ZZP-Aangiftetool 2014 (versie v2.02)

Handleiding ZZP-Aangiftetool v2.02 -

Januari 2014

Handleiding

ZZP-Aangiftetool 2014 (versie v2.02)

Inhoudsopgave 1.

INTRODUCTIE AANGIFTETOOL VOOR ZZP-ERS.................................................................................................................. 2 1.1 Doel ........................................................................................................................................................................ 2 1.2 Systeemvereisten ..................................................................................................................................................... 2 1.3 Installatie................................................................................................................................................................ 2 1.4 Disclaimer .............................................................................................................................................................. 2 1.5 Algemene Voorwaarden ......................................................................................................................................... 2 1.6 Loginscherm in Excel ............................................................................................................................................. 3 1.7 Startmenu ............................................................................................................................................................... 3 1.8 Instellingenmenu .................................................................................................................................................... 4 2. SNELSTART HANDLEIDING ............................................................................................................................................... 5 2.1 Het eerste gebruik................................................................................................................................................... 5 2.2 Inkomsten ............................................................................................................................................................... 5 2.3 Extra toelichting BTW buitenland .......................................................................................................................... 5 2.4 Uitgaven ................................................................................................................................................................. 6 2.5 Aanschaf ................................................................................................................................................................. 6 2.6 Prive BTW .............................................................................................................................................................. 7 2.7 (Eind)Saldi ............................................................................................................................................................. 7 2.8 (Eind)Saldi Vast ..................................................................................................................................................... 7 2.9 Betaalde BTW per Kwartaal................................................................................................................................... 7 2.10 Kilometerregistratie ............................................................................................................................................... 7 2.11 Urenregistratie ....................................................................................................................................................... 8 3. BELASTINGAANGIFTE....................................................................................................................................................... 8 3.1 BTW-Omzetbelasting (per kwartaal) ...................................................................................................................... 8 3.2 ICP Opgave IntraCommunautaire Prestaties (per kwartaal) ................................................................................. 8 3.3 IB-Aangifte elk jaar ................................................................................................................................................ 8 4. OVERIGE FUNCTIONALITEIT ............................................................................................................................................. 9 4.1 Opslaan dataset ...................................................................................................................................................... 9 4.2 Jaarrekening samenstellen (PDF) .......................................................................................................................... 9 4.3 Resultaten weergeven op uw telefoon ..................................................................................................................... 9 4.4 ZZP tips .................................................................................................................................................................. 9 4.5 Check beschikbaarheid Update .............................................................................................................................. 9 5. OVER LICENTIE EN UPDATES........................................................................................................................................... 10 5.1 Demo licentie........................................................................................................................................................ 10 5.2 Uw licentie activeren ............................................................................................................................................ 10 5.3 Toekomstige verlenging (updates) ........................................................................................................................ 10 5.4 Kosteloze verlenging ............................................................................................................................................ 10 6. MACRO’S ACTIVEREN .................................................................................................................................................... 11 6.1 Office 2000 t/m Office 2003.................................................................................................................................. 11 6.2 Office 2007 ........................................................................................................................................................... 11 6.3 Office 2010 ........................................................................................................................................................... 12 7. BIJLAGEN ...................................................................................................................................................................... 12 7.1 Relaties tussen verschillende gegevenssoorten & overzichten.............................................................................. 12

Plandata.nl

Handleiding ZZP-Aangiftetool v2.02

1. Introductie Aangiftetool voor ZZP-ers 1.1

Doel

Met deze Aangiftetool bent u (als ZZP-er of eigenaar van een Eenmanszaak) in staat om op eigen kracht uw Jaarrekening te maken. Tevens krijgt u beschikking over kant-en-klare overzichten t.b.v. het doen van de verplichte ‘BTW kwartaal-aangiften’ en de jaarlijkse ‘IB-aangifte (ondernemersdeel)’ op www.belastingdienst.nl. Uw complete jaarrekening is ook direct beschikbaar als PDF bestand op bijvoorbeeld uw smartphone middels automatische doorstuur-functionaliteit (via een e-mail-bijlage). Dit is de enige beschikbare tool in Excel waarmee u dit kunt. Er is een lang traject aan vooraf gegaan voordat dit programma het levenslicht zag. Immers er zijn complexe zaken waarmee deze tool (automatisch) rekening moet houden. Een opsomming: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

BTW aangifte, incl. verleggingsregeling en Intra Communautaire Prestaties (ICP) IB-Aangifte (‘ondernemersdeel’) Balans (dus incl. berekening 'Eigen Vermogen') Winst- & Verliesrekening Jaarrekening (in PDF) Autokosten zaak/prive Afschrijving algoritmen (materiële activa: zaken boven 450 euro; zakelijke auto; …) Aftrekposten: startersaftrek, zelfstandigenaftrek, investeringsaftrek (KIA) MKB-winstvrijstelling, Kleine Ondernemersregeling (KOR)

Deze ZZP-Aangiftetool gebruikt u dus niet voor het aanmaken van facturen voor klanten.

