Zo werkt de Risicomonitor Voor Welzijn en Maatschappelijke Dienstverlening en Jeugdzorg (voor organisaties met meerdere locaties) De Risicomonitor is een digitaal hulpmiddel bij het uitvoeren van Risico-Inventarisaties (RI’s) dat zich richt op organisaties in de kinderopvang (KDV, BSO, PSZ), Jeugdzorg (JZ), Welzijn en Maatschappelijke Dienstverlening (WMD) en gastouderopvang.
Deze handleiding De Risicomonitor is een instrument met veel mogelijkheden. In deze handleiding lees je stap voor stap hoe je dit instrument het beste in kunt zetten voor jouw organisatie. Je ziet welke stappen te nemen zijn voor je organisatie. Maar ook welke stappen de locaties kunnen nemen voor de eigen locatie.
De Risicomonitor helpt met inventariseren van de risico’s Voor Jeugdzorg en Welzijn en Maatschappelijke Dienstverlening biedt de risicomonitor de Arbo RI&E. RI&E staat voor Risico-Inventarisatie en –Evaluatie. Elke werkgever is verplicht een RI&E te hebben. Bedrijven met meer dan 25 werknemers zijn ook verplicht de RI&E te laten toetsen door een arbodienst of een gecertificeerde Arbo-deskundige. (http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/arbeidsomstandigheden). Met behulp van de Risicomonitor worden de risico's voor de veiligheid en gezondheid op je werkplek inzichtelijk. Ook krijg je een actieplan (plan van aanpak) waarin staat welke maatregelen de werkgever neemt om deze risico's te verminderen.
De voordelen van de Risicomonitor Maak je gebruik van de Risicomonitor? Dan kun je de volgende voordelen ervaren: Ondersteuning bij het effectief managen van de risico’s. Het periodiek uitvoeren van overzichtelijke Risico-Inventarisaties (RI’s) waarbij je zelf aangeeft welke modules je in de RI wilt opnemen en welke niet. Het koppelen van direct te nemen maatregelen (ofwel acties) aan ongewenste risico’s. Van deze acties kun je een actieplan maken en dit vervolgens opnemen in je dagelijkse bedrijfsvoering. Minder administratieve rompslomp doordat de Risicomonitor een digitaal instrument is. Het betrekken van meerdere organisatie- en locatiemedewerkers bij de RI's, door de mogelijkheid hen een eigen inlog voor de Risicomonitor te geven.
Meer informatie Heb je nog vragen over het gebruik van de Risicomonitor na het lezen van deze handleiding? Kijk dan op www.risico-monitor.nl onder 'Help' bij ‘Veel gestelde vragen’. Staat je vraag er niet bij? Neem dan contact met ons op. In het colofon op de laatste pagina vind je de contactgegevens of kijk op de website onder 'Help' en 'Contact'.
1
Aan de slag met de Risicomonitor Stap voor stap aan de slag Wil je de Risicomonitor gaan gebruiken? Neem dan eerst onderstaande toelichting en stappenplan door. Je leest stap voor stap hoe de Risicomonitor werkt. Het gaat om stappen die op organisatieniveau (door de organisatiebeheerder) te nemen zijn. Maar ook om stappen die een locatie op locatieniveau neemt (door de locatiebeheerder).
Stappen op organisatieniveau en locatieniveau De Risicomonitor bestaat uit 2 lagen: een organisatieniveau en een locatieniveau. Een organisatie met meerdere locaties begint met het aanmelden van de organisatie. Ofwel het aanmaken van één organisatieaccount op organisatieniveau. Daarna log je in op je organisatieaccount en maak je op dit niveau meerdere locaties aan. Ofwel meerdere locatieaccounts die onder het organisatieaccount hangen. Doordat de Risicomonitor bestaat uit 2 lagen zie je in onderstaand stappenplan zowel stappen op organisatie- als locatieniveau. Bij stappen op organisatieniveau gaat het om stappen die je op hoofdniveau voor je organisatie neemt. Bij stappen op locatieniveau gaat het om stappen die iedere locatie apart neemt voor de eigen locatie. Als locatie kun je met de stappen starten zodra stap 1 tot en met 4 op organisatieniveau zijn uitgevoerd.
Basisstappen en extra functies Stap 1 tot en met 10 zijn de ‘basisstappen’ van de Risicomonitor. Bij stap 1 tot en met 5 vul je eerst allerlei gegevens in en maak je locaties, een organisatiestructuur, rollen en medewerkers aan. Je geeft als het ware aan hoe je organisatie er uit ziet. Zodra je deze stappen hebt doorlopen, kun je starten met het uitvoeren van de RI’s. Stap 11 en 12 beschrijven extra functies die je ook kunt gebruiken in de Risicomonitor.
STAPPENPLAN OP HOOFDNIVEAU ORGANISATIE
STAPPENPLAN VOOR IEDERE LOCATIE
Stappen op organisatieniveau: stap 1, 2, 3, 4, 6, 9, 11, 12 1. Aanmelden van je organisatie
X
1.1 Bedenk wie eindverantwoordelijk is
X
1.2 Controleer of organisatie al is aangemeld
X
1.3 Meld je organisatie aan
X
2. Aanmaken locaties van je organisatie
X
2.1 Aanmaken van een locatieaccount
X
2.2 Bekijken van aangemaakte locaties
X
2.3 Aanpassen van aangemaakte locaties
X
Stappen op locatieniveau: stap 5, 7, 8, 10, 11, 12
2
2.4 Verwijderen van aangemaakte locaties 3. Aanmaken organisatiestructuur
X
3.1 Aanmaken van verschillende mappen
X
3.2 Locaties in de mappen plaatsen
X
3.3 Aanpassen van de aangemaakte organisatiestructuur
X
4. Aanmaken rollen en medewerkers voor je organisatie
X
4.1 Welke rollen en medewerkers aanmaken
X
4.2 Rollen aanmaken en rechten toekennen
X
4.3 Medewerkers aanmaken voor je organisatie en koppelen aan rollen
X
4.4 Aanpassen profiel medewerkers
X
6. Risico-inventarisatie klaarzetten op organisatieniveau
X
6.1 Aanmaken Risico-inventarisaties (RI’s) voor je organisatie
X
6.2 Inventariseren risico’s in de aangemaakte RI’s op organisatieniveau
X
6.3 RI’s bekijken, aanpassen of verwijderen
X
6.4 Publiceren RI’s naar de locaties
X
5. Inrichten van een locatie
X
5.1 Locatiegegevens controleren en aanpassen
X
5.2 Werkvormen en leeftijdsgroepen aangeven
X
5.3 Algemene kenmerken aangeven
X
5.4 Ruimtes aanmaken
X
5.5 Rollen aanmaken en rechten toekennen voor je locatie
X
5.6 Medewerkers voor je locatie aanmaken en rollen koppelen
X
5.7 Aanpassen profiel medewerkers
X
3
7. Risico-inventarisatie voor je locatie
X
7.1 Aanmaken Risico-inventarisaties (RI’s) voor je locatie
X
7.2 Inventariseren risico’s in de aangemaakte RI’s
X
7.3 RI’s bekijken, aanpassen of verwijderen
X
8. Het actieplan voor je locatie
X
8.1 Geef per te nemen maatregel verantwoordelijke, deadline en prioriteit aan
X
8.2 Maken van het actieplan
X
8.3 Status van je maatregel aanpassen 9.Maken van managementrapportages voor je organisatie en bekijken van RI’s of rapportages van je locaties 9.1 Maken van managementrapportages voor je organisatie 9.2 Bekijken van RI’s of rapportages van je locaties 10. Maken van rapportages voor je locatie
X
10.1 Maken van een rapportage van een RI
X
10.2 Maken van een rapportage voor de GGD of Arbodienst/arbodeskundige
X
11. Logboek en ongevallenregister
X
11. Logboek en ongevallenregister
X
11.1 Aanmaken logboek
X
11.1 Aanmaken logboek
X
11.2 Registreren van ongevallen
X
11.2 Registreren van ongevallen
X
X
X
12. Info en help
X
12. info en help
X
12.1 Nieuws
X
12.1 Nieuws
X
12.2 Bibliotheek
X
12.2 Bibliotheek
X
12.3 Forum
X
12.3 Forum
X
12.4 Over Risicomonitor
X
12.4 Over Risicomonitor
x
4
12.5 Handleiding
X
12.5 Handleiding
X
12.6 Veel gestelde vragen
X
12.6 Veel gestelde vragen
X
12.7 Contact
x
12.7 Contact
X
Stap 1. Aanmelden van je organisatie Aanmelden in 3 stappen 1. Bedenk eerst wie eindverantwoordelijk is voor de risico inventarisaties binnen de organisatie en je locaties. 2. Controleer of je organisatie al is aangemeld. 3. Meld je organisatie aan.
1.1 Bedenk wie eindverantwoordelijk is Bedenk wie voor de gehele organisatie (organisatiebeheerder op organisatieniveau) eindverantwoordelijk is voor de Risico-Inventarisaties (RI’s) en het beheer daarvan. Deze persoon meldt de organisatie uiteindelijk aan. Bedenk daarna wie per locatie (locatiebeheerder op locatieniveau) verantwoordelijk is voor de RI’s en het beheer.
1.2 Controleer of je organisatie al is aangemeld Controleer of je organisatie al is aangemeld in de Risicomonitor. Het kan voorkomen dat een collega je al voor is geweest. Aanmelden van jouw organisatie is dan niet meer nodig.
Ga naar de homepage van www.risico-monitor.nl. Klik op de knop ‘Aanmelden’. Vul (een deel van) je organisatienaam in bij ‘Je organisatie’ en wacht (druk niet op Enter). Al aangemeld? Vraag dan bij je collega’s na wie dit heeft gedaan. Vraag die persoon jou toe te voegen aan de Risicomonitor als medewerker met de juiste rol en rechten. Nog niet aangemeld? Meld dan je organisatie aan.
