Zo werkt de Risicomonitor Voor gastouderopvang (voor organisatie met meerdere gastouderadressen*)

Zo werkt de Risicomonitor Voor gastouderopvang

(voor organisatie met meerdere gastouderadressen*) * Heeft je organisatie maar 1 locatie of enkele gastoudergezinnen, of heb je een kinderdagverblijf, buitenschoolse opvang of peuterspeelzaal? Gebruik dan niet deze handleiding specifiek voor een gastouderbureau met meerdere locaties. Op www.risico-monitor.nl via ‘Help' , 'Handleiding' kun je de handleiding downloaden voor een organisatie met 1 locatie of de handleiding specifiek voor KDV, BSO of PSZ.

De Risicomonitor is een digitaal hulpmiddel bij het uitvoeren van Risico-Inventarisaties (RI’s). Alle organisaties en bijbehorende locaties in de kinderdagopvang, buitenschoolse opvang, peuterspeelzalen en gastouderopvang kunnen deze Risicomonitor gebruiken.

Deze handleiding

De Risicomonitor is een instrument met veel mogelijkheden. In deze handleiding lees je stap voor stap hoe je dit instrument het beste in kunt zetten voor jouw organisatie. Je ziet welke stappen te nemen zijn voor je organisatie. Maar ook welke stappen de locaties kunnen nemen voor de eigen locatie.

De Risicomonitor helpt bij goede opvang van kinderen in een veilige en gezonde omgeving

In de kinderdagopvang, buitenschoolse opvang, peuterspeelzalen en gastouderopvang staat goede opvang van kinderen centraal, die bijdraagt aan de ontwikkeling van het kind in een veilige en gezonde omgeving. Daarnaast is een goede werkplek voor je medewerkers van belang. Het is wettelijk verplicht om jaarlijks minimaal een risico-inventarisatie veiligheid en gezondheid uit toe voeren en een up-to-date risico-inventarisatie op het gebied van arbeidsomstandigheden te hebben. De Risicomonitor ondersteunt je om aan deze verplichting te voldoen. Met behulp van de Risicomonitor kun je overzichtelijk risico’s inventariseren op het gebied van veiligheid, gezondheid en arbeidsomstandigheden. En daarna makkelijk een actieplan en een rapportage voor de GGD of Arbodienstverlener maken. Kortom alle informatie bij elkaar die je nodig hebt om te werken aan het verkleinen van de risico’s in je kinderdagopvang, buitenschoolse opvang, peuterspeelzaal of gastouderopvang.

De voordelen van de Risicomonitor

Maak je gebruik van de Risicomonitor? Dan kun je de volgende voordelen ervaren: · Ondersteuning bij het effectief managen van de risico’s op het gebied van veiligheid, gezondheid en arbeidsomstandigheden. · Het periodiek uitvoeren van overzichtelijke Risico-Inventarisaties (RI’s) voor de 3 gebieden. De Risicomonitor stemt de inhoud van de verschillende RI’s automatisch op elkaar af. Daarbij kun je zelf de inhoud van de RI’s afstemmen op de situatie bij jouw kinderdagopvang, buitenschoolse opvang, peuterspeelzaal of gastouderopvang. Je krijgt dan alleen vragen die gelden in jouw situatie. · Het koppelen van direct te nemen maatregelen (ofwel acties) aan ongewenste risico’s. Van deze acties kun je een actieplan maken en dit vervolgens opnemen in je dagelijkse bedrijfsvoering. · Minder administratieve rompslomp doordat de Risicomonitor een digitaal instrument is. · Het betrekken van meerdere organisatie- en locatiemedewerkers bij de RI's, door de mogelijkheid hen een eigen inlog voor de Risicomonitor te geven. 1

Meer informatie

Heb je nog vragen over het gebruik van de Risicomonitor na het lezen van deze handleiding*? Kijk dan onder 'Help' bij ‘Veel gestelde vragen’ op www.risico-monitor.nl. Staat je vraag er niet bij? Neem dan contact met ons op. In het colofon op de laatste pagina vind je de contactgegevens of kijk op de website onder 'Help' en 'Contact'.

Aan de slag met de Risicomonitor Stap voor stap aan de slag

Wil je de Risicomonitor gaan gebruiken? Neem dan eerst onderstaande toelichting en stappenplan door. Je leest stap voor stap hoe de Risicomonitor werkt. Het gaat om stappen die op organisatieniveau (door de organisatiebeheerder: de persoon die de centrale coördinatie voor de risico-inventarisaties heeft) te nemen zijn. Maar ook om stappen die een locatie op locatieniveau neemt (door de locatiebeheerder/bemiddelingsmedewerker).

Stappen op organisatieniveau en locatieniveau

De Risicomonitor bestaat uit 2 lagen: een organisatieniveau en een locatieniveau. Een gastouderbureau met meerdere opvanglocaties begint met het aanmelden van de organisatie. Ofwel het aanmaken van één organisatieaccount op organisatieniveau. Daarna log je in op je organisatieaccount en maak je op dit niveau meerdere locaties aan. Ofwel meerdere locatieaccounts die onder het organisatieaccount hangen. Doordat de Risicomonitor bestaat uit 2 lagen zie je in onderstaand stappenplan zowel stappen op organisatie- als locatieniveau. Bij stappen op organisatieniveau gaat het om stappen die je op hoofdniveau voor je organisatie neemt. Bij stappen op locatieniveau gaat het om stappen die iedere locatie apart neemt voor de eigen locatie. Als locatie kun je met de stappen starten zodra stap 1 tot en met 4 op organisatieniveau zijn uitgevoerd.

Basisstappen en extra functies

Stap 1 tot en met 10 zijn de ‘basisstappen’ van de Risicomonitor. Deze zijn van groot belang als je Risico-Inventarisaties (RI’s) voor je organisatie en locaties wilt uitvoeren. Bij stap 1 tot en met 5 vul je eerst allerlei gegevens in en maak je locaties, een organisatiestructuur, rollen en medewerkers aan. Dit kost tijd. Maar zodra je deze stappen hebt doorlopen, kun je snel starten met het uitvoeren van de RI’s. Stap 11 en 12 beschrijven extra functies die je ook kunt gebruiken in de Risicomonitor.

STAPPENPLAN VOOR IEDERE LOCATIE

STAPPENPLAN OP HOOFDNIVEAU ORGANISATIE Stappen op organisatieniveau: stap 1, 2, 3, 4, 6, 9, 11, 12 1. Aanmelden van je organisatie

X

1.1 Bedenk wie eindverantwoordelijk is

X

Stappen op locatieniveau: stap 5, 7, 8, 10, 11, 12

1.2 Controleer of organisatie al is aangemeld X 1.3 Meld je organisatie aan

X 2

2. Aanmaken locaties van je organisatie

X

2.1 Aanmaken van een locatieaccount

X

2.2 Bekijken van aangemaakte locaties

X

2.3 Aanpassen van aangemaakte locaties

X

2.4 Verwijderen van aangemaakte locaties 3. Aanmaken organisatiestructuur

X

3.1 Aanmaken van verschillende mappen

X

3.2 Locaties in de mappen plaatsen

X

3.3 Aanpassen van de aangemaakte organisatiestructuur

X

4. Aanmaken rollen en medewerkers voor je organisatie

X

4.1 Welke rollen en medewerkers aanmaken X 4.2 Rollen aanmaken en rechten toekennen

X

4.3 Medewerkers aanmaken voor je organisatie en koppelen aan rollen

X

4.4 Aanpassen profiel medewerkers

X 5. Inrichten van een locatie

X

5.1 Locatiegegevens controleren en aanpassen

X

5.2 Werkvormen en leeftijdsgroepen aangeven

X

5.3 Algemene kenmerken aangeven (filtervragen) en ruimtes aanmaken

X X

6. Risico-inventarisatie klaarzetten op organisatieniveau

5.4 Rollen aanmaken en rechten toekennen voor je locatie

X

5.5 Medewerkers voor je locatie aanmaken en rollen koppelen

X


X

X

3

6.1 Aanmaken Risico-inventarisaties (RI’s) voor je organisatie

X

6.2 Inventariseren risico’s in de aangemaakte RI’s op organisatieniveau

X

6.3 RI’s bekijken, aanpassen of verwijderen

X

6.4 Publiceren RI’s naar de locaties

X 7. Risico-inventarisatie voor je locatie

X

7.1 Aanmaken Risico-inventarisaties (RI’s) voor je locatie

X

7.2 Inventariseren risico’s in de aangemaakte RI’s

X


X

8. Het actieplan voor je locatie

X

8.1 Geef per te nemen maatregel verantwoordelijke, deadline en prioriteit aan

X

8.2 Maken van het actieplan

X

8.3 Status van je maatregel aanpassen 9.Maken van managementrapportages voor je organisatie en bekijken van RI’s of rapportages van je locaties 9.1 Maken van managementrapportages voor je organisatie 9.2 Bekijken van RI’s of rapportages van je locaties 10. Maken van rapportages voor je locatie

X

10.1 Maken van een rapportage van een RI

X

10.2 Maken van een rapportage voor de GGD of Arbodienst/arbodeskundige

X

11. Logboek en ongevallenregister

X

11. Logboek en ongevallenregister

X

11.1 Aanmaken logboek

X


X

11.2 Registreren van ongevallen

X


X

4

12. Info en help

X

12. Info en help

X

12.1 Nieuws

X

12.1 Nieuws

X

12.2 Bibliotheek

X

12.2 Bibliotheek

X

12.3 Forum

X

12.3 Forum

X

12.4 Over Risicomonitor

X


x

12.5 Handleiding

X

12.5 Handleiding

X

12.6 Veel gestelde vragen

X

12.6 Veel gestelde vragen

X

12.7 Contact

X

12.7 Contact

X

Stap 1. Aanmelden van je organisatie Aanmelden in 3 stappen

1. Bedenk eerst wie eindverantwoordelijk is voor de risico inventarisaties binnen je gastouderbureau en je opvanglocaties. 2. Controleer of je organisatie al is aangemeld. 3. Meld je organisatie aan.

1.1 Bedenk wie eindverantwoordelijk is

Bedenk wie voor de gehele organisatie (organisatiebeheerder op organisatieniveau) eindverantwoordelijk is voor de Risico-Inventarisaties (RI’s) en het beheer daarvan. Deze persoon meldt de organisatie uiteindelijk aan. Bedenk daarna wie per opvanglocatie (locatiebeheerder op locatieniveau) verantwoordelijk is voor de RI’s en het beheer. Dit is vaak een bemiddelingsmedewerker.

