Ziekteverzuimbeleidsplan Borgesiusstichting

Ziekteverzuimbeleidsplan Borgesiusstichting

Inhoudsopgave:

blz. 1

Inleiding

blz. 2

1. Uitgangspunten 1.1 - Het begrip ziekteverzuim 1.2 - Factoren binnen het ziekteverzuim 1.3 – Verantwoordelijkheid 1.4 – Plan

blz. blz. blz. blz. blz.

2 2 3 4 4

2. Preventief beleid 2.1 – inzet 2.2 – Voorlichting 2.3 – Verzuimgesprek

blz. blz. blz. blz.

4 4 5 5

3. Curatief beleid 3.1 – Ziekmeldingsprocedure 3.2 – Betrokkenheid 3.3 - Werkhervatting en reïntegratie 3.4 - Aangepast werk 3.5 - Sociaal-medisch teamoverleg

blz. blz. blz. blz. blz. blz.

6 6 6 6 6 7

4. Registratie en administratie 4.1 – Overzicht 4.2 – Evaluatie 4.3 – Budgettering

blz. blz. blz. blz.

7 7 7 8

5. Vervangingsfonds versus Risicofonds

blz. 8

6. Arbo Unie 6.1 - Werkwijze Verzuim- en Reïntegratiebegeleiding 6.2 – Gegevens Arbo Unie

blz. 8 blz. 8 blz. 8

7. De spelregels

blz. 9

Bijlagen: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Leidraad voor een verzuimgesprek Protocol bij ziekte en reïntegratie Leidraad voor (telefonisch) gesprek bij ziekmelding Leidraad voor huisbezoek Protocol werkhervatting Leidraad voor werkhervattinggesprek Algemene toelichting op de Wet Verbetering Poortwachter (WVP) Vormvoorschriften plan van aanpak

1

blz. 11 blz. 13 blz. 16 blz. 17 blz. 18 blz. 19 blz. 20 blz. 22

Inleiding Ziekteverzuimbeleid verdient aandacht omdat ziekteverzuim gevolgen heeft voor de a Borgesiusstichting en haar scholen en uiteraard ook voor de werknemer zelf. Voor de stichting brengt ziekteverzuim extra kosten met zich mee. De werkdruk neemt toe en collegae moeten het werk van de afwezige medewerker(s) geheel of gedeeltelijk overnemen. Zeker bij langdurig verzuim heeft dit vaak ook gevolgen voor de onderlinge verhoudingen en voor de kwaliteit van het werk en daarmee voor de kwaliteit van het onderwijs. Ook voor de afwezige medewerker(s) is het ziektever1 zuim vervelend. Zijn werk blijft (gedeeltelijk) liggen, hij raakt uit zijn arbeidsritme en naarmate hij langer afwezig blijft, worden ook de contacten met het werk minder. Ook voor de overheid is het terugdringen van ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid een belangrijk aandachtspunt. De hoge verzuimcijfers binnen de onderwijssector vormden aanleiding voor een veelheid van wetten en maatregelen waar ook de Borgesiusstichting op in moet spelen. Om een effectief verzuimbeleid te kunnen voeren dienen er beleidskaders te worden vastgesteld waarbinnen de betrokken partijen aan het verzuim gaan werken. Deze notitie heeft onder andere als doel deze beleidskaders aan te geven. 1. Uitgangspunten Het ziekteverzuimbeleid maakt onderdeel uit van het arbobeleid en is gericht op het voorkomen en verminderen van verzuim van personeel. Het ziekteverzuimbeleid wordt uitgevoerd aan de hand van een speciaal hiervoor opgesteld plan. Dit ziekteverzuimbeleid is een uitwerking van de regels waaraan zulk beleid moet voldoen en omschrijft maatregelen ter bevordering van de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van werknemers. Met andere woorden, het ziekteverzuimbeleid draagt bij aan het scheppen van een optimaal werkklimaat in overeenstemming met de WIA, Arbowet, Wet Terugdringing Ziekteverzuim, Ziektewet, Wet Verbetering Poortwachter en overige relevante regelgeving. Het ziekteverzuimbeleid heeft als doel door bevordering van veiligheid, gezondheid en het welzijn: arbeidsongeschiktheid en beroepsziekten te voorkomen; ziekteverzuim tot een minimum te beperken; de wetgeving op dit gebied na te leven. Het streven van alle betrokken partijen is erop gericht om aan het eind van elk kalenderjaar een ziekteverzuimpercentage te bereiken dat lager is dan het landelijk gemiddelde. 1.1 Het begrip ziekteverzuim Ziekteverzuim omvat alle vormen van niet-werken na een ziekmelding en kan op verschillende manieren worden uitgedrukt. Soorten verzuim Naast wit verzuim (evidente onmogelijkheid om te werken) en zwart verzuim (ongeoorloofd verzuim, geen sprake van ziekte) bestaat er grijs verzuim. In geval van grijs verzuim ontbreekt het aan duidelijke beoordelingscriteria, op grond waarvan aangetoond kan worden of iemand al dan niet ziek is. Duur van de ziekte Kortdurend verzuim: 1 tot 7 kalenderdagen, maar in ieder geval < 1 week Middellang verzuim: 7 kalenderdagen tot 3 weken (20 kalenderdagen) Langdurig verzuim: > 3 weken Frequent verzuim: 3 of meer keer per (school)jaar

a

Waar in deze beleidsnotitie hij/zijn staat dient tevens zij/haar te worden gelezen.

2

Ziekte versus arbeidsongeschiktheid Ziekte is niet gelijk aan arbeidsongeschiktheid. Van arbeidsongeschiktheid is pas sprake als de ziekteverschijnselen in conflict komen met de eisen die het werk stelt. Het gaat dus om de vraag of en in hoeverre de werknemer door de ziekte niet meer in staat is om een arbeidsprestatie te leveren. Met andere woorden: “ziekte” is het medische verhaal, “arbeidsongeschiktheid” is het werkgerelateerde verhaal. 1.2. Factoren binnen het ziekteverzuim Ziekteverzuim is geen onvermijdelijk gegeven, maar kan (voor een deel) worden beïnvloed. Er zijn een vijftal factoren te onderscheiden die van invloed zijn op het ziekteverzuim, waarbij moet worden opgemerkt dat er vrijwel nooit maar één oorzaak ten grondslag ligt aan verzuim. Verzuim is een multicausaal verschijnsel. a. b.

c. d. e.

maatschappelijke factoren (het stelsel en de uitvoering van de sociale zekerheid, het stelsel van de gezondheidszorg en economische invloeden); organisationele factoren (de organisatievorm, de leeftijdsopbouw, de kwaliteit van het werk, de arbeidsverhoudingen, de arbeidsomstandigheden, de omgang met collegae en de afwisseling in het werk); werkplekgebonden factoren (arbeidsinhoud, arbeidsomstandigheden, arbeidsverhoudingen en arbeidsvoorwaarden); persoonsgebonden factoren (de fysieke gesteldheid, draagkracht of persoonlijkheid, privé-problemen e.d.); natuurlijke factoren (klimatologische factoren, de invloed van seizoenen en de dagen van de week).