5
1.3 Meld je organisatie aan Als je organisatie nog niet is aangemeld, meld deze dan aan. Klik op de knop ‘Aanmelden’ op de homepage van www.risico-monitor.nl en vervolgens op de rode knop 'Organisatie aanmelden'. Vink aan wat voor soort organisatie je bent (organisatie met meerdere locaties of organisatie met 1 locatie). Vul je organisatiegegevens in en vink aan welke werkvormen daar gelden. Vul je accountgegevens in. Kies als gebruikersnaam bij voorkeur de naam van je organisatie. Let op: spaties zijn toegestaan in de gebruikersnaam en een gebruikersnaam dient landelijk uniek te zijn.
Voorbeeld Welzijn en Maatschappelijke Dienstverlening (WMD): Welzijn Regionaal is een organisatie met meerdere (25) locaties in Nederland. Directeur Pieterman leidt de organisatie. Iedere locatie wordt op haar beurt geleid door een vestigingsmanager. Directeur Pieterman is in dit voorbeeld eindverantwoordelijk (de organisatiebeheerder). En hij meldt de organisatie aan als ‘Organisatie met meerdere locaties’. De verschillende vestigingsmanagers zijn verantwoordelijk voor hun eigen locatie (de locatie-beheerders). De gebruikersnaam van dhr. Pieterman is bijvoorbeeld: Welzijn Regionaal. De gebruikersnaam van de vestigingsmanager van locatie Berenstraat is: Welzijn Regionaal Berenstraat. 6
Voor JZ en WMD geldt dat je bij aanmelden het vinkje kan zetten bij “Nee, ik wil alleen de RI Arbo uitvoeren” omdat de RI Veiligheid en RI Gezondheid alleen voor de Kinderopvang, Peuterspeelzaal en BSO is.
Acceptatie van je aanmelding Na aanmelding ontvang je een automatische mail met de gebruikersnaam en het wachtwoord dat je hebt aangemaakt. Je kan daar pas wat mee doen als je aanvraag wordt goedgekeurd. De organisatiebeheerder ontvangt binnen 5 werkdagen een e-mail van FCB waarin staat of je aanvraag is geaccepteerd. Na acceptatie kun je de verschillende locaties van je organisatie aanmaken.
Stap 2. Aanmaken locaties van je organisatie Na acceptatie van je organisatie kun je als organisatiebeheerder de locaties van je organisatie aanmaken.
Aanmaken locaties in 3 stappen 1. Aanmaken van een locatieaccount. 2. Bekijken van aangemaakte locaties. 3. Aanpassen van aangemaakte locaties.
2.1 Aanmaken van een locatieaccount Iedere locatie van je organisatie voer je op binnen de Risicomonitor waarbij elke locatie een locatiebeheerder krijgt die de locatie gaat beheren in de Risicomonitor. Ga naar www.risico-monitor.nl en log daar in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je organisatie. Je logt nu in op organisatieniveau. Je ziet rechtsboven in de Risicomonitor ‘Organisatie met meerdere locaties’ staan. Ga naar ‘Account’ en vervolgens ‘Locaties' en 'Nieuwe locatie'. Vul de locatiegegevens in en vink aan welke werkvormen daar gelden. Vul de accountgegevens voor de locatie in. Kies als gebruikersnaam bij voorkeur de naam van de locatie, voorafgegaan door de naam van de organisatie. Klik op de knop ‘Locatie aanmaken’ zodra alle gegevens zijn ingevuld. De locatiebeheerder ontvangt vervolgens een e-mail met daarin alle accountgegevens waarmee hij kan inloggen op locatieniveau. Wanneer je meerdere nieuwe locaties binnen je organisatie in één keer wilt aanmaken, kan je hiervoor een Excel-sheet gebruiken dat het invoeren van de gegevens efficiënter maakt. Ga naar 'Account' 'Locaties' 'Meerdere nieuwe locaties'. Je vult in een Excel-sheet de gegevens van de locaties in en importeert deze daarna in de risicomonitor. Voorbeeld: aanmaken locaties van je organisatie Directeur Pieterman heeft zijn organisatie Welzijn Regionaal aangemeld. Hij heeft 25 locatieaccounts aangemaakt: voor iedere locatie een apart account. De naam van de locatie is iedere keer gebruikt als gebruikersnaam, voorafgegaan door de naam van de organisatie: Welzijn Regionaal Berenstraat, Welzijn Regionaal Hartenstraat, Welzijn Regionaal Wolvenstraat, enzovoorts. Mevrouw Van den Ven is verantwoordelijk voor de locaties Berenstraat en Hartenstraat. Directeur Pieterman heeft mevrouw Van den Ven daarom ingevuld als locatiebeheerder van deze locaties. Zij ontvangt hierover een e-mail met daarin alle accountgegevens, zodat zij zelf kan inloggen op locatieniveau.
7
Ingelogd op organisatieniveau:
Ingelogd op locatieniveau:
Tip: keuze wachtwoord en e-mailadres Een organisatiebeheerder kan er voor kiezen om ook locatiebeheerder te zijn. In dat geval is het handig om voor het locatieaccount een wachtwoord en e-mailadres te kiezen dat hetzelfde is als bij het organisatieaccount. De organisatiebeheerder hoeft dan maar 1 wachtwoord te onthouden en ontvangt alle berichten vanuit de Risicomonitor op 1 e-mailadres. Je kunt zo vaak als je wilt hetzelfde wachtwoord en e-mailadres gebruiken. Voor de gebruikersnaam geldt dat deze landelijk uniek moet zijn.
2.2 Bekijken van aangemaakte locaties Ga naar ‘Account’ en vervolgens ‘Locaties’. Klik daarna op het tabblad ‘Overzicht locaties’.
2.3 Aanpassen van aangemaakte locaties
Ga naar ‘Account’ en vervolgens ‘Locaties’. Selecteer de locatie die je wilt aanpassen. Klik vervolgens op
. Er opent een nieuw scherm met alle locatiegegevens. Klik op achter het onderdeel wat je wilt aanpassen, pas de gegevens van de locatie aan en klik op ‘Opslaan’. Voor WMD en JZ is het van belang om de werkvorm voor elke locatie goed aan te geven. De rest geldt niet voor WMD en JZ.
2.4 Verwijderen van aangemaakte locaties Wil je een locatie verwijderen? Ga naar 'Account' en vervolgens 'Locaties'. Vink de locatie(s) aan die je wilt verwijderen. Klik op de knop ‘Geselecteerde locaties verwijderen’. Je krijgt dan een pop-up scherm met de vraag: 'Weet u zeker dat u de geselecteerde locaties wilt verwijderen?' . Na bevestiging is de locatie verwijderd.
8
Stap 3. Aanmaken organisatiestructuur Na het aanmaken van de locaties kun je als organisatiebeheerder de locaties structureren in mappen. Op basis van bijvoorbeeld regio, werkvorm of naam van een manager die verantwoordelijk is voor een aantal locaties kunnen mappen worden aangemaakt. De locaties kun je vervolgens hieronder indelen. Dit is vooral handig voor grotere organisaties om in 1 keer een RI naar een bepaalde groep locaties te publiceren. Let op: Dit is een mogelijkheid. Je bent niet verplicht een mappenstructuur aan te maken.
Aanmaken organisatiestructuur in 3 stappen 3.1 Aanmaken van mappen 3.2 Locaties in de structuur (mappen) plaatsen 3.3 Aanpassen van de aangemaakte organisatiestructuur
Voordeel van een organisatiestructuur Maak je een organisatiestructuur aan? Dan kun je deze structurering bijvoorbeeld gebruiken bij het voorbereiden en publiceren van Risico-Inventarisaties (RI’s). En het maken van rapportages op organisatieniveau. Je kunt bijvoorbeeld in 1 keer een RI of rapportage aanmaken voor alle locaties die in een map zitten.
3.1 Aanmaken van verschillende mappen Maak voor iedere categorie een aparte map aan. Log in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je organisatie. Je logt nu in op organisatieniveau. Je ziet rechtsboven in de Risicomonitor ‘organisatie met meerdere locaties’ staan. Ga naar ‘Account’ en vervolgens ‘Locaties’ . Je ziet daar al 1 map staan met de naam van je organisatie. Binnen deze map kun je verschillende mappen aanmaken als je wilt. Maak een nieuwe map aan door op <symbool map +> te klikken. Vul de naam van de map in (bijvoorbeeld naam van de regio’s, werkvormen, enzovoorts) en klik op ‘OK’. Voorbeeld: aanmaken van een organisatiestructuur Directeur Pieterman wil de 25 locaties van zijn organisatie Welzijn Regionaal indelen op regio. Hij maakt 4 mappen aan: Regio Noord, Regio Oost, Regio Zuid en Regio West. Omdat locatie Berenstraat in Groningen is gevestigd, plaatst hij deze locatie in de map Regio Noord. Locatie Hartenstraat in Zwolle plaatst hij in de map Regio Oost. Locatie Wolvenstraat in Eindhoven in de map Regio Zuid. En locatie Reestraat in Amsterdam in de map Regio West.
9
3.2 Locaties in de mappen plaatsen
Ga naar ‘Account’ en vervolgens ‘Locaties’ Klik op de map waarin je een bepaalde locatie wilt zetten. De map kleurt rood. Vink vervolgens de locaties die je wilt toevoegen aan en klik daarna op ‘Selectie in map plaatsen’. De locaties zijn nu in de geselecteerde map geplaatst.
3.3 Aanpassen van de aangemaakte organisatiestructuur Een aangemaakte organisatiestructuur kun je uitbreiden of bewerken. Aangemaakte mappen kun je ook verwijderen.
Een map verplaatsen Ga naar ‘Account’ en dan naar ‘Locaties’. Klik vervolgens op de map die je wilt verplaatsen. Klik op . Met kun je de map vervolgens naar boven of beneden verplaatsen.
Een map bewerken of verwijderen Ga naar ‘Account’ en vervolgens 'Locaties'. Klik vervolgens op de map die je wilt bewerken of verwijderen. Klik op . Je kunt nu de naam van de map aanpassen door een nieuwe naam in te vullen. Klik op 'OK' als je klaar bent. Wil je de map verwijderen? Klik dan op .