1.2 Controleer of je organisatie al is aangemeld

Controleer of je organisatie al is aangemeld in de Risicomonitor. Het kan voorkomen dat een collega je al voor is geweest. Aanmelden van jouw organisatie is dan niet meer nodig. Ø Ga naar de homepage van www.risico-monitor.nl. Ø Klik op ‘Aanmelden’. 5

Ø Vul (een deel van) je organisatienaam in bij ‘Je organisatie’ en klik op ‘OK’. Ø Al aangemeld? Vraag dan bij je collega’s na wie dit heeft gedaan. Vraag die persoon jou toe te voegen aan de Risicomonitor als medewerker met de juiste rol en rechten. Ø Nog niet aangemeld? Meld dan je organisatie aan. RM_KOG_1-2-1

1.3 Meld je organisatie aan

Als je organisatie nog niet is aangemeld, meld deze dan aan. Ø Klik op ‘Aanmelden’ op de homepage van www.risico-monitor.nl en vervolgens op 'Organisatie aanmelden'. Ø Vink aan wat voor soort organisatie je bent (organisatie met meerdere locaties of organisatie met 1 locatie). Ø Vul je organisatiegegevens in en vink aan welke werkvormen daar gelden. Ø Vul je accountgegevens in. Kies als gebruikersnaam bij voorkeur de naam van je organisatie. Let op: de Risicomonitor maakt een verschil tussen kleine letters, hoofdletters en spaties. RM_KOG_1-3-1 Voorbeeld gastouderopvang (GOO) Gastouderbureau Kids is een gastouderbureau met meerdere gastouders ofwel locaties. Directeur Van Schaik leidt de organisatie. Alle gastouders zijn zelf verantwoordelijk voor hun locatie. In dat geval is directeur Van Schaik organisatiebeheerder en meldt hij de organisatie aan als ‘Organisatie met meerdere locaties’. Zijn gebruikersnaam is Gastouderbureau Kids. De verschillende gastouders zijn verantwoordelijk voor hun eigen locatie, zij zijn locatiebeheerder. (Kies als locatienaam het woord locatie, aangevuld met de voornaam en achternaam van de gastouder. Kies als gebruikersnaam de eerste voorletter, aangevuld met de achternaam van de gastouder.) Enkele opvanglocaties Werk je als gastouderbureau met bemiddelingsmedewerkers en heb je enkele opvanglocaties? Maak dan voor elke opvanglocatie een locatie aan. De bemiddelingsmedewerker is locatiebeheerder van alle accounts (opvanglocaties) die binnen zijn of haar portefeuille vallen en ook verantwoordelijk voor deze locaties. (Kies als locatienaam het woord locatie, aangevuld met de voornaam en achternaam van de gastouder. Kies als gebruikersnaam de eerste voorletter, aangevuld met de achternaam van de gastouder. Als wachtwoord kun je steeds hetzelfde wachtwoord gebruiken, een gebruikersnaam is wel uniek.) Veel opvanglocaties Werk je als gastouderbureau met bemiddelingsmedewerkers en heb je veel opvanglocaties? Maak dan voor elke bemiddelingsmedewerker een locatie aan. De bemiddelingsmedewerker is locatiebeheerder van het account waarbinnen alle locaties vallen die tot zijn of haar portefeuille behoren. Kies als naam voor de locatie bijvoorbeeld de naam van de organisatie aangevuld met de regio waarvoor de bemiddelingsmedewerker verantwoordelijk is. Kies als gebruikersnaam de eerste voorletter, aangevuld met de achternaam van de bemiddelingsmedewerker.

RM_KOG_1-3-2

Acceptatie van je aanmelding 6

Na aanmelding ontvangt de organisatiebeheerder binnen 5 werkdagen een e-mail van FCB. Hierin staat of je aanvraag is geaccepteerd. Na acceptatie kun je de verschillende locaties van je organisatie aanmaken.

Stap 2. Aanmaken locaties van je organisatie Na acceptatie van je organisatie kun je als organisatiebeheerder de locaties van je organisatie aanmaken.

Aanmaken locaties in 3 stappen

1. Aanmaken van een locatieaccount. 2. Bekijken van aangemaakte locaties. 3. Aanpassen van aangemaakte locaties.

2.1 Aanmaken van een locatieaccount

Maak voor iedere locatie een apart account aan. Aan ieder locatieaccount kun je een locatiebeheerder toekennen die de locatie gaat beheren in de Risicomonitor. Je bouwt als het ware je organisatie, na door al je locaties aan te maken in de Risicomonitor. Ø Ga naar www.risico-monitor.nl en log daar in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je organisatie. Je logt nu in op organisatieniveau. Je ziet rechtsboven in de Risicomonitor ‘Organisatie met meerdere locaties’ staan. Ga naar ‘Account’ en vervolgens ‘Locaties' en 'Nieuwe locatie'. Ø Vul de locatiegegevens in en vink aan welke werkvormen daar gelden. Ø Vul de accountgegevens voor de locatie in. Kies als locatienaam de bij voorkeur de naam van de gastouder, eventueel voorafgegaan door de naam van de organisatie. Let op: de Risicomonitor maakt een verschil tussen kleine letters, hoofdletters en spaties. Ø Klik op ‘Locatie aanmaken’ zodra alle gegevens zijn ingevuld. Ø De locatiebeheerder ontvangt vervolgens een e-mail met daarin alle accountgegevens waarmee hij kan inloggen op locatieniveau. Ø Wanneer je meerdere nieuwe locaties binnen je organisatie in een keer wilt aanmaken, kan je hiervoor een Excel-sheet gebruiken dat het invoeren van de gegevens efficiënter maakt. Ga naar 'Account' 'Locaties' 'Meerdere nieuwe locaties'. Je vult in een Excel-sheet de gegevens van de locaties in en importeert deze daarna in de risicomonitor. Voorbeeld: aanmaken locaties van je organisatie Directeur Van Schaik heeft zijn organisatie Gastouderbureau Kids aangemeld. Hij werkt met 2 bemiddelingsmedewerkers en heeft in totaal 6 opvanglocaties. Hij heeft 6 locatieaccounts aangemaakt: voor iedere locatie een apart account. De naam van de gastouder is iedere keer gebruikt als gebruikersnaam. Bemiddelingsmedewerker Loes Haver is verantwoordelijk voor de locaties Saartje Brug (gebruikersnaam S Brug) en Kees Visser (gebruikersnaam K Visser). Voorbeeld gastouderopvang (GOO) Gastouderbureau Kids is een gastouderbureau met meerdere gastouders ofwel locaties. Directeur Van Schaik leidt de organisatie. Alle gastouders zijn zelf verantwoordelijk voor hun locatie. In dat geval is directeur Van Schaik organisatiebeheerder en meldt hij de organisatie aan als ‘Organisatie met meerdere locaties’. Zijn gebruikersnaam is Gastouderbureau Kids. De verschillende gastouders zijn verantwoordelijk voor hun eigen locatie, zij zijn locatiebeheerder. Kies als locatienaam het woord 7

locatie, aangevuld met de voornaam en achternaam van de gastouder. Kies als gebruikersnaam de eerste voorletter, aangevuld met de achternaam van de gastouder. Enkele opvanglocaties Werk je als gastouderbureau met bemiddelingsmedewerkers en heb je enkele opvanglocaties? Maak dan voor elke opvanglocatie een locatie aan. De bemiddelingsmedewerker is locatiebeheerder van alle accounts (opvanglocaties) die binnen zijn of haar portefeuille vallen en ook verantwoordelijk voor deze locaties. Kies als locatienaam het woord locatie, aangevuld met de voornaam en achternaam van de gastouder. Kies als gebruikersnaam de eerste voorletter, aangevuld met de achternaam van de gastouder. Als wachtwoord kun je steeds hetzelfde wachtwoord gebruiken, een gebruikersnaam is wel uniek. Veel opvanglocaties Werk je als gastouderbureau met bemiddelingsmedewerkers en heb je veel opvanglocaties? Maak dan voor elke bemiddelingsmedewerker een locatie aan. De bemiddelingsmedewerker is locatiebeheerder van het account waarbinnen de locaties vallen die tot zijn of haar portefeuille behoren. Kies als naam voor de locatie bijvoorbeeld de naam van de organisatie aangevuld met de regio waarvoor de bemiddelingsmedewerker verantwoordelijk is. Kies als gebruikersnaam de eerste voorletter, aangevuld met de achternaam van de bemiddelingsmedewerker. RM_KOG_2-1-1 Tip: keuze wachtwoord en e-mailadres Je kunt zo vaak als je wilt hetzelfde wachtwoord en e-mailadres gebruiken. Dit geldt niet voor de gebruikersnaam. Deze moet altijd uniek zijn.

2.2 Bekijken van aangemaakte locaties

Ø Ga naar ‘Account’ en vervolgens ‘Locaties’. Ø Klik daarna op het tabblad ‘Overzicht’. RM_KOG_2-2-1

2.3 Aanpassen van aangemaakte locaties Ø Ø Ø Ø

Ga naar ‘Account’ en vervolgens ‘Locaties’. Selecteer de locatie die je wilt aanpassen. Klik vervolgens op <symbool het loepje>. Er opent een nieuw scherm met alle locatiegegevens. Klik op en pas de gegevens van de locatie aan.

RM_KOG_2-3-1

2.4 Verwijderen van aangemaakte locaties

Wil je een locatie verwijderen? Ø Ga naar 'Account' en vervolgens 'Locaties'. Ø Onderaan de lijst zie je de optie om een locatie te verwijderen. Ø Klik op de locatie die je wilt verwijderen. Je krijgt dan altijd een pop-up scherm met de vraag: 'Weet u zeker dat u de geselecteerde locaties wilt verwijderen?' Hiermee wordt voorkomen, dat je per ongeluk een locatie verwijdert.

8

Stap 3. Aanmaken organisatiestructuur Na het aanmaken van de locaties kun je als organisatiebeheerder de locaties structureren in mappen Op basis van bijvoorbeeld regio, werkvorm of naam van een bemiddelingsmedewerker die verantwoordelijk is voor een aantal locaties kunnen mappen worden aangemaakt. De locaties kun je vervolgens hieronder indelen. Let op: Dit is een mogelijkheid. Je bent niet verplicht een mappenstructuur aan te maken.

Aanmaken organisatiestructuur in 3 stappen

3.1 Aanmaken van mappen 3.2 Locaties in de structuur (mappen) plaatsen 3.3 Aanpassen van de aangemaakte organisatiestructuur

Voordeel van een organisatiestructuur

Maak je een organisatiestructuur aan? Dan kun je deze structurering bijvoorbeeld gebruiken bij het voorbereiden en publiceren van Risico-Inventarisaties (RI’s). En het maken van rapportages op organisatieniveau. Een organisatiestructuur zorgt daardoor voor meer overzicht en gemak. Je kunt bijvoorbeeld in 1 keer een RI of rapportage aanmaken voor alle locaties die in een map zitten.

3.1 Aanmaken van verschillende mappen Maak voor iedere categorie een aparte map aan.

Ø Ben je nog niet ingelogd? Log dan in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je organisatie. Je logt nu in op organisatieniveau. Je ziet rechtsboven in de Risicomonitor ‘Organisatie met meerdere locaties’ staan. Ga naar ‘Account’ en vervolgens ‘Locaties’ . Ø Je ziet daar al 1 map staan met de naam van je organisatie. Binnen deze map kun je verschillende mappen aanmaken als je wilt. Ø Maak een nieuwe map aan door op <symbool map +> te klikken. Vul de naam van de map in (bijvoorbeeld naam van de bemiddelingsmedewerkers, regio’s, enzovoorts) en klik op ‘OK’. Voorbeeld: aanmaken van een organisatiestructuur Directeur Van Schaik wil de 6 locaties van zijn gastouderbureau structuren per bemiddelingsmedewerker. Hij maakt 2 mappen aan met de namen van zijn bemiddelingsmedewerkers (Loes Haver en Jeroen Leistra). Locatie Saartje Brug en Kees Visser plaatst hij in de map Loes Haver. De overige 4 locaties waarvoor Jeroen Leistra verantwoordelijk is plaats hij in de map Jeroen Leistra. RM_KOG_ 3-1-1

3.2 Locaties in de mappen plaatsen Ø Ø Ø Ø

Ga naar ‘Account’ en vervolgens ‘Locaties’. Klik op de map waarin je een bepaalde locatie wilt zetten. Selecteer vervolgens de locaties die je wilt toevoegen en klik daarna op ‘Selectie in map plaatsen’. De locaties zijn nu in de geselecteerde map geplaatst. 9

RM_KOG_3-2-1

3.3 Aanpassen van de aangemaakte organisatiestructuur

Een aangemaakte organisatiestructuur kun je uitbreiden of bewerken. Aangemaakte mappen kun je ook verwijderen.

Een map verplaatsen

Ø Ga naar ‘Account’ en dan naar ‘Locaties’. Ga vervolgens op de map staan die je wilt verplaatsen. Ø Klik op <symbool het pennetje>. Met het <symbool pijltje> kun je de map vervolgens naar boven of beneden verplaatsen.

