Zelfevaluatie Informatiehuishouding

13‑11‑12

Zelfevaluatie Informatiehuishouding Gemeentearchief Rotterdam ‑ Archiefinspectie

sluit TEST

Zelfevaluatie Informatiehuishouding Handleiding voor gebruik Dit document bevat de vragenlijst voor het uitvoeren van een zelfevaluatie op de kwaliteit van uw informatiehuishouding. Met dit instrument kunt u, daarbij eventueel ondersteund door betrokken medewerkers en een auditor, systematisch de kwaliteit van uw (digitale) informatiehuishouding in kaart brengen en beoordelen. De uitkomsten van de zelfevaluatie geven een duidelijk beeld over de huidige situatie en de noodzakelijke verbeterpunten. Desgewenst kan een organisatie de eigenhandig uitgevoerde zelfevaluatie laten reviewen door een interne of externe auditor. De vragenlijst is een afgeleide van de Vragenlijst Zelfevaluatie Baseline Informatiehuishouding, die door ICTU is ontwikkeld voor de rijksoverheid in het kader van het programma Informatie op Orde.

Zeven hoofdnormen Vertrekpunt van de vragenlijst vormt de inhoud van de geldende wet en regelgeving en van de belangrijkste internationale standaarden. Deze kaders zijn ingedikt tot zeven hoofdnormen. De zeven hoofdnormen hebben betrekking op de volgende onderwerpen:

Norm

Onderwerp

1.

Verantwoordelijkheden

2.

Inrichting organisatie

3.

Informatiebeleid

4.

Informatieontwerp

5.

Informatiesysteem

6.

Creatie en gebruik van informatie

7.

Beheer van informatie

Vijf niveaus Bij de beoordeling van de huidige situatie en het inzichtelijk maken van de noodzakelijke verbeterpunten ten behoeve van de (digitale) informatiehuishouding, wordt gebruik gemaakt van een indeling in vijf oplopende kwaliteitsniveaus.

Niveau

Wijze omgaan met informatiehuishouding

1.

Niets vastgelegd en niets bekend

2.

Niets vastgelegd maar wel bekend

3.

Vastgelegd en bekend

4.

Vastgelegd, bekend en nageleefd

appl.gemeentearchief.rotterdam.nl/vzi/index.cfm?itm_id=27

1/13

13‑11‑12


5.

Vastgelegd, bekend, nageleefd en gecontroleerd

Per vraag geeft u in de kolom ‘Antwoord' met ja/nee aan of u voldoet aan het gestelde. Antwoordt u met ‘ja', dan geeft u vervolgens in de kolom ‘Kwaliteitsniveau' per vraag met een cijfer (1 t/m 5) aan, in welke mate u aan de eisen voldoet. Belangrijk is, dat u dit kunt onderbouwen en documenteren met relevante gegevens.

Beoordelings en ambitieniveau Per hoofdnorm kunt, u afhankelijk van de diverse scores aan het einde van elk van de zeven onderwerpen, aangeven en beargumenteren (comply or explain), waar u momenteel staat (beoordelingsniveau), naar welk niveau u streeft (ambitieniveau) en welke stappen en/of maatregelen u neemt om op het gewenste niveau te komen. Bij beoordelings en ambitieniveau kunt u het niveau aangeven door het corresponderende cijfer te omcirkelen. Op basis van de uitkomsten kunt u zowel per hoofdnorm als voor het geheel het kwaliteitsniveau van de (digitale) informatiehouding in uw organisatie bepalen.

Vragenlijst indienen of tussentijds opslaan Vragenlijst indienen: vul dan naam en emailadres in en klik op ‘Indienen’. De archiefinspectie zal dan uw vragenlijst van commentaar voorzien. U krijgt daarvan bericht. Tussentijds opslaan: vul dan naam en emailadres in en klik op ‘Opslaan’. U ontvangt per email een wachtwoord. Hiermee kunt u bij een volgend bezoek uw vragenlijst verder invullen.

