Ziekteverzuim Als Signaal

Ziekteverzuim Als Signaal

Begeleiding ziekteverzuim door de Jeugdgezondheidszorg op de scholen voor Voortgezet Onderwijs in de regio IJsselland

Handleiding

Zwolle, 1 november 2011 GGD IJsselland

Inhoudsopgave 1.

Inleiding ......................................................................................................................................... 3 Aanleiding ............................................................................................................................................ 3 Evaluatie en verbeterpunten................................................................................................................ 3

2.

Afspraken tussen school, JGZ en leerplicht.............................................................................. 4 Afspraken omtrent de aanmelding: ..................................................................................................... 4 Afspraken omtrent de inbedding van de verzuimbegeleiding binnen het zorgsysteem op de school 4 Afspraken tussen school, JGZ en leerplicht ........................................................................................ 4 Afspraken omtrent communicatie naar ouders/verzorgers en leerlingen............................................ 4

3.

Aanmelding ................................................................................................................................... 5 Criteria voor aanmelding ..................................................................................................................... 5 Registratie............................................................................................................................................ 5 Wijze van aanmelding ......................................................................................................................... 5

4.

Uitnodiging door de jeugdarts .................................................................................................... 6

5.

Gesprek met cq. onderzoek van de leerling .............................................................................. 6

6.

Vervolgacties................................................................................................................................. 6 Terugkoppeling en advisering naar de school..................................................................................... 6 Follow-up door de JGZ ........................................................................................................................ 6 Verwijzing ............................................................................................................................................ 6

7.

Registratie ..................................................................................................................................... 7

8.

Evaluatie ........................................................................................................................................ 7

Bijlagen..................................................................................................................................................... 1. Voorbeeldtekst voor brief van school aan alle ouders/verzorgers 2. Formulier voor aanmelding leerling door school en terugkoppeling door JGZ 3. Voorbeeldtekst voor uitnodigingsbrief 4. Voorbeeldtekst voor informatiebrief aan ouders/verzorgers na onderzoek

2

1.

Inleiding

Aanleiding De medewerkers van de afdeling Jeugdgezondheidszorg (JGZ) van de GGD IJsselland vangen op de scholen voor voortgezet onderwijs regelmatig signalen op over zorgwekkend ziekteverzuim. Daarnaast zijn er landelijk initiatieven om de toename van zorgwekkend ziekteverzuim een halt toe te roepen1. Uit landelijk onderzoek blijkt dat van alle afwezige leerlingen in het VO bijna tweederde geoorloofd afwezig is. Bij bijna de helft van deze 'geoorloofd' afwezige leerlingen blijkt ziekte hiervoor de meest voorkomende reden. Ook uit de eigen gezondheidsmonitor (12-24 jaar) blijkt dat verzuim door ziekte het ongeoorloofd verzuim ruim overschrijdt. De landelijke en regionale trend laat zien dat verzuim in het algemeen, maar ook ziekteverzuim in het bijzonder toeneemt. Ziekteverzuim is een helder signaal: alle leerlingen die verzuimen hebben een probleem, medisch of anderszins. Bij zorgen over de lichamelijke, geestelijke of sociale gezondheid van een leerling moet niet gewacht worden op hulpvragen.