10
Let op: verwijderen organisatiestructuur Verwijder je een aangemaakte map? Dan verwijder je alleen de aangemaakte structuur. Je locaties blijven altijd staan. De eerste map met je organisatienaam kun je nooit verwijderen.
Tip: verschil tussen map en locatie Kijk behalve naar de naam ook naar het icoon: een map geeft een map weer; een huisje geeft een locatie weer. Alleen locatie Berenstraat plaatsen in map Berenstraat lijkt niet zinnig. Mappen zijn bedoeld om meerdere locaties te groeperen.
Stap 4. Aanmaken rollen en medewerkers voor je organisatie In deze stap maak je als organisatiebeheerder rollen en medewerkers aan op organisatieniveau. Het gaat hier alleen om rollen en medewerkers die op meerdere locaties betrokken zijn bij het uitvoeren, bekijken of bewaken van Risico-Inventarisaties (RI’s) en bijbehorende acties, rapportages en ongevallenregistratie op organisatieniveau. Denk hierbij bijvoorbeeld aan regiomanagers, Arbocoördinatoren of kwaliteitsfunctionarissen.
Aanmaken rollen en medewerkers voor je organisatie in 4 stappen 4.1 4.2 4.3 4.4
Welke rollen en medewerkers aanmaken Rollen aanmaken en rechten toekennen Medewerkers aanmaken en koppelen aan rollen Aanpassen profiel medewerkers
4.1 Welke rollen en medewerkers aanmaken Bedenk welke rollen en medewerkers je wilt aanmaken. Een rol maak je aan op functieniveau. Een medewerker maak je bij voorkeur aan op naam van de organisatie + functienaam. Per rol geef je vervolgens aan welke rechten daarbij horen. Bij het toekennen van de rechten houd je rekening met de taken die binnen een rol vallen.
4.2 Rollen aanmaken en rechten toekennen Log in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je organisatie. Je logt nu in op organisatieniveau. Je ziet rechtsboven in de Risicomonitor ‘organisatie met meerdere locaties’ staan. Ga naar ‘Account’, ‘Medewerkers’ en klik vervolgens op het tabblad ‘Rollen’. Je ziet een rijtje met veelvoorkomende, standaardrollen. Komt een rol in jouw organisatie voor? Wijs dan met je muis op deze rol en klik vervolgens op . Je kunt nu aangeven welke rechten de rol mag hebben. Doe dit voor alle rollen in jouw organisatie die je wilt aanmaken. Wil je de naam van een standaardrol aanpassen? Wijs dan met je muis op deze rol en klik vervolgens op . Vul de nieuwe naam van de rol in en klik op ‘Opslaan’. Let op: de naam van de standaardrol ‘organisatiebeheerder’ kun je niet aanpassen. De andere namen van standaardrollen wel. Wil je een extra rol toevoegen aan het rijtje? Klik dan op <poppetje +> en vul daarna de naam van de rol in. Klik vervolgens op ‘Opslaan’.Wijs dan met je muis op deze rol en klik vervolgens op . Je kunt nu aangeven welke rechten de rol mag hebben. 11
Let op: deze extra rol is direct zichtbaar in het rijtje. Je kunt deze echter pas gebruiken zodra je een medewerker aanmaakt, die wordt gekoppeld aan deze rol (zie stap 4.3).
Voorbeeld: aanmaken rollen voor je organisatie Directeur Pieterman werkt bij het inventariseren van de risico’s op organisatieniveau veel samen met de Manager Personeel & Organisatie. De directeur maakt de rol ‘Manager P&O’ aan en kent deze manager de volgende rechten toe bij het onderdeel RI’s: ‘bekijken/invullen’ en ‘aanmaken/wijzigen’. Binnen de rol ‘Manager P&O’ is het nu mogelijk om RI’s te bekijken en te wijzigen. Let op: rechten rol en bijbehorende functies Ken je bepaalde rechten niet toe aan een rol? Houd er dan rekening mee dat een medewerker bepaalde functies niet ziet. Of niet kan uitvoeren. Let op: aanpassen organisatiebeheerder De rol ‘Organisatiebeheerder’ kun je niet wijzigen. Deze rol heeft standaard alle rechten en is gekoppeld aan 1 persoon ofwel naam. Wil je deze persoon aanpassen? Dan kan dat door het profiel van de organisatiebeheerder aan te passen (zie stap 4.4). Hier kun je de gegevens van de nieuwe organisatiebeheerder invullen. Je kunt ook altijd een rol toevoegen met dezelfde rechten als de organisatiebeheerder en daar een medewerker aan koppelen.
4.3 Medewerkers aanmaken voor je organisatie en koppelen aan rollen Ga naar ‘Account’ en klik vervolgens op ‘Medewerkers’. Klik dan op <mannetje met plusje>. Vul gebruikersnaam en naam van de medewerker in. Geef ook zijn rol ofwel functie aan en kies een wachtwoord. Gebruik bij voorkeur als gebruikersnaam de 12
naam van de organisatie gevolgd door de naam van de functie, bijvoorbeeld: Welzijn Regionaal P&O. Geef vervolgens aan of de medewerker op locatieniveau selecteerbaar moet zijn. Heb je bij stap 4.2 al rollen (ofwel functies) aangemaakt, dan worden de rechten die je aan de rol hebt toegekend direct ingevuld zodra je bij de nieuwe medewerker zijn rol (functie) aangeeft. Heb je bij stap 4.2 nog geen rollen aangemaakt, geef dan aan welke rechten de medewerker mag hebben. Klik vervolgens op ‘Gebruiker toevoegen’. De toegevoegde medewerker zie je terug in het overzicht. Wil je een bevestiging verzenden aan betreffende medewerker? Vink dan de optie e-mail aan. De medewerker ontvangt vervolgens een e-mail met daarin alle accountgegevens waarmee hij kan inloggen. Geef vervolgens aan welk werkgebied of locatie(s)tot de medewerker behoren. Hierdoor krijgt een medewerker toegang tot die locatie(s). Wijs met je muis op de medewerker in het overzicht. Klik vervolgens op . Klik op achter ‘Werkgebied of locatie’. Klik vervolgens onderin het scherm op het werkgebied of de locatie die je wilt toevoegen. En kies vervolgens ‘Voeg toe’. Ben je klaar met het toevoegen van het werkgebied of locaties, klik dan op ‘Opslaan’. Voer bovenstaande acties uit voor alle medewerkers die je op organisatieniveau wilt aanmaken.
Aangemaakte medewerkers verwijderen Wil je de naam van een vertrekkende medewerker verwijderen? Ga naar ‘Account’ en klik vervolgens op ‘Medewerkers. Zet het vinkje aan voor de medewerker(s) die je wilt verwijderen. Klik op de knop ‘Geselecteerde gebruikers verwijderen’. Je krijgt dan een pop-up scherm met de vraag: 'Weet u zeker dat u de geselecteerde gebruikers wilt verwijderen?'. Na bevestiging is de gebruiker verwijderd (in feite komt er een vinkje achter die gebruiker waardoor deze niet meer wordt getoond: de gebruikersnaam blijft dus bezet). 13
Voorbeeld: aanmaken medewerkers, gebruikersnaam kiezen en koppelen aan rollen Directeur Pieterman voert mevrouw Poppe in als medewerker. Zij is Manager P&O en wordt daarom gekoppeld aan deze rol. De directeur voert als gebruikersnaam in: WR P&O en geeft aan dat het werkgebied van mevrouw Poppe de hele organisatie is. Hij klikt hiervoor op de eerste map met de organisatienaam en vervolgens op ‘Voeg toe’. Mevrouw Poppe is immers op alle locaties werkzaam, en kan zo van al deze locaties RI's bekijken, invullen, aanmaken en wijzigen. Tip: zichtbaarheid bij selecteerbaar op locatieniveau Geef je bij een medewerker aan dat deze selecteerbaar moet zijn op locatieniveau? Dan staat hij in het aangegeven werkgebied in de lijst van personen waaraan een verantwoordelijkheid of taak te delegeren is op locatieniveau. Tip: aangeven werkgebied Geef je bij een medewerker aan welke locaties tot zijn werkgebied behoren? Dan kan hij later RI’s en rapportages bekijken (afhankelijk van de rechten die hij heeft) van de betreffende locaties op organisatieniveau.
4.4 Aanpassen profiel medewerkers Iedere medewerker die is aangemaakt in de Risicomonitor, heeft een eigen profiel met gegevens. Deze gegevens kunnen altijd aangepast worden door de medewerker zelf.
Aanpassen persoonsgegevens en wachtwoord of e-mailadres door beheerder Ga naar ‘Account’ en klik vervolgens op ‘Medewerkers’. Wijs met je muis op de medewerker in het overzicht waarvan je het profiel wilt aanpassen. Klik vervolgens op . Je kunt de persoonsgegevens, de rechten, het werkgebied en het wachtwoord of e-mailadres wijzigen. Klik daarna op ‘Opslaan’.
Aanpassen persoonsgegevens als medewerker
Ga naar ‘Account’ en klik vervolgens op ‘Profiel’. Klik op de knop ‘Wijzig gebruikersprofiel’ en vul je huidige wachtwoord in. Pas nu je gebruikersnaam, e-mailadres of wachtwoord aan. Klik hierna op ‘Opslaan’.
Tip: wachtwoord vergeten Ben je je wachtwoord vergeten? Vraag dan een nieuwe aan via de homepage van www.risico-monitor.nl. Klik op ‘Ik ben mijn gegevens vergeten’ en voer je gebruikersnaam in. Je ontvangt dan je wachtwoord per e-mail. Dit wachtwoord kun je daarna zelf weer aanpassen (zie stap 4.4). Tip: gebruikersnaam vergeten Ben je je gebruikersnaam vergeten? Ga dan naar de homepage van www.risico-monitor.nl. Klik op ‘Ik ben mijn gegevens vergeten’ en klik daarna op ‘Ik ben mijn gebruikersnaam vergeten’. 14
De gebruikersnaam wordt dan per e-mail verstuurd naar het e-mailadres dat is aangegeven bij aanmaken van het organisatieaccount.