Een map bewerken of verwijderen

Ø Ga naar ‘Account’ en vervolgens 'Locaties'. Ø Selecteer de map die je wilt bewerken of verwijderen. Ø Klik op <symbool het pennetje>. Je kunt nu de naam van de map aanpassen door een nieuwe naam in te vullen. Klik op 'OK' als je klaar bent. Ø Wil je de map verwijderen? Klik dan op <symbool het kruisje>. RM_KOG_3-3-1 Let op: verwijderen organisatiestructuur Verwijder je een aangemaakte map? Dan verwijder je alleen de aangemaakte structuur. De eerste map met je organisatienaam en je locaties blijven altijd staan. Deze kun je nooit verwijderen, ook al verwijder je een aangemaakte map.

Stap 4. Aanmaken rollen en medewerkers voor je organisatie In deze stap maak je als organisatiebeheerder rollen en medewerkers aan op organisatieniveau. Het gaat hier alleen om rollen en medewerkers die op meerdere locaties betrokken zijn bij het uitvoeren, bekijken of bewaken van Risico-Inventarisaties (RI’s) en bijbehorende acties, rapportages en ongevallenregistratie op organisatieniveau. Denk hierbij bijvoorbeeld aan regiomanagers, bemiddelingsmedewerkers of kwaliteitsfunctionarissen.

Aanmaken rollen en medewerkers voor je organisatie in 4 stappen 4.1 4.2 4.3 4.4

Welke rollen en medewerkers aanmaken Rollen aanmaken en rechten toekennen Medewerkers aanmaken en koppelen aan rollen Aanpassen profiel medewerkers

4.1 Welke rollen en medewerkers aanmaken

Bedenk welke rollen en medewerkers je wilt aanmaken. Een rol maak je aan op functieniveau. Een medewerker op organisatieniveau maak je bij voorkeur aan op naam van de organisatie + functienaam (bijvoorbeeld een assistent leidinggevende als Gastouderbureau Kids AL). Per rol geef je vervolgens aan welke rechten daarbij horen. Bij het toekennen van de rechten houd je rekening met de taken die binnen een rol vallen.

10

4.2 Rollen aanmaken en rechten toekennen

Ø Ben je nog niet ingelogd? Log dan in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je organisatie. Je logt nu in op organisatieniveau. Je ziet rechtsboven in de Risicomonitor ‘Organisatie met meerdere locaties’ staan. Ga naar ‘Account’, ‘Medewerkers’ en klik vervolgens op het tabblad ‘Rollen’. Ø Je ziet een rijtje met veelvoorkomende, standaardrollen. Komt een rol in jouw organisatie voor? Wijs dan met je muis op deze rol en klik vervolgens op . Je kunt nu aangeven welke rechten de rol mag hebben. Doe dit voor alle rollen in jouw organisatie die je wilt aanmaken. Ø Wil je de naam van een standaardrol aanpassen? Wijs dan met je muis op deze rol en klik vervolgens op . Vul de nieuwe naam van de rol in en klik op ‘Opslaan’. Let op: de naam van de standaardrol ‘organisatiebeheerder’ kun je niet aanpassen. De andere namen van standaardrollen wel. Ø Wil je een extra rol toevoegen aan het rijtje? Klik dan op en vul daarna de naam van de rol in. Klik vervolgens op ‘Opslaan’.Wijs dan met je muis op deze rol en klik vervolgens op . Je kunt nu aangeven welke rechten de rol mag hebben. Let op: deze extra rol is direct zichtbaar in het rijtje. Je kunt deze echter pas gebruiken zodra je een medewerker aanmaakt, die wordt gekoppeld aan deze rol (zie stap 4.3). RM_KOG_4-2-1 Let op: rechten rol en bijbehorende functies Ken je bepaalde rechten niet toe aan een rol? Houd er dan rekening mee dat een medewerker bepaalde functies niet ziet. Of niet kan uitvoeren. Let op: aanpassen organisatiebeheerder De rol ‘Organisatiebeheerder’ kun je niet wijzigen. Deze rol heeft standaard alle rechten en is gekoppeld aan 1 persoon ofwel naam. Wil je deze persoon aanpassen? Dan kan dat door het profiel van de organisatiebeheerder aan te passen (zie stap 4.4). Hier kun je de gegevens van de nieuwe organisatiebeheerder invullen. Je kunt ook altijd een rol toevoegen en een medewerker daaraan koppelen, die dezelfde rechten krijgt als de organisatiebeheerder.

4.3 Medewerkers aanmaken voor je organisatie en koppelen aan rollen

Ø Ga naar ‘Account’ en klik vervolgens op ‘Medewerkers’. Ø Klik dan op . Vul gebruikersnaam en naam van de medewerker in. Geef ook zijn rol ofwel functie aan en kies een wachtwoord. Let op: de Risicomonitor maakt een verschil tussen kleine letters, hoofdletters en spaties. Ø Heb je bij stap 4.2 al rollen (ofwel functies) aangemaakt, dan worden de rechten die je aan de rol hebt toegekend direct ingevuld zodra je bij de nieuwe medewerker zijn rol (functie) aangeeft. Ø Geef vervolgens aan of de medewerker op locatieniveau selecteerbaar moet zijn. Ø Heb je bij stap 4.2 nog geen rollen aangemaakt, geef dan aan welke rechten de medewerker mag hebben. Klik vervolgens op ‘Gebruiker toevoegen’. De toegevoegde medewerker zie je terug in het overzicht. Ø Geef vervolgens aan welk werkgebied of locatie(s)tot de medewerker behoren. Zo kun je een medewerker verantwoordelijk maken voor acties op locatieniveau. Wijs met je muis op de medewerker in het overzicht. Klik vervolgens op . Klik op het <symbool play/ toevoegen>. Klik vervolgens onderin het scherm op het werkgebied of de locatie die je wilt toevoegen. En kies vervolgens ‘Voeg toe’. Ben je klaar met het toevoegen van het werkgebied of locaties, klik dan op ‘Opslaan’.

11

Ø Wil je een bevestiging verzenden aan betreffende medewerker? Vink dan de optie e-mail aan. De medewerker ontvangt vervolgens een e-mail met daarin alle accountgegevens waarmee hij kan inloggen. Ø Voer bovenstaande acties uit voor alle medewerkers die je op organisatieniveau wilt aanmaken. RM_KOG_ 4-3-1

Aangemaakte medewerkers verwijderen

Wil je de naam van een vertrekkende medewerker verwijderen? Ga naar ‘Account’ en klik vervolgens op ‘Medewerkers. Ø Wijs met je muis op de medewerker in het overzicht. Ø Selecteer de medewerker die je wilt verwijderen. En klik daarna op ‘Geselecteerde gebruikers verwijderen’. Ø Na de check of u de geselecteerde gebruiker echt wilt verwijderen, wordt deze daadwerkelijk verwijderd. Voorbeeld: aanmaken medewerkers, gebruikersnaam kiezen en koppelen aan rollen Directeur Van Schaik voert mevrouw Poppe in als medewerker. Zij is assistent leidinggevende (AL) en wordt daarom gekoppeld aan deze rol. De directeur voert als gebruikersnaam in: Gastouderbureau Kids AL en geeft aan dat het werkgebied van mevrouw Poppe de hele organisatie is. Hij klikt hiervoor op de eerste map met de organisatienaam en vervolgens op ‘Voeg toe’. Mevrouw Poppe is de rechterhand van Van Schaik, en kan zo van alle locaties RI's bekijken, invullen, aanmaken en wijzigen. Tip: zichtbaarheid bij selecteerbaar op locatieniveau Geef je bij een medewerker aan dat deze selecteerbaar moet zijn op locatieniveau? Dan staat hij in het aangegeven werkgebied in de lijst van personen waaraan een verantwoordelijkheid of taak te delegeren is op locatieniveau. Tip: aangeven werkgebied Geef je bij een medewerker aan welke locaties tot zijn werkgebied behoren? Dan kan hij later RI’s en rapportages bekijken van de betreffende locaties op organisatieniveau.


Iedere medewerker die is aangemaakt in de Risicomonitor, heeft een eigen profiel met gegevens. Deze gegevens kunnen altijd aangepast worden door de medewerker zelf.

Aanpassen persoonsgegevens en wachtwoord of e-mailadres

Ø Ga naar ‘Account’ en klik vervolgens op ‘Medewerkers’. Ø Wijs met je muis op de medewerker in het overzicht waarvan je het profiel wilt aanpassen. Ø Klik vervolgens op . Je kunt de persoonsgegevens, de rechten, het werkgebied en het wachtwoord of e-mailadres wijzigen. Ø Klik daarna op ‘Opslaan’. Aanpassen persoonsgegevens als medewerker Ø Ga naar ‘Account’ en klik vervolgens op ‘Profiel’. Ø Pas nu je naam of gebruikersnaam en wachtwoord aan (onderdaan bij kopje gebruikersprofiel). Ø Klik hierna op ‘Opslaan’. RM_KOG_4-4-1 12

Tip: wachtwoord vergeten Ben je je wachtwoord vergeten? Vraag dan een nieuwe aan via de homepage van www.risico-monitor.nl. Klik op ‘Ik ben mijn gegevens vergeten’ en voer je gebruikersnaam in. Je ontvangt dan een nieuw wachtwoord per e-mail. Dit wachtwoord kun je daarna zelf weer aanpassen. Tip: gebruikersnaam vergeten Ben je je gebruikersnaam vergeten? Ga dan naar de homepage van www.risico-monitor.nl. Klik op ‘Ik ben mijn gegevens vergeten’ en klik daarna op ‘Ik ben mijn gebruikersnaam vergeten’. De gebruikersnaam wordt dan per e-mail verstuurd naar het e-mailadres dat is aangegeven bij aanmaken van het organisatieaccount.

Stap 5. Inrichten van een locatie Als locatiebeheerder (bijvoorbeeld bemiddelingsmedewerker of gastouder) kun je een locatie inrichten zodra de aanvraag is geaccepteerd. Je kunt ook andere mensen van je locatie dit laten doen. Maak hen dan eerst als medewerker aan voor je locatie en geef een rol en bijbehorende rechten (zie stap 5.4). Een locatie moet je inrichten voordat je start met het aanmaken van een Risico-Inventarisatie (RI). Doe je dit niet, dan heeft dit gevolgen voor de uitvoering van je RI’s.

Inrichten van een locatie in 6 stappen 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6

Locatiegegevens controleren en aanpassen Werkvormen en leeftijdsgroepen aangeven Algemene kenmerken aangeven (filtervragen) en ruimtes aanmaken Rollen aanmaken en rechten toekennen Medewerkers aanmaken en rollen koppelen Aanpassen profiel medewerkers

5.1 Locatiegegevens controleren en aanpassen

Ø Ga naar www.risico-monitor.nl en log daar in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je locatieaccount. Zodra je bent ingelogd, zie je rechtsboven in de Risicomonitor ‘Locatie als onderdeel van een organisatie’ staan. Ø Ga naar ‘Account’, tabblad ‘Locatie’ Ø Controleer alle locatiegegevens. Wil je gegevens aanpassen? Klik dan op <symbool het pennetje> naast ‘Contactgegevens’. Vul daarna de nieuwe gegevens in Ø Klik vervolgens op ‘Opslaan’. RM_KOG_ 5-1-1

5.2 Werkvormen en leeftijdsgroepen aangeven

De werkvormen en leeftijdsgroepen per locatie vul je in voor het maken van een RI Veiligheid en gezondheid. Voor het maken van een RI Arbo vul je alleen werkvormen in. De leeftijdsgroepen zijn niet van belang bij de RI Arbo. Ø Ga naar ‘Account’, ‘Locatie’ en vervolgens naar het tabblad ‘Overzicht' Ø Klik op naast ‘Werkvormen en leeftijdsgroepen’ en geef vervolgens aan welke werkvormen en leeftijdsgroepen de locatie heeft. Klik daarna op ‘Opslaan’. 13

Ø Wil je aangegeven werkvormen en leeftijdsgroepen later aanpassen? Bijvoorbeeld als de oppaskinderen een jaartje ouder zijn geworden en niet meer tot de leeftijdsgroep 0-4 behoren, maar de leeftijdsgroep 4-8. Klik dan op naast ‘Werkvormen en leeftijdsgroepen’. Pas de aangegeven werkvormen en leeftijdsgroepen aan. Klik daarna op ‘Opslaan’. Let op: bij meerdere leeftijdsgroepen Kies alle leeftijdscategorieën die op je locatie voorkomen. Vang je op je locatie bijvoorbeeld kinderen op van 0-4, 4-8 en 8-12 jaar? Kruis dan alle categorieën aan waarbinnen deze leeftijden vallen: de categorie 0-4, 4-8, 8-12 maar ook 0-12.

