ZO WERKT DE GEZAMENLIJKE VERGADERING 0. INLEIDING In juni 2004 zag de eerste versie van deze gebruikshandleiding, opgesteld door het presidium van de GV, het licht. Een jaar later werd deze herziene versie door de GV goedgekeurd. De handleiding is bedoeld als kennismaking met de werking van de GV en ook als naslagwerk voOR-leden van OR, USR en UGV.
INHOUD 1. Samenstelling 2. Presidia en bestuur 3. Vergaderingen 4. Commissies 5. Agenda 6. Vergadercyclus
Appendix A – Samenstelling commissies Appendix B – Format Preadvies Appendix C – Bevoegdheden Appendix D – Overzicht Achtergrondinformatie GV Appendix E – Afkortingen
1
1. SAMENSTELLING De gezamenlijke vergadering (GV) is een verzameling van drie raden, die elk een reglement en aparte bevoegdheden hebben, nl. OR, USR en UGV. De GV zelf kent geen eigen reglement. In juni 2003 is de werkwijze van deze universitaire medezeggenschap vastgelegd in afspraken met het CvB. In september 2003 is deze nieuwe werkwijze ingevoerd en in het voorjaar 2004 heeft een evaluatie daarvan plaatsgevonden. De GV bestaat uit: • de Universitaire Studentenraad (USR), bestaande uit acht gekozen leden en vijf leden vanuit de koepels SOFv, BOS, NSSR, KIS en Ouverture (voor afkortingen: zie Appendix E); • de Ondernemingsraad (OR), bestaande uit 21 gekozen leden; • de Universitaire Gezamenlijke Vergadering (UGV), die gevormd wordt door de gekozen leden van de USR (de studentenfractie), de OR en vier leden vanuit de UMC-raad (samen de personeelsfractie). UMC-ers kunnen kiezen voor de OR UMC en hebben geen stemrecht voor de OR van de RU. Het UMC personeel dat met onderwijs en onderzoek is belast dient echter vertegenwoordigd te worden in de UGV. Hiervoor worden vier vertegenwoordigers vanuit de UMC-raad aangewezen.
GV UGV USR
OR + UMC-ers
gekozen geleding
benoemde geleding
Het ambtelijk secretariaat De GV heeft een ambtelijk secretariaat bestaande uit een ambtelijk secretaris, een waarnemend ambtelijk secretaris en een secretaresse of administratief medewerker. De ambtelijk secretaris geeft leiding aan het ambtelijk secretariaat. Hij is het eerste aanspreekpunt voor de medezeggenschap en staat in nauw contact met de voorzitters van OR en USR. Het ambtelijk secretariaat is verantwoordelijk voor de correspondentie, zoals het versturen van de stukken aan de GV-leden of het opstellen van de brieven van de GV aan het CvB. Tevens wordt de verslaglegging van de GV verzorgd. Het beheert verder het archief, het bewaakt de voortgang van de bespreking van de onderwerpen, het onderhoudt de contacten met de beleidsmedewerkers van het CvB en het staat de GV-leden met raad en daad bij. Het secretariaat is ook belast met het organiseren van de verkiezingen. Het is echter geen onderdeel van de GV.
2
2. PRESIDIA EN BESTUUR De USR en OR kiezen uit hun midden een eigen bestuur, voor de USR het presidium USR, voor de OR het dagelijks bestuur (DB). Het presidium GV bestaat uit vertegenwoordigers van zowel USR als OR. De presidia en het DB OR zijn verantwoordelijk voor de goede gang van zaken binnen respectievelijk de USR, de GV en de OR. Het presidium van de GV Voorzitter, vice-voorzitter en secretaris van het DB OR en de voorzitter, vice-voorzitter en een derde lid van de USR vormen samen het presidium van de GV. Het presidium GV kiest uit zijn midden een voorzitter. De taak van het presidium GV is vooral coördinerend: in het presidium GV wordt besloten door welke commissie(s) een bepaald onderwerp wordt voorbereid. Zo nodig worden in het presidium GV de onderwerpen van USR en OR op elkaar afgestemd. Initiatieven vanuit de USR of OR worden dan ook in het presidium GV gemeld. Het presidium GV bewaakt ook de voortgang van UGV-onderwerpen, bijvoorbeeld of actiepunten (vermeld aan het eind van de notulen) daadwerkelijk worden uitgevoerd. Formeel is het voorzitterschap van de UGV vacant. De voorzitter van het presidium GV neemt de taken van de voorzitter UGV waar, behoudens het voorzitten van de UGV-vergadering. Een verslag van de afspraken die tijdens de vergaderingen van het presidium GV gemaakt worden, wordt aan de GV-leden toegestuurd. Deze verslagen zijn voor intern gebruik en niet openbaar. Het presidium van de USR Het presidium van de