Deze factoren spelen in het verzuimproces een rol. Hoeveel druk de werknemer kan dragen, is afhankelijk van zijn draagkracht. Deze draagkracht wordt o.a. bepaald door zijn persoonlijkheid of karakter en de hoeveelheid ondersteuning die hij vanuit zijn privé-leven krijgt. Als de balans tussen werkbelasting en draagkracht verstoord raakt, kan de neiging ontstaan om te verzuimen: de verzuimneiging. Verzuimen hangt niet alleen van de verzuimneiging af. Ook als de balans verstoord is en de neiging groot is, kan een medewerker besluiten te blijven werken. De beslissing om te verzuimen wordt mede bepaald door de verzuimdrempel. De hoogte van de verzuimdrempel wordt bepaald door de afspraken die rondom het verzuim zijn gemaakt en de binding met het werk. Bij de binding met het werk worden onderscheiden: de verbondenheid met de doelstelling van de organisatie (de ideële identificatie), de aantrekkelijkheid van de eigen functie (instrumentele identificatie) en de band met de collegae (de sociale identificatie). Wordt de verzuimdrempel overschreden dan is er sprake van verzuim. Als tijdens het verzuim de balans tussen werkbelasting en draagkracht weer in evenwicht komt, dan daalt de verzuimneiging en kan op een gegeven moment de drempel om het werk te hervatten (hervattingdrempel) worden overschreden. Wanneer sprake is van regelmatig kortdurend verzuim wordt gesproken over frequent kortdurend verzuim. De verzuimneiging is dan groot en zowel de verzuim- als de hervattingdrempel laag. Bij langdurend verzuim wordt, naarmate de medewerker langer afwezig is, de binding met de werkplek minder. De hervattingdrempel kan worden verlaagd door sociaal-medische begeleiding (behandelend artsen, contact met collegae en directie), rechtspositionele regelingen en de mate waarin een terugkeerbeleid wordt gevoerd. Bij de analyse van ziekteverzuim kunnen factoren als de aard van het werk, de fysieke werkomstandigheden, de arbeidsverhoudingen en andere psychische omstandigheden (werkbelasting) in verband gebracht worden met de persoonlijkheid, gezondheid en privé-omstandigheden van de arbeidsongeschikte medewerker (draagkracht). In hoeverre eventuele "overbelasting" tot ziekteverzuim zal leiden hangt mede af van de geldende normen, huisregels en concrete afspraken en de ideële, instrumentale en sociale binding met het werk.

3

1.3 Verantwoordelijkheid De algemene directie van de Borgesiusstichting en de directeuren zijn samen verantwoordelijk voor het ziekteverzuimbeleid. De schoolleiding zorgt voor de uitvoering van het beleid en stelt de medewerkers op de hoogte van dit plan. Dit ziekteverzuimbeleidsplan is onderdeel van het Integraal Personeels Beleidsplan. De algemene directie en directeuren laten zich in hun werkzaamheden bijstaan door een gecertificeerde Arbo-dienst. Andere actoren bij de vormgeving, uitvoering en toetsing van het verzuimbeleid zijn:  De personeelsfunctionaris heeft tot taak om samen met de directeuren de acties te coördineren met betrekking tot verzuimbeheersing, mede zorg te dragen voor een effectief functionerend SMT, het adviseren over verzuimbeleid en de implementatie daarvan, het ondersteunen van de directeuren bij het voeren van verzuimgesprekken, het adviseren over de wijze van communicatie over verzuim, het signaleren van ontwikkelingen op dit punt, en deze en personele gegevens vertalen naar managementinformatie en het (mede)bewaken van de voortgang van verzuimprojecten en van de procedure ziek- en herstelmelding.  Het SMT is een overlegorgaan waarin de algemene directie, de directeur, de bedrijfsarts en de personeelsfunctionaris activiteiten betreffende het voorkomen en oplossen van problemen op het gebied van de arbeidsomstandigheden en het ziekteverzuim op elkaar afstemmen. Op ad hoc basis kan ervoor worden gekozen om de arbeidsdeskundige van UWV aan het SMT te laten deelnemen. Het SMT voert minstens 3 x per jaar het Sociaal Medisch Overleg (SMO).  De arbeidsdeskundige van het UWV kan om advies worden gevraagd over de aanpak van verzuimbegeleiding, revalidatie, reïntegratie- en herplaatsingsmogelijkheden.  Met de GMR/MR dient tenslotte overleg te worden gevoerd over de uitvoering van het arbeidsomstandigheden- en verzuimbeleid. De GMR/MR toetst het gevoerde beleid.  De Arbeidsinspectie, die belast is met het handhaven van de Arbowet en het toezicht op de naleving ervan, zal toetsen of er een ziekteverzuimbeleid gevoerd wordt. Bij ontbreken van een beleid kan deze dienst aanwijzingen geven inhoudende dat een beleid moet worden geformuleerd. 1.4 Plan Het ziekteverzuimbeleid, zoals hieronder weergegeven, bestaat uit drie onderdelen: preventief beleid, ter verbetering van de verdeling tussen werkbelasting en belastbaarheid van personeel; curatief beleid, ter bevordering van het herstel van personeel en spoedige werkhervatting; registratie en administratie. 2. Preventief beleid 2.1 Inzet De algemene directie en de directeuren van de Borgesiusstichting proberen ziekteverzuim tot een minimum te beperken, door te zorgen voor goede arbeidsomstandigheden, een prettig sociaal klimaat, het vroegtijdig signaleren van dreigend verzuim, het nemen van maatregelen om verzuim tegen te gaan en voldoende aandacht voor de individuele medewerker. Dit gebeurt aan de hand van dan wel tijdens: de gesprekscyclus: individuele gesprekken tussen medewerkers en (direct-) leidinggevenden, ten minste 1 maal per jaar; teamvergaderingen waarin ten minste 2 maal per jaar verzuimbeleid, welzijn en arbeidsomstandigheden worden besproken; het directeurenoverleg. Hiervoor worden 2 keer per jaar verzuimcijfers aangeleverd, gegenereerd door het administratiebureau en de Arbo-dienst. Deze worden door de algemene directie besproken om tendensen te ontdekken en afspraken te maken met de directeuren om ziekteverzuim te voorkomen. Genoemde cijfers worden afgezet tegen de landelijke gemiddelden; overleg, met de algemene directie op initiatief van de directeuren, over school specifieke aangelegenheden met betrekking tot het voorkomen en terugdringen van verzuim;

4

-

-

-

-

risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) met het bijbehorende plan van aanpak. voorlichting over het verzuimbeleid op verzoek van de algemene directie of de directeuren naar aanleiding van nieuwe wetgeving c.q. te verwachten verzuim of naar aanleiding van actuele zaken. het aanbieden van een Periodiek Arbeidsgezondheidskundig Onderzoek (PAGO) door een gecertificeerde arbodienst (aanbieden verplicht deelname vrijwillig) aan werknemers waarvan in het SMO is vastgesteld dat het raadzaam is deze PAGO af te nemen; het aanbieden van een open spreekuur bij een Arbodienst voor werkgerelateerde vragen met betrekking tot welzijn, gezondheid en arbeidsomstandigheden aan werknemers in dienst van de Borgesiusstichting; De Borgesiusstichting krijgt op grond van het “privacyreglement” geen informatie op de factuur over wie dit spreekuur bezocht heeft. het, ten minste 2 maal per jaar, bijeenkomen van een sociaal medisch team; het aanbieden van individuele hulpverleningstrajecten ter voorkoming van uitval door ziekte; de jaarlijkse teamdagen en andere informele bijeenkomsten; het verzorgen van attenties aan medewerkers. periodiek wordt een MTO (MedewerkersTevredenheidsOnderzoek) afgenomen.

De werknemer draagt bij aan de preventie van verzuim door problemen tijdig te onderkennen en te bespreken. Het beleid van de Borgesiusstichting is er op gericht oorzaken van verzuim zo veel mogelijk uit te sluiten. Alleen als schoolleiding én werknemers zich volledig inzetten voor beperking van het ziekteverzuim, is het beleid effectief.