Let op: andere indeling leeftijdsgroep De Risicomonitor hanteert de meest gangbare leeftijdsgroepen. Hanteert jouw gastoudergezin een andere indeling in leeftijdsgroep? Vink dan de leeftijdsgroep aan waarbinnen jouw indeling valt. Heb je bijvoorbeeld een gastgezin met de leeftijdsgroep 1,5 tot 2,5 jaar? Kies dan de leeftijdsgroep 0-4 jaar.

5.3 Algemene kenmerken aangeven (filtervragen) en ruimtes aanmaken

Voor de werkvorm gastouderopvang (GOO) kun je in de RI Veiligheid per module aangeven wat de algemene kenmerken zijn (zie stap 7). Je geeft deze NIET aan bij het invullen van de locatiegegevens. Ook maak je als GOO GEEN ruimtes aan. Bij alle andere werkvormen, KDV, BSO en PSZ, maak je wel alle ruimtes aan die binnen de locatie voorkomen en geef je per ruimte aan wat de algemene kenmerken zijn. De RI Veiligheid voor GOO bestaat uit modules waarin de risico’s in de verschillende ruimtes van het huis worden behandeld. De stap algemene kenmerken aangeven en ruimtes aanmaken kun je dus overslaan.

5.4 Rollen aanmaken en rechten toekennen voor je locatie

Bedenk welke rollen je als locatiebeheerder wilt aanmaken. Een rol maak je aan op functieniveau. Per rol geef je vervolgens aan welke rechten daarbij horen. Houd hierbij rekening met de taken die binnen een rol vallen.

Ø Ga naar ‘Account’, ‘Medewerkers’ en klik vervolgens op het tabblad ‘Rollen’. Ø Je ziet vervolgens een rijtje met veelvoorkomende, standaardrollen. Komt een van deze rollen binnen jouw locatie voor? Wijs dan met je muis op deze rol en klik vervolgens op . Je kunt nu aangeven welke rechten de rol moet hebben. Doe dit voor alle rollen binnen jouw locatie die je wilt aanmaken. Ø Wil je de naam van een standaardrol aanpassen? Wijs dan met je muis op deze rol en klik vervolgens op . Vul de nieuwe naam van de rol in en klik op ‘Opslaan’. Let op: de naam van de standaardrol ‘locatiebeheerder’ kun je niet aanpassen. De andere namen van standaardrollen wel. Ø Wil je een extra rol toevoegen aan het rijtje? Klik dan op en vul daarna de naam van de rol in. Geef ook aan welke rechten de rol mag hebben. Klik vervolgens op ‘Opslaan’. Let op: deze extra rol is direct zichtbaar in het rijtje. Je kunt deze echter pas gebruiken zodra je een medewerker aanmaakt, die wordt gekoppeld aan deze rol (zie stap 5.5). RM_KOG_5-4-1 14

Voorbeeld: rollen aanmaken en rechten toekennen Directeur Van Schaik heeft bemiddelingsmedewerker Loes Haver aangemeld als locatiebeheerder van de locatie Saartje Brug. Loes Haver maakt vervolgens de rol ‘Gastouder’ aan voor Saartje Brug. Omdat deze rol geen gegevens mag wijzigen en aanmaken, kent de locatiebeheerder de volgende rechten toe: ‘bekijken/invullen’. Binnen de rol ‘Gastouder’ is het nu mogelijk om RI’s te bekijken (lezen) en in te vullen. Let op: rechten rol en bijbehorende functies Ken je bepaalde rechten niet toe aan een rol? Houd er dan rekening mee dat een medewerker bepaalde functies niet kan bekijken. Of niet kan uitvoeren. Let op: aanpassen rechten locatiebeheerder De rol ‘Locatiebeheerder’ kun je niet wijzigen. Deze rol heeft standaard alle rechten en is gekoppeld aan 1 persoon ofwel naam. Wil je deze persoon aanpassen? Dan kan dat door het profiel van de locatiebeheerder aan te passen (zie stap 5.6). Hier kun je de gegevens van de nieuwe locatiebeheerder invullen. Je kunt ook altijd een rol toevoegen en een medewerker daaraan koppelen, die dezelfde rechten krijgt als de locatiebeheerder.

5.5 Medewerkers voor je locatie aanmaken en rollen koppelen

Bedenk welke medewerker(s) je wilt aanmaken. Wil je bijvoorbeeld een gastouder de RI’s van zijn of haar locatie laten bekijken, maak dan de rol gastouder aan en vink bij rechten ‘bekijken en invullen’ aan.

Ø Ga naar ‘Account’, ‘Medewerkers’ en klik vervolgens op het tabblad ‘Nieuwe medewerker’. Ø Vul gebruikersnaam en naam van de medewerker in. Geef ook zijn rol ofwel functie aan en kies een wachtwoord (let op: de Risicomonitor maakt een verschil tussen kleine letters, hoofdletters en spaties). Ø Heb je bij stap 5.4 al rollen (ofwel functies) aangemaakt, dan worden de rechten die je aan de rol hebt toegekend direct ingevuld zodra je bij de nieuwe medewerker zijn rol (functie) aangeeft. Ø Klik vervolgens op ‘Gebruiker toevoegen’. De toegevoegde medewerker zie je terug in het overzicht. Ø Wil je een bevestiging verzenden aan desbetreffende medewerker? Vink dan de optie e-mail aan. De medewerker ontvangt vervolgens een e-mail met daarin alle accountgegevens waarmee hij kan inloggen. Ø Voer bovenstaande acties uit voor alle medewerkers die je wilt aanmaken.

Aangemaakte medewerkers en rollen aanpassen

Wil je de naam van een vertrekkende medewerker aanpassen? Of wil je de rol of functie van een medewerker later wijzigen? Ø Ga naar ‘Account’, ‘Medewerkers’, 'Overzicht medewerkers' Ø Wijs met je muis op de medewerker in het overzicht. Klik vervolgens op . Je kunt nu de naam, functie en rechten op locatieniveau aanpassen. Klik vervolgens op ‘Opslaan’. RM_KOG_5-5-1 Tip: medewerkers aanmaken als een groep 15

In bepaalde situaties kan het handig zijn om medewerkers samen als groep aan te maken. Als bijvoorbeeld 1 persoon de voornaamste taken op zich neemt namens de anderen, dan is het niet nodig iedere medewerker apart aan te maken. Het aanmaken van een groep gaat op dezelfde manier als het aanmaken van een medewerker. Vul de naam van de groep in bij naam medewerker. Geef alle medewerkers de inloggegevens. Dit kan handig zijn als je ze een bepaalde taak zelf wilt laten doen. Bijvoorbeeld het registreren van ongevallen vanuit de groep (zie stap 11.2). Voorbeeld: rollen aanmaken en rechten toekennen Directeur Appelmans maakt als locatiebeheerder voor de locatie de rol ‘Assistent leidinggevende’ aan. Omdat deze rol geen gegevens mag wijzigen en aanmaken, kent de locatiebeheerder de volgende rechten toe: ‘bekijken/invullen’. Binnen de rol ‘Assistent Leidinggevende’ is het nu mogelijk om RI’s te bekijken (lezen) en in te vullen.


Iedere medewerker die is aangemaakt in de Risicomonitor, heeft een eigen profiel met gegevens. Deze gegevens kunnen altijd aangepast worden. Dit gaat op dezelfde manier als op organisatieniveau (zie stap 4.4). RM_KOG_5-6-1

Stap 6. Risico-inventarisatie klaarzetten op organisatieniveau Als organisatiebeheerder kun je verschillende Risico-Inventarisaties (RI’s) maken en als het ware ‘klaarzetten’ voor locaties door gegevens zover mogelijk in te vullen. Dit is vooral handig als de gastouders zelf verantwoordelijk zijn voor het invullen van de RI’s. Dan maak jij als organisatiebeheerder de RI’s op organisatieniveau aan. De locatiebeheerder (bijvoorbeeld de gastouder) kan de ‘klaargezette’ RI vervolgens verder zelf aanvullen, nadat de RI gepubliceerd is naar de locatie(s). Je kunt ook andere medewerkers RI’s laten klaarzetten of laten aanpassen als je hen hiervoor rechten geeft (zie stap 4.2).

Risico-inventarisatie voor je organisatie in 4 stappen 6.1 6.2 6.3 6.4

Aanmaken Risico-Inventarisaties (RI’s) Inventariseren risico’s in de aangemaakte RI’s RI’s bekijken, aanpassen of verwijderen Publiceren RI’s voor de locaties

Verschillende Risico-Inventarisaties (RI’s) op organisatieniveau Je kunt verschillende soorten RI’s maken voor je organisatie: · Arbo · Gezondheid GOO · Hygiënecode

Let op: geen RI Veiligheid op organisatieniveau De RI Veiligheid GOO (gastouderopvang) kun je niet op organisatieniveau maken. Het is van belang dat fysiek op de locatie(s) wordt gekeken hoe groot het risico op gestelde scenario's is. Dit kan niet vanuit de organisatie worden vastgesteld. 16

6.1 Aanmaken Risico-inventarisaties (RI’s) voor je organisatie

Ø Ben je nog niet ingelogd? log dan in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je organisatie. Je logt nu in op organisatieniveau. Je ziet rechtsboven in de Risicomonitor ‘Organisatie met meerdere locaties’ staan. Ø Ga naar ‘RI’s’ en kies ‘Nieuwe RI’. Ø Je ziet vervolgens het rijtje mogelijke RI’s. Kies het soort RI dat je wilt aanmaken, vul een herkenbare naam in (met datum of jaartal en leeftijdsgroep) en klik op ‘Volgende’. Ø Geef aan voor welke werkvorm en leeftijdsgroep je een RI wilt aanmaken. Klik daarna op ‘Volgende’. Ø Kies de locaties waarvoor je een RI wilt maken. Ga op de locaties staan en klik op ‘Toevoegen’. Wil je alleen voor enkele locaties binnen een map een RI aanmaken? Selecteer in de map dan alleen deze locaties en voeg deze daarna toe. Klik daarna op ‘Volgende’. Ø Vink vervolgens alle gewenste modules aan. Geef per module aan of je deze op organisatieniveau wilt invullen (ofwel voorbereiden voor de locaties) of alleen op locatieniveau (in te vullen door de locaties zelf en daardoor niet zichtbaar op organisatieniveau). Geef ook aan wie verantwoordelijk is voor het invullen. Ø Geef daarna aan wanneer het invullen klaar moet zijn. Dit kun je doen door op de kalender een datum te selecteren. Deze datum wordt automatisch in de actielijst van de verantwoordelijke gezet. Ø Geef eventueel aan dat je de verantwoordelijke een e-mail wilt sturen over de in te vullen module. Ø Klik op volgende. Ø Geef aan of je antwoorden wilt overnemen uit andere RI’s die je al eerder hebt uitgevoerd. Antwoorden van scenario’s die in meerdere RI’s voorkomen worden dan overgenomen. Ø Klik daarna op ‘Voltooien’. Ø Heb je aangegeven dat je een RI wilt voorbereiden op organisatieniveau? Dan wordt deze direct gestart. Wil je deze later invullen? Dan kun je deze terugvinden via ‘RI’s', en dan op 'Overzicht RI’s’. Ga met je muis op de RI staan en klik op <symbool het loepje> om deze te openen. De RI kun je dan invullen (zie stap 6.2). RM_KOG_6-1-1 Ø Het <symbool het pennetje> achter de module betekent dit dat er filtervragen op de module van toepassing zijn. Ga na of het filtervragen zijn die voor jou locaties van toepassing zijn. Ø Het <symbool plusteken> betekent dat de module gekopieerd kan worden indien je voor meerdere ruimtes de module wilt invullen. Dit geldt alleen voor de module Slapen, wanneer je meerdere slaapkamers hebt. Tip: RI’s aanmaken met organisatiestructuur Heb je een organisatiestructuur aangemaakt? Dan kun je deze mappenstructuur gebruiken om makkelijk RI’s aan te maken. Je kunt dan een RI aanmaken per locatie, maar ook in 1 keer voor alle locaties die in een map zitten. Bijvoorbeeld door de map op naam van de bemiddelingsmedewerker of regio waarin de bemiddelingsmedewerker werkzaam is te selecteren. Tip: antwoorden overnemen uit andere RI’s In de laatste stap voor het aanmaken van een nieuwe RI kun je er voor kiezen antwoorden over te nemen uit andere RI typen die je al hebt ingevoerd. Standaard staat bij deze vraag de keuze ‘Nee’ aangevinkt. Klik je ‘Ja’ aan, dan worden de antwoorden uit de meest recent aangemaakte RI’s overgenomen waarin het scenario ook voorkomt. 17

