ZIEKTEVERZUIMBELEIDSPLAN O2A5 (mei 2009)
Voorwoord ............................................................................................................................................ 3 1. Streven naar de landelijke norm van het ziekteverzuimpercentage. ................................... 3 2.
Streven naar een verlaging van het kort frequent ziekteverzuim. ....................................... 4
3.
Verlaging van het beïnvloedbare verzuim bewerkstelligen door een aanscherping te maken in het verzuimbeleid door o.a. te werken vanuit een gedragsmatige benadering........................................................................................................ 5
4.
Streven naar het voorkomen van beïnvloedbaar verzuim door het inzetten van preventief ziekteverzuimbeleid.................................................................................................................... 5
5.
Streven naar een verlaging van het ziekteverzuim door het voeren van levensfase gericht personeelsbeleid. ......................................................................................................................... 6
6.
De verantwoordelijkheid van het ziekteverzuimbeleid, het procedureel en inhoudelijk casemanagerschap, neerleggen bij de direct leidinggevende (directeur) met een controle van de beleidsmedewerker personeel. ..................................................................................... 7
7.
Coaching van directeuren, zodat de functie van casemanager op een goede manier kan worden uitgeoefend............................................................................................................. 7
8.
Rechtstreeks contact tussen schooldirecteuren en arbodienst voor o.a. terugkoppeling en advies. ........................................................................................................................................... 7
9.
Plannen van SMO (Sociaal Medisch Overleg)......................................................................... 7
10.
Plannen van beleidsoverleg met de arbodienst. ..................................................................... 7
2
Voorwoord Waarom de notitie? In september 2008 is de ziekteverzuimanalyse opgemaakt over het totale ziekteverzuimpercentage van O2A5 op stichtingsniveau. Deze analyse richt zich op de ziekteverzuimkengetallen van het gehele kalenderjaar 2007 en een gedeelte van het kalanderjaar 2008 (januari 2008 tot half augustus 2008). Uit die analyse blijkt dat het ziekteverzuimpercentage stijgt. De cijfers van 2007 zijn niet verontrustend, maar de cijfers van 2008 zijn dat helaas wel. Om die reden moet de trend van 2008 worden doorbroken en daarom zijn er in de ziekteverzuimanalyse een aantal doelstellingen opgenomen om het ziekteverzuim te verlagen. In deze notitie worden deze doelstellingen nader uitgewerkt. Gezegd kan worden dat de strekking van dit ziekteverzuimbeleidsplan ‘bewust worden’ is. Schooldirecteuren worden zich bewust van de ziekteverzuimkengetallen van hun school en de ziekteverzuimgegevens van de individuele medewerkers. Vervolgens zullen zij hierop gaan aansturen. Daarnaast maken de schooldirecteuren de ziekteverzuimkengetallen van hun school bespreekbaar binnen het team, zodat ook de medewerkers hiervan bewust worden. Ook de individuele ziekteverzuimgegevens worden door de schooldirecteuren met de betrokken medewerkers besproken. Daarbij worden de medewerkers rechtstreeks aangesproken op hun verzuimgedrag. Voor de invoering van de notitie casemanager en het ziekteverzuimbeleidsplan in het schooljaar 2009-2010 is het essentieel dat er een duidelijk tijdspad wordt afgesproken waarin tevens de scholing van schooldirecteuren een prominente plaats krijgt. Na overleg met de schooldirecteuren zullen hierover concrete afspraken worden gemaakt.
1.
Streven naar de landelijke norm van het ziekteverzuimpercentage.
