Gemeente Den Haag
Retouradres: Postbus 12 600, 2500 DJ Den Haag
de gemeenteraad
Uw brief van Uw kenmerk Ons kenmerk
rm 2009.329 - BSD/2009.3703 RIS 169127 Doorkiesnummer
070 - 353 9099 E-mailadres Aantal bijlagen
2 Datum
15 december 2009 Onderwerp
Duurzaam inkoopbeleid tevens afdoening motie 12.7 van 5 november 2009 Doel van deze notitie Eind 2007 sloten rijk, provincies, gemeenten en waterschappen het z.g. Klimaatakkoord. In dit kader tekende de VNG namens de gemeenten het convenant duurzaam inkopen met het rijk. Ter “ratificatie” van dit convenant sprak het college op 13 januari 2009 zijn ambitie uit dat de gemeente Den Haag in 2015 bij al haar aankopen duurzaamheidcriteria zo zwaar mogelijk laat meewegen en in 2010 voor zover mogelijk bij 75% van haar aankopen (RIS 160600). Om deze ambitie in daden om te zetten heeft het college om te beginnen het concernkader duurzaam inkoopbeleid vastgesteld. Dit besluit (RIS 169126) ontvangt u separaat. In deze notitie lichten wij de achtergronden toe. Verder zetten wij hier uiteen welke stappen gezet worden om de doelstelling van 100% duurzaam inkopen in 2015 te bereiken; in bijlage 1 zijn de stappen samengevat. Deze notitie is tevens te beschouwen als onderdeel van het uitvoeringsprogramma van het thema “Duurzame gemeentelijke organisatie, voorbeeldrol en inkoopmacht” uit de kadernota “Op weg naar een duurzaam Den Haag” van 3 juli 2009 (RIS 165335). Criteria duurzaam inkopen Duurzaam inkopen is het bij de inkoop1 van producten (leveringen, diensten en werken) meewegen van duurzaamheidcriteria, naast criteria als prijs, kwaliteit en andere relevante zaken. De uitkomst van de weging leidt tot de beslissing welke producten aan welke leveranciers worden gegund. Om de gemeenten op weg naar duurzaam inkopen te ondersteunen zijn onder leiding van SenterNovem2 in de afgelopen jaren z.g. duurzaamheidcriteria ontwikkeld.
1 2
Aanbesteden is een vorm van inkopen. SenterNovem is een agentschap van het Ministerie van Economische Zaken
Inlichtingen bij
Postadres: Postbus 12 600, 2500 DJ Den Haag Bezoekadres: Spui 70, Den Haag Internetadres: www.denhaag.nl
Telefoon: 070 - 353 2045 Fax: 070 - 353 2782
BSD/2009.3703
2
Het gaat om milieu- en sociale criteria waaraan de inkopen moeten voldoen om het predicaat “duurzaam ingekocht” te krijgen. Leveranciers die niet aan een minimumeis kunnen voldoen, vallen in de eerste fase van het inkoopproces af. Op 2 juli 2009 heeft de Tweede Kamer ingestemd met het kabinetsbesluit voor een lijst van productgroepen, waarop de milieucriteria van toepassing zijn. Deze lijst treft u als bijlage 2 aan. Uit een recent onder de gemeentelijke diensten gehouden inventarisatie is gebleken dat ongeveer 80% van de door de inkoopbureaus van het Intern Dienstencentrum en Dienst Stadsbeheer aanbestede producten op deze lijst reeds duurzaamheidcriteria worden toegepast. In 2010 zal het ministerie van VROM3 de verrichtingen van de overheden monitoren zodat begin 2011 zal blijken hoe ver onze gemeente daadwerkelijk is gevorderd. Op 9 oktober jl. heeft het kabinet de sociale criteria voor duurzaam inkopen vastgesteld4. Dit betekent het toepassen van de mensenrechten en de vier fundamentele normen (o.a. bescherming tegen kinderarbeid en discriminatie) van de internationale arbeidsorganisatie ILO5 bij alle aankopen van de overheid. Aanvullende ILO-normen (redelijke werktijden, veilige werkplek, leefbaar loon) en de fairtrade-norm voor een eerlijke prijs zullen voor een nader te bepalen beperkt aantal producten gaan gelden. Dit zullen producten zijn waarvoor een keteninitiatief, zoals Max Havelaar, bestaat. Het kabinetsbesluit laat ruimte om op lokaal niveau nadere afwegingen te maken, hetgeen overigens ook geldt voor de milieucriteria. Het gemeentelijk concernkader duurzaam inkopen Criteria SenterNovem als minimum Het college heeft besloten dat de duurzaamheidcriteria van SenterNovem met ingang van 2010 onverkort van toepassing zijn bij de gemeentelijke inkopen. Duurzaamheid zal als wegingsfactor zo zwaar mogelijk meetellen bij de uiteindelijke gunning. Het gaat primair om inkopen binnen de productgroepen op bijgaande lijst alsmede de nog te publiceren lijst of lijsten als genoemd in het kabinetsbesluit over de sociale criteria. De duurzaamheidcriteria gelden zowel voor inkopen via de genoemde inkoopbureaus als voor inkopen via de afzonderlijke diensten als het om dienstspecifieke producten gaat. In 2010 zal onderzocht worden welke gemeentelijke producten buiten de productgroepenlijsten