Voorbeeld: Je hebt al een RI Arbo uitgevoerd en wilt nu een RI veiligheid maken. Je maakt dan een nieuwe RI Veiligheid GOO aan. In de laatste stap geef je aan dat je de antwoorden uit de RI Arbo wilt overnemen. Wanneer je de RI opent zijn de antwoorden op de scenario’s ingevuld die zowel voor de RI veiligheid als in de RI Arbo gelden. Let op: het betreft hier een andere functionaliteit dan het aanmaken van een RI op basis van een bestaande RI! Tip: RI’s aanmaken op basis van bestaande RI (RI kopiëren) Maak je voor de 2e keer een bepaalde RI aan? Bijvoorbeeld een RI Gezondheid die je in 2011 hebt aangemaakt, maar nu ook in 2012 wilt doorlopen. Kies dan bij het maken van een nieuwe RI de optie ‘Op basis van bestaande RI’. Dan worden de ingevulde antwoorden van die RI overgenomen. Zijn de ‘Te nemen’ maatregelen uit de RI inmiddels uitgevoerd? Dan vind je deze automatisch terug onder ‘Is genomen'. Let op: je maakt een RI Veiligheid en een RI Gezondheid aan voor elke locatie = opvangadres. (een RI Veiligheid kan je niet op organisatieniveau aanmaken, dit doe je op locatieniveau, zie stap 7).

6.2 Inventariseren risico’s in de aangemaakte RI’s op organisatieniveau

De RI’s verschillen op een aantal belangrijke punten. Houd hier rekening mee bij het inventariseren van de risico's.

Verschillen tussen de RI’s Soort RI

Verplichting maatregelen en aanvaarding risico

Inventariseren per module

RI Arbo

Je bent niet verplicht om alle mogelijke maatregelen te nemen. Je maakt een keuze uit de genoemde optionele maatregelen of je kunt een eigen maatregel toevoegen.

Je inventariseert per module. Meer informatie over de verschillende modules? Lees de toelichting bij in de RI Arbo

Je kunt er ook bewust voor kiezen een bepaald risico te aanvaarden. Vink dan aan dat je het risico aanvaardt. Je bent dan wel verplicht een toelichting te geven.

RI Gezondheid

Je bent wel verplicht om alle mogelijke maatregelen te doorlopen en te nemen. Je kunt er ook bewust voor kiezen een bepaald risico te aanvaarden. Vink dan aan dat je het risico aanvaardt. Je bent dan wel verplicht een toelichting te geven.

Je inventariseert per module ·

Gezonde opvang in en om huis

·

Medisch handelen

Doe je dit niet, dan kun je niet 18

verder met je RI.

Ø Nadat je een RI hebt aangemaakt, start je met inventariseren van de risico's. De aangemaakte RI opent zich in het tabblad inventarisatie. De eerste module van je RI wordt automatisch getoond. Ø Wanneer je de inventarisatie hebt afgesloten, open je deze weer via ‘RI’s' en vervolgens 'Overzicht RI’s’. Je komt dan bij het overzicht van de aangemaakte RI’s terecht. Ga met je muis op de RI staan en klik op <symbool het loepje> om deze te openen. Ø Onder de naam van de module zie je een x aantal grijze blokjes. Deze genummerde blokjes geven de scenario's weer die moeten worden geïnventariseerd. Ø Bij de RI Arbo schat maak je zelf een risico inschatting; je schat zelf per scenario in wat de kans is dat het scenario voorkomt en de kans op ernstig letsel. Bij de RI Gezondheid wordt de risicoinschatting al voor je bepaald. Ø Is een scenario binnen je RI Veiligheid niet van toepassing? Vink dan 'Dit scenario is voor ons niet van toepassing' aan en geef een toelichting waarom. Ø Per scenario zie je vervolgens een rij met mogelijke maatregelen. Geef per maatregel aan of je deze al genomen hebt, of dat je deze wilt gaan nemen. Of laat deze leeg als je de maatregel niet wilt nemen. Let op: je bent alleen bij de RI Gezondheid verplicht om voor alle maatregelen aan te geven of je ze hebt genomen of gaat nemen. Als je wilt, kun je zelf een eigen scenario of eigen maatregel toevoegen. Ø Bij het inventariseren kun je ook kiezen voor: het aanvaarden van het risico en het invullen van observaties uit de praktijk. Deze mogelijkheden kun je gebruiken, maar het hoeft niet. Ø Klik na het invullen van een scenario op ‘Volgende en opslaan’, je komt dan bij het volgende scenario van je module. Je doorloopt op deze manier alle scenario’s waaruit je RI bestaat. Ø Na het invullen van een scenario, krijgt het scenario een bepaalde kleur: rood, oranje, groen, donkergrijs of lichtgrijs. Legenda van de kleuren: Rood: Het scenario is beantwoord en ten minste 1 maatregel staat op 'Te nemen' (risico wordt aanvaard is NIET aangevinkt) Oranje: Het scenario is beantwoord en 'Het risico wordt aanvaard'. Groen: Het scenario is beantwoord en in orde, er hoeven geen verdere maatregelen meer te worden genomen. Donkergrijs: Het scenario is onbeantwoord. Lichtgrijs: Het scenario is beantwoord met ' Niet van toepassing'. Ø Mis je een scenario voor je organisatie? Dan kun je zelf een scenario toevoegen via ‘Voeg scenario toe’. Vul vervolgens een titel en een omschrijving van het scenario in. Klik op volgende. Daarna geeft je aan welke eigen maatregel(en) je wilt nemen of hebt genomen en geef je een toelichting bij de maatregel(en). Klik daarna op ‘Terug naar de RI’. Toegevoegde scenario’s worden als laatste nummer toegevoegd in de module of ruimte. Let op: bij het aanmaken van een eigen scenario kun je geen risico inschatting maken. RM_KOG_6-2-1 Tip: invullen observaties uit de praktijk Je kunt een genomen of te nemen maatregel onderbouwen met observaties uit de praktijk. Je kunt bijvoorbeeld aangeven of de maatregel juist wordt uitgevoerd in de praktijk, En zo nee, wat er is gebeurd? Tip: poll aanmaken

19

Wil je weten wat collega’s van een bepaald scenario vinden? Dan kun je dit aan hen voorleggen via een poll. Klik hiervoor op ‘Maak poll’ en vul in wat je wilt weten. Sluit af met ‘Poll aanmaken’. Tip: RI tijdelijk sluiten Ben je met een RI bezig en wil je niet dat iemand anders hierin gaat invullen? Sluit de RI dan tijdelijk af. Deze optie vind je terug onderaan de pagina. Je kunt een tijdelijke afgesloten RI altijd weer openen en daarna aanpassen. Let op: toelichting bij aanvaarding risico Is een risico heel klein en aanvaard je daardoor het risico? Dan ben je wel verplicht om hierop een toelichting te geven in het veld ‘Toelichting bij risico wordt aanvaard’. Let op: RI printen Wil je een RI printen? Klik dan op ‘Print deze RI’ en selecteer vervolgens de modules die je wilt printen. Klik daarna op ‘Print de geselecteerde modules’. Tip: kies voor printen ‘Alleen scenario nummers en tekst’. Zo voorkom je dat de print heel omvangrijk wordt.


Je kunt een RI op organisatieniveau alleen aanpassen als deze nog niet gepubliceerd (doorgezet) is naar locatieniveau. Ø Ga naar ‘RI’s' en dan naar 'Overzicht RI’s'. Je komt dan bij het overzicht van de aangemaakte RI’s terecht. Ga met je muis op de RI staan die je wilt bekijken en/of verder wilt invullen en klik op <symbool het loepje> om deze te openen. Ø Als je qua opzet een RI wilt aanpassen, klik dan op <symbool het pennetje>. Je kunt daar de naam van de RI aanpassen, modules toevoegen of verwijderen, de deadline aanpassen en de locatie(s) kiezen. Ø Klik hierna altijd op 'Wijzigingen opslaan'. Ø Als je een RI wilt verwijderen, klik dan op <symbool prullenbakje>. Voordat de RI definitief wordt verwijderd krijg je nog de bevestigingsvraag: 'Weet je zeker dat je deze RI wilt verwijderen. Wanneer je dan op 'OK' drukt is de RI verwijderd. Let op: Je kunt alleen een RI verwijderen als deze nog niet gepubliceerd is naar de locatie(s). Tip: RI overzicht Onder 'Home', het dashboard van je Risicomonitor vind je aan de linkerkant van je scherm een overzicht van de laatste vijf gewijzigde RI's. Onderaan de RI's staat een link: ‘Dit zijn de laatste 5 gewijzigde RI's. Klik hier voor het complete overzicht'. Via deze route ben je ook snel bij je RI overzicht. RM_KOG_6-3-1 RM_KOG_6-3-2

6.4 Publiceren RI’s naar de locaties

Publiceer de RI’s naar de locaties zodra je klaar bent met de voorbereiding en op organisatieniveau. Ø Ga naar ‘RI’s' en dan naar 'Overzicht'. Je komt dan bij het overzicht van de aangemaakte RI’s terecht. Ga met je muis op de RI staan die je wilt publiceren. Open deze RI via het en Klik daarna onderaan de pagina op ‘Publiceer deze RI naar de locaties’. 20

Ø De locatiebeheerder ontvangt vervolgens een e-mail waarin hem wordt gevraagd de RI op locatieniveau (verder) in te vullen. Let op: invullen RI en acties na publicatie niet meer mogelijk Na publiceren kun je een RI op organisatieniveau niet meer aanpassen of in zijn geheel verwijderen vanuit het organisatieaccount. Wel vanuit de locaties. Daarbij kun je ook geen acties meer aangeven. Na publicatie kun je een RI nog wel opnieuw publiceren naar nieuwe locaties. Klik op <symbool het pennetje>, voeg de nieuwe locatie toe en klik op ‘Publiceer deze RI naar de locaties’.

Stap 7. Risico-inventarisatie voor je locatie Als locatiebeheerder kun je verschillende Risico-Inventarisaties (RI’s) invullen voor je locatie. Je kunt dit ook door andere medewerkers laten doen als je hen hiervoor rechten geeft (zie stap 5.4).