Stap 5. Inrichten van een locatie Als locatiebeheerder kun je een locatie inrichten zodra deze is aangemaakt. Je kunt ook andere mensen van je locatie dit laten doen. Maak hen dan eerst als medewerker aan voor je locatie en geef een rol en bijbehorende rechten (zie stap 5.5). Een locatie moet je inrichten voordat je start met het aanmaken van een Risico-Inventarisatie (RI). Doe je dit niet, dan heeft dit gevolgen voor de uitvoering van je RI’s.
Inrichten van een locatie in 7 stappen 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7
Locatiegegevens controleren en aanpassen Werkvormen en leeftijdsgroepen aangeven Algemene kenmerken aangeven (filtervragen voor de RI Veiligheid en Gezondheid) Ruimtes aanmaken (voor de RI Veiligheid) Rollen aanmaken en rechten toekennen Medewerkers aanmaken en rollen koppelen Aanpassen profiel medewerkers
5.1 Locatiegegevens controleren en aanpassen Ga naar www.risico-monitor.nl en log daar in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je locatieaccount. Zodra je bent ingelogd, zie je rechtsboven in de Risicomonitor ‘Locatie als onderdeel van een organisatie’ staan. Staat er niet ‘Locatie’ als eerste woord maar ‘Organisatie’ dan zit je dus op organisatieniveau ingelogd en niet op de locatie! Ga naar ‘Account’, tabblad ‘Locatie’ Controleer alle locatiegegevens. Wil je gegevens aanpassen? Klik dan op < het pennetje> naast ‘Contactgegevens’. Vul daarna de nieuwe gegevens in en klik vervolgens op ‘Opslaan’.
5.2 Werkvormen en leeftijdsgroepen aangeven De werkvormen en leeftijdsgroepen per locatie vul je in voor het maken van een RI Veiligheid en gezondheid. Voor het maken van een RI Arbo vul je alleen werkvormen in. De leeftijdsgroepen zijn niet van belang bij de RI Arbo. Ga naar ‘Account’, ‘Locatie’. Klik op naast ‘Werkvormen en leeftijdsgroepen’ en geef vervolgens aan welke werkvormen en leeftijdsgroepen de locatie heeft. Klik daarna op ‘Opslaan’. Wil je later aangegeven werkvormen en leeftijdsgroepen aanpassen? Volg dan nogmaals bovenstaande stappen.
5.3 Algemene kenmerken aangeven (filtervragen) Dit is niet van toepassing voor WMD en JZ.
5.4 Ruimtes aanmaken 15
Dit is niet van toepassing voor WMD en JZ.
5.5 Rollen aanmaken en rechten toekennen voor je locatie Bedenk welke rollen je als locatiebeheerder wilt aanmaken. Een rol maak je aan op functieniveau. Per rol geef je vervolgens aan welke rechten daarbij horen. Houd hierbij rekening met de taken die binnen een rol vallen. Log in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je locatie. Je ziet rechtsboven staan: ‘Locatie als onderdeel van een organisatie’. Ga naar ‘Account’, ‘Medewerkers’ en klik vervolgens op het tabblad ‘Rollen’. Je ziet vervolgens een rijtje met veelvoorkomende, standaardrollen. Komt een van deze rollen binnen jouw locatie voor? Wijs dan met je muis op deze rol en klik vervolgens op . Je kunt nu aangeven welke rechten de rol moet hebben waarna je deze opslaat. Doe dit voor alle rollen binnen jouw locatie die je wilt aanmaken. Wil je de naam van een standaardrol aanpassen? Wijs dan met je muis op deze rol en klik vervolgens op . Vul de nieuwe naam van de rol in en klik op ‘Opslaan’. Let op: de naam van de standaardrol ‘locatiebeheerder’ kun je niet aanpassen. De andere namen van standaardrollen wel. Wil je een extra rol toevoegen aan het rijtje? Klik dan op <poppetje +> en vul daarna de naam van de rol in. Geef ook aan welke rechten de rol mag hebben. Klik vervolgens op ‘Opslaan’. Let op: deze extra rol is direct zichtbaar in het rijtje. Je kunt deze echter pas gebruiken zodra je een medewerker aanmaakt, die wordt gekoppeld aan deze rol (zie stap 5.6).
Voorbeeld: rollen aanmaken en rechten toekennen Directeur Pieterman heeft mevrouw van Manen aangemeld als locatiebeheerder van de Locatie Wolvenstraat. Mevrouw van Manen maakt vervolgens de rol ‘Assistent Leidinggevende’ aan. Omdat deze rol geen gegevens mag wijzigen en aanmaken, kent de locatiebeheerder de volgende rechten toe: ‘bekijken/invullen’. Binnen de rol ‘Assistent Leidinggevende’ is het nu mogelijk om RI’s te bekijken (lezen) en in te vullen. Let op: rechten rol en bijbehorende functies Ken je bepaalde rechten niet toe aan een rol? Houd er dan rekening mee dat een medewerker bepaalde functies niet kan bekijken. Of niet kan uitvoeren. Let op: aanpassen rechten locatiebeheerder De rol ‘Locatiebeheerder’ kun je niet wijzigen. Deze rol heeft standaard alle rechten en is gekoppeld aan 1 persoon ofwel naam. Wil je deze persoon aanpassen? Dan kan dat door het profiel van de locatiebeheerder aan te passen (zie stap 5.7). Hier kun je de gegevens van de nieuwe locatiebeheerder invullen. Je kunt ook altijd een rol toevoegen met dezelfde rechten als de locatiebeheerder en een medewerker daaraan koppelen.
5.6 Medewerkers voor je locatie aanmaken en rollen koppelen Bedenk welke medewerkers je wilt aanmaken. Ga naar ‘Account’, ‘Medewerkers’ en klik vervolgens op het tabblad ‘Nieuwe medewerker’.
16
Vul gebruikersnaam en naam van de medewerker in. Geef ook zijn rol ofwel functie aan en kies een wachtwoord. Heb je bij stap 5.5 al rollen (ofwel functies) aangemaakt, dan worden de rechten die je aan de rol hebt toegekend direct ingevuld zodra je bij de nieuwe medewerker zijn rol (functie) aangeeft. Wil je een bevestiging verzenden aan desbetreffende medewerker? Vink dan de optie e-mail aan. De medewerker ontvangt vervolgens een e-mail met daarin alle accountgegevens waarmee hij kan inloggen. Klik vervolgens op ‘Gebruiker toevoegen’. De toegevoegde medewerker zie je terug in het overzicht. Voer bovenstaande acties uit voor alle medewerkers die je wilt aanmaken.
Aangemaakte medewerkers en rollen aanpassen Wil je de naam van een vertrekkende medewerker aanpassen? Of wil je de rol of functie van een medewerker later wijzigen? Ga naar ‘Account’, ‘Medewerkers’, 'Overzicht medewerkers' Wijs met je muis op de medewerker in het overzicht. Klik vervolgens op . Je kunt nu de naam, functie en rechten op locatieniveau aanpassen. Klik vervolgens op ‘Opslaan’. Voorbeeld: medewerkers aanmaken, gebruikersnaam kiezen en koppelen aan rollen Mevrouw van Manen maakt Saar van der Boom aan als medewerker voor de locatie Berenstraat van de organisatie Welzijn Regionaal. Zij is assistent leidinggevende (AL) en wordt daarom gekoppeld aan deze rol. De gebruikersnaam van Saar van der Boom is: Welzijn Regionaal Berenstraat AL.
5.7 Aanpassen profiel medewerkers Iedere medewerker die is aangemaakt in de Risicomonitor, heeft een eigen profiel met gegevens. Deze gegevens kunnen altijd aangepast worden. Dit gaat op dezelfde manier als op organisatieniveau (zie stap 4.4).
Stap 6. Risico-inventarisatie klaarzetten op organisatieniveau Als organisatiebeheerder kun je Risico-Inventarisaties (RI’s) maken en als het ware ‘klaarzetten’ voor locaties door gegevens zo ver mogelijk in te vullen. Dit is vooral handig als het om zaken gaat die organisatiebreed gelijk zijn, zoals bepaalde afspraken, beleid of protocollen. De RI wordt na (deels) invullen gepubliceerd naar de locatie(s) waarna de locatiebeheerder de ‘klaargezette’ RI vervolgens verder zelf kan aanvullen. Je kunt ook andere medewerkers RI’s laten klaarzetten of laten aanpassen als je hen hiervoor rechten geeft (zie stap 4.2).
Risico-inventarisatie voor je organisatie in 4 stappen 6.1 6.2 6.3 6.4
Aanmaken Risico-Inventarisaties (RI’s) Inventariseren risico’s in de aangemaakte RI’s RI’s bekijken, aanpassen of verwijderen Publiceren RI’s voor de locaties
Risico-Inventarisaties (RI’s) op organisatieniveau Voor JZ en WMD gebruik je alleen de RI Arbo. De overige RI’s (o.a. brandveiligheid en gezondheid ) bevatten alleen scenario’s voor de kinderopvang. 17
6.1 Aanmaken Risico-inventarisaties (RI’s) voor je organisatie Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord van je organisatie. Je logt nu in op organisatieniveau. Je ziet rechtsboven in de Risicomonitor ‘Organisatie met meerdere locaties’ staan. Ga naar ‘RI’s’ en kies ‘Nieuwe RI’. Kies Arbo als type, vul een herkenbare naam in (bv Arbo 2012 basis), bepaal of je een geheel nieuwe RI wilt maken of een RI op basis van een bestaande en klik op ‘Volgende’. Geef aan voor welke werkvorm je een RI wilt aanmaken. Klik daarna op ‘Volgende’. Kies de locaties waarvoor je een RI wilt maken. Ga op de locaties staan en klik op ‘Toevoegen’. Wil je voor de gehele organisatie een RI aanmaken? Selecteer dan de organisatie en klik op ‘Toevoegen’. Alle onderliggende locaties worden toegevoegd. Klik daarna op ‘Volgende’. Vink vervolgens alle gewenste modules aan. Geef per module aan of je deze op organisatieniveau wilt invullen (ofwel voorbereiden voor de locaties) of alleen op locatieniveau (in te vullen door de locaties zelf en daardoor niet zichtbaar op organisatieniveau). Geef ook aan wie verantwoordelijk is voor het invullen. Geef daarna op de kalender aan wanneer het invullen klaar moet zijn. Dit kun je doen door op een datum te klikken. Deze datum wordt automatisch in de actielijst van de verantwoordelijke gezet. Geef eventueel aan dat je de verantwoordelijke een e-mail wilt sturen over de in te vullen module. Klik op ‘Volgende’. Geef aan of je antwoorden wilt overnemen uit andere type RI’s die je al eerder hebt uitgevoerd. Antwoorden van scenario’s die in meerdere RI’s voorkomen worden dan overgenomen. Klik daarna op ‘Voltooien’. De RI wordt gestart. Wil je deze RI later invullen? Klik dan op ‘RI’s', 'Overzicht RI’s’. Ga met je muis op de RI staan en klik op om deze te openen. De inventarisatie kun je dan invullen (zie stap 6.2).