1.2

Systeemvereisten

De rekentool werkt op computers met een Windows-besturingssysteem. De aanwezigheid van MS-Excel (MS-Office) is vereist. Voor het maken van PDF’s is de aanwezigheid van een ‘PDFWriter’ (of MS-Office 2010) noodzakelijk. De tool zelf is ontwikkeld in de programmeertaal VBA. Het MAC-besturingssysteem wordt momenteel niet ondersteund. Internet U moet uiteraard beschikken over een actieve internetverbinding voor toegang tot updates, de handleiding, het bijwerken van tarieven en uw licentie (aanschaf via een iDeal-betaling).

1.3

Installatie

De rekentool is online beschikbaar als volledige versie. Op zzp.exceltoepassing.nl kunt u het programma (1 Excel-bestand) direct downloaden. U kunt eventueel de tool enkele weken gebruiken voordat u besluit een licentie te nemen. Met een iDeal-betaling wordt uw licentie geactiveerd. Hiermee worden meteen ook enkele geblokkeerde menu-opties vrijgegeven. Installatie: 1. Sluit Excel (indien dit programma nog openstaat). 2. Plaats het Excel-bestand (‘ZZP-aangiftetool_v2.xx.xls’) ergens op uw computer. 3. Open het bestand in Excel. Bij ‘inloggen’ zal de tool de eerste keer een ‘zzpdata.xls’ bestand klaarzetten in ‘Mijn Documenten’. U wordt gevraagd een wachtwoord te kiezen.

1.4

Disclaimer

Plandata (ontwikkelaar) doet haar best correcte berekeningen in te bouwen in (updates van) deze ZZP-Aangiftetool. Echter Plandata en ook uw Leverancier zijn niet verantwoordelijk voor de uitkomsten van deze berekeningen. U wordt geadviseerd zo nodig de overzichten te laten nakijken door een boekhouder of belastingadviseur voordat u uw aangiften doen op www.belastingdienst.nl.

1.5

Algemene Voorwaarden

Als u ervoor kiest de ZZP-Aangiftetool te (blijven) gebruiken na elke installatie of update, dan doet u dat steeds conform de op dat moment geldende Algemene Voorwaarden. Die Algemene Voorwaarden kunt u direct oproepen vanuit het Instellingenmenu. Pagina 2 van 12


1.6

Loginscherm in Excel

Het loginscherm in Excel bevat slechts enkele eenvoudige knoppen. Na [Inloggen] worden uw gegevens geladen. Met [Menu] wordt het startmenu zichtbaar (zie bij 1.7). Met [Sluiten] kunt u de tool zelf sluiten (nadat u bent uitgelogd, zie ook 1.7).

1.7

Startmenu

De rekentool bevat een startmenu (zie afbeelding hieronder) voor toegang tot alle acties. Dit menu is opgedeeld in 3 gebieden: 1. Links. Menuknoppen voor aanvullen van gegevens (van [Inkomsten] t/m [Betaalde BTW]); 2. Midden. Menuknoppen voor het eventueel vastleggen van uren en kilometers. Deze menuknoppen kunt u eventueel verwijderen via ‘Instellingen’ (later meer); 3. Rechts. De groene rapportageknoppen. Na elke invoerwijziging volgt een herberekening. Daarnaast zijn er doorklik-opties voor Opslaan, Uitloggen, Jaarrekening samenstellen, Tips, en het Instellingenmenu.

Figuur: Startmenu – ZZP-Aangiftetool

Pagina 3 van 12


1.8

Instellingenmenu

Het Instellingenmenu bevat de onderdelen die u niet regelmatig hoeft aan te passen. Zoals uw bedrijfsgegevens (nodig voor het genereren van de Jaarrekening), auto gegevens (BPM; bijtelling percentages) en keuzelijsten voor o.a. kostenplaatsen die dan elders automatisch worden ingezet. Verder zijn er o.a. knoppen [Uw licentie], [Belastingtarieven] en opties voor ‘Algemene voorwaarden’ en ‘Check beschikbaarheid Update’. De vinkvelden zijn voor het aan- en uitzetten van de genoemde functionaliteit.