Terugkerende bezoekers Als u een eerder opgeslagen vragenlijst verder wilt invullen of wilt indienen log dan eerst in om de gegevens op te halen. Disclaimer Deze vragenlijst is met grote zorg ontwikkeld. Het product is echter sterk afhankelijk van ontwikkelingen in wet en regelgeving en standaarden. Het is van groot belang dat een organisatie die deze zelfevaluatie uitvoert, op dat moment vaststelt welke wettelijke vereisten van toepassing zijn op de kwaliteit van haar (digitale) informatiehuishouding.

1 Verantwoordelijkheden toetsvragen

antwoord ja

waarderingsniveau nee

1 t/m 5

1

De verantwoordelijkheden die het lijnmanagement namens het gemeentebestuur draagt voor de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie zijn belegd en beschreven.

1.1

Zijn de verantwoordelijkheden en bevoegdheden met betrekking tot de (duurzame) toegankelijkheid en betrouwbaarheid van (digitale) informatie binnen uw dienst vastgesteld, vastgelegd, toegewezen en gemandateerd? Zo ja, Zijn de volgende functies beschreven en belegd bij de genoemde functionarissen?

1

2

3

4

5

de hoofdverantwoordelijkheid voor en de verantwoordingsplicht ten aanzien van het (duurzaam) beheren en bruikbaar houden van (digitale) informatie ligt bij een competente leidinggevende met voldoende gezag om deze functie uit te kunnen voeren;

1

2

3

4

5

de verantwoordelijkheid voor alle aspecten van het (duurzaam) beheren en bruikbaar houden van (digitale) informatie (juistheid en volledigheid van de informatie; ontwerp, implementatie, onderhoud en werking van informatiesystemen) ligt bij ter zake kundige medewerkers;

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

het stimuleren en ondersteunen van het informatiebeleid in de gehele organisatie is in handen van competente leidinggevenden; de verantwoordelijkheid om benodigde documentatie accuraat beschikbaar en leesbaar te maken voor de medewerkers ligt bij systeembeheerders en/of andere deskundige medewerkers;


2/13

13‑11‑12

Zelfevaluatie Informatiehuishouding Gemeentearchief Rotterdam ‑ Archiefinspectie de verantwoordelijkheid voor het creëren van duurzame, juiste en volledige (digitale) informatie in/over een bepaald werkproces ligt bij alle medewerkers die participeren in dat proces;

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

Zijn hiertoe heldere, gedragen afspraken vastgelegd die vorm en inhoud geven aan de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de informatiehuishouding van het gemeentebestuur?

1

2

3

4

5

Heeft u bij het gebruik van een (ICT)product of dienst van derden de leverancier contractueel verplicht de (duurzame) toegankelijkheid en betrouwbaarheid van de betreffende informatie te garanderen door te laten vastleggen dat hij zich conformeert aan NEN 2082?

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

het is aan de procesverantwoordelijke om de verantwoordelijkheden en bevoegdheden in het proces te beleggen, zodat het proces achteraf controleerbaar is. 1.2

1.3

1.4

1.5

Is in de instellingsbeschikking van uitvoeringsorganisaties, adviescolleges, projectorganisaties en overige tot de gemeentelijke organisatie behorende bestuursorganen zonder rechtspersoonlijkheid aandacht besteed aan het beleggen van bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor de (duurzame) toegankelijkheid en betrouwbaarheid van (digitale) informatie? Zijn bij de inrichting van samenwerkingsverbanden zoals ketenprocessen en dienstoverschrijdende organisaties de verantwoordelijkheden voor de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie belegd en beschreven? Zo ja,

Heeft u ook bij organisatiewijzigingen de continuïteit (taak en informatieoverdracht) van en de verantwoordelijkheid voor de (duurzame) toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie tijdig en adequaat in een regeling geborgd, conform de geldende Leidraad organisatieverandering?

Sterke punten

INFORMATIEBELEIDSPLAN EN PROJECTORGANISATIE (GEPLANDE CAPACITEIT EN KWALITEIT) ZAAKGERICHT WERKEN

Verbeterpunten

AANSLUITING MEDEWERKERS EN LEIDINGGEVENDEN

Commentaar Gemeentearchief

2 Inrichting organisatie toetsvragen

antwoord ja


1 t/m 5

2

De inrichting van processen, organisatie, personeel en hulpmiddelen is kwantitatief en kwalitatief toereikend voor de borging van duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie.