vallen en welke eigen criteria hiervoor nog kunnen worden ontwikkeld. Vertaling gemeentelijke beleidsdoelstellingen Het college heeft inmiddels kennisgenomen van de ontwikkeling dat de inkoopfunctie binnen de publieke sector steeds vaker een daadwerkelijke bijdrage levert aan het realiseren van strategische doelstellingen. Ook deze ontwikkeling wordt, net als duurzaam inkopen, vanuit het kabinet gestimuleerd. Binnen de particuliere sector vervult de inkoop in veel situaties deze functie reeds. In het verlengde hiervan wil het college naast de milieu- en sociale criteria van SenterNovem het brede gemeentelijk beleid in het inkoopbeleid weerspiegeld zien. Behalve een verdere vertaling van het gemeentelijke milieubeleid in de gemeentelijke inkopen wil het college ook een vertaling zien van het sociale en economische beleid van de gemeente, zoals het werkgelegenheidsbeleid (een bredere toepassing van de 5% regeling), het gehandicaptenbeleid (participatie, toegankelijkheid) respectievelijk het beleid ten aanzien van de lokale economie. Waar mogelijk worden deze vertalingen reeds met ingang van 2010 in het inkoopproces opgenomen. 3
VROM = Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu Brief aan de Tweede Kamer d.d. 16 oktober 2009 kenmerk PDI 2009037807 5 ILO = International Labour Organization van de Verenigde Naties (Internationale arbeidsorganisatie van regeringen en internationale werkgevers- en werknemersorganisaties) 4
BSD/2009.3703
3
Hoewel het geen gemakkelijke opgave is, wil het college elke mogelijkheid benutten die een bijdrage levert aan de realisering van het beleidsprogramma. Onderzoek naar structurele toepassing moet starten in 2010. Het college heeft in 2007 de millenniumdoelen van de Verenigde Naties onderschreven (RIS 145632). Millenniumdoel 8 luidt: “Er is meer eerlijke handel, schuldverlichting en hulp”. Mede in dit kader wordt via de gemeentelijke koffieautomaten en de vergaderservice reeds Fairtrade koffie (Max Havelaar) geserveerd. In de bedrijfsrestaurants is Earth Water in de losse verkoop; met de winst hiervan investeert de UNHCR6 in duurzame watersystemen in gebieden waar dit het hardst nodig is. In 2010 worden de mogelijkheden onderzocht om meer Fairtrade producten te gaan gebruiken. Kosten Duurzaam inkopen behoeft niet altijd duur(der) te zijn. Zo moet vastgesteld worden dat de tot nu toe in de inkoopprocedures toegepaste duurzaamheidcriteria niet tot (opvallende) toename in de budgetten hebben geleid. Een ander veelzeggend voorbeeld dat de stelling onderstreept, is het stadsdeelkantoor Leidschenveen-Ypenburg. Dit is een van de meest duurzame kantoren in Nederland. Door duurzaamheid als eis neer te leggen bij de aanbesteding dienden marktpartijen hier in hun voorstellen rekening mee te houden. Naast een visie op duurzaamheid zijn de offertes gewaardeerd volgens de z.g. Greencalc-methodiek, welke meet op energiegebruik, watergebruik, materiaalgebruik en mobiliteit. Uitgangspunt van het college is dan ook dat duurzame inkoop in principe niet leidt tot hogere exploitatielasten. Het college verwacht creatief en innovatief opereren van de gemeentelijke diensten en bedrijven. Extra inspanningen Bij wijze van voorbeeldgedrag, zoals in de kadernota “Op weg naar een duurzaam Den Haag” genoemd, wil het college in 2010 een extra inspanning leveren om meer duurzaamheid te realiseren op de volgende punten. Nieuwe gemeentelijke kantoorpanden GPR-norm 8 Ons besluit tot toepassing van de duurzaamheidcriteria van SenterNovem betekent dat met ingang van 1 januari 2010 energielabel C als minimum geldt voor nieuwe huurcontracten en aankopen van kantoorpanden ten behoeve van de gemeentelijke organisatie. Gebouwen met onzuiniger labels (D,E,F,G) komen dus niet meer voor huur of aankoop in aanmerking. Hierbij tekenen wij het volgende aan. Op 7 juli 2009 heeft het college de uitgangspunten van de kantorenstrategie (Den Haag 2030) vastgesteld. Hierin is o.m. aangegeven dat kantoren in Den Haag duurzaam ontwikkeld moeten worden (RIS 165397). Dit houdt in dat onderhandelingen met marktpartijen voor kantoorontwikkeling moeten uitgaan van de z.g. gemeentelijke praktijkrichtlijn duurzaam bouwen (GPR) van minimaal score 8 of een vergelijkbaar resultaat op basis van een andere meetmethode7. In dit licht dienen de onderhandelingen over de huur of aankoop van gemeentelijke kantoren uit te gaan van tenminste de GPR-score 8. Over huurcontracten die hieraan niet kunnen voldoen, neemt het college een afzonderlijk besluit.