2.2 Voorlichting In het teamoverleg van de scholen komt het ziekteverzuim aan de orde en worden kengetallen vergeleken met het landelijk gemiddelde. Bij een vermoeden van een verhoogd, of geconstateerd, risico op (beroepsgebonden) aandoeningen verzorgt de Borgesiusstichting voorlichting over onderwerpen die gezondheid en arbeid aangaan. Deze voorlichting kan gegeven worden door de algemene directie of door derden op voorstel van de schoolleiding maar pas dan na overleg met, en fiattering van, de algemene directie.. De directeur informeert werknemers over het gehanteerde ziekteverzuimbeleid en de afspraken die hierover zijn gemaakt. Voorlichting is een essentieel onderdeel van de aanpak van ziekteverzuim. 2.3 Verzuimgesprek Nadat een werknemer 3 maal in een schooljaar heeft verzuimd is sprake van kort frequent verzuim. De directeur houdt met de werknemer een verzuimgesprek, als dit naar het oordeel van de directeur nodig is. Hierbij kiest de directeur een strategie die hij passend vindt in de voorkomende situatie. Dit gesprek staat los van actueel verzuim en heeft als onderwerp de oorzaak van het individuele verzuimgedrag. Ook de gevolgen van het verzuim voor de school en eventuele wijzigingen in het werk tijdens de verzuimperiode komen tijdens het gesprek aan de orde. Bijlage 1 bevat een leidraad voor het voeren van een dergelijk verzuimgesprek en de wijze van verslaglegging. Uit het gesprek blijkt of verzuimd werd als gevolg van medische klachten, arbeidsomstandigheden of privé-omstandigheden. Indien de oorzaak van het verzuim bekend is, proberen werkgever en werknemer tot een oplossing te komen. Naar aanleiding van het verzuimgesprek kan worden overwogen om in voorkomende situaties de werkzaamheden tijdelijk aan te passen, dan wel een afspraak te regelen bij de Arbodienst. Van dit verzuimgesprek wordt in ieder geval een verslag gemaakt dat door beide gesprekspartners wordt ondertekend voor akkoord/gezien.

5

3. Curatief beleid In geval van een ziekmelding streeft de algemene directie van de Borgesiusstichting naar het herstel van de werknemer en een zo spoedig mogelijke werkhervatting dan wel reïntegratie. Hoe dit gebeurt, staat hieronder beschreven.

3.1 Ziekmeldingsprocedure De werknemer meldt zich ziek bij de directeur van de school of diens plaatsvervanger (de directeur van de school meldt zich ziek bij de algemene directie). De schoolleiding en werknemer dienen zich te houden aan het Protocol bij ziekte en reïntegratie (zie bijlage 2). De algemene directie en de directeuren van de Borgesiusstichting dienen er voor te zorgen dat alle werknemers op de hoogte zijn van het protocol bij ziekte en reïntegratie door te wijzen op de aanwezigheid van een Ziekteverzuimbeleidsplan en het ter inzage aan te bieden. Voor het voeren van een (telefonisch) gesprek bij een ziekmelding is een leidraad aan dit beleidsplan toegevoegd (zie bijlage 3). Indien het verzuim langer dan een week duurt, worden afspraken gemaakt en informatie met betrekking tot het verzuim vastgelegd in een dossier. Het dossier is een logboek dat alle gegevens, documenten en correspondentie bevat die betrekking hebben op het verloop van het ziekteverzuim, het aantal feitelijk gewerkte uren en de ondernomen activiteiten gedurende de gehele ziekte periode. 3.2 Betrokkenheid De directeuren stimuleren de betrokkenheid van collega’s bij de situatie waarin de zieke zich bevindt. Telefoontjes, ziekenbezoek, bloemen en dergelijke worden, indien wenselijk, aangemoedigd. Bij langdurig verzuim tracht de schoolleiding vervreemding van het werk tegen te gaan, zodat reïntegratie van de werknemer na zijn herstel voorspoedig verloopt. De directeur, tevens casemanager, houdt daartoe regelmatig (aanvankelijk wekelijks) contact met de zieke; relevante post en andere informatie van de school wordt doorgestuurd. Bijlage 4 is een leidraad voor huisbezoek door de directeur/casemanager. 3.3 Werkhervatting en reïntegratie Werkhervatting brengt een aantal regels met zich mee voor de casemanager en werknemer, zoals vastgelegd in het protocol werkhervatting (zie bijlage 5). De algemene directie en de directeuren dienen ervoor te zorgen dat alle werknemers op de hoogte zijn van dit protocol. Een leidraad voor een werkhervattinggesprek is aan dit beleidsplan toegevoegd (zie bijlage 6). De casemanager bevordert de reïntegratie van zieke werknemers door tijdig maatregelen te treffen en een plan van aanpak te maken aan de hand waarvan de werknemer zijn werk kan hervatten, dan wel een aangepaste functie kan vervullen. Als blijkt dat de werknemer het eigen werk niet meer kan uitvoeren en er geen geschikte arbeid voorhanden is, probeert de directeur in samenspraak met de algemene directie en de werknemer laatstgenoemde in een andere organisatie van passend werk te voorzien (reïntegratie tweede spoor). In dit plan van aanpak staat hoe partijen zullen meewerken aan een snel herstel en terugkeer van de werknemer op het werk en is aangegeven wie de afspraken en voortgang bewaakt (de zogenaamde casemanager). De directeur/casemanager blijft eindverantwoordelijk. 3.4 Aangepast werk Door middel van tijdelijk aangepaste werkzaamheden blijft de werknemer betrokken bij zijn werk en zal hij minder snel in de WIA belanden. Bovendien kan de directeur gebruik blijven maken van de kennis en capaciteiten van de werknemer. De bedrijfsarts geeft in dit geval aan wat de mogelijkheden / beperkingen zijn van de werknemer. De directeur bepaalt in samenspraak met de werknemer welke taken kunnen worden aangeboden. Bij aangepast werk dan wel arbeidstherapeutisch werk moeten afspraken worden gemaakt over het doel, de aard, inhoud en duur van het werk. Aangepast of therapeutisch werk is nooit een doel op zich, maar zal in de regel zijn gericht op hervatting in het oorspronkelijke werk. Aangepast of therapeutisch werk kan tevens worden gebruikt om duidelijkheid te verkrijgen over de mogelijkheden van reïntegratie. Door de casemanager wordt een duidelijke termijn afgesproken waarbinnen een werknemer aangepast of therapeutisch werk verricht e.e.a. afhankelijk van het advies van de arbo-arts.

6

3.5 Sociaal-medisch teamoverleg Tenminste 2 keer per jaar komt het sociaal-medisch team bij elkaar voor overleg. Het sociaal-medisch team bespreekt de verzuimcijfers, het individuele verzuim en algemene arboproblematiek. Ook de mogelijkheden voor aangepast werk zijn onderwerp van gesprek. Er worden afspraken gemaakt over actuele verzuimgevallen en zo nodig vanuit preventief oogpunt over hoe verzuim kan worden tegengegaan. Het team bestaat uit de bedrijfsarts, de directeur/casemanager (alleen voor de hen relevante verzuimgevallen), de algemene directie en de personeelsfunctionaris. Het sociaal medisch team overlegt aan de hand van een op voorhand vastgestelde agenda. Op deze agenda staat in ieder geval: een overzicht van alle zieke werknemers uitgesplitst naar locaties en een analyse van deze cijfers bespreken van langdurig zieken en het plan van aanpak bespreken van frequent zieken en plan van aanpak algemene verzuimcijfers, een analyse van deze cijfers en prognoses de beroepsgebonden risico’s van een hoog verzuim en hoe deze te reduceren Van dit overleg wordt een verslag gemaakt dat aan de algemene directie en aan de scholen waarvan werknemers zijn besproken ter hand gesteld wordt. Afhankelijk van de uitkomsten worden daarna afspraken gemaakt. 4. Registratie en administratie Om het ziekteverzuim te kunnen sturen, evalueren en bij te stellen leveren de directeuren van de Borgesiusstichting de noodzakelijk gegevens aan bij het administratiekantoor en de arbodienst. Deze zorgen voor een nauwkeurige registratie en administratie van de afwezigheid van personeel, absentie door ziekteverzuim inbegrepen. Hiervoor maakt het administratiekantoor gebruik van een registratiesysteem waarmee de volgende gegevens kunnen worden gegenereerd: het ziekteverzuimpercentage op school- en bestuursniveau in een bepaalde periode, de ziekmeldingsfrequentie op school- en bestuursniveau in een bepaalde periode; een indeling van het ziekteverzuim per school op grond van leeftijd, geslacht, en functieniveau. De algemene directie is bevoegd tot het genereren van overzichten t.a.v verzuim binnen de gehele organisatie. Door deze registratie wordt ook voldaan aan de voorwaarden welke het vervangingsfonds stelt voor deelname aan dit fonds. Alle documenten, formulieren en informatie met betrekking tot de zieke werknemer worden vanuit het administratiekantoor en de arbodienst verstuurd naar de betreffende casemanager die de post verwerkt en administreert en een dossier aanlegt met betrekking tot de zieke werknemer. De Arbo-dienst en/of de personeelsfunctionaris adviseren de casemanagers en ondersteunen met het invullen van de wettelijke formulieren, het bewaken van termijnen en het aanvragen van subsidie. 4.1 Overzicht De algemene directie van de Borgesiusstichting ontvangt 2 keer per jaar een overzicht van zieke werknemers per locatie van de arbodienst. Dit overzicht bevat algemene, geen individuele, verzuimgegevens, die in de teamvergadering van de school worden besproken. De kengetallen van de eigen school worden gespiegeld aan het landelijk gemiddelde. Deze gegevens zullen 2 keer per jaar in het directeurenoverleg van de Borgesiusstichting worden besproken. 4.2 Evaluatie Ten minste eenmaal per jaar voert de algemene directie van de Borgesiusstichting een evaluatiegesprek met de Arbo-dienst over de verzuimcijfers per school, de verzuimbegeleiding en de uitvoering van het dienstverleningsplan van het afgelopen jaar.