Risico-inventarisatie voor je locatie in 3 stappen

7.1 Aanmaken Risicio-inventarisaties (RI’s) voor je locatie 7.2 Inventariseren risico’s in de aangemaakte RI’s 7.3 RI’s bekijken, aanpassen of verwijderen

Verschillende Risico-Inventarisaties (RI’s) op locatieniveau Op locatieniveau zijn er verschillende soorten RI’s mogelijk: · Arbo · Brandveiligheid KOV, PSZ en BO · Gezondheid GOO · Gezondheid KDV, BSO en PSZ · Hygiënecode · Veiligheid KDV, BSO en PSZ · Veiligheid GOO · Veiligheid BO

Let op: niet alle RI’s zijn relevant voor de gastouderopvang Voor de gastouderopvang zijn de RI’s Arbo, Gezondheid GOO en Veiligheid GOO relevant. Naast deze RI’s worden ook de RI gezondheid voor KDV, BSO en PSZ, en hygiëne code getoond, maar zijn bedoeld voor de kinderdagverblijven, buitenschoolse opvang en peuterspeelzalen. De RI brandveiligheid kan worden ingevuld maar is misschien te uitgebreid voor de gastouderopvang 7.1 Aanmaken Risico-inventarisaties (RI’s) voor je locatie

Ø Ben je nog niet ingelogd? Log dan in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je locatie. Zodra je bent ingelogd, zie je rechtsboven in de Risicomonitor ‘Locatie als onderdeel van een organisatie’ staan. Ø Ga naar ‘RI’s’ en kies ‘Nieuwe RI’ Ø Je ziet vervolgens het rijtje mogelijke RI’s. Kies het soort RI dat je wilt aanmaken, vul een herkenbare naam in en klik op ‘Volgende’. Ø Geef aan voor welke werkvorm en leeftijdsgroep je een RI wilt aanmaken. Klik daarna op ‘Volgende’. Bij een RI Arbo kies je alleen de werkvorm(en). Ø Vink vervolgens alle gewenste modules aan. Geef per module aan wie verantwoordelijk is voor het invullen. 21

Ø Vink bij de gezondheidsmodules ‘Veilig spelen in en om het huis’, ‘De grootste veiligheidsrisico’s' en ‘Slapen’ de filtervragen uit die niet gelden voor jouw locatie. Ø Geef daarna aan wanneer het invullen klaar moet zijn. Dit kun je doen door op de kalender een datum te selecteren. Deze datum wordt automatisch in de agenda van de verantwoordelijke gezet. Ø Geef eventueel aan dat je de verantwoordelijke een e-mail wilt sturen over de in te vullen module. Ø Klik daarna op ‘Volgende’. Ø Geef aan of je de antwoorden wilt overnemen uit andere RI types die je al eerder hebt uitgevoerd. Antwoorden van scenario’s die in meerdere RI’s voorkomen worden dan overgenomen. Ø De RI wordt vervolgens direct gestart. Wil je deze later invullen? Dan kun je deze terugvinden via ‘RI’s, en dan 'Overzicht RI's'. Ga met je muis op de RI staan en klik op <symbool het loepje> om deze te openen. De RI kun je dan invullen (zie stap 7.2). RM_KOG_7.1.1 Let op: Ø Het <symbool het pennetje> achter de module betekent dit dat er filtervragen op de module van toepassing zijn. Ga na of de filtervragen voor jouw locatie van toepassing zijn. Ø Het <symbool plusteken> betekent dat de module gekopieerd kan worden indien je voor meerdere ruimtes de module wilt invullen. Dit geldt alleen voor de module Slapen, wanneer je meerdere slaapkamers hebt.

Tip: Antwoorden overnemen uit andere RI’s In de laatste stap voor het aanmaken van een nieuwe RI kun je er voor kiezen antwoorden over te nemen uit andere RI typen die je al hebt ingevoerd. Standaard staat bij deze vraag de keuze ‘Nee’ aangevinkt. Klik je ‘Ja’ aan, dan worden de antwoorden uit de meest recent aangemaakte RI’s overgenomen waarin het scenario ook voorkomt. Voorbeeld: Voorbeeld: Je hebt al een RI Arbo uitgevoerd en wilt nu een RI veiligheid maken. Vervolgens maak je een nieuwe RI Veiligheid GOO aan. In de laatste stap geef je aan dat je de antwoorden uit de RI Arbo wilt overnemen. Wanneer je de RI opent zijn de antwoorden op de scenario’s ingevuld die zowel in de RI veiligheid als in de RI Arbo gelden Let op: het betreft hier een andere functionaliteit dan het aanmaken van een RI op basis van een bestaande RI! Tip: RI’s aanmaken op basis van bestaande RI (kopiëren) Maak je voor de 2e keer een bepaalde RI aan? Bijvoorbeeld een RI Veiligheid die je in 2011 hebt aangemaakt, maar nu ook in 2012 wilt doorlopen. Kies dan bij het maken van een nieuwe RI de optie ‘Op basis van bestaande RI’. Dan worden de ingevulde antwoorden van die RI overgenomen. Zijn de ‘te nemen’ maatregelen uit de RI inmiddels uitgevoerd? Dan vind je deze automatisch terug onder ‘is genomen’. Maak je RI op basis van een bestaande RI bijvoorbeeld direct aan als je je RI definitief hebt gesloten en een rapportage voor de GGD hebt gemaakt. Je beleidscyclus gaat hierdoor continu door, zonder onderbrekingen.

7.2 Inventariseren risico’s in de aangemaakte RI’s 22

De RI’s verschillen op een aantal belangrijke punten. Houd hier rekening mee bij het inventariseren van de risico’s.

Verschillen tussen de RI’s Soort RI

Verplichting maatregelen en aanvaarding risico

Inventariseren per module

RI Veiligheid


Je inventariseert per module


RI Arbo


· · · · ·

Veilig spelen in en om huis, De grootste veiligheidsrisico’s, Slapen, Vervoer Calamiteiten

(Je inventariseert per ruimte voor kinderdagopvang, buitenschoolse opvang en peuterspeelzalen.)

Je inventariseert per module. Meer informatie over de verschillende modules? Lees de toelichting bij in de RI Arbo


RI Gezondheid

Je bent wel verplicht om alle mogelijke maatregelen te doorlopen en te nemen. Je kunt er ook bewust voor kiezen een bepaald risico te aanvaarden. Vink dan aan dat je het risico aanvaardt. Je bent dan wel verplicht een toelichting te geven.

Je inventariseert per module · ·

Gezonde opvang in en om het huis Medisch handelen

Doe je dit niet, dan kun je niet verder met je RI.

Ø Nadat je een RI hebt aangemaakt, start je met inventariseren van je risico's. De aangemaakte RI opent zich in het tabblad inventarisatie. 23

Ø De eerste module van je RI wordt automatisch getoond. Onder de naam van de module zie je een x aantal grijze blokjes. Deze genummerde blokjes geven de scenario's weer die moeten worden geïnventariseerd. Ø Per scenario zie je vervolgens een rij met mogelijke maatregelen. Geef per maatregel aan of je deze al genomen hebt, of dat je deze gaan nemen. Of laat deze leeg als je de maatregel niet wilt nemen. Let op: je bent alleen bij de RI Gezondheid verplicht om voor alle maatregelen aan te geven of je ze hebt genomen of gaat nemen. Als je wilt, kun je zelf een eigen maatregel toevoegen. Ø Alleen bij de RI Gezondheid wordt, nadat je hebt aangegeven of je de genoemde maatregelen hebt genomen of gaat nemen, de risico-inschatting voor een bepaald scenario voor je bepaald. Ø Klik na het invullen van een scenario op 'Volgende en opslaan', je komt dan bij het volgende scenario van je module. Ø Je doorloopt op deze manier alle scenario's van je modules waaruit je RI bestaat. Ø Is een scenario niet van toepassing? Vink dan 'Dit scenario is voor ons niet van toepassing' aan en geef aan waarom dit zo is. Ø Bij het inventariseren kun je verder kiezen voor: het aanvaarden van het risico en het invullen van observaties uit de praktijk. Deze mogelijkheden kun je gebruiken, maar het hoeft niet. Ø Na het invullen van een scenario, krijgt het scenario een bepaalde kleur: rood, oranje, groen, donkergrijs of lichtgrijs. Legenda van de kleuren: Rood: Het scenario is beantwoord en ten minste 1 maatregel staat op 'Te nemen' (risico wordt aanvaard is NIET aangevinkt) Oranje: Het scenario is beantwoord en 'Het risico wordt aanvaard'. Groen: Het scenario is beantwoord en in orde, er hoeven geen verdere maatregelen meer te worden genomen. Donkergrijs: Het scenario is onbeantwoord. Lichtgrijs: Het scenario is beantwoord met ' Niet van toepassing'. Ø Mis je een scenario voor je locatie? Dan kun je zelf een scenario toevoegen via ‘Voeg scenario toe’. Vul vervolgens een titel en een omschrijving van het scenario in. Klik op volgende. Daarna geeft je aan welke eigen maatregel(en) je wilt nemen of hebt genomen en geef je een toelichting bij de maatregel(en). Klik daarna op ‘Terug naar de RI’. Toegevoegde scenario’s worden als laatste nummer toegevoegd in de module of ruimte. Let op: bij het aanmaken van een eigen scenario kun je geen risico inschatting maken. RM_KOG_7-2-1 Let op: toelichting bij scenario niet van toepassing in de RI Veiligheid Is een scenario niet van toepassing? Dan ben je wel verplicht om hierop een toelichting te geven in het veld ‘Toelichting bij scenario niet van toepassing’. Let op: toelichting bij aanvaarding risico Is een risico heel klein en aanvaard je daardoor het risico? Dan ben je wel verplicht om hierop een toelichting te geven in het veld ‘Toelichting bij risico wordt aanvaard’. Tip: invullen observaties uit de praktijk Je kunt een genomen of te nemen maatregel onderbouwen met observaties uit de praktijk. Je kunt bijvoorbeeld aangeven of de maatregel juist wordt uitgevoerd in de praktijk, En zo nee, wat er is gebeurd? Tip: RI tijdelijk sluiten 24

Ben je met een RI bezig en wil je niet dat iemand anders hierin gaat invullen? Sluit de RI dan tijdelijk af. Deze optie vind je terug onderin de pagina. Je kunt een tijdelijke afgesloten RI altijd weer openen en daarna aanpassen. Let op: RI printen Wil je een RI printen? Klik dan op ‘Print deze RI’ en selecteer vervolgens de modules die je wilt printen. Klik daarna op ‘Print de geselecteerde modules’. Tip: kies voor printen ‘Alleen scenario nummers en tekst’. Zo voorkom je dat de print heel omvangrijk wordt.


Je kunt een RI op locatieniveau alleen aanpassen als deze nog niet definitief is afgesloten. Ø Wil je een RI bekijken en/of verder invullen, ga dan naar ‘RI’s' en dan naar 'Overzicht RI’s’. Je komt dan bij het overzicht van de aangemaakte RI’s terecht. Ga met je muis op de RI staan die je wilt bekijken en/of verder wilt invullen en klik op <symbool het loepje> om deze te openen. Ø Als je qua opzet een RI wilt aanpassen, klik dan op <symbool het pennetje>. Je kunt de naam van de RI wijzigen, de deadline aanpassen, de filtervragen aanpassen, modules toevoegen of verwijderen, verantwoordelijke aanpassen. Ø Wil je de status van een RI bekijken. Klik dan op het tabblad 'Status' binnen een aangemaakte RI. Je ziet dan per ruimte of module de voortgang van het de reeds ingevulde scenario's. Stel je hebt 2 van de 6 mogelijke scenario’s van je module slapen ingevuld dan geeft de status 4/6 aan (je moet er nog 4 invullen). Het cijfer bij een gekleurd blokje, bijvoorbeeld groen, geeft aan hoe vaak het voorkomt dat je een scenario hebt ingevuld waarbij er geen acties op ‘te nemen’ staan. Ø Als je een RI wilt verwijderen, klik dan in ‘RI overzicht’ op <symbool prullenbakje>. Voordat de RI definitief wordt verwijderd krijg je nog de bevestigingsvraag: 'Weet je zeker dat je deze RI wilt verwijderen’. Wanneer je dan op 'OK' drukt is de RI verwijderd. Je kunt alleen een RI verwijderen als deze nog niet definitief is gesloten. RM_KOG_7-3-1 Let op: RI definitief afsluiten Sluit een RI op locatieniveau niet definitief af als je deze nog wilt aanpassen. En als je hiervoor nog acties wilt aangeven of een actieplan wilt maken. Heb je per ongeluk toch een RI definitief gesloten, maak dan een RI aan op basis van de RI die je hebt gesloten (zie stap 7.1). Tip: poll aanmaken Wil je weten wat collega’s van een bepaald scenario vinden? Dan kun je dit aan hen voorleggen via een poll. Klik hiervoor op ‘Maak poll’ en vul in wat je wilt weten. Sluit af met ‘Poll aanmaken’.