6
UNHCR = United Nations High Commissioner for Refugees (Vluchtelingenorganisatie van de Verenigde Naties) 7 Om de ambities van duurzaam bouwen te realiseren wordt in Nederland gebruik gemaakt van verschillende methodes waaronder de reeds genoemde Greencalc-score. Sinds de nota “Duurzaam bouwen, Den Haag op weg naar een 8” hanteert het college de GPR-systematiek (RIS 143475), zie www.gprgebouw.nl
BSD/2009.3703
4
Voor in gebruik zijnde panden en accommodaties zullen in 2010 de mogelijkheden worden onderzocht energiebesparende maatregelen conform energielabel C te treffen. Het uitgangspunt hierbij is een terugverdientijd van maximaal 10 jaar. Transport huishoudelijk- en veegafval per schip Verder zal het totale transport van het Haagse huishoudelijk restafval en handmatig veegvuil naar de Afvalverwerking Rijnmond met ingang van 2010 nog uitsluitend per schip plaatsvinden vanuit het overslagstation met insteekhaven aan de Meteoorstraat. Het transport per schip zal voldoen aan de hoogste milieueisen. Biologische catering Een andere extra inspanning betreft de catering. Per 1 januari 2010 moet er een nieuw contract zijn voor de levering van gebruiksartikelen ten behoeve van de gemeentelijke bedrijfsrestaurants. Hiervoor zijn de criteria van SenterNovem van toepassing verklaard. In het bestek is opgenomen dat de levering van de producten voor tenminste 40% uit biologische producten moet bestaan. Bij de gunning wordt de hoogte van het geboden percentage meegewogen (hoe hoger het percentage, des te meer punten). Ook is als wegingsfactor opgenomen de afstand die een aanbieder van leveranciers van dag-, koelverse en diepvriesartikelen moet afleggen om de artikelen te bezorgen (hoe korter de afstand, des te meer punten). Op 5 november heeft de gemeenteraad een motie aangenomen waarin hij het college verzoekt: “het gebruik van scharrelvlees in de gemeentelijke kantines te stimuleren”. Het college heeft in de afdoening van de motie de waardering uitgesproken voor het initiatief om het gebruik van scharrelvlees in de restauratieve voorzieningen (restaurants, automaten en catering vergaderzalen) te stimuleren. In de afdoening is aangegeven dat bij de producten – die in grootverpakking zijn geleverd – en waar scharrelvlees in is verwerkt, labels worden geplaatst. Het college zal het assortiment de komende jaren aanvullend bezien op biologische, fairtrade en ecologische afkomst, dit in lijn met de normen van SenterNovem. Communicatie Om duurzaamheid in het inkoopproces hoog op de agenda te zetten en te houden, heeft het college het volgende voor ogen. De ambtelijke organisatie Begin 2010 zullen informatiebijeenkomsten voor managers, inkopers en medewerkers worden georganiseerd en een intranetsite duurzaam inkopen ontwikkeld. Daarbij zal ook duurzaam gedrag worden bevorderd; dit gaat over het beheer en gebruik van de eenmaal ingekochte producten. De leveranciers Leveranciers moeten op de hoogte zijn van het nieuwe inkoopbeleid van de gemeente. Hiertoe zullen in 2009 in samenwerking met de Kamer van Koophandel Den Haag leveranciers en potentiële leveranciers worden geïnformeerd. Waar mogelijk zullen zij worden betrokken bij de verdere ontwikkeling van het duurzame inkoopbeleid.