Figuur: Instellingenmenu – ZZP Aangiftetool

Pagina 4 van 12


2. Snelstart Handleiding 2.1

Het eerste gebruik

Bestand ‘zzpdata.xls’ in Mijn Documenten Bij [inloggen] zal de tool een bestand ‘zzpdata.xls’ aanmaken in “Mijn Documenten”. Zorg dat u uw opgegeven wachtwoord niet vergeet(!). Als u later deze ‘zzpdata.xls’ verwijderd, verplaatst of hernoemt dan zal de tool geheel opnieuw beginnen! (nieuw bestand en nieuw wachtwoord). Recente backup’s van uw belangrijk ‘zzpdata.xls’ bestand kunt u gelukkig eenvoudig terughalen via uw e-mail. (De actuele dataset kunt u namelijk vanuit de tool direct naar uw email verzenden.) Eerste verkenning Na een klik in het loginscherm op [Menu] verschijn het [Startmenu]. U kunt altijd tussendoor dit menu sluiten (kruisje rechtsboven). Immers er is overal weer een menu-optie beschikbaar. U treft voorbeeld-gegevens aan (jaren 2009 en 2010). Daardoor kunt u sneller het programma leren kennen. Tips: Klik eens door alle menu’s en opties. Bekijk de rapportages achter de ‘groene knoppen’. Test binnen de rapportages de blauwe weergave-opties. Wijzig of verwijder wat invoergegevens via [Inkomsten], [Uitgaven] , [Aanschaf] Bekijk vervolgens de wijzigingen in alle rapportages. Eigen gegevens gebruiken Als u uw eigen gegevens gaat toevoegen vanaf bijvoorbeeld 2011 of 2012 dan hoeft u de voorbeeldgegevens nog niet perse meteen te verwijderen. (Zie bijvoorbeeld dat er in overzicht BALANS over 2011 & 2012 geen resultaten zijn. Dat is mede te danken aan de verkoop-regels in invoerblad ‘Aanschaf’ waardoor er ‘toevallig’ geen afschrijvingen meer zijn vanaf 2011).

2.2

Inkomsten

Via [Inkomsten] kunt u uw opdrachtgevers en opdrachten invoeren: - Factuurnr: zorg voor een opeenvolgende nummering (verplichting vanuit overheid). Zie bijvoorbeeld overgang van 09030 > 10031 (resp. factuurnummers 30 uit 2009, 31 uit 2010). - Factuurdatum: op basis van deze datum vindt de indeling naar het juiste (BTW-) kwartaal plaats. Ook bijvoorbeeld het BTW-Hoog tarief wordt hierdoor automatisch vastgesteld. (zoals bijvoorbeeld de overgang 19% naar 21% per 1 okt 2012). Toekomstige BTW% wijzigingen worden door de tool automatisch online bijgewerkt. - Opdrachtgever en opdracht: tijdens invullen kunt u (ook) kiezen uit een lijst van recent ingevulde opdrachtgevers en opdrachten. Een geselecteerde cel in Excel ‘editten’ kan snel via druk op . - Bedrag, Bruto , Netto, Netto NL, Netto OV, Netto EU: het bedrag dat u invult mag netto of bruto zijn. De tool zorgt voor de juiste verwerking. BTW verlegging: heeft u een zakelijke klant in bijvoorbeeld Duitsland en die klant doet zelf de BTW aangifte (meestal verplicht!) dan vult u ‘Netto EU’ in. Zo is ‘Netto OV’ (‘Overig’) voor klanten buiten Europa. En u gebruikt ‘Netto NL’ als de BTW is verlegd naar uw Nederlandse klant. Bij BTW verlegging vult u dan dus 0% in (dat geldt niet bij Uitgaven en Aanschaf!). Zie ook de uitleg bij 2.3 en bij 3.2 (de I.C.P.)! - Soort: hier vult u ‘Dienst’ of ‘Verkoop’ in. De beschikbare begrippen (keuzelijst) kunt u wijzigen via het Instellingenmenu. - Ontvangst: de datum waarop u de betaling heeft ontvangen. Vooral als de betaling na de jaarwisseling valt heeft dit gevolgen voor het overzicht BALANS (immers na 31 dec heeft u dan nog een tegoed uitstaan). Voor de (BTW)-aangiften zijn er hier geen directe consequenties. - Rekening: kies hier uit de lijst. De keuzelijst ziet u terug in invoerblad ‘Saldi’. Daar kunt u eventueel regels (Bankrekeningen etc.) toevoegen.