USR bestaat uit vijf leden: de voorzitter, de vice-voorzitter en drie leden. Het presidium verleent advies en bijstand aan de voorzitter USR en bewaakt de algemene gang van zaken binnen de USR, waaronder de afhandeling van inkomende en uitgaande post, het bewaken van het functioneren van de USR, van de individuele leden, van de USR-commissies en de voorzitters van de commissies. Het presidium heeft tevens de taak de overige commissies te vragen agendapunten voor de USR-vergaderingen voor te bereiden. Het presidium beoordeelt welk agendapunt door welke commissie wordt behandeld. Het presidium bereidt de werkzaamheden van de USR en de GV (deels) voor en voert de besluiten van de GV en USR uit. Het presidium kan besluiten daartoe onderling portefeuilles te formuleren en te verdelen. Het dagelijks bestuur (DB) van de OR De OR kent een dagelijks bestuur dat bestaat uit drie leden: de voorzitter, de vice-voorzitter, de secretaris. Het dagelijks bestuur bereidt de werkzaamheden van de OR en de GV (deels) voor en voert de besluiten van de GV en OR uit. Het ondersteunt daarbij de OR-leden in het Presidium GV en bij het agendaoverleg. Het dagelijks bestuur kan besluiten daartoe onderling portefeuilles te formuleren en te verdelen. Een verslag van de afspraken die tijdens de vergaderingen van het DB OR gemaakt worden, wordt aan de ORleden toegestuurd. Deze verslagen zijn voor intern gebruik en niet openbaar.
3
3. VERGADERINGEN Er zijn ongeveer 10 vergadercycli per jaar. Een vergadercyclus bestaat uit drie vergaderingen: de voorbereidende vergadering, de overlegvergadering en de besluitvormende vergadering. De voorbereidende en besluitvormende vergaderingen zijn interne vergaderingen, aan de overlegvergaderingen neemt ook het CvB deel. Openbaarheid De vergaderingen van de GV zijn in principe openbaar en alle stukken behorende bij een GV zijn dan ook openbaar. Hiervan wordt afgeweken als een onderwerp vertrouwelijk behandeld moet worden; dan is de vergadering besloten en zijn de bijbehorende stukken en het verslag vertrouwelijk. Eventueel kunnen delen van vertrouwelijke verslagen openbaar gemaakt worden, bijvoorbeeld de afspraken. De voorzitters Het voorzitterschap van de GV rouleert voor wat betreft de interne vergaderingen tussen de USR- en ORvoorzitters en voor wat betreft de overlegvergadering met het CvB, tussen de USR- en OR-voorzitters en het CvB. Indien bij de overlegvergadering ook een afvaardiging van het Stichtingsbestuur aanwezig is, wordt de overlegvergadering door het CvB voorgezeten. De volgorde van het voorzitterschap wordt in september, bij het aantreden van de nieuwe GV, afgesproken. Uitgangspunt hierbij is, dat indien de overlegvergadering wordt voorgezeten door de USR- of OR-voorzitter, deze ook de interne vergadering voorzit. Leidend hierbij is de roulatie van voorzitterschap van de interne vergadering. Eventuele aparte USR en OR-vergaderingen worden voorgezeten door de betreffende voorzitter. De vergadercultuur De GV telt 38 leden. Om met zo veel mensen doeltreffend te kunnen vergaderen is een formele vergadercultuur met enige discipline van de leden nodig. Dit betekent bijvoorbeeld dat men geacht wordt alleen te praten indien men van de voorzitter het woord gekregen heeft, dat op al afgesloten onderwerpen niet teruggekomen wordt enz. enz. Het is dus zaak om goed voorbereid op de vergadering te komen. Verder wordt zo veel mogelijk vooraf op papier gezet, dit om ervoor te zorgen dat het CvB zich op een vraag heeft kunnen voorbereiden en het antwoorden niet hoeft uit te stellen tot de volgende cyclus. De commissies en de preadviezen De commissies bestaan uit zes OR-leden en vier USR-leden, aangevuld met één of twee vertegenwoordigers vanuit de UMC-raad en zijn eigenlijk samengevoegde USR- en OR-commissies. De commissie kiest zelf een voorzitter en een vice-voorzitter. Omdat de GV-commissie uit USR en OR-commissies zijn samengesteld, is het handig als de voorzitter en vice-voorzitter uit verschillende raden komen. Het is de taak van de (vice-)voorzitter om de commissievergaderingen bijeen te roepen, eventueel beleidsmedewerkers uit te nodigen voor nadere informatie (dit in overleg met het ambtelijk secretariaat) en er voor te zorgen