Zicht op samenwerking
Verslag van onderzoek rekenkamercommissie
maart 2006
1
0. Omschrijving onderzoek RC 2005/01 .......................................................................3 1. Begripsbepaling. ........................................................................................................4 1.1 Samenwerking......................................................................................................4 1.2. Verbonden partijen..............................................................................................4 1.3. Delegatie .............................................................................................................5 2. Inventarisatie van samenwerkingsverbanden ............................................................5 2.1. Inventarisatie.......................................................................................................5 2.2. Samenwerking.....................................................................................................6 2.2.1. afd. Centrale Klanten Balie (CKB) en Sociale Zaken (Soza)......................6 2.2.2. afd. Ruimtelijke en Maatschappelijke Ontwikkeling (RMO)......................7 2.2.3. afd. Bouwen en Milieu (BenM) ...................................................................8 2.2.4. afd. Gemeentewerken ..................................................................................8 2.2.5. afd. Interne controle en communicatie (ICC), Personeel, Organisatie Interne zaken (POI) en Financiën ..........................................................................9 2.2.6. afd. Veiligheid en brandweer (VenB)..........................................................9 2.2.7. Document onderzoek ...................................................................................9 2.2.7. Evaluatie. ...................................................................................................10 2.3. Verbonden partijen............................................................................................10 2.4. Delegatie ...........................................................................................................12 3. Verdiepingsonderzoek .............................................................................................13 3.1. Thuiszorg Midden Limburg (TML)..................................................................13 3.2. Samenwerkingsverband Land van Weert en Cranendonck ..............................14 3.3. Reconstructie Nederweert.................................................................................15 3.4. Evaluatie verdiepingsonderzoek .......................................................................16 4. Samenvatting en aanbevelingen...............................................................................17 4.1. Samenwerkingsverbanden ................................................................................17 4.2. Verbonden partijen............................................................................................18 4.3. Delegatie ...........................................................................................................18 5. Reactie Management en College B+W....................................................................19
2
0. Omschrijving onderzoek RC 2005/01 Onderwerp: Uitvoering gemeentelijke taken door derden (samenwerking / verbonden partijen / delegatie). Doel. Inzicht verschaffen in de mate waarin de gemeente Nederweert voor de uitoefening van haar taken samenwerkt met derden. Is de taak / doelstelling duidelijk omschreven en betekent dit dat er sprake is van samenwerking, verbonden partijen of delegatie van bevoegdheden. Hoe vindt rapportage en beoordeling van de geleverde prestaties / meerwaarde van de samenwerking plaats. Is de gekozen opzet effectief en efficiënt. Is de samenwerking vrijblijvend of committerend. Achtergrond probleemstelling. Voor de uitvoering van een breed scala van taken werkt de gemeente Nederweert samen met anderen op beleidsmatig en/of uitvoerend terrein. De raad en het college hebben voor samenwerking de kaders geformuleerd1. Samenwerking is onontbeerlijk om ambities te verwezenlijken. Er wordt selectief samen gewerkt om regionale opgaven uit te voeren. Er wordt daarbij gestreefd naar een verhoging van de doeltreffendheid en doelmatigheid en samenwerkingsplannen worden getoetst aan de hand van een kosten- baten- analyse. Samenwerking houdt het risico in zich dat competentie en verantwoordelijkheid diffuus worden. Bij de verkenningen voor dit onderzoek bleek het niet mogelijk een helder en compleet overzicht te genereren van de bestaande samenwerkingsvormen. De financiële administratie geeft een indicatie maar er zijn ook samenwerkingsverbanden zonder geldstromen. Onderzoeksopzet. Het onderzoek richt zich vooral op gemeenschappelijke regelingen, intergemeentelijke samenwerking en afname van diensten van (regionale) instellingen. Via een schriftelijke enquête binnen de organisatie zal een overzicht van samenwerkingsverbanden worden opgemaakt waaruit doel, diepgang en intensiteit van de samenwerking moet blijken. Voor ± 3 instellingen zal verder verdiepingsonderzoek plaatsvinden naar indicatoren van effectiviteit en efficiency. Steefdatum voor oplevering van de rapportage is februari 2006. Aldus vastgesteld in de bijeenkomst van de rekenkamercommissie op 6 oktober 2005 en bevestigd in de raadsvergadering van 25 oktober 2005.
1
Raadsprogramma 2003, college programma 2003-2006 en document Visie op samenwerking.
3
1. Begripsbepaling. 1.1 Samenwerking Gemeenten voren vaak dezelfde taken uit en lopen daarbij tegen dezelfde problemen aan. Zeker als de aanpak gemeentegrenzen overschrijdt kunnen ze beter samen worden opgepakt. Er worden schaalvoordelen, het beter benutten van ontwikkelpotentieel en kennisspecialisatie gezocht. Kosten en risico’s van grote investeringen zijn makkelijker te dragen. Meer en meer wordt daarbij niet alleen samengewerkt tussen gemeenten (van gemeenschappelijke regeling tot informele afspraak) maar ook met andere (semi)publieke organisaties zoals zorginstellingen, woningbouwcorporaties en scholen, maar ook met private partners (publiek private samenwerking). Samenwerking kan op vele manieren vorm en inhoud krijgen. Van een incidentele afspraak tot een langdurige, formele en intensieve vorm van samenwerking in de vorm van een gemeenschappelijke regeling. Op basis van de door de gemeente Nederweert geformuleerde doelstellingen van samenwerking komt de rekenkamercommissie tot de volgende definitie: Samenwerking is het aangaan van een duurzame – bestendige – meerjarige relatie gericht op het bereiken van wederzijds voordeel.