2.1

Zijn de maatregelen ten behoeve van (duurzame) toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie opgenomen in de cyclus van planning en control, in het risicomanagement en in de overige relevante processen en procedures? Zo ja, is de interne controlfunctie ingericht en wordt daarin aandacht besteed aan (duurzame) bruikbaarheid van informatie?


1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

3/13

13‑11‑12

2.2


is er bij de verantwoording over de bedrijfsvoering ook aandacht voor de (duurzame) bruikbaarheid van informatie in relatie tot de risico's die de organisatie loopt?

1

2

3

4

5

Zijn medewerkers en lijnmanagers toegerust voor en gehouden aan het (duurzaam) toegankelijk en betrouwbaar houden van de informatie in hun processen?

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

Zo ja, is er voorzien in een permanent opleidingsprogramma voor het management en de gebruikers gericht op hun rollen en verantwoordelijkheden bij het creëren en opnemen van informatie in systemen?

heeft u voldoende opslagcapaciteit en andere benodigde voorzieningen ter beschikking?

2.3

Is de (beleids)adviserende en ondersteunende functie voor het informatiebeheer adequaat ingevuld? Zo ja, Hebben de functionarissen die zijn belast met (beleids)adviserende en ondersteunende taken ten aanzien van het informatiebeheer toereikende kennis, bevoegdheden en middelen?

2.4

Is de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie recentelijk getoetst?

Sterke punten

KENNIS BIJ DIV, INFORMATIEVOORZIENING EN PROJECTORGANISATIE ZGW, RICHTING IS ER

Verbeterpunten

ORGANISEREN, OPNEMEN IN CONTROL EN: INRICHTEN EN (LATEN) VERRICHTEN


3 Informatiebeleid toetsvragen

antwoord ja


1 t/m 5

3

Voor verschillende aspecten van het informatiebeheer zijn binnen de gemeentelijke organisatie geldende standaarden gedefinieerd en in gebruik. Voor zover aanwezig zijn de voor alle gemeenten geldende richtlijnen van toepassing.

3.1

Heeft u beleid voor het (duurzaam) beheren van informatie vastgesteld en gedocumenteerd? Zo ja,

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

wordt dit beleid uitgedragen door het (hoogste) management?

voldoet het beleid aan de volgende eisen? beleid is afgeleid van een analyse van de bedrijfsactiviteiten;


4/13

13‑11‑12

Zelfevaluatie Informatiehuishouding Gemeentearchief Rotterdam ‑ Archiefinspectie beleid wordt periodiek geëvalueerd en indien nodig herzien;

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

de vaststelling van de (inhoud van de) records die in elk bedrijfsproces moeten worden opgemaakt om het proces naar behoren te kunnen documenteren;

1

2

3

4

5

de vaststelling van de structuur waarin records worden moeten opgemaakt en vastgelegd en de technologieën die daarbij moeten worden toegepast;

1

2

3

4

5

de vaststelling van de metadata die aan het record moeten worden toegevoegd tijdens de verschillende (beheer)processen;

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

de wijze van ordening van records met het oog op de duurzame toegankelijkheid en bruikbaarheid van de informatie?

1

2

3

4

5

Wordt binnen uw dienst gebruik gemaakt van een Documentair Structuurplan, waarin gestandaardiseerde beschrijvingen van processen en informatie zijn vastgelegd?

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

beleid strookt met wet en regelgeving, geadopteerde standaarden/"best practices";

de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het beleid is aan een functionaris opgedragen. wordt in het beleid aandacht geschonken aan de (minimaal) verplichte metadata (zie norm 3.5), standaards, bewaartermijnen en ondersteunende systemen die worden gebruikt?

heeft u audits naar de naleving van het informatiebeleid ingepland?

worden deze audits naar de naleving van het informatiebeleid regelmatig uitgevoerd?

wordt het beleid regelmatig geëvalueerd en eventueel bijgesteld?