De ziekteverzuimkengetallen wijzen aan dat het ziekteverzuim van O2A5 stijgt. Deze stijging moet worden doorbroken en er moet worden gestreefd naar een verlaging van het ziekteverzuim. Hierbij is van belang te streven naar de landelijke norm van het ziekteverzuimpercentage, die wordt vastgesteld door het Vervangingsfonds. De landelijke norm van 2007 bedraagt 6,07% voor het onderwijzend personeel (OP) (inclusief directeuren) en 5,59% voor het onderwijzend ondersteunend personeel (OOP). De landelijke norm van 2008 is nog niet bekend. Het ziekteverzuimpercentage van O2A5 over het kalenderjaar 2008 bedroeg 8,56% (voor zowel OP als OOP). Op korte termijn streeft O2A5 naar een verlaging van 1% en op de lange termijn wordt gestreefd naar een ziekteverzuimpercentage conform de landelijke norm.
3
Streven naar een verlaging van het ziekteverzuim door actief gebruik te maken van de ziekteverzuimkengetallen: In het schooljaar 2009/2010 verstrekt het bestuursbureau per kwartaal aan iedere directeur een overzicht met ziekteverzuimkengetallen van zijn/haar school. De opdracht aan de schooldirecteur is dit bespreekbaar te maken binnen het team om te komen tot bewustwording. De ziekteverzuimkengetallen zijn via Info-Net van OSG beschikbaar. Vanaf het schooljaar 2010/2011 wordt van schooldirecteuren verwacht dat zij de gegevens zelf uit Info-Net ophalen. De beleidsmedewerker personeel toetst de gemiddelde ziekteverzuimkengetallen van O2A5 per kwartaal aan het landelijke gemiddelde en vergelijkbare schoolbesturen en bespreekt dit met het MT-lid. Bij opvallende verschillen vindt er een gesprek plaats met de algemeen directeur van O2A5. Daarnaast controleert de beleidsmedewerker personeel de ziekteverzuimkengetallen van de individuele scholen van O2A5. Bij opvallende verschillen vindt er een gesprek plaats met de betreffende schooldirecteur.
2.
Streven naar een verlaging van het kort frequent ziekteverzuim.
Door het inzichtelijk maken van de individuele ziekteverzuimkengetallen wordt kort frequent ziekteverzuim in beeld gebracht. Om deze vorm van ziekteverzuim te kunnen sturen, evalueren en bij te stellen is het van belang te zorgen voor een nauwkeurige administratie van afwezigheid van personeel. Om een verlaging van het frequent ziekteverzuim te bewerkstelligen is het van belang om elk kwartaal de volgende gegevens in beeld te brengen: • Het ziekteverzuimpercentage per individu en per school in een bepaalde periode; • De gemiddelde ziekteverzuimduur in dagen per individu en per school in een bepaalde periode; • De ziekmeldingsfrequentie per individu en per school in een bepaalde periode; In het schooljaar 2009/2010 verstrekt het bestuursbureau perkwartaal aan iedere schooldirecteur van zijn/haar school een overzicht van individuele ziekteverzuimgegevens van de medewerkers. Opdracht aan de schooldirecteur is om per medewerker het kort frequent ziekteverzuim te beoordelen en te bespreken met het MT-lid. Daarnaast beslist de directeur (in overleg met het MT-lid) of het nodig is een verzuimgesprek in te plannen.Indien een medewerker zich regelmatig ziek meldt voor een korte periode, dan zal de schooldirecteur de medewerker hierop aanspreken. Deze gegevens zijn beschikbaar via Info-Net van OSG. Vanaf het schooljaar 2010/2011 wordt van schooldirecteuren verwacht dat zij de gegevens zelf uit Info-Net ophalen. De beleidsmedewerker personeel controleert de individuele ziekteverzuimgegevens van de verschillende scholen van O2A5 en bespreekt dit met het MT-lid. Bij opvallende situaties van kort frequent ziekteverzuim vindt er een gesprek plaats met de betreffende schooldirecteur. 4
Verzuimgesprek De directeur houdt met iedere medewerker die zich tenminste driemaal per jaar heeft ziek heeft gemeld een verzuimgesprek. Dit gesprek heeft als onderwerp: de oorzaak van het individuele verzuimgedrag. Ook de gevolgen van het verzuim voor de school komen aan de orde. Uit het verzuimgesprek blijkt of er wordt verzuimd als gevolg van medische klachten, psychische klachten, arbeidsomstandigheden of privé-omstandigheden. Indien de oorzaak van het verzuim bekend is, probeert de schooldirecteur en de medewerker tot een oplossing te komen. Naar aanleiding van het verzuimgesprek kan worden overwogen om in voorkomende situaties de medewerker door te verwijzen naar het arbeidsomstandigheden spreekuur van de arbodienst om mogelijk langdurig uitval wegens ziekte te voorkomen. Bijlage 1. bevat een leidraad voor het voeren van een verzuimgesprek.