1.2. Verbonden partijen Verbonden partijen is een begrip dat in het Besluit Beheer en Verantwoording (BBV) is gedefinieerd. Om te kunnen spreken van verbonden partijen zijn de volgende aspecten bepalend2. Bestuurlijk belang: Een gemeente heeft een bestuurlijk belang wanneer ze een zetel heeft in het bestuur van een derde rechtspersoon of als de gemeente stemrecht heeft. EN Financieel belang: Een gemeente heeft een financieel belang indien de middelen die de gemeente ter beschikking stelt verloren gaan in geval van faillissement van de verbonden partij en/of als financiële problemen bij de verbonden partij kunnen worden verhaald op de gemeente. Een lijst met verbonden partijen moet worden opgenomen in de begroting en de jaarrekening.
2
Art 1(b), (c) en (d) BBV, staatsblad 27 uit 2003
4
1.3. Delegatie Delegatie wordt gezien als de meest vergaande vorm van samenwerking. Hoewel de eindverantwoordelijkheid bij de degene die delegeert blijft liggen is de invulling van de overgedragen taken grotendeels over te laten aan de gedelegeerde. Voor delegatie van bevoegdheden wordt de term “overdragen” gebruikt. Onder delegatie wordt verstaan: het overdragen door een bestuursorgaan van zijn bevoegdheid tot het nemen van besluiten aan een ander die deze onder eigen verantwoordelijkheid uitoefent3. Uitgangspunten bij delegatie zijn: - delegeren aan ambtenaren kan niet (dat heet mandateren) - de raad kan delegeren aan het college of aan een door de raad ingestelde bestuurscommissie - Het college kan delegeren, onder andere aan een door haar ingestelde bestuurscommissie (bv. bestuurscommissie openbaar onderwijs) - De gedelegeerde bevoegdheden worden zo specifiek mogelijk weergegeven. - Bij delegatie kan de omvang en de voorwaarden waaronder de gedelegeerde bevoegdheid wordt overgedragen aangegeven. Onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om IN NAAM van een bestuursorgaan besluiten te nemen4. Mandaatverlening kan niet als dit bij wettelijk voorschrift is bepaald of de aard en de strekking van de bevoegdheid zich daartegen verzet.
2. Inventarisatie van samenwerkingsverbanden 2.1. Inventarisatie. Uit de bij de ambtelijke organisatie uitgezette enquête zijn ruim 50 samenwerkingsverbanden naar voren gekomen. In het kader van de wens van de afd.ICC om de uitkomst ook te kunnen gebruiken als voeding voor (het nog ontbrekende) contractenregister5, is ook verzocht private vaste relaties te vermelden. De volledigheid van de inventarisatie is echter niet gegarandeerd. Er bestaat op bestuurlijk nivo (bestuurssecretariaat, griffie) geen register of overzicht waarin samenwerkingsverbanden worden vastgelegd. Hier ligt duidelijk nog een taak voor het bestuurssecretariaat, secretaris en/of raadsgriffie. Met in acht name van de in hoofdstuk 1 gegeven definities komt de rekenkamercommissie tot de volgende analyse. 3
Art.10:13 Awb Art.10:1 Awb 5 Aanbeveling rekencie rapport risicobeheer 2003/02 – managementletter jaarrek. 2003 4
5
2.2. Samenwerking Uit de antwoorden op de enquête blijkt dat er sprake is van een zeer breed scala aan samenwerkingsrelaties. De rekenkamercommissie heeft nadrukkelijk niet de volledigheid en juistheid van de verstrekte informatie geverifieerd. Daarvoor ontbrak de tijd. Onderstaande analyse is gebaseerd op de waardering van de kenmerken zoals die is aangegeven door de invuller van de enquête. De antwoorden zijn in bijlage bij dit rapport opgenomen.
2.2.1. afd. Centrale Klanten Balie (CKB) en Sociale Zaken (Soza) Externe instantie Gemeente Cranendonck Gemeente Weert Gemeente Weert Werkvoorz. De Risse
Wat Applicatiebeheer Sociale recherche Regionaal bureau nieuwkomers WSW
Reintegratiebedrijven ed. (19x) Kredietbank
Reïntegratie, activering, oriëntatie etc Schuldhulpverlening
Op basis van Bestuursovereenkomst
Gemeenschappelijke regeling Contracten Contract
Alle samenwerking is uitvoeringsgericht en als belangrijkste reden voor samenwerking wordt kostenbesparing aangegeven. De effectiviteit en efficiency van de samenwerking met de gemeenten Cranendonck en Weert wordt door de eigen organisatie als goed beoordeeld. De samenwerking met Risse, reintegratie- bedrijven en Kredietbank als matig. Opvallend is dat de samenwerking met Weert (sociale recherche en regionaal bureau nieuwkomers) een informeel karakter heeft, geen schriftelijke vastlegging kent en toch als niet vrijblijvend wordt gekarakteriseerd. Opvallend is dat in het overzicht van samenwerkingsverbanden Soza dat is opgenomen in de ´startnotitie samenwerking Sociale Zaken gemeenten Cranendonck, Weert en Nederweert´, de samenwerking met * CWI (intake werk en inkomen op basis van service niveau overeenkomst) en * Stichting Vluchtelingenwerk Nederweert (begeleiding vluchtelingen op basis van afspraken) niet in de beantwoording op de enquête zijn vermeld. De overlegfrequentie wordt door de rekenkamercommissie adequaat geacht. Voor alle boven vermelde activiteiten is aangegeven en vastgesteld dat er een urenregistratie van de betreffende activiteiten wordt bijgehouden in TIM (tijdschrijfsysteem).