2.3

Extra toelichting BTW buitenland

Bij 'installatie en montage' in een ander EU-land en bij 'afstandsverkopen' moet u zich bij die buitenlandse belastingdienst aanmelden! ‘Afstandsverkopen': als u aan particulieren in een ander EU land levert boven een drempelbedrag (o.a. Duitsland 100.000 Euro; België 35.000 Euro). De ZZP-Aangiftetool is alleen bruikbaar voor de Nederlandse Belastingdienst. Dus ‘normale’ zakelijke buitenlandse klanten kunt u altijd verwerken in de ZZP-Aangiftetool. Pagina 5 van 12


2.4

Uitgaven

Het invullen op invulblad Uitgaven gaat min of meer gelijk aan het invoeren bij Inkomsten. U geeft hier de (meeste) uitgaven op. De Factuur- / Bon-nummering hoeft niet zo precies als bij de inkomsten (Factuur-nummers). Echter een opeenvolgende nummering aanbrengen (ook fysiek in uw bonnen-opbergmap) blijft verstandig, ook omdat u deze aankoopbonnen / facturen later eventueel moet kunnen overleggen (aan de belasting inspecteur). Privégebruik Soms is het handiger bij het inboeken een eventueel (geschat) privégebruik meteen weg te laten uit het bedrag. Daarmee omzeilt u aparte correcties voor BTW-op-privégebruik. Denk hier bijvoorbeeld het abonnement op uw vaste telefoonlijn en uw internet-aansluiting. Let op: indien er sprake is van ‘materiële aanschaf’ met een aanschafwaarde (per ‘stuk’) van meer dan 450 Euro (netto) gebruik dan invoerblad Aanschaf (i.v.m. meerjaren-afschrijven). Soms geen BTW gebruiken U mag soms geen BTW aftrekken (en dus 0% aanhouden). Zoals eten & drinken in horecagelegenheden (de BTW mag u dan bij de netto-kosten nemen). Verzekeringen hebben ook geen BTW. Parkeerkosten meestal ook niet (immers dat zijn al gemeentelijke belastingen). Naar u verlegde BTW Als uw leverancier de BTW naar u heeft verlegd dan moet u gebruik maken van Netto NL, Netto EU of Netto OV. Ook daar EU en OV het Nederlandse! (meestal hoge) BTW percentage bruiken ( Lees ook de ‘tegenovergestelde’ aanpak bij Inkomsten, punt 2.2). Overigens: deze door u te betalen verlegde BTW zal uiteindelijk in BTW kwartaal-aangifte wegvallen tegen de te ontvangen BTW over diezelfde kosten! Ondanks dat bent u toch verplicht de verlegde BTW zo te noteren (hoewel dus BTW 0% invullen hetzelfde resultaat onder de streep zou geven). KER Bij bijvoorbeeld onderhoud mag u gebruikmaken van de Kosten Egalisatie Reserve. Als u bijvoorbeeld iedere 5 jaar schilderwerk laat doen (van bijvoorbeeld 20.000 euro) dan mag u reeds jaren vooruit jaarlijks 4.000 kosten opvoeren. U geeft dan 4 jaar een ‘foute’ huidige factuurdatum op en in het 5e jaar uiteraard de echte factuurdatum. Het is uw eigen verantwoordelijkheid hier correct mee om te gaan. Als een deel van het onderhoud eigenlijk een 'verbetering' is dan kunt u dat deel afsplitsten en bij 'Aanschaf' onderbrengen.

2.5

Aanschaf

Bij het menu-onderdeel Aanschaf vermeldt u alle ‘materiële aanschaf’ waarbij de waarde (per ‘stuk’) meer dan 450 Euro (netto) bedraagt. De tool zorgt geheel automatisch voor het verplicht afschrijven over de relevante jaren. Bedrijf: bij het invoeren van een zakelijke auto gebruikt u de term AUTO als ‘bedrijf’ en bij bedrag moet u de ‘Bruto’ waarde ingeven, inclusief BPM. Via het Instellingenmenu wordt later de BPM-waarde apart vermeld, samen met het bijtellingpercentage. Gebruik daar wel de zelfde auto/type omschrijving… (Zie de voorbeelden in het programma). Omschrijving: als er nogmaals een exact dezelfde ‘zaak’ wordt aangeschaft (bijvoorbeeld een bepaald type auto) zorg dan voor een iets afwijkende ‘omschrijving’. Dit om een eenduidige berekeningen te krijgen m.b.t. afschrijvingen en eventuele (vroege) verkoop. Kostenplaats: in kolom kostenplaats moet u verplicht een keuze maken uit de beschikbare opties i.v.m. de toewijzing aan een juiste afschrijvingsperiode. En bij verkoop uiteraard de juiste ‘verkoop’-optie kiezen. Een enkele keer kunt u ‘willekeurig afschrijving’ (versneld) afschrijven, maximaal 50% per jaar (dus afschrijven in 2 jaar). Dit is in de tool mogelijk gemaakt voor de ‘zuinige auto’. Kleinschaligheids Investerings Aftrek (KIA) Bij aanschaf van bepaalde bedrijfsmiddelen die gesommeerd meer dan € 2.300 kosten (€ 2.200 in 2011) kunt u 28% investeringsaftrek krijgen (boven ca. € 55.000 geldt een andere berekening die niet in deze tool is opgenomen). De ZZP-tool berekent e.e.a. automatisch. Mits u bij ‘instellingen’, knop [Investeringsaftrek] heeft aangevinkt welke aangeschafte zaken aan deze KIA-eisen voldoen. Ook bij bepaalde zuinige auto’s kan de KIA worden toegepast (dit moet u zelf eerst nagaan). De desinvesteringsbijtelling Van een eventueel reeds gebruikte investeringsaftrek (KIA) wordt bij ‘te vroege verkoop’ vanzelf weer deels automatisch teruggedraaid en verrekend. Pagina 6 van 12