dat het preadvies tijdig bij het ambtelijk secretariaat voor verzending naar de overige GV-leden is. De commissie bepaalt verder zelf de gang van zaken, bijvoorbeeld wie het preadvies schrijft en hoe dit door de verschillende commissieleden geaccordeerd wordt. De GV-commissie kan er voor kiezen om sommige onderwerpen alleen door de OR-commissie of de USR-commissie te laten voorbereiden. Bij onderwerpen die de arbeidsvoorwaarden voor het personeel betreffen bijvoorbeeld, kiest men er vaak voor om dit alleen door de OR-commissie “Personele Aangelegenheden” en niet door de GV-commissie “Sociale Zaken” te laten behandelen. Voorbespreking en format Alle onderwerpen die in de GV aan de orde komen, worden in principe eerst binnen een commissie voorbesproken. Het presidium GV bepaalt welke commissie welk onderwerp voorbereidt maar een commissie kan ook andere onderwerpen die op de agenda staan bespreken. Het is de taak van de commissie om te zorgen dat eventuele onduidelijkheden in stukken worden opgehelderd. De commissie kan daartoe beleidsmedewerkers of andere gasten uitnodigen. De commissie formuleert de vragen die de basis vormen voor de discussie over het onderwerp met het CvB, vormt zelf een mening over een onderwerp, zoals wel/geen instemming of positief/negatief advies, en stelt een preadvies hierover aan de GV op. Voor dit preadvies is een standaard format (zie Appendix B). In dit standaard format is ook ruimte voor een
4
afwijkende mening van één of meerdere commissieleden; een preadvies hoeft niet unaniem te zijn. Het preadvies wordt naar alle GV-leden en naar het CvB gestuurd (zie bijlage). De verslagen Van iedere vergadering wordt een uitgebreid verslag opgesteld door de ambtelijk secretaris. Het verslag van de overlegvergadering bevat ook een lijst van actiepunten voortkomend uit de vergadering. Het is van groot belang dat een verslag de discussie in een vergadering inhoudelijk correct weergeeft: bij verschil van mening over bijvoorbeeld een toezegging die door het CvB gedaan zou zijn, is het verslag doorslaggevend. De conceptverslagen worden door de voorzitters van de USR en OR en, in het geval van een overlegvergadering, door het CvB nagekeken voordat zij aan de GV-leden worden verstuurd. De conceptverslagen worden tijdens de eerstvolgende vergadering vastgesteld. Eventuele wijzigingen in een conceptverslag zijn dan ook terug te vinden in het verslag van de eerstvolgende vergadering. Uiteraard kunnen er ook opmerkingen of vragen naar aanleiding van een verslag worden geplaatst of gesteld. Met name actiepunten (aan het eind van de notulen) nodigen uit tot vragen (“Hoe staat het met...?”). Quorum, stemmen, stemverhouding en stemrecht Een raad kan alleen besluiten nemen als tenminste de helft van de zittende leden aanwezig is. Voor de GV geldt dat tenminste de helft van de leden van de studentenraad en de helft van de personeelsfractie (ORleden met de leden vanuit het UMC) aanwezig moeten zijn. Daar onderwerpen altijd USR-, OR- of UGVbevoegdheden zijn is deze regel alleen van belang voor het vaststellen van de verslagen van de vergaderingen. Besluiten over de UGV-zaken moeten genomen worden door minstens de helft van de studentenfractie (gekozen leden van de USR) en meer dan de helft van de personeelsfractie (reglement UGV art. 2.2.2.3). Soms is een raad niet eensgezind en moet er door stemming besloten worden. USR en OR nemen besluiten met een gewone meerderheid van stemmen van de leden van deze raden. Voor de UGV is het wat ingewikkelder omdat de studentenfractie de helft van de stemmen heeft; de personeelsfractie heeft ook de helft. De waarde van een studentenstem is dan 25/8-ste van die van een stem van een personeelslid. De benoemde koepelleden van de USR hebben geen stemrecht m.b.t. UGVzaken; de GV-leden vanuit de UMC-raad hebben alleen stemrecht m.b.t. UGV zaken. In uitzonderlijke gevallen schrijven de reglementen voor dat besluiten met tenminste tweederde meerderheid genomen moeten worden. De besluiten van een raad worden schriftelijk door de voorzitter van die raad aan het CvB medegedeeld. Omdat er formeel geen UGV-voorzitter is, worden de UGV-besluiten door de voorzitter van het presidium GV aan het CvB medegedeeld.
