ZELF JE ADMINISTRATIE DOEN BONUS

Dit document is onderdeel van het Zelf Je Administratie Doen trainingsprogramma op www.zelfjeadministratiedoen.nl

ZELF JE ADMINISTRATIE DOEN BONUS

Zelf Je Administratie Doen is onderdeel van F-Sleutel Administraties, the Key to your Finance.

Dit document is onderdeel van het Zelf Je Administratie Doen trainingsprogramma op www.zelfjeadministratiedoen.nl

BONUS SESSIE In les 1 hebben we laten zien wat een administratie allemaal inhoud, en wat er minimaal nodig is voor een aangifte BTW en Inkomstenbelasting. Ook heb je 7 hoofdcriteria gezien voor softwarekeuze en ben je gewaarschuwd voor verborgen kosten. In deze extra bonus sessie geven we een verdere verdieping op hoe je de zakelijke administratie het beste in kunt richten. INDELING ADMINISTRATIE De belastingdienst vraagt om een deugdelijke administratie. Hoe doe je dat, hoe voer je een deugdelijke administratie? In principe ben je daar vrij in. Maar het begint bij de indeling. Zorg ervoor dat bepaalde kosten zichtbaar zijn in je boekhouding. Dus niet alles onder “KOSTEN” of “OMZET” zetten, maar ze een apart label of omschrijving geven waardoor ze goed te onderscheiden zijn. Wat moet je apart labellen? 1. Kijk naar het soort bedrijf dat je bent (branche). Als je een rijschool bezit met veel auto’s, dan is het handig om alle auto’s bij te houden in een spreadsheet, hoe oud ze zijn (bouwjaar), wat hun % bijtelling is, de cataloguswaarde etc. Dus bijv. label ‘auto’s 2011’ op de balans onder de Activa, en het jaar erop ‘auto’s 2012’ als je in 2012 nieuwe auto’s hebt aangekocht. Het spreadsheet geeft dan de onderverdeling (sub-administratie) 2. Kijk naar je geldstromen: als je een horeca bedrijf hebt, dan wil je graag zien hoeveel omzet je draait op bijv. lunch, drank, hapjes, catering. Dus bijv. label Omzet lunch, Omzet catering in je Verlies & Winst rekening 3. Kijk naar je producten: als je producten verkoopt wil je misschien de omzet of winstmarge per productsoort weten Bijv. Omzet boeken, Omzet trainingen Voor winstmarge per productsoort zul je ook je kosten moeten splitsen op deze manier. Dus bijv. ‘Kosten boeken’, ‘Kosten trainingen’


Dit document is onderdeel van het Zelf Je Administratie Doen trainingsprogramma op www.zelfjeadministratiedoen.nl 4. Met wie heb je te maken? Als jij in de zorg werkt dan heb je regelmatig te maken hebt met particulieren én verzekeringsmaatschappijen, dan kun je die het best apart bijhouden. Dus bijv. ‘Debiteuren particulieren’,’Debiteuren AGIS’ 5. Wat heb je nodig voor de belastingdienst? Voor wat betreft de omzet en de kosten ken je deze tabel al van rekeningen die je kunt bijhouden (Module 1)

Omzet exclusief BTW BTW bedrag over de omzet (Af te dragen BTW) Kosten exclusief BTW BTW bedrag over de kosten (Voorbelasting) Investeringen BTW bedrag over de investering (Voorbelasting)

Nodig voor BTW aangifte X, gesplitst per % X, gesplitst per %

X (niet gesplitst)

X (niet gesplitst)

Afschrijvingen

Nodig voor IB aangifte X Zit in saldo Nog Te betalen / Nog te ontvangen BTW op 31-12 verwerkt X Zit in saldo Nog Te betalen / Nog te ontvangen BTW op 31-12 verwerkt X Zit in saldo Nog Te betalen / Nog te ontvangen BTW op 31-12 verwerkt X

Extra posten gevraagd bij aangifte Voor de BTW aangifte wordt nog extra gevraagd om de Btw privé correctie voor het privé gebruik van de zakelijke auto (wordt in Module 4 over De Auto besproken), dus zorg ervoor dat die kosten duidelijk zichtbaar zijn. Ook zal er gevraagd worden om leveringen van en naar het buitenland, dus maak ook deze kosten en omzetten zichtbaar. Voor de Inkomstenbelasting aangifte raad ik je aan minimaal de volgende rekeningen apart bij te houden door er bijvoorbeeld een kostensoort, een aparte omschrijving of een grootboekrekening aan te koppelen: - privé stortingen naar zakelijke rekening, - privé uitgaven van zakelijke rekening, - alle autokosten – zie Module 4, Zelf Je Administratie Doen is onderdeel van F-Sleutel Administraties, the Key to your Finance.