2.6

Prive BTW

Het invoerblad ‘Privé BTW’ kan worden gebruikt voor het ingeven van privé betaalde BTW bedragen die u terug kunt krijgen. Zo is er een regeling dat u 2/3 van de BTW over een reparatierekening van een privé auto kan terugkrijgen (als die auto voor de zaak wordt gebruikt tegen een km-vergoeding, en er verder geen zakelijke auto is.)

2.7

(Eind)Saldi

Van elke (bank) ‘rekening’ van de onderneming moet de eindwaarde (eind 31 december) worden ingegeven. Deze gegevens komen o.a. terug in de ‘Jaarrekening’ (onderdeel Balans) en indirect op het overzicht voor IB aangifte (o.a. ter bepaling van het ’Eigen Vermogen’). U kunt zelf hier regels toevoegen of verwijderen.

2.8

(Eind)Saldi Vast

Er is een apart invoerblad voor een aantal vaste (grootboek) rekeningen . U kunt daar zelf geen nieuwe regels toevoegen. Dit i.v.m. de ‘vaste rekenstructuur’ in de tool voor deze regels. Er zijn o.a. ook drie credit-regels aanwezig: (1: Banklening (de bank is immers Crediteur(schuldeiser); 2: Voorziening Dubieuze Debiteuren (een ‘tegoed’ dat u mogelijk voor altijd kwijt bent) en de 3: De ‘FOR’. FOR De FOR (Fiscale OudedagsVoorziening) is een soort ‘pensioen regeling’ waarbij de belastingbetaling wordt uitgesteld tot ‘later’ (einde bedrijf). Het bedrag blijft dus ‘bruto’ in het bedrijf. Een FOR kan dus tussendoor nooit afnemen! (desnoods ontstaat er dus een negatief ‘Eigen Vermogen’). Uitzetten FOR FOR eindwaarden kunt u niet zomaar ‘willekeurig’ invullen. Tijdens de rekenslagen worden, indien relevant, de toegestane ’in te vullen waarden’ door de tool voorgesteld. (Achtergrond: de waarden liggen tussen een minimum en een maximum, afhankelijk van de bedrijfsresultaten.). Bent u ter zake deskundig dan kunt u eindwaarden zelf wijzigen op dit invoerblad via de optie ‘FOR vrijgeven’. Veel ZZP-ers zullen overigens geen gebruik willen maken van de FOR. U kunt deze functionaliteit daarom uitzetten via het Instellingenmenu (zie vinkveldje)

2.9

Betaalde BTW per Kwartaal

Op het invoerblad ‘BetaaldeBTW’ kunt u de werkelijk betaalde BTW-bedragen invullen. Voor de eerste 3 kwartalen per jaar moet u dat zelfs doen. Voor de berekening van het 4 e kwartaal wordt namelijk de (achteraf) eventueel te weinig/te veel betaalde BTW van die eerdere kwartalen meteen verrekend (bijv. door latere invoerwijzigingen).

2.10 Kilometerregistratie Indien u een privé auto gebruikt om zakelijke kilometers te maken dan kunt u die verrekenen. Heeft u een auto van de zaak dan moet u kunnen aantonen dat u minder dan 500 km per jaar de auto privé gebruikt. In beide gevallen moet dus de kilometers bijhouden. Verstandig: bij omrijden door file of wegwerkzaamheden dit ook even vermelden. Uitzondering Indien u een zakelijke auto heeft en daarbij gebruik maakt van de bijtelling%-regeling dan hoeft u geen kilometers te registreren. U mag dan immers de auto ook onbeperkt privé gebruiken. De bijtelling-regeling is immers een ‘afkoop’ regeling. U kunt de [KM registratie]knop in dat geval uitzetten (verbergen) via menu ‘Instellingen’. In menu ‘Instellingen’ zit tevens de knop [Bijtelling Auto’s]. U noteert daar per auto het percentage bijtelling. Zet deze op 0% indien u gebruik maakt van de ‘minder dan 500 km’ mogelijkheid (de bijtelling-berekening levert dan immers 0 Euro op). Van een zakelijke auto mag u overigens alle autokosten opvoeren. Ook alle (lang)parkeer- en veerpont kosten, garagekosten, brandstofkosten, etc.