5
4. COMMISSIES Een commissievergadering is een vergadering met een beperkt aantal mensen in een informele setting. Ook is de agenda korter dan in een normale GV-vergadering. Dit maakt het mogelijk om uitgebreider te discussiëren dan in een GV. De belangrijkste taak van de commissie is de voorbespreking, voorbereiding en het opstellen van het preadvies. Een commissievergadering kan ook nieuwe initiatieven ontplooien om deze voor te leggen aan de GV. Deze initiatieven kunnen dan met steun van de GV bij het College worden ingebracht. Samenstelling De GV-commissies hebben een vaste samenstelling en bestaan uit zes OR-leden en vier USR-leden aangevuld met één of twee UMC-raad vertegenwoordigers en zijn eigenlijk samengevoegde USR- en ORcommissies (voor zover de USR een overeenkomstige commissie heeft). De USR en OR-commissieleden worden aangewezen door de USR of OR; de GV wijst de UMC-raad vertegenwoordigers aan. Voorzitter en vice-voorzitter De commissie kiest zelf een voorzitter en een vice-voorzitter. Omdat de GV-commissie uit USR en ORcommissies zijn samengesteld, is het handig als de voorzitter en vice-voorzitter uit verschillende raden komen. Daar de GV-commissies ieder jaar in september opnieuw samengesteld worden, zullen ook ieder jaar opnieuw voorzitters en vice-voorzitters gekozen moeten worden. Taken van de voorzitter en vice-voorzitter Het is de taak van de voorzitter om: • de commissievergaderingen bijeen te roepen • de commissievergaderingen te leiden • de agenda voor de commissievergadering op te stellen • met het presidium GV contact te houden over de onderwerpen die binnen de commissie aan de orde komen • in overleg met het ambtelijk secretariaat zo nodig beleidsmedewerkers uit te nodigen bij de commissievergadering voor nadere informatie of toelichting • ervoor te zorgen dat het preadvies tijdig, d.w.z. uiterlijk de woensdag voor de maandag waarop de voorbereidende GV-vergadering gehouden wordt, op het ambtelijk secretariaat is voor verzending naar de overige GV-leden. Het is de taak van de vice-voorzitter om de voorzitter bij afwezigheid te vervangen. Gang van zaken binnen de commissie De commissie bepaalt zelf de gang van zaken binnen de commissie, bijvoorbeeld wie het preadvies schrijft en hoe dit door de verschillende commissieleden geaccordeerd wordt. De GV-commissie kan ervoor kiezen om sommige onderwerpen alleen door de OR-commissie of de USR-commissie te laten voorbereiden. De onderwerpen die in de commissie behandeld worden Het presidium GV besluit in welke commissie een bepaald onderwerp wordt voorbereid. Daarnaast staat het de commissie vrij om ook te discussiëren over andere onderwerpen die op de agenda staan indien de voorzitter dan wel een meerderheid van de commissieleden van mening is dat dat onderwerp raakvlakken heeft met het gebied dat de commissie bestrijkt. Ook kan de commissie zelf het initiatief nemen om een discussie over een onderwerp voor te bereiden. Dergelijke initiatieven dienen aan het presidium GV gemeld te worden; dit zorgt ervoor dat het initiatief in de GV-vergadering geagendeerd wordt. Het preadvies Alle onderwerpen die in de GV aan de orde komen, worden in principe eerst binnen een commissie voorbesproken. De commissie stelt een preadvies hierover aan de GV op. Het doel van dit preadvies is de GV te informeren over de achtergronden, mogelijke problemen, voor- en nadelen van het voorstel van het CvB dan wel een initiatiefvoorstel van de GV, zodat de GV-leden voldoende inzicht hebben in de materie om deel te kunnen nemen aan de discussie met het College van Bestuur en daarna weloverwogen een standpunt te kunnen bepalen. Het is dan ook de taak van de commissie om te zorgen dat eventuele onduidelijkheden in stukken worden opgehelderd, eventueel in overleg met beleidsmedewerkers of andere
6
experts. De commissie formuleert ook de vragen die de basis vormen voor de discussie over een gegeven onderwerp met het CvB en vormt zelf een mening over dit onderwerp, zoals wel/geen instemming of positief/negatief advies. Voor het preadvies wordt bij voorkeur een standaardopmaak (zie Appendix B) gebruikt. Gebruik van deze opmaak maakt het voor de GV-leden makkelijker om de preadviezen te lezen. Binnen de standaardopmaak is ruimte voor een afwijkende mening van één of meerdere commissieleden; een preadvies hoeft niet unaniem te zijn. Het preadvies wordt naar alle GV-leden en naar het CvB gestuurd. Het kan zijn dat tijdens de bespreking in de voorbereidende GV-vergadering blijkt dat er bij andere GVleden nog onduidelijkheden zijn, dat zij additionele beleidsvragen hebben of zich niet kunnen vinden in het preadvies van de commissie. In dat geval worden deze vragen en/of afwijkende meningen aan het preadvies toegevoegd. Ondersteuning van de commissiewerkzaamheden door het ambtelijk secretariaat • het ambtelijk secretariaat attendeert de commissievoorzitter op de onderwerpen die binnen de commissie behandeld moeten worden • het ambtelijk secretariaat nodigt in overleg met de commissievoorzitter beleidsmedewerkers dan wel andere experts uit • het ambtelijk secretariaat reserveert op verzoek van de commissievoorzitter een ruimte voor de commissievergadering • het ambtelijk secretariaat draagt zorg voor de verspreiding van de preadviezen onder de GV-leden • het ambtelijk secretariaat roept de commissies bijeen in september voor een voorbereidende vergadering teneinde een voorzitter en vice-voorzitter te kiezen Commissiereglementen: Er zijn geen reglementen voor de GV-commissies, wel zijn er reglementen voor UGV-, OR- of USRcommissies. Bij eventuele problemen geldt het reglement van de commissies van de raad die bevoegd is m.b.t. het onderwerp dat behandeld wordt.
