Ziekteverzuimbeleid Beleidsnotities worden in de regel tegen het einde van het 4e jaar geëvalueerd. De beleidsnotitie “Ziekteverzuim” dateert uit 2008 en is in 2011 door de verschillende gremia tegen het licht gehouden. Deze notitie voldoet aan de Wet Verbetering Poortwachter. Enkele kleine aanpassingen zijn voorgesteld en in deze nieuwe notitie opgenomen. Doel van de notitie Het doel van het vaststellen van beleid rond ziekteverzuim en herintreding is om door middel van een structurele aanpak, ziekteverzuim zoveel mogelijk te voorkomen, te bestrijden en terug te dringen en het herintredingsproces zo optimaal mogelijk te laten verlopen. Dit is wenselijk vanuit het oogpunt van welzijn en welbevinden. Een aantal oogpunten: – In de eerste plaats is het voor de betrokkenen vervelend om ziek te zijn. Zeker wanneer het ziekteverzuim werkgerelateerd is. – Ziekteverzuim is belastend voor directe collega's. – Ziekteverzuim brengt organisatorische problemen met zich mee. – Ziekteverzuim kan de continuïteit van het onderwijsleerproces in de school in gevaar brengen. – Ziekteverzuim brengt extra kosten met zich mee in het kader van de bedrijfsgezondheidszorg en in administratieve zin. Geld dat anders t.b.v. het onderwijs besteed had kunnen worden. – Ziekteverzuim brengt extra kosten met zich in verband met premiedifferentiatie vervangingsfonds. – Ziekteverzuim kan langdurige arbeidsongeschiktheid met zich meebrengen en op den duur zelfs leiden tot afkeuring. De rol van de direct leidinggevende is in dit proces van groot belang. Immers, hij kent het zieke personeelslid persoonlijk. Tegelijkertijd kent hij de arbeidssituatie goed, waardoor sneller oplossingen gezocht kunnen worden voor eventuele problemen op het werk. Het verzuimbeleid is gericht op de volgende zaken, namelijk: – hoe kan verzuim worden voorkomen, en – hoe kan verzuim worden teruggedrongen? Uitgangspunt is dat mensen die zich prettig voelen op hun werk en thuis, minder gauw ziek zullen worden. Uitgangspunt van het beleid is daarom het bevorderen van welbevinden op het werk. De directeur, als direct leidinggevende, heeft hierin een belangrijke rol. Hij zal signalen moeten kunnen herkennen die een mogelijke voorbode zijn van ziekteverzuim, en leraren moeten begeleiden die ziek gemeld zijn. Hoe kan verzuim worden voorkomen? Ziekte kan niet in alle gevallen voorkomen worden, alle preventieve maatregelen ten spijt. Er kunnen zich situaties voordoen waarbij personeelsleden met langdurig ziekteverlof zijn vanwege niet werkgerelateerde redenen. Uitgangspunt blijft te allen tijde: voorkomen is beter dan genezen. Preventieve maatregelen zijn gericht op het voorkomen van vermijdbaar ziekteverzuim, daarnaast op het voorkomen van langdurig en/of frequent ziekteverzuim.
Ziekteverzuimbeleid
versie november 2012
Pagina 1 van 5
Dit betekent: werken aan de verbetering van de kwaliteit van de organisatie en de arbeidsplaatsen. De directeur speelt hierbij een belangrijke rol. Actiepunten in dit kader zijn: – het laten blijken van zorg, aandacht en betrokkenheid in de personele sfeer; – tijdig reageren op de signalen die duiden op een dreigend ziekteverzuim; – het scheppen van helderheid en doorzichtigheid ten aanzien van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden en dit vastleggen in taakbeleid, tijdens functionerings- en beoordelings gesprekken; – zoveel mogelijk een beroep doen op de talenten en mogelijkheden van de werknemers; – zorg dragen voor een goede informatievoorziening aan betrokkenen over zaken betreffende de school en het werkveld; – het stimuleren van bij- en nascholing; – zorg dragen voor de regelmogelijkheden van het personeel, mensen zelf (mede) verantwoordelijk maken voor hun welzijn; – het bevorderen van een goed schoolklimaat, waarbinnen duidelijk is welke waarden en normen ten aanzien van elkaar en de kinderen gelden. Daarnaast bestaat de mogelijkheid van het "open spreekuur" van de bedrijfsarts gebruik te maken. Personeel dat graag eens wil spreken over psychische of lichamelijke zorgen of klachten, kan daarvoor met de bedrijfsarts een afspraak maken. Aanpak van ziekteverzuim Een goed verzuimbeleid staat of valt met de inzet van alle betrokkenen. Bij de invoering van dit beleid onderstrepen het bestuur en de directies de doelstelling: gezond en blij personeel. De rol van de directeur is hierbij cruciaal: als direct leidinggevende is hij de eerst aangewezen persoon bij de begeleiding van het ziekteverzuim. Het is realistisch om er van uit te gaan dat ziekteverzuim niet altijd te voorkomen is. Ziekte hoort nu eenmaal bij het werk. Ziekteverzuim is, naast de hierboven genoemde preventieve punten, wel te beperken door een aantal gerichte maatregelen. 1. 2. 3. 4. 5.