6
2.2.2. afd. Ruimtelijke en Maatschappelijke Ontwikkeling (RMO) Externe instantie Gemeente Weert
Gemeente Cranendonck
Wat Leerplichtwet, leerlingenvervoer, ontwikkeling Pannenweg landbouwontw. Gebieden gezondheidszorg Wmo Stadspoort Breedtesportimpuls Sportlink Woonvisie, regionaal volkshuisvestingsplan Economisch beleid
Gemeente Weert en Hunsel Land van Weert en Cranendonck Woningvereniging Nederweert Gewest Nrd-Midden Limb. Portefeuilleh. Overleg Zorg en Welzijn GGD Regio VVV Gebiedscommissie Reconstructie Nederweert Provincie Limburg Afsprakenkader vitale kernen en buurten Arcadis DOP Leveroy
Op basis van Meestal op basis besluit (i.g.v. Pannenweg is er een overeenkomst)
Overeenkomst Besluit Besluit en overeenkomst Prestatieafspraken Gemeensch. Regeling Gemeensch. Regeling Subsidiecontract Reconstructieplan N- en M-Limburg Overeenkomst (begin 2006) Bestuursopdrachtsamenwerkingsovereenk.
De meeste samenwerkingsverbanden zijn formeel en zowel beleidsmatig als op uitvoering gericht. De doelstelling is vooral samenwerking bij beleidsontwikkeling en belangenbehartiging. De penvoering ligt vooral bij de partner waarmee wordt samengewerkt. De effectiviteit en efficiency van het merendeel van de samenwerkingsverbanden wordt als redelijk aangegeven. De samenwerking in het land van Weert en Cranendonck wordt als matig beoordeeld. Opvallend is dat de samenwerking met Arcadis in het kader van de DOP Leveroy als ´vrijblijvend´wordt geklasseerd terwijl van gemeentezijde wel materiele inzet en committment wordt verwacht. De overlegfrequentie is sterk wisselend. Voor alle activiteiten is aangegeven dat er een urenregistratie wordt gevoerd. In TIM zijn voor 2005 geen uren specifiek gerapporteerd voor het samenwerkingsverband Weert en Cranendonck en Regio VVV. Activiteiten in dat kader kunnen zijn begrepen in de uren geregistreerd voor Visie en beleid onder Economische zaken en Toerisme en recreatie.
7
De rekenkamercommissie heeft verdiepingsonderzoek verricht voor de samenwerking in het kader van de Reconstructie Nederweert en Land van Weert en Cranendonck (zie par.3.2). Daar waar de relatie met Arcadis in het kader van de DOP Leveroy wel als een samenwerking wordt getypeerd, wordt van de relatie met stedenbouwkundige bureaus voor de ontwikkeling van welstandeisen (Adviesbureau Croonen) en actualiseren bestemmingsplannen (Arcadis)en planschadebepaling (Van Montfoort) geen melding gemaakt. (ook niet bij afd. Bouwen en Milieu). De rekenkamercommissie is van oordeel dat bij deze relaties zeker sprake is van meerjarige, beleidsbeïnvloedende, samenwerking.
2.2.3. afd. Bouwen en Milieu (BenM) Externe instantie Detacheringsorganisaties SRE, Continu Engineering Adviesbureaus Welstandscommissie district Nederweert
Wat
Op basis van Overeenkomsten
Onafhankelijke advisering over schetsplannen en beleidsplannen
Overeenkomsten Besluit
Alle samenwerking wordt door de afdeling als formeel, niet vrijblijvend en zowel beleidsmatig als op uitvoering gericht beoordeeld. Door de betreffende afdeling wordt de efficiency en effectiviteit als uitstekend ervaren. Met betrekking tot bovenstaande opsomming is aangegeven dat alleen voor welstandstoezicht de uren in TIM separaat worden bijgehouden. Door de summiere wijze van beantwoording van de enquête kan onvoldoende recht worden gedaan aan de wens om alle samenwerkings- en contract-relaties goed in beeld te brengen.
2.2.4. afd. Gemeentewerken Externe instantie Gemeente Weert Gemeente Weert Gemeente Weert Gemeente Weert AVL-Sturing/Essent Van Gansewinkel VAOP
Wat Gladheidbestrijding Ongediertebestrijding Straatvegen Onderhoud asfaltwegen Afvalverwerking Afvalinzameling Oud papier inzameling
Op basis van
Overeenkomst Overeenkomst Overeenkomst Overeenkomst Mondelinge overeenkomst
De samenwerking met Weert op het gebied van gladheid- en ongediertebestrijding is informeel. Alle samenwerkingsverbanden zijn gericht op kostenbesparing (oud papier opbrengst maximalisatie) en uitvoeringsgericht. Door de eigen organisatie wordt zowel de effectiviteit als efficiency als goed tot zeer goed beoordeeld.
8
De rekenkamercommissie beoordeelt de overlegfrequentie als adequaat. Over alle door deze afdeling vermeldde samenwerkingsverbanden wordt, naar het oordeel van de rekenkamercommissie, adequaat gecommuniceerd. Zowel intern als extern. De afdeling Gemeentewerken kent een uitgebreide urenregistratie (mede in verband met de doorberekening naar projecten).