De eerste GV 2003-4
7
5. AGENDA De agenda van de GV-vergadering wordt opgesteld tijdens het agendaoverleg. Aan dit overleg met het CvB nemen de voorzitters en vice-voorzitters van de USR en OR deel. Tijdens dit overleg wordt besloten welke onderwerpen wanneer aan de orde kunnen komen en wat de status van het stuk is: voorgelegd ter instemming, ter advies of ter bespreking. Dit volgt uiteraard uit de reglementen (zie ook Appendix C). Er wordt ook gekeken naar welke onderwerpen eventueel in de toekomst nog aan de orde zouden moeten komen. Eventuele initiatieven van uit de USR, OR of UGV worden tijdens het agendaoverleg aan het CvB gemeld. De onderwerpen De universiteit werkt volgens het systeem van integraal management (IM). Dat betekent dat IM-eenheden (de faculteiten, ITS, IOWO, FC Donderscentrum, de clusters ondersteuning en facilitair) gedelegeerde bestuursbevoegdheden hebben. Voor aangelegenheden die alleen één IM-eenheid betreffen zijn binnen iedere IM-eenheid eigen medezeggenschapsorganen actief: de facultaire studentenraden, de onderdeelcommissies en de facultaire gezamenlijke vergaderingen (bij het UMC de UMC-raad). Op centraal niveau wordt dus alleen gepraat over onderwerpen die universiteitsbreed zijn, en dus alle studenten of alle personeelsleden aangaan of regelingen die voor alle faculteiten gelden, zoals de invoering van de BaMastructuur. Een uitzondering hierop zijn reorganisaties, deze worden door de OR en niet door de desbetreffende OC behandeld. De meeste onderwerpen waarover in de GV gesproken wordt, worden door het CvB aan de orde gesteld. Het kan gaan om voorgenomen besluiten die ter advisering of ter instemming worden voorgelegd of om informatie over voorgenomen beleid dan wel uitvoering van beleid. Twee keer per jaar komt de algemene gang van zaken aan de orde, in januari aan de hand van de bestuurlijke agenda en de begroting, in juni naar aanleiding van het jaarverslag en de jaarrekening. Bij de bespreking van de algemene gang van zaken is ook een afvaardiging van het Stichtingsbestuur aanwezig. De UGV, USR en OR hebben initiatiefrecht en kunnen dus vragen om een onderwerp op de agenda te zetten. Dit vergt veel voorbereiding, een voorstel moet vanuit de indienende raad schriftelijk onderbouwd en binnen de GV bediscussieerd worden. Het CvB moet een standpunt kunnen bepalen, wat betekent dat het voorstel eerst door beleidsmedewerkers bestudeerd moet worden. Het is meestal handig om beleidsmedewerkers al bij de voorbereiding te betrekken. Iets op de agenda zetten kost dus tijd. De stukken behorende bij een vergadering worden uiterlijk ca. twee weken voor de voorbereidende GV door het ambtelijk secretariaat van de GV aan de GV-leden toegestuurd. Alle stukken worden door een GV-commissie bekeken en meestal van een preadvies aan de GV voorzien. Dit wordt later aan de GV-leden en het CvB gestuurd. De rondvraag Bij de rondvraag kan iets direct onder de aandacht van de mede GV-leden of het CvB gebracht worden. Een rondvraag aan het CvB kan informatief zijn (“Hoe staat het met ...?”) of om een mening van het CvB vragen (“Is het het CvB bekend dat ... en hoe denkt het CvB daarover ...?”). Als de rondvraag informatief is, is het handig om de vraag van tevoren kenbaar te maken aan het CvB zodat dit bij de overlegvergadering direct kan antwoorden. De rondvraag van de overlegvergadering wordt daarom bij de voorbereidende GV voorbereid en de verzamelde rondvragen worden tevoren aan het CvB doorgegeven. Uiteraard kunnen tijdens de rondvraag van de overlegvergadering ook vragen gesteld worden die niet van tevoren zijn doorgegeven. Volgorde Alle onderwerpen die bij de universitaire medezeggenschap van belang zijn, worden binnen de GV behandeld, waarbij meestal een vaste agendavolgorde gevolgd wordt: eerst de zaken waarover de UGV gaat (veelal zaken betreffende onderwijs en onderzoek), dan de zaken waarin de USR bevoegd is (zaken die direct studentenbelangen treffen, zoals het Studentenstatuut of de regeling FOndS), en tenslotte de zaken waarin de OR bevoegd is (bijvoorbeeld zaken betreffende bedrijfsvoering voortkomend uit de wet op de ondernemingsraad of belangen van het personeel, zoals reiskostenvergoeding). Ieder lid van de GV kan over alles meepraten; stemrecht hebben echter alleen die leden van de raad die bij een bepaald onderwerp bevoegd zijn, dus bij UGV-zaken, de 33 leden van de UGV; bij USR-zaken, de leden van de USR en bij ORzaken, de leden van de OR.