7

4.3 Budgettering De financiële effecten van dit ziekteverzuimbeleidsplan worden meegenomen in de bovenschoolse begroting. 5. Vervangingsfonds versus Risicofonds Voor de bekostiging van de vervanger bij afwezigheid van onderwijzend personeel is de Borgesiusstichting voor de 18 scholen voor basisonderwijs, aangesloten bij het Vervangingsfonds. De kosten van de vervanger kunnen worden gedeclareerd voor een aantal binnen het Reglement Vervangingsfonds omschreven redenen, waaronder ziekteverlof. Voor het onderwijsondersteunend personeel (bijv. schoonhoudster, conciërge, administratief medewerker), werkzaam op de basisscholen van de Borgesiusstichting, is de Borgesiusstichting aangesloten bij het Risicofonds. Bij arbeidsongeschiktheid vindt door het Risicofonds vergoeding plaats van de loonkosten van de afwezige werknemer. Voordat tot vergoeding wordt overgegaan, geldt een wachttijd van vijf werkdagen. Om voor vergoeding door het Risicofonds in aanmerking te komen dienen verklaringen van de bedrijfsarts te worden overlegd. Daarom dient deze groep werknemers, bij een ziekmelding, direct te worden ziek gemeld bij de Arbo Unie, eventueel met het verzoek om een verzuimconsult te laten plaatsvinden. 6. Arbo Unie De Borgesiusstichting is aangesloten bij de Arbo Unie op basis van een gezamenlijk dienstverleningsplan, ingaande op 1 januari 2013. Jaarlijks wordt besloten of dit plan wordt voortgezet. 6.1 Werkwijze Verzuim- en Reïntegratiebegeleiding De Arbo Unie werkt bij de Borgesiusstichting op een opdrachtgestuurde wijze. Opdrachtgestuurde dienstverlening is gericht op een adequate en zakelijke benadering en heeft de volgende kenmerken:  Is efficiënt, geen actie door Arbo Unie waar niet om gevraagd wordt.  Voorkomt medicalisering van de verzuimproblematiek.  Laat de verantwoordelijkheid voor verzuimbegeleiding bij de werkgever. De opdrachtgestuurde werkwijze veronderstelt management waarbij de leidinggevende verantwoordelijk is voor functionerings- en verzuimmanagement. Vanuit deze verantwoordelijkheid kan de leidinggevende zich laten ondersteunen of adviseren door de personeelsfunctionaris en de Arbo Unie. Ten behoeve van gerichte inzet is de vraagstelling van groot belang. Dit betekent dat de Borgesiusstichting een sturende rol heeft ten aanzien van verzuimmanagement. De Borgesiusstichting kan kiezen uit een aantal, door de Arbo Unie uit te voeren, acties: 1. Spreekuur van de bedrijfsarts of verzuimconsulent met een concrete vraagstelling (welke mogelijkheden om verzuim te beperken, indicatie van mogelijke duur van klachten, zijn beoogde al dan niet tijdelijke aanpassingen in het werk medisch gezien verantwoord, etc.). 2. Telefonisch contact door de bedrijfsarts of verzuimconsulent met de verzuimende medewerker ten behoeve van beoordeling toegevoegde waarde van het spreekuur. 3. Spoedcontrole/huisbezoek door verzuimrapporteur/consulent. 4. Geen actie nodig omdat klachten en vermoedelijke duur bekend zijn en aangepast werk niet tot de mogelijkheden behoort. De Arbo Unie draagt op basis van de opdracht zorg voor de uitvoering van de gevraagde actie. 6.2 Gegevens Arbo Unie Arbo Unie draagt zorg voor de continuïteit van de dienstverlening door de Borgesiusstichting een vast team van adviseurs ter beschikking te stellen. Deze adviseurs werken nauw samen in een zogenaamd bedrijfsteam. Naar behoefte wordt door de Arbo Unie de meest geschikte deskundigheid ingezet. Bij va-

8

kantie en overige kortdurende afwezigheid van adviseurs wordt de uitvoering van de dienstverlening tussentijds waargenomen door andere vaste medewerkers. In geval van langdurige afwezigheid zullen in overleg met opdrachtgever zonodig aanvullende afspraken gemaakt worden. Opdrachtgever wordt tijdig geïnformeerd over vervanging van adviseurs. Eenmaal per jaar vindt een overleg plaats betreffende evaluatie dienstverlening Arbo Unie. De Borgesiusstichting krijgt de beschikking over een accountmanager. Hij is verantwoordelijk voor de inhoud en voortgang van de dienstverlening zoals is afgesproken in het dienstverleningsplan. Hij maakt afspraken om de dienstverlening periodiek te evalueren.

Accountmanager Bedrijfsarts

Mw. L. Stolwerk [email protected] Mw. A.C. Kalwij [email protected]

Arbo Unie vestiging gegevens Vestigingsnaam Bezoekadres Postadres vestiging Telefoonnummer klantenservice E-mailadres klantenservice Telefoonnummer verzuimdesk E-mailadres verzuimdesk Telefoonnummer planbureau E-mailadres planbureau

Arbo Unie Westbroek 39, 4822 ZX Breda Postbus 6843, 4802 HV Breda (076) 5487405 (076) 5487864 (0165) 542900 [email protected] (076) 5487814 [email protected]

7. De spelregels 

De arbeidsongeschikte medewerker en leidinggevende dienen zich te houden aan de procedures en het beleid van de Borgesiusstichting ten aanzien van het ziekteverzuim.



De medewerker is verplicht gehoor te geven aan een oproep voor het verzuimspreekuur bij de bedrijfsarts, tenzij dit medisch onmogelijk is; men dient dit dan z.s.m. aan de Arbo Unie kenbaar te maken.



Vanaf de eerste arbeidsongeschiktheidsdag dient de werknemer de werkgever in staat te stellen contact met hem op te nemen. In het algemeen geldt dat men controle wel mogelijk moet maken en dat de Arbo Unie dus moet weten waar men bereikbaar is.



De medewerker is niet verplicht de leidinggevende te vertellen wat de ziekte precies inhoudt en/of hem gedetailleerd op de hoogte te houden van zijn genezingsproces, maar dient de leidinggevende na bezoek aan arts, specialist en/of bedrijfsarts wel op de hoogte te houden van de ontwikkelingen met betrekking tot het herstel en (werk)mogelijkheden die zouden kunnen bijdragen aan een spoedige hervatting van het werk.