2.2.5. afd. Interne controle en communicatie (ICC), Personeel, Organisatie Interne zaken (POI) en Financiën Externe instantie Nationale Ombudsman Quality Company BV SMQ BV Cannockchase
Wat Ombudsmanfunctie Afhandeling bezwaarschriften WOZ Taxaties WOZ Deurwaarderswerkzaamheden
Op basis van Overeenkomst Contract Contract Contract
De samenwerking met de nationale ombudsman is op basis van raadsbesluit, de overige samenwerking op basis van overeenkomst. Door de eigen organisatie wordt de effectiviteit en efficiency als goed/zeer goed omschreven.
2.2.6. afd. Veiligheid en brandweer (VenB) Externe instantie Gemeente Weert Regionale brandweer Waterleidingmij Limburg Safety Partners Barcas
Wat Brandpreventie Brandweer en rampenbestrijding Controle brandkranen Inhaalslag gebruiksvergunningen Maken aanvalsplannen
Op basis van Bestuursconvenant
Overeenkomst Overeenkomst Overeenkomst
De samenwerking met Weert op het gebied van brandpreventie is informeel van aard. De meeste samenwerking is op uitvoering gericht. Voor de samenwerking met Weert en de regionale brandweer is geen indicatie gegeven van de effectiviteit en efficiency. De effectiviteit en efficiency van de overige samenwerkingsverbanden wordt als goed beoordeeld.
2.2.7. Document onderzoek De rekenkamercommissie heeft van een aantal samenwerkingsverbanden de onderliggende overeenkomst of gemeenschappelijke regeling opgevraagd. (De Risse, samenwerking Land van Weert en Cranendonck, opdrachten actualisatie bestemmingsplannen en welstandsnota en bestuursconvenant Brandpreventie).
9
In het dossier van de Risse zijn de formele stukken compleet aanwezig (gemeenschappelijke regeling en de opeenvolgende wijzigingen). Van samenwerkingsverband Land van Weert en Cranendonck was een ongetekende versie aanwezig (de getekende wordt bewaard door secretaris samenwerkingsverband). De opdrachten bestemmingsplan actualisatie (inhaalslag) en welstandsnota waren aanwezig en uit het bestuursconvenant Brandpreventie bleek dat de samenwerking ook de gemeenten Heythuysen, Hunsel, Roggel en Neer en Thorn omvat.
2.2.7. Evaluatie. De meeste samenwerkingsverbanden zijn op kostenbesparing gericht en uitvoerend van aard. De eigen organisatie waardeert de effectiviteit en efficiency over het algemeen als goed tot zeer goed. De urenregistratie in TIM voor werkzaamheden in het kader van samenwerking is over het algemeen adequaat verbijzonderd. Met Weert wordt op veel terreinen (structureel) samengewerkt (formeel of informeel). De noodzaak tot evaluatie en consolidatie lijkt hier aanwezig bij de verdere invulling van de samenwerking, mogelijk in een breder verband (bijv. Land van Weert en Cranendonck). Het valt verder op dat Nederweert zelden de penvoering/voorzitters of secretariaat functie invult binnen samenwerkingsverbanden. Sommige relaties zijn niet als samenwerking benoemd. Waar langdurig en structureel van dezelfde (markt) partij gebruik wordt gemaakt acht rekenkamercommissie een samenwerkingsrelatie aanwezig omdat daarbij sprake is van beleidsbeïnvloeding/ uitvoering (bijvoorbeeld Arcadis in kader bestemmingsplannen, SRE in kader afgifte/toezicht milieuvergunningen en adviesbureau Van Montfoort in kader bepaling planschades). De met de enquête verkregen lijsten van samenwerkingsverbanden en contracten geven nog geen volledig beeld (zie par. 2.2.1., 2.2.2. en 2.2.3.).
2.3. Verbonden partijen De meest actuele lijst van verbonden partijen staat in de begroting 2006 (blz.38). Verbonden partij Gemeenschappelijke regelingen Werkvoorzieningschap De Risse, Weert Gewest Noord- en Midden-Limburg, Venlo
Behartigd belang Sociale werkvoorziening Gemeenschappelijke belangenbehartiging van de deelnemers op de gebieden van: - Volkshuisvesting - Recreatie - Toerisme - Milieu en afvalverwijdering - Gezondheidszorg
10
Gemeenschappelijke regeling Instituut Zorgverzekering Ambtenaren Nederland (IZA), Nieuwegein Privaatrechtelijke verbondenheden NV Bank Nederlandse Gemeenten, ´sGravenhage Essent, Den Bosch Waterleidingmaatschappij Limburg, Maastricht
- Maatschappelijke zorg en welzijn - Brandweer en hulpverlening Uitvoering op landelijk niveau van de ziektekostenregelingen voor de deelnemers en de personeelsleden van de deelnemers. Bankieren voor het maatschappelijk belang tegen zo laag mogelijke kosten. Het instandhouden van de benodigde infrastructuur om energie te distribueren. Het instandhouden van de benodigde infrastructuur om water te distribueren.