Let op: Symbool achter de module betekent dit dat er filtervragen op de module van toepassing zijn. Ga na of de filtervragen voor jouw locatie van toepassing zijn. Het betekent dat de module gekopieerd kan worden indien je voor meerdere ruimtes de module wilt invullen. Het <symbool i> betekent dat meer informatie kan worden opgevraagd over de inhoud van de module. Tip: RI’s aanmaken met organisatiestructuur Heb je een organisatiestructuur aangemaakt? Dan kun je deze mappenstructuur gebruiken om makkelijk RI’s aan te maken. Je kunt dan een RI aanmaken per locatie, maar ook in 1 keer voor alle locaties die in een map zitten. Let op: antwoorden overnemen uit andere RI’s In de laatste stap voor het aanmaken van een nieuwe RI op Locatie niveau wordt gevraagd of je antwoorden over wilt nemen uit andere RI typen die je al hebt uitgevoerd. Voor JZ en WMD is deze
18
vraag niet relevant. Je gebruikt namelijk alleen de RI Arbo en geen andere typen RI’s. Op deze vraag kan je dus de keuze ‘Nee’ aangevinkt laten staan. Let op: het betreft hier een andere functionaliteit dan het aanmaken van een RI op basis van een bestaande RI! Tip: RI’s aanmaken op basis van bestaande RI (RI kopiëren) Maak je voor de 2e keer een bepaalde RI aan? Bijvoorbeeld een RI Arbo die je in 2011 hebt aangemaakt, maar nu ook in 2012 wilt doorlopen. Kies dan bij het maken van een nieuwe RI de optie ‘Op basis van bestaande RI’. Dan worden de ingevulde antwoorden van die RI overgenomen. Zijn de ‘te nemen’ maatregelen uit de RI inmiddels uitgevoerd? Dan vind je deze automatisch terug onder ‘Is genomen'.
6.2 Inventariseren risico’s in de aangemaakte RI’s op organisatieniveau Overzicht RI Arbo Soort RI
Verplichting maatregelen en aanvaarding risico
Inventariseren per ruimte of module
RI Arbo
Je bent niet verplicht om alle mogelijke maatregelen te nemen. Je maakt een keuze uit de genoemde optionele maatregelen of je kunt een eigen maatregel toevoegen.
Je inventariseert per module. Meer informatie over de verschillende modules? Lees de toelichting bij in de RI Arbo
In sommige modules kan je er ook bewust voor kiezen een bepaald risico te aanvaarden. Vink dan aan dat je het risico aanvaardt. Je bent dan wel verplicht een toelichting te geven.
Je inventariseert je risico’s via ‘RI’s' en dan 'Overzicht RI’s’. Je komt dan bij het overzicht van de aangemaakte RI’s terecht. Ga met je muis op de RI staan en klik op om deze te openen. Binnen het tabblad inventarisatie zie je nu per module de verschillende scenario’s (grijze blokjes met cijfers) die daarbij horen. In sommige modules van de RI Arbo moet je bij een scenario een risico-inschatting aangeven. Dit is een inschatting van de kans dat dit voorkomt en de kans op ernstig letsel. Per scenario zie je vervolgens een rij met mogelijke maatregelen. Geef per maatregel aan of je deze al genomen hebt, of dat je deze wilt gaan nemen. Of laat deze leeg als je de maatregel niet wilt nemen. Bij het inventariseren kun je ook kiezen voor: het aanvaarden van het risico (niet voor elke module mogelijk) en het invullen van observaties uit de praktijk. Deze mogelijkheden kun je gebruiken, maar het hoeft niet. Klik na het invullen van een scenario op ‘Volgende en opslaan’, je komt dan bij het volgende scenario van je module. Je doorloopt op deze manier alle scenario’s van je modules waaruit je RI bestaat. 19
Na het invullen van een scenario, krijgt het scenario een bepaalde kleur: rood, oranje, groen, donkergrijs of lichtgrijs. Legenda van de kleuren: Rood: Het scenario is beantwoord en ten minste 1 maatregel staat op 'Te nemen' (risico wordt aanvaard is NIET aangevinkt) Oranje: Het scenario is beantwoord en 'Het risico wordt aanvaard'. Groen: Het scenario is beantwoord en in orde, er hoeven geen verdere maatregelen meer te worden genomen. Donkergrijs: Het scenario is onbeantwoord. Lichtgrijs: Het scenario is beantwoord met ' Niet van toepassing'. Mis je een scenario voor je organisatie? Dan kun je zelf een scenario toevoegen via ‘Voeg scenario toe’. Vul vervolgens een titel en een omschrijving van het scenario in. Klik op volgende. Daarna geef je aan wat de woorden moeten zijn indien ‘Te nemen’ en indien ‘Is genomen’ en klik je op volgende. Geef dan aan welke eigen maatregel(en) je wilt nemen of hebt genomen, geef je een toelichting bij de maatregel(en) en klikt op het plusje. Klik daarna op ‘Terug naar de RI’. Toegevoegde scenario’s worden als laatste nummer toegevoegd in de module of ruimte. Let op: bij het aanmaken van een eigen scenario kun je geen risico inschatting maken. EN… Eigen scenario’s/maatregelen kunnen niet worden gewijzigd of verwijderd!
20
Tip: invullen observaties uit de praktijk Je kunt een genomen of te nemen maatregel onderbouwen met observaties uit de praktijk. Je kunt bijvoorbeeld aangeven of de maatregel juist wordt uitgevoerd in de praktijk, En zo nee, wat er is gebeurd? Let op: toelichting bij aanvaarding risico Is een risico heel klein en aanvaard je daardoor het risico? Dan ben je wel verplicht om hierop een toelichting te geven in het veld ‘Toelichting bij risico wordt aanvaard’. Tip: RI tijdelijk sluiten Ben je met een RI bezig en wil je niet dat iemand anders hierin gaat invullen? Sluit de RI dan tijdelijk af. Deze optie vind je terug onderaan de pagina. Je kunt een tijdelijke afgesloten RI altijd weer openen en daarna aanpassen. Let op: RI printen Wil je een RI printen? Klik dan op ‘Print deze RI’ en selecteer vervolgens de modules die je wilt printen. Klik daarna op ‘Print de geselecteerde modules’. Tip: kies voor printen ‘Alleen scenario nummers en tekst’. Zo voorkom je dat de print heel omvangrijk wordt. Wil je de gehele RI printen, kies dan op locatieniveau voor een rapportage.
6.3 RI’s bekijken, aanpassen of verwijderen Je kunt een RI op organisatieniveau alleen aanpassen als deze nog niet gepubliceerd (doorgezet) is naar locatieniveau. Ga naar ‘RI’s' en dan naar 'Overzicht'. Je komt dan bij het overzicht van de aangemaakte RI’s terecht. Ga met je muis op de RI staan die je wilt bekijken en/of verder wilt invullen en klik op om deze te openen. Als je qua opzet een RI wilt aanpassen, klik dan op . Je kunt daar de naam van de RI aanpassen, modules toevoegen of verwijderen, de deadline aanpassen en de locatie(s) kiezen. Klik hierna altijd op 'Wijzigingen opslaan'. 21
Als je een RI wilt verwijderen, klik dan op . Voordat de RI definitief wordt verwijderd krijg je nog de bevestigingsvraag: 'Weet je zeker dat je deze RI wilt verwijderen. Wanneer je dan op 'OK' drukt is de RI verwijderd. Let op: Je kunt alleen een RI verwijderen als deze nog niet gepubliceerd is naar de locatie(s).
6.4 Publiceren RI’s naar de locaties Publiceer de RI’s naar de locaties zodra je klaar bent met de voorbereidingen op organisatieniveau. Ga naar ‘RI’s' en dan naar 'Overzicht RI’s'. Je komt dan bij het overzicht van de aangemaakte RI’s terecht. Ga met je muis op de RI staan die je wilt publiceren. Open deze RI via en Klik daarna onderaan de pagina op ‘Publiceer deze RI naar de locaties’. De locatiebeheerder ontvangt vervolgens een e-mail waarin hem wordt gevraagd de RI op locatieniveau (verder) in te vullen. Let op: invullen RI en acties na publicatie niet meer mogelijk Na publiceren kun je een RI op organisatieniveau niet meer aanpassen of in zijn geheel verwijderen vanuit het organisatieaccount. Werk verder vanuit de locaties. Na publicatie kun je een RI nog wel opnieuw publiceren naar nieuwe locaties. Klik op , voeg de nieuwe locatie toe en klik op ‘Publiceer deze RI naar de locaties’.
Stap 7. Risico-inventarisatie voor je locatie Als locatiebeheerder kun je Risico-Inventarisaties (RI’s) invullen voor je locatie. Je kunt dit ook door andere medewerkers laten doen als je hen hiervoor rechten geeft (zie stap 5.5).