De medewerker is zelf verantwoordelijk voor een juiste inhoud van het reïntegratiedossier (later het reïntegratieverslag) en dient heldere afspraken met de leidinggevende te maken. De leidinggevende ziet er samen met de medewerker op toe dat het reïntegratieverslag correct gevuld wordt. Alle afspraken en overlegmomenten dienen hierin aangetekend te worden.



De medewerker stelt zich, indien nodig, onder behandeling van een arts en houdt zich aan de gedragsregels die gesteld worden door de behandelend arts(en).

9



De medewerker en leidinggevende kunnen beiden bij verschil van mening om een second opinion vragen bij een arts van UWV.



De medewerker dient de door de werkgever aangeboden passende arbeid te aanvaarden en actief mee te werken aan het opgestelde plan van aanpak.



De medewerker onthoudt zich van activiteiten die het herstel kunnen vertragen c.q. belemmeren.



De medewerker dient indien dit mogelijk is groepsbijeenkomsten en werkoverleg bij te wonen.



De medewerker dient een wijziging van woon- of verblijfadres van tevoren (maar uiterlijk binnen 24 uur na de wijziging) aan de leidinggevende door te geven, die het weer doorgeeft aan de administratie.



De medewerker dient voor een verblijf in het buitenland van langer dan één dag, tijdig toestemming te vragen aan de bedrijfsarts.



Bij vragen op het gebied van arbeid en gezondheid kunnen medewerkers en leidinggevenden rechtstreeks contact opnemen met de bedrijfsarts van de Arbo Unie.



De medewerker meldt telefonisch zo spoedig mogelijk bij de leidinggevende wanneer het werk (gedeeltelijk) kan worden hervat.

10

Bijlage 1: Leidraad voor een verzuimgesprek e

Doel: hulpmiddel voor de schoolleiding bij frequent (3 keer in een schooljaar) of langdurig verzuim. 1.

Zorg voor een goede voorbereiding: - ken de achtergronden van het verzuim; - bestudeer de verzuimhistorie van de laatste twee jaar; - analyseer de gegevens en cijfers.

2.

Verzamel informatie uit alle beschikbare bronnen: - dossier; - verzuimgegevens; - informatie van externe instanties zoals de Arbo-dienst; - informatie uit functioneringsgesprekken, werkhervattinggesprekken enzovoort.

3.

Spreek van tevoren het gespreksdoel af, plaats/tijdstip/tijdsduur en gespreksdeelnemers.

4.

Zorg voor een rustige locatie.

5.

Confronteer de medewerker met zijn verzuimgegevens, zwart op wit.

6.

Geef aan welke gevolgen het verzuim voor de school heeft.

7.

Vraag de medewerker wat de oorzaken van het verzuim zijn.

8.

Gesprekstechniek: laat de medewerker zo veel mogelijk aan het woord (tip: laat stiltes vallen, vraag door, vat samen en luister goed).

9.

Inventariseer samen met de medewerker alle factoren die het verzuim beïnvloeden.

10.

Probeer samen met de medewerker tot oplossingen te komen, maar laat hem die zoveel mogelijk zelf aandragen (effectiviteit = kwaliteit x acceptatie).

11.

Maak concrete en controleerbare afspraken.

12.

Beloof niet wat u niet kunt nakomen (bevoegdheid).

13.

Vat het gesprek samen en evalueer het.

14.

Bepaal, indien nodig, een datum voor een evaluatie- of vervolggesprek.

15.

Leg alle afspraken vast volgens de bijgevoegde format.

11

e

Verslag verzuimgesprek bij frequent (3 keer in een schooljaar) of langdurig verzuim. Naam werknemer functie geboorte datum school overzicht verzuim schooljaar ………

: : : : :

van ………………… tot ………………… van ………………… tot ………………… van ………………… tot ………………… van ………………… tot …………………

gesprekspartner (naam directeur)

Doel van het gesprek

:

:…………………………………………………………….....

Oorzaken van verzuim :………………………………………………………………. ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... Oplossingen vanuit werknemer:………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………... ……………………………………………………………………………………………………... Oplossingen vanuit werkgever:………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………... ……………………………………………………………………………………………………... Afspraken

:………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………...

Vervolg afspraak, indien ja voor akkoord werknemer

:

datum en tijdstip …………………………... voor akkoord werkgever

12

Bijlage 2: Protocol bij ziekte en reïntegratie Doel: Voor zowel de directeur als de zieke werknemer een heldere procedure vaststellen. Dit protocol is van toepassing indien een werknemer op of na 1 augustus 2008 ziek wordt. 1.

Verzuim door ziekte dient zo spoedig mogelijk te worden gemeld, doch uiterlijk voor 07.30 uur ’s ochtends bij de directeur van de school (de directeur van de school meldt zich ziek bij het bovenschools management), opdat deze tijdig voor vervanging kan zorgen. De directeur informeert naar de oorzaak en ernst van de ziekte, verwachte duur enzovoort, en maakt een vervolgafspraak met de melder voor een volgend contact. Hier wordt bepaald wat over het verzuim aan het team, leerlingen en ouders wordt verteld. In de eerste zes weken van het verzuim is er in ieder geval wekelijks contact.

2.

De directeur zorgt er voor dat de melding op de eerste dag van het ziekteverzuim wordt doorgegeven aan de Arbo-dienst en het administratiekantoor. Indien vervanging gewenst is, wordt het Centrum voor Personeelsvoorziening ingeschakeld.

3.

Elke leerkracht zorgt er voor dat een vervangende leerkracht te allen tijde over het lesprogramma en alle informatie kan beschikken die nodig is om de lessen te kunnen overnemen.

4.

De directeur /casemanager start in de tweede week direct met het maken van een reïntegratiedossier. Het reïntegratiedossier is een logboek dat alle gegevens, documenten en correspondentie bevat die betrekking hebben op het verloop van het ziekteverzuim, het aantal feitelijk gewerkte uren en de ondernomen activiteiten gedurende de gehele ziekte periode. De casemanager stelt een reïntegratieplan op, begeleidt de voortgang en de bewaakt de uitvoering ervan. Eindverantwoordelijke blijft de directeur/ casemanager.

5.

In overleg met de directeur bepaalt de Arbo-dienst of en wanneer de zieke werknemer wordt opgeroepen voor het spreekuur. Tijdstip van het eerste spreekuur hangt af van de aard van het verzuim. In de regel gebeurt dit na de tweede week van het verzuim. De zieke werknemer kan, indien het werk gerelateerd verzuim betreft ook zelf besluiten om gebruik te maken van het spreekuur bij de bedrijfsarts.

6.

Indien het ziekteverzuim langer duurt dan twee weken neemt de directeur/casemanager (telefonisch) contact op met de werknemer om na te gaan in hoeverre een huisbezoek door de directeur/casemanager en/of collega’s gewenst is. Indien de werknemer aangeeft bezoek op prijs te stellen, zorgt de directeur/casemanager op korte termijn voor een bezoek.

7.

De werknemer dient tijdens het ziekteverzuim bereikbaar te zijn voor de algemene directie/casemanager en voor het bestuur van de onderwijsinstelling, uiteraard voor zover de gezondheidstoestand dit toelaat.

8.

Tijdens het verzuim is het niet toegestaan andere werkzaamheden te verrichten zonder toestemming van de bedrijfsarts en de directeur van de betrokken school.

9.

Van de werknemer wordt verwacht dat veranderingen in de situatie worden doorgegeven aan de directeur/casemanager en de Arbo-dienst.

10.

Een zieke werknemer werkt mee aan een spoedig herstel en doet er alles aan om op een zo kort mogelijke termijn het werk te hervatten. Adviezen van de bedrijfsarts moeten worden opgevolgd.

11.

Van de werknemer wordt verwacht met de Arbo-dienst en directeur/ casemanager mee te denken over reïntegratieactiviteiten.

13

12.