3.
Verlaging van het beïnvloedbare verzuim bewerkstelligen door een aanscherping te maken in het verzuimbeleid door o.a. te werken vanuit een gedragsmatige benadering.
Er wordt gestreefd naar een verlaging van het beïnvloedbare verzuim (verzuim op basis van psychische klachten) door medewerkers rechtstreeks aan te spreken op hun verzuimgedrag met als doel de medewerkers bewust te maken van hun verzuimgedrag. Tijdens de jaarlijks terugkerende functioneringsgesprekken is het ziekteverzuim een vast punt op de agenda. Op deze manier kan systematisch worden geïnventariseerd of er (werkgebonden) oorzaken zijn voor het verzuim en kunnen medewerkers op hun verzuimgedrag worden aangesproken. Voor het specifiek bespreken van (kort frequent) verzuim wordt gebruik gemaakt van het verzuimgesprek. Zie 2.
4.
Streven naar het voorkomen van beïnvloedbaar verzuim door het inzetten van preventief ziekteverzuimbeleid.
Dit ziekteverzuimbeleidsplan is gericht op het verlagen van het ziekteverzuim en daardoor richt het zich tegelijkertijd op het voorkomen van (langdurig) ziekteverzuim. Dit wordt preventief ziekteverzuimbeleid genoemd. Ook bij preventief ziekteverzuimbeleid is bewustwording van groot belang. Door het controleren, evalueren en bespreekbaar maken van de individuele ziekteverzuimgegevens kan in een vroegtijdig stadium oorzaken van mogelijk (langdurig) ziekteverzuim in beeld worden gebracht en indien mogelijk worden voorkomen door het inzetten van passende maatregelen.
5
Preventief ziekteverzuim vindt onder andere plaats door het inzetten van de volgende acties:
• • • • • • • • • • •
vroegtijdig signaleren van mogelijke oorzaken van verzuim individuele gesprekken met medewerkers, zoals: functioneringsgesprekken en loopbaangesprekken inzetten van preventieve verzuimgesprekken bij signalen van mogelijk verzuim consequent controleren van de individuele verzuimgegevens op frequent ziekteverzuim en het eventueel inzetten van verzuimgesprekken medewerkers rechtstreeks aanspreken op verzuimgedrag het aanbieden van een open spreekuur over arbeidsomstandigheden bij de arbodienst het aanbieden van interventieonderzoeken, interventies en/of maatwerkanalyses met als doel uitval te voorkomen risico inventarisatie en evaluatie (RI&E) en plan van aanpak het voeren van goed taakbeleid open communicatie met team en MR aanbieden van mobiliteitsbeleid
school directeur X X
bestuursbureau
X X X X
X X X
X X X
X
* Acties van preventief ziekteverzuimbeleid gericht op schooldirecteuren wordt uitgevoerd door het bestuursbureau.
5.
Streven naar een verlaging van het ziekteverzuim door het voeren van levensfase gericht personeelsbeleid.