Dit document is onderdeel van het Zelf Je Administratie Doen trainingsprogramma op www.zelfjeadministratiedoen.nl - gemengde kosten (bijv. representatie, kantinekosten) – zie Module 3 - Verkoop- en reclamekosten (bijv. Website) – zie Module 2 - je investeringen en afschrijvingen i.v.m. investeringsaftrek - Bedrijfswoningen – zie Module 5 - Je zakelijke banksaldo’s (betaal- en spaarrekening) - onderhanden werk (stel je hebt een project aangenomen voor 10000 euro, maar aan het einde van het jaar is de helft nog maar gedaan, dan telt er 5000 voor de omzet over dat jaar, en 5000 blijft op de balans staan aan de bezittingen kant) - openstaande rekeningen die nog niet betaald zijn door klant (Debiteuren) - openstaande rekeningen die nog niet betaald zijn door jou (Korte termijn schulden – Crediteuren) Al deze dingen zullen worden besproken zodra we de module gaan bespreken over de Inkomstenbelasting aangifte. Waarom eigenlijk? Waarom wil de belastingdienst dit allemaal weten? De belastingdienst doet verschillende checks op de cijfers, bijv.: 1. Omzetcheck: Klopt de opgegeven jaaromzet in de inkomstenbelasting aangifte met de btw aangiftes? 2. Valideren VAR WUO: Hoe zit het met de verkoopkosten en de reclamekosten, staan die in verhouding tot de omzet? En hoe zit dat versus de markt (benchmark onderzoek)? 3. “Uitvalbak”: Jaar over jaar gekeken: a. zitten er rare sprongen in de cijfers en is het verklaarbaar? b. Bij Resultaat Overige Werkzaamheden: hoelang al verliesgevend, is dit een hobby of een bedrijf? 4. Auto van de zaak: a. Is er sprake van een auto van de zaak, is er een vrijstellingsverklaring afgegeven? b. Maak je geen privé ritten met de auto van de zaak? Check verkeersboetes versus bestemming van de rit versus auto van de zaak 5. Privé uitgaven a. Grote ronde bedragen Zelf Je Administratie Doen is onderdeel van F-Sleutel Administraties, the Key to your Finance.

Dit document is onderdeel van het Zelf Je Administratie Doen trainingsprogramma op www.zelfjeadministratiedoen.nl b. Laag privé opname 6. Koppelingen check a. Lijfrente aftrek versus opgave verzekeringsmaatschappijen b. Vermogenscheck versus opgave banken c. Loondienst versus opgave Loonheffingen En dit zijn er maar een paar. Op de boekencontrole komen we terug in een latere module. Zodra de belastingdienst een vermoeden heeft dat iets niet klopt (per ongeluk of niet), doet de belastingdienst een verzoek om informatie en dan ben je verplicht de gegevens tijdig op te sturen. Dus kun je ze maar beter gelijk goed labellen!

Je ziet, reden te meer om je administratie vanaf het begin goed op orde te hebben. Hoe werkt dat in de praktijk? OPRUIMSYSTEMEN Op het moment van aangifte doen wil je natuurlijk niet uren spenderen met het op volgorde leggen van bonnetjes. Een paar handige tips: 1. HARDE SCHIJF: Sla de bijlagen van je email, andere documenten en scans op op de harde schijf met een indeling per jaar en daarna per kwartaal bijv. 2010-Q4 = 4e kwartaal 2010. Dat is handig voor de BTW aangifte én voor de inkomstenbelasting aangifte want dan vind je alles snel terug. 2. TABELLEN EN ORDNERS. Dit gebruik je met name als je facturen en papieren krijgt per post. Bijvoorbeeld een order per jaar en daarin een tabblad voor a. alle uitgaande facturen (verkopen, orden op factuurnummer), b. inkomende facturen en bonnetjes (inkopen, orden op datum), c. bankafschriften (bank), d. kasstukken (kas), e. belastingen, f. contracten. g. overige


Dit document is onderdeel van het Zelf Je Administratie Doen trainingsprogramma op www.zelfjeadministratiedoen.nl Een indeling per kwartaal van de omzet en de kosten is nog handiger i.v.m. de btw aangifte en het terugvinden ervan. Je kunt hiervoor bijvoorbeeld een showmap (doorzichtige insteekmappen) gebruiken. 3. SCAN: Ga Scannen en digitaliseren. Sla je ontvangen bonnetjes digitaal op omdat de inkt op de bonnetjes vervaagt maar je moet ze wel 7 jaar bewaren i.v.m. de bewaarplicht. 4. BACK-UP: Maak regelmatige een back-up van je boekhoudsysteem of het nu Excel is of iets anders, en vergeet je harde schijf niet voor alle digitaal opgeslagen informatie. Waar let de belastingdienst op onder andere: - Of je een deugdelijke administratie voert. Dat is dus geen schoenendoos. - Kun je benodigde gegevens gemakkelijk vinden of afdrukken (reproduceren) - Blijkt uit de administratie gemakkelijk van welke belastingvoordelen je gebruik maakt en hoe je dit hebt berekend en verwerkt (zie latere lessen uit dit programma) Veel van bovenstaande punten kunnen verwerkt worden in een boekhoudsysteem. Dat kan Excel zijn, dat kan een softwarepakket zijn. SOFTWAREKEUZE Hierbij ga ik iets dieper in op les 1, want behalve de 7 hoofdcriteria kun je ook kijken naar de voor- en nadelen van de verschillende systemen. Een van de vragen van elke nieuwe zzp ondernemer is: ga ik de administratie zelf doen of uitbesteden. Een paar overwegingen kunnen zijn: -‐ Geld: hoeveel wil je eraan uitgeven -‐ #uren werk wil je eraan besteden -‐ Heb je gevoel voor cijfers -‐ Ben je geordend, opgeruimd -‐ Wil je het leren -‐ Wil je het zelf doen, of na laten kijken En als je dan wilt kijken naar administratie en accountants kantoren, vraag je dan eens af: Is dit Accounting 2.0?