Van een verbonden partij is sprake als aan twee condities (bestuurlijke EN financiële betrokkenheid) is voldaan. Er is kennis genomen van de gemeenschappelijke regeling de Risse zoals die voor het laatst is bijgesteld per 1 april 2000 bij het oprichten van Risse Holding BV (certificaathouderschap) waaronder 5 werkmaatschappijen ressorteren. Wethouder van de Mortel maakt deel uit van het bestuur van de Risse. De gemeenten ´dragen bij in het exploitatietekort naar evenredigheid van de uitbetaalde manuren van de in elke gemeente woonachtige werknemers, geplaatst ingevolge de wet WSW´. Bij raadsbesluit van 06.03.2001 is besloten een beperkt aantal diensten van het gewest (thans Regio Noord- en Midden Limburg) af te nemen (de zogenaamde verplichte samenwerkings(doe)taken). Brandweer en hulpverlening, GGD (ambulance en jeugdgezondheidszorg). Volgens een intern opgemaakte specificatie is de totale bijdrage 2005 ad € 455.154 als volgt te verdelen: Overhead component € 17.673 Regionale brandweer € 203.245 Spraakonderwijs bbo € 24.361 Maatschappelijke opvang € 14.733 Gezondheidszorg € 189.095 Uitvoering BWS € 6.047 Plv. burgemeester Vos vertegenwoordigt Nederweert in de Regioraad. Weth. Van de Mortel heeft zitting in portefeuillehoudersoverleg Zorg en Welzijn. Afhankelijk van de agendapunten hebben wethouder Jacobs en/of wethouder Willekens zitting in het portefeuillehouderoverleg VROVIM6. Verslaglegging richting raad over beleidsontwikkelingen bij en vanuit de Regio is beperkt. Door de organisatie wordt het als een gemis ervaren dat zicht en invloed op regionale beleidsterreinen ontbreekt (regionale ontwikkelingen vanuit de Regio zijn daarmee vaak een fait accompli voor gemeente Nederweert; voorbeeld discussie rondom regiofonds). 6
Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening, Verkeer, Infrastructuur en Milieu.
11
Met de invoering van de Zorgverzekeringswet is voorgesteld de IZA Nederland regeling op te heffen. De raad van Nederweert heeft op 27 september 2005 in overeenstemming met het voorstel besloten. De aanwezige reserves zijn ingezet via VGZ-IZA. Liquidatie zal naar verwachting 3 jaar duren. Er is geen Nederweerter bestuurder in een bestuurlijk orgaan van de IZA. De rekenkamercommissie zijn naast bovenstaande instellingen geen instelling bekend die als verbonden partijen zouden moeten worden benoemd. Waar al van enig financieel risico sprake is ontbreekt de bestuurlijke vertegenwoordiging. Desalniettemin, bij de langdurige inschakeling van organisaties ontstaat een zekere ‘morele’ verplichting tekorten aan te vullen of ´garant´ te staan voor opheffingsverliezen. De rekenkamercommissie denkt daarbij aan Stichting Maatschappelijk Werk Midden Limburg, muziekscholen, bibliotheek, Cocon e.d. In de risicoparagraaf wordt op de financiële risico´s van open eind financieringen in algemene zin gewezen. De in de jaarrekening/begroting genoemde verbonden partijen BNG7, Essent8, WML9 zou de rekenkamercommissie eerder als deelnemingen10 dan als verbonden partijen kwalificeren. De bestuurlijke betrokkenheid reikt niet verder dan het aandeelhouderschap. Er is slechts sprake van financiële aansprakelijkheid voor de nominale waarde van de aandelen en de gemeente Nederweert heeft geen bestuurszetel in de betreffende ondernemingen.
2.4. Delegatie De rekenkamercommissie heeft geen samenwerkingsverband kunnen identificeren waarbij sprake is van (formele) overdracht van bevoegdheden. Echter met de vorming van een intergemeentelijke sociale dienst en bij outsourcing van welzijnsactiviteiten zou een delegatie relatie kunnen ontstaan. De rekenkamercommissie vraagt hier nadrukkelijk aandacht voor bij de vormgeving van de samenwerkingsrelatie.
7
BNG: aandelen in verleden gekocht voor beperkt bedrag, door bonusaandelen uitgegroeid tot nominaal € 35.100. Hierover is in 2004 € 32.572 aan dividend ontvangen (2005 is nog niet bekend). Met ingang van 2005 is de raming van het dividend verlaagd met € 10.000 omdat BNG vanaf 2005 vennootschapsbelastingplichtig is. 8 178.200 aandelen à € 1,00 nominaal. Limburgse gemeenten verenigd in de Ver. Gemeentelijke Aandeelhouders Limburg (Vegal) hebben een altijd een vooroverleg waarin getracht wordt een eensluidend standpunt in te nemen. Desondanks blijft elke gemeente vrij om zijn eigen standpunt in te nemen. Dividend in 2004 € 203.007,00. 9 5 aandelen, nominaal € 22.689 dividend – WML keert geen dividend uit. 10 art.1(e) BBV: ´een participatie in een besloten of naamloze vennootschap, waarin de provincie onderscheidenlijk gemeente aandelen heeft´.
12
3. Verdiepingsonderzoek Voor drie samenwerkingsrelaties heeft de rekenkamercommissie enig verdiepingsonderzoek uitgevoerd naar indicatoren van effectiviteit en efficiency. De keuze was gebaseerd op financieel en bestuurlijk belang. De financieel belangrijkste instellingen zijn (bedragen begroting 2005) Stg.Thuiszorg Midden Limburg11
€ 215.000
Stg. Algemeen Maatschappelijk Werk Midden Limburg
€ 138.500
Consent (vroegere onderwijsbegeleidingsdienst)
€ 117.000
Op basis van financieel belang is gekozen voor de Stg. Thuiszorg Midden Limburg (uitvoering Jeugdgezondheidszorg 0-4 jarigen). Op grond van beleidsrelevantie zijn de samenwerking in het kader van Land van Weert en Cranendonck en Reconstructie Nederweert nader bekeken. De samenwerkingsrelatie met Consent is niet door de afdelingen vermeld in hun antwoord op de enquête. Met vertegenwoordigers van Thuiszorg Midden Limburg en de secretaris van het samenwerkingsverband Land van Weert en Cranendonck (Hoge Dunk) zijn gesprekken gevoerd.