De directeur/casemanager zal alle reïntegratie-inspanningen verrichten die redelijkerwijs van hem kunnen worden verwacht om de werknemer snel weer aan het werk te helpen in de eigen organisatie. Indien vaststaat dat de eigen arbeid niet meer kan worden verricht en er geen passende arbeid in de eigen organisatie voor handen is, bevordert de directeur/casemanager, in overleg met de algemene directie, passende arbeid bij een andere werkgever (reïntegratie tweede spoor).

13.

In alle gevallen ontvangt de directeur uiterlijk in de zesde ziekteweek een (uitgebreide of beknopte) probleemanalyse met advies van de Arbo-dienst via de algemene directie. De directeur wordt, indien mogelijk, zelf casemanager (of benoemt een casemanager) en zorgt ervoor dat de zieke werknemer een, indien aan de orde, exemplaar krijgt van de probleemanalyse. Vanaf dit moment zal het bestuurskantoor van de Borgesiusstichting en de algemene directie “fatale” data (door de overheid vastgestelde termijn zoals in de WvP) bewaken en een eigen dossier opbouwen om deze bewaking te kunnen uitvoeren. De casemanager stuurt vanaf nu van alle documenten een afschrift naar de algemene directie.

14.

De casemanager en de werknemer stellen uiterlijk binnen twee weken na ontvangst van de probleemanalyse een plan van aanpak voor reïntegratie op. De algemene directie ontvangt hiervan een kopie. De casemanager zal hiertoe in de week van de ontvangst van de probleemanalyse de zieke werknemer uitnodigen voor een gesprek. Onderdeel van het reïntegratieplan is het reïntegratiedossier. Het reïntegratiedossier blijft het logboek waarin alle afspraken, documenten en alle andere zaken met betrekking tot het verzuim opgetekend worden. De casemanager en de werknemer voeren de activiteiten uit die zijn afgesproken in het plan van aanpak. Voor het opmaken van een plan van aanpak voor reïntegratie maakt de Borgesiusstichting gebruik van het door UWV ontwikkelde format. (Een digitale versie van het plan van aanpak is te downloaden via de site van UWV; www.uwv.nl, te bestellen bij UWV of op te vragen bij de algemene directie). Voor het reïntegratiedossier zijn geen vormvoorschriften.

15.

De Arbo-dienst voert regelmatig overleg (spreekuurcontact) met de zieke werknemer om de uitvoering van het Plan van aanpak te volgen en te stimuleren. Bij een spreekuurcontact eens in de zes weken wordt aan de vereiste regelmaat voldaan. De frequentie van de contacten met de werknemer zijn afhankelijk van de situatie van de werknemer. De Arbo-dienst heeft hiervoor professionele richtlijnen. De spreekuurcontacten kunnen plaatsvinden met diverse disciplines zoals bedrijfsarts, psycholoog, bedrijfsmaatschappelijk werker of arboverpleegkundige. Wie de contactpartij is, hangt af van de oorzaak van het verzuim.

16.

De casemanager en de zieke werknemer overleggen regelmatig (minimaal één keer per zes weken) om te bepalen of alle afspraken in het Plan van aanpak zijn nagekomen en of het Plan van aanpak nog aansluit op de situatie van de werknemer.

17.

Wanneer de gezondheidstoestand het toelaat wordt een werknemer die langdurig verzuimt, uitgenodigd om de school te bezoeken en deel te nemen aan sociale activiteiten met als doel de band met de school in stand te houden.

18.

In de dertiende week van het verzuim meldt de directeur/ casemanager het verzuim aan het UWV. Het bovenschools management krijgt hiervan een afschrift. De directeur/casemanager zorgt dat ook de zieke werknemer een afschrift van de ziekmelding krijgt.

19.

Na 1 jaar ziekte vullen werknemer en werkgever samen de Eerstejaarsevaluatie plan van aanpak bij WIA in. De werknemer wordt na 1 jaar ziekte voor het deel waarvoor hij ziek staat gemeld gekort op zijn salaris met 30%.

14

e

20.

In de 87 ziekteweek evalueert de Arbo-dienst op basis van de contacten met de casemanager en de werknemer het verloop van de reïntegratie. De Arbo-dienst beschrijft dit in een Actueel Oordeel dat via de algemene directie naar de casemanager wordt verzonden en onderdeel wordt van de probleemanalyse.

21.

In de 88 ziekteweek evalueert de casemanager samen met de werknemer het plan van aanpak inclusief bijstellingen en bespreekt de probleemanalyse (inclusief het actueel oordeel). De evaluatie wordt aan het plan van aanpak toegevoegd. De casemanager stelt de algemene directie op de hoogte en ontvangt een kopie.

22.

In de 89e ziekteweek overhandigt of verstuurt de casemanager, na overleg met de algemene directie, het complete plan van aanpak aan de werknemer. De Arbo-dienst stuurt de medische informatie rechtstreeks aan de werknemer. De personeelsfunctionaris ondersteunt de werknemer en casemanager bij het opstellen van de WIA-aanvraag.

23.

Uiterlijk in de 91e ziekteweek levert de werknemer bij het UWV een aanvraag in voor een WIAuitkering, inclusief het reïntegratieverslag (gehele probleemanalyse, medische informatie en het plan van aanpak). De directeur/casemanager kan (in overleg met de algemene directie) samen met de werknemer besluiten om de WIA-aanvraag uit te stellen. Bijvoorbeeld als de werknemer waarschijnlijk op korte termijn weer volledig aan de slag gaat. Er kan eenmaal uitstel worden gevraagd.

24.

Na 104 weken verzuim kan de zieke werknemer het WIA-stelsel instromen of begint de periode van verlengde wachttijd.

25.

Voor de WIA-aanvraag hebben Arbo-dienst, de casemanager en werknemer weergegeven wat de laatste stand van zaken is. Zolang het einddoel van de reïntegratie nog niet is bereikt, moeten werknemer en de casemanager hieraan blijven werken met behulp van het Plan van aanpak. Deze verplichting loopt door zolang het dienstverband bestaat.

26.

Na uiterlijk 24 maanden verzuim kan bij voortdurende arbeidsongeschiktheid voor het eigen werk de algemene directie overgaan tot ontslag nadat de keuringsarts van het UWV een beschikking heeft afgegeven dat een ontslag op medische gronden is toegestaan. Voor het bijzonder onderwijs geldt echter nog een opzegtermijn van maximaal 6 maanden.

e

NB: Leg steeds alle afspraken en informatie vast en stel de betrokken werknemer van deze registratie op de hoogte. Stel de verslagen ter beschikking en laat de werknemer ze ondertekenen voor akkoord of gezien.

15

Bijlage 3: Leidraad voor (telefonisch) gesprek bij ziekmelding Doel: hulpmiddel voor de schoolleiding bij ziekmelding. 1.

Gebruik de verzuimgegevens van de betreffende medewerker voor het gesprek.

2.

Informeer naar de aard en ernst van de aandoening.

3.

Laat de medewerker vertellen wat er aan de hand is.

4.

Kan ik iets voor je doen? Vraag de medewerker naar belangen op de korte termijn.

5.

Kan ik afspreken dat ik je over ………. dagen/weken weer bel?

6.

Vat punt 4 en 5 samen en trek gezamenlijk een conclusie.

7.

Spreek af hoe verder te gaan en wanneer er weer contact is.

Leg afspraken en informatie vast en stel de betrokken werknemer van deze registratie op de hoogte. Stel de verslagen ter beschikking en laat de werknemer ze ondertekenen voor akkoord of gezien.

16

Bijlage 4: Leidraad voor huisbezoek Doel: hulpmiddel voor de directeur van de zieke werknemer. 1.

Eerst een afspraak maken. Dit bezoek is niet bedoeld voor controle. Werknemer en (eventueel) gezinsleden moeten in de gelegenheid zijn zich voor te bereiden op uw komst.

2.

Bereidt u voor op het bezoek: - verzamel relevante informatie over de zieke (via bedrijfsarts, collega's); - neem desgewenst informatie over de organisatie mee voor de zieke (verslagen, mededelingen); - neem een kleine attentie mee.