Pagina 7 van 12


2.11 Urenregistratie Urencriterium Voor het ‘urencriterium’ moet kunnen aantonen dat u meer dan 1225 uren per jaar aan uw bedrijf besteedt. Alle uren ‘met het oog op zakelijke belangen’ tellen mee. Dus ook ‘indirecte uren’ zoals reistijd, overleg, (het opzetten van uw) bedrijfsadministratie, onderhandelingen, acquisitie, communicatie, maken van uw website, etc. En bij zwangerschap mag u maximaal over 16 weken de niet gewerkte uren meetellen! Waarom urencriterium Voldoet u aan het urencriterium dan komt u o.a. in aanmerking voor de Zelfstandigenaftrek, de Startersaftrek (en die krijgt u als u de 5 voorafgaande jaren niet meer dan 2x zelfstandigenaftrek had) en het mogen doen van een FOR-dotatie (zie elders). Overigens is er om in aanmerking te komen voor de ‘MKB-winstvrijstelling’ geen urencriterium vereist. In de Tweede Kamer zijn er voorstellen om het urencriterium vervangen door een ‘omzetcriterium’ met een glijdende schaal. Maar zover is het dus nog niet.

3. Belastingaangifte 3.1

BTW-Omzetbelasting (per kwartaal)

U moet na afloop van elk kwartaal de Omzetbelasting indienen op www.belastingdienst.nl en afdragen. U heeft daar steeds maximaal 1 maand de tijd voor (dus resp. uiterlijk 30 april, 31 juli, 31 oktober en 31 januari). In de tool bij BTW Aangifte-Kwartaaloverzicht vindt u alle gegevens terug die u nodig heeft om de kwartaal-opgaven te doen.

3.2

ICP Opgave IntraCommunautaire Prestaties (per kwartaal)

Hebt u in een kwartaal diensten of producten geleverd buiten Nederland? Waarbij die afnemer dus zelf (verplicht) in zijn eigen land de verlegde BTW gaat aangeven? Dan bent u verplicht dat na afloop van het kwartaal te melden bij de Nederlandse belastingdienst middels een formulier ‘Opgaaf Intracommunautaire prestaties’. U moet daar zelf aan denken. U krijgt daarvoor dus geen automatisch verzoek van de Nederlandse belastingdienst. Het betreffende formulier kunt u na inloggen op www.belastingdienst.nl opzoeken en invullen. U heeft daarvoor per afnemer zijn BTW nummer en het (netto) totaalbedrag aan geleverde diensten (producten) nodig. Op het BTW kwartaal-overzicht wordt de melding ‘VERPLICHTE ICP AANGIFTE’ geplaatst als u een ‘Opgaaf Intracommunautaire prestaties’ moet doen.

3.3

IB-Aangifte elk jaar

U doet na afloop van elk jaar uw IB-Aangifte op www.belastingdienst.nl. Zoals bekend moet dat uiterlijk voor 1 april van het daarop volgende jaar. Echter u kunt altijd, indien gewenst, met 1 telefoontje uitstel aanvragen tot 1 september. In het ZZP IB-Aangifteoverzicht vindt u alle gegevens terug die u nodig heeft om het ‘ondernemersdeel’ van uw ‘IB-aangifte voor ondernemers’ in te vullen. Overigens dit IB-overzicht is ook in de Jaarrekening opgenomen. Privévermogen op ‘IB-aangifte voor ondernemers’ De benodigde gegevens voor het privégedeelte van de ‘IB-aangifte’ moet u uiteraard dan zelf verzamelen (o.a. van uw eventuele hypotheek en WOZ-waarde, eventuele Jaaropgave(n), privévermogen, etc.). Let op: een vermogen (spaarrekening) dat u in een jaar aan uw bedrijf heeft toegekend (en dus ingevuld op invoerblad ‘Saldi’) hoeft en kunt u niet nogmaals invullen bij het privégedeelte van de ‘IB-aangifte’! Privévermogen toewijzen vrij U kunt dus zelf bepalen waar u een bepaald gespaard (privé) vermogen onderbrengt. Echter als u te weinig ‘Eigen Vermogen’ heeft in uw bedrijf (zie Balans- of Aangifteoverzicht) dan kunt u in dat jaar mogelijk niet ‘reserveren voor de FOR’ (zie bij 2.8). U kunt in dat geval dan beter het saldo van een privé (spaar)rekening administratief aan uw bedrijf toekennen. Overigens elke verandering van ‘toewijzing van vermogen’ komt vanzelf tot uiting in het Aangifteoverzicht in de waarden ‘Eigen Vermogen’ en ‘Privé onttrekking contanten’. Dit alles heeft (behalve voor de FOR) geen directe belastingtechnische consequenties. Immers als ZZP-er bent u als privépersoon eigenaar van het ‘Eigen Vermogen’ van uw onderneming. Pagina 8 van 12