Tip: overzicht laatst gewijzigde RI’s Onder 'Home', het dashboard van je Risicomonitor vind je aan de linkerkant van je scherm een overzicht van de laatste vijf gewijzigde RI's. Onderaan de RI's staat een link: 'Dit zijn de laatste 5 gewijzigde RI's. Klik hier voor het complete overzicht'.Via deze route ben je ook snel bij je RI overzicht.

Stap 8. Het actieplan voor je locatie 25

Na het uitvoeren van de Risico-Inventarisatie (RI) moet je voor de te nemen maatregelen uit de RI aangeven wie deze gaat nemen. En wanneer de maatregelen genomen moeten zijn. Hiermee maak je een actieplan voor je locatie.

Actieplan maken

8.1 Geef per te nemen maatregel verantwoordelijke, deadline en prioriteit aan 8.2 Maken van het actieplan 8.3 Status van je maatregel aanpassen

8.1 Geef per te nemen maatregel verantwoordelijke, deadline en prioriteit aan Ø Zit je al in de RI? Ga dan direct naar het tabblad ‘Acties’. Zit je nog niet in de RI? Ga dan eerst naar ‘RI’s’, en dan naar 'Overzicht RI's'. Ga vervolgens met je muis naar de aangemaakte RI. Klik op <symbool het loepje> en daarna op het tabblad ‘Acties’. Ø Je ziet nu een overzicht van alle acties (maatregelen die je nog moet nemen) van de desbetreffende RI in een overzichtelijke lijst. Ø Klik vervolgens op de actie die je wilt bewerken. De gehele actieregel is 'clickable'. Ø Geef per actie een deadline, prioriteit (laag of hoog) en een verantwoordelijke aan. Ø Klik vervolgens op 'Alles opslaan'. Ø Je kunt ook direct op het tabblad 'Acties' klikken en dan op 'Overzicht acties'. Je ziet dan alle acties van de RI's die je als locatie hebt aangemaakt. Ø Wil je een bepaalde actie uit laten voeren door je organisatiebeheerder of andere medewerker op organisatieniveau, geef je organisatiebeheerder dan aan als verantwoordelijke. Op organisatieniveau moet het vinkje ‘Selecteerbaar op locatieniveau’ dan wel zijn aangevinkt voor je organisatiebeheerder. De actie van jouw locatie komt dan vervolgens ook in het overzicht van acties op organisatieniveau te staan. Werkt nog niet RM_KOG_8-1-1 RM_KOG_8-1-2 Ø De status geeft aan of een actie is uitgevoerd of nog genomen moet worden. Let op: standaardinstellingen voor je maatregelen als je deze niet specificeert. Standaard staat de deadline van een maatregel op de datum waarop je de deadline van de RI hebt gezet en wordt als verantwoordelijke de locatiebeheerder ingevuld. Tip: je kunt de maatregelen in het overzicht selecteren op prioriteit, verantwoordelijke, maatregel of module, door een filter in te stellen. Wil je bijvoorbeeld alle maatregelen van een bepaalde medewerker veranderen of inzien, dan kan je 'filteren' op verantwoordelijke. Alle maatregelen waarvoor de desbetreffende medewerker verantwoordelijk is, komen overzichtelijk onder elkaar te staan. Klik op 'Alles' als je de selectie weer wilt opheffen en je alle maatregelen weer wilt zien in je overzicht.

8.2 Maken van het actieplan

Wil je een overzicht van alle te nemen maatregelen (of acties) per RI? Maak dan een actieplan. Ø Ga naar ‘RI’s’, en dan naar 'Overzicht RI's'. Ga vervolgens met je muis naar de aangemaakte RI waarvoor je een actieplan wilt maken. 26

Ø Klik op <symbool het loepje> en daarna op het tabblad ‘Acties’. Klik vervolgens op ‘Maak Actieplan’. Ø Je kunt kiezen voor een actielijst in Word of in Excel. Ø Er verschijnt een scherm ‘Bestand downloaden’. Kies ‘Openen’ om het actieplan als Word- of Excel document te openen. Kies ‘Opslaan' als je dit actieplan eerst op je computer wilt opslaan’. Ø In je actieplan zie je een overzicht van: de datum waarop de maatregel uitgevoerd moet zijn, de prioriteit van de maatregel, wie deze moet uitvoeren, de te nemen maatregel, de ruimte of module waarvoor de maatregel geldt en de status van de maatregel. Ø De status ‘open’ geeft aan dat de maatregel nog niet is uitgevoerd, maar nog binnen de deadline valt. De status ‘OK’ geeft aan dat de maatregel uitgevoerd is en de status ‘laat’ geeft aan dat de maatregel nog niet is uitgevoerd, en dat de deadline inmiddels verstreken is. TIP: Je kunt ook direct klikken op het tabblad 'Acties' in het hoofdmenu en dan 'Overzicht acties'. Standaard zie je hier ALLE acties voor je locaties weergegeven. Stel desgewenst een filter in voor een specifiek RI, als je alleen de maatregelen wilt zien uit die RI. De overzichtslijst kan je exporteren naar Word of Excel door op 'Maak actieplan' te drukken. LET OP: Je ziet alleen de maatregelen in je actieplan staan die je in de overzichtslijst geselecteerd hebt. Wat je op je scherm ziet in je overzichtslijst, zie je ook in je Word of Excel actieplan.

RM_KOG_8-2-1 8.3 Status van je maatregel aanpassen

Heb je een maatregel op je locatie genomen? Pas dan de status van je maatregel aan. Ø Ga naar tabblad 'Acties' en dan naar 'Overzicht acties' . Ø Je ziet nu een overzicht met daarin alle maatregelen voor je locatie die je nog moet uitvoeren. Ø Klik op de maatregel waarvan je de status wilt wijzigen. Ø Wil je de status van een maatregel aanpassen die meerdere keren voorkomt? Stel desgewenst een filter in voor deze maatregel via de filterbalk onder kolom 'Maatregel', dan wordt alleen deze maatregel getoond. Ø Klik vervolgens op <symbool het pennetje>. Ø In het scherm dat zich dan opent vul je in wanneer je de maatregel hebt uitgevoerd en geef je desgewenst een omschrijving. De datum van uitvoering komt terug in je rapportage. Ø Klik vervolgens op ‘Wijzig status’. De status van je maatregel is nu aangepast. Ø De maatregel komt nu te staan in de lijst ‘Toon uitgevoerd’ Ø Klik op ‘Toon uitgevoerd’ voor een lijst met maatregelen die je reeds hebt uitgevoerd. Ø RM_KOG_8-3-1 Tip: overzicht laatste vijf aangemaakte acties Onder 'Home', het dashboard van je Risicomonitor vind je aan de rechterkant van je scherm een overzicht van de laatste vijf aangemaakte acties. Onderaan de acties staat een link 'Ga naar het overzicht acties'. Via deze route ben je ook snel bij je actielijst.

Tip: aanpassen status acties

27

Houd de status van de acties goed bij. Door deze telkens aan te passen, komt de actie in de betreffende RI ook als uitgevoerd te staan. Zo kun je op een makkelijke manier bijhouden welke acties nog open staan.

Stap 9. Maken van managementrapportages voor je organisatie of bekijken van RI’s of rapportages van je locaties Voor je organisatie kun je allerlei managementrapportages maken. Zo kun je per RI-type (arbo, brandveiligheid, gezondheid en hygiënecode) bijvoorbeeld een totaaloverzicht maken met daarin acties op de verschillende locaties (het actieplan). Of je maakt een overzichtsrapportage waarin in aantallen wordt weergegeven hoeveel scenario's zijn beoordeeld met een grote kans dat het voorkomt of met een grote kans op ernstig letsel. Ook is eenvoudig terug te vinden hoe vaak een bepaalde maatregel is aangevinkt om te nemen. Hier kan je vervolgens op organisatieniveau actie op nemen. Kom je via je managementrapportages bepaalde scenario’s, acties of RI’s tegen die je nader wilt bekijken? Dan kan je op organisatieniveau ook de locatie RI’s en rapportages bekijken. De organisatiebeheerder kan de managementrapportages maken. Ook andere medewerkers kunnen dit doen als je hen hiervoor rechten geeft (zie stap 4.2).

9.1 Maken van managementrapportages voor je organisatie Keuze uit 3 verschillende managementrapportages 1. Actieplan 2. Overzicht Rapportage 3. Overzicht Rapportage beknopt

Ø Ga naar ‘Rapportages' en kies daarna ‘Nieuwe Rapportage’. Ø Geef vervolgens aan voor welk RI-type je een managementrapportage wilt maken (momenteel is dit nog niet mogelijk voor een RI Veiligheid). Vul een naam in voor je rapportage en geef aan of je dit document als Word of Excel wilt. Ø Geef daarna aan wat voor soort managementrapport je wilt maken. Klik hierna op ‘Volgende’. Ø Geef aan voor welke werkvorm(en) en leeftijdsgroep(en) je een rapportage wilt maken. Klik daarna op ‘Volgende’. Ø Kies de locatie(s) waarvoor je een rapportage wilt maken. Ga op de locatie(s) of map(pen) staan en klik op ‘Toevoegen’. Klik daarna op ‘Volgende’. Ø Kies de module(s) waarvoor je een rapportage wilt maken. Klik daarna op ‘Voltooien’ Ø De rapportage wordt automatisch gegenereerd in Word of Excel. Ø Wil je een aangemaakte rapportage later pas bekijken. Klik dan op Rapportages' en dan op 'Overzicht Rapportages'. Ga met je muis op de rapportage staan en dubbelklik om deze te openen en te bekijken. Tip: bewerken van je managementrapportage in Word en Excel Je kunt een aangemaakte managementrapportage in Word of Excel opslaan op je computer en desgewenst zelf aanpassen aan de door jou gewenste lay-out. Tip: totaaloverzicht acties van verschillende locaties 28

Wil je de voortgang van de acties op de verschillende locaties monitoren? En bekijken welke acties eventueel met elkaar samenhangen? Maak dan een totaaloverzicht met daarin de acties op de verschillende locaties. In dit overzicht kun je zien: of acties al zijn uitgevoerd of nog niet, wie deze moet uitvoeren, en de datum waarop de maatregel uitgevoerd moet zijn. RM_KOG_9-1-1

9.2 Bekijken van RI’s of rapportages van je locaties

Kom je via je managementrapportages bepaalde scenario’s, acties of RI’s tegen die je nader wilt bekijken? Dan kan je op organisatieniveau ook de locatie RI’s en rapportages bekijken en desgewenst aanpassen. Ga naar ‘RI’s’ en daarna naar ‘Locatie RI’s. Ga vervolgens met je muis op de locatie staan waarvan je de gegevens wilt bekijken Klik op ‘RI’s’ voor het overzicht van de aangemaakte RI’s op de locatie, of Klik op ‘Rapportages’ voor het overzicht van de aangemaakte rapportages op de locatie Ga dan met je muis op de RI of rapportage staan die je wilt bekijken en klik op <symbool het loepje>. Ø Een RI die de status open heeft, kun je desgewenst verder invullen of aanpassen. Ø Klik hierna op ‘Opslaan’.