Evaluatie en verbeterpunten Als school lukt het niet altijd om een duidelijk beeld te krijgen van de achtergronden van een ziekmelding en ook de leerplichtambtenaar kan hier niet altijd mee uit de voeten. De GGD heeft daarom in samenwerking met scholen en leerplicht een programma ontwikkeld: Ziekteverzuim als Signaal (ZAS). ZAS voorziet in een werkwijze waarbij de eigen jeugdarts van de school beschikbaar is om bij zorgwekkend ziekteverzuim door te vragen naar achterliggende problematiek. De jeugdarts treedt daarbij op als ‘de bedrijfsarts’ voor de leerlingen van de school in nauwe samenwerking met de mentoren / leerlingbegeleiders van de school, de leerplichtambtenaar en het zorg- en adviesteam van de school. De jeugdarts zal de betreffende leerling samen met de ouders / verzorgers oproepen. In een gesprek wordt geprobeerd het probleem helder te krijgen, waarna advisering en zonodig verwijzing volgt. Na een eerste pilot in 2005 op enkele scholen is het programma vanaf 2008 breed uitgezet in de regio. In 2010 is een evaluatieonderzoek uitgevoerd naar het programma ZAS. De conclusies uit het onderzoek zijn: • de verzuimregistratie op scholen is verbeterd. • het contact tussen school en ouders wordt door ZAS gestimuleerd. • scholen constateren (subjectief) een daling van het zorgwekkend ziekteverzuim. • het ziekteverzuimprotocol van de school is sluitend geworden. Speciaal is de zgn. filterfunctie op scholen onderzocht (zie hoofdstuk 2 en 3), die is ingebouwd naar aanleiding van de eerste pilotevaluatie. Dit heeft de volgende resultaten gehad: - het aantal aanmeldingen bij de jeugdarts is drastisch omlaag gegaan. - de regiefunctie met betrekking tot het ziekteverzuim ligt bij de scholen. - als er een vermoeden is dat er meer aan de hand is volgt een aanmelding. - vooral leerlingen met verhoogde kans op psychosociale problematiek worden aangemeld. Daarnaast is ook duidelijk geworden dat voor een niet onbelangrijk deel van de scholen cq. betrokken schoolfunctionarissen de procedure niet bekend cq. duidelijk is. Bovendien is er soms sprake van een eigen interpretatie van de criteria. De aanbevelingen van de onderzoeker luiden: • De filterfunctie in ZAS moet behouden blijven. • Er is meer voorlichting nodig over de procedure omtrent zorgwekkend ziekteverzuim. • Er moet een vervolgonderzoek komen naar eigen interpretatie van criteria door scholen. Op basis van deze aanbevelingen heeft de GGD een plan van aanpak opgesteld met verbetervoorstellen. Eén van de acties die daaruit voortvloeien is aanpassing van deze handleiding. U treft daarom hierbij een bijgestelde handleiding aan, die de oude (uit 2009) vervangt.

1

Zie hiervoor oa. de landelijke handreiking ‘Snel terug naar school (is veel beter)’ van AJN, Ingrado en NVAB

3

2.

Afspraken tussen school, JGZ en leerplicht

Het programma Ziekteverzuim als signaal (ZAS) wordt gezien als een waardevolle aanvulling van het verzuimbeleid van de school. Uitgangspunt is dat elke leerling die meer dan normaal verzuimt mogelijk een probleem heeft, dat om een oplossing vraagt. Vóór de aanvang van deze geïntensiveerde samenwerking tussen school, JGZ en leerplicht moeten onderstaande afspraken worden gemaakt, die in een samenwerkingsovereenkomst worden vastgelegd.

Afspraken omtrent de aanmelding • •

Een goede verzuimregistratie is een voorwaarde voor de begeleiding. De aanmeldcriteria worden per school vastgesteld en gehandhaafd (zie hoofdstuk 3).

Afspraken omtrent de inbedding van de verzuimbegeleiding binnen het zorgsysteem op de school • • • • • • •

De school draagt zorg voor de aanstelling van een verzuimcoördinator. Deze verzuimcoördinator controleert het verzuim en onderscheidt tussen zorgwekkend ziekteverzuim en ander verzuim (zie hoofdstuk 3). Zij/hij meldt langdurig en frequent ziekteverzuim bij de mentor of leerlingbegeleider. De mentor of leerlingbegeleider neemt contact op met leerling en ouders/verzorgers. Bij afdoende verklaring voor het ziekteverzuim stopt hier de actie. Bij blijvende twijfel over de aard en/of de oorzaak van het ziekteverzuim meldt de mentor of de verzuimcoördinator de leerling aan bij de jeugdarts (via het daarvoor bestemde digitale aanmeldings- en terugkoppelingsformulier, zie bijlage 2). Elke school heeft een zorg- en adviesteam (ZAT), waar de leerling zonodig wordt besproken.

Afspraken tussen school, JGZ en leerplicht • •

• • •

De school heeft en houdt altijd de regie en coördinatie van de leerlingbegeleiding. De school verwijst bij langdurig en frequent ziekteverzuim en twijfel over de aard en/of oorzaak van de ziekmelding naar de jeugdarts (zie hoofdstuk 3). De jeugdarts onderzoekt wat het probleem is en organiseert zonodig/zo mogelijk hulp. Hierin is belangrijk dat dit teruggekoppeld wordt aan de school (via het digitale terugkoppelingsformulier, bijlage 2) en ook zonodig aan het ZAT van de school. In verband met dit laatste verplicht de GGD zich aan de inspanning om op scholen, die met het programma ZAS in zee gaan, de betrokken jeugdarts ook te laten participeren in het ZAT van betreffende school. In geval van ‘onwil’ van een leerling en/of de ouders/verzorgers bij medewerking en/of bij het opvolgen van adviezen en verwijzing meldt de school dit aan leerplichtzaken (en aan de leerling en de ouders/verzorgers).