3.2

Heeft u op basis van het door u vastgestelde beleid (zie 3.1) het informatiebeheer zodanig geregeld dat de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van uw informatie is geborgd? Zo ja, heeft u de volgende zaken geregeld:

de wijze van beheer en gebruik van de metadata;

3.3

3.4

Zijn er binnen uw dienst risicoklassen voor informatie gedefinieerd, met voor iedere klasse een beschrijving van het vereiste niveau van beheer, beveiliging en duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid? Zo ja, Heeft u bij het opstellen van die maatregelen rekening gehouden met de wetgeving op uw beleidsterrein, met de verplichtingen en beperkingen vanuit de Wbp en de Wob en met de Rotterdamse kaders zoals vastgelegd in de Informatiebeveiliging Baseline ICT Service en de nota ICTbeleid Gemeente Rotterdam 20042007?

3.5

Beschikt uw organisatie over (interne) voorschriften omtrent het gebruik en de toepassing van metadata? Zo ja,


5/13

13‑11‑12

Zelfevaluatie Informatiehuishouding Gemeentearchief Rotterdam ‑ Archiefinspectie draagt u er zorg voor dat records worden opgemaakt op of direct na het moment van de transactie of de gebeurtenis waarop ze betrekking hebben, door personen die directe kennis van feiten hebben of door hulpmiddelen die routinematig worden gebruikt in het bedrijfsproces voor de uitvoering van de transactie?

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

de context waarin records zijn opgemaakt, ontvangen en gebruikt, duidelijk is (inclusief het bedrijfsproces waarvan de transactie onderdeel is, de datum en het tijdstip van de transactie en de deelnemers in de transactie);

1

2

3

4

5

de relatie tussen de procesgebonden records die tezamen een dossier vormen, steeds te leggen is?

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

heeft u maatregelen en voorzieningen getroffen zodat degenen die records aanmaken te autoriseren en te identificeren zijn?

heeft u gewaarborgd, dat records die metadata bevatten die noodzakelijk zijn om een transactie te documenteren, zodanig dat:

de structuur van records, d.w.z. formaat en de relaties tussen de elementen van het digitale archiefstuk intact blijft;

3.6

Wordt de door de VNG ontwikkelde gemeentelijke selectielijst toegepast? Zo ja, Beschikt u over een nadere uitwerking van deze lijst in de vorm van een actuele, door de gemeentearchivaris vastgestelde, Lijst vernietigbare en te bewaren documenten conform artikel 25 van het Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2004, op basis waarvan u kunt bepalen welke informatie duurzaam bewaard moet blijven en welke informatie (op termijn) in aanmerking komt voor vernietiging? NB. Een lijst wordt beschouwd als actueel als deze aansluit op de taken van de beheerseenheid en op de geldende versie van de gemeentelijke selectielijst zoals opgesteld door de VNG ingevolge de Archiefwet 1995, artikel 5.

3.7

Heeft u beleid en richtlijnen vastgesteld voor het converteren of migreren van informatie van het ene naar het andere systeem? Zo ja, heeft u een procedure vastgesteld die de kwaliteit van de geconverteerde/migreerde informatie waarborgt?

Sterke punten

TOEPASSING DSP EN LANDELIJKE SELECTIELIJST

Verbeterpunten

MEDEWERKERS UITRUSTEN MET WERKEND SYSTEEM, ZODAT DIGITALE VERSNIPPERING WORDT 'GERICHT'



6/13

13‑11‑12


4 Informatieontwerp toetsvragen

antwoord ja


1 t/m 5

4

De vereiste ordening en samenhang van producten, processen, informatie en verantwoordelijkheden zijn bepaald op basis van risicomanagement, rekening houdend met wet en regelgeving.

4.1

Zijn per proces op basis van een risicoanalyse de transacties/processtappen gedefinieerd waarover verantwoording moet kunnen worden afgelegd? Zo ja,

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

is voor iedere transactie de risicoklasse vastgesteld? Zie ook 3.4.

4.2

Zijn per proces eisen gesteld aan de informatie waarmee de transactie(s) wordt vastgelegd? Zo ja, Is hierbij rekening gehouden met:

de verantwoordelijke rol;

de minimaal vast te leggen contextgegevens en andere metadata;

de gegevensdrager waarop de informatie zal worden vastgelegd;

de bewaartermijn en overige duurzaamheidseisen en beperkingen;

specifieke toegankelijkheidseisen en beperkingen;

de uitwisselbaarheidseisen die van toepassing zijn?