3.1. Thuiszorg Midden Limburg (TML) Vanaf 2003 is de vroegere AWBZ financiering voor jeugdgezondheidszorg (JGZ) als specifieke doeluitkering (SDU). Op basis van een convenant VNG-thuiszorgkoepel en ministerie VWS wordt tot 2008 deze doeluitkering voor het wettelijk uniform basis deel doorgesluisd naar de thuiszorgorganisatie. Het maatwerkdeel wordt vanaf 2003 op afspraak geleverd en in rekening gebracht. Veel van de taken in kader JGZ zijn wettelijk omschreven. Dit geldt ook voor te leveren kwaliteit. Er wordt (op landelijk nivo) gewerkt aan verbetering van systemen en een productenboek en (standaard)kostprijsberekenings-pakket ed. Medio 2007 moet duidelijk worden of de doeluitkering wordt gehandhaafd, de taak teruggaat naar het VWS of ongelabeld wordt ingesluisd in het gemeentefonds. Nederweert leunt sterk op Weert dat Nederweert ´vertegenwoordigd´ in regionaal overleg. Dit soort clustering wordt ook door de Leudalgemeenten toegepast. Volgens TML komt dit de efficiency van de samenwerking ten goed. Goede ervaren gesprekspartners zijn vanuit de gemeentelijke clusters beschikbaar. Er vindt 2 x per jaar formeel overleg plaats (begroting en afrekening) en 3-4 x per jaar OOGO12.
11
Hieraan is opgedragen krachtens landelijke afspraak , de taken op het gebied van jeugdgezondheidszorg 0-4 jarigen. 12 Op Overeenstemming Gericht Overleg
13
Nederweert nam in 2005 de volgende maatwerkpakketten af: Regionale producten: Zorgcoordinator JGZ 0-4 € 4.866 Integrale Vroeghulp 633 Pedagogisch Spreekuur 2.916 Locale producten: Zorgstructuur Weert-Nederweert 807 Project van ‘2 tot 4’ 1.682 Oudercursus 2.070 Totaal € 12.974 Er is een beschikking van € 13.289 afgegeven. De beschikking is daarmee € 315 hoger dan het bedrag van de afgenomen diensten. Voor 2004 blijkt nog geen beschikking voor het maatwerkdeel afgegeven. In de ‘inhoudelijke en financiële verantwoording van JGZ-gelden over het jaar 2004 rayon west13’ wordt door Thuiszorg Midden Limburg uitgebreid verslag gedaan van de activiteiten. Indicatoren van de specifieke inzet in/voor Nederweert zijn daarin niet opgenomen. Uit de financiële verslaglegging blijkt het totaal budget/SDU JGZ voor Thuiszorg Midden Limburg € 2,5 miljoen te bedragen waarvan regio West € 1,3 miljoen waarvan Nederweert € 215.000. Van duidelijke prestatie-indicatoren is geen sprake. De rol van Weert is niet schriftelijk vastgelegd. Er is sprake van een concurrentieloze markt. Het hebben van locale vestigingen (service-punten) maakt het voor toetreders moeilijk. Dit blijkt een beleidsterrein waarvoor geldt dat geldstromen worden gedecentraliseerd maar het te leveren product volledig is ingekaderd dat er van invulling en concurrentie op lokaal niveau geen sprake (kan) zijn. Voor invulling van specifieke wensen op lokaal niveau moeten eigen middelen worden ingezet. De kosten voor de JGZ 5-19 jarigen maakt onderdeel uit van het takenpakket van de GGD en is niet nader gespecificeerd binnen de bijdrage aan de GGD via de Regio.
3.2. Samenwerkingsverband Land van Weert en Cranendonck Op basis van de in december 2001 uitgebrachte nota ´Een hoge dunk voor het Land van Weert en Cranendonck – Een toekomstvisie op welvaart, welzijn en profilering van de regio´, is in de raadsvergadering van 30 september 2003 was besloten om toe te treden tot het samenwerkingsverband. In november 2003 is het convenant ondertekend waarin de gemeenten Weert, Nederweert, Hunsel en Cranendonck samen met de KvK´s, werkgevers- en middenstandsorganisaties een stuurgroep oprichtten die projecten en activiteiten in regionaal verband zou moeten oppakken en uitvoeren.
13
Rayon West omvat de gemeenten Haelen, Heel, Heythuysen, Hunsel, Nederweert, Roggel, Thorn en Weert.