4. Overige functionaliteit 4.1

Opslaan dataset

Via het startmenu bovenin kunt u uw gegevens ‘opslaan’. Al uw eigen gegevens worden altijd opgeslagen in het bestand ‘zzpdata.xls’ (in uw map ’Mijn Documenten’). U krijgt steeds de mogelijkheid om direct een back-up naar uw eigen e-mailadres te sturen (automatisch vanuit de tool). Indien uw e-mail een online adres is (@gmail.com, @live.nl, @outlook.com, etc.) dan kunt u in de toekomst altijd oude opgeslagen versies van zzpdata.xls terughalen. (Overigens kunt u bestand ‘zzpdata.xls’ nooit apart openen in Excel i.v.m. extra toegepaste encryptie.)

4.2

Jaarrekening samenstellen (PDF)

Via het startmenu kunt u bovenaan met ‘een druk op de knop’ uw (PDF) Jaarrekening aanmaken. Inclusief inhoudsopgave, voorblad, IB-Aangifte, winst- en verliesrekening, balans, toelichtingen en als extra het BTW-aangifteoverzicht van de 4e kwartaal (met daarop indien van toepassing de waarde van de berekende KOR). KOR: Kleine Ondernemers Regeling (de tool berekent en verrekent de eventuele BTW die ‘kleine ondernemers’ niet hoeven af te dragen). Overigens die KOR-waarde wordt dan wel verplicht als ’inkomsten’ meegenomen in de resultaten. Controle Jaarrekening Jaarrekening voldoet aan de eisen die de belastingdienst stelt aan ZZP-ers. Het inzet van een boekhouder of accountant is niet verplicht. Het is echter raadzaam een jaarrekening altijd door een boekhouder of accountant te laten controleren. Maar ook dan blijft u eindverantwoordelijk voor uw aangeleverde gegevens & aangiften. PDF in Office2010 De Jaarrekening wordt direct als PDF-bestand opgeslagen met datumstempel. Office 2010 heeft een ingebouwde PDF-functionaliteit. Oudere Office versies niet. De tool maakt in dat geval, indien mogelijk, gebruik van een PDF-Writer. PDF-Writer Heeft u geen PDF-Writer op uw computer? Tip: google op ‘CutePDF’ of ‘doPDF’. Een PDF-Writer is een programma dat een printer ‘simuleert’. De ’PDF’ printer wordt na installatie zichtbaar in de keuzelijst van geïnstalleerde printers. U moet een PDF-Writer altijd eerst apart in Excel testen voordat de ZZP-Aangiftetool opent. Er is geen garantie op het correct functioneren van PDF-Writers in combinatie met de ZZP-Aangiftetool. PDF-Reader Om vervolgens PDF-bestanden te openen heeft u een ‘PDF-Reader’ nodig. Tip: google op bijvoorbeeld ‘Foxit Reader’ (compacte tool) of het bekende uitgebreidere ‘Adobe Reader’.

4.3

Resultaten weergeven op uw telefoon

Nadat de jaarrekening is aangemaakt (zie 4.2) krijgt u de vanzelf vraag of deze meteen ook per e-mail (als bijlage) naar uzelf moet worden gestuurd. Zo kunt u voortaan altijd uw eerder aangemaakte jaarrekeningen terughalen (net als uw eigen gegevens, zie 4.1). En als u e-mail kunt openen op uw telefoon dan heeft u voortaan uw PDF-jaarrekeningen letterlijk bij de hand.

4.4

ZZP tips

De lijst met ‘ZZP tips’ is direct via het startmenu te openen. Altijd handig om eens door te bladeren. De lijst wordt automatisch online aangevuld. Bij aanvulling wordt er eenmalig een melding gegeven.

4.5

Check beschikbaarheid Update

Via het Instellingenmenu kunt u via ‘Check beschikbaarheid Update’ direct achterhalen of u de nieuwste versie gebruikt. Zo niet dan wordt gemeld hoe u een update kunt installeren.

Pagina 9 van 12


5. Over licentie en updates 5.1

Demo licentie

Als u geen licentie heeft (en dus nog in demo-modus werkt) kunt u gedurende enkele weken de tool gebruiken. U krijgt vanzelf een melding wanneer een licentie nodig wordt. Ook zonder licentie blijven al uw gegevens toegankelijk en wordt alleen de rekenfunctie uitgezet.