3.

Benut het bezoek ook om de gezondheidstoestand van de zieke werknemer in te schatten en de gevolgen hiervan voor de school. Een aantal punten van de leidraad bij ziekmelding (bijlage 3) komt wellicht weer aan de orde: is er hulp nodig, wat zijn de verwachtingen?

4.

Laat de medewerker aan het woord.

5.

Probeer te achterhalen of meer contact (eventueel met anderen) op prijs wordt gesteld.

6.

Zijn er andere manieren om de binding met de organisatie te houden?

7.

Leg afspraken en informatie vast en stel de betrokken werknemer van deze registratie op de hoogte. Stel de verslagen ter beschikking en laat de werknemer ze ondertekenen voor akkoord of gezien.

17

Bijlage 5: Protocol werkhervatting Doel: informatie voor werknemers die in staat zijn hun werk weer geheel of gedeeltelijk uit te voeren. Verzuim < 6 weken: 1.

Wanneer een werknemer na ziekteverzuim zijn werkzaamheden wil hervatten zonder door de bedrijfsarts te zijn gezien, moet dit minimaal een dag van tevoren met de directeur worden besproken.

2.

Bij twijfel over de arbeidsgeschiktheid van de verzuimer kan de directeur alsnog de bedrijfsarts verzoeken de medewerker op te roepen voor het spreekuur en te oordelen over mogelijke werkhervatting.

3.

Na een positief oordeel van de bedrijfsarts kan de medewerker zijn werkzaamheden, eventueel begeleid, hervatten.

4.

De directeur zorgt voor melding van het herstel aan de Arbo-dienst en het bestuurskantoor van de Borgesiusstichting.

5.

Leg afspraken en informatie vast en stel de betrokken werknemer van deze registratie op de hoogte. Stel de verslagen ter beschikking, laat de werknemer ze ondertekenen voor akkoord of gezien en maant de werknemer tot spoed wanneer hij de verslagen (behoudens bijzondere omstandigheden) niet na 1 week ondertekend heeft geretourneerd.

Verzuim > 6 weken: 1.

Voor werkhervatting is altijd toestemming nodig van de bedrijfsarts. De bedrijfsarts licht de directeur in over de datum van werkhervatting en eventuele beperkingen waarmee rekening moet worden gehouden.

2.

Werk kan worden hervat in (een deel van) de oorspronkelijke functie en of in een andere, passende functie. Het einddoel en de duur van het reïntegratieproces moet worden omschreven. Dit geldt ook voor therapeutische werkhervatting. Hieraan is geen loonwaarde verbonden en de werknemer blijft in formele zin ziek. In dit geval blijft de bedrijfsarts de medewerker begeleiden.

3.

Leg afspraken en informatie vast en stel de betrokken werknemer van deze registratie op de hoogte. Stel de verslagen ter beschikking en laat de werknemer ze ondertekenen voor akkoord of gezien.

4.

De directeur zorgt voor melding van het herstel aan de Arbo-dienst en het bestuurskantoor van de e Borgesiusstichting en bij UWV (als een 13 -weeksziekmelding is gedaan).

NB1:

Bij hervatting van de werkzaamheden houden werknemer en directeur altijd een werkhervattinggesprek waarin de oorzaak en het verloop van het verzuim aan de orde komen.

NB2:

Een volledige herstelmelding betekent dat de betreffende werknemer zijn functie volledig uitoefent qua taken en omvang, dus alle lesgevende én alle niet lesgebonden taken.

18

Bijlage 6: Leidraad voor werkhervattinggesprek (na een ziekteverlof >2 weken) Doel: hulpmiddel voor de schoolleiding om werknemer bij terugkomst te motiveren. 1.

Plan het tijdstip van het gesprek op de eerste dag van de werkhervatting.

2.

Neem de tijd voor het gesprek en zorg voor een rustige omgeving.

3.

Raadpleeg van tevoren de vastgelegde informatie.

4.

Begin het gesprek met een sympathiek welkomstwoord.

5.

Geef het doel van het gesprek aan en licht toe wat er op de “agenda” (punt 7 t/m 10) staat. Vraag of de medewerker nog punten heeft en voeg deze toe.

6.

Informeer naar het verloop van de ziekte en eventuele problemen in de uitoefening van het werk.

7.

Vertel wat er is veranderd tijdens de absentie.

8.

Maak werkafspraken voor de korte en lange termijn.

9.

Vat het gesprek samen en plan eventueel een volgend gesprek.

10.

Na het gesprek: - bedenk goed of de medewerker niet te vroeg of met een te zware urenlast begint; - zorg ervoor dat gemaakte afspraken worden uitgevoerd; - Leg afspraken en informatie vast en stel de betrokken werknemer van deze registratie op de hoogte. Stel de verslagen ter beschikking en laat de werknemer ze ondertekenen voor akkoord of gezien.

19

Bijlage 7: Algemene toelichting op de Wet Verbetering Poortwachter (WVP) Sinds 1 april 2002 is de Wet Verbetering Poortwachter van kracht. De regeling is ingesteld om het reïntegratieproces in het eerste ziektejaar beter te laten verlopen en de instroom in de WIA te beperken. Met deze wet hebben werkgever én werknemer meer verantwoordelijkheid gekregen. De regeling geldt voor alle nieuwe ziektegevallen vanaf 1 april 2002. Op de overige gevallen is het oude regime nog van toepassing. Aan het einde van het tweede ziektejaar zal het UWV toetsen of de werkgever en de werknemer voldoende hebben gedaan om reïntegratie te bewerkstelligen. De werkgever heeft met instelling van de WVP meer mogelijkheden gekregen om maatregelen te nemen als de werknemer niet of onvoldoende meewerkt aan de reïntegratie. In het uiterste geval kan de werkgever een weigerachtige werknemer zelfs ontslaan. Bij twijfel of verschil van mening over de reïntegratiemogelijkheden kunnen werkgever en werknemer het UWV al tijdens het eerste ziektejaar om een “second opinion” vragen. Het wettelijk bepaalde moment voor de WIA-keuring kan op verzoek van werkgever en werknemer worden uitgesteld, bijvoorbeeld vanwege een verwacht herstel van de werknemer. Uitvoering wet verbetering poortwachter Schematisch kunnen de minimale eisen vanuit de Wet verbetering Poortwachter als volgt worden weergegeven: Dag 1: Werknemer meldt zich ziek bij werkgever.  Werkdag 1: Werkgever meldt werknemer ziek bij de Arbo Unie.  Week 6: Werknemer heeft een afspraak bij de Arbo Unie. Die maakt een probleemanalyse en stuurt die naar de werkgever en de werknemer.  Week 8: Werknemer maakt samen met de werkgever een plan van aanpak (de Arbo Unie helpt eventueel).  Tussen week 10 en week 34: Werknemer heeft regelmatig contact met de Arbo Unie en de werkgever. Mocht blijken dat de situatie veranderd is, dan worden de probleemanalyse en het plan van aanpak veranderd.  Week 13: ziekmelding naar UWV (tenzij vangnet).  De Arbo Unie maakt een actueel oordeel bij de probleemanalyse, en stuurt de gehele probleemanalyse naar de werkgever. Werknemer en werkgever analyseren het plan van aanpak. Werkgever verzamelt alle documenten die nodig zijn voor het reïntegratieverslag.  Na 1 jaar: Werknemer wordt 30% gekort op het salaris dat hij staat ziek gemeld (WULBZII) Werknemer en werkgever vullen gezamenlijk het formulier eerstejaarsevaluatie van het plan van aanpak WIA in.  Week 87: UWV stuurt de werknemer een WIA aanvraagformulier  Week 87: Arbo Unie verzendt het reïntegratieverslag aan de werkgever (exclusief medisch vertrouwelijke informatie) en de werknemer. Werknemer vult het evaluatieformulier bij het reïntegratieverslag in.  Week 91: Het reïntegratieverslag stuurt de werknemer samen met de WIA-aanvraag naar UWV.  UWV beoordeelt aan de hand van het reïntegratieverslag of werknemer en werkgever genoeg reïntegratieinspanningen hebben geleverd. Vervolgens wordt de werknemer uitgenodigd voor het WAO onderzoek. UWV stuurt na dit WIA onderzoek de WIA beslissing naar de werknemer en de werkgever.  Na 2 jaar: start WIA uitkering.