Risico-inventarisatie voor je locatie in 3 stappen 7.1 Aanmaken Risico-inventarisaties (RI’s) voor je locatie 7.2 Inventariseren risico’s in de aangemaakte RI’s 7.3 RI’s bekijken, aanpassen of verwijderen
Verschillende Risico-Inventarisaties (RI’s) op locatieniveau Voor JZ en WMD gebruik je alleen de RI Arbo. De overige RI’s (o.a. brandveiligheid en gezondheid ) bevatten alleen scenario’s voor de kinderopvang.
7.1 Aanmaken Risico-inventarisaties (RI’s) voor je locatie Ben je nog niet ingelogd? Log dan in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je locatie. Zodra je bent ingelogd, zie je rechtsboven in de Risicomonitor ‘Locatie als onderdeel van een organisatie’ staan. 22
Ga naar ‘RI’s’ en kies ‘Nieuwe RI’ Kies Arbo als type, vul een herkenbare naam in (bv Arbo 2012 *naam locatie*), bepaal of je een geheel nieuwe RI wilt maken of een RI op basis van een bestaande en klik op ‘Volgende’. Geef aan voor welke werkvorm je een RI wilt aanmaken. Klik daarna op ‘Volgende’. Vink vervolgens alle gewenste modules aan. Geef per module aan wie verantwoordelijk is voor het invullen en vink filtervragen aan/uit. Sommige modules bevatten filtervragen. Deze zijn herkenbaar aan achter de modulenaam. Vink de filtervragen uit die niet gelden voor jouw locatie. Geef daarna aan wanneer het invullen klaar moet zijn. Dit kun je doen door op de kalender een datum te selecteren. Deze datum wordt automatisch in de agenda van de verantwoordelijke gezet. Geef eventueel aan dat je de verantwoordelijke een e-mail wilt versturen over de in te vullen module. Klik daarna op ‘Volgende’. Geef aan of je antwoorden wilt overnemen uit andere RI types die je al eerder hebt uitgevoerd. Antwoorden van scenario’s die in meerdere RI’s voorkomen worden dan overgenomen. De RI wordt vervolgens direct gestart. Wil je deze later invullen? Dan kun je deze terugvinden via ‘RI’s, en dan 'Overzicht RI's'. Ga met je muis op de RI staan en klik op om deze te openen. De RI kun je dan invullen (zie stap 7.2).
Let op: Symbool achter de module betekent dat er filtervragen op de module van toepassing zijn. Ga na of de filtervragen voor jouw locatie van toepassing zijn. Het betekent dat de module gekopieerd kan worden indien je voor meerdere ruimtes de module wilt invullen. Het <symbool i> betekent dat meer informatie kan worden opgevraagd over de inhoud van de module.
Tip: Antwoorden overnemen uit andere RI’s In de laatste stap voor het aanmaken van een nieuwe RI kun je er voor kiezen antwoorden over te nemen uit andere RI typen die je al hebt ingevoerd. Voor JZ en WMD is deze vraag niet relevant. Je gebruikt namelijk alleen de RI Arbo en geen andere typen RI’s. Op deze vraag kan je dus de keuze ‘Nee’ aangevinkt laten staan. Let op: het betreft hier een andere functionaliteit dan het aanmaken van een RI op basis van een bestaande RI!
Tip: RI’s aanmaken op basis van bestaande RI (kopiëren) Maak je voor de 2e keer een bepaalde RI aan? Bijvoorbeeld een RI Arbo die je in 2011 hebt aangemaakt, maar nu ook in 2012 wilt doorlopen. Kies dan bij het maken van een nieuwe RI de optie ‘Op basis van bestaande RI’. Dan worden de ingevulde antwoorden van die RI overgenomen. Zijn de 23
‘te nemen’ maatregelen uit de RI inmiddels uitgevoerd? Dan vind je deze automatisch terug onder ‘is genomen’.
7.2 Inventariseren risico’s in de aangemaakte RI’s Overzicht RI Arbo RI Arbo
Je bent niet verplicht om alle mogelijke maatregelen te nemen. Je maakt een keuze uit de genoemde optionele maatregelen of je kunt een eigen maatregel toevoegen.
Je inventariseert per module. Meer informatie over de verschillende modules? Lees de toelichting bij in de RI Arbo
In sommige modules kan je er ook bewust voor kiezen een bepaald risico te aanvaarden. Vink dan aan dat je het risico aanvaardt. Je bent dan wel verplicht een toelichting te geven.
Nadat je een RI hebt aangemaakt, start je met inventariseren van je risico's. De aangemaakte RI opent zich in het tabblad inventarisatie. De eerste module van je RI wordt automatisch getoond. Onder de naam van de ruimte of module zie je een x aantal grijze blokjes. Deze genummerde blokjes geven de scenario's weer die moeten worden geïnventariseerd. In sommige modules van de RI Arbo moet je bij een scenario een risico-inschatting aangeven. Dit is een inschatting van de kans dat dit voorkomt en de kans op ernstig letsel. Per scenario zie je vervolgens een rij met mogelijke maatregelen. Geef per maatregel aan of je deze al genomen hebt, of dat je deze gaan nemen. Of laat deze leeg als je de maatregel niet wilt nemen. Bij het inventariseren kun je ook kiezen voor: het aanvaarden van het risico (niet voor elke module mogelijk) en het invullen van observaties uit de praktijk. Deze mogelijkheden kun je gebruiken, maar het hoeft niet. Klik na het invullen van een scenario op 'Volgende en opslaan', je komt dan bij het volgende scenario van je module. Je doorloopt op deze manier alle scenario's van je modules waaruit je RI bestaat. Na het invullen van een scenario, krijgt het scenario een bepaalde kleur: rood, oranje, groen, donkergrijs of lichtgrijs. Legenda van de kleuren: Rood: Het scenario is beantwoord en ten minste 1 maatregel staat op 'Te nemen' (en risico wordt aanvaard is niet aangevinkt) Oranje: Het scenario is beantwoord en 'Het risico wordt aanvaard'. Groen: Het scenario is beantwoord en in orde, er hoeven geen verdere maatregelen meer te worden genomen. Donkergrijs: Het scenario is onbeantwoord. Lichtgrijs: Het scenario is beantwoord met ' Niet van toepassing'.
24
Mis je een scenario voor je locatie? Dan kun je zelf een scenario toevoegen via ‘Voeg scenario toe’. Vul vervolgens een titel en een omschrijving van het scenario in. Klik op volgende. Daarna geeft je aan welke eigen maatregel(en) je wilt nemen of hebt genomen en geef je een toelichting bij de maatregel(en). Klik daarna op ‘Terug naar de RI’. Toegevoegde scenario’s worden als laatste nummer toegevoegd in de module of ruimte. Let op: bij het aanmaken van een eigen scenario kun je geen risico inschatting maken.
Tip: invullen observaties uit de praktijk 25
Je kunt een genomen of te nemen maatregel onderbouwen met observaties uit de praktijk. Je kunt bijvoorbeeld aangeven of de maatregel juist wordt uitgevoerd in de praktijk, En zo nee, wat er is gebeurd? Let op: toelichting bij aanvaarding risico Is een risico heel klein en aanvaard je daardoor het risico? Dan ben je wel verplicht om hierop een toelichting te geven in het veld ‘Toelichting bij risico wordt aanvaard’. Tip: RI tijdelijk sluiten Ben je met een RI bezig en wil je niet dat iemand anders hierin gaat invullen? Sluit de RI dan tijdelijk af. Deze optie vind je terug onderin de pagina. Je kunt een tijdelijke afgesloten RI altijd weer openen en daarna aanpassen. Let op: RI printen Wil je een RI printen? Klik dan op ‘Print deze RI’ en selecteer vervolgens de modules die je wilt printen. Klik daarna op ‘Print de geselecteerde modules’. Tip: kies voor printen ‘Alleen scenario nummers en tekst’. Zo voorkom je dat de print heel omvangrijk wordt.
7.3 RI’s bekijken, aanpassen of verwijderen Je kunt een RI op locatieniveau alleen aanpassen als deze nog niet definitief is afgesloten. Wil je een RI bekijken en/of verder invullen, ga dan naar ‘RI’s' en dan naar 'Overzicht RI’s’. Je komt dan bij het overzicht van de aangemaakte RI’s terecht. Ga met je muis op de RI staan die je wilt bekijken en/of verder wilt invullen en klik op om deze te openen. Als je qua opzet een RI wilt aanpassen, klik dan op . Je kunt de naam van de RI wijzigen, de deadline aanpassen en modules toevoegen of verwijderen, verantwoordelijke aanpassen. Kopieer eventueel de antwoorden uit reeds aangemaakte modules, als deze identiek zijn aan de toe te voegen modules. De antwoorden van voor ingevulde (gekopieerde) modules moeten altijd gecontroleerd worden en eventueel aangepast worden bij afwijkende omstandigheden. Klik hierna altijd op 'Opslaan'. Wil je de status van een RI bekijken. Klik dan op het tabblad 'Status' binnen een aangemaakte RI. Je ziet dan per module de voortgang van het de reeds ingevulde scenario's. Stel je hebt alle 24 de mogelijke scenario’s van de module Arbo en verzuimbeleid ingevuld dan geeft de status 0/24 aan. Het cijfer bij een gekleurd blokje, bijvoorbeeld groen, geeft aan hoe vaak het voorkomt dat je een scenario hebt ingevuld waarbij er geen acties op ‘te nemen’ staan. Als je een RI wilt verwijderen, klik dan in tabblad ‘RI overzicht’ op . Voordat de RI definitief wordt verwijderd krijg je nog de bevestigingsvraag: 'Weet je zeker dat je deze RI wilt verwijderen’. Wanneer je dan op 'OK' drukt is de RI verwijderd. Je kunt alleen een RI verwijderen als deze nog niet definitief is gesloten.
Let op: RI definitief afsluiten 26
Sluit een RI op locatieniveau niet definitief af als je deze nog wilt aanpassen. En als je hiervoor nog acties wilt aangeven of een actieplan wilt maken. Heb je per ongeluk toch een RI definitief gesloten, maak dan een RI aan op basis van de RI die je hebt gesloten (zie stap 7.1). Tip: overzicht laatst gewijzigde RI’s Onder 'Home', het dashboard van je Risicomonitor vind je aan de linkerkant van je scherm een overzicht van de laatste vijf gewijzigde RI's. Onderaan de RI's staat een link: 'Dit zijn de laatste 5 gewijzigde RI's. Klik hier voor het complete overzicht'.Via deze route ben je ook snel bij je RI overzicht.