5.2

Uw licentie activeren

Licentie Via het Instellingenmenu kunt u een licentie nemen op de ZZP-Aangiftetool. Na aankoop van een licentie kunt u de tool onbeperkt gebruiken met de op dat moment aanwezige rekenfunctionaliteit. Hebt u een (korting) code van uw leverancier of tipgever? Dan kunt u die daar invullen. iDeal U wordt automatisch naar een iDeal betaalpagina doorgestuurd (betalingen verlopen via Stichting MoneyMedic Derdengelden). Direct na betaling is uw licentie bijgewerkt en kunt u de ZZP-Aangiftetool verder gebruiken. Een licentie op de ZZP-Aangiftetool kost 139 € (excl. BTW (prijs in 2014)). Het is mogelijk dat uw leverancier (tijdelijk) korting geeft. Ander systeem Gaat u later over op een ander systeem (computer, Office-versie, besturingssysteem) test dan eerst of uw programma daarop functioneert. Er is geen garantie dat elk (toekomstig) systeem geschikt is. Zo werkt de tool niet op een Mac besturingssysteem (Apple).

5.3

Toekomstige verlenging (updates)

Geen verplichting Er zijn geen verplichte jaarlijkse kosten. Echter na 12 maanden kunt u (als u dat nodig vindt, op het moment dat u dit wenst en mits beschikbaar) een 'Recht op Updates' activeren voor 12 maanden ( €39 excl. BTW (prijs in 2014)). Toekomstige belasting-rekenregels Updates kunnen nodig zijn om uw overzichten door te rekenen volgens de nieuwste belasting regels & wetgeving. Denk aan wijzigingen in berekeningen rondom de 'auto van de zaak', de 'zuinige auto', de investeringsregeling, KOR, FOR, zelfstandigenaftrek, urencriterium etc. En uiteraard eventueel nieuwe functionaliteit (n.a.v. wensen van gebruikers). Ook de tabellen (belasting- & btw-tarieven, ondernemersregelingen) zijn dan meteen bijgewerkt.

5.4

Kosteloze verlenging

Tip een vriend Indien u minimaal 2 nieuwe gebruikers (licenties) aanbrengt geschiedt de verlenging na het eerste gebruiksjaar automatisch en kosteloos! Die gebruikers moeten dan wel ‘uw’ bestelcode gebruiken. Klik in het Instellingenscherm op 'tip een vriend'. Er wordt dan een informatieve email verzonden (ook naar u) waarin dan ook die bestelcode staat vermeldt.

Pagina 10 van 12


6. Macro’s activeren De ZZP-Aangiftetool werkt alleen als Excel macro’s actief zijn. Het aanzetten van macro’s is afhankelijk van de gebruikte Office versie.

6.1

Office 2000 t/m Office 2003

Krijgt u een melding over een ‘macro beveiligingsprobleem’? Klik de melding weg en sluit het bestand. Zet vervolgens via menu Extra > Macro > Beveiliging de ‘macro-beveiliging’ op ‘laag’ of ‘gemiddeld’ . Klik op OK om te sluiten. Open de tool opnieuw (nu dus met ‘macro’s actief’).

6.2

Office 2007

Ziet u de melding ‘Macro’s zijn uitgeschakeld’ (zie afbeelding) dan moet u via ‘Opties’ de macro’s aanzetten. Kies vervolgens voor ‘Deze inhoud inschakelen’ (zie 2e afbeelding).

U kunt ervoor kiezen om de macro instelling voor alle toekomstige sessies aan te passen. Via het Excelmenu (linksboven) opent u eerst ‘Opties voor Excel’. Onderstaand scherm verschijnt. Daar kunt u via ‘Vertrouwenscentrum’ doorgaan naar ‘Instellingen voor macro’s’. Daar kunt u verder ‘experimenteren’ met enkele instellingen.

Pagina 11 van 12


6.3

Office 2010

In Excel 2010 krijgt u mogelijk onderstaande “Beveiligde weergave” melding. U moet hier eenmalig klikken op “Bewerkingen inschakelen”.

7. Bijlagen 7.1

Relaties tussen verschillende gegevenssoorten & overzichten

Voor de ‘liefhebber’: onderstaand schema toont op vereenvoudigde wijze hoe verschillende gegevenssoorten en overzichten in de ZZP-Aangiftetool aan elkaar zijn gerelateerd.

Inkomsten & Uitgaven

Kilometerregistratie

Bijtelling (Auto, GSM, …)

Aanschaf (Afschrijvingen)

Winst & Verlies rekening

BTW-Aangifte Balans

Eindsaldi, FOR, Leningen

IB-Aangifte Kostenindeling

Urenregistratie

Tarieven & Aftrekposten

IB-Aangifte (Ondernemersdeel)

PDF-Jaarrekening

Einde handleiding ZZP-Aangiftetool

Pagina 12 van 12

ZZP-Aangiftetool 2014 (versie v2.02)

Recommend Documents