20

Sancties De nieuwe regels rond langdurig ziekteverzuim zijn niet vrijblijvend. Werkgever en werknemer dienen deze regels te volgen, anders krijgen zij te maken met sancties. Voor de werkgever betekent dat:  Als de werkgever onvoldoende heeft gedaan om de werknemer te reïntegreren, kan UWV de verplichting verlengen om het loon door te betalen tijdens de ziekte, en de WIA-aanvraag afwijzen;  Deze periode kan maximaal 52 weken zijn, afhankelijk van de aard en de ernst van het verzuim en de periode die nodig is om alsnog voldoende reïntegratieinspanningen te verrichten; e  De periode van de loononderbreking kan maximaal 52 weken bedragen (“het 3 ziektejaar”). Voor de werknemer betekent dat: De werkgever kan het loon weigeren en UWV kan sancties aan werkgever en werknemer opleggen. De werkgever kan stoppen met het betalen van het loon, wanneer de werknemer niet meewerkt aan de maatregelen om weer aan het werk te komen. Ook kan hij het loon stoppen wanneer er passende arbeid is, maar de werknemer weigert die te verrichten. In het uiterste geval kan de werkgever de arbeidsovereenkomst opzeggen. Dat de werknemer op dat moment ziek is, maakt dan niet uit. Uiteraard is dit het laatste en zwaarste middel dat kan worden ingezet. Maar het is dus wel mogelijk. UWV kan ook een sanctie bepalen, wanneer de werknemer zonder goede redenen niet meewerkt aan de reïntegratie. Als de werknemer bijvoorbeeld niet meewerkt aan het opstellen van een plan van aanpak of het reïntegratieverslag, dan kan UWV bepalen dat de werknemer korting krijgt op de WIA-uitkering die hij heeft aangevraagd. Hieronder worden de eisen weergegeven waaraan een (uitgebreide) probleemanalyse met advies en een plan van aanpak moeten voldoen. Probleemanalyse De probleemanalyse van de Arbo-dienst moet de volgende gegevens bevatten: Algemene gegevens die van belang zijn voor herstel, werkhervatting en reïntegratie zoals: - de aard van de klachten; - diagnose; - behandeling; - prognose; Beperkingen in de uitvoering van de eigen functie of ander werk; Mogelijke belemmerende omstandigheden in het privé-leven en het werk; Als sprake is van een arbeidsconflict wordt dit expliciet aangegeven; Motivatie en kwaliteit van de arbeidsrelatie. De probleemanalyse bevat ook een beoordeling van de gegevens met betrekking tot: Verwachtingen over herstel, werkhervatting en reïntegratie zonder nadere interventie; De vraag welke problemen werkhervatting/reïntegratie in de weg staan; De vraag in hoeverre interventie reïntegratie/werkhervatting kan bevorderen; De vraag of de werkgever de arbeidstaak moet aanpassen; Advies aan werkgever en werknemer Het advies moet concrete stappen bevatten richting herstel en werkhervatting. Werkgever en werknemer dienen goed te worden geïnformeerd over hoe de functionele beperkingen van de werknemer zich verhouden tot het soort arbeid dat hij kan verrichten. Plan van aanpak op basis van de probleemanalyse en het advies van de Arbo-dienst maken werkgever en werknemer een Plan van aanpak. Opmerking: UWV ondersteunt de werkgever en de werknemer met brochures, handleidingen en formulieren voor het maken van een reïntegratieverslag. Bezoek www.uwv.nl.

21

Bijlage 8: Vormvoorschriften plan van aanpak Plan van aanpak Samen een plan opstellen De arbodienst geeft bij dreigend langdurig ziekteverzuim uiterlijk zes weken na de eerste ziektedag een oordeel over de situatie en geeft middels een probleemanalyse een advies over de mogelijkheden om de werknemer snel terug naar het werk te leiden. Twee weken nadat dit advies bekend is geworden, stellen de werkgever en de werknemer samen een plan van aanpak op. Voor het plan van aanpak dient het format van UWV te worden gebruikt. Belangrijk zaken in het plan van aanpak zijn duidelijkheid over het perspectief van de zieke werknemer op de langere termijn. Gaat deze weer aan het werk? Naar de eigen functie of naar aangepast werk? Hoe wordt dit gerealiseerd? De tussenstappen die gezet worden, zoals werkplekaanpassing of training, moeten worden vastgelegd in het plan van aanpak. Ook de inschakeling van een reïntegratiebedrijf moet hierin worden opgenomen. Het gaat, kortom, om alle afspraken over het herstel, de reïntegratie en de werkhervatting. Het plan zal in de loop van de tijd moeten worden bijgesteld: ziek zijn is immers geen statisch geheel. Ook de bijstellingen worden onderdeel van het plan van aanpak zelf. Heel duidelijk moet zijn, dat twee specifieke onderdelen in het plan van aanpak terugkomen: -

het aanwijzen van een casemanager het evalueren van de voortgang

Het aanwijzen van een casemanager Omdat er soms veel moet gebeuren en daarbij meestal meer partijen betrokken zijn, is het nodig dat iemand overzicht heeft over alle lopende afspraken en acties. En die bewaakt dat de afspraken worden nagekomen en dat de verschillende partijen goed samenwerken. Daarom moet er een zogenaamde casemanager worden aangewezen, die dit op zich neemt. Dit kan de werkgever zijn, maar ook bijvoorbeeld iemand van de arbodienst of van een reïntegratiebedrijf. Als er een andere partij wordt aangewezen als casemanager, moet de werkgever uiteraard wel aan zijn overige verplichtingen als werkgever voldoen. Bij de Borgesiusstichting is de directeur bij voorkeur de casemanager. Het evalueren van de voortgang Geregeld gaan werkgever en werknemer na of de in het plan van aanpak gemaakte afspraken ook nagekomen worden en wat de resultaten ervan zijn. Het is mogelijk dat de afspraken moeten worden bijgesteld, omdat de feiten en omstandigheden veranderd zijn. Zo kunnen er veranderingen zijn in het herstelproces of in de medische beperkingen, waardoor het traject dat moet leiden naar terugkeer op het werk, moet worden aangepast. Blijkt op een gegeven moment dat terugkeer naar de eigen werkplek niet (meer) mogelijk is, dan mogen de werkgever en de werknemer hun inspanningen richten op het vinden van aangepast werk, ander werk of een baan bij een andere werkgever (reïntegratie tweede spoor). Er zijn geen voorschriften over het aantal keren dat werkgever en werknemer met elkaar moeten overleggen over de voortgang. In het algemeen kan gezegd worden dat er minimaal eens in de zes weken contact zou moeten zijn om de voortgang te kunnen bewaken. Dit is naar eigen inzicht te bepalen, waarbij duidelijk is dat meer contact altijd de voorkeur heeft. De arbodienst heeft een eigen verantwoordelijkheid in het volgen van het medische herstel van de werknemer en van de arbeids(on)geschiktheid. De dienst adviseert over mogelijke nuttige interventies en over de eventuele bijstelling van het plan van aanpak. Dat betekent dat de arbodienst ook regelmatig contact zal moeten hebben met de werknemer. Ook hier is in principe een contact van minimaal eens in de zes weken geboden. De werkgever stuurt de werknemer en de arbodienst een afschrift van het plan van aanpak en van de eventueel bijstellingen. Wanneer werkgever en werknemer het oneens zijn over het wel of niet ziek zijn, de vraag of passend werk voorhanden is of de mate van reïntegratie-inspanningen, dan kunnen zij UWV vragen om een second opinion.

22