Het grootste deel van de oorzaken van het (langdurig) ziekteverzuim ligt in een combinatie van oorzaken op het werk en oorzaken thuis (privé). Een gedegen levensfase gericht personeels-beleid kan een grote bijdrage leveren aan de preventie van ziekteverzuim. Levensfase gericht personeelsbeleid richt zich namelijk op duurzame en optimale inzetbaarheid van medewerkers door rekening te houden met de levensfase waarin men zich bevindt met daarbij behorende specifieke kenmerken en behoeften. Het beleid houdt er rekening mee dat de wensen en behoeften van ouderen anders zijn dan die van startend onderwijspersoneel dat net begint met werken. Elke levensfase kent namelijk eigen mogelijkheden, problemen en uitdagingen. Door daarmee rekening te houden blijven medewerkers gezond, gemotiveerd, geïnspireerd, betrokken en productief. O2A5 geeft onder andere invulling aan het levensfase gericht personeelsbeleid door het realiseren van BAPO, leeftijdsdagen, het inspelen op functiebelasting en het voeren van goed taakbeleid. Het levensfase gericht personeelsbeleid wordt verder niet inhoudelijk in deze notitie beschreven, aangezien dit wordt meegenomen in het totale personeelsbeleidsplan. 6
6.
De verantwoordelijkheid van het ziekteverzuimbeleid, het procedureel en inhoudelijk casemanagerschap, neerleggen bij de direct leidinggevende (directeur) met een controle van de beleidsmedewerker personeel.
Om deze doelstelling te bewerkstelligen is de notitie Casemanager, in het kader van ziekteverzuimbegeleiding opgemaakt. Deze notitie is in maart 2009 afgerond en wordt naar verwachting op korte termijn geïmplementeerd. \
7.
Coaching van directeuren, zodat de functie van casemanager op een goede manier kan worden uitgeoefend.
In de notitie Casemanager, in het kader van ziekteverzuimbegeleding is opgenomen dat de beleidsmedewerker personeelbeleid een coachende, adviserende en ondersteunende taak heeft ten behoeve van de schooldirecteur (casemanager). In de implementatiefase van de genoemde notitie wordt bekeken of aanvullende coaching c.q. scholing van de schooldirecteuren nodig is.
8.
Rechtstreeks contact tussen schooldirecteuren en arbodienst voor o.a. terugkoppeling en advies.
Het werkhervattingsadvies wordt door de arbodienst via de e-mail verzonden aan het bestuursbureau en het wordt vervolgens digitaal doorgestuurd naar de betrokken schooldirecteur c.q. casemanager. De schooldirecteur kan voor advies en informatie rechtstreeks contact opnemen met de verzuimconsulente of de bedrijfsarts van de arbodienst. Hiervoor zijn een aantal uren opgenomen in het dienstverleningscontract. Met de arbodienst wordt de volgende werkwijze gehanteerd: bij het eerste spreekuur hebben in principe alle medewerkers een gesprek met de verzuimconsulente. Dit geldt overigens ook voor de medewerkers die gebruik willen maken van het arbeidsomstandighedenspreekuur. Na afloop van het gesprek bespreekt de verzuimconsulente de casus met de bedrijfsarts en wordt besloten of de verzuimconsulente de begeleiding zal voortzetten of dat de casus wordt overgedragen aan de bedrijfsarts. In de meeste gevallen zal de verzuimconsulente de begeleiding verzorgen.
9.
Plannen van SMO (Sociaal Medisch Overleg).
Gemiddeld twee keer per jaar (in het voorjaar en in het najaar) vindt het SMO plaats. Tijdens dit overleg wordt de casuïstiek van het individuele verzuim uitvoerig besproken. Aan het SMO nemen deel: verzuimconsulente (en eventueel de bedrijfsarts), betreffende schooldirecteur, betreffende MT-lid en de beleidsmedewerker personeel.
10.
Plannen van beleidsoverleg met de arbodienst.
Gemiddeld twee keer per jaar (in het voorjaar en in het najaar) vindt het beleidsoverleg met de arbodienst plaats. Tijdens dit overleg wordt o.a. gesproken over de verzuimcijfers, de arboproblematiek, voortgang plus evaluatie van het dienstverleningscontract en de speerpunten van beleid, zoals bijvoorbeeld: het terugdringen van het ziekteverzuim. 7