Zie ook 3.5. Sterke punten

BINNEN CORSA AANWEZIGE INFORMATIE VOLDOET

Verbeterpunten

ELDERS OPGESLAGEN INFORMATIE IS AMORF, MET IPAD NOG VERDERE EXOTISCHE EN DURE (BEHEER EN KOSTEN LICENTIE PER MAAND PER GEBRUIKER) TOEPASSINGEN GEIMPLEMENTEERD


5 Informatiesysteem toetsvragen

antwoord ja

5


1 t/m 5

(Geautomatiseerde) systemen waarmee informatie wordt beheerd ondersteunen aantoonbaar de eisen van duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid, op het niveau van de risicoklasse die van toepassing is.


7/13

13‑11‑12

5.1


Voldoen de architectuur en de inrichting van uw systemen aan de ICTstandaarden van de gemeente Rotterdam zoals vastgelegd in de nota ICTbeleid gemeente Rotterdam 20042007 en is dit verifieerbaar? Zo ja, Voldoet het door u gebruikte opslagformaat van informatie aan de volgende eisen:

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

Verbindt u aan de risicoklassering van uw processen consequenties voor de aan uw systemen te stellen eisen van duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid? Zo ja,

1

2

3

4

5

Worden de informatiesystemen waarin records worden bewaard en beheerd adequaat gedocumenteerd?

1

2

3

4

5

het opslagformaat is gedocumenteerd;

het is een open standaard (tenzij dat onmogelijk is);

compressie is alleen toegestaan indien aantoonbaar geen informatieverlies optreedt;

het opslagformaat kent geen encryptie.

NB: In geval het niet mogelijk is een open standaard te gebruiken, dient overleg plaats te vinden met de gemeentearchivaris over een mogelijk alternatief. 5.2

Voldoen uw systemen en de infrastructurele componenten waarvan deze gebruik maken (besturingsprogrammatuur, apparatuur, opslagformaat, drager, elektronische handtekening etc.) blijvend aan de Rotterdamse ICT standaarden? Zo ja, Heeft u hiertoe maatregelen getroffen?

Zijn deze verifieerbaar en gedocumenteerd?

5.3

Sterke punten

CORSA EN MOZARD GOEDE BASISVOORZIENING

Verbeterpunten

GEWOON IN GEBRUIK NEMEN EN RISICOKLASSERING GAAN TOEPASSEN


6 Creatie en gebruik van informatie toetsvragen

antwoord ja


1 t/m 5

6

Bij het creëren, bewaren en gebruiken van informatie worden de kwaliteitseisen voor duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid in acht genomen

6.1

Wordt bij het uitvoeren van een proces conform het informatieontwerp vastgesteld of er sprake is van het creëren van informatie die duurzaam bruikbaar moeten blijven?


1

2

3

4

5

8/13

13‑11‑12

Zelfevaluatie Informatiehuishouding Gemeentearchief Rotterdam ‑ Archiefinspectie Zo ja, Heeft u maatregelen getroffen om de duurzame bruikbaarheid te garanderen en is dit verifieerbaar en gedocumenteerd?

6.2

6.3

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

Heeft u maatregelen getroffen om de duurzame bruikbaarheid te garanderen en is dit verifieerbaar en gedocumenteerd?

1

2

3

4

5

heeft u procedures en maatregelen getroffen die er voor zorgen, dat alle records voordat ze worden opgeslagen worden getoetst op invulling van verplichte velden (metadata), zoals vastgesteld in artikel 8 van het Besluit Informatiebeheer?

1

2

3

4

5

heeft u maatregelen en voorzieningen getroffen om de creatie, ontvangst, verzending, het onderhoud en de vernietiging van records te controleren?

1

2

3

4

5

heeft u gewaarborgd dat elke geautoriseerde annotatie, toevoeging of verwijdering in een record (m.b.t. zowel inhoud als vorm en structuur) wordt vastgelegd en herkenbaar is?