Dit document is onderdeel van het Zelf Je Administratie Doen trainingsprogramma op www.zelfjeadministratiedoen.nl -‐

-‐

Heb ik hier te maken met een boekhouder van de oude stempel? De zogenaamde stoffige boekhouder aan wie je je administratie afgeeft en verder niets meer hoort totdat hij/zij zegt dat je aangifte gedaan is. M.a.w. er is geen contact Of de nieuwe lichting: is er bij het kantoor sociale media aanwezig? Is er een chat op website (twittervariant) zodat ik makkelijk vragen kan stellen? Hebben ze Facebook? Als ik bel krijg ik dan een persoon of een computer keuze menu?

Al deze zaken spelen mee als je een systeem kiest voor je boekhouding. Want hoe goed een boekhoudsysteem ook is, als er geen service is waar jij mee overweg kan, worden jouw vragen niet beantwoord. GENERAL RULE: WEES SLIM IN JE KEUZE: de ‘ABBA’ regel -‐ A accepteer wat je kunt en niet kunt -‐ B besteed uit wat je niet kan -‐ B besteed je tijd aan wat je het liefst doet -‐ A accepteer dat daar een prijskaartje aan vast hangt

TOCH ZELF DOEN Als je toch zelf je administratie wilt doen, wat zijn dan je mogelijkheden? Welke systemen zijn er? Geen systeem: Schoenendoos Voordelen: Gratis, alles op 1 plek Nadelen: Veel werk achteraf ordenen voor de btw. Geen inzicht Een minimaal systeem: Ordners en tabbladen Voordelen: Makkelijk op te zetten, goedkoop Nadelen: geen direct overzicht, vraagt om discipline Een beetje systeem: Excel Voordelen: Gratis, geeft inzicht en overzicht Nadelen: Veel werk met intikken, facturen apart maken, kans op fouten wegens handmatig werken Een offline systeem: Offline boekhoudpakket Voordelen: Bij elkaar, snel inzicht, facturen vaak in pakket te maken + gelijk geboekt Nadelen: Geen back-ups, upgrades zelf installeren, boekhoudkennis nodig, aanschaf ineens Zelf Je Administratie Doen is onderdeel van F-Sleutel Administraties, the Key to your Finance.

Dit document is onderdeel van het Zelf Je Administratie Doen trainingsprogramma op www.zelfjeadministratiedoen.nl Een online systeem: Online boekhouden Voordelen: Bij elkaar, snel inzicht, vaak gekoppeld met bank, upgrades worden automatisch geïnstalleerd, back-ups worden regelmatig gemaakt door de leverancier, vaak is de default inrichting voldoende, facturen in pakket te maken + gelijk geboekt Nadelen: Vaak grotere pakketten die meer kunnen dan je nodig hebt en daardoor betaal je meer voor wat je niet nodig hebt, boekhoudkennis nodig Een ultiem online systeem: Scanboekhouden Voordelen: alle voordelen online boekhouden + 40-90% van de bonnetjes scan wordt automatisch ingelezen en gekoppeld met bankgegevens en staat direct in je administratie, bonnetjes vervagen niet, minimale boekhoudkennis nodig Nadelen: kost tijd om te scannen, eenmalige set-up van het inleesprogramma kost tijd (inleesprogramma is zelflerend). Een onvolledig online systeem: mobiel boekhouden Voordelen: gebruik is snel, je hebt het altijd bij je. Nadelen: betreft vaak maar 1 bepaald aspect van de boekhouding, zoals factuur maken, urenregistratie.

veel scan Online Offline mobiel GEMAK Excel

ordner

weinig

schoenendoos weinig

veel GELD

Mochten de kosten het issue zijn: Er zijn tegenwoordig gratis goede online boekhoudprogramma’s te vinden bijvoorbeeld www.businesscompleet.nl , www.reeleezee.nl en www.exact.com (bij een heel klein aantal inkoop/verkoopfacturen per maand). Zelf Je Administratie Doen is onderdeel van F-Sleutel Administraties, the Key to your Finance.

Dit document is onderdeel van het Zelf Je Administratie Doen trainingsprogramma op www.zelfjeadministratiedoen.nl Wil je blijven werken met Excel, wat natuurlijk ook prima werkt en gratis is, gebruik dan daarnaast de ordners om de documentatie te bewaren.


ZELF JE ADMINISTRATIE DOEN BONUS

Recommend Documents