Stap 8. Het actieplan voor je locatie LET OP: Na het uitvoeren van de Risico-Inventarisatie (RI) moet je voor de te nemen maatregelen uit de RI aangeven wie deze gaat nemen. En wanneer de maatregelen genomen moeten zijn. Hiermee maak je een actieplan voor je locatie.
Actieplan maken in 2 stappen 8.1 Geef per te nemen maatregel verantwoordelijke, deadline en prioriteit aan 8.2 Maken van het actieplan 8.3 Status van je maatregel aanpassen
8.1 Geef per te nemen maatregel verantwoordelijke, deadline en prioriteit aan Zit je al in de RI? Ga dan direct naar het tabblad ‘Acties’. Zit je nog niet in de RI? Ga dan eerst naar ‘RI’s’, en dan naar 'Overzicht RI's'. Ga vervolgens met je muis naar de aangemaakte RI. Klik op en daarna op het tabblad ‘Acties’. Je ziet nu een overzicht van alle acties (maatregelen die je nog moet nemen) van de desbetreffende RI in een overzichtelijke lijst. Klik vervolgens op de actie die je wilt bewerken. De gehele actieregel is 'clickable'. Geef per actie een deadline, prioriteit (laag of hoog) en een verantwoordelijke aan. Klik vervolgens op 'Alles opslaan'. Je kunt ook direct op het tabblad 'Acties' klikken en dan op 'Overzicht acties'. Je ziet dan alle acties van de RI's die je als locatie hebt aangemaakt.
27
De status geeft aan of een actie is uitgevoerd of nog genomen moet worden. Let op: standaardinstellingen voor je maatregelen als je deze niet specificeert. Standaard staat de deadline van een maatregel op de datum waarop je de deadline van de RI hebt gezet en wordt als verantwoordelijke de locatiebeheerder ingevuld. Tip: Je kunt de maatregelen in het overzicht selecteren op prioriteit, verantwoordelijke, maatregel of ruimte, door een filter in te stellen (de filters staan standaard op Alles). Wil je bijvoorbeeld alle maatregelen van een bepaalde medewerker veranderen of inzien, dan kan je 'filteren' op verantwoordelijke. Alle maatregelen waarvoor de desbetreffende medewerker verantwoordelijk is, komen overzichtelijk onder elkaar te staan. Klik op 'Alles' als je de selectie weer wilt opheffen en je alle maatregelen weer wilt zien in je overzicht.
8.2 Maken van het actieplan Wil je een overzicht van alle te nemen maatregelen (of acties)? Maak dan een actieplan. Ga naar ‘RI’s’, en dan naar 'Overzicht RI's'. Ga vervolgens met je muis naar de aangemaakte RI waarvoor je een actieplan wilt maken. Klik op en daarna op het tabblad ‘Acties’. Klik vervolgens op ‘Maak Actieplan’. Je kunt kiezen voor een actielijst in Word of in Excel. Er verschijnt een scherm ‘Bestand downloaden’. Kies ‘Openen’ om het actieplan als Word- of Excel document te openen. Kies ‘Opslaan' als je dit actieplan eerst op je computer wilt opslaan’. In je actieplan zie je een overzicht van: de datum waarop de maatregel uitgevoerd moet zijn, de prioriteit van de maatregel, wie deze moet uitvoeren, de te nemen maatregel, de module waarvoor de maatregel geldt en de status van de maatregel. De status ‘open’ geeft aan dat de maatregel nog niet is uitgevoerd, maar nog binnen de deadline valt. De status ‘OK’ geeft aan dat de maatregel uitgevoerd is en de status ‘laat’ geeft aan dat de maatregel nog niet is uitgevoerd, en dat de deadline inmiddels verstreken is. Tip: je kunt ook direct klikken op het tabblad 'Acties' in het hoofdmenu en dan 'Overzicht acties'. Standaard zie je hier ALLE acties voor je locaties weergegeven. Stel desgewenst een filter in voor een specifiek RI, als je alleen de maatregelen wilt zien uit die RI. De overzichtslijst kan je exporteren naar Word of Excel door op 'Maak actieplan' te drukken. Let op: je ziet alleen de maatregelen in je actieplan staan die je in de overzichtslijst geselecteerd hebt. Wat je op je scherm ziet in je overzichtslijst, zie je ook in je Word of Excel actieplan. 28
8.3 Status van je maatregel aanpassen Heb je een maatregel op je locatie genomen? Pas dan de status van je maatregel aan. Ga naar tabblad 'Acties' en dan naar 'Overzicht acties' . Je ziet nu een overzicht met daarin alle maatregelen voor je locatie die je nog moet uitvoeren. Klik op het rode blokje achter de maatregel waarvan je de status wilt wijzigen. Wil je de status van een maatregel aanpassen die meerdere keren voorkomt? Stel desgewenst een filter in voor deze maatregel via de filterbalk onder kolom 'Maatregel', dan wordt alleen deze maatregel getoond. Klik vervolgens op . In het scherm dat zich dan opent vul je in wanneer je de maatregel hebt uitgevoerd en geef je desgewenst een omschrijving. De datum van uitvoering komt terug in je rapportage. Klik vervolgens op ‘Wijzig status’. De status van je maatregel is nu aangepast. De maatregel komt nu in de lijst ‘Toon uitgevoerd’ te staan. Klik op ‘Toon uitgevoerd’ voor een overzichtslijst met maatregelen die je reeds hebt uitgevoerd.
29
Tip: overzicht laatste vijf aangemaakte acties Onder 'Home', het dashboard van je Risicomonitor vind je aan de rechterkant van je scherm een overzicht van de laatste vijf aangemaakte acties. Onderaan de acties staat een link 'Ga naar het overzicht acties'. Via deze route ben je ook snel bij je actielijst.
Tip: aanpassen status acties Een enkele actie aanpassen gaat het snelst door op het rode blokje achter die actie te klikken. Houd de status van de acties goed bij. Door deze telkens aan te passen, komt de actie in de betreffende RI ook als uitgevoerd te staan. Zo kun je op een makkelijke manier bijhouden welke acties nog open staan.
Tip: actieplan bespreken in teamoverleg Bespreek het actieplan van je locatie in een teamoverleg. Door bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks een actieplan aan te maken, houd je goed bij welke acties wel of nog niet zijn uitgevoerd.
Stap 9. Maken van managementrapportages voor je organisatie of bekijken van RI’s of rapportages van je locaties Voor je organisatie kun je allerlei managementrapportages maken. Zo kun je bijvoorbeeld een totaaloverzicht maken met daarin acties op de verschillende locaties (het actieplan). Of je maakt een 30
overzichtsrapportage waarin in aantallen wordt weergegeven hoeveel scenario's zijn beoordeeld met een grote kans dat het voorkomt of met een grote kans op ernstig letsel. Ook is eenvoudig terug te vinden hoe vaak een bepaalde maatregel is aangevinkt om te nemen. Hier kan je vervolgens op organisatieniveau actie op nemen. Kom je via je managementrapportages bepaalde scenario’s, acties of RI’s tegen die je nader wilt bekijken? Dan kan je op organisatieniveau ook de locatie RI’s en rapportages bekijken. De organisatiebeheerder kan de managementrapportages maken. Ook andere medewerkers kunnen dit doen als je hen hiervoor rechten geeft (zie stap 4.2).
9.1 Maken van managementrapportages voor je organisatie Keuze uit 3 verschillende managementrapportages 1. Actieplan 2. Overzicht Rapportage 3. Overzicht Rapportage beknopt Ga naar ‘Rapportages' en kies daarna ‘Nieuwe Rapportage’. Geef vervolgens aan voor welk RIE je een managementrapportage wilt maken. Vul een naam in voor je rapportage en geef aan of je dit document als Word of Excel wilt. Geef daarna aan wat voor soort managementrapport je wilt maken. Klik hierna op ‘Volgende’. Geef aan voor welke werkvorm(en) en/of leeftijdsgroep(en) je een rapportage wilt maken. Klik daarna op ‘Volgende’. Kies de locatie(s) waarvoor je een rapportage wilt maken. Ga op de locatie(s) of map(pen) staan en klik op ‘Toevoegen’. Klik daarna op ‘Volgende’. Kies de module(s) waarvoor je een rapportage wilt maken. Klik daarna op ‘Voltooien’ De rapportage wordt automatisch gegenereerd in Word of Excel. Wil je een aangemaakte rapportage later pas bekijken. Klik dan op Rapportages' en dan op 'Overzicht Rapportages'. Ga met je muis op de rapportage staan en dubbelklik om deze te openen en te bekijken. Tip: bewerken van je managementrapportage in Word en Excel Je kunt een aangemaakte managementrapportage in Word of Excel opslaan op je computer en desgewenst zelf aanpassen aan de door jou gewenste lay-out. Tip: totaaloverzicht acties van verschillende locaties Wil je de voortgang van de acties op de verschillende locaties monitoren? En bekijken welke acties eventueel met elkaar samenhangen? Maak dan een totaaloverzicht met daarin de acties op de verschillende locaties. In dit overzicht kun je zien: of acties al zijn uitgevoerd of nog niet, wie deze moet uitvoeren, en de datum waarop de maatregel uitgevoerd moet zijn.
9.2 Bekijken van RI’s of rapportages van je locaties Kom je via je managementrapportages bepaalde scenario’s, acties of RI’s tegen die je nader wilt bekijken? Dan kan je op organisatieniveau ook de locatie RI’s en rapportages bekijken en desgewenst aanpassen.
Ga naar ‘RI’s’ en daarna naar ‘Locatie RI’s. Ga vervolgens met je muis op de locatie staan waarvan je de gegevens wilt bekijken Klik op ‘RI’s’ voor het overzicht van de aangemaakte RI’s op de locatie, of Klik op ‘Rapportages’ voor het overzicht van de aangemaakte rapportages op de locatie 31
Ga dan met je muis op de RI of rapportage staan die je wilt bekijken en klik op . Een RI die de status open heeft, kun je desgewenst verder invullen of aanpassen. Klik hierna op ‘Opslaan’.