Ø Ø Ø Ø Ø

Stap 10. Maken van rapportages voor je locatie Heb je een Risico-Inventarisatie (RI) aangemaakt en ingevuld? Dan kun je hiervan 2 soorten rapportages maken.

Maken van 2 soorten rapportages

10.1 Maken van een rapportage van een RI. 10.2 Maken van een rapportage voor de GGD of Arbodienst/arbodeskundige.

10.1 Maken van een rapportage van een RI

Ø Ga naar ‘Rapportages’ en kies daarna ‘Nieuwe Rapportage’. Ø Klik vervolgens op de link ‘Rapportage van een RI’. Ø Ga met je muis naar de RI waarvan je een rapportage wilt maken. Dubbelklik om deze te openen. Vul een naam in voor je rapportage en geef aan of je dit document als Word of Excel wilt. Klik hierna op ‘Opslaan en uitvoeren’. Het kan enkele minuten duren voordat de rapportage is gemaakt. Ø Wil je een aangemaakte rapportage later pas bekijken. Klik dan op Rapportages' en dan op 'Overzicht Rapportages'. Ga met je muis op de rapportage staan en dubbelklik om deze te openen en te bekijken. Tip: rapportage van een RI Je kunt altijd een rapportage van een aangemaakte RI maken. Ook al is deze niet volledig ingevuld of definitief afgesloten. RM_KOG_10-1-1

10.2 Maken van een rapportage voor de GGD of Arbodienst/arbodeskundige Let op: Je kunt een rapportage voor de GGD of Arbodienst/arbodeskundige alleen maken als de RI definitief is afgesloten.

29

Ø Ga naar ‘RI’s' en dan naar ‘Overzicht RI’s’. Je komt dan bij de aangemaakte RI’s terecht. Ga met je muis op de RI staan die je definitief wilt sluiten en klik op <symbool het loepje> om deze te openen. Klik vervolgens onderaan de pagina op ‘Sluit deze RI definitief’. Ø Ga naar ‘Rapportages’ en kies daarna ‘Nieuwe Rapportage’. Ø Klik vervolgens op de link ‘Rapportage voor GGD of Arbodienst/arbodeskundige. Ø Ga met je muis naar de RI waarvan je een rapportage wilt maken. Dubbelklik om deze te openen. Vul een naam in voor je rapportage en geef aan of je dit document in Word of Excel wilt maken. Klik hierna op ‘Opslaan en uitvoeren’. Het kan enkele minuten duren voordat de rapportage is gemaakt. Ø Wil je een aangemaakte rapportage later pas bekijken. Klik dan op Rapportages' en dan op 'Overzicht Rapportages'. Ga met je muis op de rapportage staan en dubbelklik om deze te openen en te bekijken. Let op: RI definitief sluiten Zijn RI’s nog niet definitief? Dan zie je deze niet terug in het overzicht van RI’s waarvan je een rapportage voor de GGD of Arbodienst kunt maken. Een definitief afgesloten RI kun je NIET meer aanpassen. Je kunt hiervan nog wel een kopie maken voor een nieuwe RI (zie ook stap 3). Let op: een rapportage voor GGD of Arbodienst/arbodeskundige Wil je een rapportage voor de GGD maken van een RI Veiligheid of Gezondheid? Sluit dan eerst de RI definitief af. Daarna kun je de rapportage doornemen met de GGD. Wil je een rapportage maken voor de Arbodienst? Neem dan eerst de RI Arbo met de Arbodienstverlener door. Sluit daarna pas de RI Arbo definitief af. Hierna is de rapportage voor de Arbodienst definitief.

Stap 11. Logboek en ongevallenregister

Het tabblad 'Acties' bevat nog twee handige functies: een logboek en een ongevallenregister.


Je kunt terugkerende taken, eenmalige acties of notities bijhouden in het logboek. Ø Ga naar ‘Acties’ en kies daarna ‘Logboek’. Ø Klik op ‘Nieuwe taak of notitie’ om een nieuw onderwerp toe te voegen. Vul alle gegevens over het onderwerp in en klik op ‘Opslaan’. Ø Wil je een bestaande taak of notitie bewerken? Ga dan met je muis naar het taak of notitie onder de tabbladen 'Taken' of 'Notities' en klik vervolgens op <symbool het pennetje>. Ø Wil je een bestaande taak of notitie verwijderen? Ga dan met je muis naar de taak of notitie en klik vervolgens op <symbool het prullenbakje>.


Je kunt (bijna) ongevallen en incidenten bijhouden in een ongevallenregister. Ø Ga naar ‘Acties’ en kies daarna ‘Ongevallenregister’. Ø Klik op ‘Ongeval registreren’ om een ongeval of incident toe te voegen. Vul alle gegevens over het ongeval in en klik op ‘Opslaan’. Ø Wil je een ongeval of incident bewerken? Ga dan met je muis naar het ongeval of incident en klik vervolgens op <symbool het pennetje>. Ø Moet er actie worden ondernomen door het ongeval of incident? Maak dan hiervoor een nieuwe taak of notitie aan. Je kunt ook direct een nieuw scenario met bijbehorende maatregelen (acties) 30

aan je Risico-inventarisatie (RI) toevoegen (zie stap 7.2) Dan komt de actie uiteindelijk automatisch in het actieplan terecht. Let op: het is op dit moment niet mogelijk een rapportage te maken van de geregistreerde ongevallen. RM_KOG_11-2-1

Stap 12. Info en help De Risicomonitor bevat tot slot nog 2 belangrijke menu items in de hoofdnavigatie: 'Info' en 'Help'. 12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6 12.7

Nieuws Bibliotheek Forum Over Risicomonitor Handleiding Veel gestelde vragen Contact

12.1 Nieuws

Nieuws over de Risicomonitor tref je aan onder het kopje Nieuws. De meest recente berichten lees je ook onder ‘Home’ op je dashboard.

12.2 Bibliotheek

In de Bibliotheek vind je allerlei nuttige artikelen over veiligheid, gezondheid en arbo. Deze informatie kan je helpen bij het maken van de Risico-Inventarisaties (RI’s). Ø Ga naar ‘Bibliotheek’ en kies het aandachtsgebied/tabblad waarvan je artikelen wilt zien. Ø Je kunt ook zelf een artikel in de Bibliotheek plaatsen. Bijvoorbeeld de huisstijlregels of protocollen van je organisatie. Ga naar ‘Bibliotheek’ en kies voor ‘Artikelen insturen. Vul alle gegevens van het artikel in, sluit deze bij en klik vervolgens op ‘Insturen’. Ø Je kunt hierbij aangeven of je het artikel alleen zichtbaar wilt maken voor de medewerkers van jouw organisatie of dat het artikel voor alle gebruikers van de Risicomonitor zichtbaar is. RM_KOG_12-2-1 Let op: Stuur je een artikel in als je bent ingelogd op organisatieniveau? Dan is dit alleen zichtbaar voor de organisatie en de bijbehorende locaties.

12.3 Forum

Via het Forum kun je een bericht, vraag, opmerking of discussiepunt met een andere organisatie delen. En zo ervaringen uitwisselen. Ø Ga naar ‘Forum’ en kies de werkvorm waarvoor je bijvoorbeeld een vraag of discussiepunt hebt.

31

Ø Door op de werkvorm te klikken, zie je alle forumonderwerpen die voor de werkvorm zijn geplaatst. Je kunt hierin zoeken via de zoekfunctie. Of je kunt zelf een onderwerp inbrengen via ‘Nieuwe post’. Ø Wil je reageren op een onderwerp van iemand anders? Klik dan op het onderwerp, tik je reactie in en klik vervolgens op ‘Plaatsen’. RM_KOG_12-3-1 Let op: heb je een (technische) vraag of opmerking over de Risicomonitor? Neem dan contact op met de helpdesk van VeligheidNL, FCB of LCHV. Zij helpen je graag verder.


In ‘Over Risicomonitor’ lees je meer informatie over het gebruik van de Risicomonitor voor de verschillende werkvormen. Daarnaast lees je meer over de verschillende onderdelen gezondheid, veiligheid en arbeidsomstandigheden.

12.5 Handleiding

Ben je aan het werk in de Risicomonitor, heb je ondersteuning nodig, maar de handleiding niet bij de hand? Dan kun je de voor jou geschikte handleiding Risicomonitor downloaden onder het menu item ‘Help’.

12.6 Veelgestelde vragen

Bekijk het antwoord op veelgestelde vragen over bijvoorbeeld de functies van de Risicomonitor. Ø Klik op ‘Veel gestelde vragen’ onder het tabblad 'Help'. Ø Je kunt hier het antwoord op de veelgestelde vragen per onderwerp bekijken. Ø Staat je vraag er niet bij? Ga dan naar ‘Stel een vraag’ en vul deze daar in. Je vraag wordt dan doorgestuurd naar de helpdesk van de Risicomonitor. Je ontvangt dan binnen 5 dagen antwoord. RM_KOG_12-6-1

12.7 Contact

Heb je een specifieke (inhoudelijke) vraag en staat deze niet bij de ‘Veel gestelde vragen’ of in de Handleiding en wil je toch meer weten? Kijk dan bij ‘Contact’ welke organisatie je het beste kunt raadplegen, of ga naar ‘Stel een vraag’ onderaan de ‘Veel gestelde vragen’ en vul je vraag daar in. Je vraag wordt dan doorgestuurd naar de helpdesk van de Risicomonitor. Je ontvangt dan binnen 5 dagen antwoord.

COLOFON Deze handleiding ‘Zo werkt de Risicomonitor voor gastouderopvang’ is een uitgave van FCB Dienstverlenen in Arbeidsmarktvraagstukken en VeiligheidNL. Het project is tot 2012 gesubsidieerd door het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Ook FCB verzorgde een deel van de financiering. De RI Arbo is voorgelegd aan de werkgevers- en werknemersorganisaties, zodat zij dit als branche-RI ondersteunen. Deze uitgave is als PDF-document te downloaden vanaf www.risico-monitor.nl. 32

Meer informatie Stichting VeiligheidNL Postbus 75169, 1070 AD Amsterdam E [email protected] I www.veiligheid.nl FCB Dienstverlenen in Arbeidsmarktvraagstukken Koningin Wilhelminalaan 3, 3527 LA Utrecht Postbus 8203, 3503 RE Utrecht T (030) 298 53 50 F (030) 298 53 33 E [email protected] I www.fcb.nl Bij vragen over het gebruik van de Risicomonitor Neem contact op met FCB Dienstverlenen in Arbeidsmarktvraagstukken T (030) 298 53 50 (maandag t/m donderdag) E [email protected] Bij inhoudelijke vragen over risico’s op het gebied van arbeidsomstandigheden Neem contact op met FCB Dienstverlenen in Arbeidsmarktvraagstukken T (030) 298 53 50 (maandag t/m donderdag) E [email protected] Bij inhoudelijke vragen over veiligheidsrisico’s Neem contact op met VeiligheidNL Stuur uw vraag per mail naar E [email protected] Bij inhoudelijke vragen over gezondheidsrisico’s Neem contact op met het Landelijk Centrum voor Hygiëne en Veiligheid Stuur uw vraag per mail naar E [email protected] Aan de inhoud van deze uitgave kunnen geen rechten worden ontleend. Deze uitgave is uiterst zorgvuldig opgesteld. Desondanks zijn FCB Dienstverlenen in Arbeidsmarktvraagstukken en VeiligheidNL niet aansprakelijk voor eventuele drukfouten en het gebruik van de inhoud van de teksten. En de daaruit voortvloeiende feiten, omstandigheden en gevolgen. Overname van teksten is alleen toegestaan na schriftelijke toestemming van de uitgever. Copyright © 2012 VeiligheidNL

33

Zo werkt de Risicomonitor Voor gastouderopvang (voor organisatie met meerdere gastouderadressen*)

Recommend Documents