1

2

3

4

5

heeft u maatregelen en voorzieningen getroffen om ongeautoriseerde toevoegingen, verwijderingen, verandering, gebruik van records (m.b.t. zowel inhoud als vorm en structuur) tegen te gaan en indien nodig geheimhouding te waarborgen?

1

2

3

4

5

heeft u maatregelen en voorzieningen getroffen om ervoor te zorgen dat elk record kan worden teruggevonden, weergegeven en geïnterpreteerd?

1

2

3

4

5

Kan de indiener van een verzoek om informatie geïnformeerd worden over dan wel voorzien worden van de aanwezige informatie? Zo ja,

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

heeft u bij het opstellen van die maatregelen rekening gehouden met de wetgeving op uw beleidsterrein en indien van toepassing de beperkingen van de WBP en de WOB (zie stappenplan bij WOBverzoeken zoals beschikbaar op IRIS)?

1

2

3

4

5

heeft uw beheerseenheid de beschikking over een systeem ten behoeve van actieve openbaarmaking?

1

2

3

4

5

heeft u per record danwel per proces vastgelegd of er beperkingen zijn ten aanzien van de openbaarheid?

1

2

3

4

5

wordt ieder verzoek om informatie dat voldoet aan de in de WOB gestelde eisen in behandeling genomen?

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

heeft u eisen geformuleerd voor het uitwisselen (terugzoeken, gebruiken en verzenden) van informatie tussen verschillende bedrijfsprocessen en/of gebruikers binnen uw eigen beheerseenheid?

1

2

3

4

5

heeft u eisen geformuleerd voor het uitwisselen (terugzoeken, gebruiken en verzenden) van informatie tussen u en de andere beheerseenheden?

1

2

3

4

5

Worden ten behoeve van het vastleggen van de ontstaanscontext en het gebruik van informatie contextgegevens en andere metadata vastgelegd? Zo ja,

heeft u maatregelen getroffen die waarborgen of verhinderen dat informatie openbaar kan worden gemaakt?

6.4

Is de uitwisselbaarheid van informatie met (keten)partners binnen het gemeentelijk apparaat gewaarborgd? Zo ja,


9/13

13‑11‑12

Zelfevaluatie Informatiehuishouding Gemeentearchief Rotterdam ‑ Archiefinspectie is het mogelijk door middel van een zoekopdracht alle informatie en de bijbehorende metadata op elk gewenst niveau (record, bestand, keten etc.) terug te vinden, met in achtneming van de autorisaties?

1

2

3

4

5

Is bij het bepalen van de bewaartermijnen (zie 3.6) van de neerslag van uw processen rekening gehouden met de (duur van de) gebruikswaarde van de informatie voor andere beheerseenheden en/of in andere processen?

1

2

3

4

5

Sterke punten

CORSA INGERICHT VOOR DUURZAAM BEWAREN, CMS VOOR PUBLICATIE

Verbeterpunten

NOG VEEL IN TE RICHTEN OM OPENBAARHEID EN DIGITALE KETENSAMENWERKING IN TE REGELEN


7 Beheer van informatie toetsvragen

antwoord ja


1 t/m 5

7

De duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van de informatie is tot het moment van verwijdering gewaarborgd; de verwijdering verloopt conform vastgelegde procedures.

7.1

Kan op ieder moment de relatie tussen informatie en de bijbehorende contextgegevens worden gelegd? Zie ook 6.2

1

2

3

4

5

Weet uw organisatie op ieder moment welke informatie zij beheert, waar en hoe die informatie te vinden is en of de toegankelijkheid en betrouwbaarheid gegarandeerd zijn?

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

heeft u zekergesteld of informatie op een zodanige manier vernietigd wordt dat reproductie niet meer mogelijk is?

1

2

3

4

5

Wordt informatie waarvan de bewaartermijn is verstreken vernietigd? Zo ja,

1

2

3

4

5

heeft u een procedure opgesteld en maatregelen getroffen, waarmee de tijdige vernietiging is geborgd van de informatie die hiervoor op basis van de Lijst vernietigbare en te bewaren documenten in aanmerking komt?