8
6. VERGADERCYCLUS Er zijn ongeveer 10 vergadercycli per jaar. Een vergadercyclus bestaat uit drie vergaderingen: de voorbereidende vergadering, de overlegvergadering en de besluitvormende vergadering. De voorbereidende en besluitvormende vergaderingen zijn interne vergaderingen, aan de overlegvergaderingen neemt ook het CvB deel. De voorbereidende GV Het overleg met het CvB over de verschillende onderwerpen die op de agenda staan wordt voorbereid tijdens de interne voorbereidende GV, die een week voor de overlegvergadering wordt gehouden. Het uitgangspunt van de bespreking in de voorbereidende GV is het preadvies van de commissie(s) die het onderwerp heeft (hebben) voorbereid. Als alle GV-leden zich kunnen vinden in het preadvies, dan wordt dat de basis voor de discussie met het CvB. Als sommige GV-leden een andere mening hebben of nog aanvullende vragen over een bepaald onderwerp hebben, wordt dit aan het preadvies toegevoegd. Let wel: het is niet de bedoeling om in de voorbereidende vergadering al tot een definitieve mening of consensus van de GV over een onderwerp te komen. Het resultaat van de voorbereidende vergadering moet een goed voorbereide discussie met het CvB zijn. Een uitgebreide inhoudelijke discussie over eventueel controversiële onderwerpen is daarvoor soms nodig, maar zal veelal vooral beter gehouden kunnen worden ná de discussie met het CvB, dus in de besluitvormende vergadering. Tijdens de voorbereidende vergadering wordt ook de eerste woordvoerder vanuit de GV over het onderwerp aangewezen; dit is meestal een lid van de commissie die het onderwerp heeft voorbereid. Deze kan het preadvies eventueel in de overlegvergadering kort toelichten. Ook worden tijdens de voorbereidende vergadering eventuele vragen voor de rondvraag van de overlegvergadering voorbesproken, indien nodig op elkaar afgestemd en meestal (erna) op papier gezet. De overlegvergadering Het overleg met het CvB over de verschillende onderwerpen vindt plaats tijdens de overlegvergadering. Het CvB begint meestal de discussie met het beantwoorden van de vragen uit het preadvies, dat eventueel toegelicht is door de eerste woordvoerder (degene die tijdens de voorbereidende GV is aangewezen). Vanuit de GV wordt de discussie dan voortgezet door de eerste woordvoerder. Nadat deze zijn/haar zegje gedaan heeft kunnen alle andere GV-leden zich in de discussie mengen. De gang van zaken in de overlegvergadering is formeel: er is geen één op één discussie, meestal worden eerst alle vragen gesteld of opmerkingen gemaakt, die daarna alle tegelijk door het CvB beantwoord worden. Het is dus zaak om goed op te letten of de gestelde vragen inderdaad beantwoord zijn en, als dat niet het geval is, in de volgende ronde de vragen opnieuw te stellen. Omdat het resultaat van de discussie met het CvB de basis is voor de besluitvorming door de GV, is het ook zaak om te zorgen dat alle vragen of bezwaren die bij GV-leden leven aan de orde komen. De besluitvormende vergadering Tijdens de overlegvergadering wordt er geen advies uitgebracht aan het CvB of ingestemd met een voorgenomen besluit van het CvB; dit gebeurt tijdens de besluitvormende vergadering. Als het hamerstukken zijn – er is geen verschil van mening tussen de raad die bevoegd is m.b.t. het desbetreffende onderwerp en het CvB – dan wordt de besluitvormende vergadering meestal direct aansluitend op de overlegvergadering gehouden. Zijn er meer problemen, is de raad niet eensgezind of heeft de eensgezinde raad een mening die afwijkt van die van het CvB, en is er dus meer tijd voor discussie of verheldering nodig, dan wordt de besluitvormende vergadering een week na de overlegvergadering gehouden. Het besluit om meteen tot de besluitvormende vergadering over te gaan wordt genomen door de GV direct na de overlegvergadering op voorstel van het presidium GV. De overlegvergadering wordt dus altijd direct gevolgd door een interne GV. Eventueel kan de besluitvormende vergadering oordelen dat er nog te veel onduidelijkheid is over een onderwerp en dat de besluitvorming uitgesteld wordt tot de volgende cyclus. De commissie die dat onderwerp heeft voorbereid zal dan in de tussentijd proberen de onduidelijkheden weg te nemen.
