 5.020 5.030 5.040 5.050 5.060 5.070 5.080 5.110 5.120

Stateng riffle Directie Concernstaf en Projecten en Programme's Bestuurlijke Aangelegenheden Economic, Milieu en Toerisme Landbouw, Natuur en Landschap Ruimte, Wonen en Bereikbaarheid Water en Bodem Wegen en Kanalen Zorg en Cultuur Facilitaire Dienstverlening Middelen

Geraamd


365

26


Nieuwe raming

391

4.195

4.195

951 5.209 6.644 3.785 5.769 3.858 8.166 2.723 6.417 5.027

951 5.209 6.644 3.785 5.769 3.858 8.166 2.723 6.417 5.027

53.109

26

53.135

Pagina 6 van 7

TOEREKENING PERSONEELSGEBONDENKOSTEN AAN PRODUCTEN (x € 1.000) Productgroep

Product

1.0

2.1.00.05

Product KVD

Omschrijving

Ondersteuning bestuursorganen: PS

|l

Geraamd



451

26

477

451

26

477

Nieuwe raming

Pagina 7 van 7

^ 0 D nt: 0 8 FEB Routing

Recommend Documents