Afspraken omtrent communicatie naar ouders/verzorgers en leerlingen • •

De ouders/verzorgers en leerlingen worden via de geëigende kanalen door de school op de hoogte gesteld van het verzuimbeleid inclusief ZAS. Nieuw aangesloten scholen kunnen daarvoor gebruik maken van de voorbeeldtekst in bijlage 1. In alle communicatie wordt door betrokken partijen gewezen op de vertrouwelijke behandeling van de informatie die aan de JGZ wordt verstrekt, maar tevens op het feit dat er altijd een advies van de JGZ naar de school gaat over de vervolgaanpak.

4

3.

Aanmelding

Criteria voor aanmelding Vanuit de verzuimregistratie van de school signaleert de verzuimcoördinator de leerlingen die in aanmerking komen voor een melding bij de mentor. De hieronder vermelde algemene criteria kunnen in overleg met de school worden aangepast (‘criteria op maat’): 1) langdurig ziekteverzuim • meer dan twee weken aaneengesloten (dus op de 11e aaneengesloten ziekteverzuimdag); 2) frequent ziekteverzuim • voor de vierde maal verzuim binnen het lopende schooljaar; 3) ‘bijzonder’ ziekteverzuim • hier kan het b.v. gaan om leerlingen die altijd bij een bepaald vak of op een bepaald dagdeel ziek zijn.

Registratie Elke school hanteert een bepaald systeem van registratie. Het meest gebruikt is het ‘Magister’programma. Degene die dit systeem beheert, toetst het ziekteverzuim aan de afgesproken criteria en geeft de resultaten hiervan door aan de mentoren cq. leerlingbegeleiders, die daarop in actie komen (zie hoofdstuk 2). Dit gebeurt via een op elke school bestaand protocol. Mogelijke knelpunten hierbij zijn: • het opgeven van ziekte als reden voor verzuim terwijl het dat niet is; • het niet correct registreren van afwezigheid bij bepaalde lessen door de docenten; • de grootte van de locatie; • het (nog) niet beschikken van elke school over het Magister-programma; • het bestaan van wisselende afspraken over frequentie van uitdraai. De aanbeveling is om minimaal eenmaal per week een uitdraai te maken.

Wijze van aanmelding Wanneer er volgens de afgesproken criteria sprake is van zorgwekkend ziekteverzuim gaat er eerst een telefonisch signaal van de mentor/leerlingbegeleider naar de ouders. Daarbij wordt melding gemaakt van het zorgwekkend ziekteverzuim en wordt gevraagd naar een verklaring daarvoor. Is deze afdoend en acceptabel, dan stopt hier de actie. Blijven er zorgen of twijfels bestaan dan wordt aan de ouders gemeld dat de leerling wordt aangemeld bij de jeugdarts (voor procedure zie hieronder) en zonodig bij het ZAT (volgens reguliere procedure). De mentor/leerlingbegeleider geeft in elk geval de volgende gegevens door aan de jeugdarts (via het speciale aanmeldingsformulier, bijlage 2) 1) Persoonsgegevens leerling • Burgerservicenummer (BSN) 2) Verzuimgegevens leerling • typering verzuimcategorie: frequent, langdurig of ‘bijzonder’ → N.B. verzuimuitdraai als bijlage is noodzakelijk. 3) Relevante voorgeschiedenis, informatie en reeds door school ondernomen acties. 4) Eventueel bestaande specifieke vraag van de school. Het ingevulde aanmeldingsformulier kan per e-mail naar de jeugdarts worden gestuurd. N.B. Met elke school zal gekeken worden of de privacybescherming voldoende is geborgd. Het moet voor alle partijen duidelijk zijn op welke manier de persoonsgebonden gegevens worden uitgewisseld.

5

4.

Uitnodiging door de jeugdarts

Na aanmelding bij de jeugdarts zal deze binnen twee weken de aangemelde leerling per brief uitnodigen voor een gesprek cq. onderzoek. In de brief wordt erop gewezen dat ook de ouders/verzorgers meer dan welkom zijn (zie bijlage 3: ‘voorbeeldtekst voor uitnodigingsbrief’). Wanneer de leerling zonder ouders de jeugdarts heeft bezocht zal het resultaat van dit bezoek aan de ouders worden meegedeeld (zie bijlage 4: ‘voorbeeldtekst informatiebrief aan ouders/verzorgers na onderzoek bij afwezigheid van ouders/verzorgers’). Als de leerling niet op komt dagen, volgt er een tweede uitnodiging. Wanneer ook hier geen reactie op komt, zal de jeugdarts dit melden aan de school. Deze zal de betreffende leerplichtambtenaar hiervan op de hoogte stellen. Ouders en leerlingen worden hierover geïnformeerd. Voor aanmelding bij het ZAT wordt de reguliere procedure gevolgd.