9
Korte samenvatting 1. voorbereiding in commissie opstellen preadvies 2. bespreking preadvies in voorbereidende vergadering. aanpassing preadvies naar aanleiding van opmerkingen gemaakt tijdens discussie 3. bespreking preadvies met CvB in Overlegvergadering. eventuele aanpassing advies naar aanleiding van discussie 4. vaststelling besluit (positief/negatief advies, wel of geen instemming) in besluitvormende vergadering.
10
APPENDIX A COMMISSIES
De commissies van de GV Er zijn naast het presidium van de GV zeven permanente commissies van de GV: • • • • • • •
de commissie Sociale Zaken (SoZa) de commissie Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu (VGWM) de commissie Onderwijs, Onderzoek en Maatschappelijke Dienstverlening (OOM) de commissie Financiën, Investeringen en Nieuwbouw (FIN) de commissie Bestuurlijke en Organisatorische Aangelegenheden (BO) de commissie Scholing de commissie Verkiezingen.
Iedere commissie kiest uit haar midden een voorzitter, een plaatsvervangend voorzitter en een secretaris, die aanspreekbaar zijn voor het functioneren van de commissie en het organiseren van de werkzaamheden. De commissies van de USR De USR kent één vaste commissie: de commissie Public Relations (PR). De USR kan besluiten om, indien een onderwerp verder uitgediept dient te worden, een taskforce in te stellen. Een taskforce wordt meestal ad hoc tijdens een interne USR-vergadering gevormd en bestaat uit 3 tot 6 leden die uit hun midden een voorzitter kiezen. De commissies van de OR De OR kent een aantal vaste commissies, waarvan de portefeuilles en naamgeving zoveel mogelijk gelijk zijn aan die van de GV. Alleen de commissie SoZa heet in de OR-commissie PA (Personele Aangelegenheden). De OR-commissies vergaderen zelden apart. Indien zaken uitsluitend het personeel betreffen en die verbonden zijn met specifieke WOR-bevoegdheden van de OR, kan een OR-commissie besluiten apart te vergaderen. In het presidium van de GV wordt bepaald wanneer dat het geval is. Daarnaast kent de OR nog één eigen interne commissie: de commissie Public Relations (PR). Bovendien kent de OR een aantal tijdelijke functionerende commissies, meestal in verband met actuele aangelegenheden zoals bijvoorbeeld reorganisaties en organisatorische vernieuwing.
11
APPENDIX B STANDAARDOPMAAK PREADVIES GV-COMMISSIES
bijlage GV [nr.]/[volgnr.] [GV/OR/USR]-cie [cie] [datum totstandkoming bijlage] status: [status] Betreft Preadvies [Onderwerp]
Analyse [Korte uiteenzetting voorstel, danwel een korte inleiding op de probleemstelling met uiteenzetting voor- en nadelen. Wat wil het CvB? Wat heeft de commissie gedaan, en welke bronnen heeft zij daarbij geraadpleegd? (Stel jezelf hierbij de volgende vragen: Met wie van welke afdeling (+ contactadres) heeft de commissie gesproken? Wie van welk (decentraal) (medezeggenschaps)orgaan (+ contactadres) heeft de commissie geraadpleegd? Welke ándere stukken (stuk naam + vindplaats) heeft de commissie geraadpleegd?)]