Het voeren van een vaste procedure voor ziek- en herstelmeldingen. Het bijhouden van een goede verzuimregistratie. Het bekendmaken van de ziekteverzuimprocedure aan alle betrokkenen. Het regelmatig evalueren van het ziekteverzuimbeleid door directies en het bestuur en als nodig dit beleid bijstellen. Het verwerven van inzicht in oorzaken van ziekteverzuim aan de hand van gesprekken, contacten met de arbodienst.
Jaarlijks vindt er n.a.v. een door de arbodienst opgestelde verzuimanalyse een evaluatiegesprek plaats de verzuimconsulent van de Arbodienst en het bevoegd gezag. Namens het bevoegd gezag neemt het bestuurslid belast met personeelszaken zaken en de directeur met in zijn/haar portefeuille personeelszaken deel aan het gesprek. Naast de verzuimanalyse kan er ook over factoren binnen de school die het welzijn van het personeel belemmeren besproken worden. Halfjaarlijks vindt er sociaal-medisch overleg plaats tussen bevoegd gezag en de bedrijfsarts. Men bespreekt tijdens deze bijeenkomst de personeelsleden die langdurig ziek zijn en dreigende ziektegevallen Daarnaast hebben beide partijen de mogelijkheid om te spreken over dreigende ziektegevallen.. Minimaal eenmaal per jaar wordt op bovenschools niveau door de directeur met in zijn/haar portefeuille personeelszaken tijdens het directieberaad gesproken over algemene knelpunten op (één van) de scholen en over het beleid ten aanzien van ziekteverzuim en herintreding. Op schoolniveau wordt middels een geautomatiseerd systeem van het administratiekantoor een ziekteen verlofregistratie bijgehouden. Deze berichten worden doorgestuurd naar het administratiekantoor. Het administratiekantoor houdt een registratie bij van de ziek- en herstelmeldingen. Jaarlijks wordt door het administratiekantoor en door de arbodienst een overzicht opgesteld op school- en bovenschools niveau. Het overzicht op bovenschools niveau wordt door de directeur met in zijn/haar portefeuille personeelszaken besproken in een bestuursvergadering. Indien noodzakelijk wordt het bestaande beleid ten aanzien van ziekteverzuim en herintreding bijgesteld.
Ziekteverzuimbeleid
versie november 2012
Pagina 2 van 5
Vanuit het administratiebureau worden langdurig zieke personeelsleden 2 maanden voor einde eerste ziektejaar op de hoogte gesteld van het feit dat tijdens het 2e ziektejaar loon slechts voor 70% wordt doorbetaald. Op bestuursniveau wordt gebruik gemaakt van een ziekteverzuimprocedure. Deze procedure is voor alle personeelsleden beschikbaar via het DCP. Bovendien wordt ze als onderdeel in het personeelsbeleidsplan opgenomen. In de begeleiding van een ziek personeelslid treedt de directeur van de school op als case-manager.In het geval van werkgerelateerde arbeidsongeschiktheid (aangegeven door de bedrijfsarts) wordt de taak van case-manager op zich genomen door de directeur personeelszaken of door één van de overige directeuren in overleg aangewezen door de directeur personeelszaken. In werking treding / geldigheid Het beleidsstuk heeft een werkingsduur van 4 jaar. Indien 3 maanden voor de einddatum geen der geledingen wijzigingen wenst op te nemen, wordt de termijn telkenmale met 4 jaar onder dezelfde condities verlengd.