Stap 10. Maken van rapportages voor je locatie Heb je een Risico-Inventarisatie (RI) aangemaakt en ingevuld? Dan kun je hiervan 2 soorten rapportages maken.
Maken van 2 soorten rapportages 10.1 Maken van een rapportage van een RI. 10.2 Maken van een rapportage voor de GGD of Arbodienst/arbodeskundige.
10.1 Maken van een rapportage van een RI Ga naar ‘Rapportages’ en kies daarna ‘Nieuwe Rapportage’. Klik vervolgens op de link ‘Rapportage van een RI’. Klik op de RI waarvan je een rapportage wilt maken. Vul een naam in voor je rapportage en geef aan of je dit document als Word of Excel wilt. Klik hierna op ‘Opslaan en uitvoeren’. Het kan enkele minuten duren voordat de rapportage is gemaakt. Wil je een aangemaakte rapportage later pas bekijken? Klik dan op Rapportages' en dan op 'Overzicht Rapportages'. Ga met je muis op de rapportage staan en dubbelklik om deze te openen en te bekijken. Tip: rapportage van een RI Je kunt altijd een rapportage van een aangemaakte RI maken. Ook al is deze niet volledig ingevuld of definitief afgesloten.
10.2 Maken van een rapportage voor de GGD of Arbodienst/arbodeskundige Let op: Je kunt een rapportage voor de GGD of Arbodienst/arbodeskundige alleen maken als de RI definitief is afgesloten. Ga naar ‘RI’s' en dan naar ‘Overzicht RI’s’. Je komt dan bij de aangemaakte RI’s terecht. Ga met je muis op de RI staan die je definitief wilt sluiten en klik op om deze te openen. Klik vervolgens onderaan de pagina op ‘Sluit deze RI definitief’. Ga naar ‘Rapportages’ en kies daarna ‘Nieuwe Rapportage’. Klik vervolgens op de link ‘Rapportage voor GGD of Arbodienst/arbodeskundige. Klik op de RI waarvan je een rapportage wilt maken. Vul een naam in voor je rapportage en geef aan of je dit document in Word of Excel wilt maken. Klik hierna op ‘Opslaan en uitvoeren’. Het kan enkele minuten duren voordat de rapportage is gemaakt. Wil je een aangemaakte rapportage later pas bekijken? Klik dan op Rapportages' en dan op 'Overzicht Rapportages'. Ga met je muis op de rapportage staan en dubbelklik om deze te openen en te bekijken. Let op: RI definitief sluiten Zijn RI’s nog niet definitief? Dan zie je deze niet terug in het overzicht van RI’s waarvan je een rapportage voor de GGD of Arbodienst kunt maken. Een definitief afgesloten RI kun je NIET meer aanpassen. Je kunt hiervan nog wel een kopie maken voor een nieuwe RI (zie stap 3). 32
Let op: een rapportage voor GGD of Arbodienst/arbodeskundige Wil je een rapportage maken voor de Arbodienst? Neem dan eerst de RI Arbo met de Arbodienstverlener door. Sluit daarna pas de RI Arbo definitief af. Hierna is de rapportage voor de Arbodienst definitief.
Stap 11. Logboek en ongevallenregister Het tabblad 'Acties' bevat nog twee handige functies: een logboek en een ongevallenregister.
11.1 Aanmaken logboek Je kunt terugkerende taken, eenmalige acties of notities bijhouden in het logboek. Ga naar ‘Acties’ en kies daarna ‘Logboek’. Klik op ‘Nieuwe taak of notitie’ om een nieuw onderwerp toe te voegen. Vul alle gegevens over het onderwerp in en klik op ‘Opslaan’. Wil je een bestaande taak of notitie bewerken? Ga dan met je muis naar het taak of notitie onder de tabbladen 'Taken' of 'Notities' en klik vervolgens op . Wil je een bestaande taak of notitie verwijderen? Ga dan met je muis naar de taak of notitie en klik vervolgens op .
11.2 Registreren van ongevallen Je kunt (bijna) ongevallen en incidenten bijhouden in een ongevallenregister. Ga naar ‘Acties’ en kies daarna ‘Ongevallenregister’. Klik op ‘Ongeval registreren’ om een ongeval of incident toe te voegen. Vul alle gegevens over het ongeval in en klik op ‘Opslaan’. Wil je een ongeval of incident bewerken? Ga dan met je muis naar het ongeval of incident en klik vervolgens op . Moet er actie worden ondernomen door het ongeval of incident? Maak dan hiervoor een nieuwe taak of notitie aan. Je kunt ook direct een nieuw scenario met bijbehorende maatregelen (acties) aan je Risico-inventarisatie (RI) toevoegen (zie stap 7.2) Dan komt de actie uiteindelijk automatisch in het actieplan terecht. LET OP: Het is op dit moment niet mogelijk een rapportage te maken van de geregistreerde ongevallen.
33
Stap 12. Info en help De Risicomonitor bevat tot slot nog 2 belangrijke menu items in de hoofdnavigatie: 'Info' en 'Help'. 12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6 12.7
Nieuws Bibliotheek Forum Over Risicomonitor Handleiding Veel gestelde vragen Contact
12.1 Nieuws Nieuws over de Risicomonitor tref je aan onder het kopje Nieuws. De meest recente berichten lees je ook onder ‘Home’ op je dashboard.
12.2 Bibliotheek In de Bibliotheek vind je allerlei nuttige artikelen over veiligheid, gezondheid en arbo. Deze informatie kan je helpen bij het maken van de Risico-Inventarisaties (RI’s). Ga naar ‘Bibliotheek’ en kies het aandachtsgebied/tabblad waarvan je artikelen wilt zien. Je kunt ook zelf een artikel in de Bibliotheek plaatsen. Bijvoorbeeld de huisstijlregels of protocollen van je organisatie. Ga naar ‘Bibliotheek’ en kies voor ‘Artikelen insturen. Vul alle gegevens van het artikel in, sluit deze bij en klik vervolgens op ‘Insturen’. Je kunt hierbij aangeven of je het artikel alleen zichtbaar wilt maken voor de medewerkers van jouw organisatie of dat het artikel voor alle gebruikers van de Risicomonitor zichtbaar is. 34
Let op: Stuur je een artikel in als je bent ingelogd op organisatieniveau? Dan is dit alleen zichtbaar voor de organisatie en de bijbehorende locaties.
12.3 Forum Via het Forum kun je een bericht, vraag, opmerking of discussiepunt met een andere organisatie delen. En zo ervaringen uitwisselen. Ga naar ‘Forum’ en kies de werkvorm waarvoor je bijvoorbeeld een vraag of discussiepunt hebt. Door op de werkvorm te klikken, zie je alle forumonderwerpen die voor de werkvorm zijn geplaatst. Je kunt hierin zoeken via de zoekfunctie. Of je kunt zelf een onderwerp inbrengen via ‘Nieuwe post’. Wil je reageren op een onderwerp van iemand anders? Klik dan op het onderwerp, tik je reactie in en klik vervolgens op ‘Plaatsen’. Let op: Heb je een (technische) vraag of opmerking over de Risicomonitor? Neem dan contact op met de helpdesk van VeiligheidNL, FCB of LCHV. Zij helpen je graag verder.
12.4 Over Risicomonitor In ‘Over Risicomonitor’ lees je meer informatie over het gebruik van de Risicomonitor voor de verschillende werkvormen. Daarnaast lees je meer over de verschillende onderdelen gezondheid, veiligheid en arbeidsomstandigheden.
12.5 Handleiding Ben je aan het werk in de Risicomonitor, heb je ondersteuning nodig, maar de handleiding niet bij de hand? Dan kun je de voor jou geschikte handleiding Risicomonitor downloaden onder het menu item ‘Help’. 35
12.6 Veelgestelde vragen Bekijk het antwoord op veelgestelde vragen over bijvoorbeeld de functies van de Risicomonitor. Klik op ‘Veel gestelde vragen’ onder het tabblad 'Help'. Je kunt hier het antwoord op de veelgestelde vragen per onderwerp bekijken. Staat je vraag er niet bij? Ga dan naar ‘Stel een vraag’ en vul deze daar in. Je vraag wordt dan doorgestuurd naar de helpdesk van de Risicomonitor. Je ontvangt dan binnen 5 dagen antwoord.
12.7 Contact Heb je een specifieke (inhoudelijke) vraag en staat deze niet bij de ‘Veel gestelde vragen’ of in de Handleiding en wil je toch meer weten? Kijk dan bij ‘Contact’ welke organisatie je het beste kunt raadplegen, of ga naar ‘Stel een vraag’ onderaan de ‘Veel gestelde vragen’ en vul je vraag daar in. Je vraag wordt dan doorgestuurd naar de helpdesk van de Risicomonitor. Je ontvangt dan binnen 5 dagen antwoord.
COLOFON Deze handleiding is een uitgave van FCB Dienstverlenen in Arbeidsmarktvraagstukken. De RI Arbo is voorgelegd aan de werkgevers- en werknemersorganisaties, zodat zij dit als branche-RI ondersteunen. Deze uitgave is als PDF-document te downloaden vanaf www.risico-monitor.nl. Meer informatie FCB Dienstverlenen in Arbeidsmarktvraagstukken Koningin Wilhelminalaan 3, 3527 LA Utrecht Postbus 8203, 3503 RE Utrecht T (030) 298 53 60 (maandag t/m donderdag) E [email protected] I www.fcb.nl
Aan de inhoud van deze uitgave kunnen geen rechten worden ontleend. Deze uitgave is uiterst 36
zorgvuldig opgesteld. Desondanks is FCB niet aansprakelijk voor eventuele drukfouten, het gebruik van de inhoud van de teksten en de daaruit voortvloeiende feiten, omstandigheden en gevolgen. Overname van teksten is alleen toegestaan na schriftelijke toestemming van de uitgever. Copyright © 2012 FCB
37