5.

Gesprek met cq. onderzoek van de leerling

Het eerste contact met de leerling (al dan niet met de ouders/verzorgers) wordt door de jeugdarts uitgevoerd. Doel van het onderzoek is de (onderliggende) oorzaak van het verzuim te achterhalen en deze oorzaak aan te pakken.

6.

Vervolgacties

Na het eerste onderzoek zijn in principe drie vervolgacties mogelijk: 1. terugkoppeling en advisering naar de school (dit gebeurt altijd) 2. follow-up binnen de JGZ 3. verwijzing buiten de JGZ Deze drie categorieën vervolgacties worden in de volgende subparagrafen verder uitgewerkt.

Terugkoppeling en advisering naar de school De schriftelijke terugkoppeling en advisering naar school gebeurt op een daartoe gereserveerde sectie van het aanmeldings- en terugkoppelingsformulier (zie bijlage 2) en bevat de volgende onderdelen: • Datum contact jeugdarts en soort contact (gesprek met leerling, gesprek met leerling plus ouder/verzorger, telefonisch met leerling, telefonisch met ouder/verzorger, contactpogingen niet geslaagd). • Tenzij ouders/verzorgers en/óf leerling hiertegen overwegende bezwaren hebben worden relevante gegevens aan school teruggekoppeld, bijvoorbeeld de aard van de onderliggende problematiek. • De door de jeugdarts ondernomen actie wordt ingevuld. • Dit geldt ook voor het advies van de jeugdarts aan de school. Deze terugkoppeling wordt per e-mail verstuurd. Zonodig vindt, na overleg met ouders en leerling, terugkoppeling plaats in het ZAT. Indien er voor de jeugdarts geen zorgingang is en/of ‘onwil’ wordt geconstateerd of als leerling tot tweemaal toe weigert te komen zonder geldige reden (zoals bijvoorbeeld ziekenhuisopname), zal de jeugdarts de school adviseren om leerplicht in te schakelen.

Follow-up door de JGZ Soms is het nodig om een vervolgcontact met de leerlingen en/of diens ouders/verzorgers af te spreken. Dit kan een telefonisch contact zijn, een persoonlijk contact op de GGD of op het spreekuur op school, of een huisbezoek door de jeugdverpleegkundige.

Verwijzing Verwijzingen naar zorginstellingen als huisarts, Dimence, Bureau Jeugdzorg, etcetera, worden door de jeugdarts zelf verricht. Wanneer dat voor een adequate hulpverlening nodig is, wordt bij de verwijzing melding gemaakt van het zorgwekkend schoolverzuim.

6

7.

Registratie

Op individueel niveau vindt registratie van het contact met de leerling plaats in het JGZ-dossier (inclusief een kopie van het aanmeldings- en terugkoppelingsformulier met advies van de JGZ en de verzuimstaat). De school bewaart de teruggekoppelde gegevens van de JGZ in het leerling-dossier van de leerling, dan wel in het leerlingvolgsysteem (deze gegevens zijn in het Magister-programma digitaal te koppelen aan de overige leerlinggegevens).

8.

Evaluatie

De via de registratie verkregen gegevens zullen worden geëvalueerd in een overleg tussen de coördinator van de school en de jeugdarts. Dit gebeurt op schoolniveau.

7

Bijlage 1: Voorbeeldtekst voor brief van school aan alle ouders/verzorgers N.B. De brief wordt ondertekend vanuit de school (door bijvoorbeeld de schoolleiding) en op briefpapier van de school verstuurd dan wel meegegeven aan de leerlingen, uitgereikt bij kennismaking op school, etcetera.

Aan de ouders/verzorgers van leerlingen van…………………………………..(naam school)

