Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Themasessie SOD
Dagvoorzitter Marjan Dik Presentatie: Margriet van Gorsel 26 April 2012
Programma • • • • • •
13.30 – 13.45 Introductie met stellingen () 13.45 – 14.00 Pas op de plaats 14.00 – 14.30 Hoofdlijnen en vragen 14.30 – 14.45 Pauze 14.45 – 15.15 Toepassing 15.15 – 15.45 Discussie en toelichting ()
Pas op de plaats
Waar hebben we het eigenlijk over? • (Bestuurlijke) Besluitvorming, beleidsvoorbereiding en – uitvoering (beleidsdossier, raadsen collegeverslagen) • Openbare orde en veiligheid • Burgerzaken, (basisregistratie) • Economisch
Op grond van welke wetgeving? Algemene Wet Bestuursrecht Wet Openbaarheid van Bestuur Wet Gemeentelijke Basisadministratie
• Sociaal en Onderwijs Wet Ruimtelijke ordening en
(clientdossiers) Milieubeheer
• Verkeer en vervoer (vergunningdossier, basisregistratie) • Cultuur (subsidiedossiers)
Wet Maatschappelijke Ondersteuning Wet Werk en Inkomen Archiefwet
Van archiveren naar records management • Het verschil tussen toen en nu?
Ervaring in Rotterdam • Opbouw van KCC, WABO applicatie, Bestuurlijke besluitvorming e.a. bestuursprocessen, Parkeervergunning…. • Bevindingen van de Rekenkamer, archiefinspectie’s en andere onderzoeken naar ICT bij de overheid: –Management neemt onvoldoende verantwoordelijkheid voor informatiebeheer in primair proces • De verantwoordelijkheid voor Informatiebeheer is laag in de organisatie belegd –De controle op digitaal werken is onvoldoende –Het personeel met de taak Informatiebeheer is onvoldoende geschoold –Duurzame toegankelijkheid is onvoldoende geborgd
3
De praktijk van het Informatiebeheer • Informatiebeleid gaat zelden over de informatie zelf • Informatiebeheer gaat vaak over papier en digitale post • ICT gaat over inrichting systemen • Variatie in IT systemen –diverse dms –procesapplicaties –zaken- en gegevensmagazijn, basisregistraties • Proces (her)inrichting vanuit de dienstverlening en niet vanuit accountability
Records management: processen in verandering
• Tot voor kort: chronologische stappen • Nu: allemaal tegelijk. – Creatie – Waardering en selectie – Opname – Beschrijving, ordening (metadata) – Beheer en opslag – Beschikbaarstelling – Verwijdering • Hoe gaan we hier mee om?
Hoofdlijnen van de Baseline A baseline is a line that is a base for measurement or for construction
Tot stand koming • Op basis van Baseline voor het Rijk op initiatief van de VNG is KING ingehuurd • Er is een werkgroep gevormd om te komen tot de tekst van de Baseline voor gemeenten • De samenstelling van de werkgroep: 4x inspecteurs, 2x DIV/ICT, 1x kwaliteitsgroep SOD, 1x SOD opleidingen, 2 schrijvers • De werkwijze: KING leverde teksten, werkgroep gaf commentaar en besprak issues tijdens bijeenkomsten (vb terminologie) • De uitkomst …
Waar is het goed voor… • Doel – Het is een handzaam overzicht van bestaande kaders op dit gebied en geeft aan hoe die kunnen worden ingezet – Bij het meten en sturen van de kwaliteit van de informatiehuishouding – Bij de inrichting en verbetering van de informatiehuishouding – Bij de digitalisering van bedrijfsprocessen – Als toetsingskader voor de gemeentelijke auditdiensten.
Het levert: • • • • • •
Basis Denkkader Div en zaakgericht werken Praktijk Maatregelen bepalen Consensus over ‘wat op orde zijn‘ is;
Uitgangspunten en modellen • Risicomanagement (15489) • INK en de Deming circle • 9-vlaksmodel • Toelichten ?
Deel 1: De basis •
Inleiding – Doelgroep: bestuur en algemeen management
• •
Normen van de Baseline Kader – Wet- en regelgeving en richtlijnen – Normen en standaarden
Deel 2a: Het denkkader •
•
•
Uitwerking van de normen van de Baseline () – Norm 1: Bestuur en beleid – Norm 2: Organisatie – Norm 3: Standaarden – Norm 4: Ordening en metadata – Norm 5: Duurzaamheid, toegankelijkheid en authenticiteit – Norm 6: Kwaliteitszorg – Norm 7: Digitale vervanging, verwijdering, overdracht en vernietiging Voorbeelden/modellen/theorieën – 9-vlaksmodel – INK – Risicomanagement Doelgroep: afdelingshoofden en coördinatoren binnen het werkveld van de informatiehuishouding (tactisch niveau)
Deel 2b: Documentaire informatievoorziening en (digitaal) zaakgericht werken • Definiering (Zelfde doelgroep) • De essentie van de integratie van div en zaakgericht werken • De ingredienten • Uitwerking van de integratie van div en zaakgericht werken • Inhoud van een zaakdossier • Vullen van een zaakdossier • Levensloop zaakdossier en inhoud • Informatiefuncties • Moderne media
Deel 3: De praktijk • Aan de hand van de 7 normen voorbeelden hoe in Nederland wordt gewerkt. Doelgroep: medewerkers binnen informatiehuishouding (operationeel niveau). • Voorbeelden uit de praktijk van: – Besluit Informatiebeheer Amsterdam – Functioneel Ontwerp RM B5 – Draaiboek beleid digitale duurzaamheid DB en Tilburg – Kwaliteitszorg Rotterdam, Almere – Draaiboek beleid digitale duurzaamheid B5 – Model Zaakgericht Archiveren Prover
Bijlagen • Begrippen, definities, concepten • Overzicht wet- en regelgeving informatievoorziening Overheid • Overzicht relevante normen en standaarden
Vragen • Wat vind je het beste van de Baseline? • Waar wil je morgen mee aan de slag? • Wat kan beter, verdient een toelichting?
Pauze
Casus • Middelgrote gemeente in de Flevopolder • Jouw rol: Opzetten
informatiebeheer • Op welke manier pas je de Baseline toe? Waar richt je je als eerste op? • Welke werkwijze hanteer je? • Wie zijn je bondgenoten? Hoe overtuig je het bestuur?
• Maak gebruik van de modellen: • 9-vlaksmodel (positionering, functies) • INK (vraagkant, organisatie) • Risicomanagement (procesanalyse)
• Denk ook na over: Informatiearchitectuur () • Kritische prestatie indicatoren (KPI) ()
IJsbergtheorie E-depot Postprocedure
DMS
Vervanging
Architectuur ...!?
Opleiding, vakkennis
...!?
...!?
Bron afbeelding: http://www.pluspost.nl/mammoettankers-sloepen-of-zeilbootjes/41257
Procesbeschrijving
...!?
Informatiebeleid