14
Omdat er op de terreinen arbeidsmarkt en toerisme en recreatie regionale samenwerkingsverbanden bestaan (regionaal platform arbeidsmarktbeleid Weert respectievelijk Stuurgroep Peel en Maas), is besloten versterkt in te zetten op Retail, bedrijventerreinen en infra/bereikbaarheid. Daarvoor zijn projectgroepen geformeerd. De samenwerkingsverbanden ´regionaal platform arbeidsmarktbeleid Weert´ en ´Stuurgroep Peel en Maas´ komen niet voor op de door de afdelingen geretourneerde lijst van samenwerkingsverbanden. Medio 2005 bleek dat de samenwerking stokte, de initiële financiering liep af en er zijn veel personele wisselingen bij 14 deelnemende organisaties. In september hebben de deelnemende gemeente afgesproken verder te gaan en is de noodzaak om meer structuur in de samenwerking te brengen onderkend. De ambities is ´we gaan voor goud´. Vanaf 2006 worden structureel middelen beschikbaar gesteld in begroting van Weert (€ 70.000) en Nederweert (€ 24.000). Verder worden door de beide provincies en derden substantiële subsidies beschikbaar gesteld voor onderzoeken. Er wordt onderkend dat de rapportage over activiteiten en geldstromen richting gemeenteraden verbetering behoeft. Het aantrekken van een projectleider/projectbureau zou kunnen bijdragen aan de zichtbaarheid, voortgang en continuïteit van gezamenlijke projecten op regionaal niveau. Hierover zal de raden begin 2006 voorstel worden gedaan. Efficiency is bijna niet meetbaar bij het soort processen en ambities die in de toekomstvisie zijn verwoord. Middelen en tijdpad zijn daarvoor onvoldoende gedefinieerd. Effectiviteit is in zoverre meetbaar dat concrete doelstellingen wel of niet zijn ingevuld of worden bereikt. Daarvoor is een heldere communicatie van de ambities en projecten en periodieke voortgangsrapportage naar de raden noodzakelijk. De versterking van deze samenwerking is als speerpunt benoemt bij de evaluatie van het bestuurskrachtprofiel14.
3.3. Reconstructie Nederweert Na 2 jaar van voorbereiding is in 2004 het Reconstructieplan vastgesteld door de provincie. Nederweert valt samen met 7 andere gemeenten in het gebied ´Nederweert´. Het plan kent een doorlooptijd van 12 jaar. Nederweert is bestuurlijk en ambtelijk zeer actief geweest in de pilotfase. Het gebiedsprogramma Nederweert 2004-2007 kent 5 speerpunten: - behoud en ontwikkeling landbouw - versterking natuur, landschap en cultuurhistorie - verbeteren watersysteem - benutten nieuwe mogelijkheden beleid - de burger centraal.
14
RV 25.10.2005 punt 12 voorstel 2005-58.
15
Er bestaat een bestuurlijke gebiedscommissie waarin Nederweert is vertegenwoordigd door weth. Willekens. De gebiedscommissie wordt ondersteund dor een werkapparaat, een ambtelijk overleg waarin Nederweert vertegenwoordigd is door Joyce Dirkx. Het gebiedsbureau is het aanspreekpunt voor de streek (het loket). Het bureau ondersteunt de gebiedscie en de projecttrekkers met name bij de volgende werkzaamheden: • Opstellen van gebiedsprogramma’s en jaarplannen • Het initieren van integrale projecten • Het aanbrengen van samenhang tussen verschillende initiatieven uit het gebied • Het afstemmen van lopende projecten in het gebied • Het zoeken naar financiering, zoals subsidies, voor uitvoering van projecten. Met de afronding van de voorfase bestaande uit studie e.d. is het project op de rails gezet. Concrete uitvoering is nu aan de orde. Voor de rekenkamercommissie is het daarmee niet mogelijk een oordeel over de uiteindelijke effectiviteit te hebben omdat de uitvoeringsfase eerst aanloopt. De efficiency is moeilijk meetbaar omdat er geen indicatoren zijn (Nederweert was pilot). Afgezet tegen de tijdsplanning die door de gebiedscommissie voor het voorbereidingstraject is uitgezet kan worden geconstateerd dat deze planning goed is nageleefd. Voor het overige kan gesteld worden dat een gedegen organisatie is opgezet met een goede aandacht voor de verschillende rollen en taken, de kosten van het uitvoeringsapparaat en de beoogde projecten. Hoe groot de daarvoor benodigde totale ambtelijke inzet is geweest, heeft de rekenkamercommissie niet kunnen vaststellen. Uit de tijdregistratie TIM blijkt dat in 2004 660 en in 2005 42 uren zijn geschreven op het project Reconstructie (excl. Ruimte voor Ruimte regeling).
3.4. Evaluatie verdiepingsonderzoek De algemene indruk over de objectieve (on)meetbaarheid van effectiviteit en efficiency van samenwerkingsverbanden zoals die uit de enquête bleek wordt bevestigd tijdens het verdiepingsonderzoek. Prestatie-indicatoren worden vooraf onvoldoende benoemd en inzet (m.n. mensen) is daarvoor onvoldoende gekwantificeerd. Evaluatiemomenten ontbreken. De geënquêteerden ervaren de meeste samenwerkingsverbanden als efficiënt en effectief. De ‘samenwerking’met Thuiszorg in het kader van Jeugdgezondheidszorg stelt weinig voor. Het takenpakket en financieringsmethodiek zijn vanuit de centrale overheid opgelegd. Weert vertegenwoordigd Nederweert in clusterverband. De waaier aan samenwerkingsafspraken met Weert vanuit meerdere beleidsvelden zou een meer ´geconsolideerde´ aanpak in het kader van de samenwerking binnen het land van Weert en Cranendonck rechtvaardigen. 16
De verslaglegging vanuit de Reconstructie Nederweert geeft aan dat de planning van de voorbereidende werkzaamheden goed is nageleefd.
4. Samenvatting en aanbevelingen. Het laatste onderzoek van de rekenkamercommissie in de raadsperiode 2002-2006 heeft betrekking op samenwerkingsverbanden. Een onderwerp dat in Nederweert hoog op de agenda staat. Onderdeel van het onderzoek was een inventarisatie van samenwerkingsverbanden. Daartoe is bij de gemeentelijke diensten een enquête uitgezet. Dat heeft geleid tot een quick scan van samenwerkingsverbanden. 3 samenwerkingsverbanden zijn door de rekenkamercommissie nader onderzocht op indicatoren van efficiency en effectiviteit.