Informatieve vragen [Verhelderende vragen (over het voorstel) aan de verantwoordelijke. In het ideale geval zijn deze er niet (meer). Denk aan vragen als: Hoe zit e.e.a. op andere instellingen? Wat zijn de ervaringen elders?]
Beleidsvragen [Beleidsvragen aan de verantwoordelijke, denk hierbij meer aan “Hoe is het CvB van plan de budgetneutraliteit vorm te geven?”. De informatieve en beleidsvragen liggen soms nogal in elkaars verlengde.]
Advies [Voorlopig advies commissie voor GV, eventueel met minderheidsstandpunt(en) en mitsen en maren] [Verder advies]
NB: [lettertype van de standaardtekst: Arial, 10 pts.] bestand opslaan als: [nr.] preadv [cie] [Onderwerp], b.v. 63 preadv OOM Sabbaticals Aanleveren preadvies op woensdag (vóór 12 uur) voorafgaand aan de GV.
12
APPENDIX C BEVOEGDHEDEN VAN DE GV EN WOR, WHW
De UGV heeft met betrekking tot WHW-zaken • instemmingsrecht • adviesrecht • informatierecht • hoorrecht en • intiatiefrecht. De OR heeft dezelfde rechten voor WOR-zaken. Er zijn veel naslagwerken verkrijgbaar waarin de werking van deze rechten en bevoegdheden uit de doeken wordt gedaan. Onthouden van advies In het geval van het adviesrecht, moet het CvB de mening van de raad vragen alvorens een besluit te nemen en aantoonbaar iets met dit advies doen of het beargumenteerd naast zich neerleggen. De raad kan ervoor kiezen zich te onthouden van advies. Echter, er is een belangrijk verschil met betrekking tot het niet uitbrengen van advies bij WOR en UGV zaken. In de WOR is het niet uitbrengen van advies gelijk aan het uitbrengen van een negatief advies, en dit heeft een slechts opschortende werking (art. 25.6). In het reglement van de UGV en FGV staat echter dat als er geen advies wordt uitgebracht het CvB (of de decaan) het besluit mag uitvoeren (art. 2.3.3.2).
13
APPENDIX D OVERZICHT VAN DE BENODIGDE ACHTERGRONDINFORMATIE IN BEZIT VAN GV-LEDEN:
Voor alle GV-leden • Reglementen Radboud Universiteit Nijmegen (witte klapper in bruikleen): Statuten, Structuurregeling, Bestuur- en beheersregl., Regl. UGV/FGV en USR/FSR, Beroepsregl. • Wet op het Hoger onderwijs en Wetenschappelijk onderzoek (WHW), Staatsblad 2000 pag. 77-88, Titel 2: medezeggenschap binnen de openbare universiteiten • “Zo werkt de Gezamenlijke Vergadering” versie juni 2005 • Vergaderschema GV: wordt in sept. vastgesteld voor het volgende jaar • Overzicht van GV-leden / samenstelling van GV-commissies • Bijlage GV 01 (juni 2003): Uitwerking nieuwe werkwijze GV • Vertegenwoordiging UMC-raad in UGV (Brief CvB 3-9-03) Voor OR-leden • “Inzicht in de Wet op de Ondernemingsraden (WOR)” door F.W.H. Vink • Reglement Ondernemingsraad RU Voor USR-leden • Reglement van orde van de USR • Koepelreglement USR • Inwerkstuk nieuwe USR-leden
Overige informatie • • • •
Strategisch Plan RU Bestuurlijke Agenda 2004 (bijlage GV 20) Jaarverslag en –rekening RU 2004 Jaarverslagen OR en USR
Websites OR, USR • www.ru.nl/or • www.ru.nl/usr • www.ru.nl/verkiezingen
14
APPENDIX E AFKORTINGEN
Afkortingen gebruikt in appendix A zijn niet opgenomen. BOS CSN CvB DB FONDS GV IM ITS IOWO KIS NSSR OC OR SOFv UGV UMC USR
Bestuurlijk Overleg Studentenverenigingen Christelijke Studentenverenigingen Nijmegen College van Bestuur Dagelijks Bestuur Financiële Ondersteuning Studenten Gezamenlijke Vergadering Integraal Management Instituut voor Toegepaste Sociale Wetenschappen Instituut voor Onderzoek van het Wetenschappelijk Onderwijs Koepel van Internationale Studentenverenigingen Nijmeegse Studenten Sportraad Onderdeelcommissie Ondernemingsraad Samenwerkingsoverleg der Faculteitsverenigingen Universitaire Gezamenlijke Vergadering Universitair Medisch Centrum Universitaire Studentenraad
15