bijlage: De verzuimprocedure op de scholen van de HET GROENE LINT
Ziekteverzuimbeleid
versie november 2012
Pagina 3 van 5
De verzuimprocedure op de scholen van de HET GROENE LINT 1. Als een werknemer zich ziek meldt, wordt van hem verwacht dat hij er alles aan zal doen om een spoedig herstel te bevorderen. Betrokkene dient contact te onderhouden met de direct leidinggevende en hem of haar van relevante informatie te voorzien. Strikt medische gegevens hoeft de werknemer niet aan de leidinggevende te verstrekken, deze verplichting heeft hij alleen tegenover de bedrijfsarts van de arbodienst. 2. Op de eerste dag meldt de werknemer zich ziek bij de directeur of diens vervanger. Dit gebeurt zo mogelijk door de betrokkene zelf. De zieke meldt zich minimaal 1 ½ uur vóór aanvang van de lessen ziek. Indien de leiding van de school een verzuimcoördinator heeft aangesteld (handelt verzuimmeldingen en vervangingen af), wordt de ziekmelding bij de verzuimcoördinator gedaan. De verzuimcoördinator van de school vraagt (in een later stadium) naar: – de ernst van de ziekte; – de te verwachten duur van de ziekte; – welke werkzaamheden overgenomen moeten worden; – welke afspraken er afgezegd/verplaatst moeten worden; Indien de verzuimcoördinatie niet door de directeur van de school geschiedt, dan neemt de directeur zo snel mogelijk na de ziekmelding contact op met de zieke werknemer. Bij verblijf op een ander dan het huisadres, dient de werknemer dit door te geven aan de directeur van de school. Tijdens de eerste drie ziekteweken belt de werknemer telkens op de vrijdag vóór 15.00 uur naar de directeur om deze te informeren over het verloop van de ziekte. De directeur is verantwoordelijk voor de verzuimbegeleiding gedurende de eerste 3 weken van het ziekteproces. Na deze 3 weken meldt de directeur het ziektegeval bij de arbodienst. De arbodienst roept betrokkene na de melding door de directeur binnen 3 dagen op. De directeur is overigens bevoegd om de melding bij de arbodienst in een eerder stadium te doen. De directeur meldt het begin, de mutaties en het einde van elke afwezigheid z.s.m. aan het administratiekantoor. Dit kantoor registreert de afwezigheid en de eventuele bijbehorende vervanging en houdt een ziekteverzuimadministratie bij. 3. Vanaf de 3e week vindt de spreekuurbegeleiding door de bedrijfsarts plaats. De bedrijfsarts (en dus niet de huisarts, specialist of andere (para)medicus) bepaalt uiteindelijk of een werknemer al of niet gaat werken. Na een spreekuurcontact met de bedrijfsarts wordt het formulier “Afspraak n.a.v. verzuimcontact” door de bedrijfsarts ingevuld. Hierop staat de stand van zaken rondom het ziekteverlof aangegeven, alsmede eventuele afspraken rondom reïntegratie. Op dit formulier wordt tevens vermeld op welke termijn betrokkene opnieuw op het spreekuur verschijnt. Genoemd formulier wordt rechtstreeks aan het bestuurssecretariaat toegezonden. Betrokkene ontvangt een kopie. De directeur van de school ontvangt via het bestuurssecratariaat ook een kopie. Na afloop van een bezoek aan de bedrijfsarts meldt de zieke werknemer de uitslag hiervan nog dezelfde dag aan de directeur. Laat de aard van de ziekte niet toe dat betrokkene op het spreekuur komt, dan dient hij dit per omgaande te melden aan de arbodienst. De directeur kan een medewerker altijd laten oproepen door de bedrijfsarts, ook al is betrokkene inmiddels hersteld. Ook kan de directeur de arbodienst laten weten dat een oproep niet noodzakelijk is, omdat de ziekte en prognose voor herstel voldoende duidelijk zijn (bijvoorbeeld vanwege ziekteverzuim ten gevolge van een beenbreuk). 4. Hersteldmelding Van de werknemer wordt verwacht dat hij gedurende de ziekte de werkgever, in dit geval de directeur, op de hoogte houdt van de situatie. Wanneer voorzien wordt dat het werk weer hervat
Ziekteverzuimbeleid
versie november 2012
Pagina 4 van 5
kan worden, meldt betrokkene dit aan de directeur (uiterlijk één dag voor hervatting van het werk, vóór 15.00 uur). 5. Als het verzuim langer duurt dan drie weken is het van belang dat er regelmatig contact is tussen de zieke en de school. Zoals hierboven al werd aangegeven, dient betrokkene in de eerste drie weken ziekte elke vrijdag vóór 15.00 uur contact met de school op te nemen. De school zal medewerkers, die langer dan drie weken ziek zijn, op de hoogte houden van de gang van zaken op school door het doen toekomen van relevante informatie. Omgekeerd zal ook het team voldoende geïnformeerd worden over (de) zieke collega('s). 6. Wanneer de zieke werknemer gedurende het ziekteverlof voor langere tijd op een ander adres verblijft (in Nederland) of naar het buitenland gaat (voor tenminste 1 week) dan dient hij dit te melden aan de directeur. Bij het op vakantie gaan tijdens ziekteverlof dient een verklaring van geen bezwaar afgegeven te zijn door de bedrijfsarts én de directeur van de betreffende school. 7. De directeur handelt in het kader attenties namens de werkgever conform de geldende emolumentenregeling van het bevoegd gezag. 8. In geval van ziekte van de directeur meldt deze zich ziek bij één van de MT-leden van de school. De directeur meldt zich weer beter bij betreffend MT-lid.
Bij ziekte langer dan 8 weken, wordt een reïntegratieplan opgesteld. De arbodienst en de directie volgen hiervoor de stappen, zoals vastgelegd in de afspraken met het UWV (zie bijlage)
Ziekteverzuimbeleid
versie november 2012
Pagina 5 van 5