4.1. Samenwerkingsverbanden De quickscan van de antwoorden op de enquête leidt tot de volgende bevindingen en aanbevelingen. 1. De meeste samenwerkingsverbanden zijn op kostenbesparing gericht en uitvoerend van aard. De eigen organisatie waardeert de effectiviteit en efficiency over het algemeen als goed tot zeer goed. 2. De lijst van ca. 50 samenwerkingsverbanden is niet volledig (par.2.2 en 3.2). Samenwerkingsrelaties worden niet vastgelegd in een register (bijv. bij bestuurssecretariaat). Bewaking van aflooptermijnen, evaluatie momenten en duidelijk inzicht ontbreekt daardoor. Er bestaat daarnaast nog steeds een noodzaak van een contractenregister (reeds meermaals opgemerkt door controlerend accountant en rekenkamercommissie). 3. Er blijken veel formele in informele (structurele) samenwerkingsrelaties met de gemeente Weert te bestaan. Een meer ´geconsolideerde´ aanpak in het kader van de samenwerking, bijv. binnen het land van Weert en Cranendonck, lijkt gerechtvaardigd. 4. Samenwerking is vooral gericht op praktische zaken (de dagelijkse gang van zaken). Nederweert vervult geen trekkersrol door bijv. de secretariaat of voorzittersrol op zich te nemen. Dit kan de bereidheid om met Nederweert samen te werken ook negatief beïnvloeden. 5. Waar langdurig en structureel van de diensten dezelfde (markt) partij gebruik wordt gemaakt acht de rekenkamercommissie een samenwerkingsrelatie aanwezig. 6. De belangrijkste bevinding uit het verdiepingsonderzoek is dat de effectiviteit en efficiency van samenwerkingsverbanden onvoldoende (objectief) meetbaar zijn. Dit
17
verdient extra aandacht bij de evaluatie van bestaande samenwerkingsverbanden en het aangaan van nieuwe samenwerkingsverbanden.
4.2. Verbonden partijen Er zijn 3 verbonden partijen op grond van een gemeenschappelijke regeling. De als verbonden partijen genoemde relatie met BNG, Essent en WML zou de rekenkamercommissie als deelnemingen (aandeelhouderschap) classeren.
4.3. Delegatie Er zijn geen samenwerkingsverbanden waarbij sprake is van (formele) overdracht van bevoegdheden. Bij de vorming van een intergemeentelijke sociale dienst en bij outsourcing van welzijnsactiviteiten zou hier wel sprake van kunnen zijn.
18
5. Reactie Management en College B+W Algemeen Op hoofdlijnen zijn er geen opmerkingen op het rapport en zullen de aanbevelingen door het college en de ambtelijke organisatie worden overgenomen. Meer specifiek reageren wij op de verschillende bevindingen en aanbevelingen die de rekenkamercommissie in haar onderzoek beschrijft. Noodzaak contractenregister Belang wordt onderkend en aanbeveling van een registervastlegging zal worden overgenomen. Samen met de nieuwe inrichting van het inkoopproces op basis van de nog vast te stellen inkoopnota, zal hier aandacht aan worden gegeven. Een mogelijkheid dient zich aan om deze actie binnen het nieuw te vormen AJBZ (Algemeen juridisch en bestuurlijke zaken) onder te brengen. Meer ‘geconsolideerde’ aanpak samenwerking Weert Het klopt dat op verschillende terreinen formeel en informeel wordt samengewerkt met Weert. Sinds een jaar vindt in ieder geval op ambtelijk managementniveau gestructureerde afstemming plaats en zijn de verschillende samenwerkingsterreinen in kaart gebracht. Vanuit dit overleg wordt de periodieke (4 maal per jaar) bestuurlijke agenda voorbereid van de gezamenlijke college-overleggen . Wij denken hiermee meer consistentie en lijn in de vaak op uitvoering gerichte samenwerking te bewerkstellingen en bovendien een betere afstemming te bereiken op het strategische niveau van samenwerking. Trekkersrol Nederweert Wij zullen alert zijn op mogelijkheden om in samenwerkingsverbanden een meer sturende (trekkende) rol te vervullen in lijn met de beschikbare middelen. Structurele samenwerkingsrelaties De opmerking over het aanwezig achten van een structureel samenwerkingsverband met genoemde marktpartijen achten wij niet aan de orde omdat in alle gevallen met de genoemde buro’s van Montfoort (planschades) en Arcadis (bestemmingsplannen) de verschillende opdrachten in concurrentie zijn weggezet en bovendien hier sprake is van beheerstaken waarbij het beleid niet wordt beïnvloed. Onvoldoende meetbare efficiency en effectiviteit Het meetbaar maken van de samenwerkingsvormen is heel lastig. Dit geldt bijvoorbeeld bij gezamenlijk aanbesteden. We kunnen niet toetsen wat de prijsvorming geweest zou zijn wanneer we zelf aanbesteed zouden hebben en wat de gevolgen zijn van de aanbesteding op de kwaliteit. Wel is het mogelijk om per onderdeel een inschatting te maken. Het meer meetbaar maken van onze programma’s is voor dit jaar een van de belangrijke aandachtspunten. En dit geldt zeker ook voor de samenwerkingsverbanden. Het is wenselijk om samenwerkingsverbanden periodiek te evalueren en dan voort te zetten, bij te sturen of te beëindigen.
19