BSD/2009.3703
5
De raad In de voorbereidingen op de aanbesteding van het transport van huishoudelijk afval heeft eerder dit jaar een discussie plaatsgehad met de raadscommissie VML8. Het college wil met ingang van 2010 een zelfde werkwijze volgen als het gaat om aanbestedingen van grote omvang en om de aanbesteding van producten voor de gemeenschappelijke bedrijfsvoering. Het betekent dat de betreffende conceptaanbestedingsbestekken door de portefeuillehouder op hoofdpunten aan de betreffende raadscommissie(s) om commentaar worden voorgelegd. Het college Het college zal jaarlijks rapporteren over de vorderingen op het gebied van duurzaam inkopen. De rapportage zal deel uitmaken van het Duurzaamheidverslag in de context van de kadernota “Op weg naar een duurzaam Den Haag”. Coördinatie De concernverantwoordelijkheid voor inkoopbeleid, aanbestedingskaders en inkoopvoorwaarden ligt bij de Bestuursdienst. Onder regie van de Regiegroep Duurzaamheid zal een werkgroep de uitvoering van het stappenplan ter hand nemen. Hiermee wordt tevens een goede afstemming met de uitvoering van de kadernota “Op weg naar een duurzaam Den Haag” gewaarborgd. Wij vertrouwen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, mw. A.W.H. Bertram
8
J.J. van Aartsen
VML = Verkeer, Milieu en Leefbaarheid
BSD/2009.3703
6
bijlage 1 bij BSD/2009.3703 Samenvatting stappenplan duurzaam inkopen Stappen Brief aan de diensthoofden over collegebesluit concernkader duurzaam inkopen c.a. Instelling Werkgroep duurzaam inkopen Beleidsontwikkeling Informatie voor managers, inkopers en medewerkers over duurzaam inkopen en duurzaam gedrag Voorbereiding intranetsite duurzaam inkopen Informatie voor leveranciers Waar incidenteel mogelijk het sociale en economische beleid in het inkoopproces direct toepassen Onderzoek naar structurele toepassing gemeentelijke sociale- en economiebeleid in inkoopproces Onderzoek naar gemeentelijke producten buiten de lijst van VROM en ontwikkeling criteria hiervoor Onderzoek naar de mogelijkheden meer Fairtrade producten te gaan gebruiken Nieuwe gemeentelijke kantoorpanden energielabel C als minimumeis en GPR-score 8 als wens Voor in gebruik zijnde kantoorpanden onderzoek naar energiebesparende maatregelen conform energielabel C Voorbereiding rapportage van het college aan de raad over de resultaten duurzaam inkopen Indien aan de orde desbetreffende conceptaanbestedingsbestekken op hoofdpunten om commentaar aan de betreffende raadscommissie(s)
Start 2009 2009 2009 2009 2009 2009 2010 2010 2010 2010 2010 2010 2010 2010
BSD/2009.3703
7
bijlage 2 bij BSD/2009.3703 VROM-lijst met categorieën en productgroepen die meetellen voor de score duurzaam inkopen9 Gebouwen
Grond-, weg- en waterbouw
Beheer Openbare Ruimte
Vervoer en extern verblijf
Apparatuur
Facilitaire zaken
9
Nieuwe kantoren Huur en aankoop van kantoorgebouwen Renovatie van kantoorgebouwen Beheer en onderhoud kantoorgebouwen Sloop van gebouwen Wegen Civieltechnische kunstwerken en waterbouwkundige constructies Conserveringswerken Riolering Kabels en Leidingen Gemalen Waterzuiveringsinstallaties en slibbehandeling Openbare verlichting Verkeersregelinstallaties Bouwrijp maken terrein, Grondwerken, Sanering/bodemreiniging Gladheidbestrijding Reiniging Openbare Ruimte Straatmeubilair Dienstauto’s Mobiele werktuigen Zware motorvoertuigen Openbaar vervoer Aangepast vervoer en Leerlingenvervoer Onderhoud transportmiddelen Vaartuigen Transportdiensten Post Externe vergader- en verblijffaciliteiten Buitenlandse dienstreizen Hardware Netwerken / Infrastructuur, Telefoniediensten en Telefoonapparatuur Reproductieapparatuur Audiovisuele apparatuur Grootkeukenapparatuur Drankautomaten Kantoormeubilair Kantoorstoffering Papier Drukwerk Kantoorartikelen Bedrijfskleding Elektriciteit Catering Schoonmaak
Deze lijst inclusief de eisen is via internet te vinden onder www.senternovem.nl/duurzaaminkopen. Hier zijn ook de criteriadocumenten per productgroep te raadplegen.