Geachte ouder(s)/verzorger(s), Op grond van de gegevens die wij vastleggen over de afwezigheid van leerlingen, maken wij ons wel eens zorgen over het ziekteverzuim van een aantal leerlingen. Het gaat dan om leerlingen die regelmatig enkele dagen of voor langere tijd ziek zijn. Wij maken ons over twee dingen zorgen: * De gezondheidstoestand van de leerling: welke klachten heeft de leerling en wat kan daar aan gedaan worden? * Wij maken ons zorgen over de studievoortgang. Een leerling die veel afwezig is in verband met ziekte, krijgt een studieachterstand, waardoor de kans op een succesvolle schoolloopbaan kleiner wordt. Het doet ons genoegen dat we met de afdeling Jeugdgezondheidszorg (JGZ) van de GGD IJsselland afspraken hebben gemaakt om leerlingen die veel of regelmatig ziek zijn, beter te kunnen begeleiden. De jeugdarts van onze school is: ………………………………………… De afspraken met de afdeling JGZ houden in dat leerlingen die zich in een schooljaar voor de vierde maal ziek melden, of leerlingen die langdurig (= meer dan twee weken aaneengesloten) ziek zijn, een uitnodiging krijgen voor een bezoek aan de jeugdarts. Indien tot tweemaal toe niet op de oproep wordt gereageerd zal de school een melding doen bij de leerplicht. Datgene wat er met de jeugdarts wordt besproken is strikt vertrouwelijk. De jeugdarts geeft wel altijd – in overleg met u en uw kind - een advies aan de school over hoe verder te handelen. We hopen dat deze samenwerking met de jeugdgezondheidszorg ertoe zal leiden dat leerlingen sneller de juiste medische of andere zorg krijgen en daardoor ook korter van school hoeven te verzuimen. Wij vertrouwen erop dat wij u door middel van deze brief voldoende hebben geïnformeerd over deze nieuwe intensievere samenwerking met de jeugdgezondheidszorg. Met vriendelijke groet, ………………………… , directeur

8

Bijlage 2: Formulier voor aanmelding leerling door school en terugkoppeling door JGZ

Aanmeldingsformulier ZAS S.v.p. dit ingevulde formulier sturen naar: [email protected]

School:

Datum aanmelding:

Locatie:

Naam melder:

Schooltype:

Telefoon melder:

Klas:

Bereikbaarheid melder

Mentor:

E-mail melder:

BSN(burger service nummer):

E-mail contactpersoon:

Typering verzuim: frequent

(N.B. verzuimstaat bijvoegen!) langdurig

bijzonder

Door school reeds ondernomen acties en resultaten daarvan (incl. datum waarop):

Overige relevante gegevens (bijv. thuissituatie, schoolsituatie, mate van presteren, eventuele doublures en/of afstroom):

Wat is de door leerling en/of ouders gepresenteerde ziekte-oorzaak? Specifieke vraag van de school:

9

Onderstaand gedeelte in te vullen door de jeugdarts

Naam jeugdarts: Contactgegevens jeugdarts:

naamarts contactgegevensarts

Soort contact:

Datum contact:

gesprek leerling gesprek leerling en ouder(s)/verzorger(s) telefonisch met leerling telefonisch met ouder anders contactpogingen niet geslaagd

Indicatie van besproken problematiek:

Advies aan leerling:

Advies aan de school:

Andere door jeugdarts ondernomen actie:

10

Bijlage 3: Voorbeeldtekst voor uitnodigingsbrief

Aan

Op grond van gegevens die de school vastlegt over afwezigheid van leerlingen, maak ik me zorgen over je ziekteverzuim. Daarom nodig ik je uit voor een gesprek hierover. Dit gesprek vindt plaats op: …………………………………………….. en wordt gedaan door

………………………………………………. om

op: Duur van het onderzoek:

±

, jeugdarts uur

minuten.

Wij stellen het op prijs als je ouder(s)/verzorger(s) bij dit onderzoek aanwezig zijn. Alles wat in het gesprek besproken wordt, is strikt vertrouwelijk. Relevante informatie zal aan de school worden doorgegeven, tenzij er overwegende bezwaren bestaan bij je ouders/verzorgers of bij jou. We geven wel altijd advies aan de school hoe verder te handelen. Wanneer je op dit tijdstip onmogelijk kunt komen, wil je dit dan zo spoedig mogelijk doorgeven op telefoonnummer ……………….. en een nieuwe afspraak maken?

Wil je bij het gesprek deze uitnodiging meenemen?

Met vriendelijke groet,

…………………………………. , Jeugdarts

Bijlage 4: Voorbeeldtekst voor informatiebrief aan ouders/verzorgers na onderzoek

Aan de ouder(s)/verzorger(s) van:

Op grond van gegevens die de school vastlegt over afwezigheid van leerlingen, maken wij ons zorgen over het ziekteverzuim van uw {zoon/dochter}……………. Daarom heb ik uw {zoon/dochter} uitgenodigd voor een gesprek over dit ziekteverzuim. U was hierbij helaas niet aanwezig. Ik wil u daarom via deze brief informeren. Ik heb vandaag tijdens mijn spreekuur uw {zoon/dochter} onderzocht. Hierbij kwamen de volgende bevindingen aan het licht: ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… Ik heb uw {zoon/dochter} geadviseerd om: ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… Ik zal de school adviseren om: ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… Met vriendelijke groet,

…………………………………… , Jeugdarts