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

7.2

7.3

Vindt verwijdering van informatie alleen plaats bij vernietiging, vervanging, overdracht of vervreemding door de daartoe geautoriseerde personen en volgens het daartoe vastgelegde protocol en is dit verifieerbaar? Zo ja, heeft u maatregelen getroffen zodat vernietiging van informatie conform artikel 25 van het Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2004 alleen op basis van een door de gemeentearchivaris vastgestelde Lijst vernietigbare en te bewaren documenten en na autorisatie kan plaatsvinden?

7.4

is in deze procedure opgenomen dat altijd een overzicht van de te vernietigen records wordt vervaardigd en voor goedkeuring voorgelegd aan de gemeentearchivaris voordat daadwerkelijk wordt overgegaan tot vernietiging van informatie die daarvoor conform de Lijst voor in aanmerking komt?


10/13

13‑11‑12

Zelfevaluatie Informatiehuishouding Gemeentearchief Rotterdam ‑ Archiefinspectie Is in deze procedure opgenomen dat van iedere vernietiging een verklaring van vernietiging wordt opgesteld?

1

2

3

4

5

bevat deze verklaring ten minste een specificatie van de vernietigde records en is in de verklaring aangegeven op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging heeft plaatsgevonden?

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

Wordt de vervanging van informatie zorgvuldig uitgevoerd en gedocumenteerd? Zo ja,

1

2

3

4

5

heeft u gewaarborgd dat er sprake is van een juiste en volledige weergave van de in de te vervangen records voorkomende gegevens?

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

Heeft u voor de vervanging van conform de Lijst vernietigbare en te bewaren documenten te vernietigen informatie een machtiging van de gemeentearchivaris van Rotterdam aangevraagd en ontvangen?

1

2

3

4

5

heeft u van de vervanging een verklaring opgesteld en bevat deze verklaring ten minste een specificatie van de vervangen records en een beschrijving van de grond en de wijze waarop de vervanging is geschied?

1

2

3

4

5

heeft u geborgd dat deze verklaring wordt bewaard zolang de informatie in kwestie conform de Lijst vernietigbare en te bewaren documenten bewaard moet blijven?

1

2

3

4

5

Wordt informatie die conform de Lijst vernietigbare en te bewaren documenten blijvend bewaard dient te worden binnen 20 jaar overgebracht naar het gemeentearchief Rotterdam? Zo ja,

1

2

3

4

5

heeft u alle records die voor bewaring in aanmerking komen en ouder zijn dan 20 jaar, met inachtneming van de regels gesteld in het Besluit Informatiebeheer naar (het edepot van) het gemeentearchief Rotterdam overgebracht?

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

Wordt deze verklaring blijvend bewaard?

7.5

Heeft u voor de vervanging van conform de Lijst vernietigbare en te bewaren documenten te bewaren informatie schriftelijk toestemming van de gemeentearchivaris alsmede een machtiging van Gedeputeerde Staten aangevraagd en ontvangen?

Heeft u bij besluiten omtrent de vervanging van records door reproducties rekening gehouden met de taak van het desbetreffende overheidsorgaan, de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen, de waarde van de records als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het belang van de in de records voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek?

Heeft u in uw aanvraag voor en besluit tot vervanging van te bewaren informatie vermeld hoe u rekening hebt gehouden met de waarde van de informatie als bestanddeel van het cultureel erfgoed en met het belang van de informatie voor overheidsorganen, voor recht en bewijszoekenden en voor historisch onderzoek?

7.6

heeft u records, die voor bewaring in aanmerking komen eerder dan wettelijk verplicht naar (het edepot van) het gemeentearchief Rotterdam overgebracht?

heeft u een machtiging van Gedeputeerde Staten ontvangen om records die voor bewaring in aanmerking komen ten hoogste tien jaar later dan wettelijk verplicht naar een edepot over te brengen?


11/13

13‑11‑12

Zelfevaluatie Informatiehuishouding Gemeentearchief Rotterdam ‑ Archiefinspectie heeft u van de overbrenging van records die voor bewaring in aanmerking komen samen met de (vertegenwoordiger van de) gemeentearchivaris verklaringen opgesteld, die tenminste een specificatie van de overgebrachte records bevat?

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

heeft u maatregelen getroffen die waarborgen, dat alle beheerprocessen die op een record of een groep van records worden uitgevoerd, worden gedocumenteerd?

1

2

3

4

5

heeft u vastgesteld op welke wijze metadata moeten worden opgeslagen: alle metadata samen of apart bij de records in de database?

1

2

3

4

5

heeft u in een procedure vastgelegd op welke manier de metadata worden gekoppeld en beheerd?

1

2

3

4

5

heeft u maatregelen getroffen die ervoor garant staan, dat de metadata m.b.t. een record net zolang bewaard worden als het originele record blijft bestaan?

1

2

3

4

5

heeft u maatregelen getroffen, die garanderen, dat de link tussen de metadata en record te achterhalen blijft zolang het record bewaard wordt?

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

heeft u bij de overbrenging van records die voor bewaring in aanmerking komen beperkingen aan de openbaarheid gesteld?

7.7

Worden ten behoeve van het vastleggen van het beheer van informatie contextgegevens en metadata vastgelegd? Zo ja:

heeft u maatregelen getroffen, die waarborgen, dat alle beheeractiviteiten met betrekking tot metadata worden gedocumenteerd, bij voorkeur vastgelegd op basis van de inloggegevens en workflow (naam gebruiker/beheerder, de bevoegdheid, het object waarop is uitgevoerd, het resultaat van de beheeractie, tijd en datum van de uitvoering)?

7.8

7.9

Als u na de conversie/migratie/emulatie (migratie naar andere software, reproductie door middel van emulatie of een toekomstige wijze van reproductie) vaststelt, dat zich afwijkingen in de structuur, inhoud of vorm van records hebben voorgedaan, legt u de afwijking dan vast in een document en wordt dit bewijs net zo lang bewaard als de records die het betreft? Heeft u alle beheeractiviteiten met betrekking tot de systemen waarmee informatie wordt beheerd en bewaard, vastgelegd?

7.10 Wordt de vervreemding van informatie zorgvuldig uitgevoerd en gedocumenteerd? Zo ja, Heeft u bij de voorbereiding van de vervreemding van records naar een andere bewaarplaats dan een archiefbewaarplaats in de zin van de Archiefwet de gemeentearchivaris geraadpleegd alsmede deskundigen ten aanzien van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan, ten aanzien van het beheer van de nog niet overgebrachte informatie van het desbetreffende overheidsorgaan?

Heeft u voor de vervreemding schriftelijke toestemming ontvangen van de gemeentearchivaris en een machtiging van OCW aangevraagd en ontvangen?

Sterke punten

CORSA MEER ANDERE SYSTEMEN MINDER OF NIET GEREGELD


12/13

13‑11‑12


Verbeterpunten

VERVANGEN CORSA DOOR MOZARD, ZODAT MEER INFORMATIE BINNEN VOLDOENDE BEHEER KOMEN


Resultaat Op basis van de door u verstrekte antwoorden is per hoofdnorm een rapportcijfer berekend. Onderstaand ziet u uw resultaten. hoofdnorm

score

1 Verantwoordelijkheden

6

2 Inrichting organisatie

2.5

3 Informatiebeleid

6.9

4 Informatieontwerp

3.6

5 Informatiesysteem

3.7

6 Creatie en gebruik van informatie

3

7 Beheer van informatie

6.8

gemiddeld cijfer

4.6

Deze vragenlijst indienen Wilt u deze vragenlijst voorleggen aan de inspecteur van het Gemeentearchief? Vul dan uw naam en emailadres in en klik op 'indienen' in het menu links. U kunt uw vragenlijst ook bewaren om hem later voor te leggen aan de inspecteur. Klik dan op 'opslaan' in het menu links. U ontvangt per email een wachtwoord. Hiermee kunt u bij een volgend bezoek inloggen om uw antwoorden nogmaals in te zien. De inspecteur kan uw vragenlijst per hoofdnorm voorzien van commentaar. Als u uw naam en emailadres heeft opgegeven ontvangt u per email bericht wanneer commentaar is toegevoegd.


13/13

Zelfevaluatie Informatiehuishouding